Planificacin y Control de Proyectos

con Primavera P6 Project Management

Nivel Avanzado -

Ing. Edwin Monzn

PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com
 Expositor
Ing. Edwin Monzn
PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com

Ingeniero Civil graduado en la Pontificia Universidad Catlica del Per con estudios en
Advanced Project Management de Stanford University (SCPM) y certificado como
Project Management Professional (PMP), Project Scheduling Professional (PMI-SP) y
Project Risk Management Professional (PMI-RMP) por el Project Management Institute.
Adems certificado como Microsoft Certified Technology Specialist en Ms. Project
(MCTS).
Especialista en Planificacin y Control de Proyectos de Construccin y Minera. Ha
participado en diversos proyectos y programas de infraestructura minera, metalrgica,
gasfera, industrial y civil. Actualmente labora en Minera Panam dentro del equipo de
Control de Proyectos en el Cobre Panama Project (US$ 5B).
Docente de Project Management, Scheduling, Project Controls y Herramientas de
Gestin de Proyectos (Ms. Project 2007, Primavera P6 Project Management, Primavera
Risk Analysis, @Risk for Project) en diversas compaas y universidades del medio.
Expositor en diferentes congresos y seminarios de gerencia de proyectos y
construccin.
2
 Agenda
1. Introduccin
2. Primavera P6 Project Management
3. Control del Proyecto
4. Administracin de la Seguridad
5. Preferencias Administrativas
6. Methodology Management
7. Clculo de la Programacin
8. Nivelacin de Recursos
9. Actualizando Lneas Base
10. Definiendo Presupuestos
11. Reflexin
12. Auto Compute Actuals
13. Claim Digger
3
 Agenda
14. Gestin de Portafolios
15. Earned Value Management
16. Anlisis Tracking
17. Cdigos de Proyectos
18. Campos Personalizados
19. Global Change
20. Documentos de Referencia
21. Thresholds & Issues
22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
23. Assignments
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project

4
1. Introduccin
 1. Introduccin

La complejidad de los proyectos es muy variable.

Softwares de planificacin: Recomendacin u obligacin ?
Implementacin de las herramientas de planificacin en el ciclo de
vida del proyecto.

6
 1. Introduccin

Nacimiento de los softwares con categora de herramientas de

planificacin.
Todos los softwares de planificacin son iguales ?
Caractersticas comunes y facetas diferenciadoras.
Ventajas de Primavera:
Trabaja con base de datos grandes
Reportabilidad
Enfoque PMBOK
Integracin con Microsoft y otros.

7
2. Primavera P6
Project Management
2. Primavera P6 Project Management
Productos Primavera

9
2. Primavera P6 Project Management
Evolucin de Primavera

10
2. Primavera P6 Project Management
Enlace P6: PM-MM-Web

11
3. Control del
Proyecto
 3. Control del Proyecto

Proceso de Actualizacin
La actualizacin de avance de las actividades
se desarrolla a travs de los siguientes 3
pasos:
Definicin de la fecha de corte.
Actualizacin de duraciones.
Actualizacin de recursos y costos.
Actualizacin de progreso.

13
 3. Control del Proyecto

Definicin de la Fecha de Corte

Es la fecha donde se evala el estado del
proyecto.
Puede ser semanal, mensual, etc.
dependiendo del plazo total del proyecto.
P6 lo denomina Data Date

14
 3. Control del Proyecto

Definicin de la Fecha de Corte

El data date se configura a travs de:
Men Tools
Schedule
Current Data Date

15
 3. Control del Proyecto

Definicin de la Fecha de Corte

16
 3. Control del Proyecto
Actualizacin de Duraciones
La actualizacin de duraciones se desarrolla
en la pestaa Status de la ventana de
detalles de actividades.
Esta actualizacin se desarrolla en 2 casos:
Caso de hitos.
Caso de actividades.

17
 3. Control del Proyecto
Actualizacin de Duraciones
Caso Hitos
Actualizar Started ms la fecha en hitos de inicio.
Actualizar Finished ms la fecha en hitos de fin.
Caso Actividades
Si la Actividad ha concluido
Actualizar Started ms la fecha de inicio real.
Actualizar Finished ms la fecha de fin real.
Si la Actividad todava no ha concluido
Actualizar Started ms la fecha de inicio real.
Actualizar el remaining duration.

18
 3. Control del Proyecto

Actualizacin de Recursos y Costos

La actualizacin de recursos/costos se
desarrolla en la pestaa Resources de la
ventana de detalles de actividades.
Esta actualizacin se desarrolla en 2 casos:
Caso de actividades que han concluido.
Caso de actividades que no han concluido.

19
 3. Control del Proyecto
Actualizacin de Recursos y Costos
Caso de actividades que han concluido.
Actualizar Actual Units.
Actualizar Actual Cost.
Caso de actividades que no han concluido.
Actualizar Actual Units y Remaining Units
Actualizar Actual Cost y Remaining Cost.

20
 3. Control del Proyecto
Actualizacin del Progreso
Definir el Activity Type
Si el progreso es del tipo duration o units, el
progreso se actualizar automticamente. Si
el progreso es del tipo physical, este deber
ser ingresado manualmente.

21
 3. Control del Proyecto
Actualizacin del Progreso
Tipos de Progreso
Duracin: Basado en la duracin de la actividad.
Se calcula como:
% = (Original Dur Remaining Dur) / Original Dur.
Physical: Basado en progreso fsico. Ingresado
manualmente.
Units: Basado en las HH de la actividad. Se
calcula como:
% = (Actual LU + Actual NLU)/(Actual LU + Actual NLU +
Remaining LU + Remaining NLU)

22
4. Administracin de
la Seguridad
 4. Administracin de la Seguridad
Modelo de Seguridad de Usuario

24
 4. Administracin de la Seguridad
Relacin OBS-Usuario (Users)

Men Entreprise / OBS

Pestaa Users
Botn Assign

25
 4. Administracin de la Seguridad
Relacin OBS-Usuario (Responsibility)

Men Entreprise / OBS

Pestaa Responsability

26
 4. Administracin de la Seguridad
Perfil de Seguridad - Global

Men Admin / Security

Profile
Botn Global Profiles
Add Profile Name
Check Has Privilege

27
 4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - General

Men Admin / Users

Pestaa General
Botn Add
Login Name
Personal Name

28
 4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Contact

Men Admin / Users

Pestaa Contact
Email Address
Office Phone

29
 4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Global Access

Men Admin / Users

Pestaa Global Access
Botn Add
Seleccionar: Global
Security Profile
Check: All Resource
Access

30
 4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Project Access

Men Admin / Users

Pestaa Project Access
Botn Assign
Seleccionar OBS
Seleccionar Security
Profile

31
 4. Administracin de la Seguridad
Creacin de Usuarios - Module Access

Men Admin / Users

Pestaa Module Access
Check Access

32
5. Preferencias
Administrativas
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa General

Men Admin / Admin

Preferences
Pestaa General
Code Separator
Starting day of week
Activity Duration

34
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa Timesheets

Men Admin / Admin

Preferences
Pestaa Timesheets
Se requiere mdulo
Timesheets

35
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa Data Limits

Men Admin / Admin

Preferences
Pestaa Data Limits
Niveles de estructura
jerrquica

36
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa Id Lengths

Men Admin / Admin

Preferences
Pestaa Id Lengths
Nmero mximo de
carcteres

37
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa Time Periods

Men Admin / Admin

Preferences
Pestaa Time Periods
Hours per time period
Time period
abbreviations

38
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa Earned Value

Men Admin / Admin

Preferences
Pestaa Earned Value
Technique for
computing performance
percent complete
Technique for
computing Estimate to
Complete (ETC)

39
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa Reports

Men Admin / Admin

Preferences
Pestaa Reports
3 juegos de
encabezados, pie de
pgina y etiqueta
personalizada para
reportes

40
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa Options
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Options
Specify the interval to
summarize and store
resource spreads
Project Architect
Web Access Server
URL
Workflow Administrator
Contract Management
URL
41
 5. Preferencias Administrativas
Pestaa Rate Types
Men Admin / Admin
Preferences
Pestaa Rate Types
Permite editar el
nombre del Price/Unit
en Defaul Tittle

42
6. Methodology
Management
 6. Methodology Management
Methodology Management dentro del Suite
Enterprise

44
 6. Methodology Management
Acceso al Methodology Management

Start / All Programs /

Oracle-Primavera P6 /
Methodology
Management
Login name: admin
Password: admin

45
 6. Methodology Management
Creacin de Metodologa

Men File / New

Methodology Name /
Next
Methodology Type /
Next

46
 6. Methodology Management
Creacin de Metodologa

Methodology Properties
/ Next
Congratulations / Finish

47
 6. Methodology Management
Abriendo una Metodologa Existente

Men File / Open

Seleccionar
metodologa
Botn Open

48
 6. Methodology Management
Copiando una Metodologa Existente

Abrir metodologa a
copiar
Men File / Copy
New Methodology
Name

49
 6. Methodology Management
Borrando una Metodologa Existente

Abrir metodologa a
borrar
Men File / Delete
Are you sure you want
to delete?
Botn Yes

50
 6. Methodology Management
Propiedades de Metodologa

Men Methodology /
Methodology Properties
Pestaas General /
Codes / Notebook / Ids
/ Costs / Links

51
 6. Methodology Management
Exportando una Metodologa

Abrir metodologa ha
exportar
Men File / Export
Export Type / Next
File Name / Next
Botn Finish

52
 6. Methodology Management
Importando una Metodologa

Men File / Import

ImportType / Next
File Name / Next

53
 6. Methodology Management
Importando una Metodologa
Import from XER / Next
Update Methodology
Options / Next
Botn Finish

54
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

55
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Abrir Project
Management
Men File / New
Select EPS / Next
Project Id & Project
Name / Next

56
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Project Start & End

Dates / Next
Responsible Manager /
Next

57
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Assignment Rate Type /

Next
Project Architect / Next

58
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Welcome / Next
Select Base or Plug in? /
Next

59
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Select Base Methodology

/ Next
Estimate Size &
Complexity / Next

60
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Tailor WBS / Next

Botn Tailor

61
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Tailor WP & Docs / Next

Tailoring Overview / Next

62
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Assignment Rate Type /

Next
Responsible Manager /
Next

63
 6. Methodology Management
Creando proyectos a partir de metodologas

Update Project Options /

Next
Save Base Methodology /
Next
Botn Finish

64
7. Clculo de la
Programacin
 7. Clculo de Programacin
Clculo del Proyecto

Men Tools / Schedule

(F9)
Celda Current Data Date
Botn Schedule

66
 7. Clculo de Programacin
Opciones de Programacin

Men Tools / Schedule

(F9)
Pestaa General
Opciones Generales

67
 7. Clculo de Programacin
Opciones de Programacin

Men Tools / Schedule

(F9)
Pestaa Advanced
Opciones Avanzadas

68
8. Nivelacin de
Recursos
 8. Nivelacin de Recursos
Clculo del Proyecto

Men Tools / Level

Resources

70
9. Actualizando
Lneas Base
 9. Actualizando Lneas Base
Creacin de Lneas Base

Men Project / Maintain

Baselines
Botn Add
Save a copy of the current
project as a new baseline /
OK
Baseline name
BAseline Type

72
 9. Actualizando Lneas Base
Asignacin de Lnea Base

Men Projects / Assign

Baselines
Project baseline
User Baselines
Botn OK

73
 9. Actualizando Lneas Base
Actualizacin de Lnea Base

Men Projects / Maintain

Baselines
Seleccionar lnea base
Botn Update
When update project data,
include
Specify the activity, to
include
Log to file
Botn Update

74
10. Definiendo
Presupuestos
 10. Definiendo Presupuestos
Top-Down Planning

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Budget Log
Definir el presupuesto en
Original Budget

76
 10. Definiendo Presupuestos
Mudanza de Presupuesto

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Budget Log
Budget Change Log /
Botn Add
Ingresar: Date / Amount /
Responsible / Status /
Reason / Change Number

77
 10. Definiendo Presupuestos
Flujo de Caja Mensual

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Spending Plan
Ingresar datos en campos:
Spending Plan y Benefit
Plan
El resto de columnas son
autocalculadas

78
 10. Definiendo Presupuestos
Resumen del Presupuesto

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Budget Summary
Se muestra un resumen
de las pestaas Budget
Log y Spending Plan

79
 10. Definiendo Presupuestos
Origen de los Recursos Financieros

Men Enterprise / Funding

Sources
Botn Add
Founding Source Name

80
 10. Definiendo Presupuestos
Origen de los Recursos Financieros

Vista Projects
Seleccionar nodo del EPS
o Proyecto
Vista de detalles de
proyecto
Pestaa Funding
Botn Add
Asignar Amount y Fund
Share

81
11. Reflexin
 11. Reflexin
Creacin de Reflexin

Seleccionar el proyecto
Clic derecho
Create reflection

83
 11. Reflexin
Ejecucin de Reflexin

Seleccionar el proyecto
reflexin
Clic derecho
Merge reflection into
source project

84
 11. Reflexin
Opciones de Reflexin

Group Changes by
Prior to merging
After merging
Botn Merge changes

85
12. Auto Compute
Actuals
 12. Auto Compute Actuals
Auto Clculo de Actividad

Inserta columna Auto

Compute Actuals en vista
Activities
Men Tools / Apply Actuals
Seleccione New Data Date
Botn Apply

87
 12. Auto Compute Actuals
Auto Clculo de Recursos

Vista Resources
Seleccionar Recurso
En ventana de detalles
seleccionar la pestaa
Detail
Check en Auto Compute
Actuals

88
13. Claim Digger
 13. Claim Digger
Configuracin General

Cerrar todos los proyectos

abiertos
Men Tools / Claim Digger
Select revised project
Select original project or
baseline
Send report to: HTML File
Output file: ruta
Botn Compare

90
 13. Claim Digger
Opciones Avanzadas

Botn Advanced
Specify the project data to
compare
Specify the activity data to
compare
Botn OK

91
14. Gestin de
Portafolios
 14. Gestin de Portafolios
Creacin del Portafolio

Men Enterprise / Project

Portfolios
Pestaa General
Celdas Name & Available
to

93
 14. Gestin de Portafolios
Asignacin de Proyectos

Pestaa Projects
Botn Assign

94
 14. Gestin de Portafolios
Abrir Portafolio

Men File / Select Project

Portfolio
Seleccionar Portafolio
Botn OK

95
 14. Gestin de Portafolios
Cerrar Portafolio

Men File / Select Project

Portfolio
Seleccionar All Projects
Botn OK

96
15. Earned Value
Management
15. Earned Value Management

98
15. Earned Value Management

99
15. Earned Value Management

100
15. Earned Value Management

101
 15. Earned Value Management
Configuracin de Preferencias

Men Admin / Admin

Preferences
Pestaa Earned Value
Technique for computing
performance percente
complete
Technique for computing
Estimate to Complete
(ETC)
Earned value calculation

102
 15. Earned Value Management
Configuracin del WBS

Vista WBS
Pestaa Earned Value
Technique for computing
performance percente
complete
Technique for computing
Estimate to Complete
(ETC)
Nota: Opciones por nivel
de WBS

103
 15. Earned Value Management
Configuracin del WBS Milestones

Vista WBS
Pestaa WBS Milestones
Botn Add

104
 15. Earned Value Management
Columnas Earned Value

Men View / Columns /

Customize
Categora: Earned Value
Seleccionar campo
Botn OK

105
16. Anlisis
Tracking
 16. Anlisis Tracking
Configuracin Vista Tracking

Vista Tracking
4 Windows

107
17. Cdigos de
Proyectos
 17. Cdigos de Proyectos
Creacin de Cdigos de Proyectos

Men Enterprise / Project

Codes
Botn Modify
Botn Add
Ingrese un cdigo de
proyecto

109
 17. Cdigos de Proyectos
Valores de Cdigos de Proyectos

Men Enterprise / Project

Codes
Botn Add
Ingrese valores de cdigo
de proyecto

110
 17. Cdigos de Proyectos
Asignando Project Codes a Proyectos

Vista Projects
Vista de detalles de
proyectos
Pestaa Codes
Botn Assign

111
18. Campos
Personalizados
 18. Campos Personalizados
Creacin de Campos Personalizados

Men Enterprise / User

Defined Fields
Seleccionar tipo de vista
Botn Add
Seleccionar Data Type

113
 18. Campos Personalizados
Asignacin de Campos Personalizados

Men View / Columns

Categora User Defined
Seleccionar campo
personalizado
Botn OK

114
19. Global Change
 19. Global Change
Creacin de Global Change

Men Tools / Global

Change
Botn New
Asignar nombre en Global
Change Name
Asignar condicin en
cuadro If
Asignar accin en cuadro
Then
Asignar accin 2 en
cuadro Else
Botn Change
116
 19. Global Change
Ejecucin del Global Change

Botn Change
Botn Cancel Change:
Cancela los cambios
Botn Commit Changes:
Aplica los cambios
Botn Save to file: Guarda
archivo log con los
cambios (wordpad).

117
20. Documentos de
Referencia
 20. Documentos de Referencia
Pestaa General

Vista WPs & Docs

Botn Add
Ingresar: Title, Reference
No, Status y Document
Category
Tambien puede ingresar:
Version, Revision Date,
Author, etc.

119
 20. Documentos de Referencia
Pestaa Description

Ingresar breve descripcin

del documento adjunto

120
 20. Documentos de Referencia
Pestaa Files

En Public Location
adjuntar archivo asociado
El botn Lunch abre el
archivo asociado

121
 20. Documentos de Referencia
Pestaa Assignments

El botn Assign Activity

vincula el documento
adjunto a una actividad.
El botn Assign WBS
vincula el documento
adjunto a un nodo del
WBS.

122
21. Thresholds &
Issues
 21. Thresholds & Issues
Creacin de Thresholds

Abrir proyecto
Vista Thresholds
Botn Add
Asigne el Threshold
Parameter

124
 21. Thresholds & Issues
Pestaa General

Asigne el Threshold
Parameter, Lower
Threshold, Upper
Threshold, WBS to
monitor, Detail to monitor,
Status, etc.

125
 21. Thresholds & Issues
Pestaa Details

Monitor Time Window

Threshold Issues

126
 21. Thresholds & Issues
Enlace con Vista Issues

Vista Issues
Pestaas General, Details
y Notes.
Botones Add y Delete
Botones Send y
Discussion

127
22. Anlisis
Cualitativo de Riesgos
 22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
Tipos de Riesgos

Men Admin / Admin

Categories
Pestaa Risk Types
Botn Add

129
 22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
Creacin de Riesgos

Vista Risks
Botn Add

130
 22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
Pestaa General

Risk Name
Applies to WBS
Apllies to Resource
Responsible Manager
Risk Type
Status
Priority
Date Identified

131
 22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
Pestaa Description

Breve descripcin del

riesgo

132
 22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
Pestaa Impact

Impact Date
Impact
Probability

133
 22. Anlisis Cualitativo de Riesgos
Pestaa Control

Descripcin de las
actividades de control del
riesgo analizado

134
23. Assignments
 23. Assignments
Pestaa General

Vista Assignments
Pestaa General
Celdas: Activity name,
Resource, Role, Cost
Account, Price/Unit, Rate
Type, Primary Resource

136
 23. Assignments
Pestaa Planning

Vista Assignments
Pestaa Planning
Celdas: Budget Units,
Budget Units/Time,
Original Duration, Actual
Units, Remaining Early
Units, Remaining
Units/Time, Remaining
Duration.

137
24. Exportacin/Importacin
entre P6 y Excel
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
Exportacin P6-Excel

Abrir proyecto
Men File / Export
Export Format /
Spreadsheet (XLS)
Export Type / Activities

139
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
Exportacin P6-Excel

Projects to Export
Select Template

140
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
Exportacin P6-Excel

Botn Modify
Columns
Filter
Sort

141
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
Exportacin P6-Excel

Select XLS File

Summary
Botn Finish

142
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
Importacin Excel-P6

Men File / Import

Import Format /
Spreadsheet (XLS)
Select Excel File / Select
file to import

143
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
Importacin Excel-P6

Import type / Select the

type of data to import
Import Project Options /
Select destination project

144
24. Exportacin/Importacin entre P6 y Excel
Importacin Excel-P6

Summary
Botn Finish

145
25. Exportacin/Importacin
entre P6 y Ms. Project
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project

Exportacin P6-Ms. Project

Men File / Export

Export Format: Microsoft
Project (MPP) / Next
Export Type: Project / Next

147
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project

Exportacin P6-Ms. Project

Project to export: Export

file name / Next
Template / Next
Botn Finish

148
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project

Importacin Ms. Project P6

Previamente guardar el
archivo project como XML
Men File / Import
Import format: Microsoft
Project (XML) / Next
Files to import: Botn
Select y Celda Import to /
Next

149
25. Exportacin/Importacin entre P6 y Ms. Project

Importacin Ms. Project P6

Template / Next
Import confirmation /
Botn Finish

150
Consultas y Comentarios

Ing. Edwin Monzn

PMP, PMI-SP, PMI-RMP, MCTS, MCT.
edwin.monzon@minerapanama.com