102030 ORGANIZACIN Y METODOS

ETAPA 3 ANLISIS DE LA INFORMACIN

MARY LUZ GALVIS 45.524628

KARINA MARIA PUELLO
MIGUEL EDUARDO MERCADO
MARCO ANTONIO PATERNINA

GRUPO 102030_11

LUZ STELLA GARNICA SANDOVAL

DIRECTORA Y TUTORA

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS CONTABLES ECONOMICAS Y DE NEGOCIOS
CEAD Cartagena
COLOMBIA, noviembre 29 de 2017

Evaluacin Intermedia: 102030_11_Etapa3

 Objetivos

Objetivo General
Identificar y conceptualizar la temtica relacionada con la unidad 2 Mtodos del trabajo y
mejoramiento
Objetivos Especficos
- Presentar el desarrollo de la Tcnica 5Ws+H, incluyendo los cuadros con las dos causas
criticas analizadas por cada estudiante.
- Presentar el Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora realizado por cada estudiante.
- Diligenciar el Cuadro Seleccin de Acciones de Mejora y la respectiva argumentacin.
Realizado por cada estudiante.
- Presentar el DDT Situacin propuesta acorde a lo solicitado, seleccionado entre los
presentados por cada uno de los estudiantes del grupo. (se anuncia que se incluye el archivo
Excel)
- Registrar las Conclusiones (Una por cada estudiante)
 Tcnica 5 Ws+H

Estudiante: (MARY LUZ GALVIS GOMEZ)

Cuadro Tcnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1

Causa critica seleccionada #1
T 14 .El trabajo que realizan los preventista de archivo no,
deberan estar a cargo de ellos, para as prevenir malos
entendidos a futuros.
Tarea relacionada con la causa Tarea 14 los preventista regresan despus de haber
critica seleccionada #1 terminado la ruta, para hacer entrega al gerente de las copias
de las facturas, dinero cobrado y realizar archivo de las
facturas.
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qu ocurre? Dnde Quin Cundo Cmo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Al entregar las -No manejan sistemas En la ruta Preventista y Cuando va Hace entrega de
copias de las donde el cliente pueda y la oficina Gerente de la ruta las copias de las
facturas, el realizar los pagos por hacia la facturas , dinero
cobro del medios de oficina cobrado y realizar
dinero el transferencias, bancos, archivo de
realizando el almacenes de facturas.
archivo de las cadenas.
facturas - No tienen personal
que archive y reciba las
copias de las facturas
-No implementan
Tecnologas
- No hay buena
Planificacin.

Cuadro Tcnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 2

Causa critica seleccionada #2 T 6 La verificacin de las facturas genera una accin

ineficaz debido a que se est generando un
doble proceso al ser verificada nuevamente por el
auxiliar de almacn # 1

Tarea relacionada con la causa
critica seleccionada #2
Tarea 6 El auxiliar de contabilidad # 1 entrega las facturas
debidamente verificadas al auxiliar de almacn # 1.
El Auxiliar de Almacn # 1, revisa las facturas, y en caso,
que se tenga que cambiar alguna factura solicita al Auxiliar
de Contabilidad # 1, llevar a cabo la anulacin y correccin
respectiva.

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qu ocurre? Dnde Quin Cundo Cmo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Se hace -Por falta de En la Auxiliar de Cuando Realizando la
entrega de las Coordinacin oficina contabilidad # hace la entrega y
facturas -Falta de Tecnologa 1 entrega de verificacin de
debidamente -Falta de las facturas las facturas
verificadas, y si capacitaciones y auxiliar de
hay algn almacn # 1
cambio se
anula o se hace
la correccin
respectiva.

MARCO ANTONIO PATERNINA

Cuadro Tcnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1
Causa critica seleccionada #1 El recorrido y la entrega y los pedidos de la ruta a los
clientes

Tarea relacionada con la En la tarea 13,el preventista 1 gasta mayor

causa critica seleccionada #1 tiempo que el preventista 2
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qu ocurre? Dnde Quin Cundo Cmo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Mucha Falta de En la El En la Demoras en el
demora en coordinacin y ruta preventista ruta de recorrido de
las entrega logstica 1 entrega las entregas
de los
pedidos
Cuadro Tcnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 2
Causa critica seleccionada #2 Regresa a la empresa despus de haber terminado
toda la ruta, para hacerle entrega al gerente de las
copias de las facturas, dineros cobrados y realizar
archivos de las facturas

Tarea relacionada con la causa En la tarea 14, el trabajo que realizan los
critica seleccionada #2 preventistas de archivar no deberan estar a
cargo de ellos, para as prevenir malos
entendidos a futuros.
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qu ocurre? Dnde Quin Cundo Cmo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Archivo de Organizacin de la En la Gerente y Al Realizando
las facturas gerencia empresa preventistas finalizar el archivo
1y2 la
entregan
al
gerente
de las
facturas y
dineros.
 KARINA MARIA PUELLO

Cuadro Tcnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1

Causa critica seleccionada #1 Tarea 6 La verificacin de las facturas genera una

accin ineficaz debido a que se est generando un
doble proceso al ser verificada nuevamente por el
auxiliar de almacn # 1

Tarea relacionada con la Tarea 6: El Auxiliar de Contabilidad # 1 entrega las

causa critica seleccionada #1
facturas debidamente verificadas al Auxiliar de Almacn
# 1. (1 minuto). El Auxiliar de Almacn # 1, revisa las
facturas, y en caso, que se tenga que cambiar alguna
factura solicita al Auxiliar de Contabilidad # 1, llevar a
cabo la anulacin y correccin respectiva. Accin que
toma 5 minutos para cada uno

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qu ocurre? Dnde Quin Cundo Cmo ocurre?

ocurre? participa? ocurre?

Doble Falta de organizacin rea de El Auxiliar de En la En la revisin de

verificacin de las actividades contabilid Contabilidad entrega las las facturas
de las ad y rea # 1 Y El facturas
facturas de Auxiliar de
almacn Almacn # 1

Cuadro Tcnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 2

Causa critica seleccionada #2 En la tarea 1 Las reuniones de ventas las deberan

organizarlas dos veces a la semana para darle las
informaciones correspondientes, de cualquier
cambio, ofertas, nuevos productos, precios, metas,
estrategia etc.: envindoselas al correo

Tarea relacionada con la causa
critica seleccionada #2
El Preventista #1 y el #2, al inicio de cada da, de acuerdo
con la programacin de la recoleccin (Cuadro 1), se
presenta a primera hora en la Distribuidora XYZ, para
asistir a la reunin de ventas que dirige el gerente de la
distribuidora (durante 1 hora).

What Why Where Who When? How

Que sucede? Por qu ocurre? Dnde Quin Cundo Cmo ocurre?

ocurre? participa? ocurre?

Los Falta de coordinacin En la Gerente y Al inicio de En las

preventista para las capacitaciones oficina de preventista cada dia reuniones de
#1 y 2 de las ventas, debera la #1 y 2 ventas
asisten a la hacerlas 2 vece a la Distribuidor
reunin de semana a XYZ
ventas que
dirige el
gerente de la
distribuidora

MIGUEL EDUARDO MERCADO

Cuadro Tcnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 1

Causa critica seleccionada #1 Verificacin de productos cargados
Tarea relacionada con la En la tarea 11 el preventista simultneamente con el auxiliar de
causa critica seleccionada #1 entrega realizan el cargue y la verificacin de productos siendo que
debe ser una tarea que debe realizar el auxiliar de entrega
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qu ocurre? Dnde Quin Cundo Cmo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
El preventista Falta de dialogo y En la El preventista Cuando Cuando los
hace tareas coordinacin camioneta y el auxiliar realizan el pedidos son
que no les de entrega cargue cargados por el
corresponde. auxiliar de entrega
y simultneamente
el preventista los
va verificando
Cuadro Tcnica 5 Ws+H para analizar la causa critica seleccionada # 2
Causa critica seleccionada #2 Dictar pedidos al almacenista
Tarea relacionada con la causa En la tarea 8 el preventista debe esperar a que el auxiliar de
critica seleccionada #2 almacn le entregue las facturas al almacenista para que las revise
y es un tiempo empleado en una tarea que no les corresponde
What Why Where Who When? How
Que sucede? Por qu ocurre? Dnde Quin Cundo Cmo ocurre?
ocurre? participa? ocurre?
Prdida de Mala distribucin de En la El preventista, Cuando el Realizando y
tiempo al tareas empresa auxiliar del auxiliar de revisando las
momento de almacn, almacn facturas.
entregar y almacenista. entrega las
revisar las facturas al
facturas. almacenista

(MARY LUZ GALVIS GOMEZ)
Tarea
Tarea 14 los preventista
regresan despus de haber
terminado la ruta, para
hacer entrega al gerente
de las copias de las
facturas, dinero cobrado y
realizar archivo de las
facturas.
Tarea 6 El auxiliar de
contabilidad # 1
entrega las facturas
debidamente verificadas
al auxiliar de almacn # 1. doble proceso al ser verificada
El Auxiliar de Almacn # 1, nuevamente por el auxiliar de
revisa las facturas, y en
caso, que se tenga que
cambiar alguna factura
solicita al Auxiliar de
Contabilidad # 1, llevar a
cabo la anulacin y
correccin respectiva.
Propuesta de Acciones de Mejora
Causa Critica
T 14 .El trabajo que realizan los
preventista de archivo no, deberan
estar a cargo de ellos, para as
prevenir malos entendidos a futuros.
T 6 La verificacin de las facturas
genera una accin ineficaz debido a
que se est generando un
almacn # 1
Propuesta de Accin
de mejora para cada
causa critica
seleccionada
El preventista debe realizar
lo siguiente:
-Solicitar una Tablet para
enviar las facturas
escaneadas para agilizar
tiempo.
-Debe solicitar al Gerente
que se implemente una
plataforma para recaudo
del dinero.
El gerente debe realizar lo
siguiente:
Debe implementar
tecnologas con software
especializados para que la
empresa mejore todos sus
procesos.
El auxiliar de contabilidad # 1 y
el auxiliar de almacn # 1 debe
realizar lo siguiente:
Contar con un programa
donde las facturas tengan
un cdigo de barra para
ser escaneadas y el
proceso sea ms rpido y
seguro.
Contar con un programa
que genere notas crditos
para no tener que anular ni
corregir la factura.
(Marco Antonio Paternina Contreras)

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Critica Propuesta de Accin de

mejora para cada causa
critica seleccionada

El recorrido y la En la tarea 13,el preventista 1 Preventista debera

entrega y los pedidos gasta mayor tiempo que el realizar lo siguiente:
de la ruta a los preventista 2 -Organizar y en rutar
clientes mejor los pedidos para
agilizar los tiempos de
entrega

Regresa a la En la tarea 14, el trabajo que Gerente debera tener

empresa despus de realizan los preventistas de una persona de confianza
haber terminado toda archivar no deberan estar a que le archive todas las
la ruta, para hacerle cargo de ellos, para as prevenir facturas o de lo contrario
entrega al gerente malos entendidos a futuros. es un trabajo que le
de las copias de las correspondera a l.
facturas, dineros
cobrados y realizar
archivos de las
facturas
KARINA MARINA PUELLO

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Critica Propuesta de Accin de

mejora para cada causa
critica seleccionada

Tarea 6: El Auxiliar La verificacin de las facturas genera Deben implementar una

de Contabilidad # una accin ineficaz debido a que se est herramienta o software donde
1 entrega las generando un el almacenista no tenga que
facturas doble proceso al ser verificada volver a realizar la tarea del
debidamente nuevamente por el auxiliar de almacn auxiliar de contabilidad #1 y
verificadas al #1 #1 en 15 minutos, tiempo
Auxiliar de que era antes de 20 minutos
Almacn # 1. (1
minuto). El Auxiliar
de Almacn # 1,
revisa las facturas,
y en caso, que se
tenga que cambiar
alguna factura
solicita al Auxiliar
de Contabilidad
# 1, llevar a cabo
la anulacin y
correccin
respectiva. Accin
que toma 5
minutos para cada
uno

Tarea 1: El En las reuniones de ventas las deberan El gerente de la Distribuidora

Preventista #1, al organizarlas dos veces a la semana debera crear el
inicio de cada da, de para darle las informaciones Departamento comercial ,
acuerdo con la correspondientes, de cualquier cambio, donde realice un cronograma
programacin de la ofertas, nuevos productos, precios, de actividades, boletines ,
recoleccin (Cuadro metas, estrategia etc.: envindoselas al ventas, los servicios
1), se presenta a correo comerciales, la publicidad,
primera hora en la promocin , planes de
Distribuidora XYZ, acciones y tambin los
para asistir a la servicios de postventa, el cual
reunin de ventas que sera una vez a la semana con
dirige el gerente de la duracin de 2 horas
distribuidora (durante
1 hora).
(Miguel Eduardo Mercado Durango)

Cuadro Propuesta de Acciones de Mejora

Tarea Causa Critica Propuesta de Accin de
mejora para cada
causa critica
seleccionada

En la tarea 11 el preventista Coordinar de una mejor manera

Verificacin de simultneamente con el auxiliar de entrega
productos cargados realizan el cargue y la verificacin de
productos siendo que debe ser una tarea que
debe realizar el auxiliar de entrega
para que el preventista no realice
tareas que no les corresponde.
El auxiliar de entrega al
momento de hacer el cargue
debe ir verificando enseguida.

Dictar pedidos al En la tarea 8 el preventista debe esperar a
almacenista que el auxiliar de almacn le entregue las
facturas al almacenista para que las revise y
es un tiempo empleado en una tarea que no
les corresponde
Asignar las tareas a las personas
que les corresponde para evitar
prdidas de tiempo.

Cuadro de Seleccin de Acciones de Mejora

(Mary Luz Galvis Gmez)

Cuadro Seleccin de acciones de mejora propuestas a cada una de las causas

crticas
Causa critica 1 Seleccin de las acciones Argumenta porque
de mejora propuestas selecciona la accin de
El preventista debe realizar lo mejora
siguiente:
-Solicitar una Tablet para Implementando todo el
Tarea 14 Causa critica enviar las facturas
El trabajo que realizan los sistema de tecnologas en la
escaneadas para agilizar empresa logra ms
preventista de archivo no, tiempo.
deberan estar a cargo de ellos, credibilidad en los clientes y
-Debe solicitar al Gerente que los procesos internos en la
para as prevenir malos se implemente una
entendidos a futuros. empresa mejoran pasando en
plataforma para recaudo del tiempo pasando de 34 minutos
dinero. a 25 minutos.
El gerente debe realizar lo
siguiente:
Debe implementar
tecnologas con software
especializados para que la
empresa mejore todos sus
procesos.
 Causa critica 2 (Registre la accin de (Registre la
mejora que selecciono) argumentacin de por
Tarea 6 El auxiliar de El auxiliar de contabilidad # 1 y el qu selecciono la accin de
contabilidad # 1 entrega las auxiliar de almacn # 1 debe mejora)
facturas debidamente
realizar lo siguiente:
verificadas Al implementar nuevos
Contar con un programa
al auxiliar de almacn # 1. software el proceso de
donde las facturas tengan un
El Auxiliar de Almacn # 1, verificacin, correccin y
cdigo de barra para ser
revisa las facturas, y en caso, anulacin de las facturas es
escaneadas y el proceso sea
que se tenga que cambiar mucho ms rpido pasando de
ms rpido y seguro.
alguna factura solicita al 20 minutos a 15 minutos
Contar con un programa que
Auxiliar de Contabilidad # 1,
genere notas crditos para no
llevar a cabo la anulacin y
tener que anular ni corregir la
correccin respectiva.
factura.

Marco Antonio Paternina Contreras

Cuadro Seleccin de acciones de mejora propuestas a cada una de las causas

crticas
Causa critica Seleccin de las acciones Argumenta porque
de mejora propuestas selecciona la accin de
mejora
En la tarea 13,el Preventista debera De esta manera les
preventista 1 gasta realizar lo siguiente: podemos cumplir a los
mayor tiempo que el -Organizar y en rutar clientes en los tiempos
preventista 2 mejor los pedidos para pactados, generando
agilizar los tiempos de mejor acreditacin para
entrega la empresa. Pasando de
255minutos a 197
minutos
Causa critica 2
En la tarea 14, el trabajo Gerente debera tener
que realizan los una persona de confianza
preventistas de archivar que le archive todas las Porque as no se
no deberan estar a cargo facturas o de lo contrario pierde el control del
de ellos, para as es un trabajo que le dinero recaudado y se
prevenir malos correspondera a l. lleva una mejor
entendidos a futuros. organizacin de las
facturas. Pasando de 34
minutos a 15 minutos
Karina Mara Puello

Cuadro Seleccin de acciones de mejora propuestas a cada una de las

causas crticas

Causa critica Seleccin de las Argumenta porque

Tarea 6: El Auxiliar de
Contabilidad # 1 entrega
las facturas
debidamente verificadas
al Auxiliar de Almacn #
1. (1 minuto). El Auxiliar
de Almacn # 1, revisa
las facturas, y en caso,
que se tenga que
cambiar alguna factura
solicita al Auxiliar de
Contabilidad # 1, llevar
a cabo la anulacin y
correccin respectiva.
Accin que toma 5 manufactura, y planeacin de
minutos para cada uno
acciones de mejora
propuestas
Deben implementar una
herramienta o software donde
el almacenista no tenga que
volver a realizar la tarea del
auxiliar de contabilidad #1
selecciona la accin de
mejora
tiene beneficios como
integracin de la informacin
contable y financiera, agilidad
en el proceso comercial,
permite estandarizar y agilizar
los procesos y tener una
mejora en la administracin
del inventario.
Adems, permiten al gerente
controlar funciones crticas en
reas de finanzas, distribucin,
compras, ventas, gestin de
relaciones con clientes (CRM),
recursos empresariales (ERP

Tarea 1: El Preventista #1, El gerente de la Distribuidora Si en la Distribuidora se

al inicio de cada da, de
acuerdo con la
programacin de la
recoleccin (Cuadro 1), se
presenta a primera hora en
la Distribuidora XYZ, para
asistir a la reunin de
ventas que dirige el gerente
de la distribuidora (durante
1 hora).
debera crear el
Departamento comercial ,
donde realice un cronograma
de actividades, boletines ,
ventas, los servicios
comerciales, la publicidad,
promocin , planes de
acciones y tambin los
servicios de postventa
implementa el departamento
comercial o de ventas tendr
las siguientes funciones y se
podr cumplir los objetivos:
-Definicin de productos:
-Atender y vigilar la calidad del
producto servicio
*Comunicacin con el cliente:
-Resolucin de problemas

(Miguel Eduardo Mercado Durango)

Cuadro Seleccin de acciones de mejora propuestas a cada una de las causas

crticas
Causa critica
En la tarea 11 el preventista
simultneamente con el auxiliar
de entrega realizan el cargue y la
verificacin de productos siendo
que debe ser una tarea que debe
realizar el auxiliar de entrega
Seleccin de las Argumenta porque
acciones de mejora selecciona la accin de
propuestas mejora
Coordinar de una mejor manera Para que el preventista cumpla
para que el preventista no con las tareas que le
realice tareas que no les corresponde a l y pueda
corresponde. avanzar con sus tareas.
El auxiliar de entrega al
momento de hacer el cargue
debe ir verificando enseguida.
 En la tarea 8 el preventista debe
esperar a que el auxiliar de
almacn le entregue las facturas
al almacenista para que las revise
y es un tiempo empleado en una
tarea que no les corresponde
Asignar las tareas a las personas Con esto se busca mejor la
que les corresponde para evitar coordinacin, para evitar
prdidas de tiempo. retrasos con las tareas y poder
cumplirlas a tiempo.
 CONCLUSIONES

Con este trabajo pude aprender cmo distribuir mejor los tiempos, tanto en los
personales como en lo laborar, donde podemos evidenciar que cosas muy pequeas
pueden significar muchos tiempos, lo cual podemos avanzar en otras actividades para
el beneficio de todos.

Del siguiente trabajo podemos Concluir la importancia que tiene la Materia de

Organizacin y mtodos ya que aprendemos a organizarnos y planificar ms nuestras
actividades manejando un control en los tiempos, manejando un enfoque amplio de las
Hw5 el cual es una herramienta que nos permite simplificar la realizacin de trabajos
en una organizacin y por tanto reducir los costos operativos y administrativos.

Al momento de hacer lectura de os contenidos del curso para poder dar desarrollo de
esta fase, podemos decir que adquirimos el conocimiento necesario para poder dar una
mejora de los problemas que se pueden presentar en una organizacin, lo que nos
permite ser ms eficientes evitando inconvenientes y as poder lograr cumplir con lo
propuesto en un tiempo estipulado, para que se mantenga en el xito en una empresa.

Por medio del desarrollo de este trabajo, me permiti analizar la importancia de

organizar o tener un cronograma de actividades, funciones y tareas; adems el
inadecuado uso del tiempo le genera a la empresa perdidas.
Las metas y actividades se pueden lograr si hacemos la planeacin de actividades de
acuerdo con un horario y estableciendo siempre las prioridades y asumir que lo
importante siempre va antes que lo urgente, ya que lo segundo es una cuestin
temporal

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS
(Aplicando las normas APA para las referencias)

Ejemplo:
Garnica Luz_2017_Diagrama_Distribucin_Trabajo_Ejemplo

Unidad 2. Mtodos del trabajo y mejoramiento

Mtodos del trabajo y simplificacin

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y los tiempos, teora y prctica (3a. ed.). Madrid, ES: Larousse - Ediciones Pirmide. Retrieved
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Etapas de medicin del trabajo

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