ADMINISTRACIN

DE PROYECTOS

Prof. Ing. M. Roxana Martnez

 UNIDAD 1
CMO SE DEBEN ADMINISTRAR LOS
RECURSOS CON QUE SE CUENTA,
PARA LLEVAR ADELANTE UN PLAN?
 Qu es un Proyecto?

Proceso nico consistente en un conjunto de actividades coordinadas y

controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para
lograr un objetivo conforme a requisitos especficos, incluyendo las
limitaciones de tiempo, costes y recursos.

Definicin segn ISO 10006 Gestin de la calidad. Directrices para la calidad

en la gestin de proyectos
DEFINICIN DEL OBJETIVO
(QU) DEL PROYECTO.

EVALUACIN Y DECISIN

GESTIN DE
LA REALIZACIN
DEL PROYECTOS
Curso de Gestin de Proyectos
Conceptos Bsicos

Qu es la Administracin de Proyectos?

La aplicacin racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y tcnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a travs de una serie
de actividades
interrelacionadas.
 Administracin de Proyectos
Son las actividades que permiten asegurar que
el proyecto se lleve a cabo a tiempo y de
acuerdo a la planificacin.
Eficiencia y Eficacia.
La Administracin de Proyectos se basa en las
principales funciones de la Administracin:
Planeacin, Organizacin, Direccin y
Control.
 Administracin de Proyectos
Planeacin: Se decide anticipadamente, qu,
quin, como, cuando y por que se har el
proyecto.
Las tareas mas importantes son: Pronosticar
situaciones futuras, Determinar los recursos
que se necesitarn, Revisar y ajustar el plan de
acuerdo con los resultados de control,
Coordinar durante todo el proceso de
Planeacin.
 Administracin de Proyectos
Organizacin: Se identifica, define y divide el
trabajo a realizar, se agrupan y definen los
puestos, se proporciona los recursos
necesarios y se asigna el grado de autoridad y
responsabilidad.
 Administracin de Proyectos
Direccin: Conduce el comportamiento de los
entes involucrados hacia las metas
establecidas. Se comunican y explican los
objetivos de todos los participantes, se
asignan estndares. Motivacin, Liderazgo y
Comunicacin.
 Administracin de Proyectos
Control: Medir el rendimiento obtenido en
relacin a las metas fijadas. En caso de haber
desviaciones se determinan las causas y se
corrige lo que sea necesario.
Conceptos Bsicos

Componentes de la Administracin de proyectos

1. Habilidades clave
Liderazgo
Comunicacin
Negociacin
Solucin de problemas
Lograr objetivos
2. Conocimientos
Tcnicos
Administrativos
3. Herramientas
4. Tcnicas
Conceptos Bsicos

Elementos relacionados con el Proyecto

Tiempo CALIDAD

Calidad Requisitos Objetivo

Alcance
Entorno ALCANCE

Recursos
COSTE Gestin de TIEMPO
Costo riesgos
Anlisis de ciclo de vida del proyecto

FASES PREVIAS
Planificacin y seleccin de ideas
Priorizacin de ideas (criterios)
(Estudio de viabilidad tcnica-econmica) (*)
FASES PROYECTO
Diseo del proyecto
Planificacin (recursos/medios)
Fase de informacin, consenso
Fase de ejecucin
Fase de seguimiento y revisin
Difusin y comunicacin
Conceptos Bsicos

Ciclo de vida del Proyecto

3. Ejecucin*

*Etapas del
proyecto
NIVEL DE ACTIVIDAD

2. Planeacin*

1. Inicio* 5. Cierre*

4. Control*

INICIO TIEMPO TERMINO

Conceptos Bsicos

Instalacin Operacin
100% completa completa
$, HH
Entrega

Grado de influencia en
resultados

Avance

Decisin de
arranque

Decisiones
trascendentes

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4

Inicio Planeacin Ejecucin Pruebas y
Diseo Arranque
Administracin de Proyectos

Etapas de la Administracin de Proyectos

origen equipo del Proyecto

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

perfil plan avance entrega

aceptacin PRODUCTO
alcance
Administracin de Proyectos

reas de conocimiento

Definicin de proyecto y las reas involucradas desde el

Integracin plan de administracin, la ejecucin, al cierre.

Administracin, definicin de productos y actividades y

Alcance su seguimiento.

Presupuesto y su control.
Costos

Planeacin de recursos, desarrollo y administracin de

Recursos equipos del proyecto.
Administracin de Proyectos

Definicin de actividades interrelacionadas y

Tiempo cronogramas,

Planeacin, aseguramiento y control de la calidad.

Calidad

Definicin de la distribucin de informacin del

Comunicaciones proyecto.

Planes y administracin.
Riesgos

Planeacin de adquisiciones, contrataciones, manejo

Suministros de proveedores
Etapas de la AP

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Mecanismos de seleccin
de proyecto
Definicin del proyecto
INICIO

Perfil del proyecto

Alcance del proyecto
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
Etapas de la AP

Origen del Proyecto

NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA

AVANCES
TECNOLGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE

PROYECTO

REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIN
Etapas de la AP

Perfil del Proyecto

Formaliza el inicio del proyecto

Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
Proporciona informacin general

Qu? Por qu?

Quin? Para qu?
Cmo? Cundo?
Etapas de la AP

CARTA DEL PROYECTO

NOMBRE DEL PROYECTO:

RESPONSABLE DEL PROYECTO::

OBJETIVO:

BENEFICIOS:

DESCRIPCIN:

PRIORIDAD:

JUSTIFICACIN:

PRODUCTOS:

APROBACIN:
Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Estructura de Descomposicin
del Trabajo
Tabla de precedencias
PLANEACIN
Ruta critica
Matriz de roles

INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Plan del proyecto

Etapas de la AP

Procesos de planeacin

Plan de Administracin de Proyecto

Alcance, definicin y plan de administracin

Estructurade Descomposicin del Trabajo (EDT) o

Work Breakdown Structure ( WBS )

Definicin de actividades, de hitos o milestones

Secuencia de actividades
Diagramas de red, lista de actividades
 Organizacin de actividades
Las actividades en un proyecto deben ser
organizadas para producir resultados tangibles
para que la administracin pueda juzgar el
progreso.
Los Milestones son los puntos finales de alguna
actividad.
Los deliverables son los resultados del proyecto
que sern entregados a los clientes.
El proceso de cascada permite una definicin
precisa de los milestones.
 Milestones y Deliverables
Actividades

Estudio de Anlisis de Desarrollo del Estudio del Especificacin de

Factibilidad Requerimientos Prototipo Diseo Requerimientos

Reporte de Definicin de Reporte de Diseo de la Especificacin de

Factibilidad Requerimientos Evaluacin Arquitectura Requerimientos

MILESTONES
 Planificacin del Proyecto
Distribuye el proyecto en tareas y estima el
tiempo y los recursos requeridos para completar
cada tarea.
Organiza las tareas de forma concurrente para
hacer mejor uso de la fuerza laboral.
Minimiza dependencias entre tareas para evitar
retrasos debidos a que una tarea espere a la
terminacin de otra.
Depende de la intuicin y experiencia de los
administradores.
Etapas de la AP

Procesos de planeacin

Estimacin de recursos

Estimacin de la duracin de actividades

Desarrollo del cronograma

Estimado de costos y desarrollo de presupuesto

Planeacin de:
Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
Etapas de la AP

Plan de administracin del Proyecto

Gua la ejecucin y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
Contempla elementos de las reas de conocimiento,
tales como:
Definicin del alcance
Organizacin del Proyecto
Mecanismos y programas de comunicacin
Programa de Proyecto
Estimados de costos
Procesos de administracin de riesgos
Procedimientos de control de cambios
Etapas de la AP

Estructura de Descomposicin del Trabajo

En partecitas !
Suficientemente pequeas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes que
no indigesten.

Cmo se come un elefante?

Etapas de la AP

Qu es?
Representacin de la jerarqua del proyecto
Identifica todo el trabajo a realizar
Es un producto de la definicin de alcance

Caractersticas
Organiza y define el alcance total del proyecto
Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
Considera las fases del proyecto

Es el fundamento para
Estimacin de costos
Distribucin de roles y funciones
Planes tcnicos
Lista de productos a entregar
Informes sobre el avance y anlisis de problemas
Etapas de la AP

Grfica de Gantt

1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances

del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado.
Etapas de la AP

Tipos de precedencias

Actividad A Actividad B Final a Inicio

Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio

Actividad A Actividad B
Final a Final

Actividad A Actividad B
Inicio a Final
Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Sistema de autorizacin de trabajo

Sistema de informacin
Reportes de avance

EJECUCIN

Resultados del trabajo

Cambios requeridos
Mejora de calidad
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Mejoras en la ejecucin
Informes de proyecto
Etapas de la AP

Procesos de ejecucin

Direccin del proyecto

Productos de avance
Acciones implantadas

Aseguramiento de calidad
Cambios
Acciones correctivas

Formacin y desarrollo de equipo de trabajo

Distribucin de informacin
Manejo de proveedores
Etapas de la AP

Comunicaciones en el Proyecto

Procesos para contar con la informacin del proyecto en

tiempo y forma.

Planificar las comunicaciones

Generar informacin
Distribuir la informacin
Informar los avances
Satisfacer a los interesados
Etapas de la AP

Reportes de avance

Las metas intermedias son resultados parciales que se van logrando

a lo largo del proyecto.

Las metas intermedias:

Describen un resultado tcnico o un evento

Se programan en fechas determinadas

Su duracin es cero
Etapas de la AP

Caractersticas:

Tangibles

Medibles

Entregables

Se deben establecer claramente

Etapas de la AP

Ventajas:

Ms fcil de interpretar

Se puede utilizar para reportes del proyecto, como

programa de entregas o avances
Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecucin y crea un clima de confianza
Se pueden generar indicadores que proporcionen
informacin valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)
Etapas de la AP

Valor ganado del proyecto

Planeado
Recursos

Valor ganado

Real

Tiempo
Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas
Anlisis de valor ganado
Distribucin de informacin
Sistemas de control de cambio
Control de riesgos
CONTROL
Actualizaciones del plan
Acciones correctivas
Lecciones aprendidas
Aceptacin del trabajo
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE Ordenes de cambio
Ajustes a lnea base
IV. Etapas de la AP

Procesos de control
Supervisin y control
Control de cambios
Verificacin y control de alcance

Control del cronograma

Etapas de la AP

Procesos de control

Control de costos
Control de calidad
Seguimiento de desempeo del equipo
Informes de resultados
Comunicacin con interesados
Etapas de la AP

Administracin de cambios

Evaluar y documentar ajustes y sus impactos

Recopilar, medir y difundir la informacin sobre el avance,

riesgos y resultados preliminares del Proyecto

Con el objeto de:

Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
Dar seguimiento y supervisin de riesgos
Documentar la situacin actual del Proyecto
Etapas de la AP

Anlisis y contencin de riesgos

Recomendaciones prcticas:
Prevea riesgos, no catstrofes
Aplique su sensibilidad, visin
Realice el anlisis en grupo y en forma gil
Analice los riesgos ms importante
Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
Repita el anlisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos crticos
Etapas de la AP

Anlisis de valor ganado

Permite evaluar el
desempeo del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.

Valor planeado

Valor ganado
Etapas de la AP

Anlisis de calidad

Costo de conformidad y no conformidad

Anlisis costo / beneficio
Control de calidad - herramientas estadsticas
Etapas de la AP

Tcnicas y herramientas

Auditorias de procura
Informes y reportes de
ejecucin
CIERRE

Reporte final
INICIO PLANEACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE
Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

1. Cierre administrativo
Reporte final
Presupuesto
Programa
Evidencias
Lecciones aprendidas
Reporte de control de cambios
Archivos
Plan de transicin
Etapas de la AP

Cierre del Proyecto

2. Cierre del contrato

Archivos de contrato
Manuales, planos
Bitcoras
Comunicados
Lecciones aprendidas

3. Producto, servicio o resultado final

Datos Generales.
Datos Generales.
Datos Generales.
Gracias!!
Gracias!!
Gracias!!
Gracias!!
Gracias!!
Gracias!!
Gracias!!