ADMINISTRACIN DE INFORMTICA

MISIN Y FUNCIONES DE LA INFORMTICA

Existe un documento formal que describa claramente los siguientes aspectos?

a. Misin de la informtica en el negocio

b. Estructura organizacional de la funcin
c. Funciones dentro de la organizacin Funciones y actividades por cada puesto
existente en el organigrama
d. Planes de la informtica(a corto y largo plazo)
e. Polticas y procedimientos en la informtica
f. Otros

Si no hay tal documento, Cul ha sido la causa o motivo PARA NO HACERLO FORMALMENTE (en
documento)

Fue aprobada por la alta direccin?

El personal se orienta al cumplimiento de dicho documento formal?

Cules son las funciones de informtica dentro de la organizacin?

En caso de que se deban actualizar o complementar Cmo la describira para un apoyo ms

significativo del negocio?

Existe un comit de informtica? Quines lo integran y que funciones cumplen?

ORGANIZACIN

Hay una estructura formal de informtica (manual, documento, etc.) que contemple al menos lo
siguiente?
Organigrama
Descripcin de objetivos, funciones ,responsabilidades y mtodos de trabajo por cada puesto
existente en el organigrama
Flujos de informacin entre los diferentes niveles y reas de informtica
Otros aspectos organizacionales, cuales son
 En el ltimo ao se han presentado cambios a nivel organizacional en el rea de informtica?
Cmo afecto esto a las funciones de informatica?

2. El responsable de informtica o la alta direccin tienen planeado algn cambio significativo en la

estructura informtica para los prximos doce meses?
Si es as Qu elementos de la organizacin informtica se vern afectados?
Cules de los siguientes factores negativos se presentan en la funcin de informtica?
Improductividad
Falta de motivacin
reas de informtica desintegradas
Individuos reactivos o proactivos
Falta de planeacin estratgica en informtica
Malos sueldos
Imagen negativa del negocio
Otros

Cuales considera que sean las causas de cada uno y cmo piensa solucionarlos?

3. Existe un proceso formal de comunicacin interna entre el personal de informtica?

Cul es el sistema?
Cules son las barreras u obstculos que se presenta en la comunicacin entre los integrantes
del rea de informtica?

4. Qu tipo de estructura existe jerrquica, lineal o de red? Por qu?

5. Qu factores influyen en la administracin eficiente de la funcin informtica?

SERVICIOS

o Servicios internos o externos de informtica proporcionados a los diferentes

usuarios de la organizacin, el nombre puede variar
1. Existe un catalogo de servicios de informtica?

2. Se presento a la alta direccin para su aprobacin?

3. Cul es el procedimiento para la solicitud de servicios de informtica?

4. Cul es el procedimiento para la recuperacin de costos emanados de cada servicio?

(capacitacin, equipos de computo, etc.)Cmo se recuperan los mismos?

5. Existe un procedimiento definido formalmente para los puntos siguientes?

Actualizacin de catalogo
 Eliminacin de algn servicio
Agregar un nuevo servicio
Modificar objetivos, alcances, productos terminados, costos, etc.
Documentacin de los cambios del catalogo
Revisin de los cambios
Autorizacin de los cambios
Difusin del catalogo de servicios de informtica en el negocio

6. Cuando existen servicios de informtica proporcionados por terceros con un alcance

peridico y estratgico en el negocio (planeacin en informtica, desarrollo de sistemas,
asesora del personal usuario, alta direccin o informtica, etc.)Se integran al catlogo
de servicios?

PARMETROS DE MEDICIN

Se tiene un procedimiento formal de seguimiento al desempeo y rendimiento del personal de

informtica?

Dicho procedimiento al menos contempla los siguientes puntos?

Parmetros de medicin por puesto

Parmetros de mdicin para cada una d elas funciones o actividades primoridales de
cada puesto
Objetivos y alcances de cada puesto
Resultados esperados por cada puesto
Tiempos esperados para la ejecucin formal de cada funcin o actividad fundamental
Actividades de control y seguimiento requeridas para cada funcin(revisiones
formales e informales, verificacin del cumplimiento de estndares, aseguramiento de
calidad, etc)
Responsable de dar seguimiento a cada puesto
Encuestas a usuarios al final de cada proyecto.

Quines son los responsables de de elaborar, autorizar, difundir y actualizar dicho documento?

Se apoyan de asesores externos para la elaboracin y aplicacin de los parmetros de medicin del
desempeo de la funcin de informtica?

Se dan a conocer al personal de informtica los resultados de las evaluaciones de desempeo?

Cuando los servicios de informtica son ejecutados por personal externo, se someten a los parmetros
de medicin definidos en la primera pregunta?
Existe un anlisis costo/beneficio(anual) de la funcin de informtica?

Quin lo elabora y quin lo revisa?

La direccin considera que el apoyo de informtica es pobre?Por qu?

Existen polticas formales en la alta direccin para la administracin y organizacin de la funcin de

informtica?

Las polticas estn definidas para cada rea o funcin de informtica?

DIRECCIN Y NIVELES EJECUTIVOS

SEGUIMIENTO A LA FUNCIN DE INFORMTICA

De qu direccin o gerencia depende la funcin de informtica?

Existen parmetros de medicin de la funcin de informtica(costos de informtica vs. Ventas,

beneficios reales contra esperados, etctera)

Existe una descripcin de puestos?

Las funciones son congruentes con la estructura organizacional?

Existe un anlisis costo/beneficio(anual) de la funcin de informtica?

Quin lo elabora y quien lo revisa?

La direccin considera que el apoyo de informtica es pobre?

Existen polticas formales en la alta direccin para la administracin y organizacin de la funcin de

informtica?

Las polticas estn definidas para cada rea o funcin de informtica?

COMUNICACIN E INTEGRACIN

Existe un compromiso formal de parte de la alta direccin para brindar el apoyo necesario a la funcin
de informtica en el cumplimiento oportuno y satisfactorio de sus responsabilidades?

Quin se responsabiliza de la funcin de informtica por parte de la alta direccin? Existe un comit
integrado por la direccin e informtica?

Cmo difunde la alta direccin las funciones y responsabilidades de informtica a travs de la

organizacin?

Cmo considera el nivel de comunicacin entre direccin e informtica actualmente? Por qu?

APOYO A LA TOMA DE DECISIONES

Informtica ha brindado beneficios palpables al negocio (en ventas, produccin, administracin,

etctera)?

Se pueden cuantificar los costos/beneficios de informtica (por ejemplo de los ltimos 3 aos)?

Costos en:

Tecnologa(hardware, comunicaciones, EDI, entre otros)

Software(como paquetes administrativos, SO[sistemas operativos])

Sistemas de informacin

Personal
 Asesora externa

Otros

Beneficios en:

Sistemas de nivel ejecutivo

Sistemas integrales

Aumento en ventas (sistema comercial)

Automatizacin de procesos

Administracin de personal (nmina y sistemas organizacionales)

Productividad y calidad

Disminucin de costos

Otros

Utilizan productos o servicios de asesores externos?

Los sistemas de informacin son los apropiados para el negocio?

Existe un grado aceptable de automatizacin en los procesos de la organizacin?

Qu tipo de proceso (manual o automatizado) maneja mayores volmenes?

Cul es la causa principal de que los procesos manuales no se hayan automatizado?

Se ha pensado automatizar los procesos manuales en un futuro prximo? Si no es as, Por qu?

Se ha solicitado la automatizacin formalmente?

Se tiene problemas econmicos, organizacionales y de otro tipo por el uso actual de informtica?
Desde su punto de vista hay descontento en la empresa por los servicios que brinda informtica?

Cul ha sido el apoyo o soporte que brinda la alta direccin a informtica?

Cmo se evalan los productos y servicios de la funcin de informtica? Cmo se van a evaluar en el
futuro?

Los sistemas de informacin apoyan estratgicamente los principales procesos el negocio (produccin
ventas, administracin, otros)?

Desde su punto de vista, los sistemas son flexibles y se adaptan a los cambios que requiere el negocio?
Su tiempo de adaptacin es lento?