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Indice
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7.1 Consideraciones de la Aplicacin
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1. Introduccin
La Direccin ChileCompra pone a disposicin de los usuarios de la plataforma de licitaciones www.merca-
dopublico.cl la Aplicacin de Gestin de Contratos, con el objetivo de entregar una nueva herramienta que
contribuye a la modernizacin del Estado al aumentar en forma exponencial los niveles de transparencia y
eficiencia en las compras pblicas. Gracias a esta aplicacin, la ciudadana y los proveedores pueden acceder
a todos los contratos asociados a procesos de compra, conocer su seguimiento y qu sucede en caso de existir
contratos conexos, por ejemplo.
Beneficia asimismo a los 850 organismos pblicos que operan en el mercado pblico, al poder contar los fun-
cionarios con un sistema en lnea que les permite gestionar sus contratos, realizar seguimiento y control de
los contratos que se encuentran en ejecucin, llevar un registro detallado y actualizado de la informacin
relevante para la vida de un contrato, como fechas de vencimiento, boletas de garanta, hitos de pagos, multas,
entre otros.
Esta aplicacin surgi producto de un diagnstico realizado el ao 2010, en el cual se evidenci la falta de
herramientas de gestin asociadas a contratos en los organismos pblicos, y la necesidad de incorporar nuevas
funcionalidades que permitieran centralizar y compartir la informacin, como asimismo, agilizar la gestin de
contratos, desde la firma hasta el cierre y finalizacin del contrato.
Una vez que un contrato se encuentre aprobado por resolucin o decreto, segn corresponda, el administrador
de dicho contrato deber elaborar una Ficha de Contrato, con toda la informacin bsica del mismo, la que
posteriormente ser gestionada, actualizada y publicada en www.mercadopublico.cl para quedar a disposicin
de cualquier interesado.
Dentro de las funcionalidades que permite esta nueva aplicacin, se encuentran: la generacin de una ficha en
www.mercadopublico.cl; la configuracin de alertas para vigencias, pagos y garantas; el registro de los hechos
relevantes de los contratos; facilitando a las entidades los procesos de administracin, coordinacin y/o super-
visin de cada uno de sus contratos, entre otros.
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2. Ciclo de Trabajo para Gestionar Fichas de Contratos
Los siguientes diagramas muestran el Ciclo de Trabajo para Gestionar las Fichas de Contratos. El primer Dia-
grama muestra el caso de la Creacin de una Ficha de Contrato por primera vez y el segundo Diagrama muestra
el ciclo de trabajo requerido para actualizar una Ficha de Contrato, una vez que sta ya ha sido creada.
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Para ver en detalle los pasos a seguir para Crear una Ficha de Contrato, consultar los puntos 4.1 a 4.3 de este
Manual. Para ver los pasos a seguir para completar o actualizar la informacin de una Ficha de Contrato, con-
sultar los puntos 5.4 al 5.11 del presente Manual.
1) Administrador de Contrato:
Crea el encabezado de la ficha de contrato. Gestiona en ambiente off line la informacin contenida en la ficha
de contrato. Sube la ficha a Mercado Pblico y la deja en estado Por Publicar.
2) Supervisor de Contrato:
Valida las modificaciones realizadas por el administrador de contrato en la aplicacin off-line y publica los
cambios realizados en Mercado Pblico.
El presente manual contiene la informacin necesaria para el correcto manejo de la aplicacin, y as desarro-
llar la gestin de contratos con un estndar nico en todos los organismos pblicos.
Observe
Estos roles pueden ser asignados a usuarios existentes en
Mercado Pblico, o a nuevos usuarios, decisin que quedar
a cargo de cada organismo comprador.
Beneficios
Utilizando la aplicacin de gestin de contratos usted podr obtener los siguientes beneficios:
Contar con una ficha de contrato, que tendr toda la informacin asociada a la licitacin, a la oferta adjudi-
cada y su correspondiente contrato.
Contar con un sistema de alertas para recordar plazos de contratos vencidos, renovaciones de estos y
vencimiento de pagos.
Llevar un registro organizado de las garantas de fiel cumplimento, de postventa, de obra, etc entregadas
por cada uno de sus proveedores.
Consultar aspectos especficos de cada uno de los contratos que se encuentra gestionando.
Este cono permite realizar la des- Si el cursor est activo respecto de este
carga de la ficha de contrato en su cono, ello significa que podr ser descar-
computador personal. gado a su computador personal y se abrir
una ventana donde solicita al usuario se-
leccionar la ruta donde guardar la infor-
macin.
Si el cursor est inactivo, ello indica que la
ficha est siendo utilizada por otro usua-
rio y por lo tanto no podr realizar ninguna
accin al respecto.
Recuerde que si el cursor est activo (el puntero del mouse toma la imagen de una mano) respecto de cada uno
de estos conos, usted podr realizar las acciones correspondientes.
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Acciones Adicionales
El usuario con el rol de Supervisor de contratos podr realizar las siguientes acciones:
Publicar es la accin que permite que la ficha del contrato y todos los adjuntos sean
visibles desde el ambiente pblico por todos los ciudadanos. El cono slo es visible para
el usuario que cuente con tal rol. Una misma persona puede tener el rol de administra-
dor y de supervisor de contratos.
Generar es la accin que permite crear una ficha de contrato a partir de una licitacin
adjudicada y su respectivo contrato. El cono es visible para el usuario que cuente con rol
Administrador y Supervisor de contratos.
Buscar es la accin que permite llamar al buscador de fichas de contrato, ya sea el bus-
cador directo o el buscador avanzado.
Liberar es la accin que permite recuperar una ficha que fue descargada a el computa-
dor del usuario y que por algn motivo no se ha vuelto a subir a www.mercadopublico.cl.
Abrir/Editar es la accin que permite habilitar la accin de Editar una ficha que est
publicada y que por algn motivo (ingresar nuevos datos, corregir un error u omisin,)
necesita editarse. Con este paso se habilita el cono de edicin en su escritorio.
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Recuerde
Para ingresar la ficha a www.mercadopublico.cl, debe
realizarlo mediante la opcin Subir
Panel de accines:
Rol Administrador
El administrador puede acceder a tres opciones de men:
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Rol Supervisor
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4. Aplicacin de Gestin de Contratos (on line)
Cuando ingrese a www.mercadopublico.cl con su nombre de usuario y clave, podr ver la nueva opcin de men
de contrato en su escritorio.
Men Supervisor:
Men Administrador:
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Una vez adjudicada la licitacin, la aplicacin de gestin de contratos permite generar la ficha de contratos de
manera automtica y transparente al usuario, heredando los datos de la adjudicacin (la cual contiene datos
de la licitacin y de las(s) oferta(s)). En el caso de existir ms de una oferta adjudicada, se generarn tantas
opciones como ofertas adjudicadas haya.
Importante
La aplicacin de contrato slo permite la gestin de contratos generados a travs de la platafor-
ma www.mercadopublico.cl, incluidos los de compra urgente o convenio marco, donde se emita
una orden de compra.
El usuario debe tener asignado el rol de Administrador de Contrato y/o Supervisor de Contrato.
Una vez ingresado al escritorio de www.mercadopublico.cl el usuario podr encontrar en su men principal la
opcin Contratos que, al presionarla, desplegar para el rol de Administrador las sub-opciones: Buscar Ficha
de Contrato, Generar Ficha de Contrato y Configurar alarmas.
Para el rol de Supervisor se desplegarn las sub-opciones: Buscar Ficha de Contrato, Generar Ficha de Contra-
to, Publicar Ficha de Contrato y Configurar alarmas.
Contratos
Buscar Ficha de Contratos
Generar Ficha de Contrato
Publicar Ficha de Contrato
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4.1 Generacin de Ficha de Contrato
a) Si proviene desde una licitacin, se debe crear la ficha de contrato desde el ID de la licitacin. Luego se debe
presionar el botn Buscar el cual nos redirigir a una nueva pgina, en donde se deben seleccionar l o los tems
adjudicados por proveedor para la generacin del contrato. Ver Buscar Fichas de Contrato.
Buscar
b) Si proviene desde una orden de compra, se debe ingresar el ID de la orden de compra en el buscador avan-
zado:
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2142-10-CM11
Buscar
El resultado de la bsqueda se refleja en una tabla de la siguiente manera:
VIGENTE
Cuando una ficha de contrato se genera a partir de una orden de compra hay que presionar el cono Editar para
acceder a la pgina que permite completar los datos bsicos.
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4.2 Buscar tems Adjudicados
La aplicacin genera la posibilidad de crear fichas para todas las ofertas. Es el usuario el que define cul o
cules son las ofertas sobre las que realizar ficha de contrato, ajustndose siempre a lo especificado en el
contrato escrito. A continuacin se muestra un ejemplo de una bsqueda por Rut de un Proveedor en un caso
como el ya mencionado:
Rut Proveedor
Al realizar la bsqueda se debe seleccionar el o los tems de la licitacin adjudicada, correspondiente al pro-
veedor respecto del cual se desea generar una ficha de contrato.
En el caso de ser varios los tems adjudicados y que se seleccionen algunos, al presionar el botn Generar Con-
trato, la aplicacin muestra el siguiente mensaje:
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4.3 Completitud de la Ficha de Contrato
A continuacin se procede a ingresar la informacin bsica necesaria para crear la ficha del contrato mediante
el siguiente formulario:
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Es importante sealar que:
Los nmeros de pagos, se refiere a la cantidad de cuotas que se pagarn, de acuerdo a lo especificado en el
contrato escrito.
La garanta, se refiere a la cantidad de garantas que solicita el contrato, pudiendo ser de fiel cumplimiento,
de postventa, seguros, otros. El nmero a ingresar siempre es el nmero 1. En caso de no tener asociada una
garanta (porque la contratacin es menor a 1000 UTM o porque la adquisicin es de sencillo cumplimiento
tambin se ingresa el nro 1).
Las Clusulas se deben seleccionar en esta pantalla en base al contrato escrito que se est gestionando, pues
esas caractersticas se heredarn como funcionalidades en la ficha de contrato que se descargue al computa-
dor personal del administrador del contrato. Por ejemplo, si se selecciona la clusula Tiene Clusula de Reno-
vacin, se podr realizar esta operacin; de lo contrario aparecer bloqueada dicha opcin en el Editor off line.
Similar situacin suceder con el trmino anticipado y con la modificacin de contrato.
Segundo Paso: Adjuntar Anexos. En esta etapa se facilita adjuntar los documentos que respaldan la creacin
del contrato. Por ejemplo el contrato en formato digital, la resolucin aprobatoria del contrato en formato di-
gital, planos, diseos, cartas de manejo temporal de los proyectos, otros.
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Tercer Paso: Antecedentes del Contrato. Es la ltima etapa y final donde el usuario debe ingresar el objeto del
contrato y la informacin asociada a los firmantes relacionados a ste, es decir: Nombre, R.U.T (se valida el RUT),
cargo y email. Cabe destacar que no puede haber ms de dos firmantes por proveedor o por organismo pblico.
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Al completar esta etapa del formulario el usuario, puede previsualizar la informacin ingresada, esta accin es
recomendable para validarla. Tambin puede Guardar y Descargar la ficha en su computador. Son acciones son
independientes.
VIGENTE
Si est en estado Guardado, buscarla y editarla desde el panel de acciones (tenga en cuenta su rol).
o bien, si est en estado Publicado, hay que accionar el cono Abrir/Editar y despus descargar la ficha
seleccionando el cono de la flecha roja (tenga en cuenta su rol).
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Luego de realizar alguna de estas acciones, se desplegar el formulario de la Ficha de contrato. Acceda
mediante el botn Siguiente hasta el botn Guardar y Descargar o bien mediante la opcin Antecedentes del
Contrato del men izquierdo.
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Finalmente visualizar la siguiente pantalla indicndole que la descarga puede tomar algunos minutos.
Luego se mostrar una ventana indicndole que se DEBE GUARDAR la Ficha de Contrato, es recomendable
que se almacene en C:\MercadoPublico\Software de Fichas de Contrato v3.0\Repositorio de Fichas v3.0, esta
direccin es la que sugiere la instalacin del Editor.
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Para almacenar la Ficha de Contrato seleccione la opcin Guardar como. Debe almacenarla en Disco
C:\Mercado Publico\Software de Fichas de Contrato v3.0\Repositorio de Fichas v3.0
La pantalla que muestra la opcin de Guardar como, la misma puede ser diferente para cada organismo, depen-
diendo de los mecanismos de seguridad de la Organizacin.
Usted puede seleccionar Guardar archivo o Guardar como, para guardar la ficha seleccionada en su computador.
Tenga en cuenta que siempre es el usuario el que debe indicarle a la aplicacin el lugar especfico de alma-
cenamiento para tener el control de dnde aloja la ficha de contrato al descargarla y darle esta informacin a
la aplicacin. De esta manera la aplicacin cambiar el estado de la ficha de Guardada a Descargada.
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Una vez que haya guardado la ficha, la aplicacin le consultar si descarg la ficha en su computador, en caso
de que Usted presion S, debe presionar en el Botn Seguir, la aplicacin le dar un mensaje similar a este:
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En caso de que Usted presione la opcin No y luego presiona en el botn Seguir la aplicacin le dar un
mensaje de similar a este:
Si presion NO, la aplicacin NO CAMBIA EL ESTADO DE LA FICHA, permaneciendo en estado Guardada, en-
tonces Usted puede volver a descargarla repitiendo el ciclo de bsqueda de la ficha y Editando o Descargando.
Para subir la Ficha de Contrato desde el computador, busque la ficha y mediante la accin del cono Subir ficha
se llega a esta pgina. Desde el botn Examinar, seleccione la ficha en la carpeta C:\Mercado Publico\Software
de Fichas de Contrato v3.0\Repositorio de Fichas v3.0 o donde usted almacene las fichas. Posteriormente pre-
sione el botn Subir Ficha de Contrato.
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Cuando la ficha es subida exitosamente, la aplicacin devuelve este mensaje:
Una vez realizado este paso, la ficha quedar en estado Por Publicar, por lo cual ser necesario que el Super-
visor ingrese a la aplicacin con su clave para revisar la ficha de contrato y si toda la informacin est correcta,
proceder a la publicacin de la ficha actualizada en www.mercadopublico.cl
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4.4.5 Configuracin de Alerta de Contratos
El usuario puede configurar el umbral de los vencimientos de las garantas, vencimientos de contratos e hitos
de pago.
En cada casilla se deber indicar el N de das corridos previos a los respectivos vencimientos, en que el usuario
desea que la aplicacin active la alarma para avisar de que prximamente se cumplir: la vigencia del contrato,
de la garanta o la fecha de los pagos, segn sea el caso.
Los contratos que estn vinculados entre s por haber sido celebrados en cumplimiento de una misma finalidad
para el Servicio, y en el cual aqul que es conexo slo puede ser entendido en su sentido y alcance a partir de
la existencia del contrato principal.
Si usted desea efectuar la ficha de un contrato conexo debe ingresar al buscador de fichas de contrato y rea-
lizar la bsqueda de la ficha del contrato relacionado. Debe entonces seleccionar el icono, y acceder a la
siguiente pantalla.
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Agregar
Presione el botn Agregar y se desplegar un formulario para ingresar la informacin asociada a la ficha del
contrato conexo, siguiendo los mismos pasos realizados con la ficha de contrato original
Una vez que el Administrador de Contrato ha subido la Ficha de Contrato con las actualizaciones realizadas, el
usuario con el perfil Supervisor puede realizar la publicacin de una Ficha de Contratos. La Ficha de Contratos
adquiere el nuevo estado por publicar.
POR PUBLICAR
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Para publicar una ficha de contrato, primero hay que verificar que est en estado Por Publicar y luego realizar
los siguientes pasos:
1. Ingresar a la opcin Publicar Ficha de Contrato del men Contrato, opcin que tienen los usuarios con rol
Supervisor.
2. Buscar la ficha tanto por bsqueda rpida ingresando el ID de Contrato o por el buscador avanzado ingresan-
do el ID Licitacin, ID Orden de Compra, RUT del proveedor o rango de fechas de vigencia del contrato.
3. Presionar Buscar.
BUSCAR
Se despliega la ficha de contrato en el caso de la bsqueda directa o la lista de varias fichas de contrato en el
caso de la bsqueda avanzada.
Hay que tener en cuenta que existe una demora de tiempo en la actualizacin de la informacin de la ficha de
contrato desde que se sube a Mercado Pblico hasta que se refleja en el portal. La actualizacin de la infor-
macin y el estado Publicado funcionan de manera independiente, es decir, una ficha puede estar publicada y
no mostrar las actualizaciones y viceversa. Pero para que la informacin sea vista pblicamente, es decir vista
ciudadana la ficha de contrato debe estar en estado PUBLICADA.
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Publicar
El usuario Supervisor puede verificar antes de publicar si las actualizaciones son correctas, revisando la ficha de
contrato (seleccionar el link del ID ficha de contrato). Si est de acuerdo, selecciona la ficha y se publica.
En este ejemplo, el supervisor verifica a travs de la ficha si las actualizaciones realizadas por el usuario admi-
nistrador son pertinentes:
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Si el Supervisor est de acuerdo con las actualizaciones realizadas a la ficha, presiona el botn Publicar y de
esta manera la Ficha de Gestin de Contratos cambia su estado publicado.
VIGENTE PUBLICADO
Publicado
Importante
Las fichas de contrato una vez publicadas quedan disponibles para ser visualizadas
por toda la ciudadana a travs de www.mercadopublico.cl.
VIGENTE PUBLICADO
Publicado
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4.4.8 Bsqueda Pblica de Fichas de Contratos - Vista Ciudadana
Una vez que las fichas de contrato se encuentran publicadas en www.mercadopublico.cl queda disponible para
que cualquier persona en cualquier lugar del mundo pueda acceder a la informacin. Para esto, se debe acceder
al sitio web www.mercadopublico.cl y seleccionar en su portada la opcin: Ir a Buscar Contratos:
ID de Ficha de Contrato
Comprador
Proveedor
Fechas de Vigencia del contrato
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Luego, una vez realizada la bsqueda, aparecer la opcin seleccionada, tal como aparece a continuacin:
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al presionar en el Nmero de Ficha de
contrato, se accede al detalle de la infor-
macin de la misma:
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5. Aplicacin en Computador del usuario (off line)
Editor de Ficha de Contrato
5.1 Instalacin del Editor de Ficha de Contrato
NUEVO
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Para descargar la aplicacin, presione el botn Editor Gestin de Contratos, luego presione la opcin Guardar
y finalmente para instalar, abra este archivo y siga las instrucciones de instalacin que le sugerir la aplicacin.
b) El usuario descargar las fichas desde Mercado Pblico y stas se almacenarn en su computador en la
siguiente carpeta:
Despus de realizar estos pasos, la aplicacin Off Line queda instalada en su computador, con la estructura de
carpetas que permitir la gestin de las Fichas de contrato de manera local.
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5.2 Abrir Ficha de Contrato
Para comenzar a trabajar en las fichas de contratos en forma offline, el usuario debe abrir la aplicacin de
gestin de contratos desde el escritorio de su computador, tal como se muestra a continuacin:
1. En la barra de herramientas vaya al icono de abrir contratos como se muestra en la siguiente imagen:
Observe
La ficha es un archivo
XML. Se sugiere no
editar el archivo desde
fuera de la aplicacin,
dado que cualquier
alteracin generar que
la plataforma desconoz-
ca el archivo y no pueda
subir la informacin
trabajada en su compu-
tador a la plataforma
www.mercadopublico.cl
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2. Se mostrar el siguiente cuadro de dilogo solicitando seleccionar la ficha que desea abrir como se muestra
en la siguiente imagen:
3. Seleccione el archivo y presione abrir. Con esto se cargarn las distintas secciones del contrato.
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5.3 Visualizacin de informacin precargada de la ficha de Contrato
Una vez que el usuario abre la ficha de contrato en su computador se proceder a visualizar todo el contenido
de la ficha en las distintas secciones que conforman el rbol de navegacin.
Por defecto la primera pgina que muestra la aplicacin, contiene informacin precargada en la web, como
se muestra a continuacin, lo nuevo en esta versin es que ahora se pueden ver los firmantes asociados a un
contrato como tambin la opcin que se llama Causal Trmino donde el usuario podr ingresar informacin al
trmino de un proyecto que puede ser de forma unilateral, bilateral, o por fiel cumplimiento de la obligacin:
Recuerde
Cada vez que actualice la
informacin del contrato,
baje la ficha desde
www.mercadopublico.cl,
complete la informacin
mediante el Editor de
Gestin de Contrato y suba
esa ficha a
www.mercadopublico.cl
Si la Ficha de contrato tiene ms de 2 firmantes, entonces se puede hacer click en el link. Existen ms firmantes
y aparecer la siguiente pantalla. Esta informacin proviene de la seccin web, donde se ingresan el nombre, el
rut, el cargo de cada uno de los firmantes, que pueden estar relacionados con el proveedor o con el organismo
pblico.
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Reglas de negocio sobre la informacin precargada del Contrato
No se puede modificar off line la informacin ingresada en la ficha por el usuario en
www.mercadopublico.cl.
Los archivos adjuntos desde la aplicacin web, asociados a la creacin del contrato,
slo son visibles en esta pantalla y en la tabla de archivos como muestra a continua-
cin la siguiente imagen:
Observe
La columna Archivos representa la ruta fsica donde
quedan los documentos adjuntos y el icono de visualizar
permite ver el documento adjunto.
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Adjuntar archivos
La aplicacin Editor de Ficha de Contratos permite adjuntar archivos en su computador personal de la siguiente
manera:
Seleccione el tipo de documento, esto ltimo depende de la carpeta que tiene seleccionada
(por ejemplo: Resolucin).
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2. Seleccionar la carpeta, el archivo y presionar Abrir.
Presionando el vnculo en Archivos o bien el cono de la lupa para visualizar, podr ver el archivo.
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5.4 Informacin General
Para navegar sobre las secciones del contrato, haga clic sobre cada una de las secciones del rbol, las que se
exhibirn del lado derecho de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:
Observe
Los campos con * son de
carcter obligatorio.
O bien puede presionar los botones Siguiente y Atrs que se encuentran en la parte inferior de las secciones,
como se muestra en la siguiente imagen, para navegar por las distintas secciones:
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5.5 Visualizacin Informacin General
El contenido de esta seccin es generado desde la aplicacin web (en ambiente www.mercadopublico.cl) y
descargada a disco del computador del usuario de la ficha.
1. Para visualizar la informacin haga clic sobre el ttulo Informacin General del rbol de navegacin.
Recuerde
Cuando se descarga una ficha de contrato al computador del usuario, sta
queda sin poder utilizarse desde www.mercadopublico.cl, hasta que es
cargada (o subida) nuevamente a www.mercadopublico.cl. Esto para evitar
que dos personas trabajen sobre una misma ficha.
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Reglas de negocio sobre la Informacin General del Contrato
No s e puede modificar o ff line la informacin i ngresada e n la ficha por e l usuario en
www.mercadopublico.cl, excepto el campo Contacto y el contenido de la columna Cantidad
de la tabla Servicios o Productos adjudicados.
Este panel se compone de dos secciones, una que es modificable por parte del usuario y otra que es completa-
da por la aplicacin web al momento de realizar la descarga de la ficha.
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5.6.1 Agregar nuevos registros contables
1. Para agregar nuevos registros contables, presione el botn Agregar registro como se muestra en la siguiente
imagen:
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Complete la informacin solicitada considerando que:
Nmero de Cuenta es el Nmero de Cuenta Contable, alfanumrico, el cual al menos, debe contener
5 caracteres.
Centro de costo puede ser slo nmero o alfanumrico. La aplicacin permite distribuir en diferentes centros
de costo el monto de la imputacin. El monto total es la suma de los montos de los centros de costo.
3. Presione Aceptar.
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4. La ventana actual se cerrar y la tabla ser refrescada con la nueva informacin, como se muestra en la
siguiente imagen:
Recuerde que slo podrn ser modificados aquellos registros contables no publicados en
www.mercadopublico.cl.
1. Para modificar un registro contable presione Modificar (en el icono del lpiz), como se muestra en la
siguiente imagen:
51
2. Se abrir la siguiente ventana con la informacin del registro a modificar, como se muestra en la siguiente
imagen:
5. Presione Aceptar.
52
5.6.3 Eliminar Registros Contables
Recuerde que slo podrn ser eliminados aquellos registros contables con estado publicado.
1. Para eliminar un registro contable, haga clic en el cono de papelera que se muestra en la tabla, como se
muestra en la siguiente imagen:
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5.7 Vigencia
La vigencia de un contrato est representada por la duracin inicial del contrato, ms todas las renovaciones
asociadas que tuviera este contrato. Para que puedan ingresarse las renovaciones, en la seccin web, debi
marcarse tal opcin.
Al panel de vigencia se accede realizando click sobre el rbol de navegacin, seccin vigencia, como se muestra
en la imagen:
El panel de vigencia se presenta de la siguiente manera con informacin que el usuario no puede modificar
directamente en la aplicacin, salvo que exista una renovacin.
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5.7.1 Renovacin de un Contrato
1. Para agregar una renovacin el contrato debe estar vencido o bien con el umbral de tolerancia activo. Si lo
anterior se cumple, presione el botn Renovar:
Renovar
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2. Se mostrar la siguiente ventana:
Importante
La moneda del contrato ser
heredada y no podr ser
modificada.
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3. Ingrese la informacin que desee considerando las reglas de negocios definidas en este apartado.
Al ingresar la duracin de la renovacin y la unidad de tiempo, la fecha de trmino del contrato ser calculada
automticamente.
Una vez que se han completado los datos, presione grabar y se mostrar la siguiente informacin:
4. Presione aceptar, los cambios se vern reflejados en la grilla como se muestra en la siguiente imagen:
5. Ntese que el grupo de vigencia en la parte superior actualiza la fecha de finalizacin del contrato y la du-
racin en das como se muestra en la imagen:
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5.7.2 Modificar Vigencia
1. Presione modificar y se mostrar una ventana con un formulario, como se muestra en la siguiente imagen:
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2. Modifique la informacin que estime conveniente y presione grabar.
3. Se actualizarn los datos en la tabla y si modific datos en las fechas de la Vigencia, se vern reflejadas en
la parte superior de sta.
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5.7.3 Eliminar Vigencias
1. Para eliminar una vigencia, haga clic en el cono de cruz que aparece en la tabla, como se muestra en la
siguiente imagen:
2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar la vigencia. Si es as, presione S:
Observe
Las v igencias s e eliminan
desde l a ms reciente a
las ms antigua.
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5.8 Pagos
Los pagos estn representados en cantidad de cuotas pactadas con el proveedor para el pago del monto total
neto del contrato (una o varias cuotas).
Se accede al panel de pagos a travs del rbol de navegacin, seleccionando Pagos como se muestra en la
imagen:
Pagos
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2. Se mostrar la siguiente ventana:
62
63
Este formulario se divide en dos partes:
a) La que se encuentra en la parte superior que define informacin estimada del pago.
b) La que se encuentra en la parte inferior que define informacin de la ejecucin del pago:
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Ambas informaciones pueden ser llenadas de inmediato o con desfases de tiempo.
Pero al agregar un pago, slo se controla la informacin de la definicin de la cuota como datos obligatorios. En
el caso de las rdenes de compra deben estar aceptadas por el proveedor, si no es as, la orden de compra no
aparecer en la grilla que se despliega al presionar Buscar OC.
La modificacin y eliminacin de pagos funciona igual que las eliminaciones y modificaciones de los apartados
anteriores.
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5.8.3 Ejecutar Pago
La ejecucin de pago hace que se registre la informacin efectiva del pago, por lo tanto, se validarn los datos
obligatorios para que se pueda ingresar el pago.
1. Desde la grilla de pagos existe una funcionalidad que es la ejecucin del pago, como se muestra en la
siguiente imagen. Haga clic sobre l.
66
2. Se mostrar el siguiente formulario de ingreso.
67
3. Complete los datos que se requieren.
68
5.9 Garantas
Las garantas de un contrato son aquellos documentos que permiten respaldar la ejecucin de un contrato.
Al panel de garanta se accede haciendo click sobre el rbol de navegacin seccin Garantas. Se muestra la
siguiente imagen:
69
5.9.1 Agregar Garanta
1. Para agregar una garanta al contrato, se puede realizar en cualquier momento, presionando el botn Agregar
garanta.
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2. Se mostrar la siguiente ventana donde solicitar informacin de ingreso de la garanta.
71
4. Presione Grabar. Se mostrar el siguiente mensaje y presione Aceptar.
72
2. Se mostrar la pantalla siguiente para que el usuario pueda modificar la garanta
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5.9.3 Devolucin de Garantas
Para hacer el registro de la devolucin de garantas, se debe usar la opcin Retirar Garantas. Para esto, se
deben seguir los siguientes pasos:
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2. Complete la informacin correspondiente y presione Guardar.
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5.10 Sanciones
Las sanciones son multas, cobros de garantas y otros, que el organismo aplica sobre un contrato por no cum-
plimientos o faltas en los plazos de entrega.
Al panel de sanciones se accede haciendo clic sobre el rbol de navegacin seccin Sanciones, como se mues-
tra en la siguiente imagen:
Sanciones
La herramienta permite ingresar las sanciones a las que hace referencia el Reglamento.
76
5.10.1 Agregar Sancin
1. Para agregar una sancin al contrato se puede realizar en cualquier momento, presionando el botn agregar.
Agregar
77
78
2. Seleccione el tipo de sancin. En caso de que seleccione cobro de boleta de Garanta, se modificar el actual
formulario al que se muestra a continuacin:
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5.10.2 Modificar y Eliminar Sanciones
La modificacin y eliminacin de garantas se realiza de la misma manera que las eliminaciones y modificacio-
nes de los apartados anteriores.
80
5.11 Causal Trmino
La causal de trmino de un contrato est representada por el cambio de fecha de finalizacin de un contrato,
y por el tipo de trmino que se genera, siendo los mismos BILATERAL, UNILATERAL, o FIEL CUMPLIMIENTO DE
OBLIGACIN.
El panel de causal de trmino se accede realizando clic sobre el rbol de navegacin, seccin Causal Trmino ,
como se muestra en la imagen:
Causal Trmino
Se muestra una caja de verificacin que indica si tiene trmino anticipado, y de ser as, se activa el botn de
terminar contrato.
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Reglas de Negocio sobre Causal Trmino
Se puede terminar anticipadamente un contrato en cualquier
momento, dependiendo de las condiciones asumidas en el
contrato.
Podr generarse slo un trmino anticipado.
La fecha de trmino anticipado, no puede ser menor a la fecha
de inicio del contrato.
Importante
Slo podrn ser terminados anticipadamente
aquellos contratos que en la aplicacin web, fueron
creados con clusula de trmino anticipado activa.
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2. Se mostrar el siguiente formulario:
Unilateral, debe marcarse el cobro de la garanta en caso de que existiera, teniendo en cuenta que para los
contratos de montos mayores a 1000 UTM siempre debe existir una garanta de fiel cumplimiento asociado al
contrato.
En las garantas de Fiel Cumplimiento de Obligacin, se deben adjuntar los documentos respectivos al final del
contrato, no es requisito generar resolucin o decreto.
3. Completar la informacin segn las reglas de negocio definidas. Los campos con * son de carcter
obligatorio.
c) fiel cumplimiento de contrato es cuando se vence y estn cumplidas las obligaciones y derechos de las
partes.
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4. Presione Grabar, y se mostrar el siguiente mensaje:
5. Presione aceptar. Se cerrar la ventana actual y se actualizar la grilla, como se muestra en la siguiente
imagen:
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5.11.2 Modificar Trmino Contrato
1. Para editar un trmino anticipado presione Modificar, presionando el cono del lpiz como se muestra en la
siguiente imagen:
2. Se mostrar el formulario desde donde podr realizar las modificaciones que estime conveniente:
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3. Realice los cambios que estime convenientes y presione Grabar.
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5.11.3 Eliminar Causal Trmino
Recuerde que slo podr ser eliminado aquel trmino no publicado en www.mercadopublico.cl
1. Para eliminar un trmino anticipado, haga clic en el cono de papelera que aparece en la tabla, como se
muestra en la siguiente imagen:
2. Se mostrar un mensaje de alerta indicando si est seguro de eliminar el trmino anticipado, si es as pre-
sione S:
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6. Estados de la Ficha de Contrato
La aplicacin permite definir dos tipos de estado para la Ficha de contrato. Un estado operativo dependiente
del flujo de la aplicacin y otro tipo de estado correspondiente a la vida del contrato.
Si existe error u omisin en la Ficha de contrato y la misma est en estado Publicado/Vencido se debe accionar
la opcin Abrir/Editar y corregir.
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7. Situaciones especiales a tener en cuenta
Se recomienda a los compradores pblicos trabajar en los siguientes temas, de manera previa o de forma
paralela, a la implementacin de la Gestin electrnica de Contratos para Mercado Pblico:
Revisar los procesos internos, flujos y documentacin asociada a la Gestin de Contratos. Identificar los flujos
actuales y cuestionar la validez de los mismos. En caso de ser necesario definir nuevo u otros flujos.
Analizar los roles asociados a la Gestin Electrnica de Contratos, quienes gestionan los contratos
actualmente en mi organizacin, capacidades, habilidades, conocimiento del negocio que gestionan.
Revisar y adecuar (en caso de ser necesario) el Manual de Abastecimiento de la organizacin, considerando la
gestin y control de los contratos.
1. Vistas de la aplicacin segn el explorador. El usuario debe recordar que segn sea el explorador que est
usando y los mecanismos de seguridad de la organizacin, ser la forma en que se visualicen algunas acciones.
Por ejemplo la accin Guardar o Guardar como de la descarga de la ficha de contrato en el computador queda
definida de diferente manera. En el manual las imgenes siempre hacen referencia a IE9.
2. El origen de una ficha de contrato puede ser desde una licitacin u orden de compra proveniente de trato
directo o convenio marco.
3. La ficha de contrato se elabora una vez que la licitacin se ha adjudicado y se ha firmado el respectivo
contrato.
4. El usuario debe tener asignado el rol de Administrador y/o Supervisor de Contratos para poder utilizar la
aplicacin. La asignacin est a cargo del administrador Chilecompra de su organismo.
5. En caso de que haya ms de una oferta adjudicada en una licitacin, se generarn tantas posibilidades de
fichas de contratos como ofertas se hayan aceptado, asociadas a esta licitacin.
6. La aplicacin permite generar ms de una ficha de contrato por oferta adjudicada, dependiendo de si se
agrupan todos los tems o se desagregan estos. La aplicacin siempre deber reflejar lo sealado en el contrato
suscrito.
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7. La aplicacin permite modificar el nmero de pagos ingresados en el formulario web. Si Ud ingres menos
cantidad de pagos de los efectivos, puede corregir la cantidad realizando los siguientes pasos:
El usuario con rol Supervisor realiza la accin Abrir/Editar, as el usuario con Rol Administrador puede
Editar.
El usuario con Rol Administrador selecciona la accin Editar, y as puede modificar el contenido del
campo Cantidad de pagos.
VIGENTE PUBLICADO
90
3
3
La ficha de contrato cambia a estado Guardado. Con la accin editar se modifica el dato Nro de Pagos (con edi-
tar se modifica cualquier dato que sea de ingreso del usuario).
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El valor se corrige a Nro de Pagos 5
5
5
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El estado de la ficha se modific de Guardado a Descargado.
VIGENTE DESCARGADO
DESCARGADO
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El usuario abre la aplicacin Editor de Gestin de Contrato, puede observar que la cantidad total de pagos se
modific. Por ejemplo ingresa los datos del pago nro 4, ingresa la nueva informacin referente al pago 4.
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Debe aparecer el comprobante de operacin exitosa, sino repita la operacin.
Desde el buscador de fichas de contrato el usuario puede verificar que se modific el estado de la ficha de
Descargado a Por Publicar.
A continuacin el usuario con rol Supervisor ingresa a Contratos opcin Publicar Ficha de Contrato.
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La aplicacin web genera un comprobante de operacin exitosa.
VIGENTE PUBLICADO
Publicado
Descargue la ficha de contrato al computador personal, si la ficha contiene datos de gestin ingresados y
publicados con anterioridad, primero despliegue la ficha mediante la accin del cono para verificar la infor-
macin corriente. Ejemplo; si se cargaron datos de pagos y se publicaron, revise la ficha:
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despus descargue la ficha su computador:
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La aplicacin despliega un comprobante para que el usuario valide que la ficha baj efectivamente.
Despus que el usuario descarg la ficha en el computador, est en condiciones de ingresar el o los nuevos
datos de gestin, ya sea el pago, sancin u otro.
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Despus de actualizar la informacin el usuario est en condiciones de subir la ficha a Mercado Pblico.
Primero debe buscarla, encontrar que la ficha est en estado Descargado.
VIGENTE DESCARGADO
DESCARGADO
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Desde la accin Subir - flecha verde del panel de acciones
Finalmente si revisa el estado de la ficha desde la web como desde la aplicacin Off Line podr apreciar que:
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b) En la aplicacin off line se muestran los pagos y el mensaje de aviso cuando se han ingresado todos los pagos
y se intenta ingresar uno ms.
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9. Visualizacin de archivos adjuntos de una ficha en estado Publicado en ambiente Off Line. Para poder
visualizar el contenido de un archivo adjunto a la ficha de contrato que ha sido publicada, hay que seleccionar
la lupa, se despliega la siguiente pantalla:
ingrese el usuario y la clave de Mercado Pblico, se desplegar el archivo que desea visualizar.
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10. Qu sucede cuando se descarg una ficha y se seleccion no, presion los botones Cancelar o Abrir;
o no recuerdo haberla guardado. En tal caso deber descargar nuevamente la ficha. La ficha permane-
ce en estado Guardada, lo que implica que la aplicacin desconoce que la ficha est en su computador y al
querer subir la ficha, la aplicacin no lo dejar. Para solucionar esto, deber descargar nuevamente la ficha en
C:/MercadoPublico/Software de Fichas de Contrato 3.0/Repositorio de Fichas.
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ABRIL 2013
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