PROCEDIMIENTO PARA COMFORMAR Y REGISTRAR

EL COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL:

1. Se debe tener en cuenta que el nmero de representantes a elegir para conformar el

COPASO, debe obedecer al siguiente criterio:

Nota: Todas las empresas que tengan menos de 10 trabjadores , estan obligadas a nombrar un
Vigia en salud ocupacional, el cual cumple y desarrolla las mismas funciones del COPASO.
Fuente : Art 3 Resolucion 2013 de 1986

Empresas de:

De 10 a 49 trabajadores (01) un representante por cada una de las partes

De 50 a 499 trabajadores (02) dos representantes por cada una de las partes.
De 500 a 999 trabajadores (03) tres representantes por cada una de las partes.
De 1000 o ms trabajadores (04) cuatro representantes por cada una de las partes.

2. Escoger a los representantes de la empresa y a los representantes de los trabajadores,

segn las resolucin 2013 de 1986, de la siguiente manera:

Escogencia de los representantes por la empresa:

El representante legal realizar la eleccion de representantes de la empresa (principales

y suplentes) y lo comunicar mediante carta, decreto o resolucin, en este documento
debe especificar cual de esos representantes ser el presidente del comit paritario.

Escogencia de los representantes por los trabajadores:

Realizar una convocatoria escrita para que los trabajadores inscriban a sus
candidatos y realice la asamblea de votacion.
Realizar la votacin
Hacer acta de conteo (escrutinio) de votos y eleccin de los representantes con sus
respectivos suplentes.

3. Una vez escogidos los miembros del comit, se proceder a hacer la primera reunin, en la
que se presentarn todos los integrantes, se designarn funciones y se escoger al
secretario del comit, lo anterior debe quedar consignado en el acta de constitucin.

4. Este registro es valido por dos (2) aos.

MODELOS PARA ELABORAR LOS DOCUMENTOS:

La empresa debe anexar los siguientes documentos en la conformacin del COPASO, sern
actualizados y archivados para su respectiva evidencia del proceso de conformacin:

1. Carta del representante legal en la que designa a sus representantes.

2. Aviso de Convocatoria de asamblea de votacin para eleccin de representantes de
trabajadores.
3. Acta de conteo de votos.
4. Acta de constitucin.
Bogot D.C., fecha

PARA: TODO EL PERSONAL NOMBRE DE LA EMPRESA

DE: NOMBRE DEL GERENTE
ASUNTO: REPRESENTANTE DEL COPASO
FECHA: XXX

En cumplimiento a lo estipulado en el articulo 5 de la resolucin 2013 de 1986, me permito

informar que he decidido nombrar como representantes del empleador en el nuevo COMITE
PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL de la empresa NOMBRE DE LA EMPRESA a:

PRINCIPALES SUPLENTES

XXXXXX XXXXXX
XXXXXX XXXXXX

Y nombro como Presidente del Comit Paritario de Salud Ocupacional a (XXXXXX UNO DE
LOS INTEGRANTES DEL COPASO PRINCIPAL)

Cordialmente,

NOMBRE y FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL

Representante Legal
 ACTA DE CONVOCATORIA
CIRCULAR No. XXX

PARA: TODO EL PERSONAL DE NOMBRE DE LA EMPRESA

DE: NOMBRE DEL GERENTE
ASUNTO: CONVOCATORIA CONFORMACION COPASO
FECHA: XXX

Dando cumplimiento a lo ordenado en articulo 5 de la resolucin 2013 de 1986, Se invita a todo el

personal que labora de la empresa a participar de la asamblea de votacin para elegir el nuevo
COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL, el da XXX, del presente ao a las XXX en
XXX.

LOS SIGUIENTES SON LOS CANDIDATOS POSTULADOS COMO REPRESENTANTES DE

LOS EMPLEADOS AL COMITE PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL.

NOMBRES Y APELLIDOS AREA O SECCION

NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTE

Gerente
 REGISTRO DE VOTANTES
COMIT PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL

EMPRESA _________________________________________________________

No. CDULA O REGISTRO FIRMA

No. NOMBRE
1

10

11

12

13

14

15
16
17
18
19
20
21
22
 Propuesta de Formato para:

VOTACIN
COMIT SALUD OCUPACIONAL

A continuacin usted elegir un candidato para representar a los trabajadores en el Comit Paritario de
Salud Ocupacional de la empresa.

INSTRUCCIONES:
1. Marque una sola opcin dentro de la casilla.
2. Si no esta de acuerdo con los candidatos postulados, marque la casilla correspondiente y escriba
claramente el nombre y apellido de su candidato.
3. Puede marcar voto en blanco.
4. Separe el tarjetn por la lnea punteada y deposite su voto dentro del buzn de sugerencias.

RECUERDE QUE:
1. Los tarjetones diligenciados con lpiz no son validos.
2. Los tarjetones tachados o con doble marcacin en cualquier categora no son validos.
3. El trabajador solo puede votar una vez, si aparecen varios votos sern invlidos.

POSTULANTES.

PEPITO.

LUGO.

JUANITO.

VOTO EN BLANCO.

OTRO CANDIDATO CUAL ? ______________________

 ACTA DE CONTEO DE VOTOS

El da XXX de XXX siendo las XXX se reunieron los trabajadores de NOMBRE DE LA EMPRESA
en XXX, para realizar la eleccin de sus representantes ante el Comit Paritario de Salud
Ocupacional de la empresa, para lo cual los candidatos inscritos relizaron sus ponencias y
posteriormente se reliz la votacin en urna secreta..

A las XXX se reuni en la oficina de la Gerencia una comisin de los trabajadores y sus
directivas, con el fin de hacer el correspondiente conteo de votos, obteniendo los siguientes
resultados:

NOMBRES Y APELLIDOS No. VOTOS

XXX XXX
XXX XXX

Estos resultados se oficializaron a todos los trabajadores y se determino de mutuo acuerdo que
los representantes seran los candidatos que obtuvieron los mayores puntajes en orden
descendiente primero los principales y luego los suplentes.

Siendo las XXX se di por terminada la reunin.

En constancia firma la comisin de conteo:

XXX XXX
C.C. C.C.
 ACTA No. 001
ACTA DE CONSTITUCIN

El da XXX, siendo las XXX, en las instalaciones de la empresa NOMBRE DE LA EMPRESA,

se reunieron el Representante legal y los nuevos electos del COMIT PARITARIO DE SALUD
OCUPACIONAL, para oficializar su constitucin y dar inicio a su funcionamiento; Cumpliendo
as, con lo dispuesto en la Resolucin 2013 de 1986, en la Resolucin 1016 de 1989 y en el
Decreto 1295 de 1994, as como a las dems exigencias del Ministerio de Proteccin y
Seguridad Social y a lo dispuesto en el Programa de Salud Ocupacional de la empresa.

1. Presentacin de los miembros del Comit:

POR EL EMPLEADOR:

Principales Suplentes

1.
2.

POR LOS TRABAJADORES:

Principales Suplentes
1.
2.

2. Presentacin del Presidente:

El Sr. XXX Representante Legal de la empresa, oficializ el nombre del Presidente del
COPASO, seor XXX, quien se dirigi a los presentes invitandolos a participar activamente
en todas las actividades, que se regiran por los lineamientos establecidos en la resolucin
2013 de 1986, en cuanto a su funcionamiento, sesiones, funciones del Presidente,
secretario y dems integrantes del Comit Paritario de Salud Ocupacional de la empresa.

3. Eleccin del Secretario:

Entre los presentes se eligi por votacin al Secretario del Comit Paritario de Salud
Ocupacional, al seor XXX.

4. Funcionamiento del Comit:

Los miembros del Comit Paritario conocieron sus funciones, al igual que las del presidente
y el secretario. Adems de los deberes y derechos que adquieren. Por lo cual el
representante legal aclara que dando cumplimiento a la ley les proporcionar cuatro horas
mensuales dentro de la jornada normal de trabajo para cumplir con las funciones.
FUNCIONES DEL COMIT O VIGIA DE SALUD OCUPACIONAL

Participar de las acciones de promocin, divulgacin e informacin sobre Medicina, Higiene y

Seguridad Industrial entre el empleador y los trabajadores.

Actuar como instrumento de vigilancia para el cumplimiento de los programas de Salud

Ocupacional en los lugares de trabajo en la empresa.

Proponer a la administracin de la empresa la adopcin de medidas y el desarrollo de

actividades que procuren y mantengan la salud en los lugares y ambientes de trabajo.

Vigilar el desarrollo de las actividades que, en materia de Medicina, Higiene y Seguridad

Industrial, debe realizar la empresa.

Visitar peridicamente los lugares de trabajo e inspeccionar los ambientes, mquinas, equipos,
aparatos y las operaciones realizadas por el personal.

Estudiar y considerar las sugerencias que presenten los trabajadores, en materia de Medicina,
Higiene y Seguridad Industrial.

Servir como organismo de coordinacin entre empleador y los trabajadores en la solucin de

los problemas relativos a la Salud Ocupacional.

FUNCIONES DE LOS MIEMBROS DEL COMIT

PRESIDENTE:

Presidir y orientar las reuniones en forma dinmica y eficaz.

Llevar a cabo los arreglos necesarios para determinar el lugar o sitio de reuniones.
Coordinar todo lo necesario para la buena marcha del Comit e informar a los trabajadores de
la empresa acerca de las actividades del mismo.
Preparar los temas que van a tratarse en cada reunin.

SECRETARIO:

Verificar la asistencia de los miembros del Comit a las reuniones programadas

Tomar nota de los temas tratados, elaborar el acta de cada reunin y someterla a discusin y
aprobacin del Comit.
Llevar el archivo referente a las actividades desarrolladas por el Comit y suministrar toda la
informacin que requieran el empleador y los trabajadores.

SESIONES:
 De mutuo acuerdo los miembros del Comit determinarn que sus reuniones ordinarias se
realizarn los primeros XXX de cada mes en la oficina de XXX.

Para constancia se firma en Bogot, a los XXX das, del mes de XXX, siendo las XXX, por todos
los miembros del Comit Paritario de Salud Ocupacional.

Nombre Cdula Firma

1.
2.
3.
4.
GUIA PARA LA PRESENTACION DE ACTAS DE REUNIONES

ACTA # _____________

Fecha de la Reunin _________________________ Hora_____________________

Participantes de la reunin:

Trabajadores

Principales Suplentes

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ ___________________________

Empleador

Principales Suplentes

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________

__________________________ __________________________
__________________________ __________________________

__________________________ ___________________________

1. Orden del da
2. Aprobacin del acta anterior
3. Asuntos pendientes y trabajos asignados a sub comisiones - informes
4. Temas a tratar
Revisin de ndices de accidentalidad del mes y acumulado (frecuencia, severidad,
ausentismo)
Informe de accidentes ocurridos durante el mes
Informe de las inspecciones a las secciones, planta, instalaciones, etc.).
Presentacin de informes del comit, sugerencias, informes, problemas de inters en
seguridad, higiene, medicina del trabajo y preventiva.
Capacitacin.
Ejecucin de actividades en salud ocupacional.
5. Desarrollo de la reunin
6. Proposiciones y sugerencias para la gerencia y para el rea de salud ocupacional.
7. Tareas y trabajos a desarrollar.
8. Cierre
9. Firma de los participantes.

NOMBRE CEDULA FIRMA

_________________________ ____________________ ________________

_________________________ ____________________ _________________

Nota:

En cada reunin el secretario tomar nota de todos los temas tratado, redactar la respectiva
gua y elaborar las conclusiones, la cual posteriormente ser firmada por los participantes.

Es importante elaborar un cronograma de actividades para realizar un plan de capacitaciones

para los miembros del COPASO, para esto puede asistir al PLAN DE FORMACION DE
MAPFRE ARP.