Contenido

1. Introduccin .......................................................................................................... 6
1.1 Acerca de SINCRO ............................................................................................................. 6
1.2 Sobre la interfaz de SINCRO .............................................................................................. 7
1.3 Requisitos Previos ............................................................................................................... 8
1.3.1 Accesibilidad a Internet ........................................................................................... 8
1.3.2 Navegadores Soportados ........................................................................................ 8
1.3.3 Crear Acceso Directo de SINCRO .......................................................................... 8
1.3.4 Huellero y Tarjeta SmartCard ............................................................................... 8
2. Antes de empezar............................................................................................... 10
2.1 Ingresar a SINCRO ............................................................. Error! Bookmark not defined.
2.2 Enrolamiento de un usuario a SINCRO .............................................................................. 6
2.3 Validacin de Identidad ..................................................................................................... 12
2.4 Actualizar informacin del usuario .................................................................................... 14
2.5 Cambiar contrasea .......................................................................................................... 15
2.6 Salir de SINCRO ............................................................................................................... 16
3. Conceptos bsicos ............................................................................................. 17
3.1 Certificado ......................................................................................................................... 17
3.2 Cita .................................................................................................................................... 17
3.3 Reconocimiento ................................................................................................................. 17
3.4 Sugerencia ........................................................................................................................ 17
3.5 Queja y/o apelacin ........................................................................................................... 17
3.6 Libro de registro ................................................................................................................. 17
3.7 Usuarios ............................................................................................................................ 17
3.8 Smartcard .......................................................................................................................... 18
4. Funcionalidades.................................................................................................. 19
4.1 Citas................................................................................................................................... 19
4.1.1 Agendar una Cita................................................................................................... 19
4.1.2 Consultar Citas ...................................................................................................... 23
4.1.3 Modificar una Cita.................................................................................................. 24
4.1.4 Eliminar una Cita ................................................................................................... 25
4.2 Reconocimientos ............................................................................................................... 26
4.2.1 Crear un Nuevo Reconocimiento .......................................................................... 26
4.2.2 Consultar Reconocimientos .................................................................................. 33
4.2.3 Estados de la Historia Clnica ............................................................................... 34
4.2.4 Estados del Reconocimiento ................................................................................. 35
4.2.5 Desbloquear un reconocimiento ............................................................................ 36
4.2.6 Activar un reconocimiento ..................................................................................... 36
4.3 Sugerencias ....................................................................................................................... 37
4.3.1 Crear Sugerencia .................................................................................................. 37
4.3.2 Consultar Sugerencias .......................................................................................... 39
4.4 Quejas y/o Apelaciones ..................................................................................................... 39
4.4.1 Crear una Nueva Queja y/o Apelacin .................................................................. 39

Pgina 1 de 56
 4.4.2 Consultar Quejas y/o Apelaciones ........................................................................ 42
4.5 Administracin Centro ....................................................................................................... 43
4.5.1 Consultar Caja del Centro ..................................................................................... 43
4.5.2 Smartcards ............................................................................................................ 44

Pgina 2 de 56
Tabla de Imgenes

Imagen 1: Huellero y tarjeta SmartCard ....................................................................................................... 9

Imagen 2: Ingreso a la Aplicacin ................................................................. Error! Bookmark not defined.
Imagen 3: Autenticacin Incorrecta .............................................................. Error! Bookmark not defined.
Imagen 4: Seccin Documento de Identidad ................................................................................................ 6
Imagen 5: Escanear Documento .................................................................................................................. 6
Imagen 6: Seccin Documento de Identidad ................................................................................................ 7
Imagen 7: Seccin Foto, Firma y Huellas ..................................................................................................... 7
Imagen 8: Capturar Foto ............................................................................................................................... 8
Imagen 9: Capturar Firma ............................................................................................................................. 8
Imagen 10: Capturar Huella .......................................................................................................................... 9
Imagen 11: Ingresar Huella ........................................................................................................................... 9
Imagen 12: Seccin Foto, Firma y Huellas ................................................................................................. 10
Imagen 13: Informacin Personal ............................................................................................................... 10
Imagen 14: Grabar Tarjeta .......................................................................................................................... 11
Imagen 15: Proceso Grabar Tarjeta ........................................................................................................... 11
Imagen 16: Inicio de Sesin ........................................................................................................................ 12
Imagen 17: Huella Usuario.......................................................................................................................... 12
Imagen 18: Ingresar Huella ......................................................................................................................... 13
Imagen 19: Validacin de Huella ................................................................................................................ 13
Imagen 20: Pantalla de Inicio ...................................................................................................................... 14
Imagen 21: Pantalla de Inicio Seccin Perfil............................................................................................ 14
Imagen 22: Seccin Perfil Actualizar datos personales ........................................................................... 14
Imagen 23: Pantalla de Inicio Seccin Perfil............................................................................................ 15
Imagen 24: Seccin Perfil Cambio Contrasea ....................................................................................... 15
Imagen 25: Seccin Perfil Contrasea modificada .................................................................................. 16
Imagen 26: Pantalla de Inicio ...................................................................................................................... 16
Imagen 27: Pantalla de Inicio Seccin Salir............................................................................................. 16
Imagen 28: Men Nueva Cita ..................................................................................................................... 19
Imagen 29: Seccin Validacin del PIN ................................................................................................... 19
Imagen 30: Validacin del PIN .................................................................................................................... 19
Imagen 31: PIN Vlido ................................................................................................................................ 20
Imagen 32: Datos Personales y de Contacto ............................................................................................. 20
Imagen 33: Calendario Nueva Cita ............................................................................................................. 20
Imagen 34: Horario Nueva Cita .................................................................................................................. 21
Imagen 35: Ley de Proteccin de Datos ..................................................................................................... 21
Imagen 36: Informacin de la cita ............................................................................................................... 21
Imagen 37: Imprimir autorizacin Ley Proteccin de Datos ....................................................................... 22
Imagen 38: Formato Ley Proteccin de Datos ........................................................................................... 22
Imagen 39: Crear Cita ................................................................................................................................. 23
Imagen 40: Men Listado de Citas - Consultar........................................................................................... 23
Imagen 41: Listado de Citas Consultar .................................................................................................... 23
Imagen 42: Men Listado de Citas - Modificar ........................................................................................... 24
Imagen 43: Ubicar Cita a Modificar ............................................................................................................. 24
Imagen 44: Opcin Ir a Detalle Cita ......................................................................................................... 24
Imagen 45: Calendario Cita ........................................................................................................................ 24

Pgina 3 de 56
Imagen 46: Modificar Cita ........................................................................................................................... 25
Imagen 47: Men Listado de Citas - Modificar ........................................................................................... 25
Imagen 48: Ubicar Cita a Modificar ............................................................................................................. 25
Imagen 49: Eliminar Cita en el Listado de Citas ......................................................................................... 25
Imagen 50: Eliminar Cita en el Formulario de Cita ..................................................................................... 26
Imagen 51: Mensaje confirmacin eliminar cita .......................................................................................... 26
Imagen 52: Men Listado de Citas Crear ................................................................................................ 26
Imagen 53: Nuevo Reconocimiento Cita Vigente .................................................................................... 27
Imagen 54: Crear Nuevo Reconocimiento Listado Citas ......................................................................... 27
Imagen 55: Mensaje Nuevo Reconocimiento Listado Citas .................................................................... 27
Imagen 56: Men Listado de Citas Crear - Cita ...................................................................................... 27
Imagen 57: Nuevo Reconocimiento Cita Vigente - Cita .......................................................................... 27
Imagen 58: Detalle Cita Nuevo Reconocimiento ..................................................................................... 28
Imagen 59: Mensaje Nuevo Reconocimiento Cita .................................................................................... 28
Imagen 60: Crear Nuevo Reconocimiento .................................................................................................. 28
Imagen 61: Datos Reconocimiento ............................................................................................................. 29
Imagen 62: Tipos de Categoras ................................................................................................................. 29
Imagen 63: Documento de Identidad .......................................................................................................... 29
Imagen 64: Escanear Documento .............................................................................................................. 30
Imagen 65: Datos introducidos por el usuario ............................................................................................ 30
Imagen 66: Informacin Contacto y Domicilio ............................................................................................ 31
Imagen 67: Datos del Acompaante ........................................................................................................... 31
Imagen 68: Datos en caso de emergencia ................................................................................................. 31
Imagen 69: Foto, Firma y Huella ................................................................................................................. 31
Imagen 70: Excepciones ............................................................................................................................. 32
Imagen 71: Validacin de identidad con centrales de riesgo ..................................................................... 32
Imagen 72: Informacin Enrolamiento ........................................................................................................ 33
Imagen 73: Reconocimientos en curso ....................................................................................................... 33
Imagen 74: Listado Reconocimientos ......................................................................................................... 34
Imagen 75: Libro de Registro ...................................................................................................................... 34
Imagen 76: Estados del Reconocimiento ................................................................................................... 35
Imagen 77: Men Listado de reconocimientos ........................................................................................... 37
Imagen 78: Ubicar reconocimiento en estado Suspendido ...................................................................... 37
Imagen 79: Cambiar estado reconocimiento a En Curso ......................................................................... 37
Imagen 80: Men Nueva Sugerencia ......................................................................................................... 37
Imagen 81: Nueva Sugerencia ................................................................................................................... 38
Imagen 82: Sugerencia Annima ................................................................................................................ 38
Imagen 83: Crear Sugerencia ..................................................................................................................... 38
Imagen 84: Men Mis Sugerencias ............................................................................................................ 39
Imagen 85: Mis Sugerencias Enviadas ....................................................................................................... 39
Imagen 86: Men Descargar Formato PQR ............................................................................................... 39
Imagen 87: Solicitud de Quejas y/o Apelaciones........................................................................................ 40
Imagen 88: Men Nueva Queja y/o Apelacin ........................................................................................... 40
Imagen 89: Nueva Queja y/o Apelacin ..................................................................................................... 40
Imagen 90: Diligenciar Queja y/o Apelacin ............................................................................................... 41
Imagen 91: Crear Queja y/o Apelacin ....................................................................................................... 41
Imagen 92: Men Listado Quejas y/o Apelacin ........................................................................................ 42
Imagen 93: Listado Quejas y/o Apelaciones ............................................................................................... 42
Imagen 94: Men Caja Centro .................................................................................................................... 43

Pgina 4 de 56
Imagen 95: Rango Fechas o Numero de Facturas ..................................................................................... 43
Imagen 96: Caja Centro .............................................................................................................................. 43
Imagen 97: Men Listado Smartcard .......................................................................................................... 44
Imagen 98: Listado de Smartcards de un centro ........................................................................................ 44
Imagen 99: Men Listado Smartcard - Baja ............................................................................................... 44
Imagen 100: Listado de Smartcards y dar de baja ..................................................................................... 44
Imagen 101: Mensaje Informativo ............................................................................................................... 45
Imagen 102: Listado de Smartcards y tarjeta inactiva ................................................................................ 45
Imagen 103: Men Listado Smartcard - Asignar ........................................................................................ 45
Imagen 104: Listado de Smartcards y asignar usuario .............................................................................. 45
Imagen 105: Asignar smartcard .................................................................................................................. 46
Imagen 106: Listado de Smartcards y usuario asignado ............................................................................ 46
Imagen 107: Men Listado Smartcard Recibir......................................................................................... 46
Imagen 108: Colocar Tarjeta en el Huellero - Recibir ................................................................................. 47
Imagen 109: Recibir Smartcard .................................................................................................................. 47
Imagen 110: Listado de Smartcards y tarjeta recibida ............................................................................... 47
Imagen 111: Men Listado Smartcard Devolver ..................................................................................... 48
Imagen 112: Colocar Tarjeta en el Huellero - Devolver .............................................................................. 48
Imagen 113: Devolver Smartcard ............................................................................................................... 48
Imagen 114: Men Listado Smartcard Limpiar ........................................................................................ 49
Imagen 115: Colocar Tarjeta en el Huellero - Limpiar ................................................................................ 49
Imagen 116: Limpiar Smartcard .................................................................................................................. 49
Imagen 117: Listado de Smartcards y limpieza de smartcard .................................................................... 50

Pgina 5 de 56
1. Introduccin
Esta gua est diseada para proveer el mximo beneficio a las
personas que van a ejercer el rol de Recepcionista en los Recepcionista:
Centro de Reconocimiento de Conductores. Persona que realiza el
Provee informacin detallada sobre cmo utilizar la aplicacin proceso de enrolamiento de
web SINCRO, y ayuda a aclarar conceptos bsicos como:
conduccin a un usuario
solicitante en un Centro de
Citas
Reconocimientos Reconocimiento de
Sugerencias Conductores (CRC)
Quejas y Reclamos

1.1 Acerca de SINCRO

SINCRO (Sistema Integral de Calidad Recaudo y Operacin) es una solucin web que soporta el
proceso de certificacin mdica en los Centros de Reconocimiento de Conductores de todo el pas, para
gestionar y clasificar la informacin de manera efectiva, siguiendo la normativa legal que establece el
gobierno Colombiano para estos entes.

Pgina 6 de 56
1.2 Sobre la interfaz de SINCRO

SINCRO se ha desarrollado con un cuidadoso diseo grfico, presentando una interfaz de usuario
intuitiva y con ayudas contextuales.
Muchas de las opciones son accesibles mediante enlaces o iconos, posicionando el cursor del ratn
sobre ellos.
A continuacin, presentamos los iconos ms frecuentes y su funcionalidad.

Ver los documentos que se encuentren Reconocimiento EN CURSO.

publicados dentro del sistema de
gestin documental.
Reconocimiento COMPLETADO.

Ver el Perfil del Usuario que ingreso al

sistema. Podr cambiar su contrasea. Reconocimiento BLOQUEADO por
algn especialista.

Ver los manuales que existen para cada

uno de los perfiles, tanto en formato Reconocimiento DISPONIBLE.
PDF como en videos.

Realiza una bsqueda con los

Salir de SINCRO. parmetros establecidos.

Acceder al detalle del reconocimiento. Descargar los datos en una hoja Excel.

Actualiza los cambios realizados en la Ingresar a la foto, firma y huella del

pgina. usuario solicitante.

Obtener informacin detallada de la Ingresar a la factura del reconocimiento

accin a realizar. seleccionado.

Reconocimiento NO COMPLETADO. Ver el PIN del reconocimiento

seleccionado.

* Los campos identificados con asterisco son obligatorios.

Pgina 7 de 56
Existen diferentes mensajes que encontrar al utilizar SINCRO:

Mensaje Informativo:
Tiene por objeto guiar al usuario especialista, suministrndole informacin de SINCRO.

Mensaje de Error:
Indica que se ha detectado un problema en SINCRO.

Mensaje de advertencia:
Hace un llamado de atencin sobre algo, aconseja, previene o avisa sobre la existencia inminente
o real de una falla.

Atencin Prioritaria:
En los reconocimientos, todas las personas: discapacitadas, mujeres embarazadas, mujeres con
nios en brazos, conductores carnetizados y adultos mayores, requieren de atencin prioritaria por
su ostensible condicin.

Adulto mayor

Mujer Embarazada

Mujer con nio en brazos

Conductor de servicio pblico

carnetizado

Persona discapacitada

Pgina 7 de 56
1.3 Requisitos Previos

1.3.1 Accesibilidad a Internet

Slo necesita de una conexin a internet para trabajar con SINCRO. Podr conectar su
computador a travs de un cable de red, modem USB mvil o red inalmbrica con servicio
de internet en cualquier lugar y momento.

1.3.2 Navegadores Soportados

Cualquier versin de Internet Explorer 10 o superior, si tiene una versin inferior,

podr actualizarla desde https://www.microsoft.com/es-es/download/internet-
explorer.aspx.

Cualquier versin con Mozilla Firefox 43 o superior, si tiene una versin inferior,
podr actualizarla desde https://www.mozilla.org/en-US/firefox/new/.

1.3.3 Crear Acceso Directo de SINCRO

Si quiere acceder directamente a SINCRO desde el escritorio, puede crear un acceso

directo de la web:

Internet Explorer: acceda en la parte superior derecha al apartado Pgina >

Guardar como.
Mozilla Firefox: acceda en la parte superior izquierda al men Archivo > Guardar
como.

De esta manera se crea un icono de SINCRO en el escritorio y simplemente haciendo

doble clic en el mismo, se accede a la aplicacin.

1.3.4 Huellero y Tarjeta SmartCard

Para poder interactuar con el sistema SINCRO como usuario del Centro debes contar con
los siguientes elementos:

Huellero Suprema: perifrico que tiene un lector de huella y una ranura en la parte
superior para la insercin de la tarjeta SmartCard, permitiendo la captura y
almacenamiento de las huellas de los usuarios enrolados en SINCRO.
Tarjeta SmartCard: Estas tarjetas se encuentran registradas en inventario por
cada centro. Existen dos tipos de tarjeta SmartCard las cuales son:

Solicitante, tarjeta que se le entrega a una persona que requiera una

certificacin de un examen mdico.
CRC, tarjeta que se le entrega a un funcionario del CRC, la cual debe ser

Pgina 8 de 56
 asignada para la interaccin con SINCRO.

Imagen 1: Huellero y tarjeta SmartCard

RECUERDE: Cuando se encienda la luz roja en el lector del huellero, colocar el dedo indicado en SINCRO y
retirar el dedo apenas se apague la luz roja.

Pgina 9 de 56
2. Antes de empezar
2.1 Ingresar a SINCRO

1. El ingreso a SINCRO se har a travs la siguiente URL: https://www.sincro.co/.

2. Debe ingresar a esta direccin desde uno de los navegadores web sugeridos en la seccin
anterior.

3. Una vez ingrese a la pgina, visualizar una pantalla en donde se le solicitan los datos de
autenticacin.

Imagen 2: Ingreso a la Aplicacin

IMPORTANTE: al introducir el usuario y la contrasea hay que respetar las maysculas y minsculas que haya
usado al crear dichos elementos (no es lo mismo que la contrasea sea robin84 que ROBIN84).

4. Para comenzar a utilizar SINCRO, la Recepcionista debe ingresar su nombre de usuario y

contrasea y presionar el botn de Iniciar Sesin.

5. Si los datos ingresados por la Recepcionista no son correctos SINCRO mostrar un

mensaje de error: El usuario y/o Contrasea no son correctos. Por favor intntelo de
nuevo .

Imagen 3: Autenticacin Incorrecta

Pgina 10 de 56
2.2 Enrolamiento de un usuario a SINCRO

Esta funcionalidad pretende obtener toda la informacin del usuario, la cual es requerida por el
sistema para su buen funcionamiento.

1. Ingrese a SINCRO (Seccin 2.1).

2. SINCRO lo redirigir a la seccin Documento de identidad para el enrolamiento del

documento de identidad.

3. Seleccione el botn Capturar del documento de identidad frontal.

Imagen 4: Seccin Documento de Identidad

4. Haga clic en el botn Escanear documento y al finalizar el escaneo frontal, haga clic en el
botn Aceptar.

Imagen 5: Escanear Documento

5. Seleccione el botn Capturar del documento de identidad posterior.

6. Haga clic en el botn Escanear documento y al finalizar el escaneo haga clic en el botn
Aceptar.

7. Haga clic en el botn Guardar.

Imagen 6: Seccin Documento de Identidad

8. SINCRO lo redirigir a la seccin Foto, Firma y Huella para el enrolamiento de la foto,

firma y 10 huellas del usuario.

Imagen 7: Seccin Foto, Firma y Huellas

Pgina 7 de 56
9. Seleccione el botn Capturar Foto, posicione al usuario frente a la cmara, presione los
botones Tomar Captura y Guardar.

Imagen 8: Capturar Foto

10. Seleccione el botn Capturar Firma; indicar al usuario que firme en el dispositivo de
firmas y haga clic en OK.

Imagen 9: Capturar Firma

11. Seleccione el botn Capturar Huellas Enrolamiento.

Pgina 8 de 56
12. Seleccione en el formulario el dedo con el cual desea hacer su validacin de identidad.

Imagen 10: Capturar Huella

13. Haga clic en el botn Capturar y coloque el dedo que indica el formulario en el dispositivo;
esta accin la debe realizar tres (3) veces con cada uno de los dedos de las manos.

Imagen 11: Ingresar Huella

Pgina 9 de 56
14. Haga clic en el botn Guardar.

Imagen 12: Seccin Foto, Firma y Huellas

15. SINCRO lo redirigir a la seccin Informacin personal all debe ingresar la informacin
requerida.

16. Haga clic en el botn Guardar Datos Personales.

Imagen 13: Informacin Personal

17. SINCRO lo redirigir a la seccin Grabar Tarjeta.

Pgina 10 de 56
18. Haga clic en el botn Grabar Tarjeta. Recuerde que debe tener asociada una smartcard
al Centro y al usuario.

Imagen 14: Grabar Tarjeta

19. SINCRO le mostrar el proceso de grabacin de la tarjeta, esperar a que se cierre esta
ventana e indique el estado del almacenamiento.

Imagen 15: Proceso Grabar Tarjeta

20. Si la tarjeta se grab exitosamente, haga clic en el botn Guardar.

Pgina 11 de 56
 21. SINCRO lo redirigir al inicio de sesin.

Imagen 16: Inicio de Sesin

2.3 Validacin de Identidad

1. Despus de finalizado el enrolamiento, la Recepcionista debe realizar el inicio de sesin

(Seccin 2.1).

2. SINCRO lo redirigir a la pgina de validacin de huella.

3. Insertar la Smartcard asignada a su usuario al huellero y haga clic en el botn Capturar

Huella Usuario.

Imagen 17: Huella Usuario

Pgina 12 de 56
4. Coloque el dedo que indica el formulario en el lector del huellero.

Imagen 18: Ingresar Huella

5. Seleccione el botn Aceptar.

Imagen 19: Validacin de Huella

Pgina 13 de 56
 6. Si la validacin es exitosa SINCRO lo redirigir a la pgina de inicio, que por defecto
muestra todos los reconocimientos que se encuentran en curso y los comunicados
publicados.

Imagen 20: Pantalla de Inicio

2.4 Actualizar informacin del usuario

1. Ingrese a SINCRO (Seccin 2.1).

2. SINCRO lo redirigir a la pgina de inicio.

3. Haga clic en el botn de Perfil, ubicado en la parte superior derecha.

Imagen 21: Pantalla de Inicio Seccin Perfil

4. SINCRO lo redirigir a la seccin Perfil, en donde puede actualizar su informacin

personal.

5. Haga clic en el botn Guardar Datos Personales.

Imagen 22: Seccin Perfil Actualizar datos personales

Pgina 14 de 56
2.5 Cambiar contrasea

1. Ingrese a SINCRO (Seccin 2.1).

2. SINCRO lo redirigir a la pgina de inicio.

3. Haga clic en el botn de Perfil, ubicado en la parte superior derecha.

Imagen 23: Pantalla de Inicio Seccin Perfil

4. SINCRO lo redirigir a la seccin Perfil, en donde puede cambiar su contrasea de

acceso.

5. Haga clic en el botn Cambiar Contrasea.

Imagen 24: Seccin Perfil Cambio Contrasea

Pgina 15 de 56
 6. Haga clic en el botn Continuar.

Imagen 25: Seccin Perfil Contrasea modificada

7. SINCRO lo redirigir a la pgina de inicio.

Imagen 26: Pantalla de Inicio

2.6 Salir de SINCRO

1. Desde cualquier seccin en SINCRO.

2. Haga clic en el botn de Salir ubicado en la parte superior derecha de SINCRO.

Imagen 27: Pantalla de Inicio Seccin Salir

Pgina 16 de 56
3. Conceptos bsicos

3.1 Certificado

Es el resultado del reconocimiento mdico en un Centro de Reconocimiento de Conductores.

3.2 Cita

Acuerdo o compromiso entre el ciudadano solicitante y el Centro de Reconocimiento de

Conductores, en el cual se establece un lugar, da y hora para la realizacin del examen de
APTITUD FSICA, MENTAL Y DE COORDINACIN MOTRIZ PARA LA CONDUCCIN DE
VEHICULOS.

3.3 Reconocimiento

Proceso por el cual un ciudadano solicitante, ante un Centro de Reconocimiento de Conductores

debidamente establecido, realiza el examen de APTITUD FSICA, MENTAL Y DE
COORDINACIN MOTRIZ PARA LA CONDUCCIN DE VEHICULOS.

3.4 Sugerencia

Idea o inquietud que pueden enviar los diferentes usuarios del sistema respecto al funcionamiento
actual de la solucin SINCRO.

3.5 Queja y/o apelacin

Inconformidades por parte de los solicitantes en el proceso de atencin de un Centro de

Reconocimientos de Conductores.

3.6 Libro de registro

Listado de todos los reconocimientos mdicos realizados en un centro, lo cuales ya tienen un

veredicto por parte del Centro de Reconocimiento de Conductores.

3.7 Usuarios

Listado de roles que cumplen unas funciones especficas dentro de la aplicacin para los Centros

Pgina 17 de 56
de Reconocimiento de Conductores.
3.8 Smartcard

Tarjeta inteligente utilizada para la validacin de identidad del solicitante y de los evaluadores
mdicos en un Centro de Reconocimiento de Conductores .

Pgina 18 de 56
4. Funcionalidades
4.1 Citas
4.1.1 Agendar una Cita

1. Ingrese a la pestaa de Citas y seleccione la opcin Nueva Cita

Imagen 28: Men Nueva Cita

2. Ingrese la informacin requerida en la seccin de Validacin del PIN

Imagen 29: Seccin Validacin del PIN

3. Haga clic en el botn Validar PIN.

Imagen 30: Validacin del PIN

Pgina 19 de 56
4. Si el PIN es correcto, se habilita la seccin Datos personales y de contacto.

Imagen 31: PIN Vlido

5. Ingrese la informacin requerida en la seccin de Datos personales y de contacto.

Imagen 32: Datos Personales y de Contacto

6. Seleccione en el calendario el mes, ao y da de la cita.

Imagen 33: Calendario Nueva Cita

Pgina 20 de 56
7. Seleccione la hora de la cita.

Imagen 34: Horario Nueva Cita

8. Indique al solicitante que debe autorizar la ley de proteccin de datos, para poder continuar
con el proceso, si acepta cheque la opcin correspondiente de la ley de proteccin de
datos; para continuar con el proceso; de lo contrario, se finalizar.

Imagen 35: Ley de Proteccin de Datos

9. Valide con el solicitante, si desea que se le enve la informacin de la cita. De ser

afirmativo debe chequear la opcin correspondiente de la ley de proteccin de datos.

Imagen 36: Informacin de la cita

Pgina 21 de 56
10. Haga clic en la imagen verde con la palabra A4 para imprimir el formato de ley de
proteccin de datos.

Imagen 37: Imprimir autorizacin Ley Proteccin de Datos

11. Entregue el formato para su diligenciamiento al solicitante para ser ledo y firmado.

Imagen 38: Formato Ley Proteccin de Datos

Pgina 22 de 56
 12. Haga clic en el botn de Crear Cita

Imagen 39: Crear Cita

13. Si todos los datos quedaron bien registrados, SINCRO lo re-direccionar a la seccin de
Listado de Citas.
4.1.2 Consultar Citas

1. Ingrese a la pestaa de Citas y seleccione la opcin Listado de Citas.

Imagen 40: Men Listado de Citas - Consultar

2. SINCRO lo redirigir a la informacin de las citas creadas para el centro.

Imagen 41: Listado de Citas Consultar

Pgina 23 de 56
4.1.3 Modificar una Cita

1. Ingrese a la pestaa de Citas y seleccione la opcin Listado Citas

Imagen 42: Men Listado de Citas - Modificar

2. Ubique la cita que va a modificar.

RECUERDE: Las citas que se pueden modificar deben estar en estado Agendada y Vigente.

Imagen 43: Ubicar Cita a Modificar

3. Haga clic en la opcin Ir a Detalle Cita o en el nmero ID de la cita para modificar.

Imagen 44: Opcin Ir a Detalle Cita

4. En la seccin de Datos Cita, seleccione en el calendario el mes, ao y da, y la nueva hora

en que desea re agendar la cita a modificar.

Imagen 45: Calendario Cita

Pgina 24 de 56
 5. Haga clic en el botn de Modificar Cita; si todos los datos quedaron bien registrados,
SINCRO re-direccionar a la seccin de Listado de Citas.

Imagen 46: Modificar Cita

4.1.4 Eliminar una Cita

1. Ingrese a la pestaa de Citas y seleccione la opcin Listado Citas

Imagen 47: Men Listado de Citas - Modificar

2. Ubique la cita que va a eliminar.

RECUERDE: Las citas que se pueden eliminar deben estar en estado Agendada y Vigente.

Imagen 48: Ubicar Cita a Modificar

3. Para eliminar una cita existen las siguientes alternativas:

Seleccione en el listado de citas la cita que desea eliminar y haga clic en la imagen con
la x y el cuadro rojo.

Imagen 49: Eliminar Cita en el Listado de Citas

Pgina 25 de 56
 Ingrese al formulario de la cita que desea eliminar y haga clic en la imagen con la x y el
cuadro rojo.

Imagen 50: Eliminar Cita en el Formulario de Cita

4. Valide si est seguro de que quiere eliminar la cita.

Imagen 51: Mensaje confirmacin eliminar cita

5. Si selecciona el botn Aceptar, SINCRO eliminar la cita seleccionada; de lo contrario, lo

redirigir al Listado de Citas.

4.2 Reconocimientos
4.2.1 Crear un Nuevo Reconocimiento

Existen dos alternativas para crear un reconocimiento:

Primera alternativa:

1. Ingrese a la pestaa Citas seleccione la opcin Listado Citas

Imagen 52: Men Listado de Citas Crear

Pgina 26 de 56
2. Seleccione la cita que se encuentra en estado Agendada y vigente

Imagen 53: Nuevo Reconocimiento Cita Vigente

3. Haga clic en la opcin Crear nuevo reconocimiento

Imagen 54: Crear Nuevo Reconocimiento Listado Citas

4. Valide si est seguro de que quiere crear un nuevo reconocimiento.

Imagen 55: Mensaje Nuevo Reconocimiento Listado Citas

5. Si selecciona el botn Aceptar, SINCRO lo redirigir al formulario para la creacin de un

nuevo reconocimiento; de lo contrario, lo redirigir al Listado de Citas.

Segunda alternativa:

1. Ingrese a la pestaa Citas seleccione la opcin Listado Citas

Imagen 56: Men Listado de Citas Crear - Cita

2. Seleccione la cita que se encuentra en estado Agendada y vigente

Imagen 57: Nuevo Reconocimiento Cita Vigente - Cita

Pgina 27 de 56
 3. SINCRO lo redirigir al formulario de detalle de una cita y haga clic en la opcin Crear
nuevo reconocimiento.

Imagen 58: Detalle Cita Nuevo Reconocimiento

4. Valide si est seguro de que quiere crear un nuevo reconocimiento.

Imagen 59: Mensaje Nuevo Reconocimiento Cita

5. Si selecciona el botn Aceptar, SINCRO lo redirigir al formulario de creacin de un

reconocimiento; de lo contrario, lo redirigir al Listado de Citas.

Creando el reconocimiento:

1. Despus de confirmar la creacin del reconocimiento, SINCRO lo redirigir al formulario de

creacin de un reconocimiento.

Imagen 60: Crear Nuevo Reconocimiento

Pgina 28 de 56
2. Ingrese la informacin requerida en la seccin de Datos Reconocimiento.

Imagen 61: Datos Reconocimiento

3. Seleccione el tipo de trmite y la categora sencilla o en combo.

Imagen 62: Tipos de Categoras

4. En la seccin Datos Personales y de Contacto, seleccione el botn Capturar documento

de identidad frontal.

Imagen 63: Documento de Identidad

Pgina 29 de 56
5. Haga clic en el botn Escanear documento y al finalizar el escaneo haga clic en el botn
Aceptar.

Imagen 64: Escanear Documento

Se debe realizar el mismo procedimiento para la parte posterior del documento.

6. Ingrese la informacin requerida en la seccin Datos introducidos por el usuario

Imagen 65: Datos introducidos por el usuario

Pgina 30 de 56
7. Ingrese la informacin requerida en la seccin Informacin de contacto y domicilio.

Imagen 66: Informacin Contacto y Domicilio

8. Cuando el solicitante es menor de edad se despliega la seccin Datos del Acompaante.

Imagen 67: Datos del Acompaante

9. Cuando el solicitante es mayor de edad se despliega la seccin Datos en caso de

emergencia.

Imagen 68: Datos en caso de emergencia

10. Ingrese la informacin requerida en la seccin Foto, Firma y Huella.

Imagen 69: Foto, Firma y Huella

Pgina 31 de 56
11. En caso que el solicitante tenga alguna discapacidad fsica, haga clic en el enlace
Excepciones de validacin biomtrica e ingrese la informacin requerida

Imagen 70: Excepciones

12. Haga clic en el botn Aceptar y SINCRO lo redirigir al formulario de validacin de

identidad con las centrales de riesgo, de lo contrario, SINCRO lo redirigir al formulario del
reconocimiento.

Imagen 71: Validacin de identidad con centrales de riesgo

Pgina 32 de 56
 13. Diligencie el formulario de validacin de identidad con las centrales de riesgo; luego haga
clic en el botn Aceptar y SINCRO lo redirigir al formulario del reconocimiento.

14. Haga clic en el botn Crear Reconocimiento, si todas las validaciones son exitosas se
mostrar ventana emergente de resumen, para la validacin y confirmacin de la
informacin.

Imagen 72: Informacin Enrolamiento

15. Haga clic al botn Aceptar para crear el reconocimiento.

4.2.2 Consultar Reconocimientos

Para consultar sus reconocimientos existen las siguientes alternativas:

1. Ingrese a la pestaa de Reconocimientos y seleccione la opcin Reconocimientos en

Curso.

Imagen 73: Reconocimientos en curso

Pgina 33 de 56
 2. Ingrese a la pestaa Reconocimientos y seleccione la opcin Listado de
Reconocimientos.

Imagen 74: Listado Reconocimientos

3. Ingrese a la pestaa Reconocimientos y seleccione la opcin Libro de Registro.

Imagen 75: Libro de Registro

4.2.3 Estados de la Historia Clnica

A continuacin se explicaran cada uno de los estados en que se puede encontrar una historia
clnica y cmo puede identificarlos dentro de SINCRO:

No Completada: La historia clnica no ha sido completada en un campo medico

especifico.

Pgina 34 de 56
 En Curso: La historia clnica se encuentra en curso e indica que se est realizando
el reconocimiento mdico.

Completada: La historia clnica se ha completado e indica que el reconocimiento

mdico ya fue finalizado en un campo mdico especifico.
Aplazada: La historia clnica se ha aplazado e indica que el solicitante debe cumplir
con otros requisitos para poder finalizar su reconocimiento mdico.
Verificar: La historia clnica se ha devuelto por parte del mdico general o el
certificador final, para su revisin y observaciones correspondientes.

4.2.4 Estados del Reconocimiento

A continuacin se explicaran cada uno de los estados en que se puede encontrar un

reconocimiento:

EN CURSO: Los reconocimientos se encuentran en curso e indican que est en proceso de

evaluacin.
FINALIZADO: Los reconocimientos se encuentran completado por los especialistas
mdicos, incluyendo el certificador e indican que fue terminado.
SUSPENDIDO: Los reconocimientos cambian automticamente a este estado, si pasan 24
horas y el estado actual es EN CURSO.
APLAZADO: Los reconocimientos se han aplazado e indican que el solicitante debe cumplir
con otros requisitos para poder finalizar su evaluacin mdica.
NO VIGENTE: Los reconocimientos cambian automticamente a este estado cuando pasan
60 das calendario y no se realiz gestin alguna al reconocimiento. Tambin pasan a
este estado, si un solicitante no quiere seguir con el proceso y autoriza la anulacin del
reconocimiento.

Imagen 76: Estados del Reconocimiento

Pgina 35 de 56
4.2.5 Desbloquear un reconocimiento

Esta funcionalidad sucede cuando algn especialista tiene en curso su historia clnica y por
algn motivo, ya sea por parte del solicitante o el especialista, tuvieron que suspender la
atencin; ya sea por temas personales o por parte del especialista y se requiere retomar el
proceso

Reconocimiento desbloqueado: El reconocimiento se encuentra disponible para

que cualquier especialista ingrese a la historia clnica del solicitante e inicie la
evaluacin.

Desbloquear reconocimiento: El reconocimiento no se encuentra disponible, es

decir, que un especialista inicio el proceso de evaluacin de la historia clnica
correspondiente. SINCRO bloquea automticamente la historia clnica despus de
realizar la validacin de huellas. Con esta opcin se puede desbloquear un
reconocimiento si se requiere.

RECUERDE: Que una vez realizado este proceso, el especialista perder la informacin diligenciada en la historia
clnica desbloqueada. El desbloqueo de reconocimientos lo puede realizar el Directivo, Administrativo del CRC y el
administrador del sistema.

4.2.6 Activar un reconocimiento

Un reconocimiento pasa ha estado SUSPENDIDO cuando han pasado 24 horas y el

reconocimiento todava no lo han finalizado; en este momento; SINCRO automticamente pasa
al reconocimiento a dicho estado.

CAMBIAR ESTADO SUSPENDIDO A EN CURSO: Este botn se activa si un

reconocimiento han pasado 24 horas y no ha sido FINALIZADO.

RECUERDE: La activacin de reconocimientos a estado EN CURSO lo puede realizar el Directivo, Administrativo del
CRC, Recepcionista y el Administrador del Sistema.

A continuacin se explicaran la forma como cambiar un reconocimiento a estado EN CURSO.

1. Ingrese a SINCRO (Seccin 2.1 y Seccin 2.3).

Pgina 36 de 56
 2. Ingrese a la pestaa Reconocimientos y seleccione la opcin Listado de
Reconocimientos.

Imagen 77: Men Listado de reconocimientos

3. Ubique el reconocimiento que desea activar.

Imagen 78: Ubicar reconocimiento en estado Suspendido

4. Haga clic en la imagen de la tarjeta con un punto verde.

Imagen 79: Cambiar estado reconocimiento a En Curso

4.3 Sugerencias
4.3.1 Crear Sugerencia

1. Ingrese a la pestaa de Sugerencias y seleccione la opcin Nueva Sugerencia.

Imagen 80: Men Nueva Sugerencia

Pgina 37 de 56
2. SINCRO lo redirigir al formulario para la creacin de una nueva sugerencia.

Imagen 81: Nueva Sugerencia

3. En caso que quiera enviar la sugerencia como annima, debe chequear el campo
requerido; de lo contrario deje esta casilla en blanco.

Imagen 82: Sugerencia Annima

4. Haga clic en el botn Enviar Sugerencia.

Imagen 83: Crear Sugerencia

Pgina 38 de 56
4.3.2 Consultar Sugerencias

Para consultar sus sugerencias existen las siguientes alternativas:

1. Ingrese a la pestaa Sugerencias y seleccione la opcin Mis Sugerencias.

Imagen 84: Men Mis Sugerencias

2. Dentro del formulario de nueva sugerencia se encuentra el enlace Haga clic aqu para ver
el listado de sugerencias enviadas..

Imagen 85: Mis Sugerencias Enviadas

4.4 Quejas y/o Apelaciones

4.4.1 Crear una Nueva Queja y/o Apelacin

1. Ingrese a la pestaa Quejas y/o Apelaciones seleccione la opcin Descargar Formato.

Imagen 86: Men Descargar Formato PQR

Pgina 39 de 56
2. Imprimir y entrgalo al solicitante para su diligenciamiento.

IMPORTANTE: La funcionalidad de bloqueo de ventanas

emergentes del navegador web debe estar deshabilitado o
agregar una excepcin en la configuracin del bloqueador,
para SINCRO.

Imagen 87: Solicitud de Quejas y/o Apelaciones

3. Reciba el formato fsico diligenciado y firmado e ingrese a la pestaa de Quejas y/o

Apelaciones seleccione la opcin Nueva Quejas y/o Apelaciones.

Imagen 88: Men Nueva Queja y/o Apelacin

4. SINCRO lo redirigir al formulario para registrar la Quejas y/o Apelaciones.

Imagen 89: Nueva Queja y/o Apelacin

Pgina 40 de 56
5. Ingrese la informacin requerida en el formulario.

Imagen 90: Diligenciar Queja y/o Apelacin

IMPORTANTE: SINCRO genera automticamente un consecutivo y la fecha de radicacin; debe registrar esta
informacin en el formato fsico diligenciado y entregarle la copia al solicitante.

6. Haga clic en el botn Crear queja y/o apelacin.

Imagen 91: Crear Queja y/o Apelacin

Pgina 41 de 56
4.4.2 Consultar Quejas y/o Apelaciones

1. Ingrese a la pestaa Quejas y/o Apelaciones y seleccione la opcin Listado de Quejas

y/o Apelaciones.

Imagen 92: Men Listado Quejas y/o Apelacin

2. SINCRO lo redirigir al listado de queja y/o apelaciones creadas.

Imagen 93: Listado Quejas y/o Apelaciones

Pgina 42 de 56
4.5 Administracin Centro
4.5.1 Consultar Caja del Centro

1. Ingrese a la pestaa Administracin Centro y seleccione la opcin Caja Centro.

Imagen 94: Men Caja Centro

2. SINCRO lo redirigir a la informacin de la caja del centro del da actual (si lo desea puede
filtrar de acuerdo a un rango de fecha o un nmero de factura especifico).

Imagen 95: Rango Fechas o Numero de Facturas

3. Si desea descargar la factura, haga clic sobre el icono PDF.

Imagen 96: Caja Centro

Pgina 43 de 56
4.5.2 Smartcards

4.5.2.1 Listado Smartcards

1. Ingrese a la pestaa Administracin Centro, Smartcards y seleccione la opcin Listado

de Smartcards.

Imagen 97: Men Listado Smartcard

2. SINCRO lo redirigir al listado de las smartcards que se encuentran en inventario o

pendientes de recibir; en estado activa o inactivas para el centro.

Imagen 98: Listado de Smartcards de un centro

4.5.2.2 Dar de baja una Smartcard

1. Ingrese a la pestaa Administracin Centro, Smartcards y seleccione la opcin Listado

de Smartcards.

Imagen 99: Men Listado Smartcard Baja

2. Ingrese a la pestaa Inventario y seleccione la opcin Dar de baja.

Imagen 100: Listado de Smartcards y dar de baja

Pgina 44 de 56
 3. Valide si est seguro de que quiere dar de baja la smartcard seleccionada.

Imagen 101: Mensaje Informativo

4. Si selecciona el botn Aceptar, SINCRO lo redirigir al listado de Smartcards con la

tarjeta en estado Inactiva; de lo contrario, lo redirigir al Listado de Smartscards con la
tarjeta en estado Activa.

Imagen 102: Listado de Smartcards y tarjeta inactiva

4.5.2.3 Asignar Smartcard a un usuario

1. Ingrese a la pestaa Administracin Centro, Smartcards y seleccione la opcin Listado

de Smartcards.

Imagen 103: Men Listado Smartcard Asignar

2. Ingrese a la pestaa Inventario y seleccione la opcin Asignar usuario.

Imagen 104: Listado de Smartcards y asignar usuario

Pgina 45 de 56
 3. Seleccione el usuario del centro al cual desea asignarle la smartcard.

Imagen 105: Asignar smartcard

4. Si selecciona el botn Aceptar, SINCRO lo redirigir al listado de smartcards con la

tarjeta asignada al usuario seleccionado; de lo contrario, lo redirigir al Listado de
Smartcards.

Imagen 106: Listado de Smartcards y usuario asignado

4.5.2.4 Recibir una Smartcard

1. Ingrese a la pestaa Administracin Centro, Smartcards y seleccione la opcin Recibir

Smartcards.

Imagen 107: Men Listado Smartcard Recibir

Pgina 46 de 56
2. Coloque en la ranura del Huellero, la tarjeta Smartcard para la captura de su ID.

Imagen 108: Colocar Tarjeta en el Huellero - Recibir

3. Haga clic en la opcin Leer ID.

Imagen 109: Recibir Smartcard

4. Si selecciona el botn Aceptar, SINCRO lo redirigir al listado de smartcards con la
tarjeta recibida al centro seleccionado; de lo contrario, lo redirigir al Listado de
Smartcards.

Imagen 110: Listado de Smartcards y tarjeta recibida

Pgina 47 de 56
4.5.2.5 Devolver una Smartcard

1. Ingrese a la pestaa Administracin Centro, Smartcards y seleccione la opcin

Devolver Smartcard.

Imagen 111: Men Listado Smartcard Devolver

2. Coloque en la ranura del Huellero, la tarjeta Smartcard para la captura de su ID.

Imagen 112: Colocar Tarjeta en el Huellero - Devolver

3. Haga clic en la opcin Leer ID.

Imagen 113: Devolver Smartcard

4. Si selecciona el botn Aceptar, SINCRO lo redirigir al listado de smartcards con la

tarjeta devuelta; de lo contrario, lo redirigir al Listado de Smartcards.

Pgina 48 de 56
4.5.2.6 Limpiar una Smartcard

1. Ingrese a la pestaa Administracin Centro, Smartcards y seleccione la opcin Limpiar

Smartcard.

Imagen 114: Men Listado Smartcard Limpiar

2. Coloque en la ranura del Huellero, la tarjeta Smartcard para su limpieza.

Imagen 115: Colocar Tarjeta en el Huellero - Limpiar

3. Valide si est seguro de que quiere limpiar la smartcard.

Imagen 116: Limpiar Smartcard

4. Si selecciona el botn Aceptar, SINCRO lo redirigir al listado de Smartcards con la

tarjeta limpia; de lo contrario, lo redirigir al Listado de Smartcards.

Pgina 49 de 56
Imagen 117: Listado de Smartcards y limpieza de smartcard

Pgina 50 de 56