Anexo Decreto 652 de 2011 - Ntdsig PDF

NORMA TCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
NTD-SIG 001:2011
2011
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DISTRITAL REQUISITOS
DESCRIPTORES: Sistema Integrado de Gestin, desarrollo

administrativo, calidad, control interno, gestin
ambiental, seguridad industrial y salud ocupacional,
responsabilidad social, gestin documental, seguridad
de la informacin, entidades y organismos distritales.
ADOPCIN: Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011

NTDSIG 001:2011
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT
Clara Lpez Obregn

Alcaldesa Mayor (D)
Yuri Chilln Reyes

Secretario General
Beatriz Helena Hincapi Molina

Subsecretaria General
Miguel Alfonso Castelblanco Gordillo

Director Distrital de Desarrollo Institucional (E)
Gerardo Duque Gutirrez

Coordinador Distrital del Sistema Integrado de Gestin
Participacin en la Construccin de la NTDSIG 001-2011
MESAS DE TRABAJO:
Coordinador General: Gerardo Duque Gutirrez
Jaime Ramn Gmez Pascuali Jaime Armando Gil Tovar

Norha Carrasco Rincn Martha Luca Ortiz Penagos
Nubia Paola Rueda Casallas Omar Tarcisio Caas Carrillo
Alexandra Arvalo Cuervo Edith Janneth Abella Snchez
Juan Carlos Beltrn Jaramillo Veedura Distrital
Lus Arnulfo Delgado Zarate Olga Luca Vargas Cobos
Alcira Sarmiento Molina Mnica Marcela Ulloa Maz
Abelardo Bermdez Rodrguez Arcesio Marn Chica
Viviana Marcela Villamil Garca Eriberto Cuello Castillo
Angela Ovalle Bautista Mayed Andrea Gonzlez Sutachn
Rosa Margarita Cala Rueda Secretara de Salud Distrital
Oscar Alberto Cardona Vargas
Edelmira Rodriguez Gmez Eullia Porras Salek.
Fabin Alberto Crdenas Varela Ciro Andrs Benavides Corredor
Alexandra Quitian lvarez Yimmy Alexander Mrquez Alvarez
Diego Felipe Otlora Juan Pablo Gonzlez
Secretara General Secretara de Planeacin Distrital
Nancy Patricia Gmez Martnez Csar Orlando Miranda Rivas

Luis Alberto Barrera Vargas Carlos Fernando Campos Sosa
Jomir Sotelo Rojas Instituto de Desarrollo Urbano
Secretara Distrital de Ambiente
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NTDSIG 001:2011
Martha Helena Medina ngel Nstor Porcell Mancilla

Gloria Yolanda Munar Ariza Gerardo Avendao Prieto
Lus Fernando Balaguera Ramrez Universidad EAN
Ximena Villamara Guzmn
Hospital de Suba E. S. E.
OTRAS ENTIDADES Y ORGANISMOS:
Mara del Pilar Arango Viana Lucila Guerrero Ramrez

Juan Felipe Rueda Garca Carlos Alberto Quitian Salazar
Departamento Administrativo de la Secretara de Cultura Recreacin y
Funcin Pblica Deporte
Martha Mercedes Zuna Ladino

Lucy Divanelly Muoz Rodriguez
Unidad Administrativa Especial
Secretara General
Cuerpo Oficial de Bomberos
Blanca Yomar Lpez Delgadillo

Nidia Alejandra Torres Seplveda Sonia Jeanet Arvalo
Unidad Administrativa Especial de Nathaly Rodrguez Snchez
Catastro Unidad Administrativa Especial de
Servicios Pblicos
Mnica Rubio Arenas
Alejandro Crdenas Leuro
Jos Jorge Roca Martinez
Martha Cecilia Garca Buitrago
Unidad Administrativa Especial de
Claudia Marcela Vargas
Rehabilitacin y Mantenimiento Vial
Instituto Distrital de Turismo
Mara Isabel Vsquez Daz Manuel Matamoros Zambrano

Jos Ramn Santis Jimnez Sofa Cristina Bautista Beltran
Metrovivienda Hospital Occidente de Kennedy
Hilda Alfonso Parada Pureza Rodrguez Pinzn

Claudia Patricia Galn Surez Freddy Sanjuanelo Carbonel
Hospital Chapinero E. S. E. Hospital Tunjuelito E. S. E.
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NTDSIG 001:2011
PRESENTACIN
La Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestin Pblica, adoptada por los

ministros de Administracin Pblica y de la Reforma del Estado de los pases de
Iberoamrica en el 2008, se constituye en el mapa de navegacin en materia de
sistemas de gestin para las entidades y organismos distritales.
Considerando que uno de los principios de la Carta Iberoamerica de la Calidad es

que las instituciones pblicas cuenten con sistemas de gestin normalizados, por
tal motivo la Administracin Distrital expidi el Decreto 176 del 2010, en el cual se
articulan armnicamente la calidad, el control interno, la gestin ambiental, la
seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la informacin, la gestin
documental y la responsabilidad social para construir el Sistema Integrado de
Gestin Distrital.
La Administracin, consciente de la necesidad de orientar la implementacin del

Sistema Integrado de Gestin, ha estructurado la Norma Tcnica Distrital del
Sistema Integrado de Gestin para las Entidades y Organismos Distritales
NTDSIG 001:2011, la cual ha sido el fruto del trabajo de los servidores de las
distintas entidades, as como de la valiosa participacin del Departamento
Administrativo de la Funcin Pblica.
Para la Administracin Distrital, es motivo de satisfaccin poner a disposicin de

las entidades y organismos distritales esta norma que, adems de ser un referente
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NTDSIG 001:2011
nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar

en el sector pblico, se constituye en una herramienta que define lineamientos
para la implementacin coordinada de sistemas de gestin, aportando al uso
eficiente de los recursos, a la promocin del trabajo en equipo, a la articulacin y
cooperacin institucional, al mejoramiento continuo de las instituciones y a la
generacin de productos y/o servicios que satisfagan los requerimientos de los
clientes internos y externos.
Yuri Chilln Reyes

Secretario General
Alcalda Mayor de Bogot
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CONTENIDO
0. PRLOGO.. 11
1. INTRODUCCIN... 14
1.1 GENERALIDADES 14
1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
DISTRITALES. 16
1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL

MBITO DISTRITAL 17
1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS. 19
1.5 REFERENCIAS METODOLCICAS 20
2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIN Y

EXCLUSIONES...................................... 24
2.1 OBJETO.. 24
2.2. APLICACIN.. 24
2.3 EXCLUSIONES.. 25
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS. 25
3.1 DEFINICIONES. 25
3.2 ABREVIATURAS.. 30
4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES....... 30
4.1 PLANEACIN INSTITUCIONAL 31
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4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
DISTRITALES........................................................................ 35
4.2.1 PLANIFICACIN DE LOS PROCESOS. 35
4.2.2 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DEL RIESGO...... 37
4.2.3 PLANIFICACIN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO

DE GESTIN. 39
4.2.4 PLANIFICACIN DOCUMENTAL DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN.... 40
4.2.5 PLANIFICACIN DE RECURSOS.... 42
4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA 42
4.2.5.2 TALENTO HUMANO. 43
4.2.6 PLANIFICACIN DE LA MEDICIN Y EL SEGUIMIENTO 45
4.2.7 PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN Y LA

PARTICIPACIN 46
4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN

INSTITUCIONAL............................................ 48
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN. 50
5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN

LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS
DISTRITALES 51
5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN

EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN........ 51
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5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN.
54
5.3 PRESTACIN DEL BIEN O SERVICIO. 55
5.4 MECANISMOS DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO.. 57
5.5 PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.. 57
5.6 COMUNICACIN... 59
6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES 60
6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN PERIDICA DE LO

LEGAL.. 60
6.2 INVESTIGACIN DE INCIDENTES 61
6.3 AUDITORAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN. 61
6.4 ANLISIS DE DATOS... 62
6.5 SATISFACCIN DE LOS USUARIOS.. 63
6.6 SATISFACCIN DE LAS PARTES INTERESADAS.. 64
6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y

SERVICIOS. 64
6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS. 65
6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO

AMBIENTAL.. 65
6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA

SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL 65
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NTDSIG 001:2011
6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA

SEGURIDAD DE LA INFORMACIN.
65
6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIN

DOCUMENTAL... 65
6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA

RESPONSABILIDAD SOCIAL. 66
6.14 REVISIN POR LA DIRECCIN 66
6.15 REFERENCIACIN COMPETITIVA. 68
7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES.... 68
7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN... 68
7.2 ACCIONES DE MEJORA. 69
7.3 ACCIONES CORRECTIVAS 69
7.4 ACCIONES PREVENTIVAS. 70
ANEXO: CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA 72

TCNICA DISTRITAL Y NORMAS REFERENCIA..
pg. 9
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NTDSIG 001:2011
PRLOGO
La Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D. C., es la entidad

encargada de orientar y liderar la formulacin y seguimiento de las polticas para el
fortalecimiento de la funcin administrativa de los organismos y entidades
distritales, mediante el diseo e implementacin de instrumentos de coordinacin y
gestin, la promocin del desarrollo institucional, el mejoramiento del servicio a la
ciudadana y el ciudadano, la orientacin de la gerencia jurdica del Distrito, la
proteccin de recursos documentales de inters pblico y la coordinacin de las
polticas del sistema integral de informacin y desarrollo tecnolgico. La necesidad
de cumplir a cabalidad con este objetivo impuls la construccin de la Norma
Tcnica Distrital para la Gestin Pblica, que nace adems como resultado de la
adhesin por parte del Alcalde Mayor a la Carta Iberoamericana de la Calidad.
La comisin intersectorial del Sistema Integrado de Gestin est compuesta por

aquellas entidades y organismos que lideran las temticas que lo conforman y
sern ellos los encargados de definir con base en esta norma distrital el plan de
accin a seguir para que todas las entidades y organismos lo implementen.
Las entidades y organismos que conforman el grupo base de trabajo del Sistema
Integrado de Gestin y su respectiva rea de desempeo son:
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR VEEDURA DISTRITAL, LDER DE LA

DE BOGOT, LDER DE LAS TEMTICAS: SISTEMA TEMTICA DEL SISTEMA DE CONTROL
DE GESTIN DE LA CALIDAD, SISTEMA DE INTERNO.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIN, SISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTAL, SISTEMA DE
SECRETARA DISTRITAL DE PLANEACIN,
DESARROLLO ADMINISTRATIVO, SISTEMA DE
LDER DE LA TEMTICA DE
GESTIN DE SERVICIO AL CIUDADANO Y LA
RESPONSABILIDAD SOCIAL.
POLTICA DE RACIONALIZACIN DE TRMITES.
SECRETARA DISTRITAL DE AMBIENTE, LDER DE SECRETARA DISTRITAL DE SALUD, LDER

LA TEMTICA DEL SISTEMA DE GESTIN DE LAS TEMTICAS DE SEGURIDAD
AMBIENTAL. INDUSTRIAL Y SALUD OCUPACIONAL.
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NTDSIG 001:2011
A continuacin se presentan las entidades y organismos que colaboraron en el

estudio de esta Norma Tcnica Distrital mediante su participacin en las mesas de
trabajo:
INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO HOSPITAL DE SUBA E.S.E.
Esta norma fue sometida a consulta pblica en las siguientes entidades y

organismos distritales:
CAJA DE VIVIENDA POPULAR HOSPITAL DEL TUNAL E.S.E.
CANAL CAPITAL HOSPITAL LA VICTORIA E.S.E.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA HOSPITAL MEISSEN E.S.E.
DEFENSORA DEL ESPACIO PBLICO
HOSPITAL NAZARETH E.S.E.
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO
CIVIL HOSPITAL OCCIDENTE DE KENNEDY E.S.E.
EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO HOSPITAL PABLO VI BOSA E.S.E.

DE BOGOT HOSPITAL RAFAEL URIBE E.S.E.
EMPRESA DE RENOVACIN URBANA HOSPITAL SAN CRISTBAL E.S.E.
METROVIVIENDA HOSPITAL SANTA CLARA E.S.E.
FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, HOSPITAL SIMN BOLVAR E.S.E.
CESANTAS Y PENSIONES
HOSPITAL TUNJUELITO E.S.E.
FONDO DE PREVENCIN Y ATENCIN DE
EMERGENCIAS HOSPITAL VISTA HERMOSA E.S.E.
FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD INSTITUTO DISTRITAL DE LA PARTICIPACIN Y

ACCIN COMUNAL
FUNDACIN GILBERTO ALZATE AVENDAO
INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES
HOSPITAL DE BOSA E.S.E.
INSTITUTO DISTRITAL DE RECREACIN Y
HOSPITAL CENTRO ORIENTE E.S.E. DEPORTE
HOSPITAL DE CHAPINERO E.S.E. INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO
HOSPITAL DE ENGATIV E.S.E. INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO
HOSPITAL DE FONTIBN E.S.E. CULTURAL
HOSPITAL DE USAQUN E.S.E. INSTITUTO PARA LA ECONOMA SOCIAL
HOSPITAL DE USME E.S.E. INSTITUTO PARA LA PROTECCIN DE LA NIEZ

Y LA JUVENTUD
HOSPITAL DEL SUR E.S.E.
LOTERA DE BOGOT
HOSPITAL SAN BLAS E.S.E.
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
ORQUESTA FILARMNICA DE BOGOT REHABILITACIN Y MANTENIMIENTO VIAL
SECRETARA DE EDUCACIN UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
SERVICIOS PBLICOS
SECRETARA DE GOBIERNO
TRANSMILENIO S.A.
SECRETARA DEL HBITAT
TERMINAL DE TRANSPORTES S.A.
SECRETARA DE HACIENDA
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE
SECRETARA DE INTEGRACIN SOCIAL CATASTRO DISTRITAL
SECRETARA DE MOVILIDAD
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NTDSIG 001:2011
La presente norma fue avalada tcnicamente por el DEPARTAMENTO

ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA.
La presente norma fue avalada acadmicamente por la UNIVERSIDAD EAN.
Esta norma es la pionera para estructurar el Centro Distrital de Normalizacin.
DIRECCIN DISTRITAL DE DESARROLLO INSTITUCIONAL
SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT, D.C.
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NTDSIG 001:2011
1. INTRODUCCIN
1.1 GENERALIDADES
Esta norma ha sido elaborada con la participacin de servidores pblicos de las

distintas entidades y organismos distritales. El concepto de sistema de gestin
ser utilizado slo de manera general para el propsito de la presente norma, de
modo que para cada caso especfico, segn corresponda a la temtica, se
denominar subsistema. Adems, este concepto se encuentra en consonancia
con el Decreto 176 de 2010, que involucra:
Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).

Subsistema de Control Interno (SCI).
Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI).
Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA).
Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
El Sistema Integrado de Gestin estar enmarcado dentro del Sistema de

Desarrollo Administrativo (SISTEDA) establecido por la Ley 489 de 1998.
Las entidades y organismos distritales usarn esta norma en conjunto con los
requerimientos especficos de estndares o especificaciones de cada uno de los
subsistemas de gestin aplicables segn la naturaleza de la entidad y organismo.
Si bien los sistemas se gestionan de manera independiente, hay elementos

comunes que pueden ser administrados de forma integrada, lo cual representa,
entre otros, los siguientes beneficios:
Desde el punto de vista estratgico: permite la alineacin de la planeacin

institucional con la naturaleza, funciones y competencias de las entidades y
organismos distritales.
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NTDSIG 001:2011
Desde el punto de vista de gestin: posibilita la articulacin de los procesos

para potenciar los resultados de la gestin institucional.
Desde el punto de vista de eficiencia: conlleva la disminucin de tiempos y

de costos en la ejecucin de las actividades.
Desde el punto de vista operativo: permite que en la ejecucin de

actividades se consideren diferentes riesgos asociados a la gestin.
Teniendo en cuenta la necesidad de operar sistemas de gestin en forma

integrada, esta norma define requerimientos generales de los diferentes
subsistemas y su articulacin con el propsito de lograr una gestin efectiva.
Contar con un sistema integrado de gestin permite que los esfuerzos aunados,
sistemticos e inteligentes se orienten a la satisfaccin de los distintos usuarios y
partes interesadas. Con esto en mente, se dispone que los elementos armnicos
de la presente norma deben ser desarrollados siguiendo la secuencia definida en
los lineamientos del ciclo de mejoramiento continuo, conocido como PHVA
(Planear, Hacer, Verificar y Actuar), con base en el cual han sido establecidos los
elementos comunes de cada uno de los subsistemas.
GRFICO MODELO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
E NT OR NO E N T ID A D E S
SISTEDA
P L A NE A R HACER
S GC S CI
SRS S GA
SISTEDA
S IG SISTEDA
S IGA S&SO
S GS I
A C T UA R V E R IF IC A R
S ISTEDA
USUA R IOS C IUD A D
pg. 15
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1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES
Los principios son considerados la orientacin filosfica para la implementacin

del Sistema Integrado de Gestin, y si bien no son requisitos de la presente
norma, es necesario determinar su grado de aplicacin en las entidades y
organismos distritales para establecer niveles de mejoramiento institucional.
A continuacin se exponen los principios del Sistema Integrado de Gestin, no

obstante estos complementan y no contradicen los principios establecidos para
cada uno de los subsistemas:
Coherencia: la armonizacin implica que cada uno de los elementos

establecidos e implementados en el Sistema Integrado de Gestin apunte a
una misma direccin, es decir, que comparta el mismo propsito, en
especial respecto a los elementos estratgicos y los operativos.
Control hacia la mejora: el seguimiento y monitoreo al desempeo de los

sistemas de gestin busca contar con insumos que permitan el
emprendimiento de acciones de mejora.
Productividad: toda actividad en el marco del Sistema Integrado de Gestin

cumple con los lineamientos de la eficiencia, eficacia y la efectividad.
Seguimiento y evaluacin: los sistemas de gestin para la toma de

decisiones deben basarse en mediciones objetivas, para lo cual es
necesario monitorear constantemente el desempeo del sistema en
trminos de eficiencia, eficacia y efectividad.
Sostenibilidad: el Sistema Integrado de Gestin busca dar continuidad a la

operacin de las entidades y organismos distritales, por lo cual es necesario
realizar acciones de mantenimiento y mejoramiento que garanticen su
permanencia conservando un mismo patrn de operacin.
pg. 16
NTDSIG 001:2011
1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL MBITO

DISTRITAL
Para el desarrollo de las directrices y polticas generales del Sistema Integrado de

Gestin se han definido las siguientes responsabilidades en el mbito distrital:
Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C., a travs de la

Direccin Distrital de Desarrollo Institucional, de acuerdo con las
funciones asignadas por el Acuerdo 257 del 2006:
o Apoyar las acciones de articulacin para el diseo de estrategias,
planes y programas objeto del proceso de conformacin del
Sistema Integrado de Gestin para las entidades y organismos
distritales.
o Orientar la construccin de la estrategia operativa de los lderes
de subsistema.
o Poner en marcha los mecanismos de comunicacin para facilitar
la participacin de las servidoras y los servidores en las diferentes
etapas del proceso.
o Coordinar, con las entidades y organismos lderes de cada uno
de los subsistemas, la elaboracin y expedicin de directrices,
metodologas e instrumentos que orienten la construccin del
Sistema Integrado de Gestin en las entidades y organismos
distritales.
o Concertar un cronograma de actividades con los lderes de cada
subsistema y hacer seguimiento a su cumplimiento.
o Implementar y actualizar un Observatorio del Modelo de Sistema
Integrado de Gestin como mecanismo de conceptualizacin,
aprendizaje y de fomento de las buenas prcticas en los
diferentes subsistemas.
o Coordinar el acompaamiento, asesora y asistencia tcnica a las
entidades y organismos distritales que lo requieran durante la
estructuracin e implementacin de su respectivo Sistema
pg. 17
NTDSIG 001:2011
Integrado de Gestin a travs de las entidades y organismos

lderes de cada uno de los subsistemas.
o Establecer las polticas y lineamientos generales, de acuerdo con
sus competencias, del Subsistema de Gestin de Calidad (SGC)
y el Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin
(SGSI), as como el Subsistema Interno de Gestin Documental y
Archivo (SIGA).
El(la) secretario(a) distrital de Ambiente liderar la articulacin al
Sistema Integrado de Gestin del Subsistema de Gestin Ambiental
(SGA).
El(la) secretario(a) distrital de Salud liderar la articulacin al Sistema
Integrado de Gestin del Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional
(S&SO).
El(la) secretario(a) distrital de Planeacin liderar la articulacin al
Sistema Integrado de Gestin del Subsistema de Responsabilidad
Social (SRS).
La Veedura Distrital participar directamente en el proceso y liderar el
Subsistema de Control Interno (SCI), de conformidad con lo estipulado
en el artculo 7 del Decreto 387 de 2004, sin que esto implique
limitacin alguna del ejercicio de su funcin como ente de control
preventivo.
En cada una de las entidades y organismos distritales, las responsabilidades

sern asignadas de acuerdo con las polticas que estos definan y con los
lineamientos establecidos al respecto en la presenta norma.
Las entidades mencionadas anteriormente tendrn las siguientes funciones, sin

perjuicio de otras contempladas en normas especficas:
Definir los elementos bsicos del subsistema de su competencia, que

deben ser involucrados en el Sistema Integrado de Gestin en cada una de
las entidades y organismos distritales.
pg. 18
NTDSIG 001:2011
Brindar acompaamiento a las entidades y organismos distritales en la

estructuracin del Sistema Integrado de Gestin, en lo referente al
subsistema de su competencia, de manera armnica con la Secretara
General de la Alcalda Mayor-Direccin Distrital de Desarrollo Institucional y
las dems entidades lderes de subsistemas.
Participar en la construccin de instrumentos y programas que deban ser
incluidos en el subsistema componente de su competencia.
Participar en la consolidacin del Sistema Integrado de Gestin para el
Distrito Capital.
1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS
Esta norma ha sido estructurada con base en los siguientes referentes normativos:
a. Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica NTCGP 1000:2009,

adoptada mediante Decreto 4485 del 2009.
b. Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado

mediante Decreto 1599 del 2005.
c. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistema de Gestin

Ambiental. Requisitos con Orientacin para su Uso.
d. Norma Tcnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de

Gestin en Seguridad y Salud Ocupacional. Requisitos.
e. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 27001:2006. Tecnologa de la

Informacin. Tcnica de Seguridad. Sistemas de Gestin de la
Seguridad de la Informacin (SGSI). Requisitos.
f. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Informacin y

Documentacin. Gestin de Documentos. Parte 1. Generalidades.
g. Gestin del Riesgo Principios y Directrices UNE: ISO 31000:2010.
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NTDSIG 001:2011
h. Sistema de Gestin Documental y Archivo, adoptado mediante Decreto

514 del 2006.
i. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9001:2008. Sistema de Gestin

de la Calidad. Requisitos.
j. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 26000. Gua de Responsabilidad

Social.
k. Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 19011: 2002. Directrices para la

auditora de los Sistema de la Calidad y/o Ambiente.
l. Social Accountability 8000 (SA 8000:2007). Norma de Responsabilidad

Social.
m. Gua Tcnica Colombiana GTC -180. Responsabilidad Social.
n. Publicly Available Specification PAS 99:2006.
o. Norma Espaola UNE 66177:2005. Sistemas de Gestin Gua para la

integracin de los sistemas de gestin.
p. Ley 489 de 1198, Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y

funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las
disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las
atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la
Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones.
q. Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos.
1.5 REFERENCIAS METODOLGICAS
Uno de los propsitos de la presente norma es la recopilacin y aplicacin de

documentos y metodologas elaborados por las entidades y organismos distritales
que pueden ser utilizados para la implementacin de los requisitos aqu
establecidos. Para tal fin se indican los nombres de dichos documentos, los cuales
se pueden consultar en las siguientes pginas:
pg. 20
NTDSIG 001:2011
NOMBRE DOCUMENTO METODOLOGA

Gua ejerciendo la coherencia institucional, elaborada por la Secretara General
de la Alcalda Mayor de Bogot.
Numeral que aplica en la NTD 4.1
Direccin electrnica de consulta
www.alcaldiabogota.gov.co/secretariageneral/dddi/sistemadegestiondecalidad

Gua de planificacin estratgica de la calidad en las entidades distritales,
elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot.
Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1 / 4.2.4

Gua para la implementacin del Modelo Estndar de Control Interno (MECI) con
enfoque sistmico, elaborada por la Veedura Distrital.
Numerales que aplican en la NTD 4.1 / 4.2.1
www.veeduriadistrital.gov.co

Gua de planificacin operativa de la calidad, elaborada por la Secretara General
Numeral que aplica en la NTD 4.2.3
pg. 21
NTDSIG 001:2011
Gua distrital de procesos y procedimientos, elaborada por la Secretara General

Numerales que aplican en la NTD 4.2.1 / 5.1


Gua de exclusiones NTCGP 1000:2004 para las entidades del Distrito Capital,
elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot.

Gua prctica para la elaboracin del Cuadro de Mando Integrado, elaborada por
la Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot.

Estudios de tiempos y modelos matemticos para la toma de decisiones en las
entidades del Distrito Capital, elaborado por la Secretara General de la Alcalda
Mayor de Bogot, D.C.
Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2
pg. 22
NTDSIG 001:2011

Gua nacional para la simplificacin, el mejoramiento y la racionalizacin de procesos,
procedimientos y trmites, elaborada por la Secretara General de la Alcalda Mayor
de Bogot, D.C., y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
Numerales que aplican en la NTD 5.1 / 7.2
www.dafp.gov.co

Armonizacin Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 Sistema de Gestin de
la Calidad NTCGP 1000:2004, elaborado por la Secretara General de la Alcalda Mayor de
Bogot, D.C. y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
www.dafp.gov.co

Gua de Auditora Integral al Sistema de Gestin, elaborada por la Secretara
General de la Alcalda Mayor de Bogot, D.C. y la Veedura Distrital.
pg. 23
NTDSIG 001:2011

Gua para la formulacin del Plan Institucional de Capacitacin, elaborada por el
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica.
www.dafp.gov.co

Gua prctica para la operativizacin y sostenibilidad del Sistema de Control
Interno, elaborada por la Veedura Distrital.
2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIN Y EXCLUSIONES
2.1 OBJETO
Esta norma especifica los requisitos para estructurar un Sistema Integrado de
Gestin aplicable a las entidades y organismos distritales, y se constituye en una
herramienta de gestin que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional en
trminos de los sistemas de Gestin de la Calidad (SGC), Control Interno (SCI),
Gestin Documental y Archivo (SIGA), Gestin de Seguridad de la Informacin
(SGSI), de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO), Responsabilidad Social (SRS)
y la Gestin Ambiental (SGA).
2.2 APLICACIN
Los requisitos de esta norma son genricos con el fin de que sean aplicables a
todas las entidades y organismos distritales, sin importar su tipo, tamao, producto
pg. 24
NTDSIG 001:2011
o servicio suministrados, tanto en los procesos como en cada uno de los

elementos de operacin.
Todos los requisitos de esta norma deben ser aplicados en conjunto con las
disposiciones legales propias de la naturaleza de cada entidad y organismo
distrital. As mismo, deben ser armonizados con los lineamientos especficos de
cada uno de los subsistemas que la conforman.
NOTA. Los numerales 1, 2 y 3 de la presente norma son de carcter introductorio,

los requisitos de obligatorio cumplimiento se desarrollan en los numerales 4, 5, 6 y
7.
2.3 EXCLUSIONES
La presente norma no presenta ningn tipo de exclusin. Dentro del Sistema
Integrado de Gestin las exclusiones sern consistentes con las normas tcnicas
de referencia de cada uno de los subsistemas.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS
3.1 DEFINICIONES
Las definiciones desarrolladas en esta norma son complementarias de las
establecidas especficamente en cada uno de los subsistemas constitutivos del
Sistema Integrado de Gestin:
COHERENCIA INSTITUCIONAL: se concibe como la alineacin de todos

los elementos estratgicos de las entidades y organismos distritales con
el propsito de lograr una administracin armnica.
CONTROLES OPERACIONALES: entindase como el conjunto de

acciones y actividades que son implementadas en la operacin de la
entidad y organismo distrital y que tiene como finalidad asegurar la
conformidad de la gestin para garantizar el cumplimiento de los
objetivos institucionales.
pg. 25
NTDSIG 001:2011
COMISIONES INTERSECTORIALES: son instancias de coordinacin de

la gestin distrital, creadas por el alcalde o alcaldesa mayor, cuya
atribucin principal es orientar la ejecucin de funciones y la prestacin
de servicios que comprometan organismos o entidades que pertenezcan
a diferentes sectores administrativos de coordinacin. Estas comisiones
podrn tener carcter permanente o temporal.
COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN: es la forma como se constata

y se evidencia que el representante legal de la entidad y organismo
distrital, as como los niveles directivo y asesor se han convertido con sus
acciones en agentes de transformacin positiva institucional.
CORTO PLAZO: corresponde en la administracin distrital al periodo

menor a un ao.
DESARROLLO SOSTENIBLE: se considera como tal al que asegura las

necesidades del presente sin comprometer la capacidad de las futuras
generaciones para enfrentarse a sus propias necesidades1.
ENFOQUE: se refiere a las directrices, mtodos y procesos que la

institucin utiliza para ejecutar y lograr el propsito que le es propio.
GESTIN CIUDADANA: es el ejercicio del derecho a la participacin

mediante procesos de gestin que posibilitan la intervencin autnoma
de los ciudadanos y las ciudadanas en las fases de toma de decisiones
administrativas. Su incidencia es favorable en las entidades y organismos
distritales para la construccin de lo pblico.
IMPLEMENTACIN: se refiere a la aplicacin del enfoque, su alcance y

extensin.
LARGO PLAZO: corresponde en la administracin distrital al periodo

mayor a cuatro aos.
1
Esta definicin se basa en la que plante la Comisin Mundial sobre Ambiente y Desarrollo.
pg. 26
NTDSIG 001:2011
MAPA DE PROCESOS: se define como la representacin grfica de los

procesos y la operacin de las entidades y organismos distritales. Estos
diagramas se clasifican habitualmente en estratgicos o gerenciales,
misionales o primarios, de apoyo o soporte, y evaluacin o control.
MEDIANO PLAZO: corresponde en la administracin distrital al periodo

comprendido entre 1 y 4 aos.
MOMENTO DE VERDAD: entindase como el tiempo durante el cual se

tiene contacto directo con los usuarios y el bien o servicio es prestado
por parte de la entidad y organismo distrital.
ORGANISMO DISTRITAL: se concibe como tal todas las instituciones

pertenecientes al nivel central que no tienen personalidad jurdica propia,
es decir, no existe una diferente al Distrito Capital. En esta categora se
encuentran las Secretaras, los Departamentos Administrativos y la
Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos.
PARTES INTERESADAS: conjunto de actores diferentes a los usuarios

que tienen algn tipo de participacin directa o indirecta en la operacin y
prestacin de los bienes y servicios por parte de las entidades y
PLANEACIN: es el establecimiento por parte de la alta gerencia de los

lineamientos que deben seguir las entidades y organismos distritales
para alcanzar su quehacer institucional. En otras palabras, se puede
considerar como el marco de referencia y camino a seguir, la filosofa
que inspira la gestin.
PLANIFICACIN: consiste en las acciones que se desarrollan para

seguir de manera sistemtica y ordenada los lineamientos establecidos
por la planeacin.
PLANIFICACIN OPERATIVA: es el conjunto de acciones establecidas y

desarrolladas para obtener bienes y servicios de acuerdo con los
pg. 27
NTDSIG 001:2011
elementos establecidos en la planeacin y que satisfacen las

necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas.
RESULTADOS: hacen referencia al cumplimiento de los objetivos

planteados.
RESPONSABILIDAD SOCIAL: modelo de gestin que adoptan

voluntariamente las organizaciones con el objetivo de llevar los
propsitos de una entidad ms all de lo que establecen las leyes y
normatividad vigente en trminos de impactos para los usuarios y otras
partes interesadas.
RIESGOS ESTRATGICOS: son aquellos que se asocian con toda

posibilidad de que suceda algo relacionado con el cumplimiento de los
objetivos estratgicos, la continuidad del negocio, la sostenibilidad y
subsistencia de la entidad y organismo distrital en el corto, mediano y
largo plazo.
RIESGOS OPERATIVOS: son aquellos relacionados con la parte tcnica

que provienen de la operacin cotidiana y especfica de cada proceso.
Dentro de ellos se pueden encontrar deficiencias en los sistemas de
informacin, insuficiencias en la comunicacin o desarticulacin en el
modelo de operacin, lo cual conduce a ineficiencias, corrupcin e
incumplimiento de los objetivos institucionales.
RIESGOS FINANCIEROS: son aquellos que representen un dao

econmico a la entidad y organismo distrital y/o un detrimento
patrimonial. Pueden estar relacionados con temas tales como la
ejecucin presupuestal, pagos, ineficiencias operacionales o manejo de
excedentes y bienes.
RIESGOS NORMATIVOS: son aquellos que se relacionan tanto con los

daos generados por la violacin de una prescripcin u obligacin legal,
incumplimientos a polticas internas, como con la volatilidad normativa.
Dentro de este tipo se pueden agrupar los incumplimientos a
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NTDSIG 001:2011
obligaciones tributarias, a tiempos en la presentacin de estados

financieros a solicitudes de informacin y dems incumplimientos legales
aplicables.
RIESGOS TECNOLGICOS: son aquellos que tienen que ver con la

capacidad de la entidad y organismo para que la tecnologa disponible
satisfaga sus necesidades actuales y futuras en aras de garantizar el
cumplimiento de su misin y objetivos institucionales.
RIESGOS DE CONOCIMIENTO: son aquellos que se relacionan con el

dao generado por la prdida de conocimiento e informacin vital para el
desarrollo de las actividades de la entidad y organismo distrital. En esta
clasificacin se encuentran los riesgos en los activos y la seguridad de la
informacin.
RIESGOS AMBIENTALES Y DE SALUD OCUPACIONAL: son aquellos

generados por la exposicin a factores internos y externos que afectan el
medio ambiente de la entidad y organismo distrital (la contaminacin,
ambientes poco saludables, malos hbitos) inherentes a las actividades
que desarrolla en cada proceso.
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: es el conjunto de orientaciones,

procesos, polticas, metodologas, instancias e instrumentos enfocados
en garantizar un desempeo institucional articulado y armnico que
busque de manera constatable la satisfaccin de los grupos de inters.
Tal sistema se encuentra conformado por los siguientes subsistemas:
o Subsistema de Gestin de la Calidad (SGC).
o Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo (SIGA).
o Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin (SGSI).
o Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional (S&SO).
o Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).
pg. 29
NTDSIG 001:2011
o Subsistema de Gestin Ambiental (SGA).
o Subsistema de Control Interno (SCI).
SOSTENIBILIDAD: es la condicin caracterstica del Sistema Integrado

de Gestin que posibilita su continuidad y el mantenimiento de la gestin
institucional independientemente de los cambios de administracin y del
entorno.
USUARIO: se entiende como la instancia final que se beneficia de la

prestacin de un bien o servicio suministrado por las entidades y
3.2 ABREVIATURAS
SIG: Sistema Integrado de Gestin.
SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo.
SGC: Subsistema de Gestin de la Calidad.
SIGA: Subsistema Interno de Gestin Documental y Archivo.
SGSI: Subsistema de Gestin de Seguridad de la Informacin.
S&SO: Subsistema de Seguridad y Salud Ocupacional.
SRS: Subsistema de Responsabilidad Social.
SGA: Subsistema de Gestin Ambiental.
SCI: Subsistema de Control Interno.
4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS

El planear del Sistema Integrado de Gestin en las entidades y organismos

distritales debe estar conformado por la Planeacin institucional, la Planificacin
del Sistema Integrado de Gestin de las entidades y organismos distritales, el
pg. 30
NTDSIG 001:2011
compromiso de la alta direccin institucional y la Responsabilidad del Sistema

Integrado de Gestin.
4.1 PLANEACIN INSTITUCIONAL
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta las siguientes

consideraciones para llevar a cabo su planeacin institucional:
a. Todos los elementos de la planeacin estratgica de la entidad y

organismo distrital deben tomar como referente principal el Plan de
Desarrollo vigente.
b. Se debe definir y documentar una plataforma estratgica que incluya:
1) Una misin, la cual debe estar alineada con las funciones

asignadas a la entidad y organismo distrital, as como con el Plan
de Desarrollo.
2) Una visin, la cual debe indicar hacia dnde se dirige la entidad y

organismo distrital, y el plazo en el que se lograrn las metas
propuestas.
3) Los objetivos estratgicos, los cuales deben establecer los logros

que la entidad y organismo distrital desea alcanzar en un plazo
determinado. Deben guardar coherencia con la misin y la visin.
4) Una poltica del Sistema Integrado de Gestin.
5) Los objetivos del Sistema Integrado de Gestin.
c. Formular objetivos estratgicos a corto, mediano y largo plazo, as

como las metas y las estrategias para cumplirlos.
d. Estructurar una poltica del Sistema Integrado de Gestin que se

encuentre constituida como mnimo por las siguientes directrices:
pg. 31
NTDSIG 001:2011
1) La operacin interna de la entidad y organismo distrital.
2) La prestacin de bienes y servicios.
3) La atencin y servicio al usuario.
4) La mitigacin de los impactos ambientales significativos.
5) La coherencia con los principios de la Seguridad de la

Informacin y la Gestin Documental.
6) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables relacionados

con el Sistema Integrado de Gestin.
7) Un compromiso de mejorar continuamente.
8) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin.
e. Al establecer la poltica del Sistema Integrado de Gestin y definir sus

directrices, se deben identificar las necesidades y expectativas, as
como los problemas en la prestacin del servicio, a travs de las quejas
y reclamos de los usuarios y de su interaccin con las partes
interesadas.
f. La poltica del Sistema Integrado de Gestin debe proporcionar las

pautas de referencia para definir los objetivos y metas del Sistema
g. Los objetivos del Sistema Integrado de Gestin deben estar alineados

con sus objetivos estratgicos y ser coherentes con las directrices de su
poltica.
h. Dentro de los objetivos del Sistema Integrado de Gestin se debe

considerar como mnimo uno o varios relacionados con:
1) La calidad.
2) La seguridad y salud ocupacional.
pg. 32
NTDSIG 001:2011
3) La gestin ambiental.
4) La responsabilidad social.
5) La gestin documental.
6) La seguridad de la informacin.
7) Control interno.
i. Para establecer los objetivos del Sistema Integrado de Gestin y definir

sus directrices se deben identificar las necesidades y expectativas de
los usuarios, as como los problemas en la prestacin del servicio, a
travs de las quejas y reclamos de las y los servidores pblicos, los
usuarios y de su interaccin con las partes interesadas.
j. Los elementos establecidos dentro de la plataforma estratgica deben

ser formalizados y adoptados mediante acto administrativo del
representante legal.
k. Los elementos definidos dentro de la plataforma estratgica deben ser

comunicados y se debe asegurar que los elementos constitutivos de la
plataforma estratgica institucional son entendidos por los funcionarios
y las partes interesadas.
l. Estructurar un plan gerencial del Sistema Integrado de Gestin tomando

como referente la poltica y objetivos del Sistema Integrado de Gestin.
m. Realizar ejercicios de coherencia institucional entre la misin, visin,

objetivos estratgicos y dems elementos establecidos en la plataforma
estratgica.
n. La misin, la visin, los objetivos estratgicos y la plataforma

estratgica deben ser revisados peridicamente de acuerdo con las
necesidades presentadas.
pg. 33
NTDSIG 001:2011
o. La planeacin institucional se debe reflejar en un documento de fcil

acceso y consulta que presente de manera coherente las directrices
estratgicas de la institucin y su despliegue a las diferentes instancias
que la conforman.
p. Definir la metodologa de revisin y seguimiento al cumplimiento de las

metas y los objetivos del Sistema Integrado de Gestin, de acuerdo con
la periodicidad establecida, para determinar su adecuacin y
pertinencia.
q. Conservar los registros del anlisis de la revisin y seguimiento de los

objetivos del Sistema Integrado de Gestin.
NOTA 1: Es necesario que la entidad y organismo distrital considere en la

formulacin de la misin, visin y objetivos estratgicos lo siguiente: quines son
los usuarios o clientes del servicio que se presta, cules son sus principales
productos o servicios, sus creencias y valores fundamentales, as como el inters
o enfoque de responsabilidad social y ambiental.
NOTA 2: En la estructuracin de la visin es fundamental establecer el escenario

de tiempo en el cual se pretende el cumplimiento de los objetivos y las metas
propuestos por la entidad y organismo distrital, de tal manera que se convierte en
el mecanismo por excelencia de continuidad de las buenas prcticas
institucionales.
NOTA 3: Para determinar si la misin y los objetivos cubren la totalidad de las

funciones asignadas legalmente a la entidad y organismo distrital, as como para
verificar el cumplimiento de sus competencias, es necesario efectuar un ejercicio
que permita cruzar tales funciones con los elementos de la misin y los objetivos.
NOTA 4: Con el propsito de lograr una alineacin integral de la planeacin

institucional con los funcionarios de la entidad y organismo distrital se recomienda
llevar a cabo programas de bienestar orientados a establecer planes estratgicos
de vida de los servidores.
pg. 34
NTDSIG 001:2011
NOTA 5: Para que un objetivo pueda ser comparado en cuanto tal, es necesario
que tenga cuatro caractersticas fundamentales, las cuales han sido denominadas
MERA: Medible, Especfico, Realizable y Acotado en el tiempo.
4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS

La planificacin del Sistema Integrado de Gestin de la entidad y organismo

distrital debe tener en cuenta los siguientes componentes: Planificacin de los
procesos, Planificacin de la gestin del riesgo, Planificacin operativa del
Sistema Integrado de Gestin, Planificacin documental del Sistema Integrado de
Gestin, Planificacin de recursos, la Planificacin de la medicin y el seguimiento
y Planificacin de la comunicacin y la participacin.
4.2.1. PLANIFICACIN DE LOS PROCESOS
La planificacin de los procesos en las entidades y organismos distritales debe

tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a. Definir el alcance del Sistema Integrado de Gestin, teniendo en cuenta

las funciones asignadas, los procesos, los bienes y servicios ofrecidos,
as como las necesidades y expectativas de los grupos de inters.
b. Identificar y establecer los procesos necesarios del Sistema Integrado

de Gestin y la aplicacin de cada uno en la organizacin.
c. Representar los procesos en un mapa de procesos o diagrama de

procesos y clasificarlos de acuerdo con su naturaleza.
d. Describir los procesos identificados en una caracterizacin o ficha de

procesos, la cual debe contener o referenciar como mnimo:
1) El propsito del proceso.
2) El alcance del proceso.
3) El lder del proceso.
pg. 35
NTDSIG 001:2011
4) Participantes en el proceso.
5) Las entradas.
6) Las salidas.
7) Los proveedores.
8) Los usuarios.
9) Las polticas de operacin.
10) La relacin o referencia del mapa de riesgos.
11) La relacin o referencia de los activos de informacin del

proceso.
12) La relacin o referencia de los documentos asociados al proceso.
13) La relacin o referencia de los registros asociados al proceso.
14) Los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del

proceso.
15) La descripcin de las actividades de monitoreo y seguimiento del

proceso.
16) Los trmites relacionados con los procesos misionales en los

casos en que aplique.
17) Referencia del normograma asociado al proceso.
e. La entidad y organismo distrital debe implementar un mtodo para

comunicar y lograr el entendimiento del mapa o diagrama de procesos y
su respectiva descripcin en todos los niveles de la entidad.
NOTA 1: Se sugiere que los procesos se clasifiquen en estratgicos, misionales,

apoyo y evaluacin o sus equivalentes, de acuerdo con las necesidades y
orientaciones de la entidad y el organismo distrital.
pg. 36
NTDSIG 001:2011
NOTA 2: En la comunicacin y socializacin del mapa o diagrama de procesos es

fundamental la participacin activa del representante legal de la entidad y
organismo distrital.
NOTA 3: Es fundamental que los registros relacionados en las

caracterizaciones o fichas de los procesos se encuentren en consonancia con
los inscritos en la tabla de retencin documental, ya que un registro en el
Sistema Integrado de Gestin, una vez diligenciado, se convierte en un
documento archivstico.
4.2.2 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DEL RIESGO
La entidad y organismo distrital debe tener en cuenta los elementos que se

presentan a continuacin para la planificacin de la gestin del riesgo en el
Sistema Integrado de Gestin:
a. El Comit del Sistema Integrado de Gestin debe formular una poltica

de administracin del riesgo, la cual se implementar a travs de una
metodologa que contenga como mnimo los siguientes aspectos:
1) Los objetivos que se espera cumplir.
2) Las estrategias para establecer cmo se va a desarrollar la

poltica de administracin del riesgo a largo, mediano y corto
plazo.
3) Los riesgos que se van a controlar.
4) Las acciones a desarrollar teniendo en cuenta el tiempo, los

recursos, los responsables y el talento humano requerido.
5) El seguimiento y evolucin a la implementacin y efectividad de

las polticas.
b. Identificar y valorar los riesgos laborales asociados con cada una de las
actividades descritas en los procesos y con la prestacin y elaboracin
de los bienes y servicios.
pg. 37
NTDSIG 001:2011
c. Identificar los aspectos y valorar los impactos ambientales asociados

con cada una de las actividades descritas en los procesos y con la
prestacin y elaboracin de los bienes y servicios.
d. Identificar y evaluar los riesgos en los activos, la seguridad de la

informacin y la gestin documental asociados con cada una de las
actividades descritas en los procesos y con la prestacin y elaboracin
de los bienes y servicios.
e. Elaborar un panorama de riesgos en el que se relacionen las

actividades de los procesos, los peligros, la valoracin de los riesgos y
los controles aplicables a dichos riesgos.
f. Identificar y tratar los aspectos e impactos ambientales que afecten su

operacin.
g. Estructurar un mapa de los riesgos asociados con los procesos y con la

gestin institucional. El mapa debe involucrar riesgos de tipo:
1) Estratgico.
2) Operativo.
3) Financiero.
4) Normativo.
5) Tecnolgico.
6) Conocimiento.
7) Ambiental y de salud ocupacional.
h. Los lderes de los procesos identificados deben monitorear

peridicamente su(s) respectivo(s) mapa(s) de riesgo(s) con el objetivo
de garantizar la eficiencia, eficacia y efectividad de las acciones
propuestas para su tratamiento.
pg. 38
NTDSIG 001:2011
i. Las oficinas de control interno o quien haga sus veces en la entidad y

organismo distrital deben hacer seguimiento a la implementacin de la
poltica de administracin de riesgos y a la eficiencia, eficacia y
efectividad de las acciones propuestas con el fin de plantear mejoras.
NOTA: Para la implementacin de este numeral existe gran cantidad de

metodologas, entre ellas la establecida por el Departamento Administrativo de la
Funcin Pblica. No obstante esta es optativa, es necesario dar cumplimiento a
los cinco elementos de control que el MECI tiene en este tema.
4.2.3 PLANIFICACIN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
La entidad y organismo distrital debe atender las siguientes consideraciones para

la planificacin operativa del Sistema Integrado de Gestin:
a. Establecer y documentar un procedimiento para la planificacin

operativa.
b. Identificar las caractersticas asociadas que deben ser incorporadas en

la estructuracin del bien o servicio que presta la entidad y el organismo
distrital a sus usuarios, acorde con las funciones asignadas.
c. Establecer la secuencia e interaccin de los procesos gerenciales,

apoyo y evaluacin, frente a los procesos misionales, para lo cual debe
establecer criterios mnimos de aceptacin de los insumos
suministrados y su impacto en la prestacin de los bienes y servicios.
d. Estructurar un normograma de carcter informativo y explicativo que

permita dilucidar todas las disposiciones de carcter legal que le
ataen.
e. Establecer un procedimiento documentado para la construccin del

normograma.
f. Establecer una caracterizacin del bien o servicio.
pg. 39
NTDSIG 001:2011
g. Establecer un portafolio de bienes y servicios en el que se describan

como mnimo: el enfoque de las necesidades de los usuarios, el
propsito de la entidad, los servicios ofrecidos y los procesos de los
servicios que se prestan.
NOTA 1: Las caractersticas asociadas a los bienes y servicios responden a las

necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas.
NOTA 2: El portafolio de bienes y servicios constituye la materializacin de la

caracterizacin de bienes y servicios, por lo cual es fundamental que su
construccin se desprenda de este instrumento.
4.2.4 PLANIFICACIN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN

consideraciones para la planificacin documental del Sistema Integrado de
Gestin:
a. Contar con un manual del Sistema Integrado de Gestin que contenga

como mnimo:
1) El alcance del Sistema Integrado de Gestin.
2) El mapa de procesos.
3) La relacin o referencia de las caracterizaciones de procesos.
4) La poltica y objetivos del Sistema Integrado de Gestin.
5) La referencia de los planes estratgicos y operativos asociados

con el alcance del Sistema Integrado de Gestin.
6) La referencia de los procedimientos, tanto los obligatorios del

Sistema Integrado de Gestin como los especficos de la
operacin interna.
pg. 40
NTDSIG 001:2011
7) Los requisitos puntuales propios de cada uno de los

subsistemas.
b. Incluir los manuales, planes, programas, procedimientos, instructivos,

caracterizaciones, registros y todos los documentos que contengan
informacin de los procesos y actividades enmarcadas en el alcance del
Sistema Integrado de Gestin definido para la institucin.
c. Establecer y documentar un procedimiento de gestin documental del

Sistema Integrado de Gestin que establezca como mnimo:
1) Produccin.
2) Recepcin.
3) Distribucin.
4) Trmite.
5) Organizacin.
6) Consulta.
7) Conservacin.
8) Disposicin final.
d. Mantener un listado maestro de los documentos del Sistema Integrado

de Gestin.
e. Mantener un listado maestro de los registros del Sistema Integrado de

Gestin.
f. Definir un sistema de gestin de unidades de informacin que

contemple los archivos de gestin central y de cualquier otro nivel de
archivo; la unidad de correspondencia; la biblioteca, centros de
documentacin y cualquiera otra unidad de informacin que apoye el
cumplimiento de la misin institucional.
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NOTA 1: Si la entidad y organismo distrital lo considera, podr estructurar un solo

listado maestro que contemple tanto los documentos como los registros. En todo
caso es necesario que documentos y registros se encuentren en consonancia con
la tabla de retencin documental.
NOTA 2: Los listados maestros de documentos y el de registro podrn estar

definidos en bases de datos, en sistemas de informacin o medios electrnicos.
NOTA 3: Es necesario que dentro del listado maestro de documentos se

incorporen aquellos de origen externo.
NOTA 4: Para que el Sistema Integrado de Gestin sea coherente con los
subsistemas de Gestin Ambiental, Seguridad de la Informacin, y Gestin
Documental y Archivo, es fundamental la adopcin de la cultura del cero papel,
para lo cual es necesario habilitar en la pgina intranet la consulta y trmite de
documentos. Asimismo, se sugiere explorar y formalizar en lo posible la firma
electrnica para las transacciones documentales en el interior de la entidad y
4.2.5 PLANIFICACIN DE RECURSOS
La planificacin de recursos en el Sistema Integrado de Gestin debe incorporar

como elementos constituyentes la Infraestructura y el Talento humano.
4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de infraestructura

fsica, equipos, software y mobiliario. Este ejercicio debe incluir:
a. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoracin de los

riesgos laborales.
b. Las disposiciones requeridas como resultado de la valoracin de los

aspectos ambientales.
pg. 42
NTDSIG 001:2011
c. Las disposiciones requeridas como resultado de la identificacin de los

riesgos informticos y de seguridad de la informacin de la institucin.
d. Las disposiciones requeridas para el manejo de la gestin documental

de la institucin.
e. Las disposiciones requeridas como resultado de las necesidades para

la prestacin del servicio.
4.2.5.2 TALENTO HUMANO
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de personal, as

como las acciones para su fortalecimiento, para lo cual debe:
a. Establecer un cdigo de tica institucional, el cual debe ser estructurado

con la participacin de las servidoras pblicas y los servidores pblicos,
los usuarios y las partes interesadas.
b. Identificar y documentar las necesidades de talento humano para la

operacin del Sistema Integrado de Gestin y la operacin de la
institucin.
c. Determinar los niveles de responsabilidad y autoridad, as como su

posicin jerrquica en la organizacin frente al Sistema Integrado de
Gestin.
d. Definir y documentar las competencias laborales funcionales de los

servidores pblicos teniendo en cuenta aspectos relacionados con la
calidad, el ambiente, la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad
de la informacin, la gestin documental y la responsabilidad social.
e. Establecer un compromiso con el desarrollo de las competencias,

habilidades, aptitudes e idoneidad del servidor pblico frente al Sistema
pg. 43
NTDSIG 001:2011
f. Crear e implementar planes de capacitacin orientados a fortalecer el

desarrollo de competencias, el mejoramiento de los procesos
institucionales y el progreso de la capacidad laboral de los empleados,
individual y grupalmente, para conseguir los resultados y metas
institucionales establecidos en la entidad y organismo distrital.
g. Establecer un programa de induccin y reinduccin enfocado en la

operacin de la entidad y organismo distrital.
h. Establecer un programa de bienestar dirigido a elevar los niveles de

pertenencia, participacin y desarrollo integral de los servidores, as
como a mejorar el clima organizacional.
i. Establecer un ambiente de trabajo que promueva el desarrollo del

desempeo laboral.
j. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de capacitacin.
k. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de bienestar.
l. Valorar los beneficios obtenidos de los eventos de induccin y

reinduccin.
m. Valorar los beneficios obtenidos de la adecuacin del ambiente de

trabajo.
NOTA 1: Para determinar las necesidades de personal del Sistema Integrado de

Gestin y de la operacin de la entidad y organismo distrital es fundamental hacer
ejercicios de cargas de trabajo, lo cual demanda insumos como la identificacin de
los tiempos en el desarrollo de las actividades de los procedimientos, as como del
volumen de trabajo.
NOTA 2: Para determinar las necesidades de capacitacin y formacin es

necesario que la entidad y organismo distrital considere como insumos los
estudios de clima laboral, los resultados de las investigaciones de accidentes, las
quejas y reclamos de los usuarios del servicio, los resultados de auditoras
pg. 44
NTDSIG 001:2011
internas, la encuesta de necesidades de capacitacin, los informes de organismos

de control, el anlisis de indicadores de gestin, los resultados de procesos
disciplinarios, la identificacin de riesgos laborales y los aspectos ambientales de
los procesos.
NOTA 3: Los programas de induccin y reinduccin no son solamente

informativos, sino tambin formativos, por lo cual es necesario plantear
alternativas en su desarrollo que permitan una verdadera adaptacin del servidor a
su puesto de trabajo.
4.2.6 PLANIFICACIN DE LA MEDICIN Y EL SEGUIMIENTO

consideraciones para la planificacin de la medicin y el seguimiento:
a. Estructurar un sistema de medicin y seguimiento basado en mltiples

fuentes y mecanismos.
b. El sistema de medicin y seguimiento debe permitir valorar el

desempeo del Sistema Integrado de Gestin en trminos de:
1) La operacin interna de la entidad y organismo distrital.
2) El compromiso de la alta direccin.
3) La prestacin de bienes y servicios.
4) La atencin y servicio al usuario.
5) La mitigacin de los impactos ambientales significativos.
6) Los principios de la seguridad de la informacin y la gestin

documental.
7) El cumplimiento de los requisitos legales aplicables a la

institucin relacionada con el Sistema Integrado de Gestin.
8) El compromiso de mejorar continuamente.
pg. 45
NTDSIG 001:2011
9) El desempeo de la responsabilidad social institucional.
10) La sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin.
c. Estructurar un sistema de medicin y seguimiento del Sistema

Integrado de Gestin que permita la valoracin de la eficiencia, eficacia
y efectividad institucional.
d. Estructurar un manual de indicadores.
e. Estructurar un cuadro de mando integrado.
f. Publicar en su pgina web los resultados y la evaluacin de los

indicadores de gestin definidos.
NOTA 1: Pueden ser considerados como fuentes de medicin y seguimiento los

indicadores de gestin, las auditoras internas, las quejas, los reclamos, las
sugerencias y las felicitaciones, encuestas de percepcin y satisfaccin,
cronogramas de trabajo, planes, programas, entre otros.
NOTA 2: La expresin manual de indicadores est dada por el pargrafo del

artculo 48 de la Ley 190 de 1995. No obstante, este podr tener otras
denominaciones.
NOTA 3: La expresin cuadro de mando integrado recibe entre otras

denominaciones las de tablero de control de gestin y balanced score card.
4.2.7 PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN Y LA PARTICIPACIN
La entidad y organismo distrital debe identificar las necesidades de comunicacin

de carcter organizacional y externo relacionadas con el Sistema Integrado de
Gestin, para lo cual debe cumplir con las siguientes consideraciones:
a. Establecer, implementar y mantener una metodologa o medios

efectivos para:
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NTDSIG 001:2011
1) Asegurar que la alta direccin se comunica con los diferentes

niveles de la organizacin de manera efectiva.
2) Desarrollar la comunicacin interna entre los diferentes niveles,
funciones y procesos de la institucin asociados con el Sistema
3) Disear e implementar mecanismos de recepcin, registro y
respuesta de las comunicaciones y consultas de los usuarios y las
partes interesadas.
4) Definir mecanismos de informacin de alto impacto a las partes
interesadas sobre la gestin de la entidad y organismo distrital.
b. Estructurar un plan de comunicaciones que contenga como mnimo:
1) El compromiso de la alta direccin frente a la comunicacin interna

y externa de la organizacin.
2) La descripcin de la poblacin objetivo de la comunicacin.
3) La identificacin de las personas que deben comunicarse.
4) La informacin que debe ser comunicada.
5) El(la) o los(las) responsable(s) de las instancias de comunicacin.
6) El medio de comunicacin.
7) La frecuencia de la comunicacin.
8) Los documentos y registros necesarios que evidencien la

comunicacin.
c. Documentar un procedimiento de participacin ciudadana.
d. Incorporar los resultados de la participacin ciudadana en sus procesos

estratgicos, misionales, apoyo y evaluacin.
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NTDSIG 001:2011
4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN INSTITUCIONAL
Los compromisos de la alta direccin institucional de la entidad y organismo

distrital deben estar guiados por las siguientes consideraciones:
a. El representante legal debe ser el responsable del diseo,

implementacin y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestin.
b. El compromiso de la alta direccin se debe evidenciar en aspectos

como:
1) La aprobacin y revisin de la planeacin institucional de la

entidad y organismo distrital.
2) La aprobacin y revisin de la poltica y los objetivos del

Sistema Integrado de Gestin.
3) La aprobacin, orientacin y revisin de los planes de

mejoramiento institucional, as como en su participacin activa
en el proceso.
c. La alta direccin debe designar uno o varios miembros del grupo

directivo con responsabilidades especficas en el Sistema Integrado de
Gestin y con independencia de otras responsabilidades que le sean
asignadas.
d. La alta direccin debe realizar revisiones peridicas del Sistema

Integrado de Gestin, como mnimo dos veces al ao.
e. La alta direccin debe proveer los recursos necesarios para el

adecuado funcionamiento del Sistema Integrado de Gestin.
f. La informacin de entrada para la revisin que hace la alta direccin del

Sistema Integrado de Gestin debe incluir:
1) Los resultados de la gestin de los riesgos del Sistema Integrado

de Gestin.
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NTDSIG 001:2011
2) La retroalimentacin de los usuarios y las partes interesadas

sobre el Sistema Integrado de Gestin.
3) El desempeo de los procesos y la conformidad del producto.
4) El desempeo ambiental.
5) El desempeo de la seguridad y salud ocupacional.
6) El desempeo de la seguridad de la informacin.
7) El desempeo de la responsabilidad social.
8) El estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora.
9) Las acciones de seguimiento de las revisiones desarrolladas por

la direccin.
10) Los cambios que podran afectar el Sistema Integrado de

Gestin.
11) Los resultados de las auditoras del Sistema Integrado de

Gestin.
12) Las recomendaciones para la mejora del Sistema Integrado de

Gestin.
g. Los resultados de la revisin que hace la alta direccin de la eficiencia,

eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin deben permitir
emprender acciones relacionadas con:
1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de Gestin.
2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestin.
3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de

Gestin.
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NTDSIG 001:2011
4) El mejoramiento en la prestacin de los bienes y servicios

suministrados a los usuarios.
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
La responsabilidad del Sistema Integrado de Gestin debe contemplar los

aspectos que se enuncian a continuacin:
a. Para dirigir y administrar el Sistema Integrado de Gestin, la entidad y

organismo distrital debe contar con:
1) Un representante de la alta direccin que coordine todas las

acciones relacionadas con el Sistema Integrado de Gestin.
2) Un comit del Sistema Integrado de Gestin, el cual debe estar

conformado por las y los servidores pblicos de primer nivel que
faciliten la toma de decisiones.
3) Un grupo operativo, que debe estar integrado por representantes

de las diferentes dependencias y de cada uno de los subsistemas
que conforman el Sistema Integrado de Gestin.
b. La entidad y organismo distrital debe involucrar en los acuerdos de

gestin de los directivos el compromiso y la obligacin frente a la
eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema Integrado de Gestin.
NOTA 1: Cuando lo consideren, la entidad y organismo distrital podr designar un

representante de la alta direccin por cada uno de los subsistemas del Sistema
Integrado de Gestin, es decir, la calidad, el control interno, la gestin ambiental,
la seguridad y la salud ocupacional, la seguridad de la informacin, la
responsabilidad social y la gestin documental, quienes sern coordinados por el
representante de la alta direccin del Sistema Integrado de Gestin.
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NTDSIG 001:2011
NOTA 2: Es recomendable que el comit del Sistema Integrado de Gestin sea el

mismo que opera en la actualidad en las entidades y organismos distritales para el
Sistema de Control Interno y el Sistema de Gestin de la Calidad.
5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN ENTIDADES y

ORGANISMOS DISTRITALES
El hacer del Sistema Integrado de Gestin en la entidad y organismo distrital debe

comprender los Procedimientos documentados y registros, los Controles
operacionales, la Prestacin del bien o servicio, los Mecanismos de medicin, la
Preparacin y respuesta ante emergencias, y la Comunicacin.
5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN EL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN
Los procedimientos documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestin

en la entidad y organismo distrital deben atender las siguientes consideraciones:
a. Definir los procedimientos necesarios que describan las condiciones de

operacin de los procesos relacionados con la prestacin de los bienes
y /o servicios, de acuerdo con lo establecido en la planificacin
operativa.
b. Documentar los procedimientos necesarios para la operacin de la

organizacin.
c. Adecuar los medios electrnicos internos para la publicacin de los

procedimientos y documentos asociados.
d. Cuando sean aplicables, los procedimientos deben incorporar como

mnimo:
pg. 51
NTDSIG 001:2011
1) Las instrucciones de trabajo requeridas para el desarrollo de las

actividades.
2) El control de los riesgos de seguridad de la informacin.
3) El control de los riesgos laborales.
4) Los controles de los aspectos ambientales.
5) Las disposiciones de almacenamiento y archivo de conformidad

con lo dispuesto en el Sistema de Gestin Documental y Archivo
(SIGA).
6) La informacin relativa a las necesidades y expectativas

identificadas de los usuarios.
7) El tiempo empleado en la realizacin de las actividades

constitutivas.
8) Los tiempos de cada una de las actividades descritas en l.
9) Los responsables por actividad.
10) Los documentos y registros asociados con las actividades

requeridos para su desarrollo.
e. Suministrar los procedimientos documentados a las servidoras pblicas

y los servidores pblicos como insumo para su induccin y reinduccin.
f. Capacitar en metodologas y tcnicas para el diseo de procedimientos

a las servidoras pblicas y los servidores pblicos, as como a los
colaboradores que tienen incidencia directa en su operacin.
g. En la elaboracin de los procedimientos correspondientes a la

operacin de la entidad y organismo distrital se debe contar con la
participacin de los funcionarios y las partes interesadas en su diseo.
pg. 52
NTDSIG 001:2011
h. Para la implementacin de un procedimiento, se debe, previamente a la

puesta en marcha, asegurar su conveniencia, adecuacin, eficacia,
eficiencia y efectividad mediante su revisin.
i. Para la implementacin de un procedimiento se debe garantizar a

travs de su verificacin la consistencia entre las caractersticas
especificadas en las entradas del procedimiento y sus resultados.
j. Para la implementacin de un procedimiento se debe, mediante

examen y validacin, presentar la evidencia de que ha cumplido los
requisitos particulares para el uso previsto o requerido por el usuario.
k. El Sistema Integrado de Gestin debe contar como mnimo con los

siguientes procedimientos:
1) El control de los documentos.
2) El control de registros.
3) Las auditoras internas integrales del Sistema Integrado de

Gestin.
4) El reporte y control de no conformes del Sistema Integrado de

Gestin.
5) La aplicacin de acciones correctivas.
6) Las acciones preventivas y de mejora.
7) El reporte de accidentes de trabajo.
8) La investigacin de accidentes laborales y ambientales.
9) La identificacin de peligros y valoracin de riesgos.
10) La identificacin de aspectos e impactos ambientales.
11) La proteccin del intercambio de informacin.
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NTDSIG 001:2011
12) El monitoreo del uso de los medios de procesamiento de

informacin.
13) Otorgar acceso a los medios de procesamiento de informacin.
14) La planificacin operativa.
15) La construccin y actualizacin del normograma.
16) La participacin ciudadana.
l. Los procedimientos constitutivos del Sistema Integrado de Gestin

deben ser socializados y divulgados a los funcionarios y colaboradores
cuando sean creados, modificados o derogados.
NOTA 1: Es recomendable que los cambios o ajustes realizados a los

procedimientos se analicen y sustenten desde el punto de vista tcnico, social,
ambiental, laboral y econmicamente, de manera que se establezcan los impactos
reales del cambio.
NOTA 2: Es fundamental evaluar alternativas de publicacin y manejo de los

procedimientos, distintas a los documentos en papel, para optimizar recursos
econmicos y ser coherentes con una gestin ambiental responsable, as como
para facilitar su disponibilidad y accesibilidad.
NOTA 3: Los procedimientos son documentos que reflejan la realidad institucional,

de manera que los cargos descritos en las actividades correspondern a los
definidos en las disposiciones de carcter legal sobre la materia.
5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
La entidad y organismo distrital debe establecer controles operacionales cuando:
a. Se presta el bien o servicio.
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NTDSIG 001:2011
b. Se generan riesgos en la prestacin de los bienes y servicios a los

usuarios.
c. Se identifican aspectos e impactos ambientales significativos de los

procedimientos y los bienes y servicios utilizados por la entidad y
d. Se generan riesgos de seguridad industrial y salud ocupacional en las

instalaciones, mercancas, equipos y servicios comprados que le
permiten su operacin y el cumplimiento de su misin.
e. Se genera un impacto en la entidad y organismo distrital como

consecuencia de fallas y prdida de confidencialidad, integridad y
disponibilidad en los activos de informacin y en la gestin documental.
NOTA: Los riesgos operacionales en la prestacin de los bienes y servicios

comprenden tambin la verificacin del cumplimiento de los prestados por
terceros.
5.3 PRESTACIN DEL BIEN O SERVICIO

consideraciones para la prestacin del bien o servicio:
a. La prestacin del bien o servicio debe estar acorde con lo establecido

en el numeral 4.2.3 de esta norma tcnica
b. Establecer mecanismos para determinar el grado de eficacia de los

momentos de verdad en la prestacin del servicio.
c. Las personas que presten el servicio en el momento de verdad deben

recibir de manera permanente capacitacin para fortalecer sus
competencias.
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NTDSIG 001:2011
d. Formular un plan de manejo de los riesgos identificados en materia

ocupacional, en la seguridad de la informacin, en la gestin
documental y en el manejo ambiental. Dicho plan debe contener:
1) Acciones de manejo del riesgo.

2) Responsables de las acciones.
3) Plazos de desarrollo de las acciones y de su correspondiente
seguimiento.
4) Registros.
5) Recursos.
6) Indicadores de seguimiento.
e. Establecer mecanismos para controlar las actividades relacionadas con

la prestacin del servicio.
f. El servicio prestado a los usuarios debe cumplir los atributos del

servicio al ciudadano establecidos en el Distrito, a saber:
1) Confiabilidad.
2) Amabilidad.
3) Dignidad.
4) Efectividad.
5) Oportunidad.
6) Formador de ciudadanos y ciudadanas.
g. Verificar el cumplimiento de las condiciones de prestacin del servicio

mientras esta tiene lugar.
h. El servicio debe satisfacer las necesidades y expectativas de los

usuarios.
pg. 56
NTDSIG 001:2011
i. Determinar el(los) tipo(s) de canal(es) necesario(s) para la prestacin

de los bienes y servicios teniendo en cuenta la utilizacin de uno o
varios de los siguientes:
1) Canales presenciales.
2) Canales virtuales.
3) Canales telefnicos.
5.4 MECANISMOS DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO
La entidad y organismo distrital debe hacer medicin y seguimiento a la prestacin

de los bienes y servicios, de acuerdo con los mecanismos e instrumentos creados
con tal fin, para establecer la eficiencia, eficacia y efectividad.
5.5 PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS
La preparacin y respuesta ante emergencias en el Sistema Integrado de Gestin

debe desarrollarse de acuerdo con las siguientes consideraciones:
a. Cuando corresponde al nivel interno de la entidad y organismo distrital:
1) La respuesta ante una emergencia debe enfocarse en: la prevencin de

las enfermedades, lesiones, impactos y en la minimizacin de las
consecuencias adversas sobre la salud de los trabajadores y las
trabajadoras independientemente de su forma de vinculacin y para
mitigar los impactos ambientales adversos asociados.
2) Establecer su plan interno de respuesta a emergencias y de aquellas

situaciones que puedan tener impactos en el ambiente. As mismo,
pg. 57
NTDSIG 001:2011
desarrollar procedimientos para responder a situaciones de emergencia

teniendo en cuenta los requisitos legales aplicables y las directrices del
Fondo de Prevencin y Atencin de Emergencias y Desastres del
Distrito.
3) Definir los recursos humanos, tcnicos y financieros para capacitar y

preparar brigadas de emergencia que atiendan las diferentes
situaciones de emergencia.
4) Revisar peridicamente sus procedimientos de preparacin ante

emergencias. Esto lo puede hacer, mediante un cronograma definido
por la institucin, durante las revisiones por la direccin, despus de
cambios en la organizacin, despus de un evento que activa los
procedimientos de emergencia, despus de simulacros o despus de
cambios en los requisitos legales.
5) Comunicar a los trabajadores, independientemente de su forma de

vinculacin, los procedimientos de respuesta ante una emergencia y los
cambios que se les hagan; de igual manera debe evaluar las
necesidades de formacin asociadas.
b. Cuando corresponde al nivel externo de la entidad y organismo distrital:
1) Los procedimientos de respuesta ante una emergencia deben definir

las funciones, responsabilidades y autoridad de las personas con
deberes de respuesta ante una emergencia.
2) Determinar y revisar los equipos de respuesta ante una emergencia y

los materiales necesarios, los cuales deben estar disponibles en
cantidades suficientes y almacenados en lugares de fcil acceso.
pg. 58
NTDSIG 001:2011
3) Realizar pruebas peridicas de los procedimientos de emergencia

para asegurar que la institucin y los servicios de emergencia
externos pueden responder de forma adecuada.
NOTA 1: El plan de emergencias funciona a nivel interno segn el plan de

emergencias de la institucin y a nivel externo de acuerdo con los requisitos
legales y las directrices emitidas por el Fondo de Prevencin y Atencin de
Emergencias y Desastres del Distrito.
NOTA 2: Para el plan de emergencias es necesario tener en consideracin lo

establecido en la Resolucin 1016 de 1989 del Ministerio de Trabajo y el Decreto
1295 de 1994 del Ministerio de la Proteccin Social.
5.6 COMUNICACIN
La entidad y organismo distrital debe poder demostrar un procedimiento de

comunicacin eficiente, eficaz y efectivo con base en los siguientes aspectos:
a. El establecimiento de la comunicacin entre los usuarios, la alta

direccin y las servidoras pblicas y los servidores pblicos en todos los
niveles, al tiempo que las partes interesadas contratistas generan,
reciben y responden las comunicaciones.
b. La informacin que se ha de transmitir est claramente definida, es

apropiada y exacta para los propsitos de la comunicacin.
c. Los medios utilizados para la comunicacin son apropiados para el

grado de alfabetizacin y otras habilidades de quienes se espera
reciban y acten segn la informacin suministrada.
pg. 59
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6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS

El verificar del Sistema Integrado de Gestin debe comprender los aspectos que
se describen en este numeral.
6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN PERIDICA DE LO LEGAL
La entidad y organismo distrital debe estructurar un procedimiento de evaluacin

peridica de lo legal, para lo cual se debe tener en cuenta las siguientes
consideraciones:
a. Estructurar un normograma en donde se establezca la normatividad

relacionada con:
1) Requisitos legales de la operacin de la institucin.
2) Requisitos legales relacionados con la seguridad industrial y la

salud ocupacional.
3) Requisitos legales relacionados con el ambiente.
4) Requisitos legales de la seguridad informtica.
5) Requisitos legales de la gestin documental.
b. Establecer un procedimiento que permita:
1) Evaluar los requisitos legales de la operacin de la institucin.
2) Evaluar los requisitos legales relacionados con la seguridad

industrial y la salud ocupacional.
3) Evaluar los requisitos legales relacionados con el manejo

ambiental.
pg. 60
NTDSIG 001:2011
4) Evaluar los requisitos legales de la seguridad informtica.
5) Evaluar los requisitos legales de la gestin documental.
6.2 INVESTIGACIN DE INCIDENTES
La entidad y organismo distrital debe establecer un procedimiento para registrar,

investigar y analizar los incidentes relacionados con:
a. Las deficiencias de seguridad industrial y salud ocupacional.
b. Las deficiencias en el manejo ambiental.
c. Las deficiencias en el manejo de la informacin.
d. Las deficiencias en la gestin legal.
e. Los resultados de la evaluacin legal.
6.3 AUDITORAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
La entidad y organismo distrital debe atender los siguientes aspectos para el

desarrollo de las auditoras internas en el Sistema Integrado de Gestin:
a. Realizar en intervalos planificados auditoras internas al Sistema

Integrado de Gestin para verificar su adecuacin, implementacin y
eficacia.
b. Establecer un procedimiento para llevar a cabo la auditora interna del

c. La auditora interna del Sistema Integrado de Gestin debe abarcar la

calidad, el MECI, la gestin ambiental, la seguridad industrial y la salud
ocupacional, la seguridad de la informacin, la gestin documental y la
responsabilidad social.
pg. 61
NTDSIG 001:2011
d. El jefe de control interno o quien haga sus veces debe elaborar un

programa de auditora en compaa del equipo auditor.
e. El programa de auditora debe ser aprobado por el comit del Sistema

Integrado de Gestin de la entidad y organismo distrital.
f. Contar con auditores lderes del Sistema Integrado de Gestin, quienes

sern coordinados por la oficina de control interno o por quien haga sus
veces.
g. Formar auditores del Sistema Integrado de Gestin, para lo cual se

debe establecer un perfil de auditores de acuerdo con el nivel y las
condiciones propias de la entidad y el organismo distrital.
h. La auditora interna del Sistema Integrado de Gestin debe estar dentro

de un marco de racionalidad y coordinacin.
NOTA 1: Los auditores internos del Sistema Integrado de Gestin corresponden a

los auditores internos de calidad y a los de gestin, que en la actualidad han sido
formados por la entidad.
NOTA 2: Si bien existen innumerables metodologas para el desarrollo de

auditoras internas, se sugiere seguir los lineamientos establecidos en la NTC-ISO
19011:2002. Directrices para la auditora de los sistemas de la Calidad y/o
Ambiente.
6.4 ANLISIS DE DATOS
En el anlisis de datos del Sistema Integrado de Gestin la entidad y organismo

distrital debe tener en cuenta las siguientes consideraciones:
a. Analizar los resultados de las mediciones de los indicadores

establecidos en el Sistema Integrado de Gestin.
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NTDSIG 001:2011
b. Analizar los resultados de las quejas y los reclamos en el marco del

c. Analizar toda la informacin generada sobre la operacin del Sistema

d. Analizar los resultados de los seguimientos realizados por los entes de

control y los informes de los planes de mejoramiento suscritos para dar
respuesta a los hallazgos.
e. El anlisis de los indicadores, de las quejas y reclamos y dems

informacin debe proporcionar datos sobre:
1) La satisfaccin de los usuarios frente a la prestacin del servicio.
2) La satisfaccin de las partes interesadas.
3) El comportamiento de los procesos y procedimientos.
4) El desempeo de los bienes y servicios prestados por la entidad

y el organismo distrital.
5) El comportamiento de la seguridad y la salud ocupacional.
6) El comportamiento del manejo ambiental.
7) El comportamiento de la seguridad en la informacin.
8) La gestin documental.
9) La responsabilidad social.
6.5 SATISFACCIN DE LOS USUARIOS
La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfaccin de los usuarios

mediante:
a. La realizacin permanente de grupos focales con los diferentes tipos de

usuarios.
pg. 63
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b. La aplicacin de encuestas de satisfaccin a los diferentes tipos de

usuarios.
c. La utilizacin de los buzones de quejas, reclamos, sugerencias y

felicitaciones.
d. La habilitacin en las pginas web de la institucin de sitios para

identificar la satisfaccin de los usuarios frente a la prestacin de los
bienes y servicios.
6.6 SATISFACCIN DE LAS PARTES INTERESADAS
La entidad y organismo distrital debe evaluar la satisfaccin de las partes

interesadas mediante:
a. La realizacin permanente de grupos focales con las partes

interesadas.
b. La aplicacin de encuestas de satisfaccin a las partes interesadas.
6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y SERVICIOS
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las caractersticas de

los bienes y servicios establecidos en el numeral 4.2.3 de la presente norma.
6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al desarrollo de los

procesos y procedimientos del Sistema Integrado de Gestin para establecer el
cumplimiento de lo establecido en el numeral 4.2.1 de la presente norma.
6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO AMBIENTAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de los

riesgos ambientales asociados con su operacin y procesos.
6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA SEGURIDAD Y

SALUD OCUPACIONAL
pg. 64
NTDSIG 001:2011

riesgos de seguridad y salud ocupacional asociados con su operacin y procesos.
6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA SEGURIDAD DE LA

INFORMACIN

riesgos de seguridad en la informacin asociados con su operacin y procesos.
6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA GESTIN DOCUMENTAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento al comportamiento de la

gestin documental de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.2.4 de la
presente norma.
6.13 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
La entidad y organismo distrital debe hacer seguimiento a las acciones

relacionadas con la responsabilidad social que se encuentre realizando.
6.14 REVISIN POR LA DIRECCIN
La alta direccin de la entidad y organismo distrital debe atender las siguientes

consideraciones para la revisin del Sistema Integrado de Gestin:
a. La alta direccin de la entidad y organismo distrital debe llevar a cabo

revisiones peridicas de la eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema
b. La alta direccin de la entidad y organismo distrital debe adoptar y

hacer programas de socializacin de cada uno de los mecanismos,
instrumentos, documentos, polticas y programas del Sistema Integrado
de Gestin.
pg. 65
NTDSIG 001:2011
c. La alta direccin de la entidad y organismo distrital debe revisar de

manera peridica el Sistema Integrado de Gestin. Como parte de este
ejercicio debe considerar la eficacia del Sistema Integrado de Gestin y
la continuidad de los programas de gestin.
d. La informacin de entrada para la revisin de la alta direccin debe

incluir:
1) Los resultados de las auditoras del Sistema Integrado de

Gestin.
2) La retroalimentacin de los usuarios.
3) La retroalimentacin de las partes interesadas del Sistema

4) Los resultados de la participacin en el Sistema Integrado de

Gestin.
5) El mapa de riesgos y el plan de manejo de riesgos.
6) El desempeo de los procesos y la conformidad del producto.
7) El desempeo en el manejo ambiental.
8) El desempeo de la seguridad y la salud ocupacional.
9) El estado de las acciones correctivas y preventivas.
10) Las acciones de seguimiento de revisiones desarrolladas por la

direccin.
11) Los cambios que podran afectar el Sistema Integrado de

Gestin.
12) Las recomendaciones para la mejora.
pg. 66
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e. Los resultados de la revisin por la alta direccin de la entidad y organismo

distrital deben permitir emprender acciones relacionadas con:
1) El mejoramiento de la eficiencia del Sistema Integrado de

Gestin.
2) El mejoramiento de la eficacia del Sistema Integrado de Gestin.
3) El mejoramiento de la efectividad del Sistema Integrado de

Gestin.
4) El mejoramiento en la prestacin de los bienes y servicios a los

usuarios.
6.15 REFERENCIACIN COMPETITIVA
La entidad y organismo distrital debe desarrollar de manera peridica ejercicios de

referenciacin competitiva de sus diferentes niveles de operacin acorde con su
naturaleza y complejidad institucional.
7. EL ACTUAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN LAS

El actuar del Sistema Integrado de Gestin en la entidad y organismo distrital debe

tener en cuenta la Sostenibilidad, las Acciones de mejora, las Acciones correctivas
y las Acciones preventivas.
7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS SISTEMAS DE GESTIN
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para garantizar la

sostenibilidad y el mejoramiento del Sistemas Integrado de Gestin mediante:
a. La toma de consciencia por parte de las servidoras pblicas y los

servidores pblicos.
b. La toma de consciencia por parte de las partes interesadas.
pg. 67
NTDSIG 001:2011
c. El establecimiento de beneficios reales del Sistema Integrado de

Gestin.
d. La asignacin de los recursos necesarios para la sostenibilidad del

Sistemas Integrado de Gestin.
7.2 ACCIONES DE MEJORA

consideraciones para desarrollar las acciones de mejora del Sistema Integrado de
Gestin:
a. Asegurar que las acciones de mejora garanticen el cumplimiento de las

siguientes orientaciones:
1) Las oportunidades de mejora en el Sistema Integrado de Gestin

deben corresponder a las acciones correctivas y preventivas
identificadas a partir de un anlisis de causas.
2) Se deben establecer acciones o mecanismos para prevenir el

impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada
ejecucin de los procesos y procedimientos necesarios para el
cumplimiento de los objetivos de la institucin y la entrega de
bienes o servicios. Tales acciones y mecanismos deben tomar
como base los procesos identificados, los procedimientos y las
polticas definidas.
3) Se deben consolidar acciones de mejoramiento individual, por

proceso e institucin, que permitan corregir las desviaciones en
el desarrollo de las actividades realizadas en cumplimiento de la
funcin de la institucin.
pg. 68
NTDSIG 001:2011
4) Se debe hacer seguimiento a los planes de mejoramiento

implementados para determinar la eficacia de las acciones
tomadas.
b. Brindar la capacitacin y entrenamiento necesarios a las servidoras

pblicas y los servidores pblicos con el fin de emprender las acciones
de mejora requeridas.
7.3 ACCIONES CORRECTIVAS
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas
de las no conformidades para que no vuelvan a ocurrir. Estos inconvenientes
pueden estar relacionados con:
a. La prestacin de los bienes y servicios.
b. La satisfaccin de los usuarios.
c. La satisfaccin de las partes interesadas.
d. El desempeo de los procesos.
e. El cumplimiento de los objetivos institucionales.
f. El desempeo en el manejo ambiental.
g. El desempeo de seguridad y salud ocupacional.
h. El desempeo de seguridad de la informacin.
i. La gestin documental.
j. Las acciones relacionadas con la responsabilidad social.
pg. 69
NTDSIG 001:2011
7.4 ACCIONES PREVENTIVAS
La entidad y organismo distrital debe desarrollar acciones para eliminar las causas
de las no conformidades potenciales de tal modo que no ocurran. Estos
inconvenientes pueden estar relacionados con:
a. La prestacin de los bienes y servicios.
b. La satisfaccin de los usuarios.
c. La satisfaccin de las partes interesadas.
d. El desempeo de los procesos.
e. El cumplimiento de los objetivos institucionales.
f. El desempeo en el manejo ambiental.
g. El desempeo de seguridad y salud ocupacional.
pg. 70
NTDSIG 001:2011
pg. 71
ANEXO 1.
CORRESPONDENCIA ENTRE LOS SUBSISTEMAS QUE COMPONEN EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Parte 1 de 4
SUBSISTEMAS SUBSISTEMA INTERNO DE SUBSISTEMA DE SUBSISTEMA DE

SUBSISTEMA DE RESPONSABILIDAD SUBSISTEMA DE
GESTIN DOCUMENTAL Y SEGURIDAD Y SALUD SEGURIDAD DE LA
SOCIAL GESTIN AMBIENTAL
ARCHIVO (SIGA) OCUPACIONAL INFORMACIN
NTC ISO 15489-1

DECRETO 514 DE
INFORMACIN Y ISO 26000 SA 8000 GTC 180 ISO 14001 OHSAS 18001 NTC-ISO/IEC 27001
CONTENIDO 2006. SIGA
DOCUMENTACIN
PRLOGO Prlogo Prlogo Prlogo

1. INTRODUCCIN Introduccin Introduccin Introduccin Introduccin
1.1 GENERALIDADES Numeral 3 Numeral 3.1 Generalidades
GRFICO - MODELO SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN Numeral 3.4 Introduccin - Figura 1 Figura 1 Numeral 0.3
1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN EN LAS Numerales 3.2
ENTIDADES Y ORGANISMOS Numeral 4
y 3.3
DISTRITALES
1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO
DE GESTIN EN EL MBITO
DISTRITAL
1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS

Referencias Normativas:
Captulo II Numeral 2 Numeral 2
Anexo A
1.5 REFERENCIAS METODOLGICAS
2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIN
Y EXCLUSIONES
Numeral 1 Captulo I Numeral 1 Numeral 1 Numeral 1.2
2.1 OBJETO
NTDSIG 001:2011
Numeral 1 Numeral 1 Numeral 1

2.2 APLICACIN Numeral 1 Numeral 1 Numeral 1.2
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS Numeral 2 Captulo III Numeral 3 Numeral 3 Numeral 3
3.1 DEFINICIONES Numeral 2 Numeral 3 Numeral 3 Numeral 3
3.2 ABREVIATURAS Numeral 3 Numeral 3
4. EL PLANEAR DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN EN LAS
ENTIDADES Y ORGANISMOS
Numeral 7 Captulo IV Numeral 4 Numerales 4 y 4.1 Numeral 4.3
Y NORMAS REFERENCIA
DISTRITALES
4.1 PLANEACIN INSTITUCIONAL

Numerales 6.2, Captulo IV, Numerales 4.1
Artculo 3 Numeral 4.2
7.1 y 8.2 numeral 9.1 y 4.3
4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN EN LAS Captulo IV,
Numeral 4.3.3
numeral 9.5
DISTRITALES
4.2.1 PLANIFICACIN DE LOS Numerales 8.4, 9
PROCESOS Artculos 6 y 12 Numeral 0.2
y 10
4.2.2 PLANIFICACIN DE LA GESTIN Numeral 7.1 y Numerales 4.2 Numeral 4.2.1 tems
DEL RIESGO Numeral 4.4.7
literal f) y 5.3.1.5 c) al h)
4.2.3 PLANIFICACIN OPERATIVA Captulo IV,
DEL SISTEMA INTEGRADO DE Numeral 4 numerales 9.6 Numeral 5.2 Numeral 4.4.6 N/A
GESTIN y 9.7
ANEXO 1. CORRESPONDENCIA ENTRE LA NORMA TCNICA DISTRITAL
pg. 72
ANEXO 1.
Parte 2 de 4

NTC ISO 15489-1

DECRETO 514 DE
DOCUMENTACIN
4.2.4 PLANIFICACIN DOCUMENTAL Numerales 7.1,

DEL SISTEMA INTEGRADO DE Artculos 4, 6 y 10 7.2, 8.4, 9, 9.1 y
Captulo IV, Numerales 4.4.4, 4.4.5
Numeral 5.2.7 Numeral 4.3
GESTIN numeral 9.13 y 4.5.4
9.10
4.2.5 PLANIFICACIN DE RECURSOS Numeral 4.4.1 Numeral 5.2
4.2.5.1 INFRAESTRUCTURA
Artculos 16, 17 y Numerales 7.1, Captulo IV,
Numeral 4.4.1 Numeral 4.2.2
18 8.3.3 y 9.6 numeral 3
Numerales
4.2.5.2 TALENTO HUMANO
Captulo II, Numerales 6.3 y Captulo IV,
5.2.2.1 y Numerales 4.4.1 y 4.4.2 Numeral 5.2.2
Artculos 7, 8 y 9 8.1 numeral 9.5
5.2.2.2
4.2.6 PLANIFICACIN DE LA Artculo 6 Numerales 8.1 y Numerales 5.3
MEDICIN Y EL SEGUIMIENTO Numeral 4.5.1 Numerales 4.2.3 y 7.2
Funciones 9 y 5.3.1
4.2.7 PLANIFICACIN DE LA
Numerales 8.3.6,
COMUNICACIN Y LA Artculos 6 y 10 Numeral 5.2.5 Numeral 4.4.3
PARTICIPACIN 9 y 9.7
4.3 COMPROMISO DE LA ALTA
DIRECCIN INSTITUCIONAL Numeral 5.1.2 Numeral 4.4.1 Numerales 5 y 7
4.4 RESPONSABILIDAD DEL Captulo IV,
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN Numeral 4.4.1
numeral 9.3
NTDSIG 001:2011
5. EL HACER DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN EN LAS
DISTRITALES
5.1 PROCEDIMIENTOS
DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN Numerales 8.3,
EL SISTEMA INTEGRADO DE Artculo 2 Numeral 4.3.1 Numerales 4.4.4 y 4.4.5 Numeral 4.3
8.3.3, 9, 9.6 y 9.10
GESTIN
5.2 CONTROLES OPERACIONALES
Numerales 8.1,
DEL SISTEMA INTEGRADO DE Artculo 6 Numeral 4.4.6 Numeral 4.4.6. Numerales 4.2.2
GESTIN 8.4 y 9
5.3 PRESTACIN DEL BIEN O
SERVICIO Numeral 4.4.7 Numeral 4.2.2
Numerales
5.4 MECANISMOS DE MEDICIN Y 5.3.1.1,
SEGUIMIENTO Numerales 4.2.3 y 7.2
5.3.1.3, 5.3.1.6
y 5.3.1.7
5.5 PREPARACIN Y RESPUESTA Captulo IV,
ANTE EMERGENCIAS Numeral 7.1 Numeral 4.4.7 Numeral 4.4.7
numeral 3
Numerales
5.6 COMUNICACIN
Captulo IV,
Artculos 6 y 10 Numeral 9 5.2.5.1 y Numeral 4.4.3 Numeral 4.4.3
numeral 9.11
5.2.5.2
pg. 73
ANEXO 1.
Parte 3 de 4

NTC ISO 15489-1
DECRETO 514 DE
DOCUMENTACIN
6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA

INTEGRADO DE GESTIN EN LAS Captulo IV,
Numeral 4.5 Numeral 4.5
numeral 9.12
DISTRITALES
6.1 PROCEDIMIENTOS DE
Numerales 7.1, Numerales 4.5.2,
EVALUACIN PERIDICA DE LO Numeral 4.2.3
LEGAL 8.4 y 9.10 4.5.2.1 y 4.5.2.2
6.2 INVESTIGACIN DE INCIDENTES

Numerales 8.1 y
Artculo 6 Numeral 4.5.3 Numeral 4.2.3
8.4
6.3 AUDITORASiNTERNAS DEL Numerales 8.4 y
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN
Numeral 4.5.5 Numeral 4.5.5 Numeral 6
10
6.4 ANLISIS DE DATOS
Numerales 8.4 y
Numerales 4.2.3 y 7.2
10
6.5 SATISFACCIN DE LOS Numeral
USUARIOS 5.2.2.3
6.6 SATISFACCIN DE LAS PARTES Numeral
Numeral 5 Numeral 4.2.3
NTDSIG 001:2011
INTERESADAS 5.3.1.4
6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE
LOS BIENES Y SERVICIOS
LOS PROCESOS
Numeral 4.5.1
6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL
DESEMPEO AMBIENTAL
Numeral 4.5.1
6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO
DEL DESEMPEO DE LA SEGURIDAD
Y SALUD OCUPACIONAL
6.11 SEGUIMIENTO Y MONITOREO
DEL DESEMPEO DE LA SEGURIDAD Numeral 4.2.3
INFORMTICA
6.12 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE Artculos 6, 19 y Numerales 8.4 y
LA GESTIN DOCUMENTAL
Numeral 4.5.4
20 9
LA RESPONSABILIDAD SOCIAL
Numeral 6 Numeral 5.3
6.14 REVISIN POR LA DIRECCIN

Captulo IV,
Numeral 5.3.2 Numeral 4.6 Numeral 4.6 Numeral 7
numeral 9.2
Numerales
6.15 REFERENCIACIN COMPETITIVA 5.2.2.6 y
5.3.1.2
pg. 74
ANEXO 1.
Parte 4 de 4

NTC ISO 15489-1
DECRETO 514 DE
DOCUMENTACIN
7. EL ACTUAR DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIN EN LAS Numerales 7.1,
ENTIDADES Y ORGANISMOS Artculo 19 Numeral 5.3.5
8.4 y 9
NTDSIG 001:2011
DISTRITALES
7.1 SOSTENIBILIDAD DE LOS
SISTEMAS DE GESTIN Numeral 5.3.3 Numeral 5.1
7.2 ACCIONES DE MEJORA Numeral 5.3.4 Numerales 7.3 y 8.1
Captulo IV,
7.3 ACCIONES CORRECTIVAS numerales 9.9 Numeral 5.3.4 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5.3.2 Numeral 8.2
y 9.10
7.4 ACCIONES PREVENTIVAS Numeral 5.3.4 Numeral 4.5.3 Numeral 4.5.3.2 Numeral 8.3
pg. 75

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NORMA TCNICA DISTRITAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE

GESTIN PARA LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN DISTRITAL REQUISITOS

DESCRIPTORES: Sistema Integrado de Gestin, desarrollo

ADOPCIN: Decreto 652 del 28 de diciembre de 2011

SECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT

Clara Lpez Obregn

Yuri Chilln Reyes

Beatriz Helena Hincapi Molina

Miguel Alfonso Castelblanco Gordillo

Gerardo Duque Gutirrez

Participacin en la Construccin de la NTDSIG 001-2011

Coordinador General: Gerardo Duque Gutirrez

Jaime Ramn Gmez Pascuali Jaime Armando Gil Tovar

Nancy Patricia Gmez Martnez Csar Orlando Miranda Rivas

Martha Helena Medina ngel Nstor Porcell Mancilla

OTRAS ENTIDADES Y ORGANISMOS:

Mara del Pilar Arango Viana Lucila Guerrero Ramrez

Martha Mercedes Zuna Ladino

Blanca Yomar Lpez Delgadillo

Mara Isabel Vsquez Daz Manuel Matamoros Zambrano

Hilda Alfonso Parada Pureza Rodrguez Pinzn

La Carta Iberoamericana de la Calidad en la Gestin Pblica, adoptada por los

Considerando que uno de los principios de la Carta Iberoamerica de la Calidad es

La Administracin, consciente de la necesidad de orientar la implementacin del

Para la Administracin Distrital, es motivo de satisfaccin poner a disposicin de

nacional y mundial, pues no se encuentran antecedentes de una iniciativa similar

Yuri Chilln Reyes

1.2 PRINCIPIOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

1.3 ROLES DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN EL

1.4 REFERENCIAS NORMATIVAS. 19

1.5 REFERENCIAS METODOLCICAS 20

2. OBJETO, CAMPO DE APLICACIN Y

4. EL PLANEAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

4.1 PLANEACIN INSTITUCIONAL 31

4.2 PLANIFICACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE

4.2.1 PLANIFICACIN DE LOS PROCESOS. 35

4.2.2 PLANIFICACIN DE LA GESTIN DEL RIESGO...... 37

4.2.3 PLANIFICACIN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO

4.2.4 PLANIFICACIN DOCUMENTAL DEL SISTEMA

4.2.5 PLANIFICACIN DE RECURSOS.... 42

4.2.5.2 TALENTO HUMANO. 43

4.2.6 PLANIFICACIN DE LA MEDICIN Y EL SEGUIMIENTO 45

4.2.7 PLANIFICACIN DE LA COMUNICACIN Y LA

4.3 COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIN

4.4 RESPONSABILIDAD DEL SISTEMA INTEGRADO DE

5. EL HACER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN EN

5.1 PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Y REGISTROS EN

5.2 CONTROLES OPERACIONALES DEL SISTEMA

5.3 PRESTACIN DEL BIEN O SERVICIO. 55

5.4 MECANISMOS DE MEDICIN Y SEGUIMIENTO.. 57

5.5 PREPARACIN Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS.. 57

6. EL VERIFICAR DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN

6.1 PROCEDIMIENTOS DE EVALUACIN PERIDICA DE LO

6.2 INVESTIGACIN DE INCIDENTES 61

6.3 AUDITORAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE

6.4 ANLISIS DE DATOS... 62

6.5 SATISFACCIN DE LOS USUARIOS.. 63

6.6 SATISFACCIN DE LAS PARTES INTERESADAS.. 64

6.7 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS BIENES Y

6.8 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DE LOS PROCESOS. 65

6.9 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO

6.10 SEGUIMIENTO Y MONITOREO DEL DESEMPEO DE LA