ORGANIZACIN DE LA EMPRESA

1) INTRODUCCIN :

Una vez que la empresa ha sido creada debe dotarse de una estructura
organizativa, es decir, debe establecerse una organizacin, dividiendo y
distribuyendo el trabajo entre personas o departamentos que colaboren entre s
para conseguir los fines propuestos. Para que la organizacin sea eficaz deben
estar muy claros los fines que se pretenden alcanzar, as como las funciones y
actividades que se deben desarrollar para alcanzar dichos fines.

Una buena organizacin debe ser flexible, y esto se consigue a travs de la

coordinacin y la comunicacin entre todos los elementos de la empresa.

2) CONCEPTO DE ORGANIZACIN:

Antes de definir lo que entendemos por organizacin vamos a describir los pasos
que conlleva el proceso organizativo:

2.1Definicin y clarificacin de la actividad que se va a desarrollar.

Es necesario identificar la actividad y, que el esfuerzo colectivo se encuentre

dirigido a la consecucin del objeto comn.

2.2Disear la estructura de la organizacin.

Aqu se clarificar quin realizar cada tarea y quin es el responsable de

conseguir los resultados.

2.3Divisin del trabajo.

Un grupo de personas que desarrollen una actividad comn deben aunar(unir)

esfuerzos .Se debe realizar una divisin del trabajo del esfuerzo total, de tal forma
que cada componente del grupo desarrolle una actividad precisa y necesaria, y en
la que mejor contribuya a lograr los objetivos.

2.4Sealar quines son los directivos responsables de los diferentes grupos.

Se debe asegurar el respeto y aceptacin de los que integran el grupo de los

responsables directivos.
2.5Establecer y clarificar unas relaciones lgicas.

Para que los individuos puedan trabajar conjuntamente en un grupo organizado

hay que definir las relaciones que unen no slo a los individuos sino tambin a los
grupos que forman parte de la organizacin.

Organizacin: consiste en definir la tarea que se va a desarrollar, dividir y

distribuir el trabajo entre las personas que lo van a realizar, determinar las
relaciones que deben existir entre ellas y fijar sus responsabilidades con la
intencin de obtener los objetivos previstos de la forma ms eficaz.

3)NIVELES DE ORGANIZACIN:

La organizacin vara en sus tcnicas, segn el nivel de aproximacin a los

problemas de la empresa podemos distinguir 3niveles:

3.1El nivel de la microorganizacin:es el de las pequeas unidades elementales

de toda empresa,cuya base se encuentra en el puesto de trabajo.

3.2El nivel de la organizacin de las estructuras:este nivel se haya en la

estructura organizativa general. Es mucho ms abstracto y complicado porque los
problemas psicosociales ocupan en l un amplio lugar.La estructura establece
nuevos vnculos entre los puestos de trabajo,los reagrupa en talleres,en servicios,
en departamentos y, como lmite,culmina en el conjunto de la empresa.

Son fundamentales 2campos de accin:

-La determinacin de los factores a nivel global de grupo o individual.

-La determinacin de las conexiones.Se trata de clarificar la compleja y difusa red

de las comunicaciones humanas.

3.3El nivel metodolgico:corresponde a la integracin externa,es decir,al

conjunto de la empresa-entorno exterior.

4)PRINCIPIOS DE ORGANIZACIN:

La estructura de cualquier organizacin bien realizada debe cumplir una serie de

principios organizativos que sirvan de gua y son de aplicacin universal.

Los ms importantes:
4.1Unidad de objetivo:todos los componentes de la organizacin deben contribuir
en la medida que les corresponda para la consecucin del objetivo de la empresa.

4.2Alcance del control:es necesario determinar y clarificar el nmero de

personas ms conveniente que un jefe puede dirigir con efectividad.

4.3Principio de delegacin:se debe delegar(permitir,dar)la autoridad hasta los

niveles ms bajos que sea posible.

4.4Unidad de mando:las instrucciones que den dos o ms jefes no deben entrar

en conflicto,sino que deben manifestarse como si de un solo jefe se tratase.

4.5Principio jerrquico:debe hacer 1lnea clara de autoridad en todas las zonas

de la empresa,formando una cadena jerrquica.En esta cadena,alguien debe
figurar como autoridad suprema.

4.6Principio de responsabilidad:la responsabilidad del inferior frente a su

superior,por la autoridad que ste le ha delegado,es absoluta, y deber guardar
relacin con el volumen del poder alcanzado. Mayor poder,mayor responsabilidad.

5)ORGANIGRAMA:

Las organizaciones se representan a travs de grficos denominados

organigramas.

Resumiendo,un organigrama clsico presenta los siguientes puntos:

1)Esquematiza la estructura de la empresa,representando los organismos que la

componen e indicando las relaciones jerrquicas que existen entre ellos.

2)Resalta el grado de dependencia as como su importancia jerrquica.

3)Indica la denominacin especfica de los organismos y,eventualmente(en

algunas ocasiones),el nombre des sus responsables.

5.1 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR UN ORGANIGRAMA:

a)Exactitud:debe reflejar verazmente la estructura de la organizacin que

representa;pues,en otro caso,se convierte en un documento intil.

b)Realidad:debe representar la estructura jerrquica existente en la empresa,en el

momento de prepararlo y no la del instante de la creacin de la empresa.
c)Comprensibilidad:la representacin grfica debe ser fcilmente inteligible(q se
puede leer fcilmente)por las personas a las que con ella se trate de informar.

6)AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD:

Hay una cuestin muy importante que no se puede representar en los

organigramas: el grado de autoridad que tiene un departamento sobre otro.

6.1Autoridad: es el derecho o capacidad de mandar, de hacerse obedecer y de

tomar decisiones que afectan a otros.

6.2Responsabilidad: es la obligacin de la persona de llevar a cabo las tareas

que le han sido asignadas.

6.3Cadena de mando: es el conjunto de relaciones de autoridad que se

establecen entre los departamentos.

6.4Delegacin de autoridad: consiste en asignar una tarea a un subordinado,

conferirle autoridad y libertad para desempearla y controlarle para comprobar si
lo ha realizado correctamente.

7)FORMAS DE ORGANIZACIN:

Las formas de organizacin ms usuales son:

Organizacin jerrquica: es una forma de organizacin basada en la

autoridad de tal maneraa que cada miembro de la organizacin sabe
quines estn por debajo de l y quines por encima.

Ventajas

-La organizacin es fcil de entender.Cada trabajador es responsable ante un solo

jefe.La comunicacin de informacin es directa, en sentido ascendente y en
sentido descendente.

-Cada persona sabe cul es su tarea y la persona de la que depende.

Inconvenientes

-Falta de flexibilidad y posible descoordinacin entre departamentos que

dependen de distintos jefes.
-Cada supervisor tiene responsabilidad sobre tareas variadas y no puede llegar a
ser un experto en todas.

-Se pueden producir fallos al no disponer de personas especializadas en tareas

especficas.

-Cuando la empresa crece y la cadena de rdenes tambin se incrementa la

burocracia (papeles de oficina y dems).

Modelo de organizacin jerrquica

Organizacin funcional: este tipo de organizacin se basa en la

especializacin, de tal forma que una persona desarrolla una sola funcin
en la cual es especialista y puede recibir rdenes de otros especialistas a
los cuales est subordinada.Estos jefes slo darn rdenes relacionadas
con su especialidad.

Ventajas

-Cada persona, al ser especialista, domina el trabajo que le estn encomendando

y tambin la flexibilidad para la coordinacin.

-Cada supervisor trabaja exclusivamente en su especialidad.No hay, en principio,

problemas de crecimiento de la empresa.

-Las actividades de la empresa estn divididas en funciones y asignadas a los

especialistas.

-El consejo y asesoramiento del experto est a disposicin de cada trabajador.

Inconvenientes

-Cada trabajador tiene ms de un jefe, lo que se traduce en menor disciplina y en

una posible confusin en la ejecucin de tareas.

-El excesivo nfasis(prestar atencin) en la especializacin puede llevar al olvido

de problemas generales referentes a la marcha global de la empresa.

Modelo de organizacin funcional

Organizacin mixta: este modelo intenta aprovechar las ventajas de los

dos modelos anteriores y eliminar sus inconvenientes.Mantiene una
estructura central jerrquica, pero aplicando una mayor especializacin. Se
crean unos niveles consultivos staff.A estos niveles consultivos o staff se
utilizan para asesorar a los distintos niveles jerrquicos.Los componentes
de los niveles consultivos no tienen autoridad jerrquica.
Ventajas

-Permite el uso de especialistas que asesoran diversos departamentos.

-Se mantienen la unidad de mando, puesto que casi nunca una persona depende
de ms de una.

8)FUNCIONES QUE SE DESARROLLAN EN LA EMPRESA:

Departamentos:son centros de trabajo que se encargan de una actividad

concreta dentro de la empresa.

Las funciones que se desarrollan dentro de una empresa depender de la

dimensin de la misma y de su actividad.No obstante,pueden quedar englobadas
en los siguientes:

-Funcin tcnica:actividades relacionadas con la fabricacin de los productos y

su transformacin.

-Funcin administrativa:son las actividades relacionadas con la actividad de la

empresa como pueden ser:la contabilidad,la correspondencia,el archivo,etc.

-Funcin comercial:comprenden las actividades relacionadas con los estudios de

mercado, las compras y las ventas,tanto de materias primas como de productos
terminados.

-Funcin financiera:comprende todas las actividades encaminadas a la

bsqueda de capital, as como de estudio de inversiones y su rentabilidad.

-Funcin social:aspectos relacionados con el personal de la empresa tales como

contratos, nminas,seguros sociales,etc.

9)ACTIVIDADES DE LOS DEPARTAMENTOS DE UNA EMPRESA:

a)Departamento comercial:encargado de realizar compras,ventass y el control

de almacn.

Las principales secciones son:compras,ventas y control de almacn.

b)Departamento financiero:se desarrollan actividades relativas al control de flujo

de dinero que se produce en la empresa.

Las principales secciones son:presupuestos,tesorera,inversiones,crditos.

c)Departamento administrativo:aqu se llevan a cabo los asuntos o tareas
administrativas de la empresa.

Las principales secciones son:contabilidad,correspondencia,archivos y secretara.

d)Departamento de personal:es el que gestiona los asuntos sociales y laborales

de la empresa.

Las principales secciones son:seleccin,formacin,contratos,relaciones

laborales,nminas y seguros sociales.

e)Departamento tcnico:es el encargado del control de la produccin.

Las principales secciones son: fabricacin, estudios y proyectos.

-Director General

-Director Administrativo

-Director Funcionario

-Jefe de Cobros

-Jefe de Ventas

-Empleados

Empleados

Director comercial

Jefe de ventas

Jefe de compras

Empleados

Jefe de Contabilidad

Empleados

Director General

Director de compras

Director ventas

Director Contabilidad
Director Almacn

Director Financiero

Empleados Administrativos

Director General

Gabinete de estudios econmicos

Adjunto Direccin

Asesor Fiscal

Comercializacin

Produccin

Empleados

Administracin de Finanzas

Empleados