PRODUCTO ASOCIADO A PROYECTO FORMACIN

PLAN DE MEJORA

CESAR AUGUSTO HOYOS GIRALDO

FICHA 1017108

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGIA EN GESTION LOGISTICA

MEDELLIN

2017
PRODUCTO ASOCIADO A PROYECTO FORMATIVO

PLAN DE MEJORA

CESAR AUGUSTO HOYOS GIRALDO

FICHA 1017108

Trabajo escrito presentado a:

Instructora Carmenza Mara Caraballo

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNOLOGA EN GESTIN LOGSTICA

MEDELLIN

2017

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 1. INTRODUCCIN

Este trabajo permite evidenciar que a travs del anlisis logstico a la empresa X se
proponen algunas acciones viables que establecern mejoras al interior de la
misma.

El presente trabajo muestra cmo la seleccin de las mejores alternativas de

soluciones industriales puede mejorar los indicadores de productividad dentro de
una empresa. El estudio fue desarrollado a travs de un diagnstico general que
permitiera la generacin de los mejores indicadores de productividad.

La formulacin de los indicadores debe mostrar el estado de tres aspectos

principalmente: Calidad, Tiempo y Costos.

Las soluciones que se requieran para incrementar la productividad van desde

cambios totales en los mtodos de trabajo hasta mejoramiento continuo de los
procesos. Sin embargo debe estudiarse cuidadosamente la causa del resultado de
los indicadores para saber a ciencia cierta qu solucin implementar.

2. OBJETIVO

Aplicar lo aprendido para analizar los procesos logsticos de la empresa y formular

planes de mejora para la misma que le permitan incrementar los niveles de
produccin.

3. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA

Definir la empresa, su objeto social, su estructura organizacional, las reas que la

conforman y otros aspectos que consideren importantes.

3.1 INFORMACIN GENERAL

ACTIVIDAD ECONMICA: Produccin y Comercializacin toda clase de

colchones, almohadas, lencera, cobijas de algodn.

ANTECEDENTES: La empresa se cre en el ao 2000, con la premisa de producir

con comodidad y elegancia ropa para el hogar; ella cuenta con la asesora y control
de calidad de una reconocida empresa internacionalmente con una larga trayectoria
en el mercado nacional la cual apoy, proporcionando la infraestructura y los
recursos tcnicos, para la constitucin de la empresa X.

Actualmente la empresa cuenta con 70 empleados de los cuales el 80 % son

mujeres, principalmente distribuidas en las reas de lencera y acolchados aunque
3
de igual manera se destacan en la parte administrativa abarcando un gran
porcentaje, exceptuando los cargos del rea de diseo, aludiendo a un clima
organizacional enfocado a la superacin de la mujer en trminos laborales,
econmicos y sociales, posicionando de esta manera gnero femenino como una
fuerza fundamental para el desarrollo ptimo de la empresa.

3.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Fig. 1 Organigrama

4
3.3 DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO DE LA EMPRESA

3.3.1 Polticas de Calidad

Garantizar el cumplimiento de las especificaciones acordadas con los clientes

internos y externos, los entes reguladores y los inversionistas, mediante el
control permanente de los procesos y cobertura del mercado,
comprometiendo el talento humano con el mejoramiento continuo y la
competitividad.

3.3.2 Objetivos

1. Expandir la cobertura del mercado existente.

2. Enfocar el trabajo de la empresa hacia las necesidades y satisfaccin del
cliente interno y externo.
3. Fomentar la competencia y bienestar del talento humano.
4. Desarrollo de altos niveles de competitividad en el mercado.

3.3.3 Valores Empresariales

1. Orden
2. Limpieza
3. Puntualidad
4. Responsabilidad
5. Deseo de Superacin
6. Honradez y Rectitud
7. Respeto al Derecho de los Dems
8. Respeto a las Normas y Reglamentos
9. Gusto por el Trabajo
10. Inters por la Inversin y el Ahorro.

4. DIAGNSTICO

Disear un formato que permita tomar datos o informacin de la gestin

logstica en la empresa X en los siguientes aspectos:

4.1 ORGANIZACIN LOGSTICA

Existencia formal del departamento de logstica:

Responsable del rea.
Organigrama del rea.
Nmero de personas en el departamento de logstica.
reas encargadas involucradas en la toma decisiones de actividades
logsticas.

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4.2 SITUACIN ACTUAL

Departamento de Logstica: No existe un departamento como tal, el rea de

logstica pertenece al departamento de operaciones. Esto se puede apreciar
en el organigrama

Nmero de personas = Tres Personas

Gerente de Operaciones: Carlos Arturo Olarte

Asistente de Logstica Administrativo: Vctor C. Dvila

Asistente de Logstica Operativo: Freddy A. Vidal

Las reas encargadas involucradas en la toma de decisiones de actividades

logstica es el mismo departamento de Operaciones, la logstica en la empresa
X es una logstica de distribucin de P.T, no tiene integrados los
departamentos, compras es el encargado de hacer los requerimientos de M.P
y de entregarlos a operaciones.

4.2 1. Accin Mejorada

Realizar un plan de trabajo con el objetivo de involucrar e integrar otros

departamentos como compras, mercadeo y ventas
Implementar un sistema de inventarios Probabilsticos para eliminar los
costos de inventarios y de devolucin de Producto terminado.
En la medida que crezca la empresa contratar personal con un perfil
acorde al cargo solo para esta rea y no que deba realizar otras
funciones.

4.3 PRODUCTOS Y CLIENTES

Cantidad y descripcin de referencias de producto terminado.

Nmero de clientes
Nmero de Puntos de entrega.
Descripcin de los canales de distribucin utilizados en la Empresa.
Relacin con los clientes.

Para la entrega de PT se terceriz la distribucin y se contrat empresas de

paqueteo que llevan el producto a distintos almacenes, cuando la cantidad de
pedidos tiene un peso mayor a 1000 kg despachamos con empresas de
masivos; en un 95% trabajamos con almacenes en la modalidad de
consignacin y el 5% restante trabajamos con el cliente directamente.

6
Nmero de Clientes en consignacin: 18 clientes distribuidos en las zonas
donde tenemos presencia.

Requisitos generales para registrarse como Distribuidor

Estar inscrito en la respectiva Cmara de Comercio.
Cumplir con todas las especificaciones, trminos y condiciones
requeridas para el suministro de materiales.
Haber sido previamente calificado aspectos tcnicos, financieros y de
integridad.

Se deben anexar los siguientes documentos

1. Formato de Registro de distribuidor completamente diligenciado.

2. Declaracin irrevocable de aceptacin de los Trminos y Condiciones de
Compra firmada por el representante legal de la compaa.
3. Certificado de Existencia y Representacin legal actualizado y original
expedido por la Cmara de Comercio.
4. Copia legible de la Cdula de Ciudadana para personas naturales.
5. Copia del RUT (Registro nico Tributario) actualizado.
6. Dos referencias comerciales con no ms de 6 meses de expedicin.

Caracterizacin de los productos

En la bsqueda de la satisfaccin del cliente, la empresa X desarrolla sus

productos, utilizando el desarrollo tecnolgico y la investigacin de los
requerimientos ortopdicos; para esto utiliza estndares de calidad que
permiten lograr una total satisfaccin y productividad. Son productos de alta
calidad, durabilidad y comodidad.

COLCHONETA

Colchoneta ganso
Colchoneta Down
Colchoneta pato
Colchoneta fiber cloud
CAMA ELECTRICA

COBIJA

Cobija princesa
Cobija ganso
Cobija Down

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 Cobija pato
Cobija fiber cloud
ALMOHADA

Princesa
Ganso
Down
Pato
Fiber cloud
Imitacin ganso
Soft
Ltex
Cervical visco elstica
Visco elstica

PRODUCTOS EN PLUMA

Cobija ganso
Cobija Down
Cobija pato
Almohada Ganso
Almohada Down
Almohada Pato
LENCERIA

Esferas
Sigrid
Kadena
Katty
Kenia
Lina
Pespunte
Safari
Trenza
Barcelona,
PROTECTOR

Colchn toalla, acolchado, liso, maryluna

Almohada, toalla, acolchado, liso, maryluna

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4.4 SERVICIO AL CLIENTE

Estrategia de servicio al cliente

Sistema de indicadores
Procedimientos para evaluar la satisfaccin del cliente
Requisitos del producto segn el punto de vista de los clientes
Condiciones de entrega de los productos

La gestin empresarial hoy en da se caracteriza por centrar la atencin, cada

vez ms, en un elevado nivel de servicio al cliente. Esta tendencia est
revolucionando la gestin de las relaciones con los clientes y la empresa X no
es la excepcin y aplica todas estas estrategias para ser cada da ms
competitiva en un mercado el cual la competencia cada da es mayor.

Contar con un correcto diseo del servicio al cliente es fundamental para

trabajar por una adecuada competitividad empresarial.

Reducir la brecha entre el servicio brindado y el percibido es hoy objetivo

esencial de las organizaciones, la reduccin de esta solo es posible a travs
de un adecuado nivel de organizacin del sistema logstico, es por ello que se
ha reconocido que el diseo del servicio al cliente constituye el punto de
partida del diseo de los sistemas logsticos.

La empresa X presenta un procedimiento general para el diseo del servicio

al cliente, una herramienta para analizar el mejoramiento del valor de los
productos

Los elementos a considerar para establecer una estrategia de servicio:

a) El cliente. Identificar con exactitud quin es el cliente y requerimientos y

las necesidades.

b) La competencia. Identificar las fortalezas y debilidades de los

competidores y con ello establecer un servicio al cliente que proporcione una
ventaja competitiva.

c) Los patrones, costumbre y posibilidades de los clientes. La estrategia

de servicio requiere ser evaluada en trmino de cunto ingreso reporta a la
empresa y cul es el costo que implica su aplicacin para garantizar la
viabilidad de tal estrategia.

En la empresa X hace parte de su poltica cumplir con las metas propuestas

en cuanto a los clientes se refiere, ya que a la final estos son los que compran

9
el producto y los ingresos de la empresa dependen de la cantidad de clientes
que posea.

4.4.1 Estrategias con los nuevos o futuros clientes

Para la empresa X es muy importante conservar sus clientes, atendiendo

todas sus demandas e inquietudes de manera eficiente, pero al igual que
cualquier empresa tiene la visin de crecer cada da y esto solo es posible si
la cantidad de clientes aumentan.

Por eso la compaa busca cada da nuevos mercados promocionando su

producto con sus cualidades, los procedimientos que se realizan para
obtenerlo, las instalaciones de la empresa y la tecnologa con que cuenta.

4.4.2 Condiciones de Entrega

Son pactadas cuando se recepciona el pedido y se genera la orden de

produccin.

4.5 CANALES DE DISTRIBUCIN

No cuentan con el servicio de distribuidor directo, no se posee flota propia.

Cuando se genera un pedido y teniendo en cuenta la cantidad despachada,
se realiza a travs de una empresa de paqueteo (TCC, enva, etc.) o una
empresa de masivos (capacidad de 5000kg en adelante); el producto llega a
un determinado almacn, esta empresa transportadora suministra guas o
tecnologas para hacerle seguimiento por internet, el producto entra en
consignacin. El almacenaje y la informacin correspondiente a
caractersticas, cantidad, inventarios, facturacin, etc., lo maneja el almacn
en compaa de un funcionario de la empresa X.

OPERADORES LOGSTICOS

Utilizacin de operadores logsticos

Descripcin de los operadores logsticos y servicios que presta a la
Empresa X
Factores que decidieron la subcontratacin de los servicios logsticos
anteriormente mencionados
Debilidades y fortalezas de los operadores logsticos

Para la prestacin del servicio la compaa dispone de la maquinaria y equipo

adecuado para cada componente dentro del manejo integral.

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Esta maquinaria est representada en montacargas, estantera, mquina de
cierre, mquina de sacar, equipos de monitoreo ambiental, etc., los ltimos
modelos y un adecuado mantenimiento tanto preventivo como correctivo
garantizan la prestacin de un servicio de la forma ms adecuada.

Una fortaleza es que los proveedores en un alto porcentaje presentan una alta
tasa de cumplimiento en sus entregas, y la mayor debilidad es que las
entregas de los pedidos no son entregados a tiempo por parte del tercero
contratado por lo cual se presenta un alto porcentaje de quejas por parte de
los clientes por incumplimiento en los tiempos pactados.

Para mejora se est trabajando en la aplicacin de las siguientes sugerencias

por parte de los asesores.

Servicios de almacenaje.

Servicios de mayor valor aadido, con menores niveles de stock.

Mayor complejidad de la gestin: control de lotes o nmeros de serie,
suministros secuenciados, picking intensivo con creciente nmero de
referencias.
Integracin de tareas especiales: manipulaciones, prefabricados,
customizaciones, reparaciones.
Integracin del sistema con ERP
Suministro de informacin.
Recepcin, fraccionamiento, clasificacin, ubicacin, pesaje,
preparacin de pedidos, expedicin (carga).

Servicios de transporte.

Servicios con mejores plazos de entrega y ms rpido y fcil acceso a

la informacin.
Mayor especializacin y variedad de los servicios de transporte.
Mayor adecuacin de los plazos de servicio a los requerimientos de
entrega.
Larga distancia y distribucin capilar. Carga completa, grupales.
Ms exactitud de la informacin del transporte.
Integracin de los sistemas mediante el intercambio de informacin.
Accesibilidad en tiempo real.
Materializacin y seguimiento de polticas de transporte.

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4.6 SISTEMA DE DISTRIBUCION FISICA

Esquema de distribucin fsica de la empresa

Canales de distribucin
Transporte
Puntos de venta
Centros de distribucin
Almacenamiento, envase y embalaje

Puntos De Venta

ANDINO Calle 85 # 11-78

CHICO Calle 100# 11b-39
UNICENTRO Calle 122#18b-69
BULEVAR Local 102 CC BULEVAR NIZA
MAGDALA Calle 161# 19-10
FABRICA Carrera 21# 164-30

4.7 PROVEEDORES O APROVISIONAMIENTO.

Cantidad de proveedores
Relacin empresa proveedores
Seleccin de proveedores
Evaluacin de proveedores
Otros aspectos que consideren importantes tener en cuenta

4.7.1 Criterios de Seleccin y Evaluacin de Proveedores

Requisitos: Segn los estatutos de la empresa, los requisitos ms importantes
para la seleccin de proveedores, son los que se presentan a continuacin en
orden jerrquico:
1. Condiciones de los Materiales: La empresa revisa de manera
minuciosa las condiciones de entrega del material solicitado, de tal
manera que si este no cumple con las especificaciones impuestas es
rechazado.
2. Tiempos de Entrega: La empresa define con cada proveedor unos
tiempos convenidos entre ambas partes, donde el incumplimiento de
estas pautas provocar grandes consecuencias en el nivel de

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 produccin de la empresa debido a la ausencia de recursos para la
consecucin del producto, adicionalmente se provoca una disminucin
en la confiabilidad por parte de la empresa hacia el proveedor.
3. Trayectoria: De acuerdo a las relaciones histricas, se les da prioridad
a los proveedores con mayor prestigio dentro de la organizacin,
prevaleciendo aquellos que tienen mayor antigedad.
4. Capacidad: Segn los niveles de produccin se tiene en cuenta el
proveedor que tenga la mayor disponibilidad de materiales y recursos
necesarios para satisfacer los requerimientos relacionados con la
empresa.
5. Cumplimiento de Requisitos: Debido a la necesidad de definir
parmetros para la consecucin del proceso productivo, la empresa
impone unos requisitos al proveedor, el cual los debe cumplir de
manera estricta porque son necesarios para cumplir con las
especificaciones de calidad para lograr altos ndices.
6. Garanta: De acuerdo al respaldo que ofrecen los proveedores sobre
sus productos se define que las caractersticas de los recursos
suministrados sean invariantes, con relacin a las especificaciones
impuestas por la empresa.
7. Precio: Ya establecidos los anteriores requisitos, se escogen los
proveedores que cumplan con ellos, y por ltimo se elige aquel que
ofrezca el precio ms beneficioso para la empresa.
8. Situacin Legal: Es importante para la empresa X realizar compras de
materia prima con proveedores que garanticen una situacin legal
clara, para as evitar inconvenientes en el proceso de compra de
materiales.

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IDENTIFICACIN PROVEEDOR
NOMBRE EMPRESA NIT

CIUDAD DIRECCIN

MATERIA PRIMA-MATERIAL CANTIDAD

DOCUMENTOS REQUERIDOS AL PROVEEDOR

SI NO
REGISTRO CMARA Y COMERCIO
RUT
CERIFICADO DE CALIDAD
CERTIFICADO DE GARANTA
* Los proveedores sern evaluados con estos requisitos Puntos
Las condiciones de compra y pago son favorables para
Precio la empresa, se ofrecen crditos y facilidades de pago (el
cobro de inters se hace vencidamente).
Para la entrega de la materia prima se cuenta el estado
Condiciones
actual
Se deben de realizar entregas en periodos de tiempo
Tiempos de iguales, entregando cantidades variables dependiendo
entrega de las necesidades del mercado, se entrega toda la
cantidad en un pedido.
Debe manejar informacin mnima del material, ensayos
Cumplimiento
y pruebas hechos a los mismos, algn certificado de
de requisitos
calidad que respalde el producto. (Cartas de control).
Se compromete y respalda el buen o mal
Respaldo funcionamiento del material, estando a disposicin para
posibles problemas.
Debe contar con mtodos de inspeccin para cada
Inspeccin materia prima, llevando registros e informando a la
empresa.
Posee la infraestructura necesaria para soportar algn
Capacidad
pedido con gran variabilidad.
Mtodos de Frecuentemente utiliza ensayos que determinen las
ensayo ptimas condiciones de los materiales que despacha.
Posee buen nombre dentro del ramo, tiene polticas de
Trayectoria calidad y aplica algn tipo de mejoramiento en los
mtodos de produccin

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 Presenta para cada producto fichas tcnicas, donde
Ficha tcnica describa especificaciones, propiedades, caractersticas,
normas, documentos, mtodos de muestreo.

Total puntos

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR :

DOCUMENTO DE PROVEEDORES

Tabla 1. Ficha proveedores

4.8 COSTOS LOGISTICOS E INDICADORES DE GESTION.

Sistema de informacin de costos de informacin

Embalaje
Transportes
Almacenamiento e inventarios
Sistema de indicadores de la gestin logstica

La empresa tiene un sistema contable llamado Soflant que permite conocer el

cualquier momento el estado financiero de la empresa, adems de los
valorizados en cantidades por producto y en dinero en cada uno de los
almacenes en consignacin.

El embalaje lo hace directamente la empresa no cuenta con terceros.

Costos de inventarios. Estos valores son la cantidad en dinero que tienen

invertido a la fecha en el producto terminado. Ver tabla 2.

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 FECHA Y VALOR DEL INVENTARIO
EN PT
Fecha PRODUCTO TERMINADO
Jan 1 $184,537,350.00
Feb 1 $160,170,993.00
Mar 1 $256,555,261.00
Apr 1 $258,182,072.00
May 1 $297,374,999.00
Jun 1 $315,070,710.00
Jul 1 $250,483,811.00
Aug 1 $289,618,413.00
Sep 1 $311,821,831.00
Oct 1 $330,212,055.00
Nov 1 $308,250,273.00
Dec 1 $226,007,561.75
Jan 2 $201,387,044.62
Feb 2 $254,920,561.00
Mar 2 $254,456,110.00
Apr 2 $242,022,796.54
May 2 $251,968,249.32
Jun 2 $242,755,172.56
Jul 2 $241,374,966.00
Aug 2 $248,724,606.61
Sep 2 $190,891,504.17
Oct 2 $189,559,821.62
Tabla 2. Costos de Inventario

4.9 GASTOS DE TRANSPORTE

En el ao anterior el 14% de los despachos se realiz con empresas

transportadoras de paqueteo. En el ao presente, el 60% de los despachos
ha sido realizado con empresas de paqueteo.

4.9.1 Valor en pesos pagados vigencia actual a las empresas de transporte.

Optimizar gastos que se incurren al transportar producto terminado a las

diferentes zonas al igual que minimizar el envo de producto terminado con
empresas transportadoras de paqueteo.

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 Tabla 3. Gastos de Transporte

4.10 SISTEMA DE INFORMACION

Tecnologas de la informacin y aplicaciones informticas utilizadas en la

logstica.

No manejan un software especializado en logstica, poseen bases de datos y

tablas en Excel que permite tomar decisiones acerca de costo ptimo de
despacho y la empresa a la que se debe despachar, teniendo en cuenta el
destino, el peso, el tiempo de entrega, tipo o lnea de producto y valor o
seguro de la mercanca.

Alternativas de Mejora

Se podra conformar un departamento de logstica, ya que al momento se

encuentra un asistente de logstica en el departamento de operaciones,
aunque ambos departamentos estn directamente ligados, se podra crear
el nuevo departamento para que los diferentes procesos como compras,
generacin de producto y entregas se maximizaran y fueran ms efectivas.

En el rea de almacenamiento se debe detallar con un cdigo de barras

para cada producto y obtener una fcil y rpida ubicacin de cada producto
dentro de las plataformas de almacenaje; tambin esta codificacin
ayudara bastante para el embalaje de los productos.

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 5. RESULTADOS

Describir los resultados y conclusiones del diagnstico.

Plantear alternativas de mejora al proceso de gestin logstica de la
empresa.

6. CONCLUSIONES

La logstica se ha convertido en una ventaja competitiva en el entorno

actual, los avances tecnolgicos, la alta competencia y mayor exigencia
del cliente, lo que requiere que a las empresas sean ms eficientes y
productivas en los diferentes procesos de la cadena logstica y as poder
competir a nivel local e internacional.

La empresa X presta el servicio cuando es requerido en el desarrollo

de un nuevo proyecto y en cumplimiento de la normatividad vigente
segn la informacin recopilada.

La prioridad es lograr indicadores y relacionarlos con los procesos de

gestin. Cualquier discrepancia deber ser resuelta, en el sentido de
desarrollar y/o sistematizar nuevos indicadores, nuevos procesos y/o
dar de baja lo innecesario. Luego se deben identificar y/o implantar
esos indicadores de gestin que son o sern los principales artfices
del pilotaje de los procesos.

Se comprob que la empresa X presenta falencias en los procesos y

que es necesario reestructurar el sistema logstico, adems de ejercer
el control interno para garantizar la calidad de los productos y satisfacer
las necesidades de sus clientes.

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