DIRECCION REGIONAL DE EDUCACION CAJAMARCA

INSTITUTO SUOERIOR DE EDUCACION PBLICO 13 DE JULIO DE 1882

SAN PABLO REGION CAJAMARCA
D.S.N011-88-ED
Revalidado con R. D. N 200-2016-MINEDU/VMGP/DIGEDD/DIFOID

Bsqueda, seleccin y evaluacin de proveedores

1. Los proveedores como parte del entorno

Si una empresa tiene xito en el mercado es porque ha comprendido el entorno que la rodea; solo cuando se conoce
el entorno se est en condiciones de tomar decisiones acertadas.
El entorno empresarial es el conjunto de fuerzas que se sitan en el exterior de la empresa, y que ejercen influencia
sobre ella.

La empresa se encuentra sometida a cinco fuerzas competitivas externas, segn Porter. Una de ellas es el poder
de negociacin de los proveedores:

Amenaza de los
nuevos competidores

Poder de negociacin Rivalidad entre los Poder de negociacin

de los proveedores competidores de los clientes
existentes

Amenaza de
productos nuevos y
sustitutivos

En la actualidad, la mejora en el conocimiento y la coordinacin de los proveedores estn consideradas como una
herramienta necesaria para incrementar la capacidad de crear riqueza en la empresa, porque permite realizar mejor
un producto o servicio final.

Relaciones con proveedores

Contratacin Resultado

1. Bsqueda de proveedores 1. Pedido

2. Seleccin de proveedores 2. Entrega
3. Evaluacin de proveedores 3. Facturacin
4. Negociacin con los
proveedores
5. Firma del contrato
Las relaciones con los proveedores surgen de las necesidades que tienen las empresas para aprovisionarse de
materiales:

Para incorporarlos como insumos en el proceso productivo que realizan (materias primas, productos
incorporables, etc.).
Para consumirlos directamente en dichos procesos (carburantes, material de oficina, suministros, etc.).
Para revenderlos en el mercado (este es el caso de las empresas comerciales).

PLANIFICACION Y ORGANIZACIN DE LA PRODUCCION DE PRODUCTOS DE GRANOS Y TUBERCULOS 1

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Las decisiones de compra de la empresa como organizacin presentan similitudes con las decisiones que tomamos
los individuos al realizar una compra, pues en ambos casos es consecuencia de un proceso, y el resultado final es el
mismo: la compra. Pero las decisiones de las empresas presentan diferencias importantes, pues sus adquisiciones
no son <<finales>>, sino que actan a manera de intermediarios entre los proveedores, a los que adquieren los
materiales, y sus clientes, a los que sirven sus productos o servicios.

El proceso de compras en las empresas es ms complejo que la compra individual, debido a que en el caso de las
empresas:

Normalmente interviene ms de un individuo, por lo que se necesita un acto de coordinacin.

Como son bienes muy especficos se requiere un nivel de conocimientos especializado.

2. Bsqueda de proveedores
El primer paso a dar en las relaciones con los proveedores es proceder a su bsqueda, para posteriormente
seleccionar a aquellos que mejor se adecuen a las necesidades de la empresa.
Podemos encontrarnos con dos variables que inciden directamente en el proceso:

1. La situacin de partida de la empresa. Podemos encontrarnos con dos situaciones: que la empresa ya
tenga un desarrollo de mercado, pero que no est totalmente satisfecha con sus proveedores, o que desee
ampliar la cantidad de ellos.
2. El tipo de compra diferencia tambin al tipo de proveedor a buscar. Este puede ser de dos tipos:
- Proveedores a largo plazo de factores productivos directos o materiales indirectos de MRO (Mantenimiento,
Reparacin, Operacin), como material de oficina.
- Proveedores puntuales de productos o servicios especficos que solo se necesitan una vez, como un bien
de inversin o un proyecto particular.

Las tcnicas de bsqueda se pueden catalogar como bsqueda de proveedores on-line o como bsqueda off-line.
Es importante tener en cuenta que estos dos mtodos de bsqueda no son alternativos, sino complementarios.

A. La bsqueda on-line
La bsqueda on-line consiste en aprovechar las ventajas que nos ofrecen los buscadores de internet a travs de la
descripcin del producto. La bsqueda de proveedores en internet se ha convertido en una prctica comn en las
empresas. Lo que antes se haca usando las Pagina Amarillas en papel, ahora se hace usando internet.
Por otro lado, la Red permite encontrar proveedores a nivel mundial sin invertir mayores recursos, cosa impensable
por mtodos tradicionales. Este hecho refleja importancia para una empresa de contar con presencia en internet. Si
no ests en la Red ests perdiendo clientes potenciales cada da que pasa; no es que no te encuentren: es que no
saben que existes.

As, pues las empresas han comprendido la importancia de compartir informacin sobre sus productos o servicios
publicndola a travs de pginas web y en plataformas especificas diseadas para tal efecto. De esta manera, aquellos
que estn interesados en la adquisicin de una determinada mercadera pueden acudir a estas plataformas para
obtener la informacin que necesitan.

Existen dos tipos de motores de bsqueda:

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Genricos (Google, Yahoo, Altavista, Excite o Bing): funcionan utilizando unos programas, llamados robots
o spiders (<<araas>>) que rastrean internet y leen tantas pginas como pueden, presentando un ndice de
direcciones de carcter general.
Verticales: son motores de bsqueda ms especficos sobre temas concretos, lo que permite que tanto la
obtencin de la informacin como la creacin de ndices sean ms especializados en el sector del que se
trata. Los ms populares son los utilizados para buscar hoteles, seguros, pisos o viajes. Al tratarse de un
nmero de fuente ms reducido que en el buscador genrico, los buscadores verticales pueden tambin
actualizar su informacin con mayor frecuencia. Adicionalmente, un buscador vertical ofrece a los usuarios
mecanismos de bsqueda avanzada especficamente diseados para el sector. Entre los ms utilizados
podemos citar www.emarketservices.es, y al credo por Cmaras de Comercio www.camerdata.es, con ms
de dos millones de empresas censadas.

B. La bsqueda off-line
La bsqueda off-line, o tradicional, todava sigue teniendo su importancia, y aunque va perdiendo peso paulatinamente
en favor de la bsqueda on-line, se basa en la bsqueda de proveedores a travs de:
Prensa, radio y televisin: un anuncio en estos medios sirve, ante todo, para dar a conocer los productos
que se comercializan.
Publicaciones especializadas: Como lo son las revistas especializadas y dedicadas a todo tipo de
contenido.
Ferias y exposiciones: son un medio para conocer de cerca los productos y de entablar relaciones con
futuros proveedores.

Es importante desechar la idea de que es mejor realizar la bsqueda a travs del canal off-line o dl on-line: los dos
son complementarios, y muchas veces estn interrelacionados. En un mundo en el que prima la multicanalidad, las
empresas deben de recurrir a los dos mtodos.

3. La seleccin de proveedores
El enfoque tradicional ha sido comprar utilizando el precio como criterio nico de decisin. En la actualidad, este
enfoque est siendo modificado por otros tipos de sistema de seleccin en los que se deben evaluar ms variables.
La dependencia de un solo proveedor, elegido en funcin del precio, es una estrategia que a largo plazo presenta
demasiados riesgos para la empresa. En el polo opuesto se encuentran los mtodos denominados <<multicriterio>>,
o de seleccin global.
Por ello, a parte del criterio del precio, nos centraremos en modelos que contemplan algunos elementos ms del
proceso de compra. En cualquier caso, en todos los modelos se lleva a cabo el siguiente proceso para realizar la
seleccin de proveedores.

Proceso de seleccin de proveedores

1. . Evaluacin de las necesidades

2. . Realizacin de una lista de proveedores
3. . Anlisis de ofertas de los proveedores
. Establecimiento de criterios de seleccin
4. PLANIFICACION Y ORGANIZACIN DE LA PRODUCCION DE PRODUCTOS DE GRANOS Y TUBERCULOS 3
. Certificacin de los proveedores
5.
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A. Evaluacin de las necesidades

En el ciclo de compras, que es la primera fase de la actividad de la empresa, resulta de vital importancia dar respuesta
a tres preguntas clave:

Qu pedir?
Cundo pedir?
Cunto pedir?

No son cuestiones que pueda responder por si solo un departamento de la empresa: en sus respuestas se vern
involucrados, como mnimo, los departamentos de aprovisionamiento, fabricacin y ventas. Todos utilizaran tcnicas
de investigacin operativa para dar respuesta a dichos interrogantes.

B. Realizacin de una lista de proveedores

La bsqueda de proveedores debe llevarnos a realizar un listado de proveedores que, en principio, puedan satisfacer
nuestras necesidades.

Se deben abrir registros para cada uno de ellos, en donde se incluir toda la informacin que se crea relevante:

Datos identificativos: razn social, domicilio legal y comercial, telfono, fax, direccin web, CIF, etc.
Tipo de productos que ofrece o servicios que presta, precios, polticas de descuentos, condiciones de pago
acordadas, condiciones generales de entrega y contratos que se hayan firmado.

Es comn que en dichos registros figuren adems catlogos y muestras de los artculos ofrecidos, con los resultados
de los anlisis realizados a los mismos.

Los archivos deben mantenerse actualizados de forma constante, lo que implica la continua revisin de los datos
identificativos y la inclusin de nuevos productos, as como las modificaciones de materiales o de precios que los
proveedores pudieran establecer.

C. Anlisis de ofertas de los proveedores

Esta fase conlleva:

La solicitud de propuestas a proveedores de la lista anterior.

La obtencin de su catlogo de productos.
La recepcin de ofertas detalladas por escrito.

D. Establecimiento de criterios de seleccin

El paso previo para la eleccin correcta de proveedores es definir con claridad los criterios claves de evaluacin, o
aquellos factores dominantes que van a determinar el resultado del proceso de evaluacin. Segn sea la situacin y
la estrategia competitiva, puede ser que el precio domine la decisin; en otros casos, el plazo de entrega o la calidad
pueden ser los factores claves (estos criterios reciben el nombre de parciales), o tal vez sea necesario considerar
un conjunto de todos ellos (criterios de seleccin globales).

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E. Certificacin de proveedores

La fase final del proceso de seleccin de proveedores es la certificacin de estos. El objetivo de este paso es lograr
que el proveedor realice su labor de acuerdo con las pautas comnmente establecidas, bajo una concepcin de los
denominados sistemas de gestin de calidad, basados en las normas iso.

Si un proveedor certifica sus productos, estos podrn entrar en los almacenes de la empresa prcticamente sin
controles, es decir, los artculos elaborados por este tipo de proveedores son ingresados a la planta sin inspecciones
previas en la recepcin. Esto conlleva a importantes ventajas:

Elimina los costos asociados al control.

Disminuye los lead time de abastecimiento.
Reduce devoluciones.

De alguna forma, un programa de certificacin de proveedores debe incluir visitas a las fbricas de los mismos por
parte de un equipo multidisciplinar de la empresa compradora en las que se debe evaluar:

La capacidad del proveedor para cumplir con los objetivos de calidad.

Los costos y la capacidad de entregas, tanto desde el punto de vista de los procesos como desde el punto
de vista de la tecnologa de informacin y de los recursos humanos.

Con base en esta informacin, se crea un equipo conjunto de cliente-proveedor, cuyo objetivo final ser realizar un
documento en el que se establece un acuerdo comn sobre seguimiento y control, en un afn de mejora continua.
Dicho programa debe incluir:

Los objetivos del mismo.

Las reas que debern controlarse.
Los responsables del programa.
La asignacin de equipos de trabajo.
La metodologa a utilizar.
Los mtodos y herramientas necesarios para su implementacin, la documentacin a emplear y el
cronograma a cumplir.
Los criterios de evaluacin que se aplicarn posteriormente. Adems, debe acordar los mtodos y medios
para inspeccionar los productos del proveedor, con el fin de llegar a otorgar la certificacin.

Una vez aplicados los controles sobre los aspectos acordados y cumplidas todas las fases del programa, se emite
un certificado al proveedor, en el que se le define como proveedor oficial de la empresa.

Bibliografa
Aparicio, J. M. (2013). Gestin logstica y comercial. Madrid: McGraw-Hill Interamericana.

PLANIFICACION Y ORGANIZACIN DE LA PRODUCCION DE PRODUCTOS DE GRANOS Y TUBERCULOS 5