PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS

Cdigo: VAOMPC-PR01
No. Norma: 4.2.3

1. OBJETO

Establecer la metodologa para el control de los documentos internos y externos que conforman el
Sistema de Gestin de la Calidad, garantizando su adecuacin, revisin, aprobacin, actualizacin,
legibilidad e identificacin y prevencin de obsolescencia.

2. ALCANCE

Aplica a todos los documentos del SGC, incluyendo en los casos que aplique, documentos de origen
externo que se relacionen directamente con la prestacin del servicio.

3. RESPONSABLES

Es responsabilidad del representante de la direccin para el SGC, definir, controlar y hacer

seguimiento a la documentacin del Sistema.

4. DEFINICIONES Y SIGLAS

Documento: recopilacin de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magntico o
sistematizado.

S.G.C.: Sistema de gestin de calidad.

Documento Interno: informacin o datos que posee y elabora la empresa a travs de papel, disco
magntico, ptico o electrnico y/o fotografas.

Documento Externo: informacin o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la
empresa a travs de papel, disco magntico, ptico o electrnico y/o fotografas. Este documento
sirve de gua o apoyo para el desarrollo de las actividades.

Documento obsoleto: son aquellos documentos que ya no tienen vigencia porque se han generado
nuevas versiones mejoradas y que por lo tanto deben ser claramente identificados como tal en el
SGC.

Versin: muestra el estado de los documentos en trminos de actualidad.

5. METODOLOGA

El control de los documentos es responsabilidad del representante de la direccin para el SGC, por
medio del Listado Maestro de Control de Documentos formato No. VAOMPC-RG02 donde se
registra:

Cdigo del documento

Nombre del Documento
Si el Documento es Interno o Externo
Versin
Fecha de la ltima Revisin
Responsable de la Revisin
Responsable Aprobacin
Justificacin del Cambio
Distribucin de Documentos (Control de original y copias)
Disposicin de obsoletos

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Enero 11 de 2005
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS
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CRITERIOS PARA CREACIN, MODIFICACIN Y/O ANULACIN DE DOCUMENTOS INTERNO Y

EXTERNOS

1. La revisin realizada por parte de los jefes de procesos, a los cambios generados a
procedimientos, instructivos y/o formatos contempla:
a. Revisin a la secuencia de actividades
b. Definicin de responsable y documento por actividad
c. Codificacin dada entre procedimientos, instructivos, formatos y los listados maestros
de control de documentos y formatos.
Para tal efecto, quedar como evidencia la firma del jefe de proceso y la fecha de la revisin en
el borrador respectivo.

2. Los cambios generados a los procedimientos y/o instructivos solo generarn nueva versin
despus de 5 modificaciones al mismo. De lo contrario sern informados a travs del formato
No. VAOMPC-RG14 Comunicaciones Reglamentarias de Procesos a todo el personal
involucrado. Como control de esto el representante de la direccin para el SGC, registrar la
informacin en el formato Manejo de Versin No. VAOMPC-RG05

3. Todo documento externo que pueda afectar el sistema de calidad, debe ser entregado y revisado
por del representante de la direccin para el SGC y el Jefe de Proceso antes de ser utilizado.

DIFUSIN CAMBIOS EN EL SISTEMA

1. Los cambios generados al sistema sern informados a travs del formato No. VAOMPC-RG14
Comunicaciones Reglamentarias de Procesos por parte del representante de la direccin para el
SGC.

2. El sistema se encuentra en las carpetas de cada una de las direcciones, adicionalmente, esta en
la pgina Web de la organizacin la cual solo sirve para consulta y tiene la opcin de imprimir
nicamente los formatos de cada proceso.

La metodologa para el control de documentos se muestra en la siguiente matriz, donde se identifican

las actividades, los responsables y los registros o documentos necesarios.

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6. CONTROL DE REGISTROS

Registros en calidad / organizacin y Mtodos

TIEMPO DE
ALMACENA RECUPERACIN
CDIGO NOMBRE DEL REGISTRO ARCHIVO PROTECCIN RETENCIN
MIENTO
QUIEN METODO RETENCIN DIPOSICIN

AZ Solicitud
VAOMPC-RG01
Solicitud de Requerimientos a
Fsico Archivador de Ordenado
Procesos ascendentemente
requerimientos
AZ segn fecha y
Fsico Archivador nmero de la solicitud
Comunicaciones Reglamentarias Comunicados
VAOMPC-RG14
de Procesos Computador Clave Back Carpeta comunicados
Magntico Archivo
- Mail up mensual Jefes de SGC
1 ao Inactivo
Clave Back
proceso c:\\mis -Calidad
VAOMPC-RG05 Manejo de Versin Magntico Computador documentos\carpeta
up mensual
registros
Ordenado
Listado Maestro de Control de ascendentemente
VAOMPC-RG02 Fsico Escritorio Flder
Documentos segn fecha de
actualizacin

Registros en las dependencias

TIEMPO DE
ALMACENA RECUPERACIN
CDIGO NOMBRE DEL REGISTRO ARCHIVO PROTECCIN RETENCIN
MIENTO
QUIEN METODO RETENCIN DIPOSICIN

Ordenada por mes y

Flder de por nmero de Archivo
Comunicaciones Reglamentarias Jefes de
VAOMPC-RG14 Fsico Archivador Calidad radicacin 1 ao Inactivo
de Procesos proceso
Comunicados Ordenado -Calidad
ascendentemente

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