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03 Administracion Operaciones PDF
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SEMANA 3
NDICE
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ESTE DOCUMENTO CONTIENE LA SEMANA 3
GESTIN DE ALMACENAMIENTO Y DE INVENTARIO
APRENDIZAJES ESPERADOS
El alumno al finalizar esta unidad ser capaz de:
Aplicar tcnicas y estrategias para administrar y controlar el movimiento, calidad y nivel del
inventario mantenido.
INTRODUCCIN
Dentro de la administracin de operaciones de una empresa uno de los temas crticos y
sensibles es la gestin de almacenamiento y la gestin de inventarios debido a su impacto
tanto en las operaciones como sobre el tema financiero.
Ambos procesos son relevantes para la gestin final de la empresa y demanda la atencin
permanente de sus ejecutivos.
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1. QU ES LA GESTIN DE ALMACENAMIENTO Y DE
INVENTARIO?
La gestin de almacenamiento para empresas que se dedican a la manufactura de productos, o
bien, para las compaas que se dedican solo a la comercializacin de productos terminados es
muy importante por ser el lugar donde se manipulan, guardan y conservan los productos
finales terminados, productos semielaborados, materiales, insumos y materias primas antes de
que lleguen al usuario (cliente interno), o bien, antes de que lleguen al cliente final (mercado).
Fuente Navas, Marco (2012).
Por otra parte, dentro del almacn o bodega es necesario realizar un control de las existencias
o de los stocks mantenidos, por lo que se debe controlar su cantidad, vencimiento, adecuada
rotulacin y embalaje, rotacin, clasificacin, etc.
Por esta razn resulta muy importante que el almacenamiento, el control y el manejo de las
existencias incorporen nuevas herramientas y vayan al nivel de la tecnologa.
Asimismo, la gestin de inventario busca asegurar que el inventario o stock mantenido exista
realmente, est en buenas condiciones y tenga un movimiento de salida adecuado al negocio
que se maneja. A travs de la gestin de inventario se puede detectar qu producto no se est
vendiendo o no est teniendo la salida (o consumo) planeado. Tambin una buena gestin de
inventario simplifica y disminuye los movimientos y las manipulaciones innecesarias al interior
de la bodega, ya que almacena el producto y sus cantidades de manera inteligente y apropiada
al nivel de venta que se est teniendo o enfrentando.
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2. QU ES EL INVENTARIO (EXISTENCIAS O STOCKS)
Son mercadera que se mantienen almacenadas por un periodo con el objetivo de soportar
una demanda o consumo futuro.
Es un activo circulante y, por lo tanto, es una inversin y se refleja en el balance.
Una de las principales funciones del inventario es protegerse contra la incertidumbre (no se
tiene la certeza o seguridad de una situacin o evento que podra ocurrir, bsicamente por
ausencia de informacin confiable).
Es el que se requiere entre dos procesos u operaciones adyacentes o contiguas cuyas tasas de
produccin (velocidades) no pueden sincronizarse, lo anterior permite que cada proceso
funciones de acuerdo a lo planeado.
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4.3 INVENTARIO EN TRNSITO
Est constituido por las mercaderas que vienen viajando desde el proveedor al cliente y
todava no se han recibido fsicamente en bodega. Estas pueden estar en viaje (arriba del avin
o de un barco), en una bodega en trnsito (en un destino intermedio), en la aduana (zona
primaria) o en el camin que las trae a la bodega final. Este tipo de inventario se vuelve a
mencionar en el punto 5.4 de ms abajo.
Se da cuando la cantidad de unidades compradas o producidas con el fin de reducir los costos
unitarios por concepto de compra o de fabricacin es mayor que la cantidad necesaria para
satisfacer el requerimiento. Puede resultar ms econmico pedir una gran cantidad de
unidades y almacenarlas algunas de ellas, para utilizarlas ms adelante, que comprar una serie
de pedidos ms pequeos con frecuentes envos.
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Corresponde al inventario fsico de productos finales terminados, productos semielaborados,
materiales, insumos y materias primas que no estn siendo comercializados o utilizadas por
efecto del mercado o por estrategias comerciales internas de la organizacin. Esta categora
puede estar compuesta por productos nuevos y usados.
Se deben revisar y consultar permanentemente aspectos como tamao ptimo de los pedidos
o de las compras a realizar, niveles ptimos de inventarios mantenidos, rotaciones de los
productos mantenidos, obsolescencia de los productos, etc.
Independiente del volumen comercial que se enfrente, siempre se debe buscar un equilibrio
entre los costos de mantener inventario versus el nivel de servicio deseado, es decir, toda
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accin de mejora y/o de aumento del nivel de servicio debe tener la evaluacin de sus
correspondientes costos marginales o adicionales que cuesta o estn involucrados dicha
mejora.
El nivel de servicio deseado est en funcin del compromiso de entrega de los productos
terminados a los clientes finales. No es lo mismo entregar los productos adquiridos a los
clientes finales al momento de su compra (just in time), AM/PM (lo comprado en la maana se
entrega en la tarde), AM/AM (lo comprado hoy se entrega al da siguiente), entrega en 48 o 72
horas, etc. Dependiendo del compromiso de entrega de los productos terminados a los
clientes finales, se deber mantener un nivel o cantidad de inventario distinto (ms inventario
o menos inventario).
Por lo anterior, el siguiente diagrama muestra el equilibrio que debe existir entre los costos de
mantener inventario versus el nivel de servicio deseado:
7. POLTICA DE INVENTARIOS
La poltica de inventarios son normas internas, encaminadas al alcance del equilibrio, entre los
costos de mantener inventario versus el nivel de servicio deseado, mediante el
establecimiento de los siguientes lineamientos: Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997).
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Evaluacin de las decisiones financieras (flujo de caja) en relacin a las decisiones y la
situacin del inventario.
Establecimiento del periodo futuro (aos) de garanta o de servicio para cada familia de
productos comercializados (a travs de esta se define un compromiso con los clientes
finales externos).
Utilizacin de modelos matemticos para optimizar el capital invertido en inventario o
existencias. El uso de tcnicas cuantitativas para medir el nivel y la calidad de inventario es
una necesidad.
Capacidad de almacenamiento.
Capacidad de produccin.
Estabilidad de la demanda enfrentada (demanda homognea o no).
Necesidades de capital de trabajo.
Origen y naturaleza de las materias primas y de los productos terminados (su procedencia y
lead time del proveedor, que es el tiempo que transcurre desde que se coloca la orden de
compra al proveedor hasta que son recibidas las mercaderas y productos en la bodega de
destino).
Rotacin esperada de los productos.
Periodo futuro (aos) de garanta o de servicio para cada familia de productos
comercializados (a travs de esta se define un compromiso con los clientes finales
externos).
La poltica de inventario, entre otras cosas, definir lo meses mximos de inventario admisibles
para la operacin y para cada producto en particular. Por ejemplo:
1. Para el producto acero, que es importado desde China, la poltica de inventario podra
definir que el stock mximo admisible sera de tres meses de inventario (expresados en
meses de demanda). Aqu el lead time del proveedor es clave (que podra ser como mnimo
de 30 a 45 das).
2. Para el producto papel carta blanco, que es adquirido localmente a un proveedor nacional,
la poltica de inventario podra definir que el stock mximo admisible sera de cinco das de
inventario (expresados en das de demanda). Aqu el lead time del proveedor es clave (que
podra ser como mnimo de dos das).
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8. BENEFICIOS POR MANTENER INVENTARIO
Los principales beneficios por mantener inventario son los siguientes: Fuente Navas, Marco
(2012).
Facilita una mayor venta (sobre todo en periodos de peak de demanda), mejorando el
servicio al cliente debido a la disponibilidad y al tiempo de respuesta o de entrega.
Mejora el balanceo de las lneas de produccin (factor de amortiguador entre una demanda
fluctuante e incierta versus una tasa de produccin pareja que opere al mnimo costo
posible) posibilitando una operacin continua y fluida sin la presin comercial encima.
Evita baches o quiebres en la produccin (lead time de las materias primas versus
oportunidad de producir) al disponer de todos los insumos y materiales necesarios.
Evita escasez futura de materias primas (especulacin). Compro y acumulo para consumir
en el futuro.
Permite soportar pedidos urgentes no programados. Normalmente el rea comercial no
proyecta todos los negocios que tiene en carpeta.
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10. QU ES EL INVENTARIO O STOCK DE SEGURIDAD?
Es parte de la poltica del inventario. Fuente: Noori, H. & Radford R. (1997).
Su tamao se calcula en funcin de los lead times de entrega del proveedor, magnitud de la
demanda o consumo que se enfrenta y nivel de servicio deseado o comprometido.
Su desventaja: los stocks o las existencias se incrementan lo que genera una mayor necesidad
de capital de trabajo.
Se pone una orden de compra cuando el stock baja al punto de reordenamiento definido o
nivel crtico de inventario. Este punto o nivel crtico podra ser superior o igual al stock de
seguridad.
Define un inventario de seguridad que est constituido por las unidades del producto que se
encuentran bajo el punto o nivel crtico.
Su ventaja: se logra un stock de seguridad menor que con otros sistemas ya que es ms
especfico (propio para cada producto).
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El siguiente diagrama muestra los conceptos sealados anteriormente:
Q1
Q0
STOCK DE SEGURIDAD
t
0 t0 t1 t2 t3 Tiempo
Este diagrama muestra el nivel de inventario para el producto AAA cuya demanda es estable
y homognea para cada periodo. El consumo peridico (utilizacin del inventario salida de
inventario) de dicha demanda est representado por la recta color rosada.
Para este caso, el punto de reorden sera Q0, es decir, se coloca la orden de compra cundo el
inventario baja al nivel de Q0. El tamao de la orden de compra sera de (Q1 Q0).
La clasificacin de inventario ABC se calcula en funcin del monto o valor total de las compras
anuales, es decir, en funcin de las entradas o los ingresos a bodega de los ltimos 12 meses.
Las categoras de clasificacin son las siguientes:
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A la categora A pertenecen los artculos o cdigos o productos que estn dentro del valor
acumulativo que es menor o igual al 80% del valor total de las compras anuales de
inventario.
A la categora B pertenecen los artculos o cdigos o productos que estn dentro del valor
acumulativo que est entre el 81% al 95% del valor total de las compras anuales de
inventario.
A la categora C pertenecen los artculos o cdigos o productos que estn dentro del valor
acumulativo que est entre el 96% al 100% del valor total de las compras anuales de
inventario.
Los artculos o cdigos o productos restantes que no estn dentro del valor total de las
compras anuales (pero existen en inventario) se clasifican como categora D, es decir,
aquellos artculos o cdigos o producto que no fueron comprados en los ltimos 12 meses,
pero s existe inventario para ellos.
Por lo tanto, es deseable (es bueno) que todo el inventario sea A o B y no es deseable (es
malo) que exista inventario clasificado como C o D. El riesgo de botar o destruir un inventario
existente es para aquellos part numbers o cdigos o productos clasificados como C o D.
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13. PROCEDIMIENTO O ALGORITMO DE CLASIFICACIN
DE INVENTARIO ABC
Para poder realizar la clasificacin de inventario ABC debe seguir los siguientes pasos: Fuente
Navas, Marco (2012).
Paso # 1
Obtenga las compras totales realizadas en los ltimos 12 meses (ltimo ao). Debe tener la
siguiente informacin:
Part numbers o cdigos o productos comprados.
Descripcin de cada part numbers.
Precio unitario de compra (en pesos $ dlares US$).
Total de unidades compradas para cada part number o cdigo o producto.
Total global de compras valorizadas (en pesos $ dlares US$).
Paso # 2
Obtenga el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de cada part number o
cdigo o producto respecto del total global de compras valorizadas (en $ o US$).
Paso # 3
Ordene de mayor a menor el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de
cada part number o cdigo o producto.
Paso # 4
Acumule y totalice el porcentaje (%) relativo de la compra valorizada (en $ o US$) de cada part
number o cdigo o producto. El ltimo part number o cdigo o producto debe acumular y
totalizar el 100% de lo comprado. Con esta accin usted est ordenando los part numbers o
cdigos o productos conforme al criterio de mayor a menor volumen de compra.
Paso # 5
Realice la clasificacin ABC para cada part number o cdigo o producto en funcin de la
definicin de las categoras anteriormente indicadas. Es decir, cada part number o cdigo o
producto debe tener su correspondiente apellido (A, B, C o D).
Paso # 6
Construya la tabla resumen de clasificacin indicada en el punto 10.
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Indica el nmero de veces que rota el inventario durante un periodo establecido.
Normalmente el periodo utilizado es anual.
La rotacin de inventario del periodo = costo de los bienes o de la mercadera vendida del
periodo / valor promedio del inventario del periodo.
La rotacin se calcula para un periodo en particular, por lo anterior, se puede calcular las
rotaciones anuales, rotaciones semestrales, rotaciones mensuales, etc.
Las variaciones en la rotacin de inventarios fluctan de una empresa a otra y de una industria
a otra. Por ejemplo, las empresas que comercializan productos tecnolgicos presentan de 5 a 6
rotaciones al ao.
Las rotaciones de inventario es una medida de desempeo muy utilizada por las empresas que
refleja la rapidez con la cual el inventario se convierte en ventas.
Nunca hay que olvidar que la rotacin de inventario est referida o calculada para un periodo
predeterminado. Asimismo, cada part number o cdigo o producto mantenido en stock tiene
un valor o costo unitario de inventario.
El landed cost de los productos importados: incluye el valor del producto importado, ms los
derechos pagados (ad valorem), ms los honorarios del agente de aduana, ms los gastos del
agente de aduana (por el pedido ejecutado) y ms el flete local entre puerto o aeropuerto
hacia la planta o bodega en destino final.
El costo de fabricacin de los productos manufacturados localmente: incluye los costos fijos y
las variables, directos e indirectos de la planta de produccin o gerencia de operaciones que
ampara dichas funciones y procesos de fabricacin.
Para poder realizar el clculo de la rotacin de cada part number o cdigo o producto
mantenido en existencia debe realizar los siguientes pasos:
Paso 1
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Obtenga para cada part number o cdigo o producto las unidades vendidas durante el periodo
de tiempo que se est analizando.
Paso 2
Obtenga para cada part number o cdigo o producto los costos unitarios relativos a los
siguientes conceptos:
Valor o costo unitario de inventario para cada part number o cdigo o producto.
Valor o costo unitario de comercializacin o de venta para cada part number o cdigo o
producto.
Valor o costo unitario de distribucin para cada part number o cdigo o producto.
Luego, obtenga el total unitario de costo de los bienes o de la mercadera vendida, que
corresponde a la sumatoria de los tres costos unitarios indicados anteriormente.
Paso 3
Obtenga para cada part number o cdigo o producto el total de costo de los bienes o de la
mercadera vendida, que corresponde a las unidades determinadas en el paso 1 multiplicada
por el total costo unitario determinado en el paso 2.
Paso 4
Para el periodo que se est analizando y para cada part number o cdigo o producto, se debe
obtener el inventario o stock inicial en unidades y, luego, obtenga el inventario o stock final en
unidades.
Inventario o stock final = inventario o stock inicial + las compras (o ingresos a bodega) el
consumo (o salidas de bodega).
Paso 5
Para el periodo que se est analizando y para cada part number o cdigo o producto, se debe
obtener el inventario o stock promedio en unidades.
Paso 6
Para el periodo que se est analizando y para cada part number o cdigo o producto, se debe
obtener el inventario o stock promedio valorizado (en $ o US$).
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Paso 7
Para el periodo que se est analizando y para cada part number o cdigo o producto, se calcula
la rotacin que corresponde al cociente (divisin) entre el total de costo de los bienes o de la
mercadera vendida (calculado en el paso 3) y el inventario o stock promedio valorizado (en $ o
US$), determinado en el paso 6.
Los administradores deben centrar sus esfuerzos, atencin y recursos en aquellos tems
clasificados como A. Estos tems requieren de revisiones y controles constantes (en forma
permanente).
Los administradores deben centrar su foco, atencin y preocupacin en aquellos tems que
presentan una baja rotacin. Estos part numbers o cdigo o producto que tienen baja
rotacin pueden transformarse en un inventario inmovilizado (que no se vende, que no
tiene movimiento), afectando los estados financieros.
Los part numbers o cdigo o producto clasificados como C y D y con bajas rotaciones
debe ser ubicados en altura y en sectores finales de la bodega.
La cubicacin fsica de la bodega, que implica la definicin de pasillos, racks, nivel dentro
del rack y casillero o nicho dentro del nivel, se realiza en funcin de la clasificacin de
inventario ABC y rotaciones.
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La cantidad que ingresa o sale debe estar respaldada e indicada por su correspondiente
documento.
Los documentos de ingreso son: la factura comercial y gua de despacho del proveedor.
El packing list es un documento que acompaa normalmente a una importacin e indica los
cdigos o part numbers que vienen, su descripcin y cantidad. Constituye el respaldo de la
factura de importacin.
Los documentos de salida son: la factura comercial y gua de despacho de la empresa que
vende.
El picking list es un documento que interno de bodega que gatilla posteriormente la emisin
de una factura o gua de despacho. Corresponde a una orden interna que indica el producto
(cdigo o part number), su descripcin y cantidad requerida. Con esta orden el personal de
bodega retira desde estantera o racks los productos que se vendieron y se deben despachar.
El control riguroso sobre la mercadera en bodega y, en especial, sobre las entradas y salidas,
aseguran que los productos almacenados estn en sus correctas cantidades de acuerdo a los
registros mantenidos. Es ms, estn en las posiciones indicadas en los registros mantenidos.
Un inventario bien administrado debiera tener diferencia cero o muy pequea o marginal.
En todo inventario fsico va a generar o presentar tems faltantes e tems sobrantes. Es decir,
unidades o cantidades faltantes y sobrantes correspondientes a cada part number o cdigo o
producto mantenido en stocks o existencias.
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17.1 DIFERENCIAS DE INVENTARIO
La realizacin de un inventario arrojar los siguientes tipos de diferencias: Fuente Navas,
Marco (2012).
Diferencia bruta: corresponde a la suma de los valores absolutos (sin signo) de los montos
faltantes y sobrantes.
2. Segundo conteo realizado exclusivamente sobre los part numbers o cdigos o productos
que presentaron diferencian en el primer conteo. Si se vuelve a contar el mismo total que
fue contado en la primera toma de inventario, dicho part number o cdigo o producto no se
debe volver a contar. Este segundo conteo debiera arrojar una cantidad inferior de
diferencias para cada part number o cdigo o producto involucrado.
3. Tercer conteo realizado exclusivamente sobre los part numbers o cdigos o productos que
presentaron diferencian en el segundo conteo.
a) Se registra como total de inventario de cada part number o cdigo o producto aquel
valor que coincide con algn conteo anterior.
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17.2 MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIO
El manejo, la administracin y el control del inventario se puede mejorar utilizando e
integrando los siguientes conceptos: Fuente Navas, Marco (2012).
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COMENTARIO FINAL
Debe tener presente que la gestin de inventario nos permite manejar, articular y conducir los
procesos de almacenamiento y de administracin del inventario.
Por otra parte, la gestin de inventario busca asegurar que el inventario o stock mantenido
exista realmente, est en buenas condiciones y tenga un movimiento de salida adecuado al
negocio que se maneja.
REFERENCIAS
Davis M.; Aquilano, N. & Chase, R. (2001). Sistemas de inventario de demanda independiente.
Fundamentos de direccin de operaciones. (3 edicin). Espaa: McGraw-Hill.
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