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Instrucciones:
Procedimientos de la oficina
ADMINISTRACIN GENERAL
Informacin de contacto
Instalaciones
Solicitud de suministros
Informacin de contacto
Para entregas generales:
Avda. Portugal, n. 123XX
Madrid, 280XX
Las entregas de los suministros deben realizarse en la puerta trasera del edificio. (El
personal de los muelles de carga comprobar los artculos respecto al albarn y, a
continuacin, llevar el albarn a la oficina. Los empleados de la oficina sern
responsables de agregar la informacin del albarn a la base de datos de inventario.)
Nmeros de telfono:
Telfono: (91) 123-XX-67
Fax: (91) 123-XX-68
Correo electrnico:
atencionalcliente@consolidatedmessenger.com
Sitio web:
www.consolidatedmessenger.com
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Instalaciones
Oficina
Almacn
Sistema telefnico
Oficina
La oficina de atencin al pblico y el
vestbulo de Consolidated Messenger se
encuentran en la parte delantera del edificio y sirven Figure 1
como entrada principal para los empleados de la oficina
y para los clientes.
El espacio de la oficina de atencin al pblico consta de un mostrador con tres
estaciones, cada una de ellas con telfonos y terminales informticas con conexiones T1.
El vestbulo ofrece una zona de preparacin de paquetes y recipientes con artculos para
su venta al por menor (sobres, cinta, rotuladores, etc.) a los clientes, y una serie de
buzones. Las papeleras de la zona de preparacin de paquetes deben vaciarse todas las
noches o con la frecuencia necesaria para ofrecer un aspecto de limpieza. Los recipientes
para minoristas deben comprobarse y rellenarse a lo largo del da, segn sea necesario.
Los empleados de la oficina se encargarn de ambas actividades.
El horario de la oficina es de 8:00 a.m. a 9:00 p.m., de lunes a sbado. Los clientes que
alquilen buzones tendrn acceso a ellos 24 horas al da.
Almacn
La parte trasera del edificio contiene el almacn, que ocupa la mayor parte del espacio
del edificio. El almacn se divide en cuatro zonas diferentes: recepcin, envo,
empaquetado y almacenamiento de inventario:
La zona de recepcin consta de dos muelles de carga (que tambin se usan para
los envos) y una zona de 3,6 x 3,6 metros con estantes en los que depositar los
paquetes entrantes. Los estantes se dividen por empresa de transportes.
La zona de envo se encuentra exactamente enfrente de la zona de recepcin,
comparte el espacio de los muelles de carga y tambin tiene una zona de 3,6 x 3,6
metros con estantes en los que depositar los paquetes que se van a enviar. Los
estantes se dividen por empresa de transportes.
La zona de empaquetado tiene dos mesas y dos estantes que contienen cajas de
varios tamaos, plstico de burbuja, cinta adhesiva, trozos de espuma de
poliestireno y material de etiquetado.
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La zona de inventario tiene tres estantes para los suministros que sobren.
Sistema telefnico
El sistema telefnico de la oficina tiene un interfono y una conexin directa que permite
a los empleados de la oficina ponerse en contacto con los empleados del almacn. Siga
las instrucciones de las hojas situadas junto a cada telfono para comunicarse entre los
dos espacios del edificio.
Para usar el interfono desde la oficina:
1. Descuelgue el auricular y presione 1 en el teclado numrico.
2. Presione 2 para ponerse en contacto con la oficina desde la cocina.
3. Cuando escuche un clic, presione el botn del altavoz.
Para comunicarse sin el interfono, basta con presionar 1 y esperar una
respuesta.
Figure 2
Solicitud de suministros
Artculos de papelera para empresas, papel con membrete, facturas, albaranes, recibos
Suministros
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Suministros
Figure 3
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Cajas
Material de empaquetado de espuma de poliestireno
Cinta
Papel de copia
Cartuchos de tner (5SI y HP 4000)
Suministros de minorista:
Notas adhesivas
Etiquetas adhesivas
Sobres acolchados
Cinta
Rotuladores
Cajas
Plstico de burbuja
ENVO
Recepcin de paquetes
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Procesamiento de pedidos
Recepcin de paquetes
Todos los paquetes depositados por los clientes deben procesarse y enviarse el da que se
reciben. Recibimos paquetes de las siguientes maneras:
Recepcin de paquetes para enviar
Recepcin de artculos para empaquetar y enviar
Procesamiento de pedidos
Cuando se recibe un nuevo pedido, siga los pasos adecuados para completarlo.
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Evaluacin de un pedido
Creacin de una factura
Procesamiento de una factura
Evaluacin de un pedido
Antes de poder crear una factura, deber conocer los siguientes datos:
Quin es el cliente?
El cliente tiene ya una cuenta?
Cul es el descuento?
Cul es el mtodo de pago?
Quin es el cliente?
Vendemos a los siguientes tipos de clientes:
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Cuando reciba la solicitud de crdito rellenada, deber enviar por fax los
formularios de referencia de crdito a cada una de las referencias enumeradas. Si
no se indica ningn nmero de fax, llame por telfono.
Si todas las referencias nos indican que los plazos de pago se han respetado, es
decir, que el cliente no tiene un historial de realizar pagos con retraso, apruebe al
cliente; en caso contrario, solicite que pague mediante tarjeta de crdito.
Si se aprueba la solicitud, informe inmediatamente al cliente y actualice la base
de datos de la forma correspondiente.
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CONTABILIDAD
Tenedor de libros
Contable
Programa de contabilidad
Figure 4
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Tenedor de libros
Enrique Gilc
enrique@fourthcoffee.com
Contable
Antonio Bermejo
antonio@northwind traders.com
Programa de contabilidad
Actualmente usamos Microsoft Office Small Business Accounting.
Banco
Nuestra cuenta est en Woodgrove Bank.
N. de cuenta corriente 11111122222
N. de cuenta en el mercado monetario 345689
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