Curso: Prcticas Pre Profesionales I.

Tema 2: La Planificacin

Lectura 01

Comentario
La planificacin es vital para las organizaciones y las personas, para el logro de los objetivos. La
planificacin traza el rumbo de las organizaciones.

Es importante resaltar que la planificacin permite anticipar los resultados que la organizacin desea
alcanzar.

En esta lectura, se pone nfasis en resaltar los factores clave de xito, para asegurar y garantizar el
logro de los objetivos de la planificacin.

La Planificacin y sus factores clave de xito1

El viento siempre va a favor del que sabe navegar
Tulio ngel

En la actualidad, la creciente competencia, la aparicin acelerada de nuevos mercados, competidores,

productos sustitutos, y tecnologas hace que las corporaciones tengan que ser cada vez ms asertivas y
dinmicas para entender su entorno y posicionamiento, buscando configurar las acciones necesarias
para aprovechar las oportunidades presentes y evitar los peligros futuros. Es por esto que cada vez ms
organizaciones consideran la planificacin como un bien que les permite navegar firmemente, sorteando
las turbulencias del entorno. Dada su relevancia, las empresas realizan esfuerzos en determinar qu
tipo de planificacin debe hacerse, cundo y cmo debe realizarse, quin lo debe llevar a cabo y qu se
har con los resultados.

Un estudio realizado recientemente por everis, con compaas lderes de diversos sectores a nivel
mundial, ha abordado dichos cuestionamientos. Los resultados de este anlisis comprenden una serie
de principios que, en la prctica, han mostrado su utilidad para robustecer la planificacin de las
organizaciones. La aplicacin de estos principios, independientemente del tamao, sector industrial o
nivel de competencia que enfrente la empresa, le colocar en una mejor posicin para definir planes
ambiciosos, realistas y valiosos.

1 Everis. La Planificacin y sus factores clave de xito. 09.05.2007

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LA PLANIFICACIN Y SUS COMPONENTES

Antes de abordar los elementos que definen un proceso de planificacin robusto, es conveniente definir
qu es planificacin y cules son sus principales componentes.

La planificacin es una funcin bsica del equipo ejecutivo de una organizacin, fundamentada en
suponer que el anlisis y la definicin deben anticiparse a la accin. As, la planificacin puede
entenderse como el conjunto de actividades realizadas por la empresa con el objetivo de evaluar sus
opciones de evolucin a mediano y largo plazo (5 a 10 aos), seleccionar la mejor de ellas, concretarla
a travs de programas, lneas de accin y metas de corto plazo (1-2 aos), y monitorear su logro a
travs de un esquema de evaluacin y seguimiento.

Para everis, en la definicin de planificacin se distinguen dos componentes, con objetivos y enfoques
diferentes: la planificacin estratgica y la planificacin operativa.

La planificacin estratgica tiene como propsito definir la misin, visin y los objetivos a mediano y
largo plazo de la institucin; as como establecer la ruta a seguir para materializar dichas metas. Para la
mayora de las organizaciones, los resultados de un proceso de planificacin estratgica incluyen un
plan de negocio, una cartera con los grandes proyectos o iniciativas a emprender, y una serie de
mecanismos de seguimiento y revisin del avance en el logro de los objetivos. Por su parte, la
planificacin operativa tiene como finalidad definir las metas de corto plazo y las lneas de accin
especficas, de produccin, ventas, distribucin, etc., cuyo logro y ejecucin acercan a la organizacin al
logro de sus objetivos estratgicos. Los productos ms comunes de la planificacin operativa incluyen
un plan o programa operativo, un presupuesto de recursos financieros, y un conjunto de mecanismos
para la evaluacin del desempeo tctico.

LOS FACTORES CLAVE DEL XITO DE LA PLANIFICACIN

Everis ha identificado diversos aspectos cuya utilizacin fortalece el proceso de planificacin y sus
resultados. Estos factores son clave de xito del proceso de planificacin y pueden ser catalogados en
dos tipos: aquellos relacionados con la planificacin estratgica, y los aplicables a la planificacin
operativa.

Factores clave de xito relacionados con la planificacin estratgica

Para promover el logro de los objetivos especficos de la planificacin estratgica, se han identificado
ocho factores clave:
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Objetivos especficos de la planificacin Factores claves para el logro del

estratgica objetivo
A. Dirigir la estrategia: Objetivos y planes 1. Reconocimiento de la importancia de la
estratgicos de mediano y largo plazo planificacin estratgica.
para la institucin 2. Distribucin de responsabilidad del
proceso.
3. Adopcin y estandarizacin del
proceso.
4. Seleccin del equipo de planificacin
estratgica.
5. Discusin estratgica de calidad.
B. Garantizar que a estrategias sea 6. Comunicacin de la estrategia.
ejecutable: Traducir los planes 7. Establecimiento de compromisos /
estratgicos en lneas de accin, metas responsables.
y mecanismos de rendicin de cuentas 8. Realizacin de un seguimiento /
que enfocan los esfuerzos de toda la evaluacin estratgico.
organizacin al logro de los objetivos
estratgicos.

A. Factores clave para definir la estrategia

1. El reconocimiento de la importancia de la planificacin estratgica consiste en considerar este
proceso como uno de los ms valiosos para la organizacin. De esta manera, la planificacin es
vista como una forma de vida, un ejercicio intelectual y creativo, ms que una serie de
procedimientos.
Las organizaciones emplean diversas prcticas para reconocer la relevancia de la planificacin
estratgica. Una de ellas es posicionar al departamento de Planificacin Estratgica como una
direccin corporativa que reporta directamente al presidente de la compaa. El nivel jerrquico
fortalece el poder de convocatoria del responsable de esta funcin para obtener la colaboracin
requerida del resto de la organizacin, y para institucionalizar el proceso y sus resultados.

Otra prctica utilizada por las organizaciones es contar con la participacin activa de la Alta
Direccin en los puntos clave del proceso. El grado de intervencin vara desde participar en la
aprobacin del Plan Estratgico hasta realizar reuniones peridicas, semanales o quincenales,
para tratar los temas estratgicos relevantes a mayor profundidad.

2. La distribucin de responsabilidades del proceso, consiste en garantizar que las actividades de

definicin y ejecucin de los planes recaigan sobre un mismo responsable; mientras que las de
aprobacin y seguimiento lo hacen sobre una persona diferente. Cuando no se realiza una
separacin adecuada de responsabilidades, las empresas enfrentan serias dificultades para
establecer planes ambiciosos y factibles. Por ejemplo, los gerentes que definen y aprueban sus
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planes sin la intervencin de la Alta Direccin, tienden a establecer metas holgadas y fcilmente
alcanzables. Por el contrario, cuando la Alta Direccin define los planes de manera unilateral, se
genera un bajo nivel de compromiso por el logro de los objetivos por parte del equipo gerencial.

3. La adopcin y estandarizacin del proceso, consiste en establecer claramente los objetivos,

alcance, responsables, actividades, tiempos de realizacin y productos esperados de la
planificacin. El proceso vara de una empresa a otra, pero se pueden destacar las siguientes
caractersticas generales:

La planificacin es un proceso que se realiza internamente ya que es considerada una funcin

esencial del negocio.

El alcance del proceso comprende todos los aspectos sustantivos del negocio. Lo relacionado
con reas de soporte puede o no incluirse, en funcin de su importancia para el logro de los
objetivos de largo plazo.

Las principales actividades del proceso incluyen: diagnstico del entorno y anlisis de
escenarios, identificacin de alternativas estratgicas, seleccin de la estrategia,
consolidacin y aprobacin del Plan Estratgico, difusin de la estrategia, evaluacin y
seguimiento de la estrategia.

La duracin del proceso depende de la complejidad de la organizacin, en general, se realiza

de manera anual y comprende un periodo de entre tres y seis meses. Cabe destacar que, las
mejores empresas, conceptualizan la planificacin como un continuo y son capaces de
replantear su Plan Estratgico rpidamente, aproximadamente en 1 mes, en caso de que sea
necesario.

4. Una adecuada seleccin del equipo de planificacin estratgica permite contar con el
conocimiento y habilidades requeridos para generar estrategias robustas, y aporta credibilidad a
los resultados del proceso. Como mejores prcticas, encontramos que el responsable por la
planificacin cuenta con amplio reconocimiento de la organizacin por sus conocimientos de
planificacin y de negocio, y participa en las instancias de toma de decisiones. Idealmente, el
equipo que acompaa a este responsable cuenta con un slido perfil analtico, financiero y con
amplia experiencia en la industria.

En este contexto, el 40% de las empresas que participaron en esta investigacin, robustecen el
perfil del equipo de planificacin a travs de un plan de carrera que incluye rotaciones en reas de
negocio, y la tasa de retencin de este talento es 10% ms alta que las empresas promedio.

5. Una discusin estratgica de calidad se logra privilegiando las actividades de anlisis y

deliberacin sobre las de recopilacin de informacin. Las mejores empresas dedican el 88% del
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esfuerzo de planificacin en entender los aspectos crticos del negocio, y en debatir las alternativas
estratgicas que surgen a partir de dicha comprensin.

B. Factores clave para garantizar que la estrategia sea ejecutable

6. La comunicacin de la estrategia es una actividad encabezada por la Alta Direccin hacia todos
los individuos y grupos, internos y externos, que deben contribuir a su logro. El 72% de las mejores
empresas cuentan con prcticas de comunicacin institucionalizadas que incluyen comunicados de
prensa y reuniones con inversionistas, as como plticas con gerentes, sesiones de formacin,
distribucin de material impreso, entre otros.

7. El establecimiento de compromisos y responsables implica reflejar los planes en un esquema

de rendicin de cuentas individual con consecuencias, tanto positivas como negativas, claramente
asociadas a los resultados. Algunas organizaciones complementan esta prctica fomentando una
cultura de lealtad hacia la empresa, que deriva en un alto compromiso por el logro de sus objetivos.

8. La realizacin de un seguimiento / evaluacin estratgico comprende el monitoreo del avance en la

consecucin de la estrategia a travs de la conformacin de foros institucionales de seguimiento,
basados en informacin, indicadores y mtricas relevantes y confiables. Las mejores empresas
han realizado inversiones significativas en herramientas de informacin que les permiten
estandarizar y agilizar el proceso de seguimiento. En particular las empresas consideran que un
buen comienzo para robustecer el proceso de seguimiento es estipular con claridad las fuentes de
informacin vlidas para el clculo de indicadores.

Factores clave de xito relacionados con la planificacin operativa

Para promover el logro de los objetivos de la planificacin operativa, se han
identificado cuatro factores

Objetivos del proceso de planificacin Factores claves para el logro del

operativa objetivo

A. Definir el Plan Operativo. Definir 1. Enfoque integral y balance del

lneas de accin y metas de corto plan.
plazo para la institucin, alineados 2. Seleccin del equipo de
con los planes estratgicos. planificacin operativa.

B. Garantizar que el Plan Operativo 3. Establecimiento de compromisos /

sea ejecutable. Garantizar que los responsables.
planes de corto plazo se traducen 4. Realizacin de un seguimiento
en acciones y resultados que operativo.
acercan a la institucin al logro de
sus objetivos estratgicos.
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A. Factores clave para definir el Plan Operativo

1. El enfoque integral y balance del Plan Operativo se refiere a definir metas y lneas de accin de
corto plazo alineadas a la estrategia y con un adecuado nivel de detalle, considerando aspectos
operativos y financieros. Las mejores empresas realizan una planificacin operativa que se
caracteriza por:

Vinculacin con la estrategia: Reconocer que las metas establecidas en la planificacin

estratgica no pueden ajustarse como consecuencia de la planificacin operativa. Se
recomienda partir del plan estratgico, aprobado e inalterable, para disear planes operativos
cuyas metas son el detalle de los objetivos de largo plazo.

Planificacin por capas: Las lneas de accin del plan operativo se disean, priorizan y
seleccionan en funcin de su contribucin al logro de los objetivos. En este sentido, las
empresas ms exitosas reconocen tres tipos de iniciativas de corto plazo: sostenimiento de
operaciones actuales, mejora de las operaciones actuales e incremento de las operaciones
actuales.

Horizonte de planificacin: El horizonte de planificacin operativa de las empresas responde

a las necesidades y ciclo de negocio de la organizacin, y no a un calendario financiero.

Nivel de detalle: Se debe buscar el balance adecuado entre el nivel de detalle de sus planes
operativos y el tiempo necesario para crearlos y ajustarlos. Para ello, las empresas deben
considerar: su capacidad de predecir necesidades futuras (ms en periodos cercanos que
lejanos), la volatilidad de los elementos a planear (elementos riesgosos que requieren un
anlisis a mayor profundidad), la importancia e impacto del elemento a planear y la necesidad
de establecer metas individuales que no limiten la flexibilidad requerida para la toma de
decisiones en el da a da.

Escenarios y contingencias: Las mejores empresas emplean escenarios durante la

planeacin operativa, y dedican un tiempo significativo del proceso a determinar los eventos
que pueden invalidar los supuestos de los planes y a definir acciones de contingencia.

2. Una adecuada seleccin del equipo de planificacin operativa integra entendimiento de

metodologas de planificacin y de finanzas, y conocimiento profundo del negocio y sus
capacidades. Adicionalmente, algunas empresas separan al equipo corporativo responsable por
integrar los planes operativos de las unidades de negocio, del equipo responsable por realizar el
seguimiento a los mismos, por requerir diferentes habilidades, conocimientos y tipo de relacin con
los ejecutores.
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B. Factores clave para garantizar que el Plan Operativo sea ejecutable

1. El establecimiento de compromisos y responsables especficos de los planes a corto plazo se
formaliza en contratos de desempeo. Cabe destacar que, aunque las condiciones del entorno
cambien y sea necesario ajustar los planes, los objetivos originales se mantienen como la
referencia contra la cual comparar el desempeo.

2. La realizacin de un seguimiento operativo se basa en emplear una serie de indicadores

conocidos y entendidos por todos, y cuya medicin est fundamentada en informacin nica y
confiable. Las empresas deben realizar un seguimiento focalizado a la definicin y lanzamiento de
acciones correctivas y preventivas (vs. informar el estado del negocio), y establecen formalmente
los foros y frecuencia del seguimiento.

LOS RETOS DE LOS RESPONSABLES DE LA PLANIFICACIN

Actualmente, los responsables de la planificacin estratgica y operativa de una empresa enfrentan
diversos retos.

Hablando de planificacin estratgica, el principal desafo identificado radica en fortalecer la evaluacin

y el seguimiento de los planes, a travs de la definicin de indicadores del desempeo orientados a
medir la evolucin de las palancas de valor del negocio.

En trminos de planificacin operativa, el reto principal es definir el balance adecuado entre el nivel de
detalle de los planes operativos y la flexibilidad del proceso, a fin de poder incorporar oportunamente
cambios en las condiciones operativas o en el entorno.

Estos retos, reflejan la necesidad de las organizaciones de incrementar su capacidad de respuesta, y de

asegurar la alineacin de los esfuerzos hacia los objetivos estratgicos.

Finalmente, cabe destacar que, entre todos los factores de xito identificados, hay uno que las
organizaciones identifican como prioritario: el apoyo de la Alta Direccin, ya que este factor es el que
posibilita la implementacin del resto. Ms an, el apoyo de la Alta Direccin es un elemento clave para
crear un clima favorable para la planificacin, donde esta actividad no est restringida al equipo
ejecutivo, sino forme parte del da a da de toda la organizacin.