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Bsqueda, seleccin y evaluacin de proveedores

1. Los proveedores como parte del entorno


Si una empresa tiene xito en el mercado es porque ha comprendido el entorno
que la rodea; solo cuando se conoce el entorno se est en condiciones de tomar
decisiones acertadas.
El entorno empresarial es el conjunto de fuerzas que se sitan en el exterior de
la empresa, y que ejercen influencia sobre ella.
La empresa se encuentra sometida a cinco fuerzas competitivas externas,
segn Porter. Una de ellas es el poder de negociacin de los proveedores:








En la actualidad, la mejora en el conocimiento y la coordinacin de los
proveedores estn consideradas como una herramienta necesaria para
incrementar la capacidad de crear riqueza en la empresa, porque permite realizar
mejor un producto o servicio final.
Relaciones con proveedores





Rivalidad entre los
competidores
existentes
Amenaza de los
nuevos competidores
Poder de negociacin
de los clientes
Amenaza de
productos nuevos y
sustitutivos
Poder de negociacin
de los proveedores
1. Bsqueda de proveedores
2. Seleccin de proveedores
3. Evaluacin de proveedores
4. Negociacin con los
proveedores
5. Firma del contrato
1. Pedido
2. Entrega
3. Facturacin


Contratacin Resultado
Las relaciones con los proveedores surgen de las necesidades que tienen las
empresas para aprovisionarse de materiales:
Para incorporarlos como insumos en el proceso productivo que realizan
(materias primas, productos incorporables, etc.).
Para consumirlos directamente en dichos procesos (carburantes, material
de oficina, suministros, etc.).
Para revenderlos en el mercado (este es el caso de las empresas
comerciales).
Las decisiones de compra de la empresa como organizacin presentan similitudes
con las decisiones que tomamos los individuos al realizar una compra, pues en
ambos casos es consecuencia de un proceso, y el resultado final es el mismo: la
compra. Pero las decisiones de las empresas presentan diferencias importantes,
pues sus adquisiciones no son <<finales>>, sino que actan a manera de
intermediarios entre los proveedores, a los que adquieren los materiales, y sus
clientes, a los que sirven sus productos o servicios.
El proceso de compras en las empresas es ms complejo que la compra
individual, debido a que en el caso de las empresas:
Normalmente interviene ms de un individuo, por lo que se necesita un
acto de coordinacin.
Como son bienes muy especficos se requiere un nivel de conocimientos
especializado.







2. Bsqueda de proveedores
El primer paso a dar en las relaciones con los proveedores es proceder a su
bsqueda, para posteriormente seleccionar a aquellos que mejor se adecuen a las
necesidades de la empresa.
Podemos encontrarnos con dos variables que inciden directamente en el proceso:
1. La situacin de partida de la empresa. Podemos encontrarnos con dos
situaciones: que la empresa ya tenga un desarrollo de mercado, pero que
no est totalmente satisfecha con sus proveedores, o que desee ampliar la
cantidad de ellos.
2. El tipo de compra diferencia tambin al tipo de proveedor a buscar. Este
puede ser de dos tipos:
- Proveedores a largo plazo de factores productivos directos o materiales
indirectos de MRO (Mantenimiento, Reparacin, Operacin), como material
de oficina.
- Proveedores puntuales de productos o servicios especficos que solo se
necesitan una vez, como un bien de inversin o un proyecto particular.
Las tcnicas de bsqueda se pueden catalogar como bsqueda de proveedores
on-line o como bsqueda off-line. Es importante tener en cuenta que estos dos
mtodos de bsqueda no son alternativos, sino complementarios.
A. La bsqueda on-line
La bsqueda on-line consiste en aprovechar las ventajas que nos ofrecen los
buscadores de internet a travs de la descripcin del producto. La bsqueda de
proveedores en internet se ha convertido en una prctica comn en las empresas.
Lo que antes se haca usando las Pagina Amarillas en papel, ahora se hace
usando internet.
Por otro lado, la Red permite encontrar proveedores a nivel mundial sin invertir
mayores recursos, cosa impensable por mtodos tradicionales. Este hecho refleja
importancia para una empresa de contar con presencia en internet. Si no ests
en la Red ests perdiendo clientes potenciales cada da que pasa; no es que no te
encuentren: es que no saben que existes.
As, pues las empresas han comprendido la importancia de compartir informacin
sobre sus productos o servicios publicndola a travs de pginas web y en
plataformas especificas diseadas para tal efecto. De esta manera, aquellos que
estn interesados en la adquisicin de una determinada mercadera pueden acudir
a estas plataformas para obtener la informacin que necesitan.
Existen dos tipos de motores de bsqueda:
Genricos (Google, Yahoo, Altavista, Excite o Bing): funcionan utilizando
unos programas, llamados robots o spiders (<<araas>>) que rastrean
internet y leen tantas pginas como pueden, presentando un ndice de
direcciones de carcter general.
Verticales: son motores de bsqueda ms especficos sobre temas
concretos, lo que permite que tanto la obtencin de la informacin como la
creacin de ndices sean ms especializados en el sector del que se trata.
Los ms populares son los utilizados para buscar hoteles, seguros, pisos o
viajes. Al tratarse de un nmero de fuente ms reducido que en el buscador
genrico, los buscadores verticales pueden tambin actualizar su
informacin con mayor frecuencia. Adicionalmente, un buscador vertical
ofrece a los usuarios mecanismos de bsqueda avanzada especficamente
diseados para el sector. Entre los ms utilizados podemos citar
www.emarketservices.es, y al credo por Cmaras de Comercio
www.camerdata.es, con ms de dos millones de empresas censadas.

B. La bsqueda off-line
La bsqueda off-line, o tradicional, todava sigue teniendo su importancia, y
aunque va perdiendo peso paulatinamente en favor de la bsqueda on-line, se
basa en la bsqueda de proveedores a travs de:
Prensa, radio y televisin: un anuncio en estos medios sirve, ante todo,
para dar a conocer los productos que se comercializan.
Publicaciones especializadas: Como lo son las revistas especializadas y
dedicadas a todo tipo de contenido.
Ferias y exposiciones: son un medio para conocer de cerca los productos
y de entablar relaciones con futuros proveedores.
Es importante desechar la idea de que es mejor realizar la bsqueda a travs del
canal off-line o dl on-line: los dos son complementarios, y muchas veces estn
interrelacionados. En un mundo en el que prima la multicanalidad, las empresas
deben de recurrir a los dos mtodos.
3. La seleccin de proveedores
El enfoque tradicional ha sido comprar utilizando el precio como criterio nico de
decisin. En la actualidad, este enfoque est siendo modificado por otros tipos de
sistema de seleccin en los que se deben evaluar ms variables. La dependencia
de un solo proveedor, elegido en funcin del precio, es una estrategia que a largo
plazo presenta demasiados riesgos para la empresa. En el polo opuesto se
encuentran los mtodos denominados <<multicriterio>>, o de seleccin global.
Por ello, a parte del criterio del precio, nos centraremos en modelos que
contemplan algunos elementos ms del proceso de compra. En cualquier caso, en
todos los modelos se lleva a cabo el siguiente proceso para realizar la seleccin
de proveedores.
Proceso de seleccin de proveedores





1.
2.
3.
4.
5.

. Evaluacin de las necesidades
. Realizacin de una lista de proveedores
. Anlisis de ofertas de los proveedores
. Establecimiento de criterios de seleccin
. Certificacin de los proveedores
A. Evaluacin de las necesidades
En el ciclo de compras, que es la primera fase de la actividad de la empresa,
resulta de vital importancia dar respuesta a tres preguntas clave:
Qu pedir?
Cundo pedir?
Cunto pedir?
No son cuestiones que pueda responder por si solo un departamento de la
empresa: en sus respuestas se vern involucrados, como mnimo, los
departamentos de aprovisionamiento, fabricacin y ventas. Todos utilizaran
tcnicas de investigacin operativa para dar respuesta a dichos interrogantes.
B. Realizacin de una lista de proveedores
La bsqueda de proveedores debe llevarnos a realizar un listado de proveedores
que, en principio, puedan satisfacer nuestras necesidades.
Se deben abrir registros para cada uno de ellos, en donde se incluir toda la
informacin que se crea relevante:
Datos identificativos: razn social, domicilio legal y comercial, telfono,
fax, direccin web, CIF, etc.
Tipo de productos que ofrece o servicios que presta, precios, polticas de
descuentos, condiciones de pago acordadas, condiciones generales de
entrega y contratos que se hayan firmado.
Es comn que en dichos registros figuren adems catlogos y muestras de los
artculos ofrecidos, con los resultados de los anlisis realizados a los mismos.
Los archivos deben mantenerse actualizados de forma constante, lo que implica la
continua revisin de los datos identificativos y la inclusin de nuevos productos,
as como las modificaciones de materiales o de precios que los proveedores
pudieran establecer.

C. Anlisis de ofertas de los proveedores
Esta fase conlleva:
La solicitud de propuestas a proveedores de la lista anterior.
La obtencin de su catlogo de productos.
La recepcin de ofertas detalladas por escrito.

D. Establecimiento de criterios de seleccin
El paso previo para la eleccin correcta de proveedores es definir con claridad los
criterios claves de evaluacin, o aquellos factores dominantes que van a
determinar el resultado del proceso de evaluacin. Segn sea la situacin y la
estrategia competitiva, puede ser que el precio domine la decisin; en otros casos,
el plazo de entrega o la calidad pueden ser los factores claves (estos criterios
reciben el nombre de parciales), o tal vez sea necesario considerar un conjunto
de todos ellos (criterios de seleccin globales)
E. Certificacin de proveedores
La fase final del proceso de seleccin de proveedores es la certificacin de estos.
El objetivo de este paso es lograr que el proveedor realice su labor de acuerdo con
las pautas comnmente establecidas, bajo una concepcin de los denominados
sistemas de gestin de calidad, basados en las normas iso.
Si un proveedor certifica sus productos, estos podrn entrar en los almacenes de
la empresa prcticamente sin controles, es decir, los artculos elaborados por este
tipo de proveedores son ingresados a la planta sin inspecciones previas en la
recepcin. Esto conlleva a importantes ventajas:
Elimina los costos asociados al control.
Disminuye los lead time de abastecimiento.
Reduce devoluciones.
De alguna forma, un programa de certificacin de proveedores debe incluir visitas
a las fbricas de los mismos por parte de un equipo multidisciplinar de la empresa
compradora en las que se debe evaluar:
La capacidad del proveedor para cumplir con los objetivos de calidad.
Los costos y la capacidad de entregas, tanto desde el punto de vista de los
procesos como desde el punto de vista de la tecnologa de informacin y
de los recursos humanos.
Con base en esta informacin, se crea un equipo conjunto de cliente-proveedor,
cuyo objetivo final ser realizar un documento en el que se establece un acuerdo
comn sobre seguimiento y control, en un afn de mejora continua. Dicho
programa debe incluir:
Los objetivos del mismo.
Las reas que debern controlarse.
Los responsables del programa.
La asignacin de equipos de trabajo.
La metodologa a utilizar.
Los mtodos y herramientas necesarios para su implementacin, la
documentacin a emplear y el cronograma a cumplir.
Los criterios de evaluacin que se aplicarn posteriormente. Adems, debe
acordar los mtodos y medios para inspeccionar los productos del
proveedor, con el fin de llegar a otorgar la certificacin.
Una vez aplicados los controles sobre los aspectos acordados y cumplidas todas
las fases del programa, se emite un certificado al proveedor, en el que se le define
como proveedor oficial de la empresa.
Bibliografa
Aparicio, J. M. (2013). Gestin logstica y comercial. Madrid: McGraw-Hill Interamericana.