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Offline Clerk Manual Spanish (Rev'd) PDF
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MANUAL
PARA EL
SECRETARIO DE IGLESIA LOCAL
Necrologas ..................................................................................................................................................... 12
Apndice ...................................................................................................................................................................... 13
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ROL DEL SECRETARIO DE IGLESIA
As que le han pedido que sirva como secretario de su iglesia! Bienvenido al mundo de los dones de
ayudas, energa y orden (1 Cor. 12:28) donde los secretarios de iglesia trabajan con estadsticas, listas,
cambios, nmeros, gente, historia y procedimientos de iglesia.
El rol del secretario de iglesia es ministrar a la congregacin documentando y manteniendo los registros
de la iglesia. El secretario de iglesia trabaja en relacin muy cercana con el pastor, otros oficiales de
iglesia y los miembros, mantiene minutas exactas de las reuniones de juntas directivas y administrativas
de la iglesia y presenta informacin de membresa a la conferencia para los informes trimestrales.
El secretario debe reconocer la necesidad de custodiar todos los registros de la iglesia de manera
cuidadosa y confidencial. An los miembros inactivos consideran la membresa y los negocios de la
iglesia importantes para la vida espiritual.
No todas las congregaciones tienen las mismas necesidades. Puede ser necesario un secretario como as
tambin un asistente para funcionar adecuadamente en iglesias ms grandes. Algunas iglesias
mantendrn registros en eAdventist.NET mientras que otras informarn cambios a la conferencia. Ambos
grupos tambin necesitan mantener las copias en papel actuales de los Registros de Unidad Familiar y de
los informes de cierre. Al final del ao Ud. puede descartar los informes trimestrales individuales y
archivar una copia del informe anual al final del ao.
El secretario de iglesia es responsable de familiarizarse con la edicin ms nueva del Manual de la Iglesia
Adventista del Sptimo Da el cual contiene informacin importante y procedimientos para el trabajo del
secretario. Su pastor debe tener una copia del Manual de Iglesia actual, o Ud. puede tener acceso
conectndose a http://www.uccsda.org/secretariat.
Para ayudar en la organizacin de los registros de iglesia son esenciales ciertos formularios y artculos de
oficina. stos varan de acuerdo a las necesidades locales pero se proveern sugerencias para ayudar a
facilitar el trabajo del secretario de iglesia. En la seccin titulada Formularios & Artculos de este
manual se proveen ejemplos de formularios especiales. (Apndice A)
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RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO DE IGLESIA
Las minutas deben ser tipeadas tan pronto como sea posible despus de la reunin, mientras las notas
todava son significativas y se pueden recordar los detalles. Provea una copia para que el pastor y/o
presidente la lea y apruebe antes que la copia final de las minutas sea duplicada y distribuida.
Si el secretario no puede asistir a una reunin programada debera hacer arreglos anticipados, que sean
satisfactorios al presidente, para que un remplazante registre las minutas.
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COMIT DE MINISTERIO DE MEMBRESA
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MANTENER REGISTROS DE MEMBRESA ENTRANTE
Una persona llega a ser miembro de la iglesia adventista del sptimo da local en una de tres maneras: (1)
bautismo, (2) profesin de fe, (3) transferencia de membresa desde otra iglesia adventista del sptimo
da.
Las responsabilidades del secretario de iglesia estn esbozadas como sigue para cada situacin (ver
tambin el Manual de la Iglesia Adventista del Sptimo Da, captulo 6, seccin titulada Transferencia de
miembros):
Bautismo
1. Cuando una persona es bautizada, el certificado de bautismo (Apndice C) debe ser firmado
por el pastor y el secretario de iglesia.
Profesin de fe
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MANTENER CAMBIOS DE MEMBRESA SALIENTE
En una de cuatro maneras una persona puede salir de la membresa de una iglesia adventista del sptimo
da. Estas son: (1) fallecimiento, (2) transferencia de membresa, (3) apostasa (desglose), (4)
desaparicin. Cada una de estas maneras debe ser registrada como sigue:
Fallecimiento
Apostasa o desaparicin
1. Los miembros que han apostatado y/o han sido determinados desaparecidos pueden ser
desglosados de la membresa de la iglesia SLO MEDIANTE EL VOTO DE LA IGLESIA.
2. El estatus de desaparecido es para los miembros en posicin buena y regular para los cuales no ha
habido informacin de contacto por 2 aos. Los miembros que han sido determinados estar
desaparecidos pueden ser desglosados de la membresa de la iglesia SLO MEDIANTE EL
VOTO DE LA IGLESIA. Por favor note que los miembros marcados como desaparecidos
pueden tener el estatus revertido, si se comunican con la iglesia para transferir su membresa.
3. Registre el nombre de la persona, ltimo domicilio conocido, nmero de telfono (si se sabe),
fecha de nacimiento, y la fecha de desglose de la membresa en el Registro de Unidad Familiar
(RUF por su sigla en ingls FUR). Haga una copia para Ud. y enve el original a Registros de
Membresa en la conferencia.
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PROCESOS DE TRANSFERENCIA PARA SECRETARIOS DE IGLESIAS
NO CONECTADAS
Definiciones
Iglesia conectada Iglesia y conferencia estn ambos usando eAdventist.NET para mantener la
informacin de la membresa, incluyendo el procesamiento de transferencias.
Iglesia no conectada La iglesia no est usando eAdventist.NET para procesar transferencias
(puede estar manteniendo nombres y direcciones, pero NO procesando transferencias), per la
conferencia si lo est usando.
Iglesia fuera del sistema La iglesia no est usando eAdventist.NET en ninguna capacidad, ni
tampoco lo est usando la conferencia
RUF (por su sigla en ingls FUR) Un formulario de Registro de Unidad Familiar: cualquier
formulario que su conferencia le pida que use para registrar informacin familiar tales como
domicilios mltiples, hijos, etc.
Como secretario de iglesia no conectada, eAdventist.NET est diseado para trabajar igualmente
bien para Ud. como para las secretarias conectadas. El cambio ms significante ser enviar sus
pedidos de transferencias, recomendaciones y confirmaciones a su conferencia en vez de enviarlos
directamente a la otra iglesia. No enve pedidos de transferencia directamente a ningn otro
secretario de iglesia.
Su conferencia le proveer con formularios Registro de Unidad Familiar completos (RUFs por su sigla en
ingles FURs) para las unidades familiares de su iglesia, y un RUF (en ingls FUR) en blanco que Ud.
puede copiar a medida que necesite, para ayudar a facilitar su interaccin con la conferencia respecto a
transferencias de membresa. Cada vez que un miembro tiene que ser sumado, borrado, o cambiado,
marque el cambio en el RUF (en ingls FUR) y envelo a su conferencia. El secretario de la conferencia
ingresar los cambios en eAdventist.NET y le devolver RUFs actualizados (en ingls FURs) a intervalos
regulares.
Cuando Ud. recibe informacin relacionada a una transferencia, ya sea desde su conferencia o de un
miembro, use el esquema que est abajo para encontrar la comunicacin recibida y el tipo de transferencia
de que se trata, y luego siga las instrucciones provistas.
9
Si Ud. recibe Para Haga
un pedido de un individuo una transferencia desde Enve el pedido a su conferencia
declarando que quiere unirse a su cualquier otra iglesia Espere para recibir la
iglesia recomendacin
un pedido desde una iglesia una transferencia hacia esa Comunquese con su conferencia
iglesia
una recomendacin desde una transferencia desde esa Comunquese con su conferencia
una iglesia iglesia
una confirmacin y/o RUF (en una transferencia hacia otra La transferencia se ha completado
ingls FUR) va su conferencia iglesia
una confirmacin desde una una transferencia hacia esa Comunquese con su conferencia
iglesia iglesia
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AYUDAR A PREVENIR MIEMBROS DESAPARECIDOS
El secretario de iglesia tiene una oportunidad nica de ayudar a prevenir situaciones de miembros
desaparecidos.
En una iglesia pequea no es difcil notar cuando alguien no est asistiendo regularmente. Una iglesia
grande puede ser notificada cuando el servicio postal retorna boletines informativos o cartas.
Si el secretario de iglesia toma nota de esas personas que no estn asistiendo regularmente, puede
enviarles el boletn de iglesia junto con una nota amigable y decirle al equipo pastoral que el miembro ha
estado desaparecido. Un secretario de iglesia alerta puede mantener un miembro antes que llegue a ser
desaparecido. Si slo ha pasado un corto tiempo entre la primera notificacin de una carta no
entregable y la intervencin del pastor, anciano o miembro laico, puede no ser difcil encontrar al
miembro y animarlo a regresar a la hermandad activa.
Tambin se debera notar que aquellos que han estado desaparecidos por perodos de tiempo ms
prolongados, a veces pueden ser encontrados al hablar con miembros que los han conocido. Una vez
encontrados, se los puede animar a regresar a la hermandad de la iglesia.
1. Al cierre de cada trimestre usted recibir los RUFs (por su sigla en ingls FURs) impresos que
han tenido cambios durante ese trimestre. Remplace el RUF viejo (en ingls FUR) con el RUF
nuevo en su carpeta de RUFs.
2. Al cierre de cada trimestre usted tambin recibir un informe estadstico de membresa. Agregue
este informe a su carpeta de registro permanente. Al cierre del ao usted recibir un informe
estadstico de membresa de cierre del ao. Usted puede remplazar los informes trimestrales
individuales en este momento con los informes de cierre del ao.
Los secretarios conectados recibirn notificacin trimestral cuando sea tiempo de imprimir y
archivar sus informes desde eAdventist.NET.
El secretario de iglesia debera mantener una lista de todos los comits designados por la iglesia.
Tambin debera proveer al presidente del grupo una lista de los miembros que comprenden el comit,
junto con un bosquejo de la tarea que se le ha pedido al comit que cumpla.
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DESARROLLAR EL DIRECTORIO DE LA IGLESIA
Una de las responsabilidades del secretario de iglesia es desarrollar y producir un directorio de iglesia
segn sea necesario. Puede ser impreso o copiado, o producido por una compaa que hace directorios
con fotografas. Debera incluir los esposos no miembros y los hijos de los hogares relacionados al
miembro, y quienes asisten regularmente que no han sido bautizados todava.
Ya que uno de los propsitos del directorio es promover la amistad en la congregacin, sera bueno
incluir una declaracin que esta no es una lista de membresa oficial sino un directorio de las
familias de la iglesia.
En las iglesias pequeas el secretario de iglesia puede asumir la responsabilidad del boletn de iglesia
semanal. Sin embargo esta tarea puede ser delegada a alguien ms si esto es ms conveniente.
NECROLOGA
12
Apndice A
FORMULARIOS & ARTCULOS
Archivos a mantener
4. Boletines de iglesia
13
EJEMPLO Apndice B
MINUTAS DE JUNTA DIRECTIVA DE LA IGLESIA
Miembros Nombre del presidente, Presidente; luego listar todos los miembros presentes alfabticamente
presentes
Miembros Listar aqu todos los miembros ausentes alfabticamente
ausentes
Visitas presentes Listar cualquier visita que asiste a la junta
Agenda Votado aceptar la agenta como es presentada, con los agregados segn se sugieran.
01-08
Minutas Votado aprobar las minutas de la junta directiva de la iglesia adventista de ejemplo del 10 de
aprobadas diciembre de 2007.
02-08
Informe financiero Votado registrar que el informe financiero de diciembre de 2007 fue revisado.
03-08
Transferencias de Votado recomendar a la iglesia adventista de ejemplo solicitar la transferencia de los siguientes
membresa individuos desde la iglesia adventista de ejemplo hacia otra iglesia adventista:
05-08 Jim y Suzy Miembro
Serie evangelstica Considerable discusin sobre las reuniones evangelsticas planeadas que estn por tener lugar en
el rea de ejemplo. Se sugiri que el pastor se comunique con el orador y traiga un informe
relativo al lugar y la hora preferida para las reuniones.
Instalacin de Votado aprobar $5,000 de la cuenta del fondo de construccin para usar para la instalacin de
ventanas ventanas nuevas en la sala de escuela sabtica de jvenes.
06-08
(Firma aqu)
________________________________
Nombre, Presidente
(Firma aqu)
________________________________
Nombre, Secretario
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Apndice C
Completado y firmado por el pastor y el secretario, luego se entrega al nuevo miembro. Se puede considerar una
fotocopia para los registros de la iglesia.
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Apndice D
Este formulario es usado por las secretarias no conectadas para informar bautismo y/o PDF de una nueva familia.
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Apndice E
Completado y firmado por el pastor y el secretario, luego es entregado al nuevo miembro. Se puede considerar una
fotocopia para los registros de la iglesia.
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Apndice F
Este formulario puede ser colocado en las bancas para que posibles miembros lo usen para solicitar transferencia hacia
su iglesia.
Nombre _________________________________________________
Desea recibir:
Correo de promocin Gleaner Revista
Gnero: Masculino Femenino
Estado civil:
Soltero Casado Viudo Divorciado Separado
Email ___________________________________________________
HIJOS
Nombre:_________________________________________________
Nombre:__________________________________________________
Nombre:__________________________________________________
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Apndice G
Completar y enviar a la Conferencia cuando posibles miembros han solicitado transferencia hacia su iglesia.
Secretario___________________________________________
Fecha: Direccin____________________________________________
_____________________ ___________________________________________________
(Atrs)
Al Secretario de Iglesia:
Este formulario debe ser completado por el secretario de la iglesia a la cual
el solicitante de transferencia desea unirse y enviado por correo al secretario
de su conferencia.
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Apndice H
Completar y enviar al secretario de la Conferencia despus de la 2da lectura para recomendar la transferencia.
20
Apndice I
Completar y enviar al secretario de la Conferencia despus de la 2da lectura para aceptar la transferencia.
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Apndice J
Trminos de oficio: Un ao
Trminos de referencia:
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Apndice K
De: ______________________________________________________
Iglesia: ______________________________________________________
Direccin: ______________________________________________________
_________________________________
Cdigo postal: __________________ Fecha: _______________________
Por favor enve los siguientes tems: (No hay ningn cargo por los formularios. Indique la cantidad que desea que le
enven.)
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