Cmo hacer la Revisin por la Direccin?

5consultores.com /como-hacer-la-revision-por-la-direccion/

Ivan Morales 6/11/2013

Una de las primeras causas de estrs para el nuevo Responsable de Calidad es la tan temida Revisin por la
Direccin.

La Norma ISO 9001; 2008 es clara en su punto 5.6.1 sobre Generalidades:

La alta direccin debe revisar el sistema de gestin de la calidad de la organizacin, a intervalos planificados, para
asegurarse de su conveniencia, adecuacin y eficacia continuas. La revisin debe incluir la evaluacin de las
oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestin de la calidad, incluyendo la
poltica de la calidad y los objetivos de la calidad.

Deben mantenerse registros de las revisiones por la direccin (vase 4.2.4).

Traducindolo al buen cristiano la Revisin por la Direccin es la reunin que realiza el Representante de la
Direccin de forma programada, al menos una vez al ao, donde se presentar el estado del Sistema de Gestin
y sus oportunidades de mejora a la Alta Direccin es decir, los gerentes, de lo cual se tendr que dejar registro,
(de lo contrario se obtendr una No Conformidad.)

1/3
Veamos, la Revisin se compone de Informacin de Entrada e Informacin de Salida.

La norma es clara una vez ms, en los puntos mnimos que debers tratar en tu presentacin, respecto a la
informacin de entrada:

ISO 9001:2008 5.6.2 Informacin de entrada para la revisin

La informacin de entrada para la revisin por la direccin debe incluir:

a) Los resultados de auditoras,

b) La retroalimentacin del cliente,

c) El desempeo de los procesos y la conformidad del producto,

d) El estado de las acciones correctivas y preventivas,

e) Las acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas,

f) Los cambios que podran afectar al sistema de gestin de la calidad, y

g) Las recomendaciones para la mejora

Recomendamos hacer una presentacin en PowerPoint, Prezi o similar, sencilla y directa, evita que las reuniones
sean muy largas, recuerda que la presentaras a gerentes que tienen otras preocupaciones que atender y, pronto te
destacaras si eres conciso en los puntos que tratas.

Recuerda que son los puntos mnimos, pero no los nicos que debes trabajar, es un error comn que al estar
certificada la empresa en ms de una Norma, se realice una poltica y una Revisin por la Direccin aparte, lo
mejor ser integrarlas.

Ahora veamos paso a paso que puntos deberas tratar en la revisin:

En lo personal empiezo por la agenda, es decir, les present el detalle de los puntos que trataremos.

A continuacin empiezo de la siguiente manera:

1. 1. Resultados de las auditorias: Es el primer punto a tratar, se explican los resultados de la Auditoria
Externa e interna realizada entre esta y la anterior revisin. Se explica las No Conformidades mayores y
menores que podran haberse detectado, el seguimiento de estas y los plazos para cerrarlas (tendrs que
tener la evidencia a la mano, en caso que alguno de los gerentes quiera el detalle del cierre de dicha No
Conformidad.)

1. 2. Retroalimentacin del cliente: Explicas brevemente los resultados del anlisis de satisfaccin al
cliente, es decir, El nivel de satisfaccin, segn la ltima encuesta de octubre, es del 75 %, pero la meta es
del 83%, la satisfaccin se redujo desde que se elimin el 50% de la planilla del personal de atencin al
cliente, tal como lo muestra la siguiente grfica, donde los clientes se quejan de.Se recomienda corregir
este problema por medio de... Adems conviene agregar un anlisis de las quejas de los clientes, ya que
arrojan unetc

1. 3. El desempeo de los procesos: Se describe el comportamiento de los distintos procesos de la

empresa segn sus indicadores, por ejemplo: En el primer trimestre del ao el revenue se mantuvo 5%
sobre la meta pero en el segundo se ve un ligero decremento.El departamento de ventas por su parte
cuenta con 5 nuevos miembros que han aportado 9 clientes nuevos que hacen llegar a la meta semestral de
6 cuentas nuevas etc.
2/3
 1. 4. El estado de las acciones correctivas y preventivas: Se detallan las acciones correctivas y
preventivas tratadas durante ese periodo explicando cmo se han cerrado.

1. 5. Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas: Como su nombre lo indica,

explicas como van las acciones de revisiones anteriores, si es la primera, solo mencinala y explicas
brevemente, ya que en caso que hay auditores ms enfocados a buscar No Conformidades que
Conformidades, y buscaran hasta una tilde mal puesta para levantarte una No conformidad, por ello, mejor
menciona el punto, aunque sea la primera.

1. 6. Los cambios que podran afectar al sistema de gestin de la calidad : Describes todos los
cambios que pueden afectar a tu sistema de calidad, por ejemplo: 4 nuevas polticas de Ventas; Cambios
en la legislacin del pas hace que. etc.

1. 7. Las recomendaciones para la mejora : Presentas una serie de sugerencias para fortalecer los
puntos dbiles de tu sistema.

Recuerda, estos son los puntos mnimos, no los nicos que debes de tratar. Tambin debes agregar Revisin de la
poltica y objetivos de calidad Recursos etc.

ISO 9001:2008 5.6.3 Resultados de la Revisin

Los resultados de la revisin por la direccin deben incluir todas las decisiones y acciones relacionadas con:

a) La mejora de la eficacia del sistema de gestin de la calidad y sus procesos

b) La mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente, y

c) Las necesidades de recursos.

Es por ello que la salida mnima debe ser manejada as:

1. 1. La mejora de la eficacia del sistema de gestin de la calidad y sus procesos La conclusin de las
mejoras que se realizarn para mejorar el sistema y sus procesos, por ejemplo: Se establece una revisin
de procedimientos al menos una vez al ao; Se formarn al menos 2 auditores internos de la Norma por
departamento, quienes darn apoyo a los dueos del proceso para la mejora de procesos.

1. 2. La mejora del producto en relacin con los requisitos del cliente: La explicacin clara, como har
la empresa para cumplir de mejor manera con los requisitos que quiere el cliente, (claro est, debe hacerse
tomando en cuenta el presupuesto)

1. 3. Las necesidades de recursos: Explicas a detalles los recursos necesarios para poder trabajar

Debes notar, que si tu sistema de Gestin es Integrado, lo mejor ser hacer una revisin integrada y podrs
realizarlo de forma sencilla, ya que los puntos de la revisin de las distintas normas son muy parecidos, pero lo
trataremos en otro tema.

Saludos

3/3