Chiavenato, I (2008), Administracin de Recursos Humanos. Bogot: Mc Graw Hill., pag.

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CAPITULO IV: DESCRIPCION Y ANALISIS DE PUESTO

1. DESCRIPCIN DE PUESTOS
Para conocer el contenido de un puesto es necesario describirlo. Su descripcin es
un proceso que consiste en enunciar las tareas o responsabilidades que lo conforman y lo
hacen distinto a todos los dems puestos que existen en la organizacin.

Escriba lo que hace

Justifique lo que hace
Haga lo que est escrito
Registre lo que hizo
Registre lo que hizo Ciclo correctivo
Revise lo que hizo
Revise lo que va a hacer

Figura 4.5 Sistema de calidad y mejora continua1

Asimismo, su descripcin es la relacin de las responsabilidades o tareas del

puesto, la periocidad de su realizacin, los mtodos que se emplean para el cumplimiento
de esas responsabilidades o tareas, los objetivos. Es bsicamente una remuneracin por
escrito de los principales aspectos significativos del puesto y de las obligaciones y
responsabilidades adquiridas.

DESCRIPCION DEL PUESTO

Ttulo del Puesto: Fecha de elaboracin: Fecha de revisin:

Clave:

Departamento: Divisin

1
OAKLAND, John S., Gerenciamiento de la calidad total: TQM, Sao Paulo, Nobel, 1944, p.
 Descripcin genrica:

Descripcin especifica:

Figura 4 Ejemplo de una hoja de descripcin de puesto.

2. ANLISIS DE PUESTOS
Una vez hecha la descripcin, sigue el anlisis de puestos. En otras palabras, una
vez identificado el contenido (aspectos intrnsecos), se analiza el puesto en relacin con
los aspectos extrnsecos, es decir, en relacin con los requisitos que el puesto impone a
su ocupante. Aunque ntimamente relacionados en sus propsitos y en los procesos de
obtencin de informacin, la descripcin de puestos y el anlisis de puestos son dos
tcnicas totalmente distintas. Mientras que la descripcin se preocupa por el contenido del
puesto (que es lo que el ocupante hace, como lo hace y porque lo hace), el anlisis de
pretender estudiar y determinar los requisitos, responsabilidades y condiciones que el
puesto exige para su adecuado desempe. Por medio del anlisis los puestos
posteriormente se valoran y se clasifican para efecto de comparacin.

1.1 La Estructura del Anlisis de Puestos

Mientras la descripcin de puestos es un simple inventario de las tareas o
responsabilidades que desempea el ocupante de este, el anlisis de puestos es la
revisin comparativa de las exigencias (requisitos) que estas tareas o responsabilidades
le imponen. Es decir los requisitos intelectuales y fsicos que debe tener el ocupante para
desempear exitosamente el puesto, cules son sus responsabilidades que el puesto le
impone y en qu condiciones dese ser desempeado.

Por lo general el anlisis de puestos se concentra en cuatro tipos de requisitos que se

aplica a cualquier tipo o nivel de puesto:

1 Requisitos intelectuales
2 Requisitos fsicos
3 Responsabilidades que adquiere
4 Condiciones de trabajo
Cada uno de estos requisitos se divide en factores de anlisis, se transformaran,
mediante un tratamiento e s t a d s t i c o , e n factores de anlisis funcionan como
puntos de referencia que permiten estudiar de manera objetiva una gran
cantidad de puestos.
Son verdaderos instrumentos de medicin, elaborados de acuerdo con la
naturaleza de los cargos existentes en la empresa. Si vara la naturaleza de los
cargos que van a analizarse, cambiarn no slo los factores de especificaciones
considerados, sino tambin su amplitud de variacin y sus caractersticas de
comportamiento.

1 Requisitos intelectuales
Comprenden las exigencias del puesto por lo que se refiere a los requisitos
intelectuales que debe tener el ocupante para poder desempear adecuadamente el
puesto. Entre los requisitos intelectuales estn los siguientes factores de anlisis:
Escolaridad indispensable
Experiencia indispensable
Adaptabilidad al puesto
Iniciativa requerida

2 Requisitos fsicos
Tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energa y de esfuerzos
fsico y mental requeridos, y la fatiga provocada, as como con la
constitucin fsica que necesita el empleado para desempear el cargo
adecuada mente. Entre los requisitos fsicos se encuentran los siguientes
factores de especificaciones:

Esfuerzo fsico necesario

Capacidad visual
Destreza o habilidad
Constitucin fsica necesaria

3 Responsabilidades adquiridas
Consideran las responsabilidades que, adems del desempeo normal de sus
atribuciones, tiene el ocupante del puesto en relacin con la supervisin directa de
sus subordinados, del material, de las herramientas o equipo que utiliza, el
patrimonio de la empresa, el dinero, los ttulos o documentos, las prdidas o
ganancias de la empresa, las relaciones internas o externos y la informacin
confidencial. Comprende las responsabilidades por:

Supervisin de personal
Material, herramientas o equipo
Dinero, ttulos valores o documentos
Contactos internos o externos
Informacin confidencial.

4 Condiciones de trabajo
Comprende las condiciones del ambiente y los alrededores en que se realiza el
trabajo, lo hace desagradable, adverso o sujeto a riesgos, exige del ocupante una dura
adaptacin, a fin de conservar la productividad y el rendimiento en sus funciones.
Evalan el grado de adaptacin de la persona al ambiente y al equipo de trabajo
para facilitarle su desempeo.
Comprenden los siguientes factores de anlisis siguientes:

Ambiente de trabajo
Riesgos

Desde el punto de vista de los factores de a n l i s i s , el anlisis de puestos se

puede colocar en un esquema de estandarizacin que facilite al mximo la obtencin
de informacin y que ofrezca una base aceptable para las comparaciones de
puestos.

2.2 Mtodos para la Descripcin y Anlisis de Puestos

2.2.1 Mtodo de Observacin Directa

Es uno de los mtodos ms utilizados, tanto por ser el ms antiguo
histricamente como por su eficiencia. Su aplicacin resulta mucho ms eficaz
cuando se consideran estudios de micro movimientos, y de tiempos y de
mtodos.
El anlisis del cargo se efecta observando al ocupante del cargo, de
manera directa y dinmica, en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista
de cargos anota los datos clave de su observacin en la hoja de anlisis de cargos.
Es ms recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones
manuales o que sean sencillos y repetitivos. Algunos cargos rutinarios
permiten la obs.1ervacin directa, pues el volumen de contenido manual puede
verificarse con facilidad mediante la observacin. Dado que no en todos los
casos la observacin responde todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo
general va acompaada de entrevista y anlisis con el ocupante del cargo o con el
supervisor.

1. CARACTERSTICAS:
El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante
la observacin de las actividades que realiza el ocupante de este.
La participacin del analista de cargos en la recoleccin de la
informacin es activa; la del ocupante es pasiva.

2. VENTAJAS:
Veracidad de los datos obtenidos, en virtud de la unidad de origen (el
analista de p u e s t o s ) y d e l hecho de que s e a a jeno a los intereses de
quien realiza el trabajo.
No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores.
Mtodo ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos.
Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la formula bsica del
anlisis de cargos (que hace, como lo hace, y porque lo hace)

3. DESVENTAJAS
Costo elevado, pues para que el mtodo sea completo se requiere un tiempo
prolongado en el anlisis de puestos.
La simple observacin, sin el contacto directo y verbal con el ocupante
del puesto, no permite la obtencin de datos verdaderamente importantes
para el anlisis.
Contraindicado para puestos que no sean sencillos y repetitivos.

2.2.2 Mtodo de Cuestionario

El anlisis se efecta al solicitar al personal (generalmente a los ocupantes
del puesto por analizar o sus jefes o supervisores) que conteste un cuestionario para
el anlisis del puesto, que responda por escrito todas las indicaciones posibles
sobre el puesto, su contenido y sus caractersticas.
Si se tratara de un gran n m e r o d e p u e s t o s semejantes y de
naturaleza rutinaria y burocrtica, es ms rpido y econmico elaborar un
cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de esos puestos.
El cuestionario debe elaborarse de manera que permita obtener
respuestas correctas e informacin til. Antes de aplicarlo, deben conocerlo
al menos un ocupante del cargo y su superior para establecer la pertinencia y
adecuacin de las preguntas, y eliminar los detalles innecesarios, las
distorsiones, la falta de relacin o las posibles ambigedades de las preguntas.

1. CARACTERISTICAS
La o b t e n c i n de datos sobre un p u e s t o se realiza por medio del llenado
de un cuestionario que realiza el ocupante del puesto o su superior para el
anlisis de puesto.
Mientras la participacin del analista de puesto en la obtencin de los datos
(llenado del cuestionario) es pasiva; la participacin del ocupante (quien lo
contesta) es activa.

2. VENTAJAS
El cuestionario puede ser contestado, por los ocupantes del puesto o por sus
jefes directos, de manera conjunta o secuencial, con ello se obtiene una visin
ms amplia del contenido y de sus caractersticas, adems de contar con la
participacin de varios niveles.
Este mtodo es el ms econmico para el anlisis de puestos.
Es el mtodo ms completo; el cuestionario puede ser distribuido a todos
los ocupantes de los puestos, contestado por ellos y devuelto con
relativa rapidez. Esto no ocurre con los dems mtodos de anlisis de
puestos.
Es el mtodo ideal para analizar puestos de alto nivel, sin efectuar el tiempo ni
las actividades de los ejecutivos.

3. DESVENTAJAS.
 No se recomienda su aplicacin en cargos de bajo nivel, en los cuales el
ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo por escrito.
Exige que se planee y se elabore con cuidado.
Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de las
respuestas escritas

2.2.3 Mtodo de la Entrevista

El mtodo ms flexible y productivo es la entrevista que el analista de puestos
le hace al ocupante del puesto. Si la entrevista est bien estructurada, se puede
obtener informacin acerca de todos los aspectos del puesto, sobre la naturaleza y la
secuencia de las diversas tareas que lo componen y sobre los porqus y cundos. Se
puede desarrollar en relacin con las habilidades que se requieren para el puesto,
adems es posible cruzar informaciones obtenidas de ocupantes de otros puestos
similares, verificando las discrepancias en la informacin; y si es necesario, se puede
realizar consultas al supervisor inmediato para asegurarse de la validez de las
declaraciones obtenidas. Garantiza una interaccin directa entre analista y empleado, lo
que permite la eliminacin de dudas y sospechas, especialmente en el caso de
empleados difciles o reacios. ltimamente es el mtodo preferido entre los responsables
de la planeacin del anlisis de puestos. Se basa en el contacto directo y en los
mecanismos de colaboracin y de participacin.

1. Caractersticas

La obtencin de datos sobre el puesto se hace por medio de una entrevista, con
preguntas respuestas verbales entre el analista y el ocupante del puesto.
La participacin es activa, tanto del analista como del ocupante del puesto en la
obtencin de los datos.
2. Ventajas

Obtencin de los datos del puesto a travs de las personas que mejor lo conocen.
Posibilidad de discutir y aclarar todas las dudas.
Es el mtodo de mayor convivencia y el que proporciona mayor rendimiento en el
anlisis, debido a la manera racional de reunir los datos.
No tiene contraindicaciones se puede aplicar a puestos de cualquier tipo o
nivel.
 3. Desventajas
Una entrevista mal conducida puede llevar a que el personal reaccione de
modo negativo, no la comprenda ni acepte sus objetivos.
Puede generar confusin entre opiniones y hechos.
Se pierde demasiado tiempo, si el analista de cargos no se prepara bien
para realizarla.
Costo operativo elevado: exige analistas expertos y parlisis del trabajo del
ocupante del cargo.
2 2 4 Mtodos Mixtos
Es evidente que cada uno de los mtodos de anlisis posee ciertas
caractersticas, ventajas y desventajas. Para neutralizar las desventajas y sacar el
mayor provecho posible de las ventajas, la opcin es utilizar mtodos mixtos. Estos
son combinaciones eclcticas de dos o ms mtodos de anlisis.
Los ms utilizados son:

Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del puesto, este ltimo llena
el cuestionario y despus es sometido a una entrevista rpida, con el cuestionario
como referencia.
Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para ampliar y
aclarar los datos obtenidos.
Cuestionario y entrevista, ambos con el superior.
Observacin directa con el ocupante y entrevista con el superior.
Cuestionario y observacin directa, ambos con el ocupante.
Cuestionario con el superior y observacin directa con el ocupante, entre otros.

3. ETAPAS DEL ANLISIS DE PUESTO

De manera resumida, un programa de anlisis de puestos comprende las
siguientes etapas:

3.1 Etapa de Planeacin

Es la etapa en la que se planea todo el trabajo para el anlisis de puestos. Es una

etapa de trabajo de escritorio y de laboratorio, se exige los pasos siguientes:

Determinar los puestos a describir

 Elaborar el organigrama de los puestos
Elaborar el cronograma de trabajo
Elegir el o los mtodos de anlisis a emplear
Seleccionar los factores de anlisis
Criterio de la variabilidad o discriminacin
3.2 Etapa de Preparacin

Es la etapa en la que se preparan las personas, los esquemas o los materiales de

trabajo, a saber:

Reclutamiento, seleccin y capacitacin de los analistas de puestos que

conformen el equipo de trabajo.
Preparacin del material de trabajo (formularios, impresos, materiales, etc.)
Preparacin del ambiente
Obtencin de datos previos (nombres de los ocupantes de los puestos que se van
a analizar, relacin de los equipos, herramientas, materiales, formularios, etc.
Utilizados por los ocupantes de los puestos).
3.3 Etapa de Realizacin
Es la etapa en la que se obtienen los datos respecto a los puestos que se van a
analizar y en la que se redacta el anlisis:

Obtencin de los datos sobre los puestos mediante los mtodos de anlisis
elegidos.
Seleccin de los datos obtenidos.
Redaccin provisional del anlisis hecha por el analista de puestos.
Presentacin de la redaccin provisional al supervisor inmediato, para que la
ratifique o la rectifique.
Redaccin definitiva del anlisis del puesto.
Presentacin de la redaccin definitiva del anlisis del puesto, para la aprobacin (
ante el comit de puestos y remuneraciones, ante el ejecutivo o ante el
departamento responsable de su oficializacin en la empresa)

4. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIN Y ANLISIS DE PUESTOS

 Los usos que se le dan a los resultados del anlisis de puestos son muchos:
reclutamiento y seleccin de personal, identificacin de las necesidades de
capacitacin, definicin de programas de capacitacin, planeacin de la fuerza de
trabajo, evaluacin de cargos, proyecto de equipo y mtodo de trabajo, etc. Casi
todas las actividades de recursos humanos se basan en la informacin que
proporciona el anlisis de puestos.

Los objetivos del anlisis y la descripcin de cargos son muchos, pues estos
constituyen la base de cualquier programa de recursos humanos. Los principales
objetivos son:

a. Ayudar a la elaboracin de los anuncios, demarcacin del mercado de mano

de obra donde debe reclutarse, etc., como base para el reclutamiento
de personal.
b. Determinar el perfil del ocupante del cargo, de acuerdo con el cual se
aplicaran las pruebas adecuadas, como base para la seleccin de personal.
c. Suministrar el material necesario, segn el contenido de los programas de
capacitacin, como base para la capacitacin del personal.
d. Determinar las escalas salariales- mediante la evaluacin y clasificacin de
cargos- , segn la posicin de los cargos en la empresa y el nivel de los salarios
en el mercado de trabajo, como base para la administracin de salarios.
e. Estimular la motivacin del personal para facilitar la evaluacin del
desempeo y el mrito funcional.
f. Servir de gua del supervisor en el trabajo con sus subordinados, y gua del
empleado para el desempeo de sus funciones.
g. Suministrar a la seccin higiene y seguridad industrial los datos
relacionados para minimizar la insalubridad y peligrosidad de ciertos cargos