Tecnicas de Auditoria PDF

TCNICAS DE AUDITORA
NORMA ISO 19011:2011
SGS SA 2012 ALL RIGHTS RESERVED 1

OBJETIVOS
Identificar las etapas de auditora.

Proporcionar el conocimiento necesario de los mtodos y
tcnicas de auditoras internas.
Brindar entrenamiento mediante talleres prcticos, que les
permita participar y conducir eficientemente auditoras
internas.

GENERALIDADES DE
AUDITORA
Norma ISO 19011:2011.

Definicin de auditoria.
Importancia de las auditorias internas.
Principios de auditoria.
Tipos de auditoria.
Etapas de la auditoria.

NUEVAS NORMAS DE AUDITORA
ISO 19011:2011
Directrices para la auditoria de los sistemas de gestin.
Auditoras de sistemas de Gestin de 1 y 2 parte.
ISO/IEC 17021:2011
Evaluacin de la conformidad Requisitos para los organismos que

proporcionan auditora y certificacin de sistemas de gestin.
Auditoras de certificacin de sistemas de gestin de 3 parte.

CONCEPTO DE AUDITORA
Proceso sistemtico, independiente y documentado

para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de
manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se
cumplen los criterios de auditora.
ISO 19011:2011

TIPOS DE AUDITORA
AUDITORA DE PRIMERA PARTE (INTERNA)
Definicin:
Una auditora realizada por la organizacin a sus propios
sistemas y procedimientos.
Objetivo:
Asegurar el mantenimiento, desarrollo y mejora del sistema
integrado de gestin.
Requisitos:
ISO 9001: 9.2
ISO 14001: 9.2
OHSAS 18001: 4.5.5
AUDITORA DE SEGUNDA PARTE
Definicin:
Una auditora realizada por la organizacin a sus
proveedores y sub-contratistas.
Objetivo:
Para determinar la aptitud de los proveedores.
Para valorar el desempeo de los proveedores.
Para asegurar la habilidad de los proveedores.

AUDITORA DE TERCERA-PARTE (EXTERNA)
Definicin:
Una auditora realizada por un organismo independiente a la
organizacin.
Objetivo:
Para determinar si el SIG de la organizacin ha sido
establecido, documentado, implementado y mantenido de
acuerdo con una norma especfica.

PRINCIPIOS DE AUDITORA
Integridad.
Presentacin ecunime.
Debido cuidado profesional.
Confidencialidad.
Independencia.
Enfoque basado en la evidencia.

INTEGRIDAD
El fundamento de la profesionalidad
La confianza, integridad, confidencialidad y discrecin
son esenciales para auditar.
El Auditor se encuentra sujeto a estrictos cdigos de
conducta.

PRESENTACIN ECUNIME
La obligacin de informar con veracidad y

exactitud.
Los hallazgos, conclusiones e informes de la

auditora reflejan con veracidad y exactitud las
actividades de la auditora. Se informa de los
obstculos significativos encontrados durante la
auditora y de las opiniones divergentes sin
resolver entre el equipo auditor y el auditado.

DEBIDO CUIDADO
PROFESIONAL
La aplicacin de diligencia y juicio al auditar.
Los auditores proceden con el debido cuidado, de

acuerdo con la importancia de la tarea que
desempean y la confianza depositada en ellos por
el cliente de la auditora y por otras partes
interesadas. Un factor importante es tener la
competencia necesaria.

CONFIDENCIALIDAD
El auditor debe tener discrecin en el uso y

proteccin de la informacin a la que tenga acceso
durante la auditoria.

INDEPENDENCIA
La base para la imparcialidad de la auditora y la

objetividad de las conclusiones de la auditora.
Los auditores son independientes de la actividad
que es auditada y estn libres de sesgo y conflicto
de intereses. Los auditores mantienen una actitud
objetiva a lo largo del proceso de auditora para
asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de
la auditora estarn basados slo en la evidencia
de la auditora.

ENFOQUE BASADO EN LA
EVIDENCIA
El mtodo racional para alcanzar conclusiones de

la auditora fiables y reproducibles en un proceso
de auditora sistemtico.
La evidencia de la auditora es verificable. Est

basada en muestras de la informacin disponible,
ya que una auditora se lleva a cabo durante un
perodo de tiempo delimitado y con recursos finitos.
El uso apropiado del muestreo est estrechamente
relacionado con la confianza que puede
depositarse en las conclusiones de la auditora.
ETAPAS DE LA AUDITORA
PREPARACIN
PROGRAMACIN
Proceso de EJECUCIN
ACTIVIDADES auditora
DE SEGUIMIENTO
INFORME

DETERMINACIN DE LA VIABILIDAD DE LA
AUDITORA
Consideraciones a realizar:
La informacin suficiente y apropiada para

planificar la auditora.
La cooperacin adecuada del auditado.
El tiempo y los recursos adecuados.

PROGRAMA DE AUDITORAS
Conjunto de una o ms auditoras planificadas

para un periodo de tiempo determinado y dirigidas
hacia un propsito especfico.

PROGRAMA DE AUDITORA
ISO 9001:2015 9.2

ISO 14001:2015 9.2
OHSAS 18001:2007 4.5.5
El programa de auditorias se deben planificar, establecer,

implementar y mantener por la organizacin, con base
en los resultados de las valoraciones de riesgo de las
actividades de la organizacin, y en los resultados de las
auditorias previas.
DEFINICIN DE LOS
OBJETIVOS DE LA AUDITORA
Incluyen:
La determinacin del grado de conformidad del sistema de
gestin o de parte de l, con los criterios de auditora.
La evaluacin de la capacidad del sistema de gestin para
asegurar el cumplimiento de los requisitos legales,
reglamentarios y contractuales.
La evaluacin de la eficacia del sistema de gestin para lograr
los objetivos especificados.
La identificacin de reas de mejora potencial del sistema de
gestin.

Objetivos de un programa de auditoria:

Siempre debe determinarse cual es el objetivo de la auditoria.
Ejemplos:
Verificar la conformidad con los requisitos contractuales del
cliente xxxx.
Verificar el cumplimiento de los requisitos de la normas .
Verificar la capacidad del proveedor XXX.
Contribuir a la mejora continua de los sistemas de gestin.

Alcance
El alcance de una auditoria interna debe definirse con
relacin a:
Los procesos a ser auditados / unidades
organizacionales.
Sitios geogrficos, plantas, sucursales, si la
organizacin dispone de varios sitios de operacin
(multi-sitio).
Verificacin de requisitos de las normas.

Contenido de un programa de auditorias:

Alcance: Procesos / reas/ departamentos/ sucursales.
Fechas.
Duracin.
Equipo auditor.
Criterios de la auditoria.
Objetivos de la auditoria.

DEFINICIN DE LOS CRITERIOS DE
AUDITORA
Incluyendo:
Normas aplicables.
Polticas.
Procedimientos.
Directivas, manuales del fabricante(s).
Regulaciones nacionales e internacionales aplicables.
Legislacin
Requisitos de la o las normas a auditor.
Requisitos contractuales

IDENTIFICACIN Y EVALUACIN DE LOS RIESGOS EN
LA EJECUCIN Y CUMPLIMIENTO DEL PROGRAMA DE
AUDITORAS
RIESGO EVALUACIN MEDIDA DE CONTROL EFICACIA
Comunicacin ineficaz del Riesgo mediano - Envo temprano y verificacin de recibo.

programa.
No logro de los objetivos Riesgo crtico - Entrenamiento apropiado de auditores.

del programa. - Elaboracin oportuna y adecuada de planes de
auditoria.
- Listas de verificacin revisadas por el auditor lder.
Interferencia con las Riesgo mediano - Coordinacin previas con los responsables de los
actividades productivas. procesos operacionales.
Riesgo fsico para los Riesgo alto - Capacitacin previa en control de riesgos.
auditores. - Evaluacin competencias en seguridad.

DESIGNACIN DEL LDER DEL
EQUIPO AUDITOR
Se debe establecer en cada auditora un lder del

equipo auditor.
Ser el canal de comunicacin con los auditados.
Tiene la mxima autoridad entre los miembros del

equipo auditor.

SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR
Consideraciones:
Los objetivos, el alcance, los criterios y la duracin estimada de la auditora.

La competencia global del equipo auditor necesaria para conseguir los
objetivos de la auditora.
Los requisitos legales, reglamentarios, contractuales y de
acreditacin/certificacin, segn sea aplicable.
La necesidad de asegurarse de la independencia del equipo auditor con
respecto a las actividades a auditar y de evitar conflictos de intereses.
La capacidad de los miembros del equipo auditor para interactuar
eficazmente con el auditado y trabajar conjuntamente.
El idioma de la auditora y la comprensin de las caractersticas sociales y
culturales particulares del auditado.

COMPETENCIA GLOBAL DEL
EQUIPO AUDITOR
Debe incluir:
La identificacin de los conocimientos y habilidades
necesarias para alcanzar los objetivos de la auditora.
La seleccin de los miembros del equipo auditor de tal
manera que todo el conocimiento y las habilidades
necesarios estn presentes en el equipo auditor.
Si no es posible cubrir estas competencias, se debe incluir a un
Experto Tcnico.

LDER DEL EQUIPO
Responsabilidades:
Toma la decision final.

Preparacin del plan de auditoria.
Asignacin de las funciones al equipo.
Revisar los documentos de trabajo.
Representar al equipo durante las reuniones de apertura y cierre.
Reporta los hallazgos (No Conformidades y Observaciones).
Entregar el informe de auditoria.

MIEMBROS DEL EQUIPO
Responsabilidades:
Revisar toda la informacin relevante.
Preparar los documentos de trabajo.
Cumplir con los requisitos de la auditoria.
Llevar a cabo las tareas asignadas.
Reportar deficiencias y hallazgos de la auditora al Lder del
Equipo.
Cooperar y soportar al Lder del Equipo.

PLAN DE AUDITORA
Descripcin de las actividades y de los detalles

acordados de una auditora.
ISO 19011:2011

PROPSITO DEL PLAN DE
AUDITORA
1. Asegurar que los objetivos de la auditora se cumplirn.

2. Asegurar que los recursos necesarios para la auditora estn
presentes.
3. Asegurar que el sistema se audita de forma integral.
4. Establecer los acuerdos entre el equipo auditor y los
auditados.

REVISIN DOCUMENTAL
Documentos:
Documentacin y registros relevantes del SIG.
Reportes de auditoras previas.
Propsito:
Familiarizar a los auditores con los procesos a ser auditados.
Trazar un plan de auditora.
Desarrollar una lista de verificacin.

PREPARACIN DE LOS
DOCUMENTOS DE TRABAJO
LISTA DE VERIFICACIN
Para:
Asegurar que se cumplan los objetivos y el alcance de la
auditora.
Asegurar que cada parte de la auditora es concluida.
Proporcionar una gua para el auditor.

LISTA DE VERIFICACIN DE
LA AUDITORA
Ventajas
Ayuda a la preparacin.
Indica la duracin de la auditora.
Ayuda para controlar la profundidad y ritmo de la auditora.
Ayuda a asegurar que todos los puntos planeados son cubiertos.
Es un medio para registrar las respuestas de los auditados.
Desventajas
Puede limitar la iniciativa y el anlisis.
reas importantes pueden ser omitidas.

LISTA DE VERIFICACIN DE
LA AUDITORA
Considerar
Los procedimientos relevantes.

Los documentos en uso.
Registros.
Requisitos de las normas a auditar.
Requerimientos legales.

REUNIN DE APERTURA
Propsito:
Confirmar el plan de auditora.
Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo
las actividades de auditora.
Confirmar los canales de comunicacin.
Proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

COMUNICACIN DURANTE LA
AUDITORA
Necesaria para:
Intercambio de informacin entre auditores.

Informar los progresos de la auditora y cualquier inquietud al auditado.
Informar las potenciales no conformidades oportunamente.
Cualquier inquietud situacin que afecte la ejecucin de la auditora.
Acordar las visitas a partes especficas de las instalaciones de la
organizacin.
Asegurarse de que las reglas concernientes a los procedimientos
relacionados con la proteccin y la seguridad de las instalaciones son
conocidos y respetados por los miembros del equipo auditor.
EVIDENCIA DE AUDITORA
Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin

que son pertinentes para los criterios de auditora y que son
verificables.
NOTA: La evidencia de la auditora puede ser cualitativa o

cuantitativa.
ISO 19011:2011

RECOPILACIN Y
VERIFICACIN DE LA
INFORMACIN
La informacin debe:
Recopilarse mediante un proceso de muestreo apropiado.
Ser pertinente a los objetivos, el alcance y los criterios de la
auditora.
Ser verificable para que se constituya en evidencia de
auditora.
Ser registrada.

EL PROCESO DE LA
EVIDENCIA
Fuentes de Informacin
Informacin
Recopilacin por muestreo
y verificacin
Evidencia de Auditora
Evaluacin frente a los
Criterios de auditora
Hallazgo de Auditora
Revisin
Hallazgo de Auditora
Conclusiones de Auditora

EJECUCION
Bsqueda y recoleccin de informacin:
La auditoria en sitio consiste en buscar, recolectar informacin

de los procesos y actividades de la organizacin. Esto se hace a
travs de entrevistas, lecturas, observaciones y anlisis.
Las fuentes de informacin son:
Entrevistas con empleados y personas.

Revisin de documentos.
Anlisis de registros.
Observacin de actividades.
Bases de datos informticas.
EJECUCION
Metodologas.
Usar la lista de verificacin como gua.

Entrevistar las personas adecuadas.
Quien es responsable/ quien hace.
Hacer las preguntas en forma adecuada.
Verificar las respuestas.
Tomar notas en forma corta, pero legibles y reproducibles.

REUNIN DE REVISIN DE
HALLAZGOS
La revisin incluir:
Una revisin de la lista de verificacin
Definicin de los hallazgos (no conformidades y observaciones)

por parte de los auditores con las evidencias correspondientes
Solicitud de acciones correctivas (SACs)
Observaciones
HALLAZGOS DE
AUDITORA
Conformidad
No Conformidad
Observacin

REVISIN DE HALLAZGOS
En esta etapa se clasifican los hallazgos de cumplimiento o

incumplimiento.
Hallazgos de la auditoria: Resultados de la evaluacin de la

evidencia de la auditora recopilada frente a los criterios de
auditora.
Finalizada la verificacin del sistema de gestin de la calidad, el

equipo auditor debe determinar el grado de cumplimiento de las
evidencias recolectadas frente a los criterios de auditoria.
Los hallazgos de incumplimiento se clasifican en no

conformidades
REDACCIN DE HALLAZGOS
DEBEN SER:
- Claros, Concisos y sin ambigedades.
- Deben evidenciar la situacin identificada.
- No deben reflejar opiniones o juicios personales.
- No se debe manifestar como una orden.
- Debe ser aceptada por el lder del proceso auditado.

NO CONFORMIDAD
Puede ser una FALLA en:
El cumplimiento de una norma.
La implementacin de un proceso u otro requisito documentado
La implementacin de un requisito legal o contractual

HALLAZGOS DE NO CONFORMIDAD
MS COMUNES
Documentos internos o externos no controlados.
Registros de no integrados al sistema.
Objetivos del sistema no divulgados y/o sin medicin.
Competencias del recurso humano no evaluadas, formacin

suministrada no requerida y sin evaluacin.

HALLAZGOS DE NO
CONFORMIDAD MS COMUNES
Ambiente de trabajo no utilizacin de dotacin exigida para la

labor a realizar.
Procesos sin medicin, ni seguimiento de accin correctiva.
Dispositivos de medicin no integrados al sistema.
No conformidades por auditorias internas sin cierre eficaz.
Acciones correctivas sin apoyo de la gerencia.

REDACCIN DE LA NO
CONFORMIDAD
REDACCIN DE HALLAZGOS DE INCUMPLIMIENTO, NO

CONFORMIDAD
Siempre lleva una negacin al inicio, intermedia o al final.
Ejemplo:
*No se evidencio...(Escriba la situacin de actual) cumple

(escriba la situacin deseada), a continuacin describa el
requisito incumplido.

EJEMPLO DE UNA REDACCIN
DE NO CONFORMIDAD
REDACCIN DE NO CONFORMIDAD
Se evidenci que en el proceso de Talento Humano no se han

definido las competencias para el cargo de Jefe de Compras,
el perfil de cargo no define la formacin, ni la educacin. Lo
anterior incumple el requisito 7.2a de la norma ISO 9001:
2015 que determina que la organizacin debe definir las
competencias necesarias de las personas que realizan, bajo
su control, un trabajo que afecta al desempeo y eficacia del
sistema de gestin de la calidad.

EJEMPLO DE UNA REDACCIN
DE NO CONFORMIDAD
Se encontr (evidenci, hall, observ, etc.) la aplicacin del

documento CV-DRB-01 versin 2, la cual es una versin
obsoleta, ya que el listado maestro de documentos indica que
la versin vigente es la 4; esto contraviene la ISO 9001:2015
en el numeral 7.5.3.2c que establece el control de cambios.

REDACCIN DE LA
OBSERVACIN
REDACCIN DE HALLAZGOS DE OBSERVACIN
Siempre se inicia con un verbo en infinitivo ejemplo:
*Asegurar..... (Escriba la situacin de mejora)
*Garantizar....(Escriba la situacin de mejora)
*Fortalecer.... (Escriba la situacin de mejora)

EJEMPLOS DE REDACCIN DE
OBSERVACIONES
REDACCIN DE OBSERVACIONES
Evaluar la conveniencia del indicador de gestin del proceso de

direccionamiento gerencial, ya que su clculo se realiza por
promedio, lo cual puede cubrir los reales resultados parciales y solo
centrarse en el resultado consolidado final.
Mejorar la metodologa determinada para obtener la

informacin relativa a la percepcin del cliente respecto al
cumplimiento de sus requisitos por parte de la organizacin.

REUNIN DE CIERRE
Presidida por el Lder del Equipo Auditor.

Debe contarse con la presencia de la gerencia del auditado y los
responsables de las reas auditadas.
Debe generarse un registro de la asistencia a la reunin.
El propsito es presentar los hallazgos y las conclusiones de la auditora.
Asegurarse que el auditado comprende los hallazgos y las conclusiones.
El grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios de
auditora.
La eficaz implementacin, mantenimiento y mejora del sistema de gestin.

CONCLUSIONES DE
AUDITORA
Las conclusiones de la auditora pueden tratar aspectos tales como:
El grado de conformidad del sistema de gestin con los criterios

de auditora.
La eficaz implementacin, mantenimiento y mejora del sistema
de gestin.
Las recomendaciones que considere adecuadas el equipo
auditor, para la mejora del mismo.

CONTENIDO DEL
INFORME DE AUDITORA
Objetivo y alcance.
Integrantes del equipo auditor.
Personal auditado.
Identificar la documentacin de referencia evaluada.
Resumen de las evidencias recolectadas.
Destacar las fortalezas.
Observaciones y No conformidades.
Indicar el motivo por el cual se lleg a omitir algn elemento (cuando
aplique).
Detalles de las acciones de seguimiento para la prxima auditoria.
Lista de distribucin del informe de auditoria.
Conclusiones.
INFORME DE LA
AUDITORA
Qu no incluir en el informe de la auditora?

Opiniones subjetivas.
Informacin confidencial.
Crtica hacia individuos.
Declaraciones ambiguas.
Observaciones o no Conformidades no mencionadas durante la
reunin de cierre.

ACTIVIDADES DE
SEGUIMIENTO
Posterior a la auditoria se deben verificar las acciones correctivas

implantadas para eliminar las causas de las no conformidades
evidenciadas.
La direccin responsable del rea que este siendo auditada

debe asegurarse de que se analizan las correcciones y se
toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no
conformidades detectadas y sus causas. Las actividades de
seguimiento deben incluir la verificacin de las acciones
tomadas y el informe de los resultados de la verificacin.

ACTIVIDADES DE SEGUIMIENTO
Programacin de la auditora de seguimiento.

Designar auditor lder o integrantes del equipo auditor y proceso
que ser auditado.
Fecha de realizacin de la auditora.
Hora de inicio y fin de la auditora.
Nmero del reporte y de solicitudes de accin correctiva (SACs)
a auditar.
Fecha de vencimiento de las SAC y estado de avance.
Fecha re-programada de auditora (cuando sea aplicable).

MTODO DE SEGUIMIENTO Y
CIERRE
El auditor debe:
Revisar la documentacin.
Visitar el rea auditada.
Auditar la evidencia de la implementacin.
Verificar la efectividad de la accin.
Registrar los detalles.
Firmar la SAC.

REGISTROS DE
AUDITORA
Programa de auditora.
Plan de auditora.
Listas de verificacin.
Informes de auditora.
Solicitudes de accin correctiva y/o preventiva.
Observaciones u oportunidades de mejora.
Calificaciones del o los auditores.

GRACIAS POR
SU ATENCIN

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Identificar las etapas de auditora.

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Auditoras de sistemas de Gestin de 1 y 2 parte.

Evaluacin de la conformidad Requisitos para los organismos que

Auditoras de certificacin de sistemas de gestin de 3 parte.

Proceso sistemtico, independiente y documentado

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La obligacin de informar con veracidad y

Los hallazgos, conclusiones e informes de la

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La aplicacin de diligencia y juicio al auditar.

Los auditores proceden con el debido cuidado, de

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El auditor debe tener discrecin en el uso y

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La base para la imparcialidad de la auditora y la

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El mtodo racional para alcanzar conclusiones de

La evidencia de la auditora es verificable. Est

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La informacin suficiente y apropiada para

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Conjunto de una o ms auditoras planificadas

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El programa de auditorias se deben planificar, establecer,

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Verificar el cumplimiento de los requisitos de la normas .

Verificar la capacidad del proveedor XXX.

Contribuir a la mejora continua de los sistemas de gestin.

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