REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA, CIENCIA Y

TECNOLOGA
UNIVERSIDAD POLITCNICA TERRITORIAL ANDRS ELOY BLANCO
ALDEA UNIVERSITARIA MANUELA SENZ
PROGRAMA NACIONAL DE FORMACIN ADMINISTRACIN
MISIN SUCRE
QUIBOR - JIMNEZ - ESTADO LARA

V taller

Reuniones Eficaces

Triunfadores:

Juan Torrealba C.I 26.141.170

Marilyn Flores C.I 24.201.152

Administracin 2001AJ

Cohorte XX

Prof.: Yaneth R.

Quibor, Agosto 2017

Reuniones eficaces:
 En la mayor parte de las reuniones de trabajo se suele perder mucho
tiempo, lo que hace que sean poco efectivas. El principal culpable de la
inadecuada gestin del tiempo suele ser la falta de organizacin y priorizacin.
Para evitar este problema es necesario que los responsables de convocar una
reunin sean capaces de planificarla previamente. El primer paso debe ser
determinar cules van a ser los motivos principales de convocarla (p.e: dar
informacin, motivar, resolver conflictos, buscar soluciones, tomar decisiones) y
definir los objetivos que se pretenden alcanzar.

Una vez que hayamos determinado que verdaderamente es necesario que

realicemos una reunin deberemos proceder a planificarla adecuadamente. A
continuacin te ofrecemos algunos consejos que te ayudarn a planificar, dirigir y
coordinar reuniones de trabajo para que sean verdaderamente efectivas:

1. Antes de la reunin:

Prepararla con tiempo suficiente.

Seleccionar adecuadamente a las personas que participarn. Slo debemos

escoger a aquellas personas cuya presencia sea necesaria.

Crear un planning de la reunin. En este documento se especificar el motivo de

la reunin, los objetivos a conseguir, los temas que se tratarn, los tiempos que
se dedicarn a cada cuestin

Convocar con antelacin suficiente a los asistentes para que tengan tiempo
para preparar sus intervenciones.

Enviar el planning a todos los participantes.

2. Durante la reunin:
 Comenzar a tiempo. La puntualidad es un aspecto fundamental. Debemos tratar
de comenzar y acabar a la hora marcada. El tiempo es oro!

Dedicar los primeros minutos a aclarar los puntos fundamentales. Se indicar la

importancia de los temas que se van a tratar, el motivo principal de la reunin,
los objetivos que se pretenden conseguir y se propondr el mtodo de trabajo a
seguir as como las normas de participacin e intervencin.

Seguir el desarrollo previsto en el plan. Procurar que siga el curso y el enfoque

previsto, dando a cada punto el tiempo preciso y evitando tratar temas no
contemplados en el planning. Realizar sntesis en cada etapa.

Tratar en medio de la reunin los temas ms importantes.

El director o coordinador de la reunin debe centrarse en dirigir el proceso de

los debates, pero no su contenido. Debe velar por el avance y progresin en el
desarrollo de la reunin. Un aspecto especialmente importante es que incite a
hablar a los participantes. Es fundamental buscar la participacin activa de los
asistentes, de esta forma sacaremos ms provecho a su asistencia.

No dejar que algunos se impongan y acaparen la reunin, ya que esto podra

afectar negativamente al clima positivo de comunicacin y cooperacin que
debemos tratar de crear y mantener.

3. Al finalizar la reunin:

Dejar un tiempo al final para que los participantes expongan dudas,

sugerencias, comentarios

Sintetizar las conclusiones esenciales

Resumir las contribuciones positivas, opiniones, sugerencias y acuerdos

adoptados.

Agradecer la participacin de los asistentes.

4. Despus de la reunin:

Confeccionar un sumario de la reunin que se enviar a todos los participantes

durante los das siguientes. Este sumario debe contemplar si se han conseguido
cumplir los objetivos previamente marcados, las tareas que se hayan podido
encomendar a los diferentes participantes, el tiempo que disponen para
llevarlas a cabo, las conclusiones ms importantes, los acuerdos adoptados

Si fuera necesario se convocara a los asistentes a la siguiente reunin.