PRACTICAS PROFESIONALES

ACTIVIDAD

ELABORACION DE ANTEPROYECTO

PRESENTADO POR:

OSCAR EDUARDO PALACIOS MOSQUERA

CORPORACIN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS.

ADMINISTRACION DE EMPRESAS.

SEMESTRE IX

2017

1. Generalidades
1.1 Introduccin

En el marco del proyecto de inversin Sistema Integral de

Gestin Documental y en concordancia con las funciones asignadas en
la ley general de archivo 594/ de 2000 y la Resolucin No. 180 de 2014,
artculo 26, se hace necesario la revisin y fortalecimiento de todo el
proceso de la administracin documental de acuerdo con las normas
archivsticas vigentes, con el fin de garantizar la conformacin de los
procesos y la formulacin de polticas de gestin documental adecuadas
para la polica Nacional de conformidad con la estructura adoptada
mediante el manual nico de gestin documental Polica Nacional
resolucin 00208 del 25 de enero de 2016.

Existe un amplio marco legal y jurdico sobre el que se

desarrollan la gestin documental y el archivo, de todas estas normas es
fundamental destacar: la Ley 80 de 1989, que contempla la organizacin
y direccin del Sistema Nacional de Archivos, con el fin de planear y
coordinar la funcin archivstica en toda la Nacin, salvaguardando el
patrimonio documental del Pas para ponerlo al servicio de la
comunidad; la ley 594 de 2000 que estableci las reglas y principios
generales que regulan la funcin archivstica del Estado, y determin
como obligacin para las Entidades Pblicas, el elaborar programas de
gestin documental, en cuya aplicacin debern observarse los
principios y procesos Archivsticos

Adicionalmente, es importante destacar el alcance del Decreto

2609 del 14 de diciembre de 2012, por el cual se reglamenta el ttulo V
de la Ley 594 de 2000, dispone en su artculo 3 que la gestin de
documentos est asociada a la actividad administrativa del Estado, al
cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas
las entidades del Estado; por lo tanto, es responsabilidad de los
servidores y empleados, aplicar las normas que en esta materia
establezca el Archivo General de la Nacin.

De otro lado, el Estado ha venido reorganizando el sector de las

comunicaciones y desde varios aos atrs ha venido suprimiendo entes
adscritos al sector, una vez suprimidos sus archivos deben ser
salvaguardados.

Por todo lo anterior se observa la necesidad de mantener y

conservar los archivos de la entidad y garantizar su conservacin en el
tiempo, conforme lo exige la Ley 594 de 2000, y los decretos
reglamentarios 2482 de 2012, 2578 de 2012 y 2609 de 2012, entre otros

La Gestin Documental est definida segn la Ley 594 de 2000 Ley

General de Archivos como el conjunto de actividades administrativas y
tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la
documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y
conservacin, de igual manera, la Ley 594 de 2000 informa sobre la
obligacin que tienen las entidades pblicas y privadas que cumplen
funciones pblicas, en elaborar programas de gestin documental,
independientemente del soporte en que produzcan la informacin, para
el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que
fueron creadas.

Se considera que los documentos son de vital importancia

para el desarrollo de la entidad y proporcionan la informacin adecuada
para apoyar la eficiencia de la administracin en la toma de decisiones,
la rendicin de cuentas, etc., los documentos pueden ser usados como
testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se
han documentado, adems, son considerados como los principios del
control de las necesidades fundamentales de un sistema de gestin de
calidad. De la estandarizacin de los procesos, la unificacin de los
conceptos a nivel institucional y la trazabilidad de la gestin depende en
gran medida el adecuado desarrollo de las polticas de gestin
documental.

Con base en lo anterior, se debe elaborar e implementar un

Programa de Gestin Documental, fundamentado en los principios y
procesos archivsticos, as como en las prcticas operativas, que se
puedan optimizar y organizar con el apoyo de soluciones informticas,
las cuales permitirn reducir problemas y facilitar el desempeo de las
actividades propias de cada dependencia o rea, resaltando la
importancia de los documentos y archivos como lenguaje natural de la
administracin pblica y de empresas, encaminando al archivo para que
sea un verdadero centro de informacin.

El hecho de organizar los documentos de manera consistente,

precisa y uniforme durante todo su ciclo de vida, desde su creacin
hasta su eliminacin o conservacin definitiva, se convierte as, en un
factor clave para la optimizacin de los procesos y el desarrollo de las
actividades de autoevaluacin que conducen a la mejora continua.

El Programa de Gestin Documental, es un instrumento que

ofrece, un conocimiento detallado sobre las tcnicas organizativas, y
normas que se deben aplicar para gestionar los documentos, con un
enfoque claro y sencillo; adems, permite estandarizar el proceso de
Gestin Documental, de manera que las actividades tcnicas o
procedimientos aplicados desde la planeacin, hasta la preservacin de
los documentos, siempre se desarrolle de la misma manera.
 El documento se estructur teniendo en cuenta el concepto de
Archivo Total definido por la Ley 594 en el Artculo 22 y el Decreto 2609
del 2012.

1.2 Propsito y alcance

La gestin eficiente de la informacin en esta unidad policial

resulta imprescindible para la toma de decisiones, es por esto que
los archivos se han convertido en un apoyo fundamental y
estratgico; por lo que es necesario implementar un Programa de
Gestin Documental, que permitan disponer de manera ordenada
de toda la Gestin Documental del departamento de polica
Cundinamarca, considerndola como un recurso o activo
institucional decisivo en el desempeo de esta unidad policial.

El Programa de Gestin Documental se iniciar desde la

planeacin y valoracin documental, la produccin, recepcin,
direccionamiento y organizacin de documentos, distribucin,
consulta, transferencia y disposicin, y preservacin; estos ltimos
tres subprocesos segn lo establecido previamente en las tablas
de retencin y valoracin documental.

En cumplimiento del Proceso de Gestin documental, que se

encuentra inmerso dentro del mapa de Macroprocesos del Modelo
integrado de Gestin (MIG), est establecido el Programa de
Gestin Documental como una de las salidas de la cadena de
valor, proveedor principal de los lineamientos, instructivos y
formatos necesarios para el desarrollo de la Gestin Documental.

Se realizar un fortalecimiento al en un 90% rea de la gestin

documental, por la cual esta unidad policial debe ejecutar las
siguientes actividades en el corto plazo.
 La estructuracin de la Gestin Documental de acuerdo con lo
normativo, a fin de contar con la coordinacin, control y
seguimiento de los procesos y procedimientos propios de la
funcin archivstica de la unidad.

La Interoperabilidad de los sistemas de gestin documental

La centralizacin de los Archivos de Gestin de la unidad.

La elaboracin, aprobacin, convalidacin y aplicacin de la tabla

de retencin documental y dems instrumentos archivsticos
requeridos por la normativa.

Ajuste, aprobacin, convalidacin y aplicacin de la tabla de

valoracin documental y dems instrumentos archivsticos
requeridos por la normativa.

Desarrollar un programa de descripcin documental y elaborar los

diferentes instrumentos de descripcin que permitan conocer y
controlar las unidades documentales a nivel departamento que
conforman el archivo total, que contribuyan a la recuperacin de la
memoria institucional.

Reubicacin de los documentos en un 80% que se encuentran

acumulados en el piso de las dependencias y puestos de trabajo.
Aplicar la disposicin final a los documentos de acuerdo con los
instrumentos archivsticos ya aprobados.

Revisar, ajustar y formular los procesos, los procedimientos, las

guas, los manuales, etc. de la Gestin Documental, acorde a los
lineamientos del Archivo General de la Nacin y la normativa
vigente.
 Traslado del archivo central a unas instalaciones con
infraestructura adecuada para depsitos de archivo, en
conformidad con lo dispuesto en el acuerdo 049 de 2000 del
AGN.

Se realizar un fortalecimiento en cuanto al proceso del sistema

de gestin documental, desde el campo de la administracin,
optimizando los recursos, teniendo en cuenta todo lo aprendido
durante el proceso de formacin estudiantil.

Se realizar seguimiento y evaluacin del 100% en cuanto al

procedimiento, de distribucin, tramite y recepcin de la
documentacin que ingresa a la ventanilla de radicacin del
departamento de polica Cundinamarca, verificando la correcta
destinacin final de los documentos.

1.3 Objetivos

1.3.1 objetivos generales

Teniendo en cuenta que la gestin documental es un proceso

transversal a toda la institucin, por los diferentes aspectos y
componentes que deben ser coordinados por la respectiva Direccin
General y la Subdireccin Administrativa, se estableci como objetivo
hacer seguimiento a la administracin documental desarrollada por la
institucin en cuanto a las acciones tomadas, el estado de los archivos
de gestin y fortalecimiento de las labores planteadas de acuerdo con la
normativa archivstica vigente.

Desarrollar un programa de gestin documental en el

departamento de polica Cundinamarca, de la Informacin y las
Comunicaciones oficiales que permita estandarizar la informacin que se
genera en esta unidad policial, con base en las directrices del Archivo
General de la Nacin

Referencias

Ley 594 de 04 de julio 2000 por el medio de la cual se dicta la ley

general de archivo y se dictan otras disposiciones.

http://www.unesco.org/culture/natlaws/media/pdf/colombia/colombia_ley
_594_04_07_2000_spa_orof.pdf

Resolucin 00208 del 25 de enero de 2016. Por la cual se actualiza el

manual nico de la gestin documental para la polica nacional
https://www.policia.gov.co/sites/default/files/descargables/manual-unico-
gestion-documental-resolucion-00208-del-25-enero-2016-.pdf

Objetivo General

Analizar estadsticas, causas de la desercin de la educacin

superior y as plantear estrategias que puedan contribuir a que no
se continen presentando la desercin, ya que si se conocen las
causas se pueden plantear soluciones.

Objetivos Especficos
 Referencias

BERNAL, Csar (2010) Metodologa de la Investigacin. Tercera Edicin.

Editorial Pearson. Prentice Hall. Bogot, Colombia.

http://revistas.um.es/redu/article/view/11511/11091

http://virtualeduca.org/documentos/observatorio/oevalc_2009_(desercion
).pdf

file:///D:/Users/MASTER/Desktop/articles-
92779_archivo_pdf_Boletin14.pdf