PROCEDIMIENTO PARA EL MANEJO DE CAJA

CHICA EN NYRSTAR PERU

Documento No: 001

Revisin: 1

Fecha de revisin: 06 de mayo del 2013

Prxima revisin:
Poltica de Caja Chica
NORMA DEL GRUPO NYRSTAR / PERU

NDICE:

1. Objetivo y alcance .................................................................................................................................3

2. Definiciones............................................................................................................................................3
3. Caja Chica..............................................................................................................................................4
4. Gastos permitidos .................................................................................................................................4
5. Gastos no permitidos ............................................................................................................................4
6. Sustento de Gastos................................................................................................................................5
7. Responsabilidades..................................................................................................................................5
8. Excepciones............................................................................................................................................6

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1. Objetivo y alcance
Este procedimiento brinda orientacin sobre el Manejo de Caja Chica en cada una de las operaciones de
Nyrstar Coricancha S.A. (CMS) y Nyrstar Ancash S.A. (HCO), ambas empresas pertenecientes al Grupo
Nyrstar.

2. Definiciones
Caja Chica: Fondo de efectivo creado para efectuar pagos menudos relacionados con el giro
de negocio de las Compaas del Grupo Nyrstar que por su naturaleza no pueden ser
cancelados mediante cheque o transferencia electrnica.
Encargado de Caja Chica: Persona responsable del manejo operativo de los fondos de Caja
Chica designada por el rea de Tesorera.
Titular de Caja Chica: Persona responsable de la adecuada utilizacin del dinero del fondo de
Caja Chica, de aprobar la liquidacin y el reembolso de ste.
Solicitante: Trabajador de Nyrstar que solicita efectivo a Caja Chica.
Formato de Desembolso de Caja: Formato utilizado para registrar todas las entregas de
efectivo que forman parte del fondo de Caja Chica. El jefe inmediato superior del Solicitante es
responsable de aprobar este Formato una vez firmado por el Solicitante.
Formato de Rendicin de Cuentas: Formato utilizado por cada Solicitante para la rendicin
de cuentas sobre el uso del efectivo recibido de Caja Chica. Cada Solicitante es responsable
de completar y firmar este Formato. El jefe inmediato superior del Solicitante es responsable
de aprobar este Formato una vez firmado por el Solicitante.
Formato de Reembolso o Reposicin de Caja Chica: Formato utilizado para solicitar la
reposicin del importe gastado a la fecha de presentacin. Este Formato debe ser aprobado
por el Titular de la Caja Chica.
Declaracin Jurada de gastos: Documento elaborado por cada solicitante para sustentar los
gastos que no cuentan con un sustento documentario estipulado en el Reglamento de Sunat.
Arqueo de Caja Chica: Procedimiento de control realizado por Contabilidad y/o Auditora
Interna, que consiste en el cuadre del importe de dinero en efectivo del fondo de caja chica y
los sustentos de gastos asociados

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3. Caja Chica
El importe del fondo de Caja Chica es determinado por el rea de Tesorera/Finanzas
Toda entrega de dinero debe contar con un vale de Desembolso de Caja pre-numerado,
firmados por la persona solicitante y por la persona que aprueba el desembolso.
Importe mximo por documento es de S/.300.
La apertura y cierre pueden ser solicitada por el Gerente de Operaciones de Mina o Tesorera
y aprobadas por el Gerente de Finanzas.

4. Gastos permitidos
Gastos de refrigerio
Gastos de Botiqun
Gastos del rea Legal
Gastos diversos: gestin de visas, registros pblicos y trmites documentarios, entre otros
Diarios y revistas
Gastos de peaje
Gastos de movilidad (pasajes de transporte terrestre, gasolina, etc.)
Gastos de representacin
Viticos hasta S/ 300
Todo gasto necesario para la operacin hasta por un importe de S/300

5. Gastos No Permitidos
Pago de sueldos
Prstamos al personal
Adelantos a empleados
Gastos por compras de activos, materiales y suministros
Realizar cambios de moneda o cobro de cheques personales
Gastos personales no relacionados a las operaciones del Grupo Nyrstar

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6. Sustento de Gastos
La documentacin relacionada con el gasto realizado debe ser presentada en un plazo mximo
de 7 das contados a partir de la fecha de la entrega del dinero.
Slo se aceptarn comprobantes de pago que cumplan con el reglamento de SUNAT.
(Factura, Boleta, Recibo por Honorarios).
El solicitante deber siempre exigir Factura por consumos o gastos mayores a S/. 5.00
(Cinco y 00/100 nuevos soles). Solo en caso en que el establecimiento emisor no este
habilitado para emitir Factura, se podr aceptar la emisin de Boleta de Venta o Recibo
por Honorarios. Consultar con el establecimiento antes de solicitar su comprobante.
En el caso de gastos de refrigerio o consumo de alimentos, se deber detallar el
consumo realizado y las personas participantes. No sern reembolsados ni aceptados
comprobantes con la descripcin POR CONSUMO
En caso de gastos de representacin, slo se permitirn si son realizados por los Gerentes
autorizados del Grupo Nyrstar en atencin a un cliente o proveedor. Se deber detallar las
personas participantes y el consumo realizado.

7. Responsabilidades
a) Solicitante:
Rendir cuenta del uso del efectivo recibido en un plazo no mayor a los 7 das a partir de la
fecha de recepcin del dinero, caso contrario, se proceder con el descuento del importe
no rendido, va planilla.
Utilizar los Formatos autorizados por Finanzas para cada rendicin.

b) Encargado de Caja Chica

La custodia del efectivo del fondo
Manejo operativo de Caja Chica
Recepcin y entrega de los sustentos
Recepcin y entrega del dinero
Realizar la liquidacin del fondo de Caja Chica
Realizar arqueos de caja.

c) Titular de Caja Chica

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Velar por el uso racional de la Caja Chica

Aprobar las Solicitudes de Reposicin
Asegurar el cumplimiento de las polticas del Grupo Nyrstar.
Aprobar los arqueos de Caja Chica realizados por el Encargado de Caja Chica.

d) Contabilidad
Registrar en SAP el reembolso de caja chica en un plazo mximo de 2 dias contados a
partir de la fecha de recepcin del Formato de Reembolso/Reposicin.
Reportar incumplimientos a esta Poltica a Recursos Humanos para fines del descuento
respectivo.

8. Excepciones
Cualquier excepcin a esta Poltica deber contar con la aprobacin del Controller y Gerente Finanzas.
El cumplimiento de esta Poltica est sujeto al Cdigo de Conducta de Nyrstar por lo que cualquier
incumplimiento ser reportado a Contabilidad y a Recursos Humanos quienes tomarn las acciones
correspondientes.

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