Catalogacion y Codificacion

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA
CURSO:
LOGSTICA EMPRESARIAL
PROFESOR
BENITO ZRATE OTAROLA
INTEGRANTES
OMAR AQUINO AQUINO

MILAGROS CALAPUJA QUISPE
MICHAEL LOAYZA BALDOCEDA
LUIS ALEJANDRO MEDRANO MALAVER
RAUL DANIEL RIVERO ARANDA
GESENIA VASQUEZ VICUA
CARLOS VICENTE CUADROS
ERICK GARCA HERRERA
2015 II
FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 1

CONTENIDO
1. CAPTULO I .............................................................................................................................. 3
1. CATALOGACIN DE MATERIALES ...................................................................................... 3
1.1. CONCEPTO:................................................................................................................ 3
1.2. DEFINICIN:............................................................................................................... 4
1.3. VENTAJAS: ................................................................................................................. 4
1.5. PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES: .................................................. 9
1.6. FINALIDAD DE LA CATALOGACIN: ......................................................................... 12
1.7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CORRECTA CATALOGACIN: ............... 12
1.8. RESULTADOS Y BENEFICIOS DE LA CATALOGACIN: .............................................. 13
1.9. IMPORTANCIA DE UN CATLOGO EN LA ACTUALIDAD: ......................................... 13
2. CAPTULO II ........................................................................................................................... 13
2. CODIFICACIN DE MATERIALES ...................................................................................... 13
2.1. CONCEPTO:.............................................................................................................. 14
2.2. SISTEMAS DE CODIFICACIN:.................................................................................. 14
2.3. CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN: .......................................... 14
2.4. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN: ....................................................... 15
2.5. FORMA DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CDIGO DE MATERIALES:................ 15
2.6. CODIFICACIN DE UBICACIONES: ........................................................................... 18
2.7. SISTEMAS DE CODIFICACIN. CDIGOS DE BARRAS Y SISTEMAS RFID/EPC........... 19
CONCLUSIONES
ANEXO

CAPTULO I
1. CATALOGACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de catalogacin, sin antes conocer el significado de

catalogar; se conoce como catalogar al proceso, actividad de apuntar,
registrar o clasificar un objeto segn normas de ordenacin.
1.1. CONCEPTO:
Consiste en asignar a cada material un nico nombre de manera que sea

imposible la existencia de diferentes denominaciones para un mismo
producto o elemento. En el proceso de catalogacin, por un lado se
especifican datos tcnicos de dimensin, calidad, estructura, etc., que
definen las caractersticas de los materiales considerados y se realiza la
normalizacin de dichos, o sea se establece un estndar que define cada
uno de ellos. Para catalogar se clasifican todas las existencias similares
identificadas plenamente, de esta manera agrupando por caractersticas
comunes u homogneas, permitiendo clasificar en clases y subclases. Como
todo proceso, la catalogacin consume recursos; por lo tanto, estos deben
ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo
que una organizacin compra, sino aquello que se compra repetitivamente,
como materias primas, repuestos y materiales de oficina, entre otros;
aquello que se compra una sola vez como terrenos, edificios o maquinarias
grandes, no es necesario catalogarlo, pues se consideran activos fijos.La
catalogacin es sumamente importante en las empresas, por las diferentes
ventajas que ofrecen a las empresas, por tanto debe ser flexible y
adaptable a los futuros cambios en la organizacin y en el entorno; se dice
que sin catalogacin no hay organizacin logstica.

1.2. DEFINICIN:
Proceso y/o actividad del rea de logstica que consiste en la descripcin,

catalogacin, nominacin y numeracin de cada artculo con el fin de ser
identificado mediante un solo nombre, un solo nmero y una sola
descripcin. La catalogacin es la base de la identificacin de los artculos y
facilita de mejor manera su adquisicin. Con la catalogacin se pretende en
s, crear un lenguaje nico que facilite todo el control administrativo de los
materiales y/o productos.
1.3. VENTAJAS:
La empresa que planea, prepara y pone en ejecucin un catlogo de

materiales, obtiene una serie de ventajas en relacin con los inventarios y
su administracin, entre las cuales se citan a continuacin las ms
importantes:
Prevenir la emisin de rdenes de compra de materiales
innecesarios sobre todo cuando estos existan en el almacn con
otras denominaciones, lo que evitara el consiguiente gasto
financiero que ello representa.
Optimizar el uso del espacio fsico en el almacn, El tener el mismo
material con varios nombres obliga a almacenarlos separados de
unos de otros, impidiendo su consolidacin y aumentando los
esfuerzos para el control de stocks.
Reducir la inversin en inventarios, si en promedio un material tiene
dos nombres entonces el sistema logstico se multiplicara por dos;
del mismo modo, el listado de inventarios y, con ello, la necesidad
de capital de trabajo para mantener este nivel de inventarios.
Captar las relaciones de intercambialidad que existen entre los
materiales, evitando as compras innecesarias de material, ya que
pueden existir en el almacn otros que pueden cumplir la misma
funcin.

Mejorar los ciclos de rotacin en los almacenes, evitando

obsolescencias, materiales sin uso o sin movimiento. Ello ser
posible al tener los materiales plenamente identificados.
Agilizar la gestin de compras mediante el establecimiento de
estndares y normas para los materiales. El no tener estandarizado
los materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez que se
realiza la compra de estos.
Enfocar al personal del rea de compras y almacenes en una
variedad menor de inventarios, aumento as su eficiencia.
Hacer posible la identificacin y control de los artculos.
Crear un lenguaje nico en el mbito de abastecimiento.
Facilitar la adquisicin y controlarla.
Facilita la gestin y administracin de los almacenes.
Simplificar los inventarios, reduciendo el nmero de artculos y su
variedad.
Obtener un mejor resultado resultado en la administracin de los
inventarios por la reduccin de la influencia del costo de posesin
(costo mantenimiento de inventarios)
Hay que tener en cuenta que todas las ventajas que proporciona una buena
catalogacin de materiales inciden sobre los costos y utilidades de la empresa,
es decir sobre sus resultados, lo cual hace que se le considere como muy
necesario.
1.4. ETAPAS DE LA CATALOGACIN:

Para que la catalogacin represente un beneficio para la empresa, se
recomienda su realizacin a travs de las siguientes cuatro etapas, las
cuales se describen a continuacin:
1.4.1 Normalizacin: Consiste en la seleccin de aquellas caractersticas
fisicoqumicas, tales como tamao, peso, densidad, textura, entre
otras; que van a regir las compras y la gestin de los mismos en el
interior de la empresa., y que se adapten a esta; para constituir con
ellas las normas, usualmente escritas, a las que deben ceirse las

existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, as

como todas las personas que requieren y soliciten materiales en la
empresa. Se define a norma como el modelo que se ha establecido y
con el cual, cualquier objeto puede ser comprado, el objetivo o
finalidad de la norma es proporcionar criterios para juzgar, y ayudar a
prevenir variaciones innecesarias en las especificaciones de los
materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa. Por
ejemplo, en la gestin de un almacn se pueden normalizar los
pallets (estructuras de transporte) utilizados para el acomodo de los
productos. Entre las caractersticas a normalizar pueden estar sus
dimensiones externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado
para su fabricacin, de manera que cada vez que se solicite la compra
de pallets no se deban redefinir sus caractersticas.La tarea de
normalizar o establecer estndares requiere del uso de recursos de la
organizacin, del personal de compras, de los almacenes, de los
usuarios de los productos e inclusive del apoyo de los proveedores en
el establecimiento de la norma o estndar. Por ello se recomienda
realizar la estandarizacin de aquellos materiales que representen el
mayor gasto en compras o de compra repetitiva. No es necesario
establecer normas para todos los materiales.Consiste en establecer la
descripcin o denominacin del artculo que se va a utilizar en la
empresa, permitiendo precisar las caractersticas particulares de cada
artculo, en relacin con las generales, de manera de estar seguro de
su naturaleza especfica y de sus diferencias con otros artculos del
mismo grupo. Muchas veces una mala identificacin de un material
ocasiona la existencia de distinto nombres para el mismo artculo. La
identificacin debe concluir con la elaboracin de la ficha de
identificacin de los materiales. En esta ficha se registra la
informacin relacionada con el producto. Los elementos que
conforman una ficha de identificacin son los siguientes:

Descripcin del material.

Descripcin corta o abreviada.
Cdigo del producto.
Unidad de despacho.
Productos intercambiables.
Cdigo de la norma tcnica,rige el material, si es que la tuviera.
Dimensiones del material.
Conjunto o subconjunto del cual forma parte.
Embalajes y formas de almacenamiento.
1.4.2. Clasificacin: Consiste en la agrupacin de las existencias en base a

sus caractersticas comunes, uso, naturaleza u origen. Los diferentes
grupos que ya estn clasificados deben contener artculos lo
suficientemente distintos para evitar que un artculo pueda ser
considerado en ms de dos grupos diferentes, evitando as la
multiplicidad de denominaciones para un mismo artculo. La
agrupacin que se haga puede fraccionarse en clases, subclases y
secciones segn la variedad que pueda presentarse en cada
agrupacin que se haya efectuado; el nmero de grupos definidos,
as como las divisiones dentro de un mismo grupo depender de la
variedad de artculos que se tenga en la empresa.

1.4.3. Codificacin: Llamada tambin simbolizacin, es la etapa final de la

catalogacin de artculos y consiste en la asignacin de un cdigo
formado por nmeros o letras o un smbolo que identificara al
producto, distinguindolo por las caractersticas que le pertenecen,
de manera de representarlos y ahorrar esfuerzo, mental, tiempo y
gastos; e evitando errores y equivocaciones.
El empleo de letras en la elaboracin de un cdigo permite un mayor

nmero de combinaciones posibles que los nmeros. En cada espacio
o posicin del cdigo se pueden utilizar hasta 26 letras distintas, en
comparacin de los 10 nmeros posibles, pero debido a que los
equipos de cmputo manejan los cdigos numricos con mayor
facilidad, el uso de los nmeros es ms frecuente que el de las letras.
Entre los tipos de cdigo ms usados estn:
Cdigos estructurados: Son aquellos cdigos formados por letras
o nmeros, agrupados por familias o clases segn la etapa de
clasificacin. Cada grupo de dgitos tiene un significado con
respecto a su posicin en el cdigo; por ejemplo:
El cdigo 13-139-6328 las dos primeras posiciones (13) suelen
representar la familias de artculos, las siguientes tres (139) a una
clase dentro de la familia 13 y las ltimas cuatro posiciones
(6328) al producto. El nmero de elementos o posiciones en un
cdigo estructurado debe estar planificado de manera tal que se
pueda incorporar futuros cambios, incrementos o ampliaciones
en los grupos formados, sean estos familias y/o clases.
Cdigos Secuenciales: Son cdigos relativos utilizados en las
facturas, guas de remisin, formularios, etc. Este tipo de cdigo
facilita el conteo del total de documentos emitidos y por tanto su
control.

1.5. PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES:
1.5.1. Determinacin de las normas

Se considerara el establecimiento de normas o estndares, como
necesidad primordial en la confeccin del catlogo, a fin de unificar los
criterios de los usuarios y lograr reducciones apreciables en los stocks en
a base a la simplificacin de las existencias (catalogacin). Esto es muy
importante, en razn del criterio personal de cada usuario, al analizar
sus necesidades y aferrarse en la mayora de los casos a marcas,
caractersticas, dimensiones, etc., que considera indispensables para el
funcionamiento de su dependencia y por lo tanto negndose a
cambiarlas. En estos casos, mediante el dialogo con los usuarios, el
encargado o jefe de la catalogacin hacia la normalizacin debe
convencer de las ventajas que con ella obtiene la empresa.
1.5.2 Identificacin de cada material

Establecido las normas y seleccionado el personal que debe realizar la
catalogacin, se iniciara la identificacin de los artculos en stock,
teniendo presente que debe comenzarse por lo ms fcil, dejando los
artculos difciles de identificar para lo ltimo. En esta forma se van
obteniendo avances en la catalogacin, que permite apreciar resultados
rpidamente.Preparacin de la clasificacin a efectuar. Al efectuar la
clasificacin de materiales, se han seleccionado prcticamente de 2 a 4
dgitos del cdigo que se quiere utilizar, segn abarque dicha
clasificacin solo clases o tambin subclases, quedando nicamente lo
relacionado con la identificacin del articulo y el nmero de dgitos
necesarios para completar el cdigo. Para establecer cuantos dgitos la
identificaran plenamente el artculo, hay que analizar la mxima
cantidad de artculos que corresponden a una seccin dentro de las
existencias de almacn y determinar entonces cuantos elementos se
emplearan para completar el cdigo, teniendo presente, en estos casos,
que la mxima flexibilidad posible para un buen mantenimiento del

catlogo se obtiene con 4 elementos, ya que es improbable que dentro

de una seccin puedan existir ms de diez mil artculos diferentes.
1.5.3. Ordenamiento
El ordenamiento de los artculos, dentro de cada seccin del catlogo,
puede hacerse con 3 formas:
Orden Alfabtico.
Orden Numrico o por Dimensiones.
Segn el Catalogo del Productor.
Y al emitir las instrucciones, se deber establecer que ordenamiento se

empleara en cada clase de materiales y muchas veces en cada subclase.
Para ello deber considerar lo siguiente:
1) El orden alfabtico es conveniente utilizarlo con artculos que

carecen de caractersticas dimensionales y en los que la descripcin
prima sobre cualquier otra caracterstica para su identificacin.
A fin de dar flexibilidad al mantenimiento del catlogo con este tipo
de ordenamiento, es muy conveniente considerar en el cdigo el
equivalente numrico de las letras con que se inicia la descripcin,
de acuerdo a la tabla de equivalencias, que se muestra en el ANEXO
I de esta monografa.
2) El orden numrico o por dimensiones, se utiliza generalmente con
aquellos artculos cuya caracterstica principal en su dimensin, lo
cual permite diferenciarlo de otros artculos similares. Es necesario
tener en cuenta la existencia de artculos que tienen una sola
dimensin, otros que tienen dos, tres, cuatro o ms dimensiones y
en consecuencia establecer tablas de equivalencia similares a las
que se muestran en el ANEXO I de esta monografa y elegir una de
las dimensiones que primara en el ordenamiento para todos los
artculos.
3) El ordenamiento segn el catlogo del productor, se emplea en las
clases correspondientes a maquinarias y equipos, sus repuestos,

accesorios y consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el

producto de dicho material ha ordenado su catlogo. En esta forma
se facilita la codificacin y el mantenimiento del catlogo de la
empresa, sin utilizar el cdigo del productor, salvo que sea factible
hacerlo, lo cual se determinara mediante el anlisis
correspondiente.
1.5.4 Distribucin de los materiales:
Otro aspecto que normalmente se encontrara en la empresa, es lo

concerniente a materiales que se piden para entrega directa al
solicitante. Es conveniente establecer una clase para materiales que se
denominaran Material solicitado para entrega directa al solicitante, sin
detencin ni stock en el almacn y cuyas secciones correspondan a las
dependencias que forman la empresa.
1.5.5. Eleccin de un sistema de catalogacin:
La preocupacin principal para la dependencia de logstica es que

disponga de una biblioteca de catlogos de productores de equipos,
maquinaria y materiales en uso, con la finalidad de que el personal que
realice la identificacin tenga elementos de consulta para llevarla a
cabo.

1.5.6. Asignacin de cdigos:
Se recomienda que la codificacin de artculos nuevos se efectu sobre

la requisicin por materiales (especificacin de los materiales
necesitados a comprarse), enviada al Departamento de Compras a
iniciar la adquisicin de estos materiales. En esta forma se evita utilizar
clasificaciones provisionales, porque a la llegada de los artculos nuevos,
ya estos disponen de su respectivo cdigo. Sin embargo, siempre es
conveniente disponer de una clase para Clasificacin provisional, en
razn de que nunca faltan compran urgentes que eluden el tramite o
procedimiento de compras. Procesamiento de los materiales
identificados.
Una vez realizada la asignacin a cada artculo, se recomienda que al
finalizar cada mes se revise, a fin de trasladar a su clasificacin
definitiva.
1.6. FINALIDAD DE LA CATALOGACIN:

Establecer una pauta o esquema general que facilite la clasificacin de
materiales, en la empresa.
1.7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CORRECTA CATALOGACIN:

Se analizaran los diferentes tipos de materiales y equipos que tenga la
entidad seleccionndose aquellas clases de la clasificacin general de
materiales (C.G.M) que puedan utilizarse.
Para los materiales o equipos, tpicos o propios de la empresa se
emplearan las 40 ltimas clases que normalmente estarn disponibles.
(ANEXO II)
Al preparar el Manual de Catalogacin, con las instrucciones que deben
tener en cuenta los que confeccionen el catlogo de la empresa, hay que
indicar:
1) Finalidad del Manual.
2) Objetivos.
3) Instrucciones para catalogar materiales.

4) Clasificacin de Materiales, estableciendo las clases a utilizar y si es
posible sub-clases.
El personal que lleve a cabo la catalogacin no debe ser muy numeroso,
para evitar en lo posible que la variedad de criterios puedan entorpecer y
alargar la confeccin del catlogo.
Un clsico error es asignar cdigos a los materiales y tener listados de los
materiales codificados y creer que es disponer de un catlogo.
1.8. RESULTADOS Y BENEFICIOS DE LA CATALOGACIN:

Una vez efectuado se pueden observar los resultados a travs del ahorro
de costos, debido a que se simplifica los grupos de materiales, para evitar
gastos innecesarios de materiales ya existentes, pero quizs con otro
nombre o misma funcin.
1.9. IMPORTANCIA DE UN CATLOGO EN LA ACTUALIDAD:

Se puede apreciar imgenes en los ANEXOS III Y IV, en los que respecta a lo
que se hace hoy en las organizaciones. Depuracin, estructuracin o
Administracin o mejora?
CAPTULO II
2. CODIFICACIN DE MATERIALES
No se podra hablar de codificacin, sin antes conocer el significado de

codificar; se conoce como codificar al proceso, actividad de representar
cada artculo por medio de un cdigo que contienen las informaciones
necesarias y suficientes por medio de nmeros y letras.

2.1. CONCEPTO:
Debido a la gran variedad de productos con los que se trabaja en empresas,
es fundamental tener una codificacin apropiada para la mercadera que se
maneja, esto permite obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones
de compra, almacenamiento y control de stocks (Ferrin, 2003). Para un
sistema de control de almacenes, una codificacin completamente
numeral y correlativa es la ms recomendable, sobre todo para efectos de
su bsqueda en el catlogo y su ubicacin en los archivos del sistema.
2.2. SISTEMAS DE CODIFICACIN:

Los sistemas de codificacin ms usados son los siguientes:
a) Sistema Alfabtico: Codifica los materiales con un conjunto de letras,
cada uno de las cuales identifica determinadas caractersticas y
especificacin. Este limita el nmero de artculos y es de difcil
memorizacin, razn por la cuales es un sistema poco utilizado.
b) Sistema Alfanumrico: Es una combinacin de letras y nmeros, que
abarca un mayor nmero de artculos. Las letras representan la clase de
material y su grupo en esta clase, mientras que los nmeros
representan el cdigo indicador del artculo, por ejemplo: CGR 785
c) Sistema Numrico: Es el ms utilizado en las empresas por su
simplicidad, facilidad de informacin e ilimitado nmero de artculos
que abarca.
Se puede apreciar una tabla de un sistema de codificacin bsico, en el
ANEXO V
2.3. CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:

Segn Sols (2005), un sistema de codificacin debe cumplir ciertas
caractersticas, para que se garantice su trabajo de manera eficiente, estas
son:

Uniforme: La apariencia debe ser la misma en todos los casos.

Conciso: Esto se refiere a reducir el cdigo al menor de nmero de
dgitos posibles.
Estructurado: Los dgitos del cdigo deben poseer un cierto significado
para el usuario, de manera que, as sea un poco ms fcil de recordarlo
o relacionarlos.
nico: Cada producto debe tener un cdigo nico y viceversa, estos es
muy importante ya que de no cumplirse, las consecuencias podran ser
muy graves y generara desorden en el almacn.
Universal: Los cdigos deben poder ser aplicables a la totalidad de
productos que se encuentran en el almacn.
Permanente: Los cdigos asignados, a cada producto, no deben de ser
cambiados, en ningn momento, mientras est vigente el sistema
utilizado por el almacn. Amigable: Esto se refiere a que se puedan usar
y recordar fcilmente.
2.4. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:

- Permite acelerar las operaciones en caja disminuyendo la posibilidad de
error.
- Permite extraer rpidamente el precio correspondiente a cada artculo
desde una base de datos.
- Los comerciantes y distribuidores cuentan con la posibilidad de introducir
un sistema de gestin de stocks para controlar, producto a producto, el
movimiento de sus mercaderas, facilitando la preparacin de los pedidos
sin fallas.
2.5. FORMA DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CDIGO DE MATERIALES:

Uno de los aspectos que es necesario insistir es en el significado del cdigo,
cuando se han dado las instrucciones para que el personal haga la
catalogacin. Por ello es conveniente adoptar una forma de presentacin de

dicho significado, que facilite la comprensin por parte del personal de la

empresa.
Una manera de hacerlo sera la siguiente:
a) Qu es un cdigo de materiales?
Un cdigo de materiales dentro de la empresa es el requisito
indispensable para que el personal que requiere retirar el artculo del
almacn, pueda hacerlo sin tropiezos y con la seguridad de que le van a
entregar lo que l desea. Pedirlo por su descripcin y caractersticas
sera demasiado engorroso y causara prdida de tiempo y es por ello
que cada artculo recibe un cdigo, compuesto generalmente por
nmeros.
Dichos nmeros se fijan de acuerdo con determinada clave, que por su
estructura haga posible determinar en el acto a qu clase de material
corresponde, dentro de la clase a que sub-clase; que ordenamiento se
ha seguido y en muchos casos algunas de sus caractersticas.
El conocimiento de la construccin de la clave para asignar los cdigos
nos es ningn secreto destinado a un reducido grupo de personas, sino
que debe ser ominado por todos aquellos que tengan que utilizar
materiales. Esto permite que los nmeros que forman el cdigo no sean
grupos de cifras sin vida, sino elementos que permiten conocer la razn
de su existencia y su significado.
b) Elementos que forman el cdigo
El cdigo de materiales se compone de 9 cifras que se agrupa en el
siguiente orden:
Por qu cifras y porque agrupados en esa forma?

1. Los nmeros de cdigo se componen todos de 9 dgitos, para facilitar
la contabilizacin mecanizada. Adems se simplifica con ello,

considerablemente, la confeccin y manipulacin de los documento

relacionados con los materiales.
2. La manera como se agrupan estos nueros hace posible determinar a
primera vista de que material se trata, con bastante exactitud en lo
relacionado a su naturaleza y uso. Tambin puede establecerse como
se han agrupado los artculos en cada sub-clase.
c) Significado de los grupos
1. Este primer grupo formado por dos dgitos representa la Clase de

Material a la cual pertenece el artculo codificado.
Se utilizan dos dgitos a fin de dar al catlogo suficiente flexibilidad
para el mantenimiento futuro, dando la posibilidad de disponer de
cien clases de diferentes materiales:
2. Este grupo formado tambin por dos dgitos, significa la sub-clase que
dentro de la clase contiene el artculo codificado.
Como en el caso 1 al asignar dos dgitos a la sub-clase, se est
posibilitando el disponer de cien sub-clases dentro de cada clase,
facilitando as el mantenimiento futuro del catlogo.
3. Este grupo compuesto de un solo digito significa el ordenamiento que

tienen los artculos dentro de cada sub-clase, pudiendo ser este
alfabtico, numrico o de acuerdo al catlogo del productor.

4. El cuarto grupo se compone de cuatro dgitos y es el nmero del

artculo, que se fija segn las caractersticas propias que este tenga o
presente.
Puede utilizarse tablas de equivalencias de las dimensiones,
caractersticas de colores, orden correlativo, caractersticas propias,
del artculo, etc., lo que facilita la identificacin plena del artculo por
el personal que usa o maneja el material.
2.6. CODIFICACIN DE UBICACIONES:

Segn Sols (2005), de la misma manera que los productos son codificados en
un moderno sistema de almacenes tambin se debe codificar las ubicaciones.
En estos casos si se recomienda usar cdigos alfanumricos, los cuales sirven
para identificar la zona (rea) a la cual pertenecen, luego les siguen las filas en
las que se encuentran la columna dentro de esa fila y el nivel o altura al que
esta la ubicacin, como se puede ilustrar en la siguiente figura.
Debido que, por lo general se trabaja con productos muy distintos entre s, no
es conveniente asignar a los productos ubicaciones de manera aleatoria sin
seguir algunas normas bsicas previas para un buen almacenaje. Al respecto,
Clamo (2004) hace mencin de los siguientes aspectos a tener en cuenta:
Valor del Producto: Cuando se trabaja con productos de gran valor. Por
ejemplo aretes, pulseras de oro, o elementos muy pequeos y de gran costo,
cuya prdida podra volverse significativa para el almacn de la empresa, en
este caso se requiere ubicaciones altas, uso de montacargas para acceder a la
mercadera.
Demanda: Si se est trabajando con un producto de gran demanda, lo ms
recomendable es que se ubique una buena parte del stock disponible en los

niveles ms bajos y accesibles del almacn, para evitar perder tiempo

buscndolo.
Configuracin: Cada almacn est dividido por reas, las cuales han sido
sealadas pensando en los riesgos que origina mantener cerca un producto de
otro. El uno ubicar un producto en el rea sealada, para el mismo, no solo
podra ocasionar un desorden, sino podra daarlo y en lo peor de los casos a
los que estn cerca de l.
2.7. SISTEMAS DE CODIFICACIN. CDIGOS DE BARRAS Y SISTEMAS RFID/EPC

Los sistemas de codificacin tienen por objetivo asignar un cdigo, ya sea
formado por letras, nmeros, barras u otros caracteres, para identificar
inequvocamente un producto. De entre las distintas alternativas de
codificacin vamos a revisar los sistemas basados en barras, debido a su uso
extendido, y los sistemas basados en radio frecuencia (RFID/EPC), debido a las
grandes ventajas que proporcionara su utilizacin masiva.

CONCLUSIONES
La catalogacin es sumamente importante en las empresas, esta debe ser
flexible y adaptable a los cambios constantes de toda organizacin y de su
entorno; es difcil concebir a una empresa competitiva, en el rea logstica,
sin el uso de la catalogacin.
La catalogacin permite la identificacin de los artculos y facilita su
adquisicin. Con la catalogacin se logra crear un lenguaje nico que facilita
el control administrativo de los materiales y/o productos.
La catalogacin represente un beneficio para la empresa, su realizacin se
debe implementar a travs de las siguientes cuatro etapas: normalizacin,
identificacin, clasificacin y codificacin (simbolizacin), cdigos
estructurados y secuenciales.
Una vez efectuado la catalogacin se pueden observar los resultados en la
reduccin de costos, debido a la simplificacin de los grupos de materiales,
evitando gastos innecesarios de materiales ya existentes.
El proceso de codificacin de un artculo por medio de un cdigo, que
contienen la informacin necesaria del artculo, es importante porque
permite obtener ventajas en lo que se refiere a las gestiones de compra,
almacenamiento y control de stocks.
Un sistema de codificacin debe cumplir ciertas caractersticas, para que se
garantice su trabajo de manera eficiente, estas son: uniforme, conciso,
estructurado, nico, universal, permanente, amigable.
La implantacin de la codificacin permite a las empresas acelerar las
operaciones en caja, calcular de forma rpida el precio de cada artculo.
La codificacin permite a los distribuidores introducir un sistema de gestin
de stocks para controlar el movimiento de sus mercaderas, para que la
preparacin de los pedidos sea ms dinmica.
Los sistemas de codificacin permite identificar inequvocamente un
producto. La codificacin de los sistemas basados en barras y los sistemas
basados en radiofrecuencia (RFID/EPC), proporcionan grandes ventajas en su
utilizacin.

ANEXOS
ANEXO 1
TABLA DE EQUIVALENCIAS (Tabla Ejemplo)
Finalidad: Facilitar la codificacin de los artculos ordenados alfabticamente y dar
flexibilidad al catlogo, posibilitando su mejoramiento.
Letras Nmeros Letras Nmeros Letras Nmeros

A 01 J 10 S 19
B 02 K 11 T 20
C 03 L 12 U 21
D 04 M 13 V 22
E 05 N 14 W 23
F 03 O 15 X 24
G 07 P 16 Y 25
H 08 Q 17 Z 26
I 09 R 18
Empleo: Dentro de cada sub-clase, cuando el ordenamiento es alfabtico se utilizara
esta tabla para codificar los 2 primeros dgitos del artculo e indicar que la descripcin
del artculo comienza por la letra equivalente al nmero utilizado. Se obtiene as la
seguridad de que no se mezclaran las palabras que designa el o los artculos, ni se
producirn confusiones durante la utilizacin y mantenimiento del catlogo.
Ordenamiento segn dimensiones (Ejemplo)

Finalidad: Codificar los artculos, representando la dimensin por su equivalencia.
Dimens. Equiv. Dimens. Equiv. Dimens. Equiv. Dimens. Equiv.

1/64 01 17/64 17 33/64 33 49/64 49
1/32 02 9/32 18 17/32 34 25/32 50
3/64 03 19/64 19 35/64 35 51/64 51
1/16 04 5/16 20 9/16 36 13/16 52
5/64 05 21/64 21 37/64 37 53/64 53
Empleo: Dentro de las subclases cuando se ordenan artculos que tienen una
dimensin y esta es menor de una pulgada, se empleara esta tabla para codificarlos. En
esta forma se est reemplazando la dimensin del artculo por su equivalencia,
empleando generalmente para ello los dos ltimos dgitos del cdigo que se
establezca.

ANEXO 2
CLASIFICACIN GENERAL DE MATERIALES (Tabla Ejemplo)
Cdigo Descripcin de la Clase

01 Material considerado fuera de uso
02 Material solicitado para entrega directa al solicitante
03 Material de ferretera en general
04 Herramienta de Mano y Porttiles Repuestos y Accesorios
05 Maquinas Herramientas y sus repuestos. Accesorios
06 Productos bsicos de Metal
07 Soldaduras, equipos para soldar
08 Material para Empaquetaduras
09 Artculos para Trasmisin
10 Rodamientos, sus repuestos y accesorios
20 Vehculos automviles repuestos y accesorios
21 Equipos de transporte y manipulacin de materiales
30 Medicinas
31 Productos Qumicos
32 Material y equipo fotogrfico, repuestos y accesorios
33 Material y equipo para oficina
34 tiles de aseo y limpieza, equipos para limpieza
35 Material y equipo para envasar y embalar
36 Alimentos y bebidas
37 Material para servicio de comedor y cocina, equipos y accesorios
38 Ropa
39 Instrumentos de precisin, repuestos y accesorios
ANEXO 3
DEPURACIN

ANEXO 4
ANEXO 5
SISTEMA BSICO DE CODIFICACIN
ARTCULO REFERENCIA
CUADERNO 50 HOJAS CUADRICULADO 123
CUADERNO 100 HOJAS CUADRICULADO 125
CUADERNO 50 HOJAS FERROCARRIL 127
PRODUCTO CLASIFICACIN CODIFICACIN
CUADERNO GRUPO 1
CUADRICULADO SUBGRUPO 101
50 HOJAS REFERENCIA 101123

Catalogacion y Codificacion

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UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERA

BENITO ZRATE OTAROLA

OMAR AQUINO AQUINO

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 1

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 2

No se podra hablar de catalogacin, sin antes conocer el significado de

Consiste en asignar a cada material un nico nombre de manera que sea

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 3

Proceso y/o actividad del rea de logstica que consiste en la descripcin,

La empresa que planea, prepara y pone en ejecucin un catlogo de

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 4

Mejorar los ciclos de rotacin en los almacenes, evitando

1.4. ETAPAS DE LA CATALOGACIN:

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 5

existencias de los almacenes y las adquisiciones que se hagan, as

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 6

Descripcin del material.

1.4.2. Clasificacin: Consiste en la agrupacin de las existencias en base a

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 7

1.4.3. Codificacin: Llamada tambin simbolizacin, es la etapa final de la

El empleo de letras en la elaboracin de un cdigo permite un mayor

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 8

1.5. PROCEDIMIENTO PARA CATALOGAR MATERIALES:

1.5.1. Determinacin de las normas

1.5.2 Identificacin de cada material

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 9

catlogo se obtiene con 4 elementos, ya que es improbable que dentro

Y al emitir las instrucciones, se deber establecer que ordenamiento se

1) El orden alfabtico es conveniente utilizarlo con artculos que

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 10

accesorios y consiste en ordenar las secciones de acuerdo a como el

1.5.4 Distribucin de los materiales:

Otro aspecto que normalmente se encontrara en la empresa, es lo

1.5.5. Eleccin de un sistema de catalogacin:

La preocupacin principal para la dependencia de logstica es que

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 11

1.5.6. Asignacin de cdigos:

Se recomienda que la codificacin de artculos nuevos se efectu sobre

1.6. FINALIDAD DE LA CATALOGACIN:

1.7. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA UN CORRECTA CATALOGACIN:

3) Instrucciones para catalogar materiales.

1.8. RESULTADOS Y BENEFICIOS DE LA CATALOGACIN:

1.9. IMPORTANCIA DE UN CATLOGO EN LA ACTUALIDAD:

No se podra hablar de codificacin, sin antes conocer el significado de

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 13

2.2. SISTEMAS DE CODIFICACIN:

2.3. CARACTERSTICAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 14

Uniforme: La apariencia debe ser la misma en todos los casos.

2.4. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE CODIFICACIN:

2.5. FORMA DE PRESENTAR EL SIGNIFICADO DEL CDIGO DE MATERIALES:

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 15

dicho significado, que facilite la comprensin por parte del personal de la

Por qu cifras y porque agrupados en esa forma?

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 16

considerablemente, la confeccin y manipulacin de los documento

1. Este primer grupo formado por dos dgitos representa la Clase de

3. Este grupo compuesto de un solo digito significa el ordenamiento que

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 17

4. El cuarto grupo se compone de cuatro dgitos y es el nmero del

2.6. CODIFICACIN DE UBICACIONES:

FACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIAL Y SISTEMAS Pgina 18

niveles ms bajos y accesibles del almacn, para evitar perder tiempo