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TIPS Y TRUCOS
DE EXCEL
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TIPS Y TRUCOS
DE EXCEL
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alterno que nos permitir crear una frmula para buscar datos en Excel
sin hacer uso de la funcin BUSCARV.
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La diferencia entre esta frmula y la del ejemplo anterior son los rangos
de bsqueda. La funcin COINCIDIR hace la bsqueda sobre la columna
Apellido y devuelve la posicin correcta para que la funcin INDICE
devuelva la misma posicin pero bajo la columna Nombre. Este tipo de
bsqueda no es posible de realizar con la funcin BUSCARV porque ya
hemos visto que dicha funcin siempre hace la bsqueda sobre la primera
columna del rango.
Ahora ya conoces dos alternativas para crear una frmula para buscar
datos en Excel, ya sea utilizando la funcin BUSCARV o la combinacin de
las funciones INDICE y COINCIDIR. Experimenta con ambas opciones y
elige la que mejor se adapte a tus necesidades de acuerdo a los
beneficios que ofrece cada una de ellas.
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Una tarea muy comn es comparar dos listas en Excel para conocer las
semejanzas o las diferencias entre ambas listas. Aunque existen varias
maneras de realizar una comparacin entre listas, en esta ocasin
utilizar el Formato condicional.
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Puedes observar que las celdas de la Lista 2 que tienen el fondo de color
verde son precisamente aquellos valores que tambin estn presentes en
la Lista 1.
Es evidente que las celdas que no tienen color de fondo son aquellas que
no forman parte de la Lista1 as que vamos a hacer el ejemplo de ese
caso en particular. Nuestro segundo ejemplo es conocer los elementos de
la Lista2 que no estn en la Lista 1.
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En este segundo ejemplo, las celdas que tienen el fondo de color son
aquellos valores de la Lista 2 que no estn presentes en la Lista 1. Con
ambos ejemplos hemos analizado los dos casos posibles: encontrar los
valores de la Lista 2 que son similares a los de la Lista 1 y tambin
encontrar aquellos que son diferentes.
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Otro mtodo que puedes utilizar para comparar dos listas en Excel es a
travs de la consolidacin de datos. La ventaja de ese mtodo es que
podrs comparar tres o ms listas. Lee todo el detalle sobre dicho mtodo
en el artculo Comparar listas consolidando datos.
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=FECHA(2011, 7 + 1, 0)
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=FIN.MES(FECHA(2011,7,19), 0)
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Calcular la edad con Excel puede llegar a ser un poco complicado porque
los clculos no solo dependen del ao sino tambin del da actual. La
solucin se complica cuando te das cuenta que es necesario considerar
los aos bisiestos.
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Esta funcin nos ayuda a obtener la diferencia entre dos fechas y adems
nos permitir elegir el tipo de dato que deseamos como resultado y que
pueden ser das, meses o aos. La sintaxis de la funcin SIFECHA es la
siguiente:
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Si las fechas que vas a comparar tienen el mismo ao, puedes utilizar los
argumentos yd y ym:
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Si tienes una lista de nmero que deseas sumar pero por alguna razn
una de las celdas contiene un error, la funcin SUMA no funcionar
correctamente y te devolver un error #N/A. En esta ocasin te mostrar
cmo sumar rangos que contienen errores en Excel.
Es suficiente con que exista una sola celda con error dentro del rango para
que la funcin SUMA genere un error. Existen dos alternativas para
solucionar este problema.
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=SUMA(SI.ERROR(A1:A10, ""))
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=PROMEDIO(SI.ERROR(A1:A10, ""))
=AGREGAR(9,6,A1:A10)
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=AGREGAR(1,6,A1:A10)
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=ESPACIOS(A1)
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Si quieres realizar el mismo clculo pero en una sola celda, sin necesidad
de ocupar varias celdas como en el ejemplo, es suficiente con utilizar la
siguiente frmula que agrupa todos los conceptos revisados
anteriormente:
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Como sabes, al crear una tabla en Excel tendr un nombre asignado que
podremos consultar desde el administrador de nombres. De manera
predeterminada Excel nombrar las tablas de nuestro libro como Tabla1,
Tabla2, Tabla3, etc.
Para crear una lista desplegable con los datos de la columna Meses
tenemos que crear un nombre intermedio que haga referencia a la
columna que deseamos considerar as que abrir el administrador de
nombres (en la ficha Frmulas) y pulsar el botn Nuevo.
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En este artculo hemos analizado tres posibilidades para crear una lista
desplegable con datos de otra hoja de manera que no sea necesario tener
tanto los datos como las listas desplegables en una misma hoja.
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El primer paso que debemos dar es crear una lista de pases nicos. Para
esto har una copia de los datos de la columna A y pegar los valores en
la columna D. Posteriormente, con la columna seleccionada, ir a la ficha
Datos > Herramientas de datos y pulsar el botn Quitar duplicados.
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El segundo paso ser nombrar los rangos de las ciudades para cada pas
de la siguiente manera:
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=INDIRECTO(A2)
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La buena noticia es que podemos utilizar cdigo VBA para pedir a Excel
que limpie la celda B2 cada vez que haya un cambio en la celda A2. Para
agregar el cdigo debemos hacer clic derecho sobre el nombre de la hoja y
seleccionar la opcin Ver cdigo.
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End Sub
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=Datos!$B$14:$B$17
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Con este cambio ser suficiente para ver la nueva ciudad al momento de
seleccionar el pas Mxico dentro de las listas desplegables.
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=CONTARA(A:A)
=DESREF(A1,0,0,CONTARA(A:A),1)
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Como resultado obtendremos una lista desplegable que tendr todos los
elementos de la columna A. Y lo mejor es que, al agregar un nuevo
elemento en la columna A, ser insertado automticamente en la lista sin
necesidad de realizar alguna accin.
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Por un lado, las listas creadas con rangos nombrados nos permiten
actualizar el origen de datos en un solo lugar y como consecuencia todas
las listas basadas en ese Nombre se actualizarn automticamente.
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=DESREF(NombreDinamico!$A$1,0,0,CONTARA(NombreDinamico!$A:$A),1)
Una vez que hemos creado el nombre de rango basado en una frmula,
podemos crear nuestra lista desplegable que tendr como origen el rango
nombrado que acabamos de crear.
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Para probar este mtodo, puedes crear listas desplegables en otras hojas
del libro y observars que se actualizan automticamente al modificar las
celdas de la columna A de la hoja NombreDinamico.
Uno de los mtodos que ms me gusta para agregar valores a una lista de
manera automtica, es utilizar la columna de una tabla de Excel como el
origen de los datos.
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=INDIRECTO("Tabla1[Nombre]")
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Ya que las tablas tienen un alcance en todo el libro, podrs crear este tipo
de listas en cualquier hoja del libro y se actualizarn automticamente al
detectar cambios en los datos de la tabla.
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