CDIGO PAGINA

UNIVERSIDAD AUTNOMA DE SAN LUIS POTOS DIG-GEC-PRC-01 1 DE 9

PROCEDIMIENTO
FECHA DE
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS REVISIN
EDICIN 2
VERSIN 0
07/10//13

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Y REGISTROS

Responsable Revis Aprob

L.A. Liliana Berenice Rivera
Nombre L.A. Beatriz Araceli Moreno Snchez. Ing. Fernando Cuevas Castro.
Crdenas
Coordinador de
Coordinadora de Mantenimiento al Director Institucional de Gestin de
Puesto Documentacin
SGC Calidad

Firma

DOCUMENTO CONTROLADO POR EL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD PROHIBIDA SU REPRODUCCIN PARCIAL O TOTAL. ESTA VERSIN ES VIGENTE SI SE
CONSULTA EN LA RED O EN EL CENTRO DE DOCUMENTACIN.
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1. Objetivo
Establecer los criterios que garanticen el adecuado control de la documentacin (documentos y registros) del
Sistema Integral de Calidad (SICAL) de la UASLP.

2. Alcance
Este procedimiento aplica a toda la estructura documental del SICAL para asegurar su efectividad.

3. Responsables
Coordinador de Documentacin
Responsable de Tecnologas de la Informacin
Jefe del Depto. de Mantenimiento al Sistema de Gestin de Calidad
Coordinadores de Calidad
Responsables de documentos

4. Definiciones

Documento/Documentacin Conjunto de informacin organizada que posee datos significativos del SICAL y
su medio de soporte.
Estructura Documental Es la documentacin del SICAL, la cual incluye:
Manual de Calidad (Poltica y Objetivos de Calidad)
Procedimientos de Calidad
Manuales Operativos (los necesarios determinados por el SICAL para
asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de sus procesos)
Registros (los requeridos por la Norma ISO y los necesarios
determinados por el SICAL para asegurar la eficaz planificacin,
operacin y control de sus procesos)
Documentos Internos Son todos los documentos adicionales a la estructura documental requeridos
por la organizacin, para asegurar la efectiva planeacin, operacin y control
de sus procesos. (Ejemplo: guas tcnicas, especificaciones, tabuladores,
calendarios, otros manuales, etc.).
Documentos Externos Documentos que pertenecen a entidades externas del SICAL de la UASLP y
que marcan directrices para la realizacin de las funciones.
Registros Documento que presenta los resultados obtenidos y representan la evidencia
objetiva del trabajo realizado.
Legibilidad Que la informacin contenida en los registros sea clara y pueda leerse
Identificacin Nombre y/o cdigo con el que se reconoce a cada registro (formato).
Almacenamiento Lugar, dispositivo o equipo donde se encuentra fsicamente el Registro.
Proteccin Asegurar la integridad de los registros durante todo su periodo til.
Recuperacin Facilidad de acceso a los registros y a la informacin contenida en ellos,
tomando en cuenta su localizacin y su clasificacin.
Documentos Controlados Son todos los documentos generados por parte del SICAL, sujetos de
actualizacin cuando el original sufra cambios.
Pgina de Internet SICAL Sitio virtual de Informacin, ubicado en la direccin electrnica
www.sical.uaslp.mx que contiene la informacin referente al Sistema Integral de
Calidad de la UASLP.
Centro de Documentacin Es el lugar donde se coloca la documentacin en papel del SICAL (EL MAC se
encuentra nicamente en la DIGC, bajo el resguardo del Coordinador de
Documentacin; mientras que los manuales operativos se mantienen impresos
en la dependencia correspondiente, y es responsabilidad de cada Coordinador
de Calidad mantenerlos actualizados).
Vigencia Se consideran documentos vigentes slo aquellos que se encuentran
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publicados en la Pgina de Internet SICAL y en el Centro de Documentacin,

siempre y cuando ste tenga el mismo contenido.
Cambios en Los cambios a documentacin (estructura documental) se reciben en cualquier
documentacin (fechas de fecha excepto cuando se realizan auditoras; en este caso, se debern entregar
entrega) al coordinador de documentacin cinco das hbiles antes de la fecha
programada de auditora.

5. Desarrollo

No. Actividad Descripcin de la actividad

Control de Documentos del SICAL

1. Elaboracin de El Coordinador de Documentacin y el Equipo Coordinador de Calidad, administran los

Documentos. documentos del SICAL, los cuales son elaborados por cada responsable de actividad
que interviene en un proceso, de acuerdo a la gua para la elaboracin de documentos
(DIG-GEC-GIA-01).

La elaboracin consiste en la generacin o desarrollo de un documento

borrador por las personas que intervienen en un proceso, considerando cuatro
etapas principales:
o Planeacin
o Redaccin
o Revisin
o Edicin

Asegurarse que el documento cumple los lineamientos establecidos en la Gua

para la Elaboracin de Documentos (DIG-GEC-GIA-01)
Asegurarse que el documento sea procesado en los tiempos estipulados en el
anexo 1.
El documento se somete a revisin, aprobacin y/o actualizacin.
Difusin del documento, al personal involucrado

2. Revisin y La revisin y aprobacin de documentos consiste en:

Aprobacin de Verifica el cumplimiento con los lineamientos establecidos en la gua para la
documentos. elaboracin de documentos, antes de ser emitidos.
Verificar que estn descritas las prcticas reales de cada proceso
Cada documento se turna a la autoridad que corresponda para ser aprobado.
Cada responsable de documento debe revisar y mantener actualizada su
documentacin, as como recolectar las firmas correspondientes en la portada
(elaboracin, revisin y aprobacin).
Enviar el documento, electrnico y en papel, a su Coordinador de Calidad con
las firmas de autorizacin correspondientes.

3. Revisin y El coordinador de calidad se encarga de revisar los documentos aprobados de su

actualizacin de dependencia o entidad, adems verifica que cada documento cumpla los lineamientos
los documentos anteriormente mencionados.

Asegurarse de lo siguiente, cuando un documento es modificado:

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Identificacin de cambios en la documentacin (control de cambios de cada

documento)
Estado de la versin vigente de los documentos
Disponibilidad de los documentos del SICAL en los puntos de uso (versiones
pertinentes de cada documento y en el centro de documentacin)
Documentos legibles y fcilmente identificables.

Se considera como documento aprobado aqul que cuenta con las firmas
correspondientes en la portada. El coordinador de calidad o lder de proceso de cada
rea enva los documentos al Coordinador de la documentacin del SICAL, quien a su
vez revisa el cumplimiento de los lineamientos establecidos en este procedimiento y en
la gua para la elaboracin de documentos y se registra en el formato DIG-GEC-FRM-
19; posteriormente se publica en la pgina de Internet del SICAL, y notifica va correo
electrnico la publicacin del mismo.

4. Identificacin de Cuando se utilice un documento externo en la operacin, el responsable debe

los documentos cumplir con lo siguiente:
externos Notificar al Coordinador de Calidad el nombre, vigencia y usuarios del
documento.
Actualizar el documento a los usuarios.
Recolectar los documentos obsoletos y destruirlos en su caso, o mantenerlos
para referencia.
El Coordinador de Calidad genera el Control de Documentos
Internos/Externos (DIG-GEC-FRM-03) y lo enva al Coordinador de
Documentos del SICAL para su publicacin en la Pgina de Internet SICAL.

5. Control de la La distribucin de la documentacin se mantiene disponible en la pgina de Internet

distribucin de SICAL, en formato .pdf, para su consulta.
documentos Cada responsable de documento, que para su aplicacin maneja documentos de
(internos y origen externo, es el responsable de mantenerlos ordenados de acuerdo al DIG-GEC-
externos) FRM-03.
Verificar y asegurarse de que las versiones disponibles de origen externo se
encuentren actualizadas, y que las copias distribuidas correspondan a la ltima versin
de los documentos originales.

Para prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, cada Lder de proceso

y Coordinador de Calidad estn facultados para destruir los documentos que ya hayan
sufrido modificaciones. En caso de que algn documento deba mantenerse, deber
identificarse en una carpeta o archivo electrnico con la leyenda de documento
obsoleto

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Control de Registros

1. Identificacin Los registros se identificaran de la siguiente forma por Nombre y/o Cdigo, de acuerdo
a lo siguiente (en caso de que se identifique por cdigo)
EL CDIGO es identificador nico de un documento, compuesto por:

TIPO DE DOCUMENTO
PRC Procedimiento
GIA Gua
FRM Formato

2. Almacenamiento Los registros en medios electrnicos son contenidos en los dispositivos y equipos que
se requieran como son carpetas, archiveros, disquetes, CDs, zip, disco duro, servidor
y cualquier otro dispositivo que se requiera, de acuerdo a la tecnologa utilizada.

Los registros en papel se mantienen en reas de almacenamiento como gavetas,

archiveros, cajones, debidamente identificados y organizados de acuerdo a las
necesidades de cada proceso (DIG-GEC-FRM-04).

3. Proteccin El personal asignado por la autoridad correspondiente a cada dependencia o entidad,

es el responsables de la integridad de los registros generados por el personal a su
cargo, por lo que designan el lugar adecuado para la ubicacin de los mismos evitando
que puedan ser daados, perdidos o deteriorados. (DIG-GEC-FRM-04).

4. Recuperacin Todos los registros de calidad en papel o electrnicos son clasificados fsicamente por
el generador (por nombre, fecha, tipo de informacin u otra forma conveniente para el
usuario) y ubicados en sitios accesibles al personal que los requiere para el desarrollo
de su trabajo, permitiendo su fcil y oportuna recuperacin. (DIG-GEC-FRM-04).

5. Retencin Los responsables de rea analizan cada tipo de registros y determinan el periodo en
que se guardarn, considerando lo estipulado en los elementos regulatorios y legales
aplicables al SICAL; este tiempo de retencin se registra en cada procedimiento y en el
control de registros de calidad. (DIG-GEC-FRM-04).

Cuando se requiere archivar en forma permanente un registro, su tiempo de retencin

con un periodo de tiempo considerable, actualizando el tiempo de retencin cuando
sea necesario.

6. Disposicin El destino final, guarda permanente o eliminacin de los registros, lo determinan los
lderes de proceso de acuerdo a su uso y/o a lo indicado en la ley cuando aplique.
Los registros pueden ser eliminados por el responsable una vez que se cumpla el
tiempo de retencin. (DIG-GEC-FRM-04).

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7. Revisin de Los responsables de procedimientos depuran sus archivos de registros para dar
registros disposicin final a aquellos que hayan cumplido su tiempo de retencin (DIG-GEC-
FRM-04).

8. Difusin El Lder de Proceso debera asegurarse de difundir al personal involucrado en el

proceso y/o usuarios de los documentos, los cambios realizados en un lapso no mayor
a 5 das habiles posteriores a la publicacin del mismo.

6. Registros
Nombre PRC-01 Cdigo Tiempo de Retencin
Control de Documentos Internos/Externos DIG-GEC-FRM-03 1 Ao
Control de Registros de Calidad DIG-GEC-FRM-04 1 Ao
Control de publicacin de documentos DIG-GEC-FRM-19 1 Ao
Correo electrnico N/A 1 Ao

7. Referencias

ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad Requisitos

ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad Fundamentos y Vocabulario
Manual De Calidad MAC
Gua para la elaboracin de documentos DIG-GEC-GIA-01

8. Instructivos Relacionados

N/A

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9. Control de Cambios

CAMBIOS AL PROCEDIMIENTO

SECCIN VERSIN FECHA DE DESCRIPCIN DEL CAMBIO

REVISIN
TODAS 0 01/03/10 Actualizacin a la Norma ISO 9001:2008
Se agrega el punto 16 Edicin en la parte de Desarrollo
3.Responsables Cambi el responsable del procedimiento de L.A. CLAUDIA CHAVEZ a ING.
4. Definiciones TANIA J. AMAYA GRIMALDO.
Se sumaron las responsabilidades del Auxiliar Administrativo de Servicios
5.Desarrollo Informticos al Coordinador de Documentacin.
1 08/06/10 El Centro de Documentacn, nicamente se encontrar en la DIGC.
6. Registros El Coordinador de Calidad deber mandar el documento modificado y la cartula
8. Instructivos con las firmas, de manera electrnica para su publicacin.
El Coordinador de Documentacin notificar una vez realizado y publicado el
Relacionados cambio.
10. Anexos
Modificacin en la definicin de Centro de Documentacin.

Se agreg: El Coordinador de Calidad, segn las necesidades de cada

4. Definiciones
2 07/07/10 dependencia distribuye y actualiza los documentos el centro de documentacin
5. Desarrollo correspondiente y destruye los ejemplares obsoletos en papel.

Cambio de JEFE DEL DEPTO. DE MANTENIMIENTO AL SGC.

ANEXO 1 Se modific la tabla de tiempos estimados por la emisin de
10. ANEXOS 3 28/03/11 documentos

5. Desarrollo Se incluy el registro de Correo electrnico.

4 31/05/11
Se agreg a la actividad 4 el envo de la cartula firmada.
6. Registros
Se incluyen actividades de control de registros para compactarse en un solo
Todas 5 23/07/2011 procedimiento.

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Se eliminan las siguientes definiciones del Procedimiento (estn incluidas en la

gua):
Documentos no Controlados; Son aquellos que no son controlados en su
distribucin, y por lo tanto no requieren de una actualizacin cuando el original
sufra un cambio.
6 09/11/2011
Manual de Calidad: Documento que describe de forma clara y coherente el SICAL,
4. Definiciones
conforme a los requisitos planteados en la norma ISO 9001:2008. Incluye la poltica
y objetivos de calidad.
Manual Operativo: Documento especfico por procesos de cada Dependencia de la
5.Desarrollo Administracin Central y Entidad Acadmica que forma parte del SICAL, muestra
los lineamientos para realizar sus actividades, y define la responsabilidad y
autoridad de cada puesto. Incluye los documentos Internos y Externos.
6. Registros Procedimiento: Sucesin cronolgica de operaciones enlazadas entre s, que se
constituyen para realizar una actividad o tarea especfica de un proceso.
Todo procedimiento involucra actividades y tareas del personal, determinacin de
tiempos, de mtodos de trabajo y de control para lograr el cabal, oportuno y
eficiente desarrollo de las operaciones.
Los procedimientos pueden incluir un documento adicional que describe de forma
detallada y especfica una parte de dicho procedimiento, al cual se le denomina
INSTRUCTIVO.
Procedimiento de Calidad: Son los procedimientos requeridos por la Norma ISO
9001:2008, y los necesarios para dar soporte a cada proceso de las Dependencias
y Entidades. Establecen los lineamientos generales (las directrices) para el buen
funcionamiento y operacin del SICAL.
Formatos: Se desarrollan y mantienen para registrar los datos que demuestran el
cumplimiento de los requisitos del SICAL.

Se elimina lo siguiente: Las copias impresas de documentos externos pblicos

sern consideradas como documentos no controlados, debido a que cualquier
usuario puede tener acceso a ellos por diferentes medios pblicos, lo cual dificulta
su control.

Se elimina lo siguiente: El personal responsable de cada documento, al generar o

modificar un formato asociado a la operacin del mismo, lo identifica de acuerdo a
la gua para la elaboracin de documentos, mediante las siguientes opciones:
Nombre, y/o
Cdigo
El Coordinador de Calidad de cada divisin o entidad, concentra en el Control de
Registros de Calidad (DIG-GEC-FRM-04) el total de los registros generados. Los
registros generados en el SICAL permanecen legibles, fcilmente identificables y
recuperables.
Para asegurar que los registros (formatos) son legibles (claros, completos y
entendibles para la lectura) se imprimen en papel o se generan en medios
electrnicos.
Se elimina el control de cambios en formatos.
Se elimina lo siguiente: Archivo Central de la Universidad
En este se realiza la guarda permanente de los registros cuando alguna divisin o
entidad lo requiera y en l se mantiene:
Aquello que no ha expirado en su retencin pero que ya no se requiere
en las reas de trabajo.
Aquellos registros cuyo tiempo de retencin ha expirado pero se
mantiene para fines legales o de referencias.

Se clarifica la redaccin en el desarrollo del procedimiento respecto al control de

6 12/02/2013
registros.
6. Desarrollo 7 05/05/2013
Actualizacin de responsables Director Institucional de Gestin de Calidad

Clarificacin de la actividad para actualizar un documento, integracin de registro

para control de publicacin de documentos (DIG-GEC-FRM-19), actualizacin del
apartado 3. Responsables.
TODAS Ed. 2- Ver.0 07/10/2013 Actualizacin por nuevo ciclo de certificacin.

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10. Anexos
1. Tabla de tiempos estimados por la emisin de documentos

ANEXO 1
TABLA DE TIEMPOS ESTIMADOS POR LA EMISIN DE DOCUMENTOS

El tiempo recomendado para la emisin de un documento.

ACTIVIDAD

1-3 2-3 2 3 3
ACTUALIZAR
ELABORACIN-
REVISIN APROBACIN CENTRO DE PUBLICACIN DIFUSIN
ACTUALIZACIN
DOCUMENTACIN
5 2 2 2 2 5

DAS HBILES

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