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Sistema de Tramite Documentario Marco Teorico
Sistema de Tramite Documentario Marco Teorico
TESIS
Para Optar el Ttulo Profesional de:
INGENIERO DE SISTEMAS
Elaborado por:
Clever Jhonathan Sosa Carrillo
Asesora:
Ing. Karla Neyra Alemn
Tumbes-Per
2014
CAPITULO II
MARCO TERICO
2. Antecedentes de la investigacin.
investigacin.
1
Medina Sandoval, Carlos Andrs. Sistema web para la gestin de trmite documentario en la municipalidad
provincial de Sullana. Tesis (obtener Ttulo Profesional de Ingeniero de Sistemas) Piura, Per: UNIVERSIDAD CSAR
VALLEJO, Facultad de Ingeniera Escuela de Ingeniera de Sistemas, 2007.
2
LANDA MOLINA, Luz Mercedes. Gestin de Documentos: El caso del Consorcio SMS. Tesis (Licenciada en
Bibliotecologa y Ciencias de la Informacin) Lima, Per: Universidad Nacional Mayor de San Marcos, Facultad de
Letras y Ciencias Humanas, 2002. 118 h
Ttulo: Implementacin de un sistema de gestin documentaria basado
Regional - Lambayeque. 13
3
GUEVARA ALCALDE, Luis Alberto. Implementacin de un Sistema de Gestin Documentaria basado en Tecnologa
Web para mejorar la gestin de documentos en el Gobierno Regional Lambayeque. Tesis (Ingeniero de Sistemas)
Chiclayo, Per: Universidad Seor de Sipn, Facultad de Ingeniera, Arquitectura y Urbanismo, 2007. 225 h.
4
OROZCO SIGEAS, Juan Carlos. Desarrollo de un Sistema de Control Documentaria para el apoyo a la gestin de
la Municipalidad Provincial de Ferreafe. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Lambayeque, Per: Universidad Nacional
Pedro Ruiz Gallo, Facultad de Ingeniera Civil, de Sistemas y Arquitectura, 2005.
Ttulo: Sistema de Informacin y el Plan de Tecnologa de clasificacin y
y ubicacin de expedientes.
Relacin: esta investigacin define varios conceptos los cuales son de suma
5
DAZ C. Mario, SUCLUPE A. Danny. Sistema de Informacin y el Plan de Tecnologa de clasificacin y bsqueda de
expedientes del Archivo Regional de Lambayeque. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Chiclayo, Per: Universidad
Catlica Santo Toribio de Mogrovejo, Facultad de Ingeniera, 2004
6
CONTRERAS H. Felipe, FORERO G. Felipe. Diseo de un modelo para la implantacin de un sistema de gestin
documental en reas u organizaciones jurdicas. Tesis (Ingeniero de Sistemas) Bogot, Colombia: Pontificia
Universidad Javeriana. Facultad de Ingeniera. 2005
2.2 MARCO CONCEPTUAL
Documentario
7
MARTN F. Julio. Gestin Documental y procesos en las Administraciones Pblicas. 2004 [Disponible en PDF:
http://www.csi.map.es/csi/tecnimap/tecnimap_2004/comunicaciones/tema_03/3_004.pdf ] [Consulta: 12 de junio 2015
las hubiera, respecto al tiempo previsto de ejecucin. Esto permite
adems el acceso inmediato a la situacin de cualquier expediente
Los beneficios que se obtendra al implantar un sistema de gestin
documental serian:
o Acceder inmediatamente a la informacin por un conjunto de
personas a la vez y desde cualquier posicin.
o Reducir la circulacin fsica de documentos, y por tanto eliminar su
perdida.
o Racionalizacin y automatizacin los procesos de relacin,
permitiendo realizar tareas por excepcin.
o Incrementar la eficiencia de los recursos humanos y medios
materiales empleados en la realizacin de los procedimientos,
facilitando una reduccin del tiempo de ejecucin de los mismos.
o Facilitar la toma de decisiones en cualquiera de las fases de un
procedimiento, ya que la informacin disponible ser la adecuada
para la persona solicitante.
La organizacin se ve beneficiada:
o Al disminuir el tiempo promedio en el trmite o atencin de un
documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan
olvidos y/o documentos extraviados y se generan avisos y mensajes.
o Al ubicar rpidamente un documento ya sea que se encuentre este
en trmite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando
tiempo de bsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos
archivos fsicos para ubicar un determinado documento.
8
DSM GROUP SAC. Sistema Integrado Documentario. 2006. [Disponible en URL:
http://www.dsmgroupsac.com/business/WebDSM/DSMWeb.nsf/d89006e5d37dc7ef05256a71006908fc/c6c1f04b5835918206
25712d0062bcaa?OpenDocument] [Consulta: 13 de junio 2015]
2.2.2 Los sistemas de informacin y su importancia para las
organizaciones y empresas9
Los cambios profundos que se vienen manifestando desde hace
algunos aos en el mbito mundial han generado transformaciones
radicales en las sociedades. La presencia de estos ha trado como
consecuencia cambios igualmente significativos en las
organizaciones, las cuales han debido modificar o readecuar sus
propias modalidades de gestin.
En este contexto la informacin se ha transformado en un recurso
cada vez ms indispensable para el xito de cualquier organizacin
y ha sido adems el recurso para el desarrollo de las naciones y de
su integracin regional y mundial. La valoracin de cualquier
administracin o sociedad puede realizarse identificando el
tratamiento que recibe la informacin. El mantenimiento o cambio
del mismo constituye una condicin bsica de reproduccin de las
situaciones sociales y poltico administrativas.
A su vez, la informacin es un bien necesario para la toma de
decisiones, el avance de los conocimientos, el control de
actividades y el desarrollo econmico, cultural y social. El manejo
de esta es una caracterstica y una necesidad de las
Administraciones Pblicas, y en este contexto la informacin
significa datos de utilidad.
9
SANCHEZ B, RODRIGUEZ J. La Informacin como recurso en el desarrollo de las organizaciones de Administracin
Pblica. 2000. [Disponible en PDF: http://www.um.es/fccd/anales/ad03/AD10-2000.PDF] [Consulta: 13 de junio 2015]
2.2.3 Aplicacin Web
Antes de puntualizar las herramientas, definamos el trmino de aplicacin
web. En la mayora de los casos una aplicacin web no sustituye a los
sistemas informticos que ya tiene la empresa, por el contrario, es el
envoltorio que los transforma en servicio. Cuando pensamos por primera vez
en el concepto aplicacin web lo identificamos automticamente con pginas
web. Las pginas web han sido concebidas para publicar informacin a toda
la comunidad Internet de forma sencilla.
Segn Rafael Morant Guillen10 define a las aplicaciones web como: el
conjunto de pginas web que interactan con el usuario ofrecindole la
informacin solicitada y recogiendo datos del mismo. Adems indica que,
aunque el grupo de desarrollo de la aplicacin tenga clara las necesidades y
los servicios que ofrecer a sus posibles clientes, deben ser los usuarios los
que indiquen que y como quieren consumir ese servicio.
Siguiendo esta lnea, Macromedia 1112 define a las aplicaciones web como: un
sitio web de contenido parcial o total, dado que el contenido final se
determina slo cuando un visitante solicita una pgina del servidor web.
Cada pgina vara de una peticin a otra en funcin de las acciones del
visitante, por ello se les denomina pgina dinmica.
10
MORANT GUILLEN, Rafael. La Aplicacin Web empresarial - El interfase del usuario a los servicios de la empresa.
2003. [Disponible en PDF: http://www.gestorweb.com/docu/webapps_arti.pdf] [Consulta: 13 de junio 2015]
11
MACROMEDIA. Utilizacin de Dreamweaver 8, Aspectos Bsicos de las Aplicaciones Web. 2005. [Disponible en
URL: http://livedocs.adobe.com/dreamweaver/8_es/using/gs_12_un.htm] [Consulta: 13 de junio 2015]
Tomando en cuenta estas definiciones podemos concluir en la siguiente
definicin: son aquellas aplicaciones que los usuarios pueden utilizar
accediendo a un servidor web a travs de Internet o de una intranet mediante
un navegador, permitiendo al usuario hacer uso de la informacin, como
cualquier aplicacin tradicional.
Es importante mencionar que una pgina web puede contener elementos que
permiten una comunicacin activa entre el usuario y la informacin. Esto
permite que el usuario acceda a los datos de forma interactiva. Alegsa.com23
resalta de las aplicaciones web las siguientes caractersticas:
13
Foundation Apache. The Apache Software Foundation. [En lnea] 2008. [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en:
<http://www.apache.org/>
14
The PHP Group. PHP. [En lnea] 2008. [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en: <http://www.php.net/>
o Es un lenguaje multiplataforma.
o Capacidad de conexin con la mayora de los manejadores de
base de datos que se utilizan en la actualidad, destaca su
conectividad con MySQL
o Capacidad de expandir su potencial utilizando la enorme cantidad
de mdulos.
o Posee una amplia documentacin en su pgina oficial
o Es libre, por lo que se presenta como una alternativa de fcil
acceso para todos.
o Permite las tcnicas de Programacin Orientada a Objetos.
o Biblioteca nativa de funciones sumamente amplia e incluida.
o No requiere definicin de tipos de variables.
o Tiene manejo de excepciones (desde php5).
15
phpMyAdmin Devel Team. The phpMyAdmin Project. [En lnea] 2008 [Consulta: 22 Setiembre 2008] Disponible en:
<http://www.phpmyadmin.net/home_page/index.php>
2.2.5 Metodologas para el Desarrollo de Software
Las metodologas de desarrollo de software son un instrumento til para la
sistematizacin de las actividades que dan soporte al ciclo de vida del
software, actualmente existen diferentes propuestas metodolgicas que
inciden en las diversas etapas de este ciclo de vida lo cual permite alcanzar
los siguientes objetivos:
Proporcionar o definir Sistemas de Informacin requeridos que ayuden a
conseguir los fines de la Institucin y que promuevan la participacin activa
del usuario.
Dotar a la Institucin de productos de software que satisfagan las
necesidades de los usuarios.
Mejorar la productividad de las Unidades de Informticas, permitiendo una
mayor capacidad de adaptacin a los cambios y teniendo en cuenta la
reutilizacin de software en la medida de lo posible.
Facilitar la comunicacin y entendimiento entre los distintos participantes en
la produccin de software a lo largo del ciclo de vida del proyecto, teniendo
en cuenta su papel y responsabilidad, as como las necesidades de todos y
cada uno de ellos.
Facilitar la operacin, mantenimiento y uso de los productos de software
obtenidos
Principios de desarrollo
El RUP est basado en 5 principios clave que son:
o Adaptar el proceso
o Balancear prioridades
Caractersticas de RUP
o Dirigido por casos de uso
Es a menudo difcil distinguir a partir de un sistema tradicional orientado a
objetos cmo un sistema hace lo que se supone que debe hacer. En el
Proceso Unificado, los casos de uso definen el comportamiento de un
sistema. Los casos de uso no son parte de la orientacin a objetos
tradicional, pero su importancia se ha vuelto ms y ms aparente.
En el Proceso Unificado, los casos de uso definidos para un sistema son las
bases para el proceso de desarrollo entero. Los casos de uso juegan un rol
en cada uno de los cuatro componentes de ingeniera: anlisis de
requerimientos, diseo, implementacin y prueba.
Iterativo e incremental
La aproximacin iterativa del Proceso Unificado es generalmente superior por
varias razones:
o Permite tomar en cuenta cambios de requerimientos.
o La Integracin de los elementos es progresiva.
o Ayuda a mitigar riesgos ms temprano.
o El proceso mismo puede ser mejorado y refinado en el camino.
o Facilita la reutilizacin, debido a que es ms fcil identificar partes
comunes a medida que son parcialmente diseadas e
implementadas.
o Resulta en una arquitectura ms robusta porque est corrigiendo
errores en varias iteraciones.
Centrado en la arquitectura
El Proceso Unificado proporciona una forma metdica y de sistema para
disear, desarrollar y validar una arquitectura. Ofrece plantillas para
descripciones de arquitectura alrededor de conceptos de mltiples vistas de
arquitectura, y la captura de estilo de arquitectura, reglas de diseo y
restricciones.
El componente del proceso de diseo contiene actividades especficas
dirigidas a identificar restricciones de arquitectura y elementos significativos,
as como guas sobre como tomar decisiones de arquitectura.
El proceso de administracin muestra como la planeacin de iteraciones
tempranas toma en cuenta el diseo de una arquitectura y la resolucin de
los riesgos tcnicos mayores.