MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO 1000-P-DIR-01-V1

MUNICIPIO DE
VILLAVICENCIO PROCESO DE DIRECCIONAMIENTO Vigencia:
31/10/2013
PROCEDIMIENTO ATENCION AL PUBLICO POR EL
ALCALDE Documento
controlado
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CONTENIDO

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1. OBJETIVO 2
2. ALCANCE Y RESPONSABLES 2
3. DEFINICIONES 2
4. MARCO NORMATIVO 2
5. RECURSOS 2
6. GENERALIDADES 2
7. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO 3
8. REGISTROS 5
9. PUNTOS DE CONTROL 6
10. ANEXOS 6

Elaborado Revisado Aprobado

ORIGINAL FIRMADO

SONIA VARGAS JIMNEZ DIANA PATRICIA GARCIA M. JUAN GUILLERMO ZULUAGA C

Secretaria Despacho Directora Desarrollo Alcalde
Organizacional
Fecha: 28/10/2013 Fecha: 31/10/2013 Fecha Vigencia: 31/10/2013
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1. OBJETIVO

El objetivo de este procedimiento es establecer los pasos requeridos para la atencin al

pblico por parte del Alcalde o sus asesores del despacho.

2. ALCANCE Y RESPONSABLES

Este procedimiento inicia con la solicitud de audiencia o cita con el Seor Alcalde y termina
con el cumplimiento de la agenda programada.

La secretaria ejecutiva es la responsable de la ejecucin de la programacin de la agenda.

El alcalde es responsable por la atencin directa a los ciudadanos que solicitan audiencia.

3. DEFINICIONES Y TERMINOLOGIA APLICABLE

SOLICITUD: Documento o memorial con que se solicita audiencia al Alcalde.

CORRESPONDENCIA: Son las cartas o solicitudes que van dirigidas al Alcalde, directores,
secretarios, asesores entre otros.

4. MARCO NORMATIVO

Constitucin Poltica
Ley 136 de 1994
Ley 152 de 1994

5. RECURSOS

5.1 Talento Humano. Asistente, auxiliares administrativos, escoltas.

5.2 Maquinaria y tecnologa. Equipos de cmputo, Software y Hardware.
5.3 Materiales o logsticos. Escritorios, sillas ergonmicas, archivadores, papelera y
suministros.
5.4 Metodolgicos.
5.5 Medio ambiente. Oficina, archivo, muebles y enseres.

6. GENERALIDADES

En este procedimiento se incluye las solicitudes de audiencia originadas en todas las

secretarias, empresas, entes descentralizados, as como las presentadas por los
ciudadanos y el concejo municipal o los concejales. Se cuenta con un espacio de
comunicacin a travs de redes sociales como es el twitter, en el que se responde
diariamente las solicitudes e inquietudes de la comunidad y da traslado a las diferentes
dependencias de la alcalda.
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7. DESARROLLO DE PROCEDIMIENTO

DESARROLLO EN FLUJOGRAMA DEL PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIO AL PBLICO EN EL

DESPACHO ALCALDE

N ACTIVIDAD DETALLE P.C. RESPONSABLE

Inicia con la recepcin de Secretaria
solicitudes de audiencia, las Ejecutiva
Inicia cuales pueden ser por
escrito o verbales.
1

Recepcin de
solicitudes

Alcalde
Las solicitudes son puestas a Secretaria
consideracin del seor ejecutiva
Alcalde, junto con la
Revisin de programacin de actividades
solicitudes por fuera del despacho (dilogos
el Alcalde. comunitarios, consejo de
2 gobierno, entre otros), con el
fin de programar la agenda
de atencin al pblico.

Por poltica de gobierno, el

Seor Alcalde atienden a la
comunidad desplazndose a
las comunas y corregimiento
del municipio en la mayora
de los casos

Secretaria
ejecutiva
Si el asunto a trabajar se
Es SI estima prioritario, se agenda
3 prioritario? y atiende el mismo da.

Se
atiende
NO

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Secretaria
1
ejecutiva.
Se analiza si el asunto no
es de carcter prioritario, se
4 evala si puede ser atendido X
Delegable o resuelto por unos de los
secretarios o asesores del
despacho u otro funcionario
NO competente.
7

SI Secretaria
Cuando el asunto es Ejecutiva
indelegable o el interesado
Programacin requiere entrevista personal
5 de agenda con el alcalde, se programa
de acuerdo con la
disponibilidad de tiempo en
la agenda de actividades y
se informa al interesado.

Alcalde
Una vez atendido el
Atencin por el interesado, puede que se le
Alcalde d respuesta definitiva al
6 interesado o se derive una
dependencia de la Alcalda
para atender la solicitud
segn las instrucciones del
seor Alcalde.

Cuando el asunto puede ser

atendido por otro funcionario, Alcalde
Derivacin a o es remitido desde el Secretario de
despacho, se deriva al despacho
7 otra
interesado a esa Asesor
dependencia dependencia, donde ser
atendido.

8 Informe
El resultado de la atencin
debe ser remitida al
despacho para informacin
de seor alcalde mediante
formato para presentacin de
informes - 1000-F-DIR-03

1
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1 Se hace programacin para

atiender a la comunidad en
el formato actividades del
seor alcalde 1000-F-DIR-
Atencin a la 01, desplazandose a las
9 diferentes comunas y
comunidad en
comunas corregimientos del municipio,
corregimientos
Se ha institucionalizado un
programa radial los dias
viernes 4 a 5 pm en el
programa hola alcalde que
se transmite en directo.

El seor alcalde cuenta con

otro espacio de
comunicacin a travez de
redes sociales como es el
twiter en el que responde
diariamente las solicitudes e
inquietudes de la comunidad
y la trasalada a los diferentes
despendencias de la alcaldia
para darle solucin
oportuna.

Las actividades del alcalde

con la comunidad son
registrados con fotografias,
boletines, comunicados de
prensa que son publicados
por la pagina wed alcaldia de
villavicencio.gov.co.

10 FIN

8. REGRISTROS

CODIGO NOMBRE DEL CARPETA RESPONSABLE TIEMPO DE DESTINO

FORMATO ALMACENAMIENTO RETENCION FINAL

1000-F-DIR- 01 Formato para Relacin de Secretaria Ejecutiva 5 aos Archivo

actividades del visitas
seor Alcalde
1000-F-DIR- 03 Formato para Informe Secretaria Ejecutiva 5 aos Archivo
prestacin de
informes
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9. CONTROL DE CAMBIO

VERSION No. FECHA

DESCRIPCION MODIFICACIONES

Primera versin nueva codificacin. Se modifico

01
31/10/2013 Desarrollo del procedimiento.

Codificacin anterior: PR-1000-01-V2 de 20/08/2010

10. ANEXOS