ISAD (g)

Norma internacional General de

Descripcin Archivstica
 Caracterstica generales
Es una gua general que orienta, no predetermina.
Es flexible con las situaciones particulares y con
los formatos
Identifica los fondos, series y expedientes y,
adems explica su contexto
Es multinivel: Identifica un fondo, cada una de las
series de ese fondo, y cada una de las unidades
documentales dentro de cada serie.
Mediante el uso de elementos esenciales permite
formar guas, inventarios y catlogos, todos de
forma relacionada y jerarquizada
 ISAD(G) e ISAAR (CPF)
La Isad se sirve de otra norma complementaria
para describir bien puntos de acceso como
Los nombres de los productores de fondos...
La historia institucional de los productores
Las referencias biogrficas
Esta norma complementaria es
La ISAAR (CPF) o International Standard Archival
Authority Record for Corporate Bodies, Persons or
Family o Norma internacional sobre los
encabezamientos autorizados archivsticos relativos a
entidades personas y familias.
 Reglas de la descripcin
multinivel
La descripcin va de lo general a lo particular
Se va del fondo como un todo hasta la serie y la unidad
documental.
Siempre se debe indicar expresamente lo el nivel
que se describe.
Cualquier nivel debe indicar su vinculacin con
los niveles anteriores.
Si se describe una unidad documental se debe indicarque el
nivel anterior es la serie o en su caso el fondo.
Nunca en un nivel inferior se repite la informacin
que se dio en uno superior.
Las 6 reas que organizan los 24
elementos de descripcin
De identificacin de la De condiciones de acceso
unidad de descripcin
Informacin esencial y
singular. Es totalmente
obligatoria.
De contexto
Informacin sobre el
origen y la custodia
De contenido y estructura
Explica la realidad
informativa y organizacin
que presenta
y uso
Sobre la disponibilidad
De documentacin
asociada
Explica la relacin con
otros fondos, series o
documentos
De notas
Informacin necesaria que
no est en otras reas.
De control de la
descripcin
Incluye la fecha y las
personas que describen
 Los 5 elementos del rea de
identificacin
Cdigo de referencia
Pas, institucin,archivo, serie, unidad documental
Ttulo
Nombre de la unidad documental: fondo, serie...
Fecha
De produccin o de acumulacin
Nivel de descripcin
Se indica que lo que se describe es fondo, o serie, o u.d.
Volumen y soporte de la unidad de descripcin
Tipo de soporte y extensin del mismo en ms., pg, h.
 Ejemplo del rea de
Identificacin
1. Cdigo de Referencia: RD/AGN/HC/RH
2. Ttulo: Fondo colonial de Real Hacienda
de la Isla de Santo Domingo
3. Fechas extremas: 1735-1800
4. Nivel de descripcin: Fondo
5. Volumen y soporte: 27 cajas.
 Los 4 elementos del rea de
contexto
Nombre del productor o de los productores
Es obligatorio siempre en todos los niveles y debe coordinarse
con la ISAAR (CPF)
Historia institucional/historia biogrfica
Explicar el origen, la evolucin, el desarrollo o la vida y
funciones de la institucin, familia y corporacin que produjo
el fondo...
Historia archivstica
Explicar las vicisitudes que ha sufrido el fondo, la serie...
Hasta llegar a su estado actual.
Forma de ingreso:
Indicar si fue por transferencia o por adquisicin (donacin,
compra...)
 Ejemplo del rea de contexto
1. Nombre del productor
Oficiales Reales de la Caja de Santo Domingo y subalternas.
2. Historia institucional
Explicar el origen y evolucin de la Caja Real de Santo
Domingo.
3. Historia archivstica
Explicar los diversos archivos por los que ha pasado este fondo
hasta llegar al Archivo General de la Nacin.
4. Forma de ingreso
Por transferencia ordinaria de la Repblica Dominicana a su
Archivo General.
 rea de contenido y estructura
Alcance y contenido:
Da un resumen o una visin de conjunto y mediante relacin o
palabras claves explica el valor informativo
Valoracin, seleccin y eliminacin
Valores administrativos e histricos, y eliminaciones que se
han hecho de la documentacin.
Nuevos ingresos
Si se ha producido un ingreso complementario o se prevee
alguno en el futuro, indicando cantidad y frecuencia
Organizacin
Indicar la estructura, cuadro de clasificacin y sistema de
ordenacin de fondos y series.
 Ejemplo del rea de contenido y
estructura
Alcance y contenido
Recoge las cuentas con especificacin de cargos y datas,
adems de los recados justificativos de dichos cargos y datas.
Se acoge el Libro de Actas de la Junta de Real Hacienda de
Santo Domingo. Palabras claves: Alcabalas,
Almojarifazgos,Comisos, Congruas, Mesadas, Medias annatas,
Gastos de Armada y Batallones, Sueldos y Jornales, Diarios de
alimentacin...
Por ser fondo histrico no hay valoracin ni
eliminacin, ni previsin de nuevos ingresos.
Organizacin: Se distribuye en Libros de Actas,
Cuentas y Recados, ordenados cronolgicamente.
rea de Condiciones de acceso y
uso
Condiciones de acceso
Normas que faciliten o mermen el acceso
Condiciones de reproduccin
Indicar restricciones en el caso de que existan sobre fotocopias,
microfilm, o copias digitalizadas.
Caractersticas fsicas y requisitos tcnicos
Condiciones de conservacin, dificultad de lectura por
paleografa o por lengua y, en su caso, software y hardware.
Instrumentos de descripcin
Indicar las bases de datos, guas, inventarios, catlogos e
ndices que ayuden al mejor conocimiento del fondo o la serie.
rea de documentacin asociada
Existencia y localizacin de originales
En el caso de que sea un archivo de minutas o copias indicar
donde estn los originales
Existencia y localizacin de copias
En el caso de que sean originales indicar donde se hallan
copias.
Unidades de descripcin relacionadas
Hay que indicar si existen fondos o series en otros Archivos
intimamente relacionados con los que se describen.
Nota de publicaciones
Referencias de las publicaciones que se han basado en estudios
sobre el fondo o la serie archivstica
 rea de Notas
Aqu se especifica cualquier cuestin
necesaria que no aparezca en los anteriores
elementos
Por ejemplo que los documentos aparecen sellados e
individualizados por un nmero de orden
 rea de Control de Descripcin
Nota del Archivero
Explicar quin y cmo ha realizado la descripcin
especificando los instrumentos de descripcin anteriores que
ha utilizado.
Reglas o normas
Consignar las reglas internacionales, nacionales y locales
utilizadas.
Fecha
Indicar cundo se ha realizado o actualizado la descripcin.