Gua prctica para implementar un

Sistema de Gestin en su empresa

23 DE SEPTIEMBRE DE 2013
ING. ROCO GUTIRREZ DVILA
Qu es un Sistema de Gestin?

3.2.1 3.2.2
sistema sistema de gestin
conjunto de elementos sistema (3.2.1) para establecer la
mutuamente relacionados o poltica, los objetivos y para lograr
que interactan. dichos objetivos.

NOTA: Un sistema de gestin de una organizacin (3.3.1) podra incluir diferentes

sistemas de gestin, tales como un sistema de gestin de la calidad (3.2.3), un sistema de
gestin financiera o un sistema de gestin ambiental.
Qu es un Sistema de Gestin (SG)?

Un SG es una forma de trabajo en la que se requiere la mejora continua de las polticas, los
procedimientos y procesos de la organizacin; esto le permite a la empresa aprovechar y
desarrollar su potencial.

Un SG formaliza una estructura operacional de trabajo, documentada e integrada a los

procedimientos tcnicos y gerenciales; apoyados de los siguientes elementos:

1. Estrategias;
2. Estructura organizacional;
3. Recursos;
4. Procesos y
5. Documentos (internos y externos)
Qu es un Sistema de Gestin (SG)?

- Polticas, objetivos y lineamientos del SG

aplicable a la organizacin.
1.Estrategias
- Alineadas a los resultados que la organizacin
desee obtener.
Qu es un Sistema de Gestin (SG)?

2. Estructura - Definir y establecer una estructura de

Organizacional responsabilidades, autoridades y de flujo de la
comunicacin dentro de la organizacin.

DG

STAFF

Gerencia de
Gerencia de Gerencia de
Administracin y
Operaciones Ventas
Finanzas
 Qu es un Sistema de Gestin (SG)?

Definir asignaciones claras del personal,

Equipo y/o maquinarias necesarias para la produccin o
prestacin del servicio,
3. Recursos
Determinar el ambiente de trabajo y
Identificar y asignar el recurso financiero necesario para apoyar
la implementacin, mantenimiento y mejora del SG.
Qu es un Sistema de Gestin (SG)?

- Determinar e implementar los procesos, actividades y

procedimientos requeridos para la realizacin del producto /
servicio.
4. Procesos
- Alineados al logro de los objetivos
- Definir las actividades de seguimiento y control para la
operacin eficaz de los procesos.
 Qu es un Sistema de Gestin (SG)?

- Manual del SG;

- Procedimientos,
- Mapeos de proceso,
- Planes de control,
5. Documentos - Instrucciones de trabajo,
(internos y externos) - Registros y
- Normas
- Leyes
- Reglamentos
Por qu son necesarios los
Sistemas de Gestin ?
Rentabilidad Globalizacin

Porque permiten a la Crecimiento Competitividad

organizacin, aprovechar
y desarrollar su potencial
para enfrentar los retos y
desafos del mercado Capacidad
Tecnologa de
actual. adaptacin

Velocidad de
los cambios
La implementacin eficaz de un sistema de gestin puede ayudar
a la organizacin a:

Aumentar la satisfaccin
Mejorar la eficacia
Reducir costos de clientes y partes
operativa
interesadas

Lograr mejoras Proteger la marca y la

Potenciar la innovacin
continuas reputacin

Gestionar los riesgos

sociales, Eliminar las barreras al Aportar claridad al
medioambientales y comercio mercado
financieros
La implementacin eficaz de un sistema de gestin permite a la
organizacin actualizar:

1. Estrategias,
2. Operaciones,
3. Calidad del producto y
4. Mejorar el nivel del
servicio.
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?
Contratacin de consultora de un
consultor externo
Capacitacin en la(s) norma(s) del
sistema de gestin.
Capacitacin al equipo auditor.
Contratacin del organismo de 3-
parte.
1. Decisin y compromiso de la alta direccin
para implementar el SG
2. Autoevaluacin o Diagnostico externo Nombramiento del lder o
Coordinador del SG
3. Conocimiento en la(s) norma(s) del SG
aplicables a la organizacin
4. Planeacin del Proyecto Integracin del comit de trabajo
5. Inicio del Proyecto
Seleccin y capacitacin del
6. Implementacin y medicin del SG
equipo auditor
7. Auditora interna del SG
8. Revisin del SG
9. Auditora de certificacin del SG
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?

1. Decisin y compromiso de la alta direccin

para implementar el SG

Estar convencido de las ventajas de tener una

herramienta administrativa que ayude al negocio a
mejorar continuamente.
Estar informado de que es un sistema de gestin y
los retos que conlleva implementarlo en su
organizacin.
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?

2. Autoevaluacin o Diagnostico externo

Determinar el estado que tiene la

organizacin vs. el sistema de gestin que se
desea implementar (calidad, ambiental,
seguridad en los alimentos, seguridad en la
informacin, seguridad y salud en el trabajo,
etc.)
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?
3. Conocimiento en la(s) norma(s) del SG aplicables a la organizacin

Ayuda a
prevenir y
Identifica y controlar
Identifica y controla su los riesgos
controla impacto y en el lugar ISO 50001
Productos y los riesgos comportamiento de trabajo . Gestin de la
servicios de ambiental. ISO 27000 energa
cumplen con seguridad Sistema de
los alimentaria ISO 18000 Gestin de
requerimientos Sistema de seguridad de la El uso eficiente de
del cliente ISO 14000 Seguridad y Informacin la energa ayuda
Sistema de Salud en el a:
ISO 22000 Gestin Trabajo - ahorrar dinero y
Sistema de Ambiental Identifica - -conservar los
Gestin de riesgos,
ISO 9001 recursos y
Seguridad amenazas y
Sistema de - hacer frente al
Alimentaria vulnerabilidad
Gestin de la cambio
Calidad es en el climtico
manejo de la
informacin.
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?

4. Planeacin del Proyecto:

Objetivo del proyecto,

Alcance
Duracin
Recursos
Quin, Qu, Cmo,
Cundo, Dnde?
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?

Programa de concientizacin- Compromiso y

5. Inicio del proyecto liderazgo de la direccin:
Qu resultados hemos obtenido?
Porqu es necesario implementar un SG?
Qu sistema vamos a implementar?
Qu necesitamos?
Qu nos toca hacer?
Cul es la meta?
Lo podemos lograr?
Cmo nos mantendremos informados?
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?
Programa de desarrollo y validacin de los
documentos del SG
Poltica, objetivos e indicadores de los procesos.
Identificar los procesos
5. Inicio del proyecto Estructura organizacional, responsabilidades, autoridad y
comunicacin
Desarrollar los documentos y registros
Difundir los documentos del SG
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?

Monitoreo de la aplicacin de los procedimientos,

6. Implementacin y
Medicin de los objetivos e indicadores de los
medicin del SG procesos,
Generar acciones correctivas y preventivas
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?

7. Auditora interna del SG

Planear las auditoras internas,

Evaluacin objetiva e imparcial,
Identificar las reas de oportunidad del SG,
Implementar acciones preventivas y correctivas
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?

8. Revisin del SG

Informacin
relacionada al Anlisis de los
desempeo del SG resultados

Mejora continua
del SG.
Qu necesitamos para implementar un Sistema de Gestin (SG)?

9. Auditora de certificacin del SG

Cotizacin y seleccin del organismo de certificacin

Revisin documental
Auditoria de certificacin
Auditoria de mantenimiento
Recertificacin
Conclusiones

El sistema de gestin es una herramienta administrativa que debe ser parte de las
estrategias de la direccin para ayudar a su negocio a:

Enfrentar los retos del mercado actual.

Asegurar que las operaciones comerciales sean lo ms eficientes posible,

Aumentar la productividad y

Mejorar continuamente.
Gracias por su atencin

Ing. Roco Gutirrez Dvila

044 55 54369989
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