INSTRUCCIONES DE COSTES

DE ACCIONES DE FORMACIN
CONTINUA EN LAS EMPRESAS

Noviembre 2004
INDICE

Pgina

1. INTRODUCCIN 1

2. CONCEPTOS IMPUTABLES 2

3. SOPORTES JUSTIFICATIVOS 5

2.1 Requisitos formales 5

2.2 Requisitos de contenido 8

4. CRITERIOS DE IMPUTACIN DE COSTES 10

5. PAGO Y CONTABILIZACIN 15

6. SUBCONTRATACIN 16

7. PREGUNTAS MS FRECUENTES 17
1. INTRODUCCIN

Con la publicacin del Real Decreto 1046/2003, de 1 de agosto, por el que se regula un
nuevo Subsistema de Formacin Profesional Continua, se puso en marcha un nuevo modelo
de gestin de la formacin continua que pretenda facilitar a las empresas el desarrollo de
programas de formacin para sus trabajadores, mediante un procedimiento gil, flexible y
sencillo para las empresas, sin tener que ajustarse a las convocatorias anuales.

Con esta finalidad, cada empresa dispone de un crdito para formacin que puede hacer
efectivo mediante la aplicacin de bonificaciones a la Seguridad Social, una vez realizada la
formacin. Ahora bien, para que las empresas puedan disfrutar de las correspondientes
bonificaciones se requiere:

Haber cumplido con el requisito de informacin a la representacin legal de los

trabajadores.
Haber realizado la formacin.
Haber comunicado el inicio y la finalizacin de la formacin, en los plazos establecidos, a
travs de la aplicacin telemtica puesta a disposicin de las empresas en la pgina web
de la Fundacin Tripartita para la Formacin en el Empleo.

En este nuevo modelo de financiacin de la formacin continua, se establecen una serie de

obligaciones para las empresas, entre las que se encuentran las de someterse a las
actuaciones de comprobacin, seguimiento y control a realizar por los rganos competentes.

En este marco, se ha desarrollado un Plan de seguimiento y control de la formacin que

contempla, entre otras actuaciones de control, realizar una comprobacin tcnica sobre la
justificacin de costes de formacin con objeto de comprobar la veracidad de los gastos
declarados ocasionados con motivo de la formacin.

Este control comprender la revisin de la documentacin justificativa, su contabilizacin y

su pago, teniendo en cuenta los requisitos establecidos por la normativa espaola y la
comunitaria respecto a la cofinanciacin del Fondo Social Europeo, todo ello, sin perjuicio de
las actuaciones de control que corresponden al Tribunal de Cuentas, la Intervencin General
de la Administracin del Estado, la Inspeccin de Trabajo y Seguridad Social, la Unidad
Administradora del Fondo Social Europeo y los rganos de la Unin Europea, en razn a la
cofinanciacin comunitaria, la Comisin y el Tribunal de Cuentas Europeo.

Por ello, en el presente documento se recogen una serie de criterios de justificacin de

costes que pretenden orientar a las empresas en relacin con la acreditacin de los gastos de
las acciones de formacin sobre las que hayan disfrutado de bonificaciones en las
cotizaciones a la Seguridad Social.

Es importante recordar que la documentacin acreditativa debe quedar en poder de

las empresas y nicamente ponerse a disposicin de la Fundacin Tripartita para la
Formacin en el Empleo en el caso de que sea requerida. Los resultados del anlisis
de dicha documentacin sern tenidos en cuenta en el proceso de conciliacin cuyo
resultado ser comunicado a las empresas.

1
2. CONCEPTOS IMPUTABLES

En este apartado se describen los tipos de costes que constituyen el coste total de la
actividad bonificada:

2.1. Empresa Bonificada

Los costes de formacin se determinan para cada grupo de formacin, con independencia del
nmero de grupos en que se imparta la accin formativa. Si para ello fuese necesario
prorratear alguno de los gastos realizados entre varios grupos de la misma accin formativa,
el citado prorrateo se efectuar atendiendo a las horas lectivas de cada uno de ellos. El
nmero de horas lectivas se obtiene de multiplicar el nmero de horas de duracin de la
accin por el nmero de participantes en el grupo.

En los supuestos en que la empresa organice y gestione su programa de formacin, o bien lo

contrate con un centro o institucin especializada, el coste de formacin podr tambin
determinarse para cada accin formativa en su conjunto, en lugar de para cada grupo de
formacin.

El coste total de una accin/grupo de formacin resultar de sumar los siguientes tipos de
costes:

a) Costes directos

Se entienden incluidos en los mismos:

La retribucin de los formadores, internos y externos.

Los gastos de amortizacin de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas, as como el
alquiler o arrendamiento financiero de los mismos.
Gastos de medios didcticos y/o adquisicin de materiales consumibles. En el caso de
teleformacin, los costes imputables a los medios de comunicacin utilizados entre
formadores y participantes.
Los gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortizacin de las aulas, talleres y
dems superficies utilizadas en el desarrollo de la formacin.
Seguro de accidente de los participantes.
Gastos de transporte, manutencin y alojamiento para los participantes y formadores.

b) Costes asociados

Estn incluidos en este tipo de costes:

Costes de organizacin, personal, instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo de

la formacin.
Costes de luz, agua, calefaccin, mensajera, correo, limpieza, vigilancia y otros costes
asociados a la gestin de la actividad formativa.

La suma de los costes asociados no podr superar el 25 por ciento de los costes directos.

c) Costes de personal

Se entienden incluidos en los mismos los costes salariales de los trabajadores que reciben
formacin en jornada laboral. A estos efectos, slo podrn tenerse en cuenta las horas de
dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formacin, as como las
horas extras abonadas o las horas libres otorgadas por la empresa como compensacin de
asistencia al curso fuera del horario laboral.

Los costes de personal no se considerarn costes bonificables, pero se computarn para

determinar la cofinanciacin privada.

2
El coste salarial de los trabajadores que reciben formacin durante su jornada laboral, como
regla general, se hallar con base a la masa salarial de la empresa bonificada, teniendo a
disposicin para su acreditacin las copias de los TCs correspondientes al ao anterior o
certificacin de haberes y el clculo efectuado en relacin con los trabajadores que han
realizado el grupo bonificado.

2.2. Agrupacin de Empresas

En el caso de empresas que se agrupan voluntariamente y conciertan la organizacin y

gestin de su programa de formacin con una entidad organizadora, el coste de formacin
estar constituido por los costes de organizacin y los costes de imparticin de la formacin.

a) Costes de imparticin

Se entienden incluidos en los mismos:

La retribucin de los formadores, internos y externos.

Los gastos de amortizacin de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas, as como el
alquiler o arrendamiento financiero de los mismos.
Gastos de medios didcticos y/o adquisicin de materiales consumibles. En el caso de
teleformacin, los costes imputables a los medios de comunicacin utilizados entre
formadores y participantes.
Los gastos de alquiler, arrendamiento financiero o amortizacin de las aulas, talleres y
dems superficies utilizadas en el desarrollo de la formacin.
Seguro de accidente de los participantes.
Gastos de transporte, manutencin y alojamiento para los participantes y formadores.

b) Costes de organizacin

Estn incluidos en este tipo de costes:

Costes de organizacin, personal, instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo de

la formacin.
Costes de luz, agua, calefaccin, mensajera, correo, limpieza, vigilancia y otros costes
asociados a la gestin de la actividad formativa.

La suma de los costes asociados no podr superar el 25 por ciento de los costes directos.

c) Costes de personal

Se entienden incluidos en los mismos los costes salariales de los trabajadores que reciben
formacin en jornada laboral. A estos efectos, slo podrn tenerse en cuenta las horas de
dicha jornada en las que realmente los trabajadores participan en la formacin, as como las
horas extras abonadas o las horas libres otorgadas por la empresa como compensacin de
asistencia al curso fuera del horario laboral.

Los costes de personal no se considerarn costes bonificables, pero se computarn para

determinar la cofinanciacin privada.

El coste salarial de los trabajadores que reciben formacin durante su jornada laboral, como
regla general, se hallar con base a la masa salarial de la empresa bonificada, teniendo a
disposicin para su acreditacin las copias de los TCs correspondientes al ao anterior o
certificacin de haberes y el clculo efectuado en relacin con los trabajadores que han
realizado el grupo bonificado.

3
3. SOPORTES JUSTIFICATIVOS

Los costes derivados de las acciones formativas que hayan sido comunicados, tanto a efecto
de bonificacin como de cofinanciacin privada, se acreditarn mediante facturas y dems
documentos de valor probatorio equivalente con validez en el trfico jurdico mercantil o con
eficacia administrativa.

La acreditacin de los gastos tambin podr efectuarse mediante facturas electrnicas,

siempre que cumplan los requisitos exigidos para su aceptacin en el mbito tributario.

Los soportes justificativos quedarn en poder de las empresas y nicamente sern puestos a
disposicin de la Fundacin Tripartita para la Formacin en el Empleo en aquellos casos en
que se solicite.

Las empresas debern mantener a disposicin de los rganos de control competentes la

documentacin justificativa de las acciones de formacin sobre las que se hayan disfrutado
de bonificaciones a la Seguridad Social y de las que hayan sido comunicadas a efecto de
cofinanciacin privada durante un perodo mnimo de 5 aos.

En el supuesto de acciones cofinanciadas con fondos comunitarios, la documentacin

justificativa deber estar a disposicin de los rganos administrativos y de control, al menos,
hasta el 31 de diciembre de 2012, segn lo establecido por la normativa comunitaria.

A continuacin, se describen los requisitos formales y de contenido que deben contener los
soportes justificativos de los grupos comunicados en la aplicacin telemtica puesta a
disposicin de las empresas en la pgina web de la Fundacin, tanto a efectos de bonificacin
como de cofinanciacin privada:

3.1. Requisitos formales de los soportes justificativos

3.1.1. Facturas

Las facturas que se correspondern con gastos efectivamente realizados debern observar
los siguientes requisitos formales establecidos en el artculo 6 del RD 1496/2003, de 28 de
noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de
facturacin y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Aadido:

Nmero, y en su caso, serie.

Lugar y fecha de su expedicin.
Nombre y apellidos, razn o denominacin social completa, tanto del obligado a expedir
factura como del destinatario de la operacin.
Nmero de Identificacin Fiscal y domicilio tanto del expedidor como del receptor.
Descripcin de la operacin, consignndose todos los datos necesarios para la
determinacin de la base imponible as como el tipo tributario y la cuota repercutida
cuando la operacin est sujeta y no exenta del Impuesto sobre el Valor Aadido.

Si la factura comprende entrega de bienes o servicios sujetos a tipos impositivos

diferentes en este impuesto, deber diferenciarse la parte de la operacin sujeta a cada
tipo.

En el caso de que el proveedor no est obligado a emitir factura, por no ser empresario o
profesional, se podrn acreditar las operaciones mediante los medios de prueba admitidos en
derecho, siempre que conste la identidad de ambas partes (incluyendo razn social y CIF),
naturaleza de la operacin, precio, condiciones y fecha de realizacin.

A este respecto, dependiendo de la naturaleza del destinatario de los bienes y servicios se

distinguen las siguientes opciones:

4
 Si el destinatario es empresario, ste debe emitir factura al efecto (autofactura), que
deber estar firmada por el prestador del servicio e incluir los mismos datos que se
exigen a una factura.

Se entiende por autofactura, la factura comercial que genera y enva el cliente a su

proveedor. A pesar de ello, el sentido fiscal es el mismo que el de cualquier factura y se
considera emisor de la factura al proveedor y receptor al cliente.

Si el destinatario no es empresario, mediante los medios de prueba admitidos en

derecho.

3.1.2. Tiques

Las facturas podrn ser sustituidas, en las operaciones descritas en el artculo 4 del RD
2402/1985, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe a los
empresarios y profesionales, por talonarios de vales numerados o tiques expedidos por
mquinas registradoras siempre que su importe no supere 3.005,06.

Los tiques contendrn, al menos, los siguientes datos o requisitos:

Nmero, y en su caso, serie. La numeracin ser correlativa.

Nmero de Identificacin Fiscal, as como el nombre y apellidos, razn o denominacin
social del obligado a su expedicin.
Tipo impositivo aplicado o la expresin IVA incluido.
Contraprestacin total.

3.1.3. Recibs

Los recibs debern ser emitidos por personas fsicas y, nicamente, se admitirn cuando el
servicio prestado no sea habitual ni continuado en el tiempo.

Debern reunir unos mnimos requisitos formales:

Identificacin de emisor y receptor y, al menos, CIF del receptor.

Firma del receptor.
Fecha.
Concepto detallado de la prestacin.

3.1.4. Notas de cargo

Las notas de cargo sern imputables en aquellos casos en los que el desarrollo de la
actividad formativa se lleve a cabo de forma descentralizada mediante entidades vinculadas
que por razones objetivas no se facturen entre s.

Asimismo, sern imputables las notas de cargo en el caso de que la entidad emisora de la
nota de cargo y la empresa bonificada renan los requisitos legales establecidos para tener
la consideracin de grupo de empresa.

No obstante, debern corresponderse a gastos reales de la empresa bonificada y estarn

soportadas por los correspondientes documentos justificativos en los que se identificar, en
todo caso, los soportes justificativos e importes a los que se refiere.

Las notas de cargo debern reunir, al menos, los siguientes requisitos formales:

Nmero y, en su caso, serie.

5
 Nombre y apellidos o denominacin social completa, tanto del emisor como del receptor
de la nota de cargo.
Nmero de Identificacin Fiscal y domicilio tanto del expedidor como del receptor.
Lugar y fecha de su expedicin.
Concepto detallado de la prestacin.

3.1.5. Hojas de autoliquidacin

Los gastos de desplazamiento, manutencin y alojamiento podrn acreditarse mediante

hojas de autoliquidacin de gastos de los formadores o de participantes en las que
figuren los datos identificativos de la empresa bonificada y del receptor del importe, as como
la firma del receptor del importe.

La documentacin que justifica el gasto recogido en la hoja de autoliquidacin deber estar a

disposicin de la Fundacin en caso de que sea requerida.

En todo caso, se aplicarn los lmites fiscales fijados en la Orden del Ministerio de Economa
y Hacienda de 22 de febrero de 2001, sin perjuicio de lo establecido en la legislacin foral.

3.1.6. Soportes justificativos de personal interno

Los costes de personal interno podrn ser acreditados mediante alguno de los siguientes
justificantes retributivos:

Certificado de retencin de IRPF firmado por el representante legal de la Empresa

Bonificada o Entidad Organizadora.
Modelo 190 o declaracin anual de IRPF presentado ante la Hacienda Pblica.
Certificado de haberes firmado por el representante legal de la Empresa Bonificada o
Entidad Organizadora, con las retribuciones ntegras anuales (sin incluir Seguridad Social
anual a cargo de la empresa) de cada trabajador cuyo coste se imputa.
Justificantes retributivos (nminas). En el caso de que se trate de personal laboral
contratado para la formacin, el contrato del trabajador en el que figure informacin
sobre la duracin del mismo, las horas trabajadas y la actividad para la que se contrata.

En el caso de imputacin de costes de personal propio de la Entidad Organizadora, podrn

ser acreditados mediante alguno de los justificantes retributivos indicados en el prrafo
anterior.

3.1.7. Plizas de seguro de accidentes de los participantes

La pliza del seguro contratado que justifique el gasto imputado deber identificar el
perodo de cobertura, el nmero de participantes y el tipo de seguro.

3.1.8. Operaciones de arrendamiento financiero o leasing

El soporte documental acreditativo del coste imputado en concepto de arrendamiento

financiero ser el contrato de leasing, incluido su cuadro de amortizacin y los recibos de
pago.

6
3.2. Requisitos de contenido

Los soportes justificativos debern contener el detalle suficiente para identificar la actividad
formativa bonificada. En caso de no recoger el detalle exigido, se podrn acompaar de
certificado o anexo emitido por el proveedor completando la informacin necesaria que
deber estar firmado y/o sellado por el propio proveedor.

La documentacin justificativa de los costes directos/costes de imparticin deber

contener el siguiente detalle dependiendo del tipo de coste imputado:

Los soportes justificativos acreditativos de la retribucin de los formadores externos

debern contener, al menos, los siguientes datos cuando el coste imputado corresponda
a un grupo formativo:

Denominacin de la accin formativa

Nmero de accin formativa y grupo
Descripcin del servicio prestado
Fechas de inicio y finalizacin de cada grupo bonificado
Nmero de horas de la accin formativa facturadas
Nmero de participantes por grupo

En el supuesto de que la imputacin del coste se realice por accin formativa, el desglose
del soporte justificativo podr ser realizado por accin.

Los soportes justificativos de los gastos de medios didcticos, material didctico y

bienes consumibles, debern detallar el material y el nmero de elementos adquiridos.
En el caso de que el servicio prestado, incluya la preparacin y/o elaboracin de material
didctico, deber detallarse las fechas de realizacin del servicio y el nmero de
ejemplares facturados.

En el caso de que la accin formativa se haya impartido bajo la modalidad de

teleformacin, el soporte justificativo deber desglosar cada uno de los conceptos
incluidos en el servicio prestado a travs de la plataforma virtual.

La documentacin acreditativa de los gastos de alquiler o arrendamiento financiero

de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas deber indicar la descripcin del
servicio prestado, el nmero de elementos y el perodo de alquiler facturado.

Los soportes justificativos de los gastos de alquiler, arrendamiento financiero de

las aulas, talleres y dems superficies utilizadas en el desarrollo de la formacin
debern indicar la descripcin del servicio prestado, el perodo de alquiler facturado e
indicar el lugar en el que se encuentra el inmueble.

Las plizas acreditativas de los costes por los seguros de accidente reguladas en el RD
2402/1985, por el que se regula el deber de expedir y entregar factura que incumbe
identificar el tipo de seguro, el perodo de cobertura y el nmero de asegurados.

Los soportes justificativos de los gastos de transporte, manutencin y alojamiento

para los participantes y formadores, debern contener el detalle suficiente para
permitir comprobar la vinculacin del gasto imputado a la actividad formativa bonificada.

Los gastos de amortizacin de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas

debern acreditarse mediante el soporte justificativo de adquisicin del elemento
amortizado, al que podr acompaarse el correspondiente estado de clculo o apunte
contable. En el caso de gastos de amortizacin de aulas o talleres, el soporte
justificativo de la adquisicin del inmueble podr sustituirse por el apunte contable del
mismo.

La documentacin justificativa de los costes asociados/costes de organizacin deber

contener los siguientes datos dependiendo del tipo de coste imputado:

7
 Los soportes justificativos de los costes externos de organizacin, personal,
instalaciones y equipos de apoyo debern identificar la actividad bonificada y
contener la descripcin del servicio prestado, indicando el concepto o servicio facurado.

La documentacin acreditativa de los gastos internos de personal de apoyo para el

desarrollo de la formacin ser lo misma que la descrita en el apartado 3.1.6 para el
personal interno.

Los gastos de amortizacin de instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo

de la formacin se acreditarn del mismo modo que el sealado en el prrafo anterior
para los costes directos.

Los soportes justificativos de los costes de luz, agua, calefaccin, mensajera,

correo, limpieza, vigilancia y otros costes asociados a la gestin de la actividad
formativa quedarn en poder de la empresa, estando a disposicin de la Fundacin en
caso de que fuesen requeridos, admitindose como soporte justificativo un estado de
clculo correspondiente a cada uno de los conceptos de coste imputado.

4. CRITERIOS DE IMPUTACIN DE COSTES

El siguiente apartado desarrolla los criterios que deben aplicarse para la imputacin de los
costes de formacin de la actividad bonificada.

4.1. Costes Directos/Costes de Impartin

4.1.1 Formadores

COSTE INTERNO

Se consideran costes directos o de imparticin, los costes del personal propio de la Empresa
Bonificada en labores de imparticin, preparacin de clases, tutoras, evaluacin y seguimiento
de alumnos por parte del personal propio, as como las horas invertidas por el personal en la
preparacin de los medios didcticos.

Asimismo, tendrn la consideracin de costes directos los costes de personal propio de la

Entidad Organizadora, en aquellos casos en que la propia Entidad Organizadora est incluida
como Empresa Agrupada dentro de su agrupacin de empresas, y por tanto, se aplique
bonificacin por su propia actividad formativa realizada en su boletn de cotizacin a la
Seguridad Social y realice las labores anteriormente descritas.

El coste hora de cada trabajador se hallar de la siguiente manera:

Salario Bruto Anual (incluida la prorrata de pagas extras) + Seguridad Social a

cargo de la Empresa Bonificada + Aportacin a Planes de Pensiones + Dietas y
locomocin + Complementos a cargo de la empresa

nicamente se imputarn conceptos de renta irregular si figura en aquellas nminas

correspondientes al perodo en el que se ha producido el gasto.

El nmero de horas trabajadas vendr determinado por las establecidas en el Convenio

correspondiente o por contrato laboral.

El coste/hora del personal interno ser el resultado de dividir el coste anual para la empresa
por las horas anuales trabajadas.

8
Ser admisible la imputacin del coste de ms de un formador por grupo bonificado siempre
que est justificada su necesidad.

Asimismo, el nmero de horas imputadas en concepto de formador interno deber de estar

justificada en funcin de la duracin y el contenido de la actividad bonificada.

COSTE EXTERNO

Se consideran costes directos o de imparticin los relativos a personal externo en labores de

imparticin, preparacin de clases, tutoras y evaluacin y los relativos a preparacin de
material didctico.

4.1.2 Material didctico

COSTE INTERNO

Se consideran costes directos o de imparticin, los costes de personal propio de la Empresa

Bonificada en labores de elaboracin de material didctico.

Asimismo, se consideran costes directos los costes de personal de la Entidad Organizadora,

cuando sta est incluida como Empresa Agrupada dentro de su agrupacin de empresas, y
por tanto, se aplique bonificacin por su propia actividad formativa realizada en su boletn de
cotizacin a la Seguridad Social y realice labores de elaboracin de material didctico.

Para el clculo del coste/hora del personal interno se estar a lo establecido en el apartado
4.1.1 relativo a Formadores internos.

El nmero de horas de elaboracin de material didctico imputables como coste directo

guardar relacin con el nmero de horas de la accin formativa.

COSTE EXTERNO

Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de adquisicin de materiales

didcticos, as como los gastos en bienes consumibles utilizados en el desarrollo de la
actividad formativa bonificada, incluido el material de proteccin y seguridad.

En el caso de que la accin formativa bonificada se imparta bajo la modalidad de

teleformacin, sern imputables los costes relativos a los medios de comunicacin
utilizados entre formadores y participantes.

4.1.3 Medios didcticos

COSTE INTERNO

Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de amortizacin de equipos

didcticos y plataformas tecnolgicas utilizadas en el desarrollo de la actividad formativa
bonificada, siendo imputable el coste de amortizacin de los siguientes elementos:

Aplicaciones Informticas, Maquinaria, Utillaje, Mobiliario y Enseres, Equipos para

Procesos de Informacin, Elementos de Transporte, Edificios y Construcciones

Como regla general, la adquisicin de licencias de una aplicacin informtica necesarias para
desarrollar la actividad bonificada podr ser imputada como coste directo admitindose su
coste de amortizacin.

No obstante, el coste de amortizacin imputado deber ajustarse al porcentaje de

amortizacin recogido para cada elemento amortizable en las tablas oficiales de coeficientes
mximos de amortizacin, establecidos en el Impuesto de Sociedades.

9
El clculo del tiempo de amortizacin deber realizarse teniendo en cuenta el nmero de
horas de duracin de la accin formativa y el nmero de horas anuales de trabajo
establecidas en el Convenio aplicable a la empresa bonificada.

COSTE EXTERNO

Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de alquiler o arrendamiento

financiero de equipos didcticos y plataformas tecnolgicas utilizadas en el desarrollo de la
actividad bonificada.

El coste imputable ser el correspondiente al perodo de alquiler en el que se imparte la

accin/grupo bonificado.

En el caso de que la justificacin del gasto se documente a travs de una operacin de

arrendamiento financiero, el coste imputado no incluir los gastos correspondientes a gastos
bancarios ni impuestos ni superar el valor comercial neto del bien arrendado.

Asimismo, el coste de la operacin del arrendamiento financiero no debe ser superior al coste
que habra supuesto el alquiler del mismo bien, en caso de que exista la posibilidad de
alquiler. Estos lmites sern tambin aplicables en el caso de imputacin de costes por
arrendamiento financiero de aulas y talleres.

4.1.4 Aulas

COSTE INTERNO

Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de amortizacin de aulas y talleres

utilizadas en el desarrollo de la actividad formativa bonificada.

El coste de amortizacin imputado deber ajustarse al porcentaje de amortizacin recogido

en las tablas oficiales de coeficientes mximos de amortizacin, establecidos en el Impuesto
de Sociedades.

El clculo del tiempo de amortizacin deber realizarse teniendo en cuenta el nmero de

horas de duracin de la accin y el nmero de horas anuales de utilizacin del aula o taller
en el que se desarrolla la formacin.

La amortizacin de inmuebles deber ajustarse a los m2 utilizados en la actividad formativa

bonificada y al nmero de horas de duracin de la accin.

COSTE EXTERNO

Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de alquiler o arrendamiento

financiero de aulas y talleres utilizados en el desarrollo de la actividad bonificada.

El coste imputable ser el correspondiente al perodo de alquiler en el que se imparte la

accin/grupo bonificado.

4.1.5 Seguro de accidente de los participantes

Se considera coste directo o de imparticin el correspondiente a seguro de accidente de los

participantes por su participacin en la actividad formativa bonificada.

La imputacin del coste se realizar por el nmero de participantes bonificados. En el caso de

que el seguro de accidente haya sido contratado para la totalidad de la actividad formativa
de la empresa, el coste de seguro deber prorratearse entre el nmero de participantes
bonificados y ajustarse al perodo de ejecucin de la accin formativa/grupo bonificado.

10
4.1.6 Gastos de transporte, manutencin y alojamiento para los participantes y
formadores

Se consideran costes directos o de imparticin los gastos de transporte, manutencin y

alojamiento de los participantes y formadores correspondientes a la actividad formativa
bonificada, teniendo en cuenta que nicamente se debern imputar como costes directos los
correspondientes a formadores y participantes, ya que los gastos de esta naturaleza
correspondientes a personal interno que realice labores de organizacin de la formacin
deber imputarse como coste asociado.

En la imputacin de este tipo de gastos, debern aplicarse los lmites fijados en la Orden del
Ministerio de Economa y Hacienda de 22 de febrero de 2001, sin perjuicio de lo establecido
en la legislacin foral.

4.2. Costes Asociados/Costes de Organizacin

Los costes asociados se determinarn para cada grupo de formacin o para cada accin
formativa en su conjunto (en el caso de que la comunicacin de finalizacin se haya
realizado por accin formativa), con independencia del nmero de grupos en que se imparta
la accin formativa. Si para ello fuese necesario prorratear los gastos realizados, el prorrateo
se efectuar atendiendo al nmero de horas lectivas de cada grupo bonificado.

El nmero de horas lectivas se obtiene de multiplicar el nmero de horas de duracin de la

accin por el nmero de participantes en el grupo.

Se incluyen en este tipo de costes:

Los costes de organizacin, personal, instalaciones y equipos de apoyo para el desarrollo

de la formacin.
Los costes de luz, agua, calefaccin, mensajera, correo, limpieza, vigilancia y otros
costes asociados a la gestin de la actividad formativa.

La imputacin de estos costes al grupo de formacin se realizar teniendo en cuenta criterios

de proporcionalidad de la actividad formativa respecto a la actividad general de la empresa.

Para realizar el clculo de la imputacin de los costes asociados, la empresa bonificada

deber realizar un estado del clculo correspondiente a cada uno de los conceptos de coste
imputado.

4.3. Costes de Imparticin

En el caso de Agrupaciones de empresas, la Entidad Organizadora debe comunicar los costes

de formacin de cada una de las empresas agrupadas incluidas en su Agrupacin.

No obstante, las empresas agrupadas sern responsables de las bonificaciones aplicadas en

sus boletines de cotizacin, que en todo caso estarn soportadas en facturas relativas a la
organizacin e imparticin de la formacin que debern ser mantenidas en su poder.

Asimismo, las empresas agrupadas sern directamente responsables de los incumplimientos

de las obligaciones establecidas en la Orden TAS/500/2004, de 13 de febrero, aun cuando
los mismos se deban a la actuacin de las entidades con las que se contraten la imparticin
de la formacin o de las entidades organizadoras de la formacin.

El coste de imparticin agrupa los costes relativos a la retribucin de formadores en labores

de imparticin, preparacin de clases, tutoras y evaluacin, preparacin de material
didctico, gastos de alquiler de equipos didcticos y aulas, as como de adquisicin directa de

11
material didctico o de material consumible utilizado en la preparacin de los medios
didcticos o en desarrollo del grupo formativo, los costes de seguro de accidentes de los
participantes y los gastos de transporte, manutencin y alojamiento de los participantes y
formadores.

4.4. Costes de Organizacin

En el caso de Agrupaciones de empresas, en las que se unan dos o ms empresas con el fin
de gestionar de forma conjunta su formacin continua, la constitucin de la agrupacin habr
de formalizarse en documento escrito, firmado por los representantes legales de las
entidades agrupadas y debern constar las obligaciones de los firmantes y la compensacin
econmica por los costes de organizacin, si la hubiere.

Este documento quedar en poder de la entidad organizadora mantenindolo en poder de los

rganos de control de competentes.

Estas agrupaciones pueden constituirse slo por las empresas, en cuyo caso una de ellas
habr de asumir las funciones de entidad organizadora, o con la mediacin de una tercera
entidad que asuma las funciones de entidad organizadora.

Se consideran costes de organizacin todos los necesarios para la gestin y ejecucin de la

actividad formativa as como los gastos de personal de apoyo para el desarrollo de la
formacin, tanto interno como externo, en labores distintas de las de:

Imparticin
Preparacin de clases, tutoras, evaluacin, seguimiento de alumnos
Preparacin de medios didcticos

Los costes de organizacin no podrn superar el 25 por ciento de los costes de imparticin.

5. PAGO Y CONTABILIZACIN DE LA BONIFICACIN

5.1. Pagos

Las empresas debern conservar los justificantes de pagos correspondientes a los costes
incurridos y declarados ante la Fundacin en la realizacin de la actividad formativa
bonificada con objeto de facilitar su comprobacin.

La acreditacin del pago podr realizarse mediante los extractos bancarios correspondientes
a los grupos bonificados y dems documentos de valor probatorio equivalente con validez en
el trfico mercantil para aquellos casos en los que los pagos se hubiesen realizado por caja.

En el caso, de que el pago se haya realizado de forma fraccionada o mediante remesas

bancarias, deber conservarse un desglose en el que se identifique la actividad formativa
bonificada.

Los pagos correspondientes a la actividad formativa bonificada deben estar realizados antes
de finalizar el perodo de presentacin del boletn de cotizacin del mes en que se bonifica la
empresa.

5.2. Contabilizacin

Los costes derivados de las acciones formativas, que hayan sido objeto de bonificacin,
debern quedar expresamente identificados como tales en la contabilidad de la empresa.
Slo se admitirn, a efectos de su justificacin, los costes de las acciones formativas que

12
guarden relacin con su actividad empresarial, y que se encuentren expresamente
identificados como tales en la contabilidad de la empresa.

Las empresas debern identificar en cuenta separada o epgrafe especfico de su contabilidad

todos los gastos de ejecucin de las acciones formativas y las bonificaciones que se apliquen,
con la referencia comn a todos ellos de formacin continua.

Con respecto a la contabilizacin de los gastos de ejecucin de las acciones formativas, ser
necesario que se pueda identificar la cuenta contable que recoge estos gastos en un control
posterior.

En el caso de imputacin de costes de personal interno para justificar la actividad formativa

bonificada, no ser necesaria su contabilizacin en una cuenta contable diferente a la
utilizada de forma habitual por la empresa para contabilizar los gastos de personal. No
obstante, se deber elaborar una memoria justificativa que correlacione los costes de
personal interno imputados con su contabilizacin.

13
6. SUBCONTRATACIN

6.1. Empresa Bonificada

Las propias empresas podrn organizar y gestionar el programa de formacin de sus

trabajadores o bien contratarla con un centro o institucin especializada. En este ltimo
caso, el citado centro o institucin no podr, a su vez, subcontratar la imparticin de las
acciones formativas, si bien puntualmente podr contratar algn servicio por grupo.

El centro o institucin podr contratar formadores para impartir las acciones formativas
mediante contrato de trabajo o contrato de arrendamiento de servicios, siempre que en este
ltimo caso no concurran los elementos de ajenidad y dependencia a que se refiere el
artculo 1, apartado 1 del Estatuto de los Trabajadores.

Con el fin de evitar la subcontratacin que no aporte valor aadido, el subcontratista ha de

tener competencia y capacidad acreditadas para la ejecucin de las acciones formativas
contratadas. La competencia se acreditar con la experiencia en la imparticin de cursos de
formacin profesional y la capacidad con la aportacin de medios propios adecuados para su
ejecucin (profesorado, aulas, equipamiento educativo, materiales didcticos, etc).

6.2. Agrupacin de Empresas

Las Entidades Organizadoras en la agrupacin de empresas podrn impartir la formacin o

contratarla con un centro o institucin especializada si no rene los medios suficientes para
ello. En este ltimo caso, el citado centro o institucin no podr, a su vez, subcontratar la
imparticin de las acciones formativas, si bien puntualmente podr contratar algn servicio
por grupo.

El centro o institucin podr contratar formadores para impartir las acciones formativas
mediante contrato de trabajo o contrato de arrendamiento de servicios, siempre que en este
ltimo caso no concurran los elementos de ajenidad y dependencia a que se refiere el
artculo 1, apartado 1 del Estatuto de los Trabajadores.

En estos casos, los centros de formacin podrn facturar directamente a las empresas
agrupadas por la imparticin o a la entidad organizadora, quien a su vez realizar la
correspondiente facturacin a cada una de las agrupadas.

Con el fin de evitar la subcontratacin que no aporte valor aadido, el subcontratista ha de

tener competencia y capacidad acreditadas para la ejecucin de las acciones formativas
contratadas. La competencia se acreditar con la experiencia en la imparticin de cursos de
formacin profesional y la capacidad con la aportacin de medios propios adecuados para su
ejecucin (profesorado, aulas, equipamiento educativo, materiales didcticos, etc).

14
7. PREGUNTAS MS FRECUENTES

1. Qu se considera coste bonificable?

Se entiende por coste bonificable, los costes directos o los de imparticin y los asociados
o los de organizacin, respecto de los cuales las empresas podrn aplicarse las
bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.

2. Se consideran bonificables los costes de personal?

Los costes salariales de los trabajadores que reciben la formacin en jornada laboral no
se consideran bonificables, pero se computarn para determinar la cofinanciacin
privada.

3. Cul es la bonificacin mxima que puede aplicarse la empresa?

La bonificacin aplicable por la empresa no podr superar, en ningn caso, el coste

mximo bonificable que resulta de la siguiente multiplicacin:

Coste mximo bonificable = Mdulo econmico x N de horas de duracin grupo/accin x

N participantes

4. Qu debo hacer si el grupo bonificado ha sido financiado en parte con

alguna subvencin o recurso?

Cuando el grupo haya sido financiado, adems de con la bonificacin aplicada, con otras
subvenciones o recursos, deber acreditarse el importe, procedencia y aplicacin de tales
fondos.

5. Son admisibles las facturas electrnicas?

La acreditacin de los gastos tambin podr acreditarse mediante facturas electrnicas

siempre que cumplan los requisitos exigidos para su aceptacin en el mbito tributario
(Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por
el que se regulan las obligaciones de facturacin y se modifica el Reglamento del
Impuesto sobre el Valor Aadido).

6. Qu perodo deben conservar las empresas la documentacin justificativa

de las acciones de formacin sobre las que se hayan disfrutado de
bonificaciones?

Las empresas debern mantener a disposicin de los rganos de control competentes la

documentacin justificativa de las acciones de formacin sobre las que se hayan
disfrutado de bonificaciones a la Seguridad Social y de las que hayan sido comunicadas a
efecto de cofinanciacin privada durante un perodo mnimo de 5 aos.

En el supuesto de acciones cofinanciadas con fondos comunitarios, la documentacin

justificativa deber estar a disposicin de los rganos administrativos y de control, al
menos, hasta el 31 de diciembre de 2012, segn lo establecido por la normativa
comunitaria.

7. Es necesario que la factura que soporta el coste de formacin est pagada

para que la empresa se aplique la bonificacin?

S, los costes de formacin debern estar sufragados antes de finalizar el perodo de

presentacin del boletn de cotizacin del mes en que se bonifica la empresa.

8. Qu deben hacer las empresas si suspenden su actividad econmica o se

disuelven antes del perodo establecido para mantener la documentacin
justificativa?

15
Las empresas que, sin haber transcurrido el perodo establecido para mantener la
documentacin justificativa de las bonificaciones aplicadas, decidan suspender su
actividad econmica o disolverse, debern remitir copia de la misma a la Fundacin
Estatal para la Formacin en el Empleo.

9. Cmo se calcula el coste salarial de los trabajadores que reciben formacin

en jornada laboral?

Como regla general, se hallar con base a la masa salarial de la empresa bonificada,
teniendo a disposicin para su acreditacin las copias de los TCs correspondientes al ao
anterior o certificacin de haberes y el clculo efectuado en relacin con los trabajadores
que han realizado el grupo bonificado.

10. Cmo deben soportar los costes de formacin las empresas de 1 y 2

trabajadores en las que el crdito para formacin continua se asigna para
un perodo de tres y dos aos respectivamente?

En el momento en que la empresa se aplique la bonificacin en sus boletines de

cotizacin, el coste de formacin de la actividad bonificada deber estar sufragado por la
empresa y, por tanto, soportado documentalmente.

11. Son admisibles las notas de cargo en caso que la empresa bonificada forme
parte de un grupo de empresas?

Se admitirn las notas de cargo en el caso de que la entidad emisora de la nota de cargo
y la empresa bonificada renan los requisitos legales establecidos para tener la
consideracin de grupo de empresas.

12. Es admisible la imputacin del Impuesto sobre el Valor Aadido (IVA)

como coste formativo bonificable?

Como regla general, no es admisible la imputacin del IVA como coste formativo
bonificable, excepto para las entidades exentas o no sujetas al impuesto.

13. Los gastos de preparacin, evaluacin y coordinacin de un grupo formativo

tienen la consideracin de costes directos o costes asociados?

Los gastos de preparacin, evaluacin y coordinacin de un grupo formativo tendrn la

consideracin de costes directos.

Asimismo, los gastos de organizacin y de personal de apoyo para el desarrollo de la

actividad formativa tendrn la consideracin de costes asociados.

14. Los soportes justificativos de los grupos notificados a efectos de

cofinanciacin privada deben reunir los mismos requisitos que los
correspondientes a los grupos notificados a efectos de bonificacin?

S, deben reunir los mismos requisitos.

15. En el caso de que la Entidad organizadora contrate la imparticin con un

centro o institucin especializada a quin tiene que emitir la factura a la
empresa que se aplica la bonificacin o a la Entidad organizadora que la
contrata, para que sta a su vez facture a la empresa?

El centro de imparticin puede facturar directamente a la empresa bonificada o a la

Entidad organizadora para que sea sta ltima la que se encargue de facturar a la
empresa.

16. En el caso en que la Entidad organizadora contrate con un centro o

institucin especializada la imparticin de la formacin puede, a su vez el
centro de imparticin contratar algn servicio?

El centro o institucin especializada podr contratar formadores para impartir las

acciones formativas mediante contrato de trabajo o contrato de arrendamiento de

16
servicios, siempre que en este ltimo caso no concurran los elementos de ajenidad y
dependencia a que se refiere el artculo 1, apartado 1, del Estatuto de los Trabajadores.

Asimismo, el centro o institucin no podr, a su vez, subcontratar la imparticin de las

acciones formativas, si bien puntualmente podr contratar algn servicio por grupo.

17. En el caso de que una empresa agrupada incluida en una Agrupacin

imparta la formacin al resto de empresas incluidas en la Agrupacin cmo
debe formalizarse el coste?

La empresa agrupada que imparte la formacin podr facturar directamente a cada una
de las empresas incluidas en la Agrupacin o facturar a la Entidad Organizadora, para
que sta a su vez se encargue de facturar a cada empresa.

18. Es admisible que la organizacin de la actividad formativa se realice por

una empresa perteneciente a una Agrupacin y por una empresa externa de
forma conjunta?

S, se admite un sistema mixto de organizacin.

19. En el caso de facturas rectificativas de otras emitidas anteriormente debe

aportarse el correspondiente abono de la factura que se sustituye?

S, para que la nueva factura emitida sea admitida es imprescindible que se aporte el
abono de la factura sustituida.

20. Cmo debe considerarse la bonificacin a efectos de su contabilizacin

como un menor gasto o como un ingreso?

La contabilizacin de la bonificacin supondr un menor gasto para la empresa que se

aplica la bonificacin que deber quedar reflejado en su contabilidad.

17