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Como constituir y matricular una empresa

Servicios unipersonal
delegados o EU
por el Estado

GUA
del Registro Mercantil
Como constituir y matricular una
empresa unipersonal o EU

24 INFORMACIN GENERAL

Qu es una empresa unipersonal o E.U.?

Conforme a la definicin legal, mediante la empresa unipersonal una persona natural o jurdica que rena las
calidades requeridas para ejercer el comercio, podr destinar parte de sus activos para la realizacin de una o
varias actividades de carcter mercantil.

La empresa unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurdica.

Cmo se constituye una empresa unipersonal E.U.?

La constitucin de una empresa unipersonal es solemne, pues debe efectuarse por escrito, es decir, mediante
un documento privado o una escritura pblica y con estricta sujecin a las reglas contempladas en el artculo
72 de la Ley 222 de 1995. Una empresa unipersonal se puede constituir mediante los siguientes documentos:

Si se constituye por documento privado, debe ser suscrito por el empresario, o su apoderado, anexando
el poder correspondiente, y deber ser reconocido ante notario o con presentacin personal ante juez o
ante el Secretario de la Cmara al momento de radicar el documento, caso en el cual, debe de allegarse
copia del documento de identificacin. El nombre del empresario debe coincidir en todas las partes del
documento. Ej. En la comparecencia, el nombramiento, firma, etc.
La empresa unipersonal se puede constituir por escritura pblica ante una Notara. A ella debe comparecer
en forma personal el empresario o su apoderado, anexando el poder correspondiente, a suscribir el
instrumento pblico que debe contener los estatutos con los requisitos que ms adelante se sealan.
La empresa unipersonal utilizar esta formalidad siempre que se aporte a su capital un bien inmueble e
inscribirse previamente en la Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos.

Qu requisitos debe contener el documento de constitucin de la empresa Unipersonal o E.U.?

Los requisitos que debe incluir en el documento de constitucin sea documento privado o escritura pblica,
son los siguientes de acuerdo con la Ley:
GUA del Registro Mercantil

Datos del Empresario: Es necesario indicar el nombre y apellidos completos, el nmero de documento
de identidad o NIT si el constituyente es una empresa comercial; as mismo, se debe expresar el domicilio
(ciudad, Ej. Bogot) y direccin (carrera 9 No.16- 21) del empresario o constituyente.

Denominacin o razn social o nombre de la empresa que se constituye seguida de la expresin


Empresa Unipersonal o de su sigla E.U., Este requerimiento se debe a que de lo contrario el empresario
responda ilimitadamente. Ej. El rbol verde E.U. El rbol verde Empresa Unipersonal. Antes de asignar
el nombre verifique que no haya sido registrado anteriormente una empresa o sociedad con el mismo
nombre. (Ver consulta de nombre).

Domicilio de la empresa: es decir, la indicacin precisa de la ciudad o municipio escogido para desarrollar
la actividad de la empresa. Si en el acto de constitucin se establecen sucursales se debe indicar el
municipio donde estarn ubicadas. Ej. Domicilio Bogot, Sucursal en Florencia.

Vigencia o trmino de duracin: Puede expresarse que tiene una duracin definida, es decir con una
fecha determinada, o puede expresar que el trmino de duracin es indefinido.

Objeto: Se debe hacer una enunciacin clara y completa de las actividades principales, a menos que
se exprese que la empresa podr realizar cualquier acto lcito de comercio. Se deben evitar los objetos
indeterminados.

Capital social: Se debe hacer una descripcin pormenorizada de los bienes aportados con estimacin de
su valor. De no hacerse as, el empresario responder por el valor asignado a los bienes en el documento
constitutivo. As mismo se expresar el nmero de cuotas de igual valor nominal en que se dividir el
capital de la empresa.

Recuerde que cuando se aporten bienes inmuebles, debe hacerse una descripcin clara de cada
inmueble que incluya linderos y nmero de matrcula inmobiliaria y enviar copia del recibo del pago del
impuesto de registro en la oficina de Registro de Instrumentos Pblicos.

Forma de administracin: Es necesario establecer en forma clara y precisa la forma de administracin de la


empresa junto con las facultades asignadas, a falta de estipulaciones se entender que los administradores
podrn adelantar todos los actos comprendidos dentro de las actividades previstas. Delegada totalmente
la administracin y mientras se mantenga dicha delegacin, el empresario no podr realizar actos y
contratos a nombre de la empresa unipersonal. Por Ej. Se crea el cargo de gerente, por lo que se debe
asignar atribuciones al gerente y este ser quien realice los negocios.

Causales de disolucin: Se debe incluir las causales por las cuales se disolver en forma anticipada la
empresa y la forma como se realizar la liquidacin de la empresa.

Nombramientos: De acuerdo con el cargo creado en los estatutos se debe indicar el nombre, apellidos
completos e identificacin de los administradores. Ej. Gerente, Juan Valdivieso Cortes, CC. 0001 de Palmira.

Cuando las personas designadas no suscriben el documento de constitucin debe anexarse una carta
donde se indique el cargo aceptado, el nmero de identificacin, pas de origen si es pasaporte y tarjeta
profesional del revisor fiscal.

La Cmara de Comercio de Bogot se abstendr de inscribir el documento cuando se omita alguno


de los requisitos previstos en Art. 72 Ley 222 de 1995 o cuando a la diligencia de registro no concurra
personalmente el constituyente o su representante o apoderado.

Qu efectos produce el registro y la matrcula de la Empresa Unipersonal?

La Empresa Unipersonal, una vez inscrita en el registro mercantil, forma una persona jurdica distinta del
empresario. En consecuencia, slo a partir del registro nace la nueva empresa, independiente del constituyente,
Como constituir y matricular una empresa unipersonal o EU


con las atribuciones y limitaciones que el mismo estatuto le otorga para ser sujeto de derechos y obligaciones.
Esto significa que a partir del registro existen dos sujetos de derecho con personalidad jurdica. Por un lado
la Empresa Unipersonal y por otro la persona natural cada uno con su propio patrimonio y capacidad para
realizar su actividad econmica.

Qu es la matrcula mercantil?

Es una obligacin legal que tienen todos los comerciantes, que consiste en el registro de la empresa en la
cmara de comercio de su domicilio principal, a travs del formulario Registro nico Empresarial y Social
especial donde se consignan datos importantes de la sociedad como su direccin, telfonos, actividad
econmica y situacin financiera, entre otros. Las Empresas Unipersonales deben matricularse a travs del
formulario Registro nico Empresarial y Social, que se encuentra en cualquiera de las sedes de la Cmara de
Comercio de Bogot.

Dnde debe matricularse?

La empresa unipersonal debe presentar la solicitud de matrcula en la cmara de comercio con jurisdiccin en
el lugar donde va tener su domicilio principal.

Si la Empresa Unipersonal est localizada en Bogot o en los municipios de competencia de la Cmara de


Comercio de Bogot, se matricular en cualquiera de las sedes de la Cmara de Comercio de Bogot, o a travs
del servicio RUES en cualquier Cmara de Comercio del pas.

Cmo efectuar el registro y la matrcula de la empresa unipersonal?

Presente el documento de constitucin:


Allegue una copia original del documento con el reconocimiento ante notario del empresario o
constituyente o su apoderado, o con presentacin personal ante juez o ante el secretario de la Cmara de
Comercio al momento de radicar el documento, caso en el cual, debe de allegarse copia del documento
de identificacin. Si se trata de escritura pblica presente una copia original de la constitucin (menos la
primera copia) o una fotocopia autenticada ante notario.
- Verifique que los documentos de constitucin que presenta para inscripcin sean legibles y que estn
completos.
- Anexe los siguientes formularios al documento de constitucin: Al diligenciar cada formulario, por
favor tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

- Formulario de Registro nico Empresarial y Social - RUES:

El formulario lo puede adquirir en forma impresa cualquiera de las sedes de atencin al pblico de la Cmara
de Comercio de Bogot o en nuestra pgina electrnica www.ccb.org.

Servicios en lnea, Formularios en Lnea, o en la direccin electrnica aplica.ccb.org.co/ccbinternet/formularios/


matricula.asp. Al diligenciar el formulario, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

Que haya diligenciado todas las casillas obligatorias.


Que haya diligenciado el nombre y la respectiva sigla en caso de que se tenga, de la sociedad en forma
correcta de acuerdo con lo establecido en los estatutos (el nombre o razn social debe ser igual al del
documento de constitucin y los otros formularios).
Que se haya incluido la informacin de la direccin comercial, y que esta informacin concuerde con la del
formulario RUT o Pre-RUT de la DIAN y con el recibo de servicio pblico que se allega (As mismo no olvide
diligenciar la casilla destinada para el correo electrnico).
Que haya incluido la informacin de la direccin de notificacin judicial.
Que haya incluido la informacin correcta de los cdigos CIIU y que deben coincidir con la informacin
indicada en el formulario para fines tributarios Pre-RUT.
Que haya incluido la informacin financiera (Activos, Pasivos ms Patrimonio).
GUA del Registro Mercantil

Imprima el formulario.
Al presentar el formulario verifique que est firmado por el Representante Legal o su apoderado, anexando
poder
Que el nmero de telfono informado sea el mismo del formulario Pre RUT.
Evite tachones y enmendaduras. (Le sugerimos leer detenidamente las instrucciones del formulario antes
de diligenciarlo).

- Formulario de Registro con otras entidades:

El formulario lo puede adquirir en forma impresa en cualquiera de las sedes de atencin al pblico de la Cmara
de Comercio de Bogot o en nuestra pgina electrnica www.ccb.org. Servicios en lnea, Formularios en Lnea,
Formularios en Lnea o en la direccin electrnicaaplica.ccb.org.co/ccbinternet/formularios/formularios/
VJU_F_001.pdf. Para el diligenciamiento del formulario, una vez impreso, tenga en cuenta lo siguiente:

Que hayan diligenciado todas las casillas correctamente sin tachones ni enmendaduras y de forma legible.
Tenga en cuenta que para llevar a cabo la inscripcin en el RIT, se requiere indicar de forma correcta la
fecha de inicio de actividades.
Que el formulario se encuentre firmado por el representante legal o apoderado, anexando poder.

- Formulario RUT o Pre RUT:

Al presentar el formulario verifique se encuentre firmado por el representante legal o por el apoderado,
anexando poder, que se haya realizado la diligencia de reconocimiento ante notario o se realice
presentacin personal ante el Secretario de la Cmara del representante legal o del apoderado, caso en el
cual, debe de allegarse copia del documento de identificacin

Tenga en cuenta que de conformidad con el DECRETO 2820 Agosto 09 de 2011 y Resolucin 12383
Noviembre 29 de 2011, adicional a los documentos anteriores para la asignacin de NIT, se debe de allegar:
- Cedula original y fotocopia del Representante Legal o apoderado (con su poder y su cedula).
- Recibo de servicio pblico (agua, luz, telefnico, gas y otros servicios pblicos que se encuentren
sujeto a la vigilancia por parte de la Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios) el original
y una fotocopia del mismo.

Una vez la DIAN a travs de la CCB genere un Pre-Nit , ante una Entidad Financiera obtener el Certificado
donde indique constancia de titularidad de una cuenta corriente o de ahorros a nombre de la empresa, y,
llevar esta certificacin a la DIAN para la asignacin de Nit definitivo.

De acuerdo con las normas tributarias de la DIAN, a partir del 1 de febrero de 2005 para inscribir y matricular la
constitucin de una sociedad deber inscribirse previamente en el Registro nico Tributario RUT, para lo cual
debe diligenciar el formulario que encontrar en http://bochica.dian.gov.co/WebRut/, verifique:

Que haya diligenciado todas las casillas.

Que el nmero de telfono informado coincida con el indicado en el formulario de Registro nico
Empresarial y Social.

Que la direccin coincida con la que se encuentra en el formulario RUES y en el recibo de servicio pblico.

Imprima el formulario de la DIAN. En el formulario impreso aparecer la frase para trmite en cmara.
Si en el formulario aparece la frase para asistir deber presentarse personalmente en las oficinas de la
DIAN para la aclarar la informacin presentada. Si la sociedad ya posee el nmero del NIT, en el formulario
aparecer la leyenda certificado.

Al presentar el formulario verifique se encuentre firmado por el representante legal o por el apoderado,
poder, que se haya realizado la diligencia de reconocimiento ante notario o se realice presentacin
personal ante el Secretario de la Cmara del representante legal o del apoderado.
Como constituir y matricular una empresa unipersonal o EU

- Realice los siguientes pagos:

Cancele el valor de los derechos de inscripcin por la escritura pblica o el documento privado y por la
matrcula mercantil de la empresa, los cuales liquidar el cajero, con base en el capital de la sociedad.
La inscripcin de la escritura de constitucin causa, adicionalmente, un impuesto de registro a favor del
departamento de Cundinamarca y del Distrito Capital de Bogot, a una tarifa del 0,7% sobre el valor del
capital. Este rubro no ser cobrado por la Cmara de Comercio de Bogot, si se aport un bien inmueble
al capital de la sociedad; en este caso se debe anexar fotocopia del recibo de pago en el cual se acredite la
cancelacin del impuesto de registro en la Oficina de Registro de Instrumentos Pblicos.

Verifique que los documentos de constitucin que presenta para inscripcin sean legibles.

Tenga en cuenta que

La falta del documento de constitucin o la falta de uno de los formularios o su mal diligenciamiento
impiden la radicacin de la Solicitud.
La falta de alguno de los requisitos del documento de constitucin, impide la inscripcin de la constitucin
y ocasiona la devolucin del trmite por parte de la Cmara de Comercio.
La falta de pago de los derechos de inscripcin correspondientes impiden el registro de la constitucin y
genera la devolucin del trmite por parte de la Cmara de Comercio.
La Cmara de Comercio de Bogot al efectuar la matrcula, remitir a la DIAN la informacin para que la
asignacin de NIT, el cual quedar consignado en el certificado de matrcula. Recuerde que para quedar
formalizado en la DIAN deber obtener el certificado original del RUT que expide esa entidad.
Cuando solicite ante el secretario de la Cmara de Comercio la diligencia de presentacin personal debe
presentar el original del documento de identificacin o la contrasea certificada por la Registradura
Nacional del Estado Civil.

Le recomendamos hacer las siguientes consultas antes de constituir la empresa

Aunque ni las consultas, ni los conceptos que se presentan a continuacin son obligatorios, contienen
informacin importante para el buen funcionamiento de su empresa y para el correcto diligenciamiento de
los documentos y formularios, lo cual le evitar futuros problemas. Por lo anterior le sugerimos realizar las
siguientes consultas antes de constituir la empresa:

Consulta de nombre (Homonimia):

Valide que el nombre de la empresa que va a crear no haya sido registrado anteriormente, por lo que le
sugerimos consultar en:

Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.


Nuestra pgina electrnica www.ccb.org. Servicios en lnea Homonimia Nacional.
En la direccin electrnica aplica.ccb.org.co/ccbinternet/consultas/rue/consulta_empresa.aspx.
A nivel nacional, en la direccin electrnica www.rue.com.co.

La consulta de nombre tambin la puede realizar a travs de las Notaras de la ciudad.

Consulta de actividad econmica:

Identifique el cdigo que le corresponde a la actividad econmica que va a desarrollar su empresa, de acuerdo
a los sistemas internacionales CIIU. Este requisito es necesario para el diligenciamiento del formulario y puede
ser consultado en:

Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.


GUA del Registro Mercantil

En nuestra pgina electrnica www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa Servicios
en lnea - Clasificacin por actividad econmica.
En la direccin electrnica aplica.ccb.org.co/ccbinternet/tiendaempresarial/generales/ciiu.aspx.

Consulta de uso de suelo:

Verifique que la actividad econmica que va a ejercer la pueda desarrollar en la ubicacin escogida (direccin)
para el establecimiento comercial. La consulta la puede realizar en:

Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.


Nuestra pgina electrnica www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa
La direccin electrnica cae.ccb.org.co/consultas/index.htm.
Las Alcaldas Locales.

Consulta de marca:

Verifique que la marca elegida para su producto o servicio no est ya registrada. Puede realizar esta consulta en:

Las terminales de autoservicio de las sedes de la CCB de Bogot.


Nuestra pgina electrnica www.ccb.org Apoyo Empresarial Pasos para crear una empresa
La direccin electrnica /cae.ccb.org.co/consultas/index.htm.
Esta consulta no reemplaza la consulta de antecedentes marcarios que se realiza ante esa Superintendencia
la cual tiene un costo establecido por dicha entidad.

Si Usted desea realizar la consulta de antecedentes marcarios dirjase al abogado de la sede quien le ofrecer
informacin sobre este tema.

Por qu es importante matricular y registrar la Empresa Unipersonal?

Matricular e inscribir la Empresa Unipersonal es cumplir con un deber legal y para hacer oponible a terceros
la existencia de la persona jurdica. Quiere decir, que si la empresa no se matrcula e inscribe el acto de
constitucin, no existe para los terceros y por lo tanto el empresario ser responsable a ttulo personal por
las obligaciones que hubiera contrado la EU.
Con el certificado expedido por la Cmara se acredita la existencia de la empresa y los nombres de los
administradores (representantes legales, etc.)
La matrcula es una fuente de informacin comercial a la que pueden acudir quienes deseen conocer
datos de la empresa, como actividad econmica y patrimonio.
Evita que otras empresas o establecimientos de comercio con el mismo nombre puedan matricularse en
el pas.
Facilita el proceso de inscripcin en el Registro de Proponentes.
Facilita contactos comerciales directos con proveedores y clientes.
Permite ingresar a la gran base de datos de la Cmara de Comercio de Bogot.
Facilita la obtencin de crditos en el sector financiero.
Evita multas que pueden imponerla Superintendencia de Industria y Comercio.
Facilita la celebracin de negocios con los sectores pblico y privado.
Lo acredita como comerciante cumplidor de sus deberes legales.

Cundo debe renovarse la matrcula de una Empresa Unipersonal?

Entre los meses de enero a marzo de cada ao debe renovarse la matrcula, para obtener los beneficios que de
ella se derivan y evitar sanciones legales.

Para la renovacin de la matrcula debe diligenciar el formulario RUES, presentarlo en una de nuestras sedes de
atencin y cancelar los derechos respectivos. Tambin lo puede hacer a travs de Internet en www.ccb.org.co,
Servicios en lnea Renovacin de Matrcula Mercantil.
Como constituir y matricular una empresa unipersonal o EU

Recuerde que la informacin financiera debe corresponder al balance con corte a 31 de diciembre del ao
inmediatamente anterior.

Cmo modificar la informacin de la matricula o la renovacin de la empresa unipersonal?

Cuando sea necesario modificar alguna de la informacin contenida en el formulario de matrcula o renovacin,
debe solicitarlo por escrito en las ventanillas de atencin al pblico de cualquiera de las sedes, donde debe
cancelar el valor de los derechos autorizados por Ley.

Si lo desea puede utilizar los formatos de modificacin de informacin que gratuitamente le suministra la
Cmara de Comercio de Bogot, o imprimirlos a travs de Internet en www.ccb.org.co, Servicios en lnea
Formularios en lnea.

Recuerde que una vez constituida la Empresa Unipersonal debe:

Inscribir los libros de registro de accionistas y socios y los de actas de la junta de socios o asociados,
exigidos por la ley para la Empresa Unipersonal.
Dirigirse a la DIAN para obtener la resolucin de facturacin.
Si la Empresa Unipersonal tiene como domicilio un municipio distinto a Bogot, deber realizar la
inscripcin en el registro local de impuesto de industria y comercio del municipio.
Si la Empresa Unipersonal es propietaria de establecimientos de comercio, debe solicitar la matrcula de
cada uno de ellos. Ver gua del registro mercantil.
Realizar los trmites de seguridad laboral e industrial, ante:
o Entidades promotoras de Salud.
o Cajas de compensacin familiar.
o Ministerio de Trabajo.
o Ministerio de Salud.
o Si es del caso, solicitar la licencia ambiental ante el Departamento Administrativo del Medio Ambiente
DAMA de Bogot o ante la Corporacin Autnoma Regional - CAR, si se va a desarrollar la actividad en
otro municipio de Cundinamarca.

REGISTRO NICO EMPRESARIAL RUES

El registro nico empresarial RUES, fue creado por la Ley 590 de 2000 y la Circular Externa No. 5 de 2002 de
la SIC. Es la primera red nacional de servicios regstrales, que integra y centraliza el registro mercantil. Las
Cmaras de Comercio de todo el pas han desarrollado este nuevo sistema que facilita la inscripcin y matrcula
de su empresa, evitndole viajar a otras ciudades.

Ahora, desde cualquier Cmara de Comercio del pas usted puede:

Verificar y controlar que el nombre de su empresa sea nico en el pas.


Matricular su empresa, matricularse como comerciante.
Inscribir las reformas de la empresa.
Inscribir las actas de nombramientos de la empresa.
Solicitar y recibir certificados en lnea, de registro mercantil y registro de proponentes.
Inscribirse o inscribir su empresa como constructor, consultor o proveedor en el registro de proponentes.
Actualizar, modificar o cancelar su registro de proponentes.
Consultar datos bsicos de empresas colombianas.
Hacer seguimiento a los trmites a nivel nacional por Internet.
Consulta nacional del nombre comercial, en www.rue.com.co www.ccb.org.co.
GUA del Registro Mercantil

Beneficios para los Empresarios

Proteccin del nombre comercial a nivel nacional.


Informacin nacional disponible, oportuna y actualizada.
Menos trmites, menos costos, menos tiempo.
Seguridad jurdica.
Mayor nmero de centros de atencin.

Servicios
en lnea CCB La Cmara de Comercio de Bogot tiene un espacio diseado para que a travs de nuestros
Servicios en Lnea pueda realizar virtualmente los siguientes Servicios Registrales:

Renovacin de matrcula mercantil

Calculadora valor renovacin matrcula mercantil o inscripcin ESAL.

Consulta para el trmite de actualizacin de la actividad econmica (Cdigo CIIU).

Asistencia virtual para la elaboracin de actas, donde podr resolver todas sus inquietudes a travs de un chat en lnea
con abogado especializado y revisar previamente las actas emitidas por las Juntas de Socios, Asamblea de Accionistas
y Juntas Directivas, de las Sociedades Comerciales inscritas en la Cmara de Comercio de Bogot.

Trmites virtuales para el Registro nico de Proponente (Nuevo).

CERTIFICADOS ELECTRNICOS

Podr adquirir los siguientes Certificados Electrnicos de las personas jurdicas, naturales y establecimientos de comercio,
inscritos en la Cmara de Comercio de Bogot:

Certificado de Matrcula.

Certificado de Existencia y Representacin Legal.

Certificado del Registro nico de Proponentes

Certificado Especial Negativo de Libros.

Certificados que pueden ser solicitados en nuestra pgina web, con total celeridad, seguridad y validez tcnica y jurdica,
tanto el mundo fsico como en el electrnico.

Mayores informes
019003318383 - www.ccb.org.co

Este documento contiene informacin y orientaciones de carcter general sobre algunos


aspectos legales aplicables a los actos y documentos sujetos a inscripcin en el Registro Pblico.
El presente texto no suple la normatividad vigente ni evita la aplicacin de la misma.

Fecha de publicacin septiembre de 2013.

Cdigo 827-1