Excel Desde Cero PDF

Excel Cero
desde
Excel
Excel es el programa de planillas de clculo ms utilizado
a nivel mundial, tanto en el hogar como en la oficina.
Este libro le ensear a usarlo sintindose cmodo,
a aprovechar todas sus ventajas, y a aplicar lo aprendido
en tareas reales que le permitirn conocerlo de manera til y sencilla!
Cero
Dentro del libro encontrar
desde
La interfaz de usuario | Cinta de opciones | Botn de Office | Barra de estado |
Sobre la coleccin Operaciones bsicas | Formato de celdas | Administracin de ventanas | Copiar,
cortar y pegar | Filas y columnas | Buscar y reemplazar | El formato de los datos |
Aprendizaje prctico, divertido,
Estilos de celdas | Formatos condicionales | Biblioteca de funciones | Auditora de
Excel
rpido y sencillo
frmulas | Opciones de clculo | Ordenar | Filtros avanzados | Grficos | Ficha formato |
Lenguaje simple y llano para
una comprensin garantizada Herramientas de datos | Esquemas | Revisin | Tablas dinmicas | Macros | Impresin
Consejos de los expertos para

evitar problemas comunes
Excel from scratch Domine la planilla
Guas visuales y procedimientos Excel is the most used and renowned spreadsheet in the whole world. This book
paso a paso will teach you how to use it, take advantage of all its secrets, and apply them to de clculo ms famosa
your everyday work with amazing results.
Otros ttulos de esta
misma coleccin
Photoshop / Office / Hardware
Soluciones PC / Windows 7 Nuestro sitio rene a la mayor comunidad de tecnologa en Amrica Latina. Aqu
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constantemente actualizados.
Si desea ms informacin sobre el libro:

El contenido Servicio de atencin al lector usershop@redusers.com
de esta obra
form parte Ingreso y manejo de datos
del libro
Excel 2007. Funciones bsicas y avanzadas
Grficos espectaculares!
Bases de datos, impresin,

macros y mucho ms!
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El hardware de la PC es un tab
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los principios del funcionamiento
de cada componente, ensamblar-
los sin temor a equivocarse
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>> HARDWARE / HOME

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EXCEL PRELIMINARES:Layout 1 17/02/2010 04:22 p.m. Pgina 1
EExcel
xcel desde
desde
Cero
Cero
Dominelaplanilla
declculomsfa
faamosa
sa
TTULO: EXCEL
AUTOR: Lucas Padin
COLECCIN: desde Cero
FORMATO: 15 X 19 cm
PGINAS: 192
Copyright MMX. Es una publicacin de Gradi S.A. Hecho el depsi-

to que marca la ley 11723. Todos los derechos reservados. No se per-
mite la reproduccin parcial o total, el almacenamiento, el alquiler, la
transmisin o la transformacin de este libro, en cualquier forma o por
cualquier medio, sea electrnico o mecnico, mediante fotocopias,
digitalizacin u otros mtodos, sin el permiso previo y escrito del edi-
tor. Su infraccin est penada por las leyes 11723 y 25446. La edito-
rial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia deri-
vada de la fabricacin, funcionamiento y/o utilizacin de los servicios
y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencio-
nadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueos.
Impreso en Argentina. Libro de edicin argentina. Primera impresin
realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas
Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en febrero de MMX.
ISBN 978-987-663-026-9
Padin, Lucas
Excel. - 1a ed. - Banfield - Lomas de Zamora : Gradi, 2010.
v. 4, 192 p. ; 19x15 cm. - (Desde Cero)
ISBN 978-987-663-026-9
1. Informtica. I. Ttulo
CDD 005.3
redusers.com
Prlogo
Prlogo al contenido
El avance tecnolgico no da tregua: La mejora constan- Sin embargo, el conocimiento avanzado de las herra-
te como forma de vida es el objetivo. Las planillas de mientas de oficina an se encuentra retrasado.
clculo, de una manera u otra, estn presentes y forman Microsoft Excel 2007 nos presenta una amplia cantidad
parte de este avance. de herramientas disponibles pero, con slo conocer
El conocimiento de estas herramientas es cada vez ms algunas en profundidad, podremos resolver casi cual-
importante y necesario en la vida profesional. Las diver- quier problema.
sas posibilidades que nos ofrecen las convierten en una La clave ser siempre la manera en la que aplicamos
herramienta que se puede aplicar en muchos mbitos cada una de estas herramientas, el ingenio que utilice-
diferentes. Gran cantidad de problemas podran ser mos para solucionar el problema. En la mayora de los
resueltos con la utilizacin de planillas avanzadas para casos, hay ms de una opcin para resolver un mismo
lograr un alto nivel de eficacia. problema.
Con el avance de la informacin y con la difusin global Por todo lo dicho, el objetivo de esta obra ser contri-
de Internet, la incorporacin de conocimientos sobre buir a la incorporacin de conocimientos sobre la mate-
distintas materias resulta ms sencilla. La proliferacin ria, sirviendo como base para la creacin de proyectos y
de artculos especializados y de libros sobre el manejo fomentando la utilizacin de estas herramientas.
de herramientas de oficina ha logrado captar una mayor Desde este momento los dejo para que se adentren en
atencin y, por lo tanto, hay un conocimiento bsico por la obra y quedo a su disposicin para contactarse ante
parte del pblico en general. cualquier duda o comentario.
Lucas Padn
lucas.padin@gmail.com
redusers.com 3
PRELIMINARES
El libro de un vistazo
Excel 2007 nos presenta una gran cantidad de oportunidades para resolver problemas. En esta obra repasa-
remos sus principales funciones, comenzando desde cero, para que todos tengan la oportunidad de conocer-
lo a fondo.
captulo 1 captulo 3
pRIMERoS paSoS coN ExcEl 2007 coN EStIlo Y FoRMato
En este primer capitulo analizaremos los principales La esttica es fundamental y, en este cuarto captu-
aspectos de Microsoft Excel 2007. Descubriremos lo, desarrollamos aspectos referidos a los formatos
su interfaz renovada, el Botn de Office y la utilidad numricos y a su personalizacin, formatos auto-
de la cinta de opciones, orientada a las actividades. mticos para cuadros e informes y los formatos con-
Tambin explicaremos el manejo de los comandos dicionales.
ms sencillos e importantes a la vez.
captulo 2 captulo 4
plaNIllaS MaS coMplEJaS laS FuNcIoNES bSIcaS
En este captulo se repasan todas las opciones para Hacemos un recorrido por los distintos grupos de fun-
copiar y pegar; cmo realizar operaciones al pegar y ciones y por la biblioteca que las agrupa. En este cap-
transponer datos; la forma de insertar, eliminar, mos- tulo encontramos las funciones bsicas para realizar
trar y ocultar filas, columnas y celdas; los comandos sumas, conteos y promedios con una o varias condicio-
relacionados con las bsquedas y con los reemplazos. nes. Tambin veremos la administracin de los rangos.
4 redusers.com
E l l i b ro d e u n v i s t a z o
captulo 5 captulo 8
FuNcIoNES avaNZaDaS aDMINIStRacIoN DE DatoS
Este captulo muestra el potencial de las funciones con- Las herramientas para el tratamiento de datos, la
dicionales, las de bsqueda y referencia, tiles para transformacin de texto, eliminar duplicados, incluir
encontrar datos dentro de matrices. Tambin, las funcio- validaciones y trabajar con comentarios, organizar
nes ES y algunas funciones financieras para poder cal- los datos con esquemas y aplicar subtotales son
cular prstamos y cuotas, y la evaluacin de errores de algunos de los temas de este captulo.
frmulas y su inspeccin.
captulo 6
oRDENaR Y FIltRaR
En este captulo veremos el ordenamiento de datos en
general, la utilizacin de colores y de conjunto de ico-
nos, y el mundo de los filtros (desde los ms sencillos
hasta aquellos en los que podemos incluir frmulas).
captulo 9
tablaS DINMIcaS, MacRoS
E IMpRESIN
Para terminar, explicaremos las nociones ms
importantes sobre el manejo de tablas, de tablas
dinmicas, macros, la ficha de opciones
Programador y el Editor de VBA. Adems, daremos
un vistazo a las distintas herramientas relacionadas
con las impresiones.
captulo 7
NocIoNES SobRE GRFIcoS SERvIcIoS
Las opciones para generar grficos que posee al lEctoR
Excel 2007 son muy amplias. Los diferentes tipos En esta seccin encontrar informacin adicional rela-
de grficos y el uso especfico de cada uno son cionada con el contenido que le servir para comple-
tratados en este captulo. mentar y profundizar lo aprendido.
redusers.com 5
PRELIMINARES
Contenido del libro
Prlogo al contenido 003 captulo 2

El libro de un vistazo 004 plaNIllaS MaS coMplEJaS 035
Contenido del libro 006
Introduccin a Excel 010 Copiar, cortar y pegar 036
Filas y columnas 047
Buscar y reemplazar 055
captulo 3
coN EStIlo Y FoRMato 059
captulo 1
pRIMERoS paSoS coN ExcEl 2007 011 El formato de los datos 060
Un formato con condiciones 064
Excel 2007: qu es? 012
La interfaz de usuario de Microsoft Excel 2007 013
Cinta de opciones 019
La barra de estado 021
Las operaciones bsicas 022
Formatos de celdas, textos, bordes y sombreados 025
Planillas con muchas hojas 029
Temas de documento 032
Administracin de ventanas 032
6 redusers.com
C o n t e n i d o d e l l i b ro
captulo 4 captulo 6
laS FuNcIoNES bSIcaS 077 oRDENaR Y FIltRaR 129
La biblioteca de funciones 078 Ordenar 130

Insertar funciones 082 Filtros 133
Funciones de redondeo 096 Filtros avanzados 138
Funciones para el manejo de textos 099
Nombres de rangos 101
captulo 7
captulo 5 NocIoNES SobRE GRFIcoS 145
FuNcIoNES avaNZaDaS 105
Vamos a hacer grficos 146
las condiciones 106 El diseo de los grficos 154
Funciones de bsqueda de datos 112 La presentacin 156
Funciones ES 118 La ficha formato 160
Funciones financieras 120
Auditora de frmulas 123
Opciones de clculos 125
redusers.com 7
PRELIMINARES
captulo 8
aDMINIStRacIN DE DatoS 161
Herramientas de datos 162

Los esquemas 171
Conexiones y vnculos 173
Revisin 174
Los comentarios 176
SERvIcIoS
al lEctoR 189
ndice temtico 190
captulo 9
tablaS DINMIcaS, MacRoS
E IMpRESIN 177
Las tablas 178

Las tablas dinmicas 179
Las macros 182
La impresin 185
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COLECCION FLUO - BOMBO PAG 08 - Base Editable - 15x19 - Dic 09.indd 1 15/12/2009 11:37:07
PRELIMINARES
Introduccin a Excel
Las hojas de clculo han revolucionado la forma de (muchas de las herramientas ya no se encuentran
analizar la informacin. Desde su primera versin en el lugar donde solamos buscarlas).
aparecida durante noviembre de 1987 (primera ver- Para el usuario habituado a trabajar con versiones
sin para PC de Microsoft Excel) hasta la versin 12 anteriores de Excel, el nuevo entorno puede gene-
incluida en Microsoft Office System 2007, los cam- rar algo de desconcierto en sus primeros usos. Con
bios han sido variados, aunque la esencia sigue el pasar del tiempo, notaremos que esta versin
siendo la misma. 2007 de la planilla de clculo ms utilizada en el
Excel fue originalmente desarrollado para Apple mundo es muy amigable. Sus opciones son total-
Macintosh en 1984 y como continuacin de mente grficas y la orientacin a la accin de las
Multiplan. Microsoft Excel fue una de las primeras herramientas nos proporciona mayor facilidad para
aplicaciones de hoja de clculo en utilizar una inter- interactuar con nuestras planillas.
faz grfica con mens pull down y manejo a travs En este manual, recorreremos las diferentes herra-
del mouse. mientas que Microsoft Excel 2007 pone a nuestra
La palabra que mejor define la versin 2007 de disposicin y veremos que, con esta nueva versin,
Microsoft Excel es evolucin, porque nos presenta se han solucionado varios de los inconvenientes
una interfaz totalmente renovada y con cambios que presentaban las anteriores, aunque algunos de
profundos en la forma de acceder a los comandos ellos an quedan sin resolver.
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Excel_Cap1_:Layout 1 17/02/2010 12:27 a.m. Pgina 11
Captulo 1
Primeros pasos
con Excel 2007
Nos introduciremos en Excel 2007, su interfaz y

personalizacin. Tambin veremos los comandos
ms sencillos e importantes a la vez.
redusers.com
1 . P r i m e ro s p a s o s c o n E x c e l 2 0 0 7
fuera un papel cuadriculado o un plano de la bata-

Excel 2007: lla naval donde cada uno de los casilleros, llamados
celdas, se denominan con un nmero para las filas
qu es? y con una letra para las columnas; por ejemplo A1,
B3, J504, etctera. De esta forma, los datos se
Excel 2007 es una planilla de clculo, un progra- encuentran organizados en filas y en columnas.
ma que permite manejar datos de diferente tipo, Todas estas celdas se encontrarn dentro de hojas,
realizar clculos, hacer grficos y tablas, una herra- y un grupo de hojas conformarn un determinado
mienta para analizar, compartir y administrar infor- archivo, denominado libro.
macin que ayuda a tomar decisiones mejor funda- A travs de la siguiente gua visual, conoceremos los
das (Figura 1). distintos elementos de una planilla muy simple con
Excel presenta la informacin organizada como si el objetivo de conocer sus principales partes.
FiGURa 1. algo muy sencillo

como una lista de alumnos y
algo muy complejo como una
tabla con datos y un grfico
pueden ser realizados con
excel 2007.
datos tiles
Adems de las hojas, un archivo de excel (libro) puede incluir cdigo Visual Basic para Apli-
caciones (VBa), utilizado en macros y controles activeX. ste es un tema que requiere cono-
cimientos avanzados y lo veremos en profundidad ms adelante.
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L a i n t e r f a z d e u s u a r i o d e M i c ro s o f t E x c e l 2 0 0 7
GUa VisUal 1
la planilla
5 6
7
3 4
2
1
1 Filas indicadas con nmeros.

2 Columnas indicadas con letras.
3 Barra de frmulas: aqu podemos ver y editar las frmulas de nuestra planilla.
4 Cuadro de nombres: permite ingresar un nombre para que un dato se pueda identificar mejor.
5 Datos tipo texto.
6 Datos numricos con los que podremos realizar clculos.
7 Operaciones y resultados. En este caso un clculo muy sencillo: una suma.
2007 muestra los comandos necesarios. En esta

La interfaz de interfaz, los comandos y funciones son fciles de
encontrar dentro de las fichas orientadas a tareas
usuario de Micro- que contienen grupos lgicos de comandos y carac-
tersticas.
soft Excel 2007
la BaRRa de heRRamientas de
En Excel 2007, Microsoft nos presenta una interfaz acceso Rpido
de usuario diferente de las conocidas hasta el Dentro de la interfaz, se presenta una pequea barra
momento, bajo el entorno Windows. La tradicional de herramientas totalmente personalizable (Figura
barra de mens e iconos se ha convertido en una 2), que permite tener, al alcance de un clic, las
interfaz orientada a resultados. Esto significa opciones que nos resulten ms tiles o que necesi-
que, segn el trabajo que se deba realizar, Excel temos con mayor frecuencia.
redusers.com 13
De manera muy sencilla podremos incluir comandos, Impresin rpida: enva la planilla directamen-
como: te a la impresora sin realizar cambios.
Nuevo: para iniciar un libro en blanco. Vista preliminar: nos permite visualizar cmo
Abrir: se utiliza para abrir algn libro guardado quedara impresa nuestra planilla.
previamente. Ortografa: realiza una revisin ortogrfica.
Guardar: opcin para salvar los datos del libro Deshacer y Rehacer: estas opciones nos permiten
que estamos utilizando. volver atrs algunas acciones o hacerlas de nuevo.
Correo electrnico: para enviar la planilla Orden ascendente y Orden descendente: utili-
actual por correo electrnico. dades para ordenar un grupo de datos en distintos
sentidos.
FiGURa 2. podemos incluir algunos comandos b- Adems de estas opciones, podremos acceder a per-
sicos directamente; otros tendrn que ser perso- sonalizar la barra de herramientas de acceso rpido
nalizados a travs de la opcin ms comandos. para que incluya otros comandos.
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el Botn de oFFice Tambin podremos acceder a este botn utilizando

Entre sus novedades, Microsoft Excel 2007 presenta, el teclado. Para ello, si presionamos la tecla /, vere-
en la parte superior izquierda de la pantalla, un mos que las partes principales de la barra de acceso
botn especial con el logo de Microsoft office. rpido, los mens y la cinta de opciones muestran
Este botn, denominado Botn de Office, incluye letras y nmeros que indican las teclas que permiten
las opciones bsicas para el manejo de los archivos acceder desde el teclado (Figura 5). Por ejemplo,
(Figura 4). Al presionar este botn, en la parte para poder utilizar el Botn de Office debemos,
izquierda veremos una serie de opciones que nos luego de presionar la /, utilizar la tecla A. De la
permite trabajar con los archivos. misma forma podremos continuar presionando
En la parte derecha y bajo el ttulo Documentos teclas para utilizar las distintas funciones incluidas
recientes, encontraremos accesos directos a los en este men.
ltimos libros que hayamos utilizado.
los comandos del Botn de
FiGURa 4. tradicionalmente, en los programas oFFice
de oficina, las opciones de este botn se encon- Los primeros comandos que incluye este botn son
traban incluidas dentro del men Archivo. los que habitualmente se encuentran dentro del
redusers.com 15
FiGURa 5. podremos acceder a todas las opciones a travs del teclado, si presionamos / y, luego, la
letra o el nmero que aparece sobre lo que necesitamos.
men Archivo de cualquier programa de oficina o Guardar con opciones

diseo. Las opciones Nuevo, Abrir y Guardar hacen Si creamos nuestro primer archivo para registrar
referencia al manejo de archivos o de libros. ingresos y egresos, primero deberemos volcar, para
Debemos elegir la primera opcin para crear un libro cada da de la semana, los montos respectivos y,
nuevo y la siguiente, para volver a ver un libro exis- luego, realizar la diferencia en una columna. Para
tente que hayamos guardado utilizando la tercera guardar este archivo, podemos usar un formato dife-
opcin. Veremos a continuacin algunas otras opcio- rente, si utilizamos la opcin incluida en el Botn de
nes dentro del Botn de Office. Office: Guardar como (Figura 6).
Al posicionar el puntero del mouse sobre la opcin,

nos aparecen las principales opciones que tiene este
comando:
Libro de Excel: guarda el libro en el formato
predeterminado de archivo, que tiene extensin
.xlsx. Estos archivos no pueden contener macros de
Visual Basic para aplicaciones ni controles ActiveX.
Libro de Excel habilitado para macros:
esta es la opcin que debemos elegir para guardar
los archivos que posean macros. Su extensin ser
.xlsm.
Libro binario de Excel: guarda los archivos
en el formato binario de Microsoft Excel 2007
(BIFF12), cuya extensin es .xlsb.
Libro de Excel 97-2003: esta opcin nos per-
mite guardar un archivo creado con Excel 2007 para
que sea compatible con las versiones anteriores del
FiGURa 6. la opcin Guardar como nos permite programa. La extensin ser .xls.
guardar el archivo con otro nombre o salvarlo PDF o XPS: desde aqu se genera un archivo de
en formatos diferentes. diseo fijo que garantiza que, cuando se vea o se
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imprima, se conserve el formato deseado y que los cin de las opciones relacionadas con el autor, el
datos no puedan ser cambiados fcilmente. ttulo y las palabras clave del archivo, entre otras
Otros formatos: tambin podremos guardar cosas (Figura 7).
nuestro libro como un archivo de texto, una plantilla
de Excel o una pgina web, por ejemplo. La segunda opcin de este comando, Inspeccionar
documento, sirve para comprobar la informacin pri-
Tambin podremos acceder al comando Guardar vada, que puede estar contenida y oculta dentro de un
como, si presionamos la tecla de funciones F12 de libro. La siguiente opcin es Cifrar documento, que
nuestro teclado. se utiliza para darles mayor seguridad a nuestros
documentos, incluyndoles contraseas.
preparar un documento Dentro de Restringir acceso podremos conceder
para su publicacin acceso a las personas y restringir su capacidad para
Excel 2007 est orientado a la publicacin de los imprimir, editar o copiar los contenidos del archivo.
contenidos que se generan, por lo que otro de los Cabe aclarar que, para utilizar esta opcin, debemos
comandos del Botn de Office se llama tener instalado el cliente Windows Rights
Preparar. A travs de ste, podremos mejorar Management.
aspectos relacionados con la publicacin y distribu- Tambin podremos agregar una firma digital a
cin de nuestras planillas. Por ejemplo, si selecciona- nuestro archivo para asegurar la integridad del libro.
mos la opcin Propiedades, accederemos a la edi- Adems, podremos marcar el libro como versin
FiGURa 7. dentro de las propiedades, pueden incluirse el nombre del autor del archivo y comenta-
rios relacionados con su confeccin.
moVeRse con el teclado
Podremos abrir un archivo desde el comando Abrir, dentro del Botn de Office, pero tam-
bin utilizando el teclado, con la combinacin de teclas CTRL+A. Para saber los atajos de otras
opciones de excel, debemos dejar el mouse unos segundos sobre su nombre.
redusers.com 17
final y definitiva para que sea guardado como opciones, Servicios de Excel permite publicar un
slo lectura si seleccionamos la opcin Marcar libro en un servidor para que otros usuarios puedan
como final dentro del comando Preparar. tener acceso a todos los datos a travs de un explo-
Por ltimo, la opcin Ejecutar el Comprobador rador, utilizando Microsoft Office Excel Web Access.
de compatibilidad (Figura 8) nos resultar Con esta opcin se podrn definir las partes del libro
muy til porque, al utilizarla, podremos ver todas que se desean mostrar. Servidor de administra-
aquellas cuestiones que estn incluidas en nuestro cin documental permite compartir el libro en un
libro y que no son compatibles con versiones ante- servidor de documentacin y Crear rea de tra-
riores de Excel. bajo de documento comparte el archivo con varias
personas, manteniendo una copia local de ste, sin-
la publicacin cronizada con la copia que se encuentre en el servi-
El comando Publicar (Figura 9) nos servir para dor para que se puedan visualizar los cambios.
distribuir nuestra planilla a otras personas. Entre sus
otras opciones
Por ltimo, dentro del Botn de Office encontra-
remos las opciones necesarias para cerrar el archi-
vo que estemos utilizando y para salir de Excel
FiGURa 8. el Comprobador de compatibili-

dad permite evaluar los conflictos que aparecen FiGURa 9. el comando Publicar nos ofrece
al compartir archivos excel 2007 con usuarios opciones interesantes para publicar nuestros
que posean versiones anteriores del programa. archivos generados con excel 2007.
descaRGaR el cliente wRm

A travs de Internet podemos descargar el cliente Windows rights management, desde su
pgina de descarga en el sitio web de microsoft, www.microsoft.com/downloads/
details.aspx?Familyid=02da5107-2919-414B-a5a3-3102c7447838&displaylang=es.
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2007. Tambin encontraremos un botn denomina-

do Opciones de Excel, que nos permitir configu- Cinta de opciones
rar mltiples cuestiones relacionadas con la perso-
nalizacin del programa para hacer ms sencillo La cinta de opciones es una novedad de Microsoft
nuestro trabajo o para adecuarlo a nuestras necesi- Office 2007; ha sido diseada para ayudarnos a
dades (Figura 10). encontrar con mayor facilidad aquellos comandos
FiGURa 10. las opciones de personalizacin de excel nos permiten configurar el programa segn
nuestro gusto y necesidades..
otRa FoRma de saliR de eXcel

Para salir de excel, podremos hacerlo desde el Botn de office o utilizar la combinacin de
teclas ALT+F4, que dar por finalizada la sesin actual del programa. este atajo de teclado
tambin se utiliza para cerrar otras aplicaciones.
redusers.com
19
necesarios para complementar una tarea. As, los herramientas para programadores. Para hacerlo
comandos se agrupan en grupos lgicos que son debemos dirigirnos al Botn de Office e ingresar
reunidos en fichas (Figura 11). Esas fichas se a Opciones de Excel. Una vez all, dentro de Ms
encuentran relacionadas con algn tipo de actividad frecuentes y, debajo del ttulo Opciones princi-
y algunas slo aparecen al realizar una determinada pales para trabajar con Excel, podremos til-
tarea, como la ficha de grficos, que aparece al tra- dar la casilla Mostrar ficha Programador en la
bajar con ellos. cinta de opciones. Esta opcin se encuentra
Podemos minimizar la cinta de opciones con el coman- oculta porque es muy especfica y slo la usan los
do Minimizar la cinta de opciones, incluido en usuarios avanzados.
el botn que permite personalizar la barra de herra- Tal como indica su denominacin, se incluir una
mientas de acceso rpido. Otra forma de minimizar y nueva ficha en la cinta de opciones: la ficha
restaurar la cinta de opciones es haciendo doble clic Programador (Figura 12). Dentro de esta ficha,
con el mouse sobre la ficha activa de la cinta. Tambin hay un grupo de opciones destinado al manejo de
podremos realizar esta tarea con el teclado, si utiliza- macros, otro para la incorporacin de diferentes
mos la combinacin de teclas CTRL+F1. controles ActiveX en nuestras planillas y un grupo
Adems de las fichas predeterminadas que posee destinado a XML.
Excel 2007, podremos activar una nueva ficha con Como ya dijimos, podremos manejar la cinta de
FiGURa11. si presionamos en la esquina inferior derecha de algunas fichas, podremos acceder a

todas sus opciones.
FiGURa12. aqu encontraremos las herramientas relacionadas con el manejo de cdigo Visual Basic
para aplicaciones.
20 redusers.com
opciones a nuestro gusto, mostrndola u ocultndo- Adems, podremos activar las operaciones bsicas
la cuando creamos conveniente. Adems de esto, de la barra de estado para que, al seleccionar un
podremos incorporar cualquier grupo de iconos (que grupo de celdas en nuestra barra, aparezca el
se encuentren dentro de las fichas) a la barra de resultado de algunas cuentas, como el promedio
herramientas de acceso rpido, con slo hacer clic de los datos (si la informacin es numrica), el
con el botn derecho del mouse sobre el grupo en recuento de la cantidad de datos seleccionados y
cuestin y eligiendo la opcin Agregar a la barra el recuento numrico, que nos dar como resul-
de herramientas de acceso rpido. tado la cantidad de nmeros que se encuentran
seleccionados. Tambin podremos saber cul es
valor mximo, el mnimo y la sumatoria total
La barra de estado de los valores seleccionados.
Para modificar las opciones de nuestra barra, debe-
Esta barra es la pequea lnea con informacin que mos hacer clic con el botn derecho del mouse sobre
podemos observar debajo de las celdas y de los ella. De esta manera, accederemos a su personaliza-
nombres de las hojas. Desde aqu podremos visuali- cin, desde donde podremos activar o desactivar el
zar si tenemos activado el Bloq. Mays. de nues- clculo de las cuentas bsicas mencionadas ante-
tro teclado o el teclado numrico, entre otras cosas. riormente (Figura 13). Tambin nos da la posibili-
FiGURa13.
hay un total de 22
parmetros que
podemos modificar
para visualizar la
barra de la forma
deseada.
redusers.com 21
dad de mostrar el nmero de pgina en el que esta-

mos situados cuando utilizamos el modo de visuali- Las operaciones
zacin de Diseo de pgina.
bsicas
Al personalizar la barra, tambin tendremos la posi-
bilidad de incluir o remover aspectos de visualiza- Para comenzar a trabajar con Excel, vamos a realizar
cin, como el control de zoom o los accesos directos un pequeo ejemplo. Armaremos un archivo muy
a las vistas (Figura 14). sencillo con una lista de precios de venta y de sus
Entre las opciones de visualizacin, podemos optar respectivos costos para algunos productos de libre-
por la vista Normal (la utilizada por defecto en ra (Figura 15). Una vez que hayamos realizado
Excel), Diseo de pgina (muestra el formato de esto, guardaremos nuestro proyecto como Lista de
las hojas en las que se imprimir el libro), y la Vista Precios.xlsx.
previa de salto de pgina, que permite ver
nuestra planilla con los lugares donde se dividir al Ahora, tomaremos el archivo donde hemos incluido
momento de realizar una impresin. la lista de precios y, en una nueva hoja, mostraremos
algunos datos que reflejen unidades vendidas de
Por ltimo, al costado derecho de los botones de cada uno de los productos y calcularemos la venta
visualizacin, existe una barra de zoom, con la que total, el costo y la utilidad bruta (Figura 16).
podremos ajustar el tamao de visualizacin de El primer clculo que realizaremos ser para obtener
nuestro libro entre un mnimo de 10% y hasta un el total de las ventas de cada artculo y, para esto,
mximo de 400%. multiplicaremos los datos incluidos en la columna B
FiGURa14. a travs de estos iconos,

el acceso a la vista de saltos de
pginas es rpido y sencillo.
FiGURa15. luego aprenderemos a

trabajar la cosmtica de nuestras
planillas para mejorar su aspecto.
22 redusers.com
Las operaciones bsicas
(Cantidad) y en la columna C (P. Venta), utilizan- columna F, el valor de costo total para los artculos
do un asterisco (*) para realizar la operacin. Las vendidos. Realizaremos esto de la misma forma que
operaciones que incluyamos dentro de las celdas explicamos anteriormente, ingresando en la celda F4
debern comenzar con un signo igual (=), un signo el clculo =B4*E4 (Figura 18).
mas (+) o un signo (-). Luego, en la celda D4 inclui-
remos la frmula =B4*C4 (Figura 17). Por ltimo, calcularemos la utilidad que nos gene-
ran estas ventas. En primer lugar, lo haremos en
En la siguiente columna (E), agregaremos el precio valores absolutos y, para esto, realizaremos la
de costo para cada uno de los artculos y, en la diferencia de los valores de venta y su respectivo
FiGURa16. hemos designado

una columna para las cantidades
vendidas y otra para el precio de
venta unitario de cada producto.
FiGURa17. la multiplicacin de
precio de venta y unidades nos
arrojar el total de las ventas de
cada artculo.
FiGURa18. luego de ingresar esta frmula, podremos calcular la ganancia que producen las ventas.
redusers.com 23
costo en la columna G. Si en nuestra planilla los cos- dad en valores y las ventas, utilizando la barra inverti-
tos se encuentran expresados con valores positivos, da / para efectuar el clculo, que quedar como
tendramos que realizar una resta entre las ventas y =G4/D4. Para extender las frmulas al resto de los pro-
los costos, por lo que la frmula sera =D4-F4. Si por ductos, bastar con copiar y pegar la celda que contie-
el contrario hubisemos ingresado los costos con ne el clculo en las celdas inferiores de cada columna.
valor negativo, bastara con realizar la sumatoria Luego podemos darle formato de porcentaje a la
entre estos valores, y la frmula quedara expresada divisin de la ltima columna para que los valores
como =D4+F4 (Figura 19). puedan visualizarse mejor. Lograremos esto presio-
Para completar este simple anlisis, agregaremos en la nando, dentro de la cinta de opciones Inicio, en la
columna H el clculo de la utilidad como porcentaje de ficha Nmero, el icono correspondiente al Estilo
ventas. Para esto realizaremos la divisin entre la utili- porcentual, como se muestra en la Figura 20.
FiGURa19. tambin podremos realizar estos clculos con algunas funciones de excel 2007, que
aprenderemos en los prximos captulos.
mensajes de eRRoR
A medida que vayamos realizando operaciones ms complejas y clculos con planillas cada vez
ms grandes, podremos cometer errores. cuando una celda muestra el valor #DIV/0!, es por-
que excel trata de hacer una divisin por cero o por una celda vaca, que es su equivalente.
24 redusers.com
F o r m a t o d e c e l d a s : t e x t o s , b o rd e s y s o m b re a d o s
paRntesis FoRmato de teXto

Aunque ms adelante veremos cmo realizar Estas herramientas figuran en la ficha Inicio de la
clculos ms complejos, podemos adelantar cinta de opciones, en el grupo denominado Fuente.
que, para poder hacerlos y dividir en trminos Bsicamente, podremos resaltar valores o ttulos de
distintas partes de una frmula, deberemos una planilla, aplicndole formato Negrita o
utilizar parntesis () para realizar la separa- Cursiva. Tambin podremos activar la primera
cin en el lugar que corresponda. opcin, presionando la combinacin de teclas
CTRL+N. El atajo de teclado para la aplicacin de la
Cursiva a una celda ser CTRL+K.
Formato de celdas:
Adems de estas opciones, podremos realizar
textos, bordes subrayados a partes de la planilla, para lo que
tenemos dos opciones: un subrayado simple y uno
y sombreados doble. Otra forma de acceder a las opciones para
mejorar el aspecto de las fuentes es presionar la
Adems de los estilos que podemos aplicarles a las marca que existe en la parte inferior derecha del
celdas y que desarrollaremos en profundidad ms ade- grupo Fuente. En este caso, el camino ms corto
lante, tambin podemos mejorar el aspecto de nues- para acceder a estas opciones ser utilizar el tecla-
tras planillas, modificando las propiedades de las fuen- do con la combinacin de teclas CTRL+ MAYS +F.
tes y ajustando los colores de relleno de las celdas. Desde la ventana que aparece, tambin podremos
FiGURa 20. podremos trabajar con diferentes estilos y con formatos de celdas que mejoraran la
cosmtica de nuestras planillas.
paRntesis
Aunque ms adelante veremos cmo realizar clculos ms complejos, podemos adelantar que,
para poder hacerlos y dividir en trminos distintas partes de una frmula, deberemos utilizar
parntesis () para realizar la separacin en el lugar que corresponda.
redusers.com 25
modificar el tipo de fuente utilizada, su tamao y hacemos esto, si utilizamos la opcin Dibujar cua-
su color, entre otras cosas (Figura 21). drcula de borde, es posible rellenar con lneas el
interior de un rango como si fuera una cuadrcula.
Al igual que en versiones anteriores, el tamao de la En esta seccin tambin encontraremos Color de
fuente que estamos utilizando tambin puede ser lnea, que nos permitir aplicar diferentes colores
modificado desde el men Tamao de fuente que (Figura 24).
aparece en el grupo (Figura 22). Si seleccionamos
algn valor en el desplegable, podremos establecer Adems del tipo de borde y su color, podremos
el tamao de la fuente. seleccionar el estilo de la lnea si elegimos la opcin
Estilo de lnea (Figura 25). Si todas estas
Una opcin adicional para modificar el tamao de la opciones no son suficientes, podremos encontrar
fuente es aumentar o reducir su tamao con los algunas ms dentro de Ms bordes. Excel nos
botones Aumentar tamao de fuente y mostrar la pestaa Bordes dentro de la ventana
Disminuir tamao de fuente (Figura 23). Formato de celdas.
los BoRdes el Relleno

Desde la seccin Dibujar bordes podremos dibu- Para aplicar un color de relleno, debemos seleccio-
jar bordes a mano alzada con el mouse. Cuando nar las celdas que queremos rellenar y elegir el color
FiGURa 21.
aqu podremos
acceder a ms
opciones para
modificar el
formato de las
fuentes con las
que estamos
trabajando.
Usos del teclado

como en versiones anteriores de excel y otros programas, el atajo de teclado para subrayar un
texto es CTRL+S y, si volvemos a utilizar la misma combinacin de teclas, quitaremos ese for-
mato. Lo mismo sucede con los estilos Negrita (CTRL+N) y Cursiva o itlica (CTRL+K).
.
26 redusers.com
F o r m a t o d e c e l d a s : t e x t o s , b o rd e s y s o m b re a d o s
que queremos aplicar de la paleta de colores. Al

igual que con el manejo de los colores relacionados
con los bordes, si seleccionamos la opcin Mas
colores, podremos personalizar el color eligiendo
entre toda la gama disponible.
Existen algunas opciones adicionales para el

manejo de los rellenos de las celdas, a las que
debemos acceder presionando la marca que se
encuentra en la parte inferior derecha del grupo FiGURa 22. el valor mnimo preestablecido
Fuente y luego ir a la pestaa Relleno. En la comienza en 8, pero podremos incluir uno
ventana que se abre, podemos elegir colores, menor, si nos posicionamos sobre ese campo e
tramas y efectos (Figura 27). Cuando utiliza- introducimos el valor deseado con el teclado.
mos el relleno de colores, la trama es slida y, al
elegir un determinado color, toda la celda queda
de ese color. Desde aqu tenemos la posibilidad
de elegir distintas tramas para poder realizar dife-
rentes combinaciones de colores. Tambin es posi-
ble seleccionar un color diferente para esa trama FiGURa 23. desde aqu se puede modificar el
y armar infinitas combinaciones. tamao de la fuente en forma directa y sencilla.
Adems de las opciones que hemos visto para apli-

car relleno a las celdas, existen los Efectos de
relleno. Con esta opcin podremos seleccionar 2
colores y realizar efectos en degrad en distintos
FiGURa 25.
desde aqu
podremos
introducir lneas
oblicuas que FiGURa 24. si seleccionamos la opcin Ms
crucen toda la colores, podremos personalizar el color
celda. que vamos a aplicar.
redusers.com 27
sentidos y con diferentes combinaciones de colores Por ltimo, aplicaremos algunos colores de relleno
(Figura 28). para resaltar algunas secciones del trabajo: un color
slido para las columnas de ventas y costos totales,
a poneR todo y una tonalidad de relleno ms oscura para la utili-
en pRctica dad y la fila de totales con un color de texto blanco
Ahora aplicaremos todo lo que vimos en la plani- (Figura 29). De esta forma, nuestra planilla de ven-
lla de ventas y costos que fuimos desarrollando. En tas y costos tiene un aspecto mucho ms profesio-
primer lugar realzaremos el ttulo de nuestra pla- nal, que mejora su presentacin.
nilla, aumentando el tamao de la fuente a 18 y
aplicndole los estilos Negrita y Cursiva. Luego la mini BaRRa de FoRmato
rodearemos toda la planilla con un borde grueso y Al hacer clic con el botn derecho del mouse sobre
separaremos los encabezados de las columnas del cualquier celda o grupo de celdas de una hoja, acce-
resto de los datos con una doble lnea. deremos a una mini barra de formato (Figura 30).
Incluiremos, al final del cuadro, una lnea de tota- Desde ella podremos modificar muchas de las opcio-
les, realzndola con una fuente ms grande. nes que describimos en los prrafos anteriores.
FiGURa 27. en algunos casos, la

aplicacin de las tramas puede
resultarnos de mucha utilidad.
FiGURa 28. estos formatos nos dan

mucha flexibilidad a la hora de
decorar nuestros trabajos.
editaR el contenido de las celdas

el contenido de las celdas se puede modificar presionando la tecla F2 o con doble clic sobre ella.
otra forma de hacerlo es seleccionarla y hacer clic en la Barra de frmulas. Para abandonar
la edicin, basta con dirigirnos a otra celda o presionar Enter.
.
28 redusers.com
Planillas con muchas hojas
hoja en la cual nos encontramos parados al momen-

Planillas con to de lanzar la instruccin. Otra opcin para realizar
muchas hojas esta tarea es hacer clic con el botn derecho del
mouse sobre alguna de las etiquetas que indican el
Cuando analizamos las partes de un libro de Excel

en el primer captulo, indicamos que stos estn
compuestos por hojas, que cada una de ellas puede
albergar muchsima cantidad de datos y que, dentro
de cada libro, podremos tener tantas hojas como
capacidad posea nuestra PC.
inseRtaR y eliminaR hojas

La cantidad predeterminada de hojas en un libro es
de 3, pero muchas veces necesitamos introducir una
mayor. Para insertar una nueva hoja, contamos con
varios caminos. El ms sencillo y visual es utilizar la
pequea pestaa que aparece luego de la ltima
hoja que conforma nuestro libro. Con esta opcin, la
hoja se agregar al final de la lista de hojas. Tambin
podremos realizar esta tarea utilizando el teclado FiGURa 30. en excel 2007, las opciones de
con la combinacin de teclas MAYS + F11. Con formato siempre se encuentran en el lugar
esta forma, la hoja se agregar por delante de la necesario.
FiGURa 29. podemos trabajar con los formatos a nuestro gusto, tratando de combinar todas las
herramientas que deseemos.
redusers.com 29
nombre de las hojas que ya existen y seleccionar la camBiaR los nomBRes y los
opcin Insertar del men que aparece (Figura coloRes
31). Por ltimo, podemos realizarlo desde la opcin Cambiar los nombres de las hojas es una accin
incluida en la ficha Inicio en el grupo Celdas, des- necesaria cuando comenzamos a trabajar con esta
plegando las opciones de Insertar y seleccionando aplicacin. En libros que posean muchas hojas, es
Insertar hoja. indispensable ser organizados con los nombres y
colores que asignamos a las etiquetas de cada
Al momento de eliminar una hoja, podremos elegir hoja. Para poder cambiar los nombres, hacemos
hacer clic con el botn derecho sobre la etiqueta de doble clic sobre la etiqueta de la hoja para acce-
la hoja que vamos a quitar. Otra manera ser recu- der al modo edicin, que nos permite modificar
rrir nuevamente a la ficha Inicio en el grupo su nombre (Figura 32). Como ya vimos, otra
Celdas, desplegando las opciones de Eliminar y opcin para realizar el cambio de nombre es hacer
seleccionando Eliminar hoja. clic con el botn derecho del mouse sobre la eti-
queta de la hoja correspondiente y seleccionar la
opcin Cambiar nombre.
Dar color a los nombres de las hojas nos permite una

mejor organizacin dentro de un libro. Realizar esta
tarea es muy sencillo, ya que, con slo hacer clic con el
botn derecho del mouse sobre la etiqueta de la hoja,
podremos acceder a la opcin Color de etiqueta.
seleccionaR y desplazaRnos
Seleccionar las hojas es algo muy sencillo; podremos
FiGURa 31. desde aqu tambin vamos a poder seleccionar varias a la vez o hasta todo el conjunto de
realizar varias tareas, como mover la hoja, hojas de un libro. Para realizar esto ltimo, podremos
copiarla o cambiarle el nombre. hacer clic con el botn derecho sobre la etiqueta de
una de las hojas y elegir la opcin Seleccionar
todas las hojas. Tenemos que tener en cuenta que,
cuando tenemos ms de una hoja seleccionada e intro-
ducimos alguna modificacin en el formato de la hoja,
de alguna celda o de un grupo de celdas, stos cam-
bios se aplicarn en todas las hojas que se encuentran
seleccionadas. Si deseamos seleccionar ms de una
hoja a la vez, podremos realizar esta tarea mantenien-
FiGURa 32. la cantidad mxima de caracteres do presionada la tecla CTRL de nuestro teclado y selec-
que puede contener un nombre de hoja es 31. cionando con el mouse las hojas deseadas.
30 redusers.com
Planillas con muchas hojas
Para desplazarnos entre las hojas, podremos utili- lla que nos sirve para realizar las copias. As tambin
zar la pequea barra de navegacin que se podremos mover una determinada hoja a algn
encuentra a la izquierda de las etiquetas de las libro que tengamos abierto o a un libro nuevo. Si
hojas. Haciendo clic en cada uno de los iconos queremos mover las hojas dentro de un mismo
similares a flechas, podremos desplazarnos entre archivo de una forma ms sencilla, bastar con
las distintas hojas. Otra forma de realizar esto ser arrastrarlas, pero sin tener presionada la tecla CTRL.
haciendo clic con el botn derecho sobre esta
pequea barra de navegacin y eligiendo la hoja a mostRaR y ocUltaR
la que deseamos movernos. En algunos casos, puede resultarnos til ocultar una
o varias hojas de nuestro archivo para que no sea
copiaR y moVeR hojas modificada por ningn usuario por error o, simple-
Para poder realizar copias de las hojas que forman mente, por proteccin. Aunque ocultar las hojas no
parte de nuestro archivo, podremos realizar 2 cosas. brinda ninguna seguridad, combinar esta opcin con
La primera y mas sencilla ser presionar la tecla algunas medidas de proteccin que trataremos
CTRL de nuestro teclado, hacer clic sobre la etiqueta durante esta obra puede resultarnos de gran utili-
de la hoja que deseemos copiar y arrastrarla a otra dad. Para Mostrar u Ocultar una hoja debemos
ubicacin. Al soltar el mouse, la habremos copiado. hacer clic con el botn derecho del mouse sobre su
La otra forma, ms tradicional, implica hacer clic con etiqueta y seleccionar la opcin que corresponda
el botn derecho del mouse sobre la hoja respectiva (Figura 35).
y seleccionar la opcin Mover o copiar. En la ven-
tana Mover o Copiar, para realizar una copia,
debemos tildar la casilla Crear una copia. Adems FiGURa 34.
de poder elegir dnde se ubicar la copia de la hoja podremos
en cuestin, tambin podremos exportar dicha elegir la
hoja, es decir realizar una copia a otro archivo que ubicacin y el
tengamos abierto o a un libro nuevo (Figura 34). libro en el que
Una vez que aprendimos a copiar hojas, moverlas es se crear la
prcticamente igual, pero ms sencillo. Podemos copia de la
hacerlo de la misma manera, pero sin tildar la casi- hoja.
inseRtaR VaRias hojas a la Vez

Para esto, debemos mantener presionada la tecla MAYS y seleccionar las hojas a insertar;
luego, hacer clic con el botn derecho sobre alguna de las etiquetas y seleccionar Insertar, o
la opcin correspondiente dentro de la ficha Inicio en el grupo Celdas. .
redusers.com 31
Temas de documento Para acceder a estas opciones, tendremos que diri-

girnos a la ficha Diseo de pgina y al grupo
Un tema de documento es un conjunto de elemen- Temas. Desde all podremos seleccionar los conjun-
tos de diseo unificados, opciones de formato que tos de opciones predeterminados que posee la apli-
incluyen un conjunto de colores, un conjunto de cacin desde el botn Temas (Figura 36).
temas de fuentes y un tema de efectos que incluy Si los temas predeterminados no son de nuestro
en efectos de lneas y relleno. Utilizando un tema, se agrado y en el sitio de Microsoft Office Online no
puede dar formato de manera fcil y rpida a un conseguimos lo que deseamos, podemos personali-
libro entero para proporcionarle un aspecto profe- zar un nuevo tema, seleccionando los conjuntos de
sional y moderno. colores, fuentes y efectos que deseamos y guardarlo
para poder utilizarlo en otras oportunidades. Al
temas de docUmento momento de personalizar un nuevo tema, podre-
compaRtidos mos optar por realizar una combinacin del conjun-
Los temas del documento se comparten entre to de opciones de fuentes, colores y efectos de con-
los programas de office 2007. con esta utili- juntos predeterminados o, por ejemplo en el caso
dad, lograremos uniformidad en el aspecto de de las fuentes, crear un nuevo grupo. Debemos tener
nuestros documentos, manteniendo la misma en cuenta que el tema que seleccionemos se aplica-
lnea en todas las producciones que realice- r para todo un libro.
mos en la empresa o en nuestro hogar.
FiGURa 35. Administracin de

podemos ocultar
varias hojas al ventanas
mismo tiempo,
pero slo podemos Muchas veces nos veremos obligados a ir de un
mostrarlas de una libro de Excel a otro para revisar datos, realizar
en una. vnculos entre los archivos o consultar informa-
cin. Otras veces podemos necesitar trabajar en
una parte de la hoja y visualizar otra parte distin-
temas de docUmento compaRtidos

Los temas del documento se comparten entre los programas de office 2007. con esta utilidad,
lograremos uniformidad en el aspecto de nuestros documentos, manteniendo la misma lnea
en todas las producciones que realicemos en la empresa o en nuestro hogar.
32 redusers.com
Administracin de ventanas
ta de la misma hoja. Para poder realizar todas nas cuando nos estemos desplazando por otra parte
estas tareas de la manera ms eficiente, Excel de la hoja.
tiene varias opciones disponibles. Inmovilizar fila superior: slo congela la
primera fila de la hoja.
inmoVilizaR paneles Inmovilizar primera columna: slo fija la
Inmovilizar o fijar paneles es una herramienta de columna A.
Excel que nos permite dejar fija una parte de la pan-
talla, mientras estamos trabajando en otra seccin nUeVa Ventana
de la hoja. Esto es muy til cuando tenemos plani- Cuando debemos trabajar en dos partes diferentes
llas muy largas o muy anchas que no pueden ser de un mismo archivo, ser de gran utilidad crear una
visualizadas ntegramente en la pantalla. Para poder copia de la visualizacin actual. Esta herramienta
utilizar estas herramientas, debemos dirigirnos a la figura dentro de la ficha Vista en el grupo
ficha Vista y, dentro del grupo Ventana, seleccio- Ventana, bajo el nombre de Nueva ventana. Al rea-
nar la opcin Inmovilizar paneles. Veremos las lizar esto, podremos visualizar y modificar 2 partes
siguientes opciones: de un mismo archivo.
Inmovilizar paneles: permite visualizar tanto Podemos crear tantas nuevas ventanas como la
filas como columnas que se encuentren por encima potencia de nuestra computadora nos permita. Para
y a la izquierda de la seleccin actual. De esta forma, poder trabajar cmodamente con ms de una venta-
podremos visualizar encabezados de filas y columna, ser necesario organizar su presentacin, como
veremos enseguida.
oRGanizaR
Ya sea que tengamos ms de un archivo abierto o que
hayamos creado una copia de visualizacin en una
nueva ventana, puede resultarnos de gran utilidad
visualizar todos los archivos abiertos en una sola y
nica pantalla. Esta opcin figura dentro de ficha
Vista en el grupo Ventana bajo el nombre
Organizar todo. Las diferentes opciones organizan
las ventanas de distinta manera y, ms all del gusto
personal, cada una de ellas es mejor para determina-
do tipo de trabajo o archivo: Mosaico divide la venta-
na segn la cantidad de archivos que se encuentren
abiertos, Horizontal es ideal para planillas anchas,
FiGURa 36. es posible y muy sencillo buscar Vertical es mejor para planillas con listas largas y
nuevos temas en internet si presionamos la op- Cascada nos permite ver fcilmente el nombre de
cin Ms temas en Microsoft Office Online. cada archivo. Si colocamos una tilde en la casilla
redusers.com 33
Ventanas del libro activo (Figura 38), la ocUltaR y mostRaR

organizacin que estemos realizando slo afectar a Por ltimo, podemos indicar que es posible ocultar y
las ventanas de ese libro, y el resto de los archivos que- mostrar ventanas presionando los iconos correspon-
dar abierto detrs de stos. dientes dentro de la ficha Vista y el grupo Ventana
de la cinta de opciones. Podremos usar esta herra-
diVidiR mienta cuando trabajamos con muchos archivos y
Tambin, dentro de la misma ficha y grupo, existe la existen algunos que no estamos utilizando, pero
opcin Dividir, que divide la ventana en sectores deseamos que continen abiertos.
ajustables de nuestro libro, para poder trabajar con
libertad en varias partes de la hoja a la vez. Sin recu- FiGURa 38. podremos
rrir a la cinta de opciones ni a sus grupos, podremos organizar las ventanas de
realizar esta tarea si arrastramos, hacia el centro de la diferentes maneras, que
pantalla, los pequeos indicadores que se visualizan conviene probar segn el
sobre las barras de desplazamiento, tanto vertical archivo que tengamos
como horizontal (Figura 39). que utilizar.
FiGURa 39. podemos arrastrar las lneas divisorias para ajustar el tamao de las partes en las que
se dividi la pantalla.
ResUmen
Hemos descubierto la interfaz de microsoft excel 2007 y las distintas formas de personali-
zarla, as como el funcionamiento del Botn de Office, la cinta de opciones y la barra de
estado. Aprendimos tambin las operaciones bsicas con algunas cuestiones de formato y
a trabajar y administrar distintas hojas, y, finalmente, a organizar el entorno de trabajo.
34 redusers.com
Excel_Cap2_:Layout 1 17/02/2010 04:04 p.m. Pgina 35
Captulo 2
Planillas
ms complejas
Desarrollaremos, ahora, algunas herramien-

tas ms complejas de Excel 2007, que sern
de gran utilidad al realizar nuestras planillas.
redusers.com
2.Planillas ms complejas
nilla, en otra hoja o en un archivo diferente. Realizar

Copiar, cortar esta tarea es muy sencillo e intuitivo a la vez ya que,
y pegar con solo utilizar los botones de la cinta de opciones,

incluidos en la ficha Inicio dentro del grupo
Portapapeles (el primero a la izquierda), podremos
Los comandos Copiar, Cortar y Pegar son necesa- ejecutar estas tareas sin inconvenientes (Figura 1).
rios en cualquier tipo de planilla que confeccione- Tambin podremos ejecutar estos comandos al pre-
mos, ya que es muy probable que necesitemos sionar el botn derecho del mouse sobre lo que
copiar y pegar partes de sta o, tal vez, cortar deseamos copiar, cortar o pegar y seleccionando la
alguna porcin para ubicarla en otro lugar de la pla- opcin que corresponda, o mediante el teclado: el
atajo para poder copiar es CTRL+C; para cortar, es
CTRL+X; y, para pegar, es CTRL+V.
El PoRtAPAPElEs
El Portapapeles es una especie de cofre donde se
pueden ir guardando las ltimas operaciones de
copiado que hayamos realizado, para luego poder
FIGURA 1. En este pequeo grupo pegarlas en otro momento. Cada vez que utilicemos
encontraremos los botones para Copiar, el comando Copiar y tengamos activado el
Cortar y Pegar dentro de Excel. Portapapeles ((Figura 2), podremos ir incorporando
estos elementos a nuestro cofre, para poder pegar-
los cuando lo necesitemos.
El Portapapeles puede recopilar los ltimos 24 ele-

mentos copiados. Todos esos elementos que for-
man parte del Portapapeles de Office podrn ser
compartidos entre las diferentes aplicaciones de
Microsoft Office.
Para pegar alguno de los elementos del

Portapapeles, solo debemos hacer clic sobre l, y
ste se pegar en el lugar de la planilla donde nos
encontremos situados. Por defecto, solamente se
FIGURA 2. Para activar el Portapapeles, hay incorporarn elementos al Portapapeles cuando
que hacer clic sobre la marca existente en la ste se encuentre activo, pero podremos modifi-
parte inferior derecha dentro del grupo car esto para que se active automticamente, o
Portapapeles de la ficha de opciones Inicio. hacer que recopile los ltimos 24 elementos copia-
36 redusers.com
C o p i a r, c o r t a r y p e g a r
dos, sin tener que visualizar la ventana de

Portapapeles (Figura 3).
UnA nUEvA FoRmA dE coPIAR

Adems de poder copiar partes de nuestra planilla
como hemos aprendido hasta ahora, existe otra
manera de hacerlo: con solo arrastrar el contenido FIGURA 3. si seleccionamos la segunda opcin
de una celda, podemos realizar una copia de la de este men, al presionar 2 veces la combina-
misma y, si lo deseamos, construir una serie de cin de teclas CTRL+C o al hacer doble clic sobre
datos a partir de sta. Una serie es una sucesin el botn Copiar de la ficha de opciones,
continua de datos, ya sea numrica o relacionada, activaremos el Portapapeles.
como por ejemplo los das de la semana o los
meses del ao. Para construir estas series de datos,
debemos arrastrar la celda o rango en cuestin
desde la esquina remarcada en su extremo infe-
rior derecho. Podremos utilizar este proceso tanto
para copiar el contenido de una celda hacia celdas
contiguas, como para confeccionar series de datos
(Figura 4). Cabe aclarar que, si no es posible relle-
nar una serie a partir de la celda de origen, Excel
no nos mostrar esa opcin.
Al momento de arrastrar el contenido de una celda

desde su extremo, surgir en forma automtica el
icono llamado Opciones de autorrelleno. Al pre-
sionarlo, podemos elegir entre diferentes opciones:
Copiar celdas: copia la celda de la misma forma
que si hubiramos utilizado el comando Copiar de FIGURA 4. crear series es sencillo, ya que
la ficha de opciones o el teclado. Excel lo realiza de forma automtica si
Rellenar serie: confeccionar la serie corres- seleccionamos la opcin Rellenar serie.
dEshAcER
cuando realizamos tareas como eliminar filas o columnas y cometemos algn error, pode-
mos volver atrs la accin mediante la utilidad Deshacer, si presionamos la combinacin de
teclas CTRL + Z. este mtodo tambin sirve para el resto de aplicaciones de microsoft office.
redusers.com 37
pondiente. Tambin podremos ejecutar esta opcin podremos acceder a algunas opciones especficas de
si, al arrastrar la celda con el mouse, mantenemos relleno para poder completar. Por ejemplo, si parti-
presionada la tecla CTRL. mos de una fecha, podemos elegir solo los das de
Rellenar formatos slo: rellenar el formato la semana, exceptuando sbados y domingos, entre
de la celda inicial, pero no su contenido. Tambin otras opciones.
podremos realizar esta tarea si mantenemos presio-
nadas las teclas CTRL y MAYS al momento de llevar listas personalizadas
a cabo el arrastre. Adems de todas las posibilidades que hemos visto
Rellenar sin formato: rellenar el contenido para el manejo de las series, tambin podremos
de la celda de origen sin tener en cuenta su crear listas personalizadas para incluirlas en nues-
formato. tras opciones de relleno. Para esto debemos dirigir-
nos al Botn de Office y hacer clic en Opciones
Es importante mencionar que, utilizando esta herra- de Excel. En la ventana que se abre, dentro de la
mienta, adems podremos realizar algunas series seccin Ms frecuentes y bajo el ttulo Opciones
con ms complejidad o que incluyan operaciones principales para trabajar con Excel, debe-
bsicas. Para lograr esto, bastar con seleccionar un mos presionar el botn Modificar listas per-
rango que contenga la serie en cuestin y arrastrar sonalizadas(Figura 5).
su contenido como vimos en los pasos anteriores.
Para completar la explicacin de este tema, debe- Luego, para poder rellenar celdas empleando nuestra
mos decir que, si vamos a construir una serie par- lista, simplemente escribiremos parte de ella y
tiendo de algn mes, da de la semana o fecha, realizaremos el procedimiento explicado.
FIGURA 5.
Podremos
crear una lista
nueva o
importarla
desde alguna
seccin de
nuestra
planilla. En
este caso,
creamos una
lista con
nombres.
38 redusers.com
Para avanzar con las explicaciones relacionadas con cos (Figura 7). Podremos utilizarla con solo presio-
estos comandos y para poder sacar provecho de ellos, nar el smbolo de sumatoria incluido dentro del
utilizaremos un ejemplo sencillo. Para continuar con la grupo Modificar de la ficha de opciones Inicio.
empresa que se dedica a la venta de productos de
librera, imaginemos que estamos realizando un Una de las formas de aplicar esta funcin es seleccio-
pequeo reporte de las unidades vendidas por cada nar las celdas que deseamos sumar y presionar el
uno de los vendedores durante el primer semestre del icono correspondiente de la ficha de opciones. La
ao. Comenzaremos la construccin de nuestro ejem- sumatoria resultante se ubicar en la celda posterior a
plo, introduciendo el nombre de cada vendedor, agre- las seleccionadas. Tambin podremos accionar la fr-
gando el ttulo al informe, incluyendo rtulos en las mula, si nos ubicamos en donde deseamos obtener el
columnas y mejorando la cosmtica de la planilla utili- resultado y luego seleccionamos el rango que quera-
zando distintos estilos, lneas y colores, como hemos
visto en los captulos anteriores. Luego, arrastraremos
hacia la derecha el ttulo que incluye el mes para poder
crear las columnas del primer semestre de ventas
(Figura 6).
El totAl
El resumen de las ventas debe tener un total para
cada mes y, para esto, emplearemos la funcin Suma, FIGURA 7. si utilizamos la combinacin de
que nos permitir realizar sumas de rangos numri- teclas ALT+=, podremos activar la funcin Suma.
FIGURA 6. Al arrastrar el nombre de un mes, Excel nos ir mostrando los nombres de meses que
ocuparn las celdas arrastradas.
redusers.com 39
mos sumar. Por defecto, se nos marcar el rango con- formato de las celdas copiadas y luego pegadas.
tiguo a la celda donde vamos a introducir la funcin. Mantener tema de destino: con esta opcin no
Tambin es posible realizar esta frmula en forma se cambiar el tema de Office que posea la celda
manual si escribimos directamente =SUMA(Rango a destino.
sumar) en la celda de destino (Figura 8). Coincidir con formato de destino: se respe-
tar el formato de las celdas destino.
ms oPcIonEs PARA PEGAR Slo valores: de esta forma pegaremos solo los
El siguiente paso ser copiar la suma que hemos resultados de una frmula.
realizado a los totales de los siguientes meses. Excel Formatos de nmeros y valores: nicamente
interpretar en forma automtica que debe sumar el se pegarn el formato de nmero y su contenido.
grupo de celdas que se encuentran por encima del Formatos de origen y valores: se pegarn los
resultado en cuestin. Al pegar celdas, ya sea con el valores resultantes de una frmula y el formato que
comando incluido en la ficha de opciones o con el posea la celda de origen.
atajo del teclado CTRL+V, podremos acceder a las Mantener ancho de columnas de origen: ajus-
Opciones de pegado. Simplemente debemos pre- tar el ancho de la columna destino de acuerdo a los
sionar el icono de pegado que aparece prximo a la valores de origen.
celda de destino. Si, en lugar de copiar la frmula, la Slo formato: no se pegar el contenido de la
arrastramos, usaremos las Opciones de relleno, celda, sino solo su formato.
y no las Opciones de pegado (Figura 9). Vincular celdas: solamente se pegar un link
hacia la celda de origen.
Dentro de las Opciones de pegado, podremos
encontrar: otRAs AltERnAtIvAs
Mantener formato de origen: se mantendr el Adems de todo lo que hemos visto, existen otras
FIGURA 8. Recordemos que las funciones que apliquemos dentro de Excel comenzarn con un
signo igual (=).
40 redusers.com
formas de pegar celdas copiadas previamente, que

nos resultarn de mucha utilidad. Para ello tenemos
que acceder a la lista desplegable de alternativas,
para pegar presionando debajo del icono Pegar de FIGURA 10. Para la mayora de los comandos o
la ficha Inicio (Figura 10). Dentro del primer blo- herramientas de Excel 2007, encontraremos
que de opciones, encontraremos algunas funciones, diferentes formas de acceso.
FIGURA 9. las
Opciones de
pegado nos
permiten
decidir la forma
en la que se
copiarn los
datos que
estemos
moviendo.
redusers.com 41
que ya hemos explicado anteriormente, y otras que

veremos a continuacin.
transponer
Con esta opcin podremos intercambiar filas y
columnas entre s, para poder armar un nuevo cua-
dro en forma invertida. Para explicar el funciona-
miento de este comando, lo veremos en un cuadro
en el que se incluirn la altura y el peso de algunas
personas. Como podemos ver en la Figura 11,
Transponer puede resultarnos de gran utilidad adicionales que nos pueden resultar de utilidad. La
cuando necesitamos cambiar la orientacin de caracterstica Saltar blancos nos permitir pegar
nuestros cuadros. un grupo de celdas evitando aqullas que, dentro
del rango de origen, se encuentran vacas, es decir,
Si accedemos a esta opcin desde Pegado espe- en blanco (Figura 12).
cial, podremos combinar algunos comandos al
transponer. Por ejemplo, podemos elegir pegar solo hAcER cUEntAs Al PEGAR
valores o solo formatos. Adems de Transponer, Tambin podemos realizar operaciones al pegar
dentro de este primer bloque que estamos anali- celdas. De esta forma, podremos sumar, restar, mul-
zando, encontraremos una opcin para pegar todo, tiplicar y dividir las celdas de destino, de acuerdo a
exceptuando los bordes. los valores de origen. Veamos un ejemplo para
comprender su utilidad. Esta vez contamos con un
Pegado especial resumen de ventas en unidades por zonas. Si nece-
Dentro del segundo bloque de opciones que esta- sitamos expresar la informacin en una unidad de
mos desarrollando, debemos destacar Pegado medida diferente, podremos recurrir a esta utilidad.
especial. Desde aqu podremos acceder a todos En este caso, los valores para las ventas en unidades
los comandos que hemos visto y a algunas opciones son valores muy grandes, por lo que cambiaremos su
FIGURA 11. Pegado especial,

incluido en el segundo bloque de las
opciones que estamos analizando.
42 redusers.com
PAso A PAso 1
cambio de unidad de medida
1 En una celda cualquiera fuera de la tabla, escriba el nmero 1000. Utilice el atajo de teclado
CTRL+C para copiar esa celda.
2 Seleccione el rango de la tabla

donde se realizar el pegado
con operaciones. Evite
seleccionar los totales porque
stos se actualizarn solos, por
incluir una funcin que suma los
valores anteriores.
3 Haga clic sobre Pegar y

seleccione Pegado
especial. En las opciones
seleccione la operacin
Dividir y presione Aceptar.
4 Borre el contenido de la celda

auxiliar utilizada y agregue en
el ttulo la unidad de medida en
la que se expresan los datos.
redusers.com 43
exposicin: transformaremos los volmenes vendi- pincel que se encuentra en el grupo Portapapeles
dos en miles de unidades, dividindolos por 1000. de la ficha de opciones Inicio (Figura 13).
coPIAR FoRmAto Para usarla debemos posicionarnos sobre la celda

Hemos mencionado que es posible Pegar solo los for- que contiene el formato que necesitamos, presionar
matos de lo que copiamos. Adems de esto, para tras- el icono y, luego, seleccionar la celda donde
ladar formatos entre diferentes celdas, podemos deseamos aplicar ese formato. Cabe aclarar que, si
copiar directamente el formato con una utilidad espe- deseamos copiar un determinado formato en varias
cial para eso. Para lograr esto, utilizaremos el icono del ubicaciones dentro de nuestra planilla, podremos
FIGURA 12. desde esta ventana podemos copiar comentarios y validaciones, temas que veremos en
los prximos captulos.
FIGURA 13. con esta herramienta podremos

traspasar el formato entre celdas con unos
pocos clics.
44 redusers.com
hacer doble clic sobre el icono y luego ir seleccio- relacionadas a las celdas destino. Este tipo de referen-
nando las celdas de destino. cias se llaman absolutas.
Antes de comenzar con un ejemplo, debemos saber
lAs REFEREncIAs RElAtIvAs y que, para fijar filas o columnas, tenemos que ante-
AbsolUtAs poner el smbolo $. De esta forma, si deseamos fijar
Hemos visto, en el inicio de esta obra, que las filas y la columna de una referencia, introduciremos $A1,
columnas son denominadas con nmeros y letras mientras que, si lo necesario es congelar la fila, utili-
respectivamente. Tambin sabemos que, cuando zaremos A$1. Si deseamos fijar filas y columnas a la
copiamos una frmula (como vimos con el caso de la vez para obtener una referencia totalmente absoluta,
funcin SUMA), el rango que se encuentra referencia- la direccin de la celda deber ser $A$1. Esto har
do dentro de la frmula se desplazar a su nueva que, al arrastrar frmulas, las partes de la referencia
ubicacin con la misma relacin que tenga respecto que se encuentren fijas no sean alteradas y sigan
de la celda de origen, pero respecto de la celda desti- tomando sus valores de la celda que fijamos.
no. Estas referencias son denominadas relativas. En Ahora s vamos a trabajar esta explicacin con un
algunos casos no queremos que nuestras frmulas se nuevo ejemplo: esta vez elaboraremos una cuenta de
actualicen al nuevo rango, y por eso es posible fijar resultados muy sencilla de una distribuidora de libros.
celdas o alguna parte de su direccin (columna o Luego de tener confeccionada la cuenta de resultados
fila) para que, al momento de copiar las frmulas que en valores (Figura 14), construiremos un cuadro para
contengan estas celdas, sus referencias se encuentren expresar los montos como porcentajes de la venta.
FIGURA 14. Aplicamos unas sumas muy sencillas para obtener las ventas netas y el resultado bruto.
cAmbIAR El sIGno A lAs cEldAs

utilizando Pegado especial, podemos cambiarle el signo a un grupo de celdas si incluimos
en una celda el valor -1, lo copiamos y lo pegamos con la opcin Multiplicacin. As, las cel-
das de destino sern multiplicadas por este valor, y cambiarn su signo.
redusers.com 45
PAso A PAso 2
Fijar celdas en divisiones
1 Realice una copia del

cuadro de la cuenta de
resultados debajo de ste y
borre las celdas con valores
numricos. Denomine el
nuevo cuadro con el ttulo
En % de Venta.
2 Introduzca en B11 la
frmula =B4/B$4 para
realizar la divisin de los
valores por la venta.
3 Aplique el formato de porcentaje incluido dentro del grupo Nmero dentro de la ficha de opciones
Inicio.
4 Borre el contenido de la
celda auxiliar utilizada y
agregue en el ttulo la
unidad de medida en la
que se expresan los datos.
46 redusers.com
Filas y columnas
En nuestro ejemplo, al fijar la columna, hemos podi- agregarn por encima de la seleccin actual, mien-
do copiar la frmula incluida en B11 al resto de las tras que las columnas lo harn a la izquierda de la
celdas del cuadro para obtener el resultado correcto. celda activa.
Si no hubiramos realizado ninguna fijacin en la
referencia de celda incluida en la frmula, al copiar- Para facilitar el manejo de estos comandos, pueden
la hubiramos obtenido un resultado errneo. resultarnos de gran utilidad los atajos de teclado.
Para fijar celdas, cuando nos encontremos introdu- Para insertar una fila o columna, podremos presio-
ciendo la operacin o funcin que incluya la refe- nar CTRL + + (signo de suma) y, para eliminar
rencia en cuestin, podremos utilizar la tecla de F4 alguna parte de nuestras hojas, debemos presionar
para poder alternar entre las diferentes variantes CTRL + - (signo menos). Con ambas opciones se
de fijacin. nos abrir un panel que nos permitir decidir de qu
forma queremos llevar a cabo la insercin o la elimi-
Filas y columnas nacin (Figura 16).
Como ya sabemos, nuestras hojas estn conforma- Cabe aclarar que, si deseamos insertar o eliminar
das por filas y por columnas. Es posible realizar algu- una columna o fila completas, podemos seleccionar
nas acciones sobre ellas, que nos faciliten algunas toda la fila o toda la columna y utilizar el atajo de
tareas y que nos permitan organizar mejor los datos teclado visto anteriormente. Al realizar esto mientras
o modificar, de forma sencilla, una planilla que ya tenemos seleccionada la fila o columna por comple-
tenemos hecha. to, no aparecer ninguna de las ventanas expuestas
y simplemente se ejecutar la accin indicada.
InsERtAR y ElImInAR
En muchos casos nos resultar necesario agregar o
quitar filas o columnas dentro de nuestras planillas
o informes. Dentro del grupo Celdas de la ficha de
opciones Inicio, encontraremos comandos espe-
ciales para hacerlo (Figura 15). Estas opciones son FIGURA 15. Aqu encontraremos opciones para
muy intuitivas y cada una nos permite insertar y eli- insertar y eliminar celdas, filas, columnas y
minar celdas, filas, columnas y hojas. Las filas se hojas de un libro.
combInAcIonEs nUmRIcAs PARA Aos y mEsEs

evitar caracteres y guiones (-) en meses y aos nos permitir realizar clculos con esos
ttulos. es conveniente ubicar primero el ao para ordenar series de varios aos. Por ejem-
plo, para enero de 2007, la serie podra ser 200701, y as sucesivamente.
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Es posible insertar varias filas o columnas en una mostRAR y ocUltAR

misma accin. Para hacer esto, no es necesario que Adems de poder insertar y eliminar filas y colum-
las filas o columnas se encuentren pegadas entre s, nas, es posible ocultar algunas de ellas para
ya que solo ser necesario seleccionarlas por com- visualizarlas solo cuando sea necesario. Esto es til
pleto y realizar la accin deseada. Para seleccionar cuando debemos generar clculos anexos que no
varias columnas o filas, podremos sostener presiona- deseamos que sean visualizados por otras personas.
da la tecla CTRL mientras procedemos con la selec- Podemos acceder a estas opciones desde dos luga-
cin. Como limitacin, cabe mencionar que no res. El primero y ms visible se encuentra dentro de
podremos eliminar filas y columnas en una sola la ficha de opciones Inicio en el grupo Celdas (el
accin. mismo grupo donde hallamos las opciones para
Por ltimo, podemos indicar que estas opciones insertar y eliminar). All, dentro de las opciones de
tambin figuran dentro de los comandos disponi- Formato y bajo el ttulo Visibilidad, encontrare-
bles que se visualizan al hacer clic con el botn mos la herramienta Ocultar y mostrar con sus
derecho del mouse sobre una determinada selec- opciones (Figura 18). Si tenemos alguna fila,
cin (Figura 17). columna u hoja seleccionada, podremos ver estos
FIGURA 17.
dentro de las
opciones que
aparecen al
utilizar el
botn derecho
FIGURA 16. del mouse,
Insertar celdas encontraremos
y Eliminar celdas las necesarias
nos ofrecen para insertar y
opciones similares eliminar filas,
para realizar columnas y
distintas acciones. celdas.
sElEccIn dE FIlAs y colUmnAs

Podemos seleccionar la totalidad de una columna si presionamos CTRL + Barra espaciado-
ra. si deseamos elegir una o varias filas enteras, lo haremos con MAYS + Barra espaciado-
ra. con CTRL + MAYS + Barra espaciadora, seleccionaremos toda la hoja.
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Filas y columnas
PAso A PAso 3
Insertar sumas
1 Realice una copia de la hoja en la que se encuentra el cuadro con las

ventas en unidades por vendedor. Para eso, sitese sobre la hoja en
cuestin, sobre la pestaa con su nombre presione el botn derecho
del mouse y seleccione Mover o copiar. Luego marque la
casilla Crear una copia y haga clic en Aceptar.
2 Dentro de la nueva hoja inserte una columna luego del mes de marzo. Para hacerlo, seleccione la
columna E y despus presione el atajo de teclado CTRL + +.
En la columna que se ha agregado,.inserte una sumatoria utilizando la funcin SUMA
4 Copie la frmula incluida en E5 al resto de las celdas y coloque el ttulo Total 1er Trim. a la
nueva columna. Resalte aplicando formato Negrita a los resultados y agregue un borde ms
grueso sobre esta parte del cuadro para resaltar los subtotales.
redusers.com 49
PAso A PAso 3 (cont.)
Por ltimo, copie lo realizado en la columna E a la columna I para obtener los subtotales del
segundo trimestre. Realice el cambio correspondiente en el ttulo de la columna.
comandos dentro de las opciones incluidas al presio-

nar el botn derecho del mouse sobre esa seleccin.
Para fijar mejor estos conceptos, vamos a hacer un

pequeo ejercicio. Para eso tomaremos el ejemplo
que desarrollamos en este captulo para calcular las
ventas generadas por distintos vendedores. Como
primer paso, vamos a dividir el semestre en dos eta-
pas para incluir un subtotal que sume las ventas de
cada uno de los trimestres del perodo.
De esta forma, hemos agregado una columna para

poder incluir un subtotal trimestral. Esta tarea puede
realizarse de otras maneras aumentando o disminu- FIGURA 18. desde aqu podemos mostrar y
yendo su complejidad, ya que Excel 2007 nos brinda ocultar filas, columnas y hojas de forma rpida
diferentes formas para resolver los distintos problemas y sencilla.
50 redusers.com
Filas y columnas
PAso A PAso 4
ocultar meses
Haciendo clic sobre su encabezado, seleccione las columnas B, C y D.
Presione el botn derecho del mouse sobre la seleccin y elija la opcin Ocultar del men que aparece.
3 Realice la misma tarea para los meses del segundo

trimestre, incluidos en las columnas F, G y H.
redusers.com 51
con los que nos encontremos. Para continuar con el Bsicamente, estas opciones figuran dentro del
ejemplo, llevaremos a la prctica algunas de las opcio- grupo Alineacin de la ficha de opciones Inicio
nes aprendidas. Una vez que hemos incluido los sub- (Figura 19). Adems de las formas habituales de
totales para cada trimestre, ocultaremos los meses. alineacin para ajustar nuestros textos en las cel-
das, encontramos opciones adicionales para incor-
lA AlInEAcIn porar textos en forma diagonal y vertical.
Otras de las opciones que podemos modificar son Para complementar las opciones visualizadas en la
la forma de alinear el contenido de una celda y la ficha de opciones, podemos emplear la pestaa
sangra que pueden contener sus valores. Respecto Alineacin dentro de la ventana Formato de
de la forma de alinear, podremos utilizar opciones celdas (Figura 20). Accederemos a esta ventana
para ajustar el contenido de una determinada al presionar sobre la marca incluida en la esquina
celda, tanto en alto como en ancho. inferior derecha del grupo de opciones Alineacin.
FIGURA 19. con estas opciones podremos ubicar el contenido de nuestras celdas en diferentes
ngulos.
AyUdA dE ExcEl
si estamos conectados a Internet, podemos obtener ayuda en lnea. con la tecla F1, accede-
mos a la ayuda; si sta no se conecta en forma automtica, hacemos clic sobre el botn sin
conexin (ngulo inferior derecho) y seleccionamos mostrar contenido de office online.
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Filas y columnas
control de texto
Adems de las opciones de alineacin, podremos
modificar otras propiedades del contenido de las
celdas para mejorar el aspecto de nuestras planillas
(Figura 21).
Ajustar texto: esta opcin nos permitir ajustar
el texto de una determinada celda para que ste
entre dentro de los lmites de la celda, modificando
Otra forma de acceder a este contenido es seleccio- su alto para conseguir su objetivo.
nar la opcin Formato de alineacin de cel- Reducir hasta ajustar: al aplicar esta herramienta,
das, que se muestra en la Figura 19. Excel reducir el tamao de la fuente hasta que el conte-
FIGURA 20. Entre otras cosas,

en esta ventana tambin
encontraremos las opciones
para la administracin
de la sangra.
sElEccIonAR Un RAnGo
si movemos el mouse sobre algn lugar de nuestra planilla, pintaremos un conjunto rectan-
gular de celdas. de esta forma, estaremos seleccionando un rango. Luego de seleccionarlo,
la siguiente accin que realicemos afectar a todo el conjunto de celdas que lo compone.
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nido de la celda quede dentro de sus lmites. 22). Haciendo uso de estas herramientas podre-
Combinar celdas: une las celdas seleccionadas mos combinar y descombinar grupos de celdas en
en una de mayor tamao y puede utilizarse para forma horizontal y total. Tambin es posible cen-
generar encabezados de varias filas o columnas. trar los datos y combinarlos en una misma opera-
cin. Su utilizacin es muy fcil e intuitiva.
combinar y centrar
Adicionalmente a todo lo que hemos vimos hasta la sangra
este punto, existe un icono dentro del grupo Otro aspecto para mencionar es la posibilidad de
Alineacin, destinado a combinar celdas (Figura modificar la sangra del contenido de una celda. As,
FIGURA 21. las distintas opciones de ajuste y alineacin nos permiten adecuar cmo se muestran
los datos.
combInAR y cEntRAR En lA sElEccIn

combinar celdas une las celdas seleccionadas en una nica celda extendida, mientras que
centrar en la seleccin sirve para centrar un ttulo en un conjunto de celdas contiguas.
Ambas opciones se hallan en la pestaa Alineacin de la ventana Formato de celdas.
54 redusers.com
B u s c a r y re e m p l a z a r
podremos aumentar la sangra con el icono corres- herramienta Buscar tambin puede ser activada, si
pondiente en el mismo grupo de opciones que presionamos CTRL + B (Figura 23). Este comando
venimos analizando, o si presionamos la combina- nos permite encontrar, dentro de una hoja o un libro
cin de teclas CTRL + ALT + TAB. En caso de dese- determinado, los caracteres contenidos en los valo-
ar reducir esa sangra, el atajo del teclado para rea- res de las celdas o en sus frmulas. Tambin podre-
lizarlo es CTRL + ALT + MAYS + TAB. Recordemos mos realizar una bsqueda por colores o una bs-
que estas opciones tambin estn dentro de la pes- queda por formato, cuyo beneficio es la posibili-
taa Alineacin de la ventana Formato de dad de identificar celdas segn su color de relleno
celda que hemos estado analizando. o su fuente, por ejemplo.
Cuando hacemos una bsqueda, en el campo
Buscar y reemplazar Dentro de podemos seleccionar si deseamos llevar
a cabo la bsqueda o el reemplazo dentro de la hoja
Otras herramientas que posee Excel 2007 y que nos activa o en la totalidad del libro. En el campo
resultarn de gran utilidad al momento de comenzar Buscar, estableceremos si se realizar por colum-
a trabajar con planillas ms complejas son aqullas nas o por filas y, por ltimo, dentro del campo
destinadas a buscar y reemplazar porciones de Buscar dentro de, podremos seleccionar el des-
nuestros trabajos. Las opciones de buscar y reempla- tino de esa bsqueda, cuyas opciones son:
zar funcionan, bsicamente, de la misma manera. La Frmulas (contenido de las frmulas incluidas en
FIGURA 22. desde

este icono podremos
aplicar distintas
formas de combinacin
de celdas.
FIGURA 23. Pestaa para

realizar bsquedas con todas
sus opciones desplegadas.
redusers.com 55
una hoja o libro), Valores o Comentarios (ms ubicaciones de alguna de nuestras hojas y luego diri-
adelante explicaremos en detalle su utilizacin). girnos a ellas con pocos clics. Para grabar una ubica-
Adems, podemos seleccionar algunas opciones adi- cin, debemos utilizar el Cuadro de nombres para
cionales, como la coincidencia de maysculas y ingresar una etiqueta que identifique una celda o
minsculas o que el texto buscado coincida en su seleccin.
totalidad con el contenido de una celda. La opcin Ir a puede ser activada, si presionamos
En caso de utilizar la herramienta de reemplazo, Buscar y seleccionar del grupo Modificar y
adems de todas las opciones explicadas, deberemos luego elegimos Ir a o con el teclado, si presiona-
incluir un valor o formato que sea el que se emplear mos la combinacin de teclas CTRL + I (Figura 25).
para reemplazar lo que se encuentre. Para activar el De esta forma, podremos desplazarnos a un lugar
comando con el teclado, podremos presionar la com- especfico de nuestro libro.
binacin de teclas CTRL + L (Figura 24).
La utilidad Ir a Especial nos permitir selec-
IR A cionar distintos tipos de datos incluidos dentro de
Dentro del grupo que estamos analizando, encontra- una planilla, como comentarios y celdas con valo-
mos los comandos Ir a e Ir a especial. Estas res o frmulas. Tambin podremos dirigirnos a cel-
sencillas utilidades nos permitirn desplazarnos con das con formatos condicionales, validaciones u
mucha facilidad dentro del libro. Podremos grabar objetos (Figura 26).
FIGURA 24. la
pestaa dispuesta
para realizar
reemplazos agrega
sobre la de
bsqueda algunos
campos y botones
especficos para
esta funcin.
dEsPlAzAmIEnto con El tEclAdo

Podremos utilizar las teclas AvPag y RePag para movernos pginas hacia abajo y hacia arriba
respectivamente. Para movernos de forma horizontal, podemos presionar ALT + AvPag o ALT
+ RePag, que nos movern una pantalla hacia la derecha o hacia la izquierda.
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B u s c a r y re e m p l a z a r
oPcIonEs dE sElEccIn
Las opciones incluidas dentro del segundo bloque de la
herramienta Buscar y seleccionar (Figura 27)
nos servirn para realizar selecciones de tipos de datos.
Podremos trabajar sobre grupos de frmulas, comenta-
rios, formatos condicionales, constantes y validacin de
datos. Al utilizar cualquiera de estas opciones, se selec-
cionarn todos los rangos dentro de la hoja o rango
activo que posean estas caractersticas.
FIGURA 25. En el Cuadro de nombres vemos la etiqueta que ingresamos y que tambin aparece en
la lista de ubicaciones. El botn Especial nos conducir a Ir a especial.
FIGURA 26. selecciones sobre las que

podemos trabajar con este comando.
redusers.com 57
sElEccIn dE objEtos y El PAnEl cos o imgenes, elementos en los cuales iremos

dE sElEccIn profundizando en los prximos captulos. El Panel
Bsicamente, con estas dos ltimas opciones de seleccin (Figura 27) nos permitir despla-
incluidas dentro de este grupo de herramientas zarnos entre los distintos objetos que formen parte
podremos seleccionar distintos objetos existentes de nuestra planilla para interactuar con ellos de
dentro de nuestra planilla, como formas, grfi- forma sencilla.
FIGURA 27. En este panel podemos ver los elementos que contiene nuestra planilla.
REsUmEn
en este captulo conocimos elementos ms complejos con los que podemos realizar tareas
interesantes. Aprendimos a utilizar las opciones relacionadas con Copiar y Pegar y a aplicar
operaciones al pegar y transponer datos. empezamos a conocer las funciones y empleamos
la autosuma (SUMA). Tambin desarrollamos cmo insertar, eliminar, mostrar y ocultar filas,
columnas y celdas. Por ltimo, utilizamos los comandos relacionados con las bsquedas y con
los reemplazos para trabajar mejor con grandes volmenes de informacin.
58 redusers.com
Captulo 3
Con estilo
y formato
A continuacin, profundizaremos sobre el

formato de los datos y su personalizacin:
bordes, colores de relleno, fuentes y dems.
redusers.com
3.Con estilo y formato
millares muestra el valor de la celda con separador

El formato de miles. Para lograr esto, Excel 2007 aplica el forma-
to de contabilidad, pero sin un smbolo de moneda.
de los datos
Formato de nmero
En esta instancia, vamos a analizar los distintos for- Por defecto, el formato de contabilidad esta-
matos que podemos darles a nuestros valores. blece 2 decimales. Para mejorar la lectura, a
Encontraremos estas opciones dentro de la ficha veces conviene eliminarlos. si trabajamos con
Inicio, dentro del grupo Nmero (Figura 1). millones, puede ser til agrandar la unidad de
medida y mostrar los valores en miles o en
Por defecto, las celdas poseen formato General, lo millones, para reducir la cantidad de dgitos.
que significa que no tienen un formato especfico.
La mayor parte de los nmeros a los que se les apli- Formatos nUmrIcos
ca este formato se muestra tal como se escriben. Mediante la aplicacin de distintos formatos de
Entre los estilos que podemos aplicar de manera nmero, cambiaremos la apariencia de los nmeros
directa, encontramos tres botones: Formato de sin modificarlos. El formato de nmero no afecta
nmero de contabilidad, Estilo porcentual al valor real de la celda que utiliza Microsoft Excel
y Estilo millares. En el primero hallamos opcio- para realizar los clculos. Ese valor real se seguir
nes para agregar smbolos de moneda a nuestros
nmeros. Se diferencia del formato monetario
(explicado ms adelante) porque alinea los smbo-
los monetarios y el separador de decimales en una
columna. Si seleccionamos la opcin Ms forma-
tos de contabilidad, podremos elegir entre FIGUra 1.
todas las monedas existentes. Los formatos
numricos ms
El botn Estilo porcentual muestra el valor de la utilizados son
celda con formato de porcentaje. Tambin es posible accesibles a
aplicar este formato si presionamos CTRL+MAYS+% travs de esta
en nuestro teclado. En tanto, el botn Estilo lista desplegable.
Formato de nmero
Por defecto, el formato de contabilidad establece 2 decimales. Para mejorar la lectura, a veces
conviene eliminarlos. si trabajamos con millones, puede ser til agrandar la unidad de medi-
da y mostrar los valores en miles o en millones, para reducir la cantidad de dgitos.
60 redusers.com
El formato de los datos
mostrando en la barra de frmulas. Los formatos de fecha que comienzan con un aste-
Adems de las opciones de acceso rpido que risco (*) responden a los valores establecidos en la
encontramos en los iconos del grupo Nmero, pode- Configuracin regional y de idioma del
mos emplear otros formatos. Panel de control de Windows (Figura 3). Los
Nmero: se utiliza para la presentacin de nmeros formatos sin asterisco no se ven afectados por esa
en general. Se puede especificar la cantidad de posi- configuracin regional.
ciones decimales, el uso de un separador de miles y Hora: es de forma similar al formato Fecha y repre-
el modo en que se presentan los nmeros negativos. senta los nmeros de fechas y horas como valores
Moneda: muestra el smbolo de moneda predeter- de hora. Aquellos formatos que posean un asterisco
minado junto a los nmeros. Se puede especificar la tambin sern afectados por la configuracin regio-
cantidad de decimales, un separador para miles y el nal de Windows.
modo en que se mostrarn los valores negativos. Fraccin: presenta un nmero como fraccin,
Fecha: muestra los nmeros de serie que representan segn el tipo de fraccin que se especifique.
fechas y horas como valores de fechas, segn el tipo y Cientfico: este formato es utilizado para mos-
la configuracin regional especificados (Figura 2). trar un nmero en notacin exponencial.
FIGUra 2. el formato Fecha

larga permite visualizar el da
de la semana y el mes,
expresados en letras.
FIGUra 3. si el formato de Fecha

corta elegido posee un asterisco (*),
utilizar el separador de fechas
especificado en la configuracin
regional del equipo (en este caso /).
redusers.com 61
Texto: trata el contenido de una celda como texto Cada uno de los grupos de estilos posee caracters-
y lo muestra tal como se escribe, incluso los nmeros. ticas diferentes:
Especial: se utiliza en casos especiales, como Bueno, malo y neutral: estilos establecidos
cdigos postales o nmeros de telfono. para aplicarse, por ejemplo, a celdas que puedan
Personalizada: con esta opcin podemos crear adoptar alguno de estos estados.
un nuevo formato para presentar textos y nmeros Datos y modelo: estos estilos pueden ser aplica-
de la forma que necesitemos. dos de acuerdo al tipo de contenido que posean las
celdas y de esta forma podemos identificar, por ejem-
estILos de ceLdas plo, aquellas que poseen clculos o textos explicativos.
Con los estilos podremos aplicar varios formatos en Ttulos y encabezados: distintos estilos de ttu-
un solo paso y garantizar que las celdas presenten los basados especficamente en formatos de fuentes.
un formato coherente. Estos estilos de celda se definen Estilos de celdas temticos: en esta seccin
como conjuntos definidos de caractersticas de forma- encontramos estilos en gamas de colores que se
to, como fuentes, tamao de fuentes, formatos de encuentran relacionados con el tema que hayamos
nmeros, bordes de celda y sombreado. Excel 2007 seleccionado para el libro.
nos ofrece varios estilos de celda predeterminados que Formato de nmero: estilos que incluyen los for-
pueden ser aplicados directamente, aunque tambin matos numricos ms utilizados.
es posible crear estilos personalizados.
Al hacer clic con el botn derecho sobre los estilos,
Debemos tener en cuenta que los estilos de celdas podremos realizar algunas acciones como
se basan en el tema que se haya aplicado a todo Modificar, Duplicar y Eliminar. (Figura 5 ).
el libro por lo que, al cambiar el tema, los estilos
de celda se actualizarn para coincidir con el cam- Para crear un nuevo estilo, tenemos que seleccionar
bio realizado. la opcin Nuevo estilo de celda, que se abre
Encontraremos esta herramienta dentro de la ficha de al presionar Estilos de celda. En la ventana de
opciones Inicio, en el grupo Estilos (Figura 4). creacin de estilo, si presionamos el botn Aplicar
Como veremos, los estilos integrados son bastante formato, accederemos a la ventana Formato de
amplios y cubren muchas de las necesidades bsicas celda, donde podremos seleccionar las opciones
que podemos tener al utilizarlos. que deseemos para nuestro estilo.
de mILLones a mILes
Podemos crear un formato numrico para expresar millones (1.000.000) en miles (1.000). Para
esto debemos crear un formato personalizado y, en el campo Tipo, ingresar 0,. ser de gran
utilidad al trabajar con nmeros grandes ya que obtendremos una visualizacin diferente.
62 redusers.com
El formato de los datos
Otra manera de crear un estilo propio es partir de crear formatos de tablas personalizados. Al aplicar
la copia de uno existente, utilizando el comando uno de estos formatos a un grupo de celdas, pode-
Duplicar, que aparece al hacer clic con el botn mos determinar si queremos respetar o mante-
derecho del mouse sobre el estilo que queremos ner el formato existente en esas celdas o si
copiar. Los estilos propios que creemos se situarn preferimos borrarlo y reemplazarlo por el
dentro de una nueva seccin llamada nuevo. Si hacemos clic con el botn derecho sobre
Personalizada, que visualizaremos al desplegar la un estilo de tabla, aparece un men con diferentes
totalidad de los estilos disponibles. alternativas. La opcin Aplicar (y mantener
formato) solo modificar parte de los formatos,
Formato de tabLas respetando aqullos que hayan sido modificados
Otra herramienta disponible en Excel 2007 que por el usuario. En cambio, Aplicar y borrar
nos permite aplicar de forma sencilla todo un kit formato aplicar directamente el formato de tabla
de formatos a nuestras tablas, cuadros o informes elegido (Figura 6).
se encontrar dentro del mismo grupo Estilos, Cuando utilicemos esta herramienta, Excel 2007 incor-
que hemos explicado, bajo el nombre Dar forma- porar una nueva ficha de opciones denominada
to como tabla. Diseo, a travs de la cual podremos modificar algu-
De la misma forma que con los estilos, podremos nas cuestiones adicionales sobre los formatos de las
FIGUra 4.
Los estilos se encuentran
divididos en diferentes
grupos.
FIGUra 5. el estilo
Normal es el nico
que no puede ser
eliminado.
redusers.com 63
tablas. Desde esta nueva ficha, en el grupo Opciones seleccionar, por ejemplo, aquellos valores que super-
de estilo de tabla, podremos cambiar algunas en una determinada cantidad. Para hacerlo, conta-
alternativas relacionadas con el estilo de tabla selec- mos con algunas reglas preestablecidas que nos
cionado (Figura 7). facilitan la utilizacin de esta potente herramienta.
La primera opcin que encontramos dentro de la
herramienta se denomina Resaltar reglas de
Un formato celdas. Con ella podremos asignar criterios a los
contenidos de las celdas y cambiar su formato, si
con condiciones stas los cumplen (Figura 8).
Adems de las distintas herramientas explicadas, Para entender mejor cmo funcionan los formatos
existen formatos que se activarn de acuerdo al condicionales, vamos a utilizar un sencillo ejemplo.
valor contenido en una celda o segn algn criterio Esta vez formamos parte de una empresa que
especfico. La herramienta Formato condicional distribuye, en forma mayorista, productos de
figura dentro del grupo Estilos de la ficha Inicio. librera, y poseemos un detalle con la mercadera
El Formato condicional se basar en una serie de ingresada en el depsito en el ltimo trimestre del
reglas aplicables a los datos contenidos en las cel- ao. Nuestro objetivo ser utilizar un formato
das. Si stas se cumplen, se aplicar algn formato condicional para resaltar todos aquellos ingresos
especfico que elijamos. De esta forma, podremos que sean superiores a 50 unidades.
FIGUra 6. con estas

opciones podemos decidir
si mantenemos los
parmetros de formato
que hayamos modificado,
a pesar de aplicar uno de
los formatos de tabla de
excel 2007.
cUIdado con Los estILos

No es recomendable eliminar los estilos predefinidos, ya que no podremos restablecerlos de
forma sencilla ni podremos reproducirlos en poco tiempo. Tengamos en cuenta que, cada vez
que creemos uno propio, ste se incluir en una nueva seccin denominada Personalizada.
64 redusers.com
Un formato con condiciones
Podremos emplear la opcin Es menor que para Es igual a: podremos resaltar las celdas que
resaltar los nmeros menores que alguna cifra. contengan el mismo valor que el que ingresemos aqu.
Lgicamente, deberemos seleccionar un estilo dife- Texto que contiene: se aplicar el formato a las
rente del anterior para poder reconocer cada formato. celdas que contengan el texto utilizado como criterio.
Adems de poder seleccionar alguno de los forma-

tos predefinidos, podremos crear uno nuevo de
acuerdo a nuestras necesidades. Para lograr esto
debemos seleccionar, dentro del cuadro destinado a
la seleccin del formato, Formato personalizado.
Desde aqu accederemos a la ventana Formato de
celdas que ya conocemos y, en ella, podremos
seleccionar las caractersticas de formato que desee-
mos aplicar.
Adems de las opciones para resaltar nmeros mayo-
res y menores, podemos trabajar con otros criterios:
Entre: aqu debemos seleccionar 2 valores que
servirn como criterios para establecer un rango. Se FIGUra 8. La opcin que aparece en primer
resaltarn con el formato elegido aquellas celdas lugar nos da la posibilidad de aplicar algunas
con valores que se encuentren entre ambos criterios. condiciones sencillas.
FIGUra 7. desde aqu podremos ajustar el diseo de nuestra tabla.
sUperndIce y sUbndIce
encontraremos las opciones para poder escribir subndices, como en H20, o un superndice
como en m2, en la seccin Efectos dentro de la pestaa Fuente de la ventana Formato de
Celdas, que se abre al presionar la marca inferior del grupo Fuente de la ficha Inicio.
redusers.com 65
paso a paso 1 - cambio de unidad de medida
1 Cree un cuadro con el detalle

de los artculos y las
cantidades que se ingresan de
cada uno.
2 Seleccione la porcin donde se encuentran los valores de ingreso dentro de la tabla.
Haga clic en Formato condicional, luego en Resaltar reglas de celdas y, finalmente,

en Es mayor que.
66 66
redusers.com
paso a paso 1 (cont.)
4 En el cuadro que se abre, introduzca el valor de condicin, en este caso, 50.
5 Seleccione del men el formato que quiera

darle a las celdas que cumplan con la
condicin establecida y presione Aceptar.
6 Visualice las celdas que

se encuentran resaltadas
por cumplir con la
condicin establecida.
Una fecha: lo interesante de este formato es la Duplicar valores: desde aqu (Figura 10)
posibilidad de aplicarlo a fechas y hacer que ste se podremos hacer que se resalten aquellos valores que
vaya actualizando de acuerdo a la fecha actual, es se encuentren duplicados (con la opcin Duplicar) o
decir, es relativo y no absoluto (Figura 9). que solo aparezcan una vez (con la opcin nico).
redusers.com
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reGLas sUperIores e InFerIores perteneciente al conjunto seleccionado. Por ejemplo, si

Excel 2007 tambin nos presenta un cmulo de reglas, dentro de un grupo de 10 datos seleccionamos un for-
que pueden funcionar como criterios para establecer mato condicional que resalte el 20% superior, se
formatos condicionales relacionados con los valores de resaltarn las 2 celdas que contengan los valores ms
las celdas respecto de los valores de otras. As podre- altos. Esto podr ser realizado con las opciones 10%
mos identificar, por ejemplo, el grupo de valores supe- mejores y 10% peores, incluidas dentro de
riores o inferiores de un determinado conjunto. Reglas superiores e inferiores. Al igual que
cuando trabajamos con la cantidad de datos superio-
Con esta herramienta, podremos resaltar con un color res o inferiores, con estas opciones podremos seleccio-
un nmero especificado de los mejores o los inferiores nar el porcentaje deseado.
de un grupo. Por ejemplo, los 5 mejores salarios de un Otras dos opciones incluidas bajo esta modalidad
listado (Figura 11). Tambin encontramos, dentro de son Por encima del promedio y Por debajo
este grupo de reglas, aqullas que resaltan un deter- del promedio (Figura 12).
minado porcentaje de datos respecto de la cantidad
FIGUra 9. en el caso de las fechas, solo FIGUra 11. La cantidad de datos que deseamos
podemos elegir entre las opciones disponibles. que sean resaltados podrn ser modificados de
si necesitamos algo ms especfico, deberemos acuerdo a nuestras necesidades, con un
recurrir a criterios ms complejos. mximo de 9.999.
FIGUra 10. con esta

opcin podremos
identificar, de forma muy
sencilla, aquellos valores
que se encuentren
duplicados en una lista.
68 redusers.com
BARRAS DE DATOS LAS ESCALAS DE COLOR

Esta simple opcin de formato condicional nos Al igual que aplicamos las barras de datos, podremos
permitir hacer que, dentro de los valores a los aplicar escalas de color de acuerdo a los valores
cuales les apliquemos la condicin, se vean barras incluidos en las celdas evaluadas. En este caso, cada
cuya amplitud vare de acuerdo al valor que con- celda del grupo al que le hayamos aplicado este tipo
tenga cada celda (a mayor valor, la barra ser ms de formato condicional tendr un color diferente.
grande). Su aplicacin es muy sencilla, ya que solo Existen escalas de colores predefinidas, pero tambin
debemos seleccionar el conjunto de datos donde podremos crear las nuestras (Figura 14).
queramos aplicar este formato, hacer clic en
Formato condicional, presionar Barras de FORMATOS CONDICIONALES A
datos y elegir alguno de los colores disponibles TRAVS DE ICONOS
(Figura 13). Adems de todas las opciones que nos presenta la
FIGURA 12. Al trabajar con las opciones de

promedio, no hay que definir ningn criterio,
por lo que solo deberemos elegir el formato
que queremos aplicar.
FIGURA 13. Podremos elegir entre 6 colores

predefinidos, sin tener que desarrollar una
regla especial.
TABLAS Y FORMATOS CONDICIONALES

Al dar formato automtico a una tabla y luego aplicar alguna regla de formato condicional
sobre sus celdas, podremos despus podremos eliminar esas reglas en forma sencilla. Se
activar, dentro de las opciones de borrado, un comando especfico para ello.
REDUSERS.COM 69
herramienta Formato condicional, tambin El conjunto que est compuesto por 3 iconos dividir
podremos agregar a los valores de nuestro conjunto el 100% de los datos sobre los que se aplica el for-
de datos una variada cantidad de iconos que repre- mato en 3 partes, segn los valores que posean, y
senten el valor dentro del grupo. Por ejemplo, pode- asignar cada uno de los iconos de esta manera. En
mos asignar un semforo que har que veamos de cambio, cuando los conjuntos de iconos estn com-
color verde aquellas celdas cuyo valor se encuentre puestos por 4 5 figuras, el total de los datos se divi-
dentro del tercio de valores ms altos; de color ama- dir por esa cantidad para armar los grupos a los que
rillo, la tercera parte que se encuentre en la mitad de se les asignar un determinado dibujo (Figura 15).
los datos; y de color rojo, el tercio de los valores ms Cabe mencionar que es posible aplicar diferentes
pequeos respecto del total. reglas sobre el mismo conjunto de datos. Por ejemplo,
podremos establecer un formato para los 10 valores
superiores de nuestro conjunto y, adems, incluir un
icono que indique los diferentes grupos.
cmo borrar reGLas

Borrar reglas es tan sencillo como crearlas, y pode-
mos elegir entre varias opciones para hacerlo. Por
un lado, podemos eliminar reglas de toda una
seleccin o de un hoja entera. Debemos tener en
cuenta que, cuando utilicemos esta funcin, estare-
mos eliminando todas las reglas de un rango u
hoja (Figura 16).
Si lo que deseamos hacer es eliminar solo una regla
en particular, y no la totalidad de ellas, deberemos
FIGUra 14. para este caso existen 8 escalas de utilizar el Administrador de reglas de forma-
colores integradas como predefinidas. to condicionales (Figura 17), al que podemos
FIGUra 15. podremos personalizar

algunas opciones de esta
herramienta, pero nos
encontraremos con la limitacin de
no poder incluir iconos diferentes
de los establecidos por excel 2007.
70 redusers.com
acceder si, dentro de Formato condicional, selec-

cionamos la opcin Administrar reglas.
Tambin es posible aplicar el formato condicional a
tablas y a tablas dinmicas. Tanto desde el comando
Borrar reglas como desde el Administrador,
vamos a poder eliminar esos tipos de reglas.
admInIstracIn de Las reGLas

estabLecIdas
Con el administrador podremos crear, editar y
borrar reglas de formatos condicionales. Adems,
podremos seleccionar el rango donde se apliquen
los criterios, ya sea una determinada seleccin, una
hoja o una tabla.
Tambin podremos incluir una tilde en el campo FIGUra 16. Lo ms recomendable es

Detener si es verdad de cada regla. Esta opcin seleccionar el rango sobre el que deseamos
nos permitir hacer que, cuando contemos con eliminar las reglas existentes.
FIGUra 17.
el Administrador
de reglas de
formato
condicionales
nos facilita el
trabajo de crear,
editar y borrar
reglas.
ms opcIones para Los Formatos condIcIonaLes con Iconos

Al crear de forma manual una nueva regla de formato condicional basado en iconos, podremos
ajustar dos opciones adicionales. Podemos invertir la seleccin para que los colores del sem-
foro sean inversos. Tambin podemos esconder los valores para visualizar solo los iconos.
redusers.com 71
varios formatos condicionales encadenados entre terios que deseamos volcar en ella.
s y alguno de ellos sea verdadero aplicando el for- Aplicar formato a todas las celdas segn
mato en cuestin, no se contine con la aplicacin sus valores: este tipo de regla nos permitir darle
de los siguientes formatos condicionales. Cabe acla- formato a las celdas del rango seleccionado de
rar que las pequeas fechas incluidas dentro de la acuerdo a los valores contenidos. Entre los estilos
ventana nos permitirn desplazar las diferentes del formato condicional, podremos elegir las escalas
reglas de formato condicional para indicar el de 2 y 3 colores, las barras de datos y los conjuntos
momento de su aplicacin. de iconos. En cada caso, tendremos varias opciones
para ajustar y poder lograr el criterio deseado. Por
nUevas reGLas de Formatos ejemplo, cuando elijamos como estilo de formato
condIcIonaLes condicional la opcin Barra de datos, podremos
Adems de todas las formas que hemos explicado incluir una tilde en el casillero Mostrar slo la
para la creacin de las reglas de formato condicio- barra para que no se visualicen los valores.
nal, podremos construir nuevas, utilizando el admi- Aplicar formato nicamente a las celdas
nistrador o haciendo clic sobre la opcin en cues- que contengan: desde esta opcin podremos selec-
tin, incluida dentro del grupo que estamos traba- cionar una caracterstica en particular para aplicar a
jando (Figura 18). los contenidos de la seleccin. Debemos elegir sobre
qu tipo de dato se aplicar el formato condicional,
tipos de reglas y as podremos lograr, por ejemplo, que se aplique
Al crear una regla, lo primero que debemos hacer es un formato sobre las celdas vacas, las celdas con
seleccionar un tipo de regla y luego editar los cri- errores o las que contengan fechas. Adems de ele-
gir el tipo de dato sobre el cual actuar la regla,
debemos seleccionar los valores aplicables al crite-
rio, para lo que podremos utilizar operadores.
Aplicar formato nicamente a los valores
con rango inferior o superior: desde aqu
podemos crear una nueva regla de superiores o infe-
riores. Esta opcin es muy sencilla y solo debemos indi-
car si buscamos afectar a los valores superiores o a los
inferiores, la cantidad de datos que deseamos resaltar
y, por ltimo, podremos incluir una tilde para conside-
rar los valores indicados como porcentajes.
Aplicar formato nicamente a los valores
que estn por encima o por debajo del pro-
FIGUra 18. en esta ventana tendremos que medio: tal como su nombre lo indica, relacionaremos
seleccionar el tipo de regla que vamos a crear y este tipo de regla con las opciones Por encima del
sus caractersticas. promedio y Por debajo del promedio, que ya
72 redusers.com
explicamos. Su utilizacin tambin es muy sencilla y,

en este caso, ser posible trabajar no solo con el pro-
medio, sino tambin con el desvo estndar.
Aplicar formato nicamente a los valo-
res nicos o duplicados: este tipo de regla
tambin es muy sencilla y solo podremos modificar
una opcin: si deseamos resaltar los datos nicos o
los duplicados.
Utilice una frmula que determine las
celdas para aplicar formato: es una de las
opciones ms interesantes que posee esta herra-
mienta, ya que tiene una gran flexibilidad para
adaptar las condiciones a nuestros deseos. Si bien
las opciones por defecto son muy amplias y satisfa-
cen muchas de nuestras necesidades, utilizando fr-
mulas podremos ampliar an ms el poder de esta
herramienta. Podr resultarnos de utilidad para esta-
blecer, por ejemplo, una regla respecto de valores
que se encuentren ubicados en celdas diferentes a
las cuales deseemos aplicar el formato condicional.
Solo debemos tener en cuenta que podremos utilizar
cualquier frmula (o combinacin de ellas) que arro-
je como resultado un valor verdadero (Figura 19),
interpretado en Excel como 1.
Pasemos a un ejemplo para crear algunas reglas y

para poder fijar lo explicado. En este caso tenemos FIGUra 19. el resultado de la funcin utilizada
una lista de nuestros empleados y deseamos resal- deber ser verdadero para que se aplique el
tar aquellos salarios pertenecientes a los gerentes. formato deseado.
desvo estndar
el desvo estndar, una medida de dispersin usada en estadstica, indica cunto tienden a ale-
jarse los valores puntuales respecto del promedio de una distribucin. Podemos decir que es
el promedio de la distancia de cada punto de un conjunto de datos respecto del promedio.
redusers.com 73
paso a paso 2 - Frmula condicional
1 Retome el ejemplo utilizado para mostrar las diferentes opciones del formato condicional y agregue
una nueva columna que indique el puesto de los empleados.
2 Seleccione los datos de la columna Salario sobre los cuales se aplicar el formato condicional.
3 Inserte una nueva regla y, dentro de Seleccionar un tipo de regla, elija Utilice una
frmula que determine las celdas para aplicar formato.
Introduzca la siguiente frmula: =SI(B2=Gerente;1;0) en la seccin dispuesta para ello. Con

esta simple frmula, se estar evaluando si las celdas de la columna Puesto contienen el valor
Gerente. De ser as, se tomar un valor verdadero (1) que activar el formato condicional y, de
lo contrario, no ser aplicado.
5 Presione el botn Formato para establecer

las caractersticas que desee aplicar a las
celdas que cumplan con la condicin
establecida. Por ejemplo, en este caso se aplic
un color de relleno. Cuando termine, haga clic
en Aceptar.
74 redusers.com
6 Presione el botn Aceptar y se aplicar

el formato con los criterios establecidos.
Con este ejercicio aplicamos un formato condicional reglas entran en conflicto o no. Veamos qu sucede
relacionado con valores incluidos en otras celdas. La en cada caso.
funcin SI que utilizamos en el ejemplo tiene como Reglas sin conflicto: supongamos que, en una
objetivo evaluar una determinada condicin y arrojar determinada celda, tenemos una regla que aplica
un valor verdadero (en este caso tipificado como 1) o un color de relleno celeste y, respecto de la misma
falso (indicado como 0). Al cumplirse la condicin esta- celda, existe otra regla que tambin posee valor
blecida, se activa el formato condicional elegido. verdadero, pero aplica negrita sobre la fuente.
Estas reglas no entran en conflicto y, por lo tanto,
La prIorIdad de Las reGLas la celda quedar con color de relleno celeste y con
Para un determinado rango de celdas, puede haber una fuente en negrita.
ms de una regla de formato condicional que d, Reglas conflictivas: supongamos que una
como resultado, verdadero. Esto determinar si las regla le indica a la celda que su color de relleno
Formato condIcIonaL
con la herramienta Formato condicional podremos aplicar frmulas tan complejas como
necesitemos. otra opcin es incluir las frmulas que determinen la aplicacin de este forma-
to en celdas auxiliares y que las condiciones se encuentren referenciadas a stas.
redusers.com 75
debe ser el rojo y otra, que tambin, se verifica prioridad puede ser modificada desde el adminis-
como verdadera, que su color debe ser el celeste. trador de formatos condicionales (Figura 20).
En este caso hay conflicto entre las reglas y, por lo Otra prioridad que debemos tener en cuenta nos
tanto, se aplicarn segn su prioridad, es decir, pre- indica que los formatos condicionales que se apli-
valecer aquella que se encuentre por encima de la quen tienen prioridad sobre los formatos manuales
otra, al visualizar el administrador de reglas. Esta que poseen las celdas en cuestin.
FIGUra 20. Las reglas se aplican en el orden en el que aparecen listadas en el administrador de
reglas de formato condicionales.
resUmen
en este captulo, conocimos ms formas de mejorar la esttica de nuestros trabajos.
desarrollamos aspectos relacionados con los formatos numricos y aprendimos a perso-
nalizarlos, vimos cmo dar formato, de manera automtica, a cuadros y a informes, anali-
zamos los estilos predeterminados que posee excel 2007 y vimos la manera de crear los
nuestros propios. Por ltimo, desarrollamos en profundidad los formatos condicionales,
una herramienta de alto poder, que nos permite realizar grandes tareas de diseo.
76 redusers.com
Captulo 4
Las funciones
bsicas
Explicaremos las funciones bsicas de

Excel 2007 y algunos aspectos vincula-
dos con los rangos de datos y libros.
redusers.com
4. Las funciones bsicas
de una determinada lista de datos y realizar conte-

La biblioteca os (Figura 2).
de funciones Grupo usadas recientemente

Dentro de este grupo siempre encontraremos las
Dentro de la ficha de opciones Frmulas, Excel funciones que hemos estado utilizando de forma
2007 presenta un grupo denominado Biblioteca reciente. Esto nos permite introducir las frmulas
de funciones que incluye, divididas en distintos que emplear muy seguido sin necesidad de usar el
grupos, las frmulas que podemos aplicar (Figura teclado.
1). La utilizacin de estos comandos es bastante
intuitiva y, con pocas indicaciones, podremos realizar Grupo Financieras
tareas importantes. En todos los casos, cuando nos Aqu hallaremos las funciones relacionadas con los
posicionemos sobre el nombre de cualquier funcin, clculos financieros, como la aplicacin de intere-
obtendremos una pequea explicacin de su uso. ses y tasas, el clculo de pagos y la amortizacin
de crditos, por ejemplo (Figura 3).
Grupo autosuma
Aqu encontraremos, adems de la funcin SUMA,
algunas muy sencillas dedicadas a calcular el pro-
medio, obtener los valores mnimos y mximos
FiGura 2. el resultado que arrojan estas

FiGura 1. cada grupo se encuentra funciones tambin se puede ver en la barra de
representado por un icono diferente, estado (parte inferior de la pantalla) al
relacionado con su contenido. seleccionar un rango de datos.
Funciones para realizar conteos

Dentro del grupo Autosuma de la Biblioteca de funciones, tambin hay una funcin para realizar con-
teos numricos simples (CONTAR). El resto de las funciones de conteos estn dentro del grupo
Estadsticas, al que accederemos seleccionando esa categora, luego de presionar Insertar funcin.
78 redusers.com
La biblioteca de funciones
Grupo lGicas
Este grupo (Figura 4) nos ofrece algunas funciones
que nos resultarn de gran utilidad al elaborar cons-
trucciones complejas. Con la funcin SI podremos,
por ejemplo, analizar una determinada condicin y,
si se cumple, realizar un clculo o accin. Si, en cam-
bio, arroja como resultado un valor falso, podremos
lograr que se haga algo diferente.
Grupo texto
Adems de trabajar con nmeros, en Excel utiliza-
mos muchos valores que son considerados textos.
Aprender a manejarnos con ellos nos permitir rea-
lizar clculos con mayor facilidad. Para esto conta-
mos con muchas funciones que mejoran el manejo
de las variables no numricas. Podemos destacar las
funciones para extraer datos, como EXTRAE, DERE-
FiGura 3. en este grupo encontraremos

funciones para el anlisis de proyectos: calcular FiGura 4. las funciones O e Y nos permitirn
el valor actual neto y la tasa interna de retorno aumentar an ms la potencia de la funcin
de flujos de fondos. condicional SI.
Funcin t
en el grupo de las funciones de texto, podemos encontrar una funcin denominada T. sta posee
un nico argumento y comprueba si un determinado valor es texto, devolvindolo si lo es o arro-
jando como resultado comillas dobles sin texto, si no lo es.
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CHA o IZQUIERDA, entre algunas de las ms impor- otros Grupos de Funciones

tantes de este grupo. Aqu tambin hallaremos algu- Adems de los grupos que ya vimos, Excel 2007 pre-
nas herramientas para poder transformar valores senta 3 agrupaciones ms que nos resultarn de uti-
numricos en textos y hacer la operacin inversa. lidad para tareas ms especficas.
Grupo Fecha y hora Grupo Bsqueda y referencia

Este grupo incluye todas aquellas funciones referi- Aqu encontraremos funciones para realizar tareas
das al manejo de fechas y a su composicin. de reemplazo y de bsqueda de datos en matri-
Podremos determinar das, meses y aos como as ces. Algunas de ellas sern de vital importancia para
tambin horas, minutos y segundos (Figura 6). relacionar datos como BUSCARV y BUSCARH
Tambin encontraremos funciones que arrojarn la Grupo matemticas y trigonomtricas.
fecha y la hora actual. Por ejemplo, AHORA es una Tal como su nombre lo indica, aqu podremos hallar
funcin que carece de argumentos y que se actuali- aquellas funciones necesarias para realizar clculos
za con cada evento que recalcule la celda en cues- matemticos especficos. Algunas de las que inclu-
tin. Su sintaxis es, simplemente, AHORA(). ye este grupo nos resultarn de gran inters, como
FiGura 6. las funciones relacionadas con las FiGura 7. la funcin transponer nos
fechas son de gran utilidad al manejarnos con permitir realizar de otra manera la tarea
datos que debemos actualizar de forma de ubicar las filas y columnas en forma
peridica. inversa.
80 redusers.com
La biblioteca de funciones
SUMAR.SI, que nos permite realizar sumas si se incluye a su vez 4 subgrupos con frmulas ms
cumple una determinada condicin. Aqu tambin especficas (Figura 8).
encontraremos diferentes funciones para llevar a
cabo redondeos de valores (Figura 7). Funciones estadsticas: este grupo presenta fun-
ciones que son sumamente tiles para la realizacin
Grupo ms funciones de clculos estadsticos, como desvos y distribucio-
Adicionalmente a los grupos de frmulas que hemos nes. Tambin incluye aqullas que nos sirven para
descrito con anterioridad, encontraremos en la realizar diferentes tipos de conteos, y las ya explica-
biblioteca de funciones uno ms genrico an, que das MIN y MAX, con sus derivadas.
FiGura 7. desde aqu tambin podremos FiGura 8. excel 2007 posee algunas funciones
acceder a la funcin para realizar sumas y sus para realizar tareas muy especficas.
derivadas.
Funciones estadsticas
Existen en este grupo funciones que permiten calcular la MODA, la MEDIANA y la FRECUENCIA de una
serie de valores. Tambin podemos acceder a algunas ms especficas para calcular la covarianza
(COVAR), el desvo estndar (DESVEST) o la distribucin de Poisson (POISSON).
redusers.com 81
Funciones de informacin: en este apartado se

hallan las funciones que nos devolvern informacin
relacionada con, por ejemplo, el formato de la celda.
Tambin se incluyen las funciones especficas para la
identificacin de errores.
Insertar funciones
Hemos repasado de forma rpida todos los grupos
de funciones que existen. Para poder introducir una
Funciones de ingeniera: este grupo de funcio- funcin, podremos navegar dentro de la
nes nos ofrece un conjunto de utilidades para el cl- Biblioteca de funciones hasta hallar lo que
culo de nmeros binarios y en distintos sistemas, y estemos buscando y, desde all introducirla o, sim-
para el manejo de nmeros complejos e imaginarios. plemente, dirigirnos al botn Insertar funcin.
Funciones de cubo: aqu encontraremos herra- Recordemos que tambin podremos acceder a esta
mientas para trabajar con cubos de datos integrados ventana si seleccionamos la opcin Insertar fun-
en un servidor. cin incluida al final de cada grupo.
FiGura 9. al seleccionar
una funcin, debajo del
cuadro aparecer una
pequea descripcin de
sta y la composicin de
sus argumentos.
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Insertar funciones
En la ventana Insertar funcin, accederemos a cmo aplicarlas?

un pequeo buscador de funciones, y tendremos la En principio, supondremos que nos encontramos en
posibilidad de seleccionar la categora donde un depsito de mercadera donde debemos ingresar,
deseemos buscar (Figura 9). en una planilla, los diferentes movimientos de entra-
da, salida y devoluciones de productos. Esta tarea se
Luego de seleccionar la funcin deseada, si presio- realiza en forma diaria, y debemos generar un resu-
namos el botn Aceptar, accederemos a una espe- men de los movimientos para poder analizar qu es
cie de asistente para la insercin de funciones lo que sucede con el depsito. Para lograrlo, en pri-
(Figura 10). ste nos resultar de gran utilidad al mer lugar volcaremos los diferentes movimientos
aplicar funciones complejas que posean varios argu- (Figura 11).
mentos diferentes. De esta forma, tendremos una Deseamos obtener un resumen para cada mes de los
gua para facilitar nuestra tarea. movimientos indicados como E (entrada de merca-
FiGura 10. seleccionaremos el rango donde se encuentran los datos que forman parte del
argumento de la funcin aplicada.
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dera), S (salidas) y D (devoluciones efectuadas a los ao para que nuestro resumen pueda funcionar de
proveedores por mercaderas defectuosas). El primer forma correcta cuando poseamos, dentro del mismo
paso ser identificar, con las fechas que poseemos, detalle, movimientos de ms de un ao.
el mes y el ao, para luego poder realizar una
sumatoria, teniendo en cuenta este concepto. Una La funcin DIA posee las mismas caractersticas que
manera de lograr esto es utilizar algunas celdas las utilizadas y puede resultar de inters para resol-
auxiliares, que nos servirn para llevar a cabo clcu- ver problemas con ms detalle.
los intermedios y facilitar nuestra tarea. Para hacer-
lo, dentro del grupo de funciones de Fecha y hora, sumar.si
hallaremos las siguientes: Nuestro objetivo final es realizar sumatorias de las
DIA: devuelve el da teniendo como argumento unidades ingresadas y sus valores para cada movi-
una fecha. Valor entre 1 y 31. miento y mes. Esto se lograr utilizando la funcin
MES: arroja como resultado el nmero que repre- SUMAR.SI, que hace sumatorias de valores que cum-
senta un mes. plan con una determinada condicin. Esta funcin es
AO: tomando una fecha como argumento, nos sumamente til ya que, si realizamos las combina-
devuelve el ao de sta. ciones correctas, podremos aplicarla para llevar a
En principio, solo nos interesa identificar el mes, cabo sumatorias con ms de una condicin.
pero tambin es conveniente incluir como variable el Agreguemos algunas filas por encima de nuestro
FiGura 11. para nuestro ejemplo

hemos dispuesto movimientos de 2
meses, pero podran ser de muchos
ms, sin que nos genere
inconvenientes.
FiGura 112. tambin

calcularemos el precio promedio de
cada tipo de movimiento, realizando
la divisin entre los importes y las
unidades.
84 redusers.com
Insertar funciones
paso a paso 1 - mes y ao
1 Utilice las columnas H e I para realizar los clculos auxiliares.
2 Introduzca en la celda H4 la siguiente funcin para

despejar el mes de cada fecha: =MES(A4). Use el
asistente para insertar funciones, si lo cree
conveniente.
3 En la columna I ingrese la funcin para identificar el

ao. Su sintaxis sera la siguiente: =AO(A4).
4 Arrastre las frmulas ingresadas para todas las filas que posean datos.
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detalle de movimientos para poder realizar el resu- das deben sumarse. Puede estar en forma de nme-
men (Figura 12). ro, texto, expresin o estar referenciado a una celda.
Rango_suma: grupo de celdas donde se encuentran
La funcin SUMAR.SI posee 3 argumentos: los valores que deseamos sumar, si cumplen con el
Rango: es el grupo de celdas donde se encuentre criterio establecido. Si se omite, se utilizarn las cel-
la condicin que deseemos evaluar para hacer la das del primer argumento (Rango).
suma.
Criterio: valor o criterio que determina qu cel- Comenzemos por tratar de llevar a cabo una sumato-
paso a paso 2 - sumas con condiciones
Sitese sobre la celda C3 y dentro del grupo de funciones Matemticas y trigonomtricas

1
incluido en la Biblioteca de funciones, seleccione la funcin SUMAR.SI.
2 Utilice el asistente y seleccione como argumento Rango los datos que indican el tipo de movimiento,
incluidos en la columna B.
3 Como Criterio
seleccione la
celda B3, donde
se ha establecido
la letra (E en este
caso) que indica
el tipo de
movimiento.
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Insertar funciones
Agregue el smbolo $ para fijar las partes de los rangos que le permitan copiar la frmula al resto de
las celdas sin tener que realizar ninguna modificacin. La sintaxis completa quedara expresada as:
=SUMAR.SI($B$11:$B$62,$B3,$C$11:$C$62).
5 Copie la frmula al resto de las celdas para obtener los totales para cada movimiento.
ria de las cantidades e importes de cada movimiento. algunas modificaciones en las frmulas introduci-
Si bien hemos podido obtener el total de cada movi- das. En primer lugar tenemos que incorporar las
miento, no tenemos la informacin detallada por columnas auxiliares que hemos creado. Sabemos
mes. Poseemos como limitacin que la funcin que que la funcin SUMAR.SI solo contempla la posibili-
aplicamos solo puede trabajar con una nica con- dad de un nico criterio. Por eso, debemos estable-
dicin, por lo que en principio no podramos aplicar cer una nica condicin utilizando otra funcin
la condicin mes, ao y movimiento a la vez. Sin que nos permita unir varios elementos de texto:
embargo, al utilizar las columnas auxiliares que CONCATENAR. Esta funcin figura dentro del grupo
agregamos en pasos anteriores, podremos estable- de funciones de Texto.
cer dentro de una nica columna toda la condicin
que necesitamos. Hemos elaborado una nica condicin que nos per-
Para obtener un resumen por mes, debemos realizar mitir utilizar SUMAR.SI. La funcin CONCATENAR
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paso a paso 3 - unir elementos de texto
1 En la columna J agregue el ttulo Condicin, sitese sobre la celda J11 e inserte la funcin
CONCATENAR, utilizando la Biblioteca de funciones.
2 Emplee el asistente y seleccione, como argumento Rango, los datos que indican el tipo de
movimiento, incluidos en la columna B.
En el campo Texto1, ingrese como argumento de la funcin la celda con el tipo de movimiento
(B11); en el campo Texto2, ingrese - (guin entre comillas); en el campo Texto3, la referencia
a la celda que lleva el mes (H11); en el campo Texto4, nuevamente - y, en el campo Texto5, la
celda que contiene el ao (I11). La funcin quedar expresada de la siguiente forma:
=CONCATENAR(B11,-,H11,-,I11), y el resultado arrojado en este caso ser E-11-2007.
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88
Insertar funciones
Extienda la frmula al resto de las celdas auxiliares.
nos servir para realizar este tipo de tareas y, aun- Otra manera de realizar esto es con el carcter &. Este
que no es necesario incluir guiones - para dividir smbolo nos permite unir texto de la misma forma que
las diferentes partes de texto que unimos, nos facili- con la funcin explicada. Si hubiramos utilizado esta
tar la lectura. forma, lo frmula nos quedara expresada de la
la importancia de Fijar celdas

Al trabajar con sumas, promedios o conteos con condiciones, es fundamental fijar parte de las
referencias, usando $ o presionando la tecla de funciones F4, hasta hallar la opcin deseada.
As nos aseguraremos de que, al copiar las frmulas, los clculos sigan siendo los correctos.
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siguiente manera: =B11&-&H11&-&I11. El resul- promedio.si

tado obtenido sera exactamente igual. Al igual que la suma con condicin, la funcin
Agregaremos nuevas filas en la parte superior de PROMEDIO.SI nos permite realizar la media arit-
nuestro informe, destinadas a introducir el mes y el mtica de un determinado rango de datos cuando
ao sobre el cual deseamos obtener el total de los cumplen con la condicin establecida. Su sintaxis
movimientos del depsito. Por ltimo, tendremos es igual a la funcin que hemos explicado en los
que modificar la funcin de suma introducida, cam- pasos anteriores.
biando el criterio por el cual evala las celdas. Para comprenderla, tomaremos el ejemplo anterior
y realizaremos una copia de la hoja.
De esta manera, con solo modificar en la parte supe- Luego reemplazaremos la funcin SUMAR.SI por
rior el mes y el ao, podremos obtener el resumen PROMEDIO.SI.
deseado. Como podemos ver, la funcin SUMAR.SI es La forma ms rpida de hacerlo es seleccionar el
muy interesante y tiene un gran potencial, ya que nos grupo de celdas donde se encuentra esa funcin y
da la posibilidad solucionar muchos problemas de presionar la combinacin de teclas CTRL+L para
gran complejidad, al utilizar columnas auxiliares abrir la opcin Reemplazar dentro de las herra-
que nos ayudan a simplificar los clculos. mientas de Buscar y reemplazar, como se ve
en la Figura 13.
FiGura 13. la herramienta Buscar y reemplazar nos permite ahorrar mucho tiempo cuando
necesitamos cambiar algo de nuestra planilla que se encuentra en varios lugares.
peGado especial
cuando tengamos que realizar la copia de un determinado rango pero solo de los valores que
contiene o de su formato, podremos utilizar las opciones existentes dentro de Pegado espe-
cial, en la ficha de opciones Inicio, dentro del grupo Portapapeles.
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Insertar funciones
paso a paso 4 - nueva suma
1 Sitese en la frmula establecida para obtener el total de los movimientos de entrada (E).
Reemplace el argumento Rango (el primero de la funcin) por la columna auxiliar donde se ha
establecido el criterio a evaluar, ubicado en la columna J.
3 Cambie el segundo argumento (Criterio) por B6&-&B3&-&B4. Si lo desea, podr utilizar la

funcin CONCATENAR para resolver esta tarea.
los comodines
en los criterios se pueden emplear los comodines (?) y (*). el signo de interrogacin equivale a un
solo carcter cualquiera, y el asterisco, a cualquier secuencia de caracteres. Para buscar un
signo de interrogacin o un asterisco, tendremos que anteponer una tilde (~).
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Incluya los smbolos $ necesarios para fijar las celdas y poder copiarlas. El argumento quedara
establecido de la siguiente manera: $B6&-&$B$3&-&$B$4
5 Copie las frmulas al resto de las celdas.
6 Incluya los smbolos $ necesarios para fijar las celdas

y poder copiarlas. El argumento quedara establecido
de la siguiente manera: $B6&-&$B$3&-&$B$4.
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Insertar funciones
mltiples condiciones ejemplo, podramos expresar criterios de la

Todo lo que explicamos ha cumplido con su obje- siguiente manera:
tivo de hacernos conocer y entender que las posi- - 164: tomar en cuenta el valor 164.
bilidades que nos presenta una funcin pueden - 164: asume el mismo criterio que el anterior.
ser ampliadas de acuerdo a nuestras necesidades. - A: los caracteres no numricos deben estar
Adems de esto, cabe destacar que Excel 2007 expresados entre comillas .
posee una herramienta ms potente an. Las fun- - >10: cuando utilicemos operadores <, >, =,
ciones SUMAR.SI.CONJUNTO y etctera, deberemos incluir toda la expresin entre
PROMEDIO.SI.CONJUNTO nos facilitan la tarea comillas . En este caso, se sumarn o promedia-
de incluir varias condiciones y realizar clculos rn aquellos valores superiores a 10.
complejos.
Estas funciones nos permiten tener hasta un contar.si y contar.si.conjunto
mximo de 127 condiciones diferentes, que Tambin es preciso mencionar la existencia de
podemos aumentar si aprovechamos lo aprendi- funciones que, de la misma manera que las ante-
do en los pasos anteriores. Su sintaxis es similar riores, efectan clculos aplicando criterios deter-
a las explicadas, y debemos tener en cuenta que minados. De esta forma, podremos realizar
los rangos de criterios y de sumas deben ser conteos de datos. Si volvemos al ejemplo anterior,
iguales en su tamao para que pueda efectuarse podremos obtener la cantidad de movimientos de
correctamente el clculo. Cada celda ser suma- entrada, salida y devolucin que se realizaron en
da o promediada, si cumple con todos los crite- un determinado perodo.
rios incluidos. La funcin CONTAR.SI, de la misma manera que
El orden de los argumentos es diferente entre sus similares para realizar sumas y promedios, solo
SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI. En esta nueva acepta una nica condicin. Sin embargo, tal
funcin que estamos analizando, el argumento como hemos visto con anterioridad, tendremos la
Rango_suma es el primero, mientras que, en posibilidad de manipularla de tal modo que poda-
SUMAR.SI, ocupaba el tercer lugar. Por su parte, la mos emplear ms de una. Vamos a utilizar esta
funcin PROMEDIO.SI.CONJUNTO tambin tiene funcin para poder llevar a cabo el conteo de la
sos mismos en el orden de los argumentos, y cantidad de movimientos realizados. Retomemos
puede incluir hasta un mximo de 127 criterios el ejemplo empleado previamente y, en el grupo
diferentes. de celdas que han sido destinadas al resumen,
agreguemos una nueva fila con estos totales
los criterios (Figura 16).
Otro punto que hay que tener en cuenta al utili- En la columna F, que titularemos Movimientos,
zar cualquiera de estas funciones es que, dentro introduciremos la siguiente sintaxis:
de los criterios, podremos seleccionar valores, =CONTAR.SI($J$14:$J$65,$B6&-&$B$3&-
expresiones o hacer referencia a celdas, como ya &$B$4). Podremos utilizar el asistente, si lo con-
hemos explicado. Para mostrarlo con un simple sideramos necesario. Esta funcin solo posee 2
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ms criterios para contar

Tomemos un ejemplo sencillo para demostrar la
utilidad del conteo con varias condiciones.
Confeccionemos una pequea matriz donde visua-
licemos, para diferentes unidades de negocio, si
los vendedores han superado la cuota establecida
en el presupuesto.
Por un lado, indicaremos con un SI a aquellos ven-
dedores que hayan superado la cuota de venta y,
con un NO, a quienes no lo hayan logrado. Luego,
con la funcin CONTAR.SI.CONJUNTO, podremos
establecer la cantidad de cuotas superadas de cada
argumentos, donde el primero ser el rango vendedor (Figura 15).
donde se encuentran los datos que deseamos Establezcamos la cantidad de cuotas de venta
contar y el segundo ser la condicin que apli- superadas para cada vendedor, introduciendo la
quemos sobre stos. siguiente frmula en la columna F: =CONTAR.SI.
FiGura 14. la sintaxis de CONTAR.SI es muy sencilla y fcil de comprender.
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Insertar funciones
CONJUNTO(B4:E4,SI). Tambin podremos rea- esto aplicaremos nuevamente la misma funcin,

lizar esto con la funcin CONTAR.SI. Adems, pero esta vez seleccionaremos 2 rangos con crite-
vamos a realizar un nuevo clculo evaluando qu rios. La sintaxis de la funcin sera:
cantidad de vendedores han superado las cuotas =CONTAR.SI.CONJUNTO(B4:B8,SI,C4:
de venta de Mochilas y Lpices y lapiceras. Para C8,SI) (Figura 16).
FiGura 15. adems de

prestar atencin a la
funcionalidad, es importante
trabajar sobre la esttica de
nuestras planillas.
FiGura 16. la utilidad de

estas funciones es muy
grande. conocerlas a fondo
nos permitir resolver
problemas de forma ms
sencilla.
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De la misma manera, podremos evaluar qu canti- son resultados de clculos anteriores y que pose-
dad de vendedores han superado la cuota de en muchos decimales o, simplemente, con datos
venta con 3 unidades de negocio, hasta un mxi- que importamos de algn sistema o base de datos
mo de 127 criterios. diferente. Es posible que necesitemos redondear
los decimales de estos valores para realizar clcu-
otras Frmulas de conteo los con una cantidad redondeada.
Adems de todo lo comentado sobre las funciones Cuando hacemos un ajuste de la cantidad de deci-
para contar, existen algunas variantes ms. Todas males visualizados utilizando algn formato
estas funciones figuran dentro del grupo de fun- numrico, si bien en apariencia los decimales se
ciones Estadsticas y, entre ellas, podemos modifican, lo cierto es que el nmero base sigue
destacar: contando con la totalidad de los decimales
CONTAR: cuenta la cantidad de celdas que pose- existentes y, en consecuencia, los clculos que se
en valores numricos y no tiene en cuenta valores realicen tomarn estos valores. En cambio, si lleva-
no numricos. Como nico argumento seleccionamos a cabo un redondeo, modificamos no solo la
remos el o los rangos de datos a contar. Se pueden apariencia del nmero en la celda, sino tambin
establecer hasta 255 argumentos. los valores, y por ende, los clculos posteriores se
CONTARA: cuenta el nmero de celdas no vacas realizarn con estos nuevos valores. Excel 2007
dentro de un determinado rango, posee las mis- posee una gran batera de funciones que nos ayu-
mas caractersticas y limitaciones que la funcin dar a resolver los inconvenientes de este tipo. La
anterior. funcin bsica con la que contamos es REDONDE-
CONTAR.BLANCO: cuenta el nmero de celdas en AR, y de ella surgen las derivadas. La aplicacin de
blanco dentro de un rango especificado. esta frmula es muy sencilla y solo posee 2 argu-
mentos: el primero ser el valor que deseemos
redondear, y el segundo, la cantidad de decimales
Funciones que obtendremos. Tambin podremos utilizar:
REDONDEAR.MAS: esta funcin posee dos argu-
de redondeo mentos, al igual que la funcin base. Arroja como
resultado un redondeo de la cantidad de decima-
En muchas ocasiones contamos con nmeros que les indicados hacia el nmero superior inmediato.
opciones de excel: Frmulas

desde el Botn de office, bajo el grupo Frmulas, podremos modificar las opciones para tra-
bajar con frmulas, como el estilo de la referencia, cambindolo por el denominado F1c1, que
indica referencias relativas a partir de la celda en la que nos encontramos situados.
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F u n c i o n e s d e re d o n d e o
Por ejemplo, si redondeamos a dos decimales el

valor 3.122 con esta funcin, =REDONDEAR.MAS
(3.122,2), el resultado obtenido es 3.13, redon-
deando hacia el valor inmediato superior.
REDONDEAR.MENOS: en forma inversa a la expli-
cacin anterior, con esta funcin redondearemos
hacia el valor inmediato inferior. Utilizando el
mismo ejemplo, la funcin sera =REDONDEAR.
MENOS(3.122,2), arrojando como resultado el
valor 3.12.
Las funciones REDONDEAR.PAR y REDONDEAR.
IMPAR se aplican nicamente sobre valores ente-
ros, y los llevan hacia el prximo valor par o
impar. Podremos incluir todas estas funciones cionada con los redondeos, incluiremos las funcio-
con la herramienta de Insertar funcin. nes MULTIPLO.INFERIOR y MULTIPLO.SUPE-
Tambin podremos hallarlas dentro del grupo de RIOR. Podremos encontrarlas dentro del mismo
funciones Matemticas y trigonomtricas. grupo en la Biblioteca de funciones.
redondear con mltiplos MULTIPLO.INFERIOR: esta funcin redondea el

Adicionalmente a todas las opciones diferentes valor deseado hacia el mltiplo significativo ms
que analizamos, existe todava una herramienta cercano. De la misma manera que las funciones
ms que nos da la posibilidad de redondear un anteriores, posee 2 argumentos, donde el primer
nmero hacia un determinado mltiplo. La funcin valor (Nmero) responde al valor que deseamos
es REDOND.MULT y tiene 2 argumentos: el primero redondear y el segundo (Cifra_significativa)
es el valor que deseamos ajustar y el segundo, el es el mltiplo que se desea redondear.
mltiplo sobre el cual se afectar el redondeo. MULTIPLO.SUPERIOR: arroja como resultado un
redondeo hacia el prximo mltiplo ms significa-
mltiplos inferiores y superiores tivo. La estructura de la funcin es idntica a la
Para complementar todo la explicacin previa rela- explicada en el punto anterior.
los redondeos
Las funciones de redondeo sern de utilidad al manejarnos, por ejemplo, con valores que
resulten de divisiones. Tambin cuando trabajemos con valores monetarios o debamos
centavos a favor del cliente, en caso de realizar una facturacin.
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paso a paso 5 - extraer partes de un texto
1 A la lista, agrguele los ttulos Apellido y

Nombre en dos columnas diferentes.
2 Dentro de la celda B4, incluya la siguiente combinacin de funciones para extraer el apellido:
=IZQUIERDA(A4,ENCONTRAR(,,A4)-1). El segundo argumento de la funcin IZQUIERDA
estar compuesto por la funcin ENCONTRAR, donde deseamos hallar la ubicacin que tiene en la
cadena de caracteres la , (coma), utilizada para separar el apellido del nombre.
3 Copie la frmula ingresada a todas las celdas de

la columna B.
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Funciones para el manejo de textos
En la celda C4 introduzca la
4
siguiente combinacin de
funciones:
=DERECHA(A4,LARGO(A4)-
ENCONTRAR(,,A4)-1). Con
esta funcin partir desde el final
de la cadena de texto y extraer
la cantidad de caracteres que
representa el total menos la
ubicacin que representa
la coma (,).
Copie la frmula ingresada a todas las celdas de la columna C.

5
texto, comenzando desde la parte final y devolvien-

Funciones para el do la cantidad de caracteres que indiquemos en su
segundo argumento.
manejo de textos
Realicemos un pequeo ejemplo para aplicar estas
Las ms sencillas, pero a la vez importantes, son funciones y poder darnos cuenta de la utilidad que
aqullas que nos permiten realizar extracciones de tienen. En una lista que incluye un detalle de apelli-
parte del texto incluido en una celda. Para esto con- dos y nombres de personas que se encuentran sepa-
tamos con funciones como: rados por una coma (,), el objetivo es separar en 2
EXTRAE: devuelve los caracteres del centro de una columnas los apellidos y los nombres del listado. La
cadena de texto especificando desde y hasta qu dificultad de la tarea reside en la cantidad de letras
carcter deseamos extraer. que posee cada apellido porque, como no es la
IZQUIERDA: nos devuelve la parte inicial de una misma en todos los casos, debemos crear una solu-
cadena de texto donde debemos especificar la can- cin que sea aplicable a todas las opciones. Por eso
tidad de caracteres que necesitamos. tambin utilizaremos la funcin ENCONTRAR, que nos
DERECHA: muestra una porcin de una cadena de permite hallar dentro de una cadena de texto un
redusers.com 99
determinado carcter, devolviendo su ubicacin den- podremos mejorar los resultados obtenidos.
tro de la cadena especificada. El uso de esta funcin
es muy sencillo: solo debemos indicarle qu carc- otras Funciones para utilizar
ter o grupo de caracteres deseamos encontrar den- con textos
tro de la cadena de texto especificada, y podremos Tambin debemos mencionar que existen funcio-
adicionar como tercer argumento el carcter a par- nes para poder transformar cadenas de texto de
tir de donde se efectuar la bsqueda. Existe otra maysculas a minsculas y viceversa. La funcin
funcin cuyo objetivo es similar a la explicada: MAYUSC posee un nico argumento y transformar
HALLAR. La nica diferencia entre ambas reside en una cadena de texto en maysculas. En forma
que la primera reconoce la diferencia entre mays- inversa, MINUSC pasar cualquier texto a letras
culas y minsculas, mientras que la segunda, no. minsculas. Podremos equilibrar esto con la fun-
cin NOMPROP, que convierte una cadena de texto
Adems de las funciones comentadas, en el caso en maysculas o minsculas segn corresponda,
del nombre utilizamos LARGO, una funcin que nos con la primera letra de cada palabra en mayscula.
permite conocer la longitud que tiene una determi-
nada cadena de texto. Su sintaxis solo tiene un ele- texto
mento, que es la celda que posee el texto. Esta funcin nos permitir transformar cualquier
Ya hemos visto cmo manejarnos con textos. Es carcter en texto. Aunque esta tarea en principio
importante saber que combinando funciones, no parece de gran utilidad, cabe aclarar que la fun-
FiGura 17. aqu reunimos partes de texto con el carcter &, pero tambin podramos utilizar la
funcin CONCATENAR.
otra Funcin para textos

dentro de las funciones de texto, encontraremos una simptica frmula que permite eliminar
todos los espacios que posee un texto, con excepcin de aqullos que separan las palabras. su
nombre es ESPACIOS, y posee un nico argumento que ser la cadena de texto en cuestin.
100 redusers.com
N o m b re s d e r a n g o s
cin TEXTO convierte un valor en un texto con Posee un nico argumento y su sintaxis es muy
formato, que ya no se calcular como nmero. sencilla. Si bien esta funcin parece poco impor-
Nos resultar muy til cuando trabajemos con tante, podr resultarnos de gran utilidad cuando
datos extrados de otros sistemas, donde puede ser trabajemos con alguna base de datos o informa-
necesario normalizar informacin sobre la cual cin extrada de otros sistemas y los datos num-
apliquemos otras funciones, como CONTAR, SUMAR ricos sean importados como texto.
o PROMEDIAR con condiciones.
La aplicacin de esta funcin tambin es sencilla,
y su sintaxis posee 2 argumentos: TEXTO(valor, Nombres
formato). Valor es un valor numrico, una fr-
mula que evala un valor numrico o una referen- de rangos
cia a una celda que contenga un valor numrico.
El segundo argumento, Formato, responder a Como ya sabemos, los rangos son grupos rectangu-
alguno de los formatos numricos explicados lares de celdas. En muchas de las funciones que
anteriormente. hemos aplicado, hemos hecho constantemente refe-
Con un pequeo ejemplo, demostraremos la utili- rencia a los rangos. Pero existe una manera ms fcil
dad de esta funcin. Si en C3 escribimos =A3& de trabajar con ellos, que es asignndoles nom-
vendi &TEXTO(B3,$0,00), obtendremos bres. As, podremos denominar al rango A5:A50,
como resultado Perez vendi $2,300. Con la donde encontramos datos de pedidos, Mispedidos,
funcin TEXTO, hemos transformado el valor en un o como deseemos. Lo importante es que, al definir
texto con formato (Figura 17). nombres para algunos rangos, podremos utilizarlos
dentro de las funciones. De esta manera, ser igual
Valor decir =SUMA(A5:A50) que =SUMA(Mispedidos).
Por ltimo, debemos destacar la funcin VALOR, Las opciones para manejarnos con los nombres de
que hallaremos dentro del mismo grupo en que rangos figuran dentro de la ficha Frmulas en el
nos encontramos analizando. A la inversa que la grupo Nombres definidos. El primer paso ser
funcin explicada en el punto anterior, sta con- crear un rango asignndole un nombre para luego
vertir valores numricos transformados en texto poder emplearlo. Para realizar esta tarea, podremos
con formato a valores numricos con los cuales presionar el botn Asignar nombre a un rango
podremos volver a realizar clculos. (Figura 18).
nomBres de ranGos
cuando definamos nombres para rangos, podremos utilizarlos dentro de funciones o expresio-
nes que incluyamos en nuestras planillas. Adems de esto podremos usarlos para hacer refe-
rencia a este grupo de celdas dentro de macros.
redusers.com 101
En el campo Nombre introduciremos la denomina- nombre del rango en cuestin (Figura 20).
cin que daremos al rango y definiremos el mbi-
to, que puede ser una hoja o un libro, entre otras Los rangos se crearn con los nombres de las filas
opciones. Tambin podremos incluir una descrip- superiores o inferiores o los datos ubicados en las
cin en el campo Comentario. Finalmente, en el columnas derecha o izquierda, de acuerdo a la
campo Hace referencia a, incluiremos el rango opcin que seleccionemos. Podemos elegir ms
deseado (Figura 19). de una opcin, de ser necesario.
Otra manera de crear rangos es utilizar la opcin
Crear desde la seleccin. Este botn nos administrador de nomBres
permitir, teniendo una parte de nuestra planilla Con esta herramienta podremos crear, editar,
seleccionada, asignarle un nombre como rango. borrar y buscar todos los rangos que formen parte
de un libro de Excel (Figura 21). Tambin podre-
Si tenemos una lista, seleccionamos el rango de mos aplicar filtros que nos permitan visualizar, por
datos junto con sus encabezados y luego presio- ejemplo, aquellos nombres de rangos que posean
namos el botn Crear desde la seleccin, errores. Si existe un rango referenciado a una
podremos dar nombre a los rangos con solo indi- determina hoja que luego es eliminada, ese rango
car qu parte de la seleccin que hemos hecho se encontrar truncado, y podr ser filtrado como
debe tomarse como encabezado y, por ende, como rango con error.
FiGura 18. en la ficha de opciones Frmulas, encontraremos algunas herramientas que nos
facilitarn la utilizacin de las funciones.
FiGura 19. desde esta ventana podemos definir todos los

parmetros para dar nombre a un rango especfico.
102 redusers.com
N o m b re s d e r a n g o s
FiGura 20. los nombres de rangos no pueden contener caracteres numricos.
FiGura 21. encontraremos una lista de todos los rangos que forman parte del libro con los
comentarios que incluimos.
redusers.com 103
aplicacin de nombres de rangos mientas Nombres definidos, y luego seleccionar

La aplicacin de los nombres de rangos es una tarea el rango deseado. Adems de todo lo explicado res-
muy sencilla, ya que podremos introducir el nombre pecto de las denominaciones de los rangos en las
en forma directa, si es que tenemos conocimiento de pginas anteriores, Excel 2007 tambin nos facilita-
su denominacin. O, por ejemplo, en aquellas oca- r la labor de ingresar los nombres de rangos ya que,
siones en que necesitamos ingresar un rango a una con solo presionar la primera letra de la denomina-
funcin, podremos seleccionar la opcin Utilizar en cin de ste, nos mostrar las opciones que tenemos
la frmula que se encuentra en el grupo de herra- a disposicin (Figura 22).
FiGura 22. excel 2007 se encuentra un paso adelante y nos presenta posibles opciones para
facilitar nuestra tarea.
resumen
en este captulo, se introdujo la utilizacin de las funciones. Hicimos un recorrido por los dis-
tintos grupos y conocimos la biblioteca que las agrupa. Aplicamos funciones para manejarnos
con cadenas de texto y aprendimos a realizar sumas, conteos y promedios con una o varias
condiciones. Tambin usamos funciones relacionadas con fechas, vimos cmo mostrar
nmeros con redondeos y cmo manejarnos con los rangos.
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Captulo 5
FUNCIONES
AVANZADAS
En este captulo, veremos algunas funciones

sofisticadas, que nos darn un abanico ms
amplio de posibilidades para nuestras planillas.
redusers.com
5.Funciones avanzadas
evaluaremos, llamada prueba lgica; el segundo

Las condiciones argumento ser el valor que se devuelva si la prue-
ba lgica es verdadera; y el ltimo, el valor, si el
Cuando generemos planillas complejas con Excel resultado de la condicin es falso.
2007, muchas veces necesitaremos, por ejemplo, Supongamos que somos profesores de Literatura y que
evaluar celdas y, de acuerdo a su contenido, realizar contamos con una lista de alumnos y de las notas que
una tarea u otra diferente. Para realizar esto, encon- han sacado en el ltimo examen. Deseamos incluir
traremos, en este captulo, algunas funciones que una funcin que nos indique cuando un alumno haya
nos sern de gran ayuda. aprobado o desaprobado el examen. Habrn aproba-
do aqullos cuya nota sea superior a 7, y desaproba-
FUnCIn CondICIonAl sI do el resto.
Una de las ms importantes de Excel 2007, por la
gran utilidad y flexibilidad que posee para ser apli- Cuando introducimos texto dentro de las frmulas,
cada en diversos casos. La funcin SI figura dentro ste debe estar siempre entre comillas () o, de lo
del grupo de funciones Lgicas en la Biblioteca contrario, la funcin arrojar error.
de funciones (Figura 1).
ComplEmEntos pARA CondICIonEs
Si tenemos que definir qu hace, podramos decir Para complementar la funcin SI, podremos utilizar
que comprueba si se cumple una condicin y otras funciones lgicas que nos permitirn ampliar
devuelve un valor si se evala como VERDADE- las posibilidades. Entre ellas, la funcin Y comprue-
RO, y un valor distinto si es evaluado como ba si todos los argumentos que posee, hasta un
FALSO. Esta funcin cuenta con 3 argumentos mximo de 255, son verdaderos. Al agregar esta
muy sencillos: el primero indica la condicin que funcin dentro de la prueba lgica de la funcin SI,
ampliaremos su capacidad.
Retomemos el ejemplo anterior de los alumnos y las
calificaciones. Esta vez tenemos las notas de dos
exmenes y queremos seleccionar aquellos alumnos
que han aprobado los dos.
Otro complemento para estas funciones es O. Esta

funcin devolver un valor verdadero cuando algu-
no de los valores evaluados cumpla con la condicin
establecida. Ofrece, al igual que Y, la posibilidad de
evaluar hasta 255 argumentos.
FIGURA 1. El grupo de funciones lgicas es muy Para seguir con nuestro ejemplo e introducir esta
pequeo, pero cuenta con herramientas de gran funcin dentro de la prueba lgica del condicional,
utilidad. podremos establecer qu alumnos han aprobado al
106 redusers.com
Las condiciones
pAso A pAso 1 - la primera condicin
1 En una nueva hoja incluya una lista de alumnos con las notas de su ltimo examen.
2 En la columna D introduzca la funcin SI, que se encuentra dentro del grupo de funciones
Lgicas.
3 Como primer argumento,

prueba lgica o condicin,
incluya C4>=7. De esta
forma, estar evaluando si
el valor de la celda
referenciada es superior a
7 o no.
Agregue como segundo argumento APROBADO y NO APROBADO como tercero. Si el valor de

la celda referenciada es superior a 7, la celda ser evaluada como verdadera y devolver el valor
del segundo argumento. Si es inferior a 7, se tomar como falsa y devolver el tercer argumento. La
sintaxis de la funcin completa es la siguiente: =SI(C4>=7,APROBADO,NO APROBADO).
redusers.com 107
pAso A pAso 1 (cont.)
5 Copie la frmula introducida al

resto de las filas.
menos un examen. Si reemplazmos en el ejemplo tenemos un detalle con las distancias que existen
la funcin Y por O, la sintaxis de nuestra frmula desde Buenos Aires a diferentes ciudades del mundo
quedara expresada de la siguiente manera: y deseamos clasificarlas entre ciudades de tipo A, B
=SI(O(C4>=7,D4>=7),APROBADO,) o C de acuerdo a la distancia, siendo de tipo A
(Figura 2). aquellas con distancias inferiores a 6.000km; B, las
que se encuentran entre 6.001km y 12.000km; y C,
CondICIonEs AnIdAdAs las que se ubican a una distancia mayor (Figura 3).
Adicionalmente a lo que hemos explicado sobre la uti-
lizacin de SI, es posible incluir, como argumento de Dispondremos en algn sector de la planilla las condi-
una funcin condicional, una nueva funcin con con- ciones que deseamos aplicar en una pequea tabla
diciones, y as evaluar una mayor cantidad de opcio- auxiliar, para poder referenciar parte de la funcin a
nes. Estas funciones son denominadas anidadas y es estas celdas. Dentro de la funcin evaluaremos, en pri-
posible conseguir hasta 64 niveles de anidamiento. mer lugar, si la distancia es igual o inferior a 6.000km.
Para el primer ejemplo sencillo, supongamos que De ser as le correspondera el valor A. Esta parte de la
REsUltAdos vACos pARA lA FUnCIn CondICIonAl

Cuando apliquemos la funcin condicional SI y deseemos que se arroje como resultado un valor vaco, tendremos
que poner como argumento comillas vacas (); de lo contrario, devolver el nmero 0 como resultado. Si omiti-
mos el ltimo argumento y la prueba lgica no se cumple, se arrojar como resultado la palabra FALSO.
108 redusers.com
Las condiciones
pAso A pAso 2 - Una condicin ms difcil
1 Realice una copia de la hoja donde estuvo trabajando el ejemplo anterior.
2 Disponga una columna

adicional para la inclusin de
las calificaciones de un nuevo
examen.
3 Aplique el formato de porcentaje incluido dentro del grupo Nmero, dentro de la ficha de opciones
Inicio.
Luego complete la frmula de la manera que hemos visto en el ejemplo anterior. La sintaxis
completa quedara expresada as: =SI(Y(C4>=7,D4>=7),
APROBADO,).
5 Copie la frmula introducida al resto de las filas.
redusers.com 109
FIGURA 2. Estas funciones potencian las posibilidades de la funcin condicional, y le otorgan mayor
flexibilidad para poder resolver nuestros inconvenientes.
frmula ser expresada de la siguiente manera:

=SI(B3<=6000,A,. De no cumplirse esta con-
dicin, deberemos evaluar si la distancia es igual o
inferior a 12.000km y, para esto, incluiremos como
tercer argumento (valor falso de la primera condi-
cin), un nuevo condicional de la siguiente forma:
SI(B3<=12000,B,C). Si se cumple con esta
segunda condicin, se devolver el valor B y, de no
cumplirse, el valor C. De esta manera, la frmula
completa quedara expresada as:
=SI(B3<=6000,A,SI(B3<=12000,B,C))
(Figura 4).
Es de gran utilidad reemplazar, dentro de la frmu-

la, los valores fijos, como las letras que hemos dis-
puesto por referencias a celdas. As, tendremos
FIGURA 3. En la columna C incluiremos la mayor flexibilidad para realizar cambios y que se
funcin condicional anidada. apliquen sin tener que hacer ningn trabajo adicio-
110 redusers.com
Las condiciones
nal. Tambin podremos reemplazar los valores de muestra en la Figura 5, la funcin quedara expre-
kilmetros por datos incluidos en celdas. Con estos sada as: =SI(B3<=$G$5, $E$5,SI (B3
cambios y mejorando la tabla auxiliar como se <=$G$6,$E$6,$E$7)).
FIGURA 4. Aqu
se visualiza la
tabla auxiliar que
podremos utilizar
para reemplazar
algunos datos
que hemos fijado
en nuestra
frmula.
FIGURA 5.
podremos
cambiar la
cantidad de
kilmetros de
distancia en la
tabla auxiliar y el
indicador de cada
ciudad se
actualizar en
forma automtica.
redusers.com 111
Podremos anidar varios niveles de funciones SI (hasta o C de acuerdo a su distancia (Figura 6).
64) y, en cada uno de ellos, incluir otras funciones.
Para introducir esta funcin, podremos dirigirnos al
asistente, que nos mostrar cada una de sus partes.
Funciones de La sintaxis sera la siguiente: BUSCAR(valor bus-
cado, vector de comparacin, vector de
bsqueda de datos resultado). Si reemplazramos esto por las refe-
rencias a las celdas correctas, quedara as: =BUS-
Estas funciones estn dentro del grupo Bsqueda y CAR(E3,A3:A20,C3:C20), donde el primer argu-
referencia en la Biblioteca de funciones, que mento es la ciudad (Montevideo en este caso) y el
analizamos en el captulo anterior. Dentro de este segundo y el tercero son los vectores (columnas en
grupo podemos destacar, como ms interesantes, este caso) de comparacin y de resultado (columna
BUSCAR, BUSCARV y BUSCARH. Bsicamente, estas fun- con nombre de ciudades y columna con clasificacin
ciones nos permiten, de acuerdo a algunos parme- de A, B o C) (Figura 7).
tros, buscar informacin en una determinada matriz.
Esta funcin tambin se podr usar como alternati-
lA FUnCIn BUsCAR va de SI cuando necesitemos, por ejemplo, clasifi-
Esta funcin devuelve un valor procedente de un car valores en rangos. Como BUSCAR devuelve el
rango, de una fila, columna, o matriz. Tiene 2 formas valor inmediatamente inferior con su respectivo
de sintaxis: vectorial y matricial. En algunos casos resultado cuando trabajamos con valores numricos,
podemos utilizarla como alternativa de la funcin SI podramos aprovechar esto para identificar rangos y
para crear pruebas o cuando se exceda el lmite de para clasificar datos.
funciones anidadas.
mAtRICIAl
vECtoRIAl En el formato matricial, se busca un valor determina-
Emplear esta forma cuando desee buscar, en un do en la primera columna de la matriz y se devuelve
rango de una fila o de una columna (denominado un valor desde la misma posicin, pero ubicado
vector), un valor y quiera devolver otro valor desde en la ltima columna. No nos detendremos demasia-
la misma posicin en un segundo rango. Esta forma do en la explicacin de esta forma de la funcin ya que
podr utilizarse cuando se disponga de una amplia resulta ms adecuado utilizar las funciones BUSCARV o
lista de valores. BUSCARH en lugar de la forma matricial de BUSCAR.
Revisemos el ejemplo de las distancias y de las ciuda- sta se proporciona por su compatibilidad con otros
des del mundo que analizamos anteriormente y, par- programas de hojas de clculos.
tiendo de esa matriz, supongamos que en otra parte
de la planilla (que podra ser otra hoja o incluso un lA FUnCIn BUsCARv
libro diferente) deseamos que, al escribir el nombre de Esta variante de la forma matricial de la funcin BUS-
una ciudad, podamos obtener su clasificacin de A, B CAR es mucho ms flexible y nos resultar de gran uti-
112 redusers.com
Funciones de bsqueda de datos
FIGURA 6. En el
cuadro resaltado
de la derecha,
indicaremos la
ciudad deseada y,
con la funcin
BUSCAR,
obtendremos su
clasificacin.
FIGURA 7. En Argumentos de funcin, debemos indicar cada uno de sus parmetros.
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113
lidad para realizar comparaciones de datos u obtener ros o valores lgicos) en el que la primera columna
informacin incluida en una matriz. Bsicamente, esta ser donde se encuentra el valor buscado y, por lo
funcin busca un valor dentro de la primera columna tanto, la conexin entre los datos. No se distinguen
de una matriz y devuelve aquel valor que se encuentre maysculas y minsculas: son equivalentes.
en la misma posicin dentro de la columna que indi- Indicador de columnas: es el nmero de la colum-
caremos en el ltimo argumento. La utilizaremos na donde se encuentra el dato que deseamos que la
cuando nuestros datos se encuentren expresados en frmula devuelva. Comenzamos con el 1 para la pri-
columnas (de all la V incluida en la funcin: vertical). mera columna donde se encuentra el valor buscado. Si
Vamos con otro ejemplo para aclarar su uso y apren- nos situamos en nuestra base de datos de clientes, la
der su sintaxis. Contamos con una base de datos columna 1 es el Nro de Cte. y, si deseamos obtener
donde figuran todos nuestros clientes con su informa- el nombre de nuestro contacto, debemos introducir el
cin y necesitamos que, al indicar el nmero de un nmero 5 como indicador de columnas.
determinado cliente, visualicemos su denominacin, el Ordenado: valor lgico que le indica si la funcin
nombre de la persona de contacto y el telfono para devolver un valor exacto o aproximado. Puede
poder comunicarnos (Figura 8). tomar 2 valores.
- Si se omite o es VERDADERO, se devolver la coinci-
En una nueva hoja incluiremos un sencillo cuadro en dencia ms aproximada, asumiendo que los valores de
el que, al especificar el nmero de cliente, obtendre- la matriz se encuentran ordenados. Si no localiza nin-
mos el resto de los datos de referencia. Para lograr guna coincidencia exacta, devolver el valor inmedia-
esto utilizaremos la funcin BUSCARV. Los argumentos to inferior al buscado.
de esta funcin son 4 (el ltimo es opcional) y su sin- - Si es FALSO, solo buscar la coincidencia exacta.
taxis es BUSCARV (Valor buscado, Matriz bus- No es necesario ordenar los valores de la matriz y,
car en, indicador de columnas, ordenado). en caso de no encontrar el valor exacto, arrojar el
Veamos qu es cada cosa. error #N/A. Si en la matriz hay ms de una coinci-
Valor buscado: valor que se va a buscar dentro de dencia, se utilizar el primer valor encontrado.
la primera columna de la matriz (segundo argumento).
Si este valor no es encontrado dentro de dicha colum- Si el valor buscado no se encuentra dentro de la
na de la matriz, se devolver el valor de error #N/A. matriz (segundo argumento), la frmula devolver el
Matriz buscar en: rango de datos (texto, nme- valor de error #N/A. En cambio, si el indicador de
lImItACIonEs o vEntAjAs soBRE lA FUnCIn BUsCAR

La limitacin (o ventaja) de la funcin buscar reside en que, al buscar valores numricos, si
no son encontrados dentro del vector comparacin, nos devolver el dato inmediatamente
inferior con su respectiva celda consecuente en el vector de resultados.
114 redusers.com
columnas que introducimos como tercer argumento una matriz, teniendo como tercer argumento un
es superior a la cantidad de columnas de la matriz indicador de fila en lugar de columna.
seleccionada, la funcin nos devolver el valor de
error #REF!. Por ltimo, si dicho indicador de colum- otRAs FUnCIonEs dE BsqUEdA y
nas es un valor inferior a 1, el error arrojado ser dE REFEREnCIA
#VALOR!. Adems de las funciones de bsqueda ya explicadas,
Luego de todo lo explicado, sigamos con nuestro dentro de este grupo hallaremos algunas otras que
breve ejemplo para terminar de comprender el uso nos sern de gran utilidad.
de esta funcin. Por ejemplo, las funciones COINCIDIR e INDICE se
Despus de finalizar el ejercicio, al introducir cualquier pueden combinar para emplearlas como alternativas
nmero de cliente, obtendremos los datos de contacto. de BUSCARV o BUSCARH. Tambin podremos usarlas
para complementarlas.
lA FUnCIn BUsCARH La funcin COINCIDIR devuelve la posicin relativa
Su utilizacin y sintaxis es idntica a la explicada de un determinado elemento en un rango o matriz
anteriormente y sus argumentos son los mismos. especfico. Emplearemos el ejemplo anterior, reempla-
Pero a diferencia de BUSCARV, BUSCARH busca en zando el indicador de columna por la funcin COIN-
forma horizontal y su llave ser la primera fila de CIDIR. Para poder realizar esto, es necesario que los
FIGURA 8. Es importante que los datos que busquemos se encuentren a la derecha de aquel que
utilicemos como llave o conexin, en este caso, el nmero de cliente.
redusers.com 115
encabezados que hayamos puesto en la base de datos del contacto. De esta forma, utilizando esta funcin,
de clientes sean exactamente los mismos que utilice- podremos obtener la ubicacin relativa de los ttulos
mos en el pequeo cuadro que resume la informacin del cuadro dentro de los encabezados de la base de
pAso A pAso 3 - Bsqueda
1 En una nueva hoja, disponga un pequeo cuadro

donde indicar el nmero de cliente y utilizar la
funcin BUSCARV para obtener el resto de los datos.
2 Utilice el asistente de funciones para introducir la funcin BUSCARV en la celda B4.
Como primer argumento (Valor_buscado), seleccione la celda B3 y, como segundo

argumento (Matriz_buscar_en), seleccione la base de datos de clientes.
116 redusers.com
Para obtener la denominacin del cliente, introduzca el nmero 2 como indicador de columna.
Como argumento de orden, incluya el valor FALSO para poder hallar el resultado exacto y no
depender de que la matriz se encuentre ordenada.
5 Introduzca el smbolo $ para fijar las celdas de los primeros dos argumentos.
6 Copie la funcin al resto de las celdas y

cambie el indicador de columnas por 5 para el
contacto y por 6 para el nmero de telfono.
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datos de cliente y, por ende, obtener el indicador AlGUnAs ms

de columna sin conocerlo exactamente. Esto tiene Encontramos otras dos funciones que, aunque tie-
tambin como beneficio que, si fijamos las celdas nen utilidades limitadas, conocerlas podr sacarnos
correctamente, podemos copiar la funcin al resto de aprietos al resolver tareas complejas. La funcin
de las celdas sin necesidad de realizar ninguna DIRECCION crea una referencia de celda en forma
modificacin, y seguir obteniendo los datos de texto, partiendo de un nmero de fila y de colum-
correctos. na. Por ejemplo, =DIRECCION(1,1) ser equivalen-
Los argumentos de la funcin en cuestin son: te a $A$1. De esta manera, podremos crear una
COINCIDIR(valor buscado, matriz de bs- referencia de celda de forma muy sencilla que, al
queda, tipo de coincidencia). Para este combinar funciones, puede resultarnos til.
caso en particular, esto quedara expresado de la Tambin encontramos la funcin INDIRECTO den-
siguiente manera: COINCIDIR(A9,Base de tro del mismo grupo de funciones de Bsqueda y
Clientes! $A$2 :$F $2,0). Esta expresin referencia. sta devuelve una referencia especi-
reemplazar al indicador de columna de la funcin ficada a partir de un valor de texto. Simplemente
BUSCARV que desarrollamos en el ejemplo ante- transforma un texto, que puede venir del resulta-
rior, y la totalidad de la frmula quedara expresado de la funcin DIRECCION en una referencia de
da as: =BUSCARV($B$8,Base de Clientes ! celda que puede utilizarse dentro de otra funcin
$A$3 :$F $21, COINCIDIR (A9, Base de (Figura 10).
Clientes! $A $2: $F$2,0),FALSO)
(Figura 9). Aqu, simplemente con la funcin DIRECCION,
hacemos referencia a las celdas $B$1 y $B$2 y luego
Tambin es interesante la funcin INDICE, otra aplicamos la funcin INDIRECTO para poder trans-
alternativa a las funciones de bsqueda. Esta herra- formarlas en referencias de celdas y aplicarlas
mienta nos permitir ubicar un dato dentro de una dentro de una operacin de suma.
matriz, indicndole el nmero de columna y fila Existen otras funciones de bsqueda y referencia
donde hallaremos la celda requerida. Sin entrar en que pueden resultarnos de utilidad al tratar de resol-
mucho detalle, podremos combinar la funcin ver tareas complejas. Este tipo de funciones son muy
INDICE con la funcin COINCIDIR para obtener el flexibles a la hora de relacionar datos entre distintas
mismo resultado que con BUSCARV o BUSCARH. tablas, hojas o libros, y sern de gran ayuda.
pAso InvERso: REEmplAzAR IndICE y CoInCIdIR

es posible reemplazar la combinacin de funciones IndICE y CoInCIdIR con las funcio-
nes BUsCARv o BUsCARH. Para ello, debemos agregar una columna con datos auxilia-
res que numere las filas desde el inicio del rango de la matriz.
118 redusers.com
Funciones ES
ESERR: identifica como VERDADERO cualquier valor

Funciones ES de error, con excepcin de #N/A.
ESERROR: identifica cualquiera de los valores de
Excel 2007 denomina as al grupo de funciones que se error (#N/A, #DIV/0!, #REF!, #VALOR!,
utilizan para comprobar el tipo de un valor o referen- #NUM!, #NOMBRE? y #NULO!).
cia. Cada una de estas funciones (nueve en total) ESLOGICO: se refiere a un valor lgico (verdadero
comprueba el tipo del argumento valor y devuelve o falso), indicando lo que corresponda.
VERDADERO o FALSO, dependiendo del resultado. Por ESNOD: identifica el valor de error #N/A (el valor no
ejemplo, ESERROR devolver un valor VERDADERO, si est disponible).
el argumento referenciado es alguno de los errores ESNOTEXTO: comprueba si el elemento no es texto.
tpicos (#N/A, #DIV/0!, #REF!, #VALOR!, Devuelve un valor VERDADERO en caso de que la
#NUM!, #NOMBRE? y #NULO!). celda se encuentre vaca.
La sintaxis de estas funciones es muy sencilla y solo ESNUMERO: se refiere a un valor numrico, devol-
se necesita un argumento (valor que se desea pro- viendo VERDADERO en estos casos.
bar), que podr ser el valor de una celda vaca (en ESREF: comprueba si el valor es una referencia.
blanco), lgico, de error, numrico, texto, una refe-
rencia o un nombre de rango que se refiera a algu- Las funciones ES nos servirn para identificar los
no de los anteriores. valores de las celdas y poder trabajar con ellos de
ESBLANCO: se refiere a una celda vaca y devolve- acuerdo a nuestras necesidades. Estas funciones
r un valor VERDADERO si la celda se encuentra en tambin son tiles en frmulas, cuando se desea
ese estado. comprobar el resultado de un clculo. Al combinar-
FIGURA 9. lo interesante de
estas funciones es la
posibilidad de combinarlas
para facilitar la resolucin de
problemas.
FIGURA 10. solo a modo de

ejemplo utilizamos estas
funciones para realizar una
simple suma.
redusers.com 119
las con la funcin SI, nos dan la posibilidad de loca- Anteriormente hemos desarrollado aquellas funciones
lizar errores y de ocultarlos. que nos permiten identificar errores y, con algunas
combinaciones de funciones, podremos ocultarlos.
oCUltAR ERRoREs Una de las opciones para realizar esto es aplicar la
Como hemos visto en varios casos, existen funciones combinacin de las funciones ES con SI.
que, al no hallar un determinado resultado, arrojan
un valor de error, de la misma forma que cuando En lugar de hacer una simple divisin, utilizaremos la
realizamos una divisin por cero (Figura 11). combinacin de funciones ESERROR y SI.
FIGURA 11. Comparemos los

resultados reales y
presupuestados de una
operacin, calculando sus
porcentajes. En los casos en
que dividimos por cero,
obtendremos errores
(#DIV/0!).
FIGURA 12. Hemos ocultado los

errores de divisin por 0.
RACEs mltIplEs
en aquellos casos en que los flujos de fondos alteren su signo, la regla matemtica de los sig-
nos de decartes indica que habr tantas races como cambios de signos haya. La funcin TIR es
un polinomio que tiene n-1 races y, por ende, tendr ms de una tasa.
120 redusers.com
Funciones financieras
Reemplacemos las divisiones por =SI(ESERROR

(B8/C8),-,B8/C8). Dentro de la prueba lgica Funciones
de la funcin condicional, emplearemos alguna de las
funciones ES para identificar si el clculo generar financieras
error. De ser as, podremos realizar otro clculo, incluir
un cero, un guin, etctera. Si no se comprueba que Dentro de este grupo, encontraremos algunas fun-
haya error, se llevar a cabo la divisin (Figura 12). ciones especficas para realizar anlisis financieros.
Podremos simplificar la combinacin de las funciones, Es interesante conocer algunas que pueden resultar-
aplicando SI.ERROR, funcin que encontraremos den- nos tiles, por ejemplo, para el clculo de prstamos
tro del grupo de funciones Lgicas. Solo posee dos o para el anlisis de proyectos de inversin.
argumentos: el primero es el valor a evaluar y el
segundo, el resultado que deseamos obtener, si se pro- pRstAmos, FUnCIn pAGo
duce un error con el valor del primer argumento. Para un clculo de cuota, utilizaremos la funcin
FIGURA 13. la funcin PAGO devuelve su resultado con el signo contrario al del argumento del
capital. si deseamos cambiarlo, tendremos que anteponer un signo menos (-).
pARA ElImInAR ERRoREs

La funcin EsERRoR incluye la comprobacin del error #n/A, que puede arrojar BUsCARv o BUs-
CARH cuando no encuentra el valor deseado en la primera columna de la matriz seleccionada
como segundo argumento. La funcin EsERR es similar, pero no reconoce como error a #n/A.
redusers.com 121
PAGO que, segn su definicin, calcula el pago de un tasa: ser la tasa de inters dispuesta para la
prstamo basado en pagos y tasas constantes. El sis- financiacin, y se debe tener en cuenta la unidad de
tema de amortizacin de prstamos francs est tiempo. Para el ejemplo utilizaremos el 12% anual.
basado en estos conceptos. Posee 3 argumentos: el perodo: el nmero de perodo correspondiente a
primero indicar la tasa (que deber estar en con- esa porcin de inters. El nmero de cuota, no la
cordancia con la unidad de tiempo de los perodos), cantidad de cuotas.
el segundo ser la cantidad de perodos en los cua- nper: cantidad total de perodos o cuotas. Para el
les se efectuar el pago y el tercero, el capital total ejemplo sern 6.
(Figura 13). va: valor actual, inicial de la deuda o financiacin.
Para el ejemplo utilizaremos $6.000.
FUnCIn pAGoInt
Esta funcin nos devolver el monto de inters que se El argumento vf indica el valor final del monto invo-
ha pagado en un determinado perodo, basado en una lucrado en la operacin; si no se indica, tomar por
tasa de inters constante y en pagos peridicos y cons- defecto 0. En caso de prstamos o de saldos de
tantes. La sintaxis de la funcin es PAGOINT deuda, el valor final ser 0 y, por lo tanto, no ser
(tasa;perodo;nper;va;vf;tipo), donde los pri- necesario indicar este argumento.
meros cuatro argumentos son obligatorios (Figura 14). La ltima parte de esta funcin, tipo, representa el
FIGURA 14. Con esta funcin podemos calcular el inters.
tAsAs
Al trabajar con funciones financieras, debemos tener en cuenta las unidades de tiempo en las
que expresamos las tasas. si utilizamos perodos mensuales, debemos realizar los clculos
necesarios para expresar las tasas en esa misma unidad de tiempo.
122 redusers.com
Auditoras de frmulas
tipo de inters que debe calcular, si es de pago anti-

cipado o vencido. Sus opciones son 0 y 1, tomando
por defecto el valor 0. ste representa que los pagos
son realizados al final del perodo.
FUnCIn pAGopRIn
Esta funcin nos devolver el monto de amortiza-
cin del capital de cada perodo. Sus argumentos
son muy similares a PAGOINT y su resultado ser
igual a la diferencia entre el valor de la cuota, que
podemos calcular con la funcin PAGO, y el monto de
los intereses, calculados con PAGOINT. Su sintaxis es -PAGOPRIN($C$5/12,A9,$C$4,$C$3) (Figura 15).
la siguiente: PAGOPRIN(tasa;perodo ;nper
;va;vf;tipo). Aqu, los primeros cuatro argumen- FUnCIn vA
tos son obligatorios. Devuelve el valor actual de una inversin. ste es el
tasa: ser la tasa de inters dispuesta para la valor que tiene actualmente la suma de una serie de
financiacin. pagos que se efectuarn en el futuro. Su sintaxis es
perodo: el nmero de perodo correspondiente a VA(tasa;nper;pago;vf;tipo), donde los tres pri-
esa porcin de inters. El nmero de cuota, no la meros argumentos son los obligatorios y el resto, los
cantidad de cuotas. opcionales.
nper: cantidad total de perodos o cuotas. tasa: ser la tasa de inters dispuesta para la
va: valor actual, inicial de la deuda o financiacin. financiacin.
nper: cantidad total de perodos o cuotas.
Los argumentos vf y tipo no son obligatorios, y se pago: el valor de la cuota calculada con la fun-
toma por defecto en el caso del valor final 0 y, para cin PAGO.
el tipo de pago, se toma por defecto que los pagos Los argumentos vf y tipo no son obligatorios, y se
son realizados al final del perodo. toma por defecto en el caso del valor final 0 y para
Si tomamos el ejemplo anterior, el clculo queda el tipo de pago, que los pagos son realizados al final
expresado de la siguiente manera: = del perodo.
sIstEmAs dE AmoRtIzACIn
Los sistemas de amortizacin ms conocidos son el francs, el alemn y el americano. el sis-
tema de amortizacin americano es el menos utilizado de los tres. Para prstamos bancarios,
la mayora de las entidades financieras emplea el francs y, excepcionalmente, el alemn.
redusers.com 123
FUnCIonEs vnA y tIR

Estas funciones financieras sern utilizadas para el Auditora de frmulas
desarrollo de anlisis de proyectos de inversin. Con
TIR calcularemos, sobre la base de iteraciones, la Cuando trabajamos con frmulas de distinto tipo y
tasa de retorno de flujos de desembolsos e ingresos. vamos cubriendo las hojas de un libro con diferentes
En tanto, VNA nos servir para actualizar flujos de clculos, es posible que surjan errores o nos cueste
fondos futuros a una determinada tasa de inters o identificar las relaciones que existen entre las distintas
costo de oportunidad. variables que fuimos introduciendo. Excel 2007 posee
La funcin TIR posee un solo argumento, que sern una herramienta para facilitarnos la tarea de realizar
los flujos de ingresos y desembolsos, y devolver un seguimiento de los comandos incluidos en un
como resultado la tasa interna de retorno de determinado libro. Dentro de la ficha Frmulas
dicha inversin. La funcin de valor actual neto encontraremos el grupo Auditora de frmulas.
(VNA) posee 2 argumentos, donde el primero ser la
tasa de inters a la cual se descontarn los flujos Las opcin Rastrear precedentes mostrar flechas
de fondos futuros, para actualizarlos al momento 0. que indiquen las celdas que afectan al valor de la celda
FIGURA 15. PAGOINT y PAGOPRIN poseen los mismos argumentos.
ARGUmEntos dE vnA
cabe aclarar que los argumentos de la funcin VNA que consistan en nmeros, celdas vacas o
valores lgicos se tomarn en cuenta. Por el contrario, los argumentos que consisten en nme-
ros de error o en texto que no puede ser traducido en nmeros se pasarn por alto.
124 redusers.com
Opciones de clculo
que se est seleccionando. As podremos analizar

cundo una frmula est arrojando algn error o su
resultado no es el correcto (Figura 16).
Si utilizamos la opcin Rastrear dependientes,

se visualizarn con una fecha todas aquellas cel-
das que se encuentren afectadas por el valor de la
celda seleccionada. Sera el paso inverso del
comando anterior (Figura 17). Por ltimo, encon-
tramos el botn Quitar flechas, el cual nos per-
mitir eliminar las flechas que muestran estas
herramientas. Posee como opciones quitar solo incluye dentro de este grupo de opciones y que nos
las flechas de rastreos dependientes, slo los pre- facilita las tareas de inspeccin y de auditoria, as
cedentes o ambos. como la de confirmar clculos de frmulas y resultados
en hojas de clculo grandes. Si utilizamos esta herra-
EvAlUAR FRmUlAs mienta, no tendremos que desplazarnos repetidamen-
El grupo Auditora de frmulas incluye la te a partes diferentes de la hoja de clculo.
herramienta Evaluar frmula, que nos permite
evaluar frmulas complejas. Esta utilidad inicia un CompRoBACIn dE ERRoREs y
cuadro de dilogo donde podremos evaluar una mostRAR FRmUlAs
funcin paso a paso para poder depurarla y anali- El botn Comprobacin de errores nos permiti-
zarla (Figura 18). r analizar los errores frecuentes que tienen las fr-
Esta herramienta nos indicar qu tipo de funcin mulas y solucionarlos. Aqu encontraremos diversas
estamos evaluando; podremos ir recorriendo sus opciones que nos ayudarn a salvar los errores que
resultados parciales, y as analizar si los clculos efec- puedan aparecer. Tambin podremos omitir el error y
tuados son los correctos. acceder a la ayuda de Microsoft Excel sobre la fun-
cin. Esta herramienta es muy til al trabajar con
vEntAnA dE InspECCIn funciones complejas que poseen muchos pasos y
Ventana Inspeccin es otra herramienta que se clculos intermedios (Figura 19).
CompRoBACIn dE ERRoREs
dentro de Frmulas en el Botn de Office, bajo Comprobacin de errores, podremos activar o
desactivar esas herramientas. Identificarn con una marca aquellas celdas con errores, con
errores tpicos, o aquellas cuya frmula difiera de las que estn a su alrededor.
redusers.com 125
FIGURA 16. Al presionar nuevamente este comando, veremos un nuevo nivel de celdas precedentes.
FIGURA 17. Al igual que con Rastrear precedentes, si oprimimos nuevamente el botn Rastrear
dependientes, veremos un nuevo nivel de celdas dependientes.
126 redusers.com
Opciones de clculo
FIGURA 18. si hacemos clic sobre el botn Evaluar, podremos acceder al resultado de la parte
subrayada de la funcin evaluada.
FIGURA 19. desde aqu podremos acceder a la herramienta de evaluacin de frmulas, presionando
el botn Mostrar pasos de clculo.
redusers.com 127
1 . P r i m e ro s p a s o s
modifiquemos algn clculo incluido dentro de una

Por ltimo, el botn Mostrar frmulas dejar de hoja o libro, ste se recalcular en forma automtica.
mostrar datos para reemplazarlos por las frmulas Sin embargo, cuando trabajamos con planillas muy
correspondientes. Podremos realizar una copia de grandes, puede llegar a ser necesario que cambiemos
estos valores o hasta una impresin de los clculos esta opcin a Manual para que los datos solo se recal-
efectuados, de ser necesario. Lo interesante es que, al culen cuando sea necesario y no se pierda tiempo
ir posicionndonos sobre las distintas celdas, visualiza- extra en reclculos innecesarios.
remos remarcadas aquellas que forman parte de la Cuando estemos en modo Manual, podremos recalcu-
frmula seleccionada. Este comando posee un atajo lar las frmulas de un libro, presionando la tecla F9. Si
de teclado: ALT+. solo deseamos recalcular una hoja, debemos presionar
el botn correspondiente incluido dentro de este
Con estas herramientas tambin podremos identificar y grupo de opciones.
solucionar celdas que poseen clculos circulares. Existe
referencia circular cuando una frmula u operacin
hace, directa o indirectamente, referencia a s misma y,
por lo tanto, se genera un crculo sin solucin.
Opciones de clculo
Para cerrar las cuestiones relacionadas con frmulas,
debemos mencionar que, dentro de la misma ficha de
opciones, hallaremos el grupo Clculo. En l encon-
traremos algunas opciones que hacen al reclculo de
las formulas incluidas en un libro (Figura 20).
De manera predeterminada se encuentra seleccionado FIGURA 20. Esta herramienta slo cuenta con
el valor Automtico y, por lo tanto, cada vez que tres opciones.
REsUmEn
en este captulo, aprendimos a utilizar algunas funciones ms complejas. descubrimos el gran
potencial de las funciones condicionales y realizamos diversos ejemplos para fijar su utiliza-
cin. Trabajamos con funciones de Bsqueda y referencia que nos permiten encontrar datos
de diferente forma dentro de matrices. desarrollaremos las funciones financieras ms rele-
vantes para poder calcular prstamos y cuotas e hicimos hincapi en la evaluacin de errores
de frmulas y en su inspeccin.
128 redusers.com
Captulo 6
ORDENAR Y
FILTRAR
Exploraremos, aqu, diferentes formas de orde-

nar y filtrar datos, una utilidad valiosa al traba-
jar con grandes cantidades de valores.
redusers.com
6 . O rd e n a r y F i l t r a r
datos sin seleccionar todo el rango, slo se ordenarn

Ordenar los datos incluidos hasta alcanzar la fila en blanco. En
cambio, si solo se encuentran vacas algunas de las
Bsicamente, esta funcin de Excel 2007 nos posibi- celdas de la base, pero al menos hay algn dato que
litar ordenar un grupo de datos por uno o ml- genere continuidad entre la informacin, el ordena-
tiples criterios, permitindonos un mejor manejo de miento se aplicar sobre la totalidad del rango en
la informacin. Dentro de la ficha de opciones cuestin. En nuestro ejemplo nos situaremos sobre la
Datos, encontraremos el grupo Ordenar y fil- columna Rubro y ordenaremos de A a Z, presionando
trar, y all hallaremos las opciones para trabajar el botn que corresponde (Figura 2).
con estas herramientas (Figura 1).
Adems de lo indicado, podremos organizar un
En este grupo, tendremos dos herramientas de orde- determinado rango, seleccionndolo y luego utili-
namiento de rpido acceso, que organizarn tanto zando el comando correcto. Si solo seleccionamos
nmeros como textos. una parte de los datos de un rango ms grande,
Ordenar de A a Z: ordena la seleccin, situan- Excel 2007 mostrar un cuadro de dilogo de adver-
do los valores ms bajos en la parte superior de la tencia, que nos sugerir la posibilidad de ampliar el
columna. rango de datos seleccionados.
Ordenar de Z a A: inversamente a la explicacin
anterior, con este comando ubicaremos los valores LA ApLIcAcIn dE cRItERIos
ms altos en la parte superior de la columna. Con el botn Ordenar abriremos un cuadro de di-
logo, desde donde ser posible agregar diferentes
Para mostrar un ejemplo, tomaremos una base de niveles de ordenamiento que se ejecutarn en
clientes y aplicaremos distintos ordenamientos. Sin forma encadenada y de acuerdo al orden que pose-
necesidad de seleccionar todos los datos, podremos an dentro de los criterios. Tambin ser posible
situarnos en la columna sobre la cual deseamos gene- aplicarlos sobre las diferentes columnas del rango
rar el ordenamiento y presionar el botn indicado. En (Figura 3).
estos casos, Excel interpretar que deseamos organi-
zar el grupo de celdas contiguas a la seleccionada. Por Lista personalizada
lo tanto, si dentro de nuestros datos existe alguna fila Adems de las opciones que vimos, dentro del
totalmente vaca, al generar un ordenamiento de los Criterio de Ordenacin podremos elegir Lista
personalizada. De esta forma, podremos ordenar
nuestro rango de datos en relacin con alguna de
las series de datos (o listas) que existen o crear
alguna de acuerdo a nuestras necesidades. Esta sim-
FIGURA 1. Excel 2007 presenta las herramientas ple utilidad nos permitir, por ejemplo, ordenar un
agrupadas para que nos resulte ms fcil grupo de datos por meses. Utilizando las opciones
encontrarlas y trabajar con ellas. de ordenacin bsicas, organizaremos la informa-
130 redusers.com
O rd e n a r
cin en forma alfabtica pero, de esta manera, filas. De esta forma, Excel 2007 contina
podremos incluir nuevos criterios (Figura 4). ampliando la potencialidad de estos comandos. Si
hacemos clic en el botn Opciones de la venta-
oRdEnAmIEnto poR FILAs na de Ordenar, podremos seleccionar si la orde-
Una utilidad adicional que posee la herramienta nacin se realizar de arriba hacia abajo (o sea, en
de ordenamiento es la posibilidad de ordenar columnas) o de izquierda a derecha, es decir, en
FIGURA 2. podremos situarnos en el ttulo o en cualquier parte de la columna deseada, y el

ordenamiento se ejecutar correctamente.
FIGURA 3. si presionamos el botn

Agregar nivel, podremos incluir
un nuevo criterio.
FILA dE ttULos
Normalmente, lo mejor es tener una fila de ttulo cuando se ordena una columna. de manera
preestablecida, el valor del ttulo no se incluye en la ordenacin. es posible que tengamos que
activar o desactivar el ttulo para incluirlo o no al momento de realizar un ordenamiento.
redusers.com 131
filas. Adems de estas opciones, desde aqu podre- Encontraremos esta opcin dentro del campo
mos indicar si, al efectuar ordenamientos, se Ordenar segn, qu forme parte del cuadro de di-
deben hacer distinciones entre maysculas y logo Ordenar. Ser posible utilizar como criterios:
minsculas (Figura 5). Color de celda: se aplica sobre el color de relle-
no o sombreado de las celdas.
oRdEnAR con FoRmAtos Color de fuente: este criterio ordenar de acuer-
Para finalizar con la explicacin de esta herramien- do con el color de la fuente que seleccionemos.
ta, debemos destacar la posibilidad de efectuar Icono de celda: esta opcin se aplicar sobre los
ordenamientos de acuerdo con algunos criterios iconos que resulten de aplicar un Formato condi-
de formato de celdas (Figura 6). cional del tipo Conjunto de iconos.
FIGURA 4. Las listas

personalizadas
ampliarn an ms la
forma de generar
ordenamientos.
cRItERIos dE oRdEnAmIEnto dE Los vALoREs LGIcos

debemos saber que, en los ordenamientos de tipo ascendente (A a Z) de valores lgicos, excel
2007 ubicar en primer lugar los valores FALSOS y luego los VERDADEROS. si efectuamos una orde-
nacin del tipo descendente (Z a A) se ordenarn en forma inversa.
132 redusers.com
F i l t ro s
Por ltimo, cabe mencionar que la cantidad mxima de Si presionamos la flecha de los filtros, podremos acce-
niveles de ordenacin que podemos incluir es de 64. der tambin a las opciones de ordenamiento que
hemos tratado anteriormente, desde los simples boto-
nes para generar un orden alfabtico hasta las opcio-
Filtros nes de Ordenar por color y de orden personaliza-
do. Bsicamente, al presionar la flecha de la columna
Esta herramienta tambin figura dentro de la ficha sobre la cual deseamos efectuar un filtro, accederemos
de opciones Datos y en el grupo Ordenar y fil- a las opciones de filtrado. El paso ms sencillo ser
trar. Con solo situarnos en alguna parte de la base seleccionar o deseleccionar los elementos incluidos en
y presionar el botn Filtro, aparecern, junto a los esa columna, que deseemos visualizar u ocultar.
encabezados de las columnas, unas pequeas fle-
chas desde donde podremos realizar las selecciones. combInAcIn dE FILtRos
Tambin podremos activar los filtros, presionando la Utilizando combinaciones de filtros podremos, por
combinacin de teclas CTRL+MAYS+L. Si oprimimos ejemplo, filtrar aquellos clientes que tienen da de
nuevamente el botn Filtro o su combinacin de entrega Lunes o Viernes y que, adems, son de
teclado, estaremos quitando las flechas de filtros y Capital Federal. Para ello realizaremos los pasos
mostrando nuevamente todos los datos. en forma individual y, en este caso, es independien-
FIGURA 5. desde el botn

Opciones de Ordenar,
podemos establecer algunas
cuestiones adicionales.
FIGURA 6. La opcin
Valores es el criterio
predeterminado.
redusers.com 133
te sobre qu columna haremos el filtro en primer de nuestros datos, si deseamos quitarlos todos juntos,
lugar porque siempre se seleccionarn datos que podremos oprimir el botn Filtro de la ficha de
cumplan con una determinada condicin. opciones o utilizar el atajo de teclado que hemos indi-
cado. Si solo deseamos quitar un determinado filtro,
Dentro de la seccin donde se encuentran los dife- debemos acceder a sus opciones (Figura 8).
rentes elementos de la columna en cuestin, existe
una opcin que nos permite seleccionar o des- Presionar la opcin Borrar filtro de eliminar el
eleccionar la totalidad de los datos. Esto es muy filtro incluido sobre esa columna. Tambin podremos
til cuando nuestra base tiene gran cantidad de presionar el botn Borrar, incluido en la ficha de
datos distintos. opciones para tal fin. Este botn adems eliminar
las opciones de ordenamiento que hayamos incluido
Tambin cabe aclarar que, al filtrar datos de una para esa columna.
determinada columna, junto a la flecha que se
muestra en el encabezado de la columna aparecer voLvER A ApLIcAR FILtRos
un smbolo de filtrado. Esto nos indicar que Cuando trabajamos con muchos datos y filtros, es
sobre esa columna se ha aplicado algn criterio de posible que necesitemos realizar modificaciones
filtro. Adems, el nmero de las filas que se visuali- sobre los datos que se encuentran filtrados, cam-
cen luego de aplicar un filtro estarn resaltadas, y su biando su estado. Supongamos que, en la base de
nmero de fila (encabezado) ser de color azul. clientes anterior, hemos filtrado todos aquellos a los
que se les realizan entregas el da Martes y debe-
boRRAR FILtRos mos modificar alguno de ellos, cambindole el da
Una vez que hayamos incluido filtros en las columnas de entrega. En ese momento el filtro quedar desac-
FIGURA 7. con pocos click podremos efectuar filtros muy interesantes.
134 redusers.com
F i l t ro s
tualizado. Al utilizar la opcin Volver a aplicar, (tambin podemos realizar esto de la forma que vimos
se volver a ejecutar el filtro y el ordenamiento anteriormente, seleccionando los elementos incluidos
correcto para esos datos, actualizando los datos fil- en una determinada columna). Para seguir con nues-
trados (Figura 9). tro ejemplo, si deseamos filtrar todos los clientes con
excepcin de aqullos que tienen da de entrega
FILtRos dE tExto SBADO, podremos aplicar el filtro de 2 maneras dife-
Esta opcin nos permitir llevar a cabo filtros ms rentes: deseleccionando directamente desde la seccin
precisos y que se ajusten ms a nuestras necesida- donde visualizamos los elementos el da SBADO o
des. Dentro de Filtros de texto, encontraremos aplicando un Filtro de texto del tipo No es
una serie de opciones para determinar cmo se fil- igual a y, desde ah, seleccionar ese da.
trarn los datos (Figura 10). Adems de esto, podemos llevar a cabo filtros de
En principio, aqu tendremos opciones para filtrar texto para seleccionar aquellos datos que comien-
datos que sean iguales o no iguales a lo indicado cen o no por el grupo de caracteres indicados. De la
FIGURA 8. son varias las opciones de filtrado a las cuales podemos acceder desde aqu.
FIGURA 9. con esta opcin actualizaremos los

filtros luego de modificar los datos.
redusers.com 135
misma forma, podremos seleccionar aquellos datos tomando en cuenta criterios del tipo mayor o
que contengan o no un determinado grupo de menor que (Figura 12).
caracteres, utilizando las opciones Contiene o No
contiene, incluidas dentro de los Filtros de FILtRos dE nmERos
texto. Adems de esto, aqu tambin encontrare- Cuando apliquemos un filtro sobre una columna
mos una opcin adicional para realizar filtros, que contiene datos numricos (al menos en su
Termina con o No termina con..., que son los mayora), en lugar de visualizar las opciones para
criterios que podremos aplicar sobre nuestros datos. filtros de texto, visualizaremos aqullas destinadas
Desde las opciones del filtro elegido, podremos com- a realizar filtros con nmeros. Su utilizacin es muy
binar hasta dos posibilidades, utilizando un opera- simple y existen opciones para mostrar los diez
dor Y u O (Figura 11). mejores o aquellos superiores o inferiores al pro-
medio (Figura 13).
Filtros personalizados
Dentro de las opciones incluidas en los Filtros de FILtRos dE FEchAs
texto, encontraremos Filtro personalizado. De la misma forma que en las explicaciones anterio-
Desde aqu, adems de poder aplicar todas las res, cuando los datos sobre los cuales nos encontra-
opciones que fuimos analizando anteriormente, mos trabajando son del tipo Fecha, se visualizarn
encontraremos algunas herramientas para trabajar opciones adicionales administrarlas. Esas opciones
con datos numricos. Podremos realizar filtros, son variadas y de gran amplitud (Figura 14).
FIGURA 11. Al seleccionar alguna de las

FIGURA 10. tambin podremos acceder desde opciones dentro de los filtros de texto,
aqu a la opcin de filtros personalizados. accederemos a este cuadro de dilogo.
136 redusers.com
F i l t ro s a v a n z a d o s
FILtRos dE coLoREs
Para completar las explicaciones relacionadas con Filtros avanzados
las operaciones sencillas de filtros, aprenderemos a
utilizar los filtros por colores. Realizar esto es senci- Para completar las explicaciones de filtros, estudiare-
llo y, cuando trabajemos con alguna base de datos mos algunas opciones avanzadas. Los criterios com-
que contiene selecciones por color, se habilitar esta
opcin que nos permitir utilizar como criterio el
color de relleno de las celdas (Figura 15).
copIAR dAtos FILtRAdos

Una aclaracin adicional que debemos hacer al tra-
bajar con filtros se encuentra relacionada con la
copia de datos filtrados. Cuando llevemos a cabo
este tipo de tareas, debemos tener en cuenta que
solo se copiarn (y por ende, pegarn) los datos que
se encuentren visibles. Si hemos aplicado filtros en
nuestra base de datos y decidimos hacer una copia
utilizando las herramientas de Copiar y Pegar que
vimos al inicio de esta obra, solo se realizar esta
accin sobre los datos que se encuentran visibles.
FIGURA 13. El filtro numrico nos presenta
opciones interesantes.
FIGURA 12. Es mayor que, Es menor que, Es

mayor o igual a y Es menor o igual a son
las opciones que incluyen los filtros FIGURA 14. cuando trabajemos con fechas,
personalizados y nos permiten aumentar veremos que esta es una categora de filtros
posibilidades de filtrado. que tiene muchsimas opciones.
redusers.com 137
plejos para hacer filtros de registros se encuentran al clientes con la que venimos trabajando. Le suprimire-
hacer clic en el botn Avanzadas. Este comando fun- mos algunas columnas para que nos resulte ms sen-
ciona de forma diferente del comando Filtrar en cillo trabajar con ella y le agregaremos una nueva con
varios aspectos importantes: los valores de ventas promedio por mes. Lo ms reco-
Muestra un cuadro de dilogo, Filtro avanzado, mendable es insertar algunas filas (al menos 3) en la
en lugar del men de Autofiltro que analizamos parte superior de la base para incluir los criterios. Cabe
antes. aclarar que el rango de criterios debe contener los
Los criterios avanzados se escriben en un rango mismos encabezados de columna. Para comenzar, rea-
independiente de la hoja de clculo y por encima lizaremos un filtro simple, pero con la herramienta
del rango de celdas que se desea filtrar. Este rango es avanzada para poder fijar su forma de uso. Esta vez fil-
empleado como el origen de los criterios avanzados. traremos los clientes cuyo rubro es BAR.
Tambin es posible copiar los datos filtrados en otra Cuando filtremos datos del tipo iguales a, no ser
parte de la hoja activa. necesario incluir ningn operador. En este caso, ser
lo mismo filtrar BAR o =BAR. De todas maneras,
Comenzaremos armando un sencillo ejemplo y, para incluir operadores nos permitir trabajar con valores
ello, tomaremos nuevamente la base de datos de numricos. Por ejemplo, >1.000 o =<2.300.
FIGURA 15. tambin es posible seleccionar las celdas sin relleno.
dAtos dE coLUmnAs A FILtRAR

es importante no mezclar formatos, como texto con nmeros o nmeros y fechas, dentro de la
misma columna. Para cada columna hay un nico comando Filtro disponible. si en una colum-
na hay mayor cantidad de datos numricos, se visualizarn los filtros para ese tipo de datos.
138 redusers.com
Debemos recordar que, cuando introduzcamos texto Buscaremos aquellos registros que cumplan con
y algn operador, tendremos que utilizar comillas. alguna de las condiciones establecidas en diferentes
Por ejemplo, para introducir =BAR, debemos escribir filas del rango criterio. Por ejemplo, si deseamos fil-
==BAR, donde el primer signo igual (=) se emplea trar los clientes del Rubro BAR o aqullos cuyas ven-
para indicar una frmula. tas sean inferiores a 2.000, debemos trabajar sobre
Cuando se filtran datos de texto, Excel no distin- el Rango de criterios (Figura 18).
gue entre maysculas y minsculas, pero es
posible usar una frmula para llevar a cabo una El dato clave es introducir los criterios en filas dife-
bsqueda que distinga entre los tipos de letra. rentes. De esta forma, cuando el filtro avanzado eva-
le los criterios elegidos en primer lugar, filtrar
vARIos cRItERIos En UnA coLUmnA
Cuando necesitemos aplicar ms de un criterio en
una determinada columna, debemos escribirlos
uno debajo de otro dentro de la columna corres-
pondiente. Por ejemplo, si deseamos filtrar los
clientes cuyo rubro sea BAR y VINERIA, ser nece-
sario incluir ambos en el Rango de criterios
(Figura 16). Utilizando filtros avanzados, podre-
mos ampliar las posibilidades de filtros combina-
dos, seleccionando ms de 2 criterios (lmite de los
filtros personalizados comunes). FIGURA 16. Es indistinto introducir o no un
signo igual (=) delante del criterio buscado.
vARIos cRItERIos En vARIAs
coLUmnAs
En este caso, deseamos utilizar una combinacin
de filtros en diferentes columnas. Por ejemplo, si
queremos filtrar los clientes de la localidad CAPI-
TAL FEDERAL que posean ventas superiores a
5.000, para esto debemos utilizar el operador >
(mayor). Los operadores > y < son de fcil aplica-
cin. En este caso, hemos realizado un filtro de
datos del tipo Y (Figura 17).
vARIos cRItERIos En vARIAs

coLUmnAs En LAs qUE dEbE cUm- FIGURA 17. de esta forma, combinamos
pLIRsE ALGUno dE Los cRItERIos criterios de diferentes columnas en un
En este caso, efectuaremos un ejemplo del tipo O. nico paso.
redusers.com 139
pAso A pAso 1 - Filtros avanzados
1 Incluya las filas adicionales por encima de la base de datos.
2 Copie los encabezados de la base en la seccin que ser utilizada como rango de criterios.
Introduzca dentro de la columna C (Rubro) el criterio que va a filtrar, en este caso, BAR.
Active el comando de filtro avanzado e introduzca como Rango de la lista la base de datos
que est utilizando (A7:F33) y, como Rango de criterios, las filas que introdujo en la parte
superior de la planilla (A1:F2).
140 redusers.com
Presione Aceptar para que se aplique el filtro seleccionado.
aquellos registros cuyo Rubro sea BAR, independien- Con los ejemplos que hemos evaluado, podemos
temente de los valores existentes en el resto de las decir que los criterios del tipo Y deben introducirse
columnas. Luego evaluar el siguiente criterio indi- en una misma fila y, de esta manera, se examinarn
cado de la misma forma. todos los criterios a la vez; los del tipo O deben
incluirse en filas diferentes, y sern evaluados en
vARIos conjUntos dE cRItERIos forma particular.
pARA vARIAs coLUmnAs
Utilizaremos este camino cuando necesitemos bus-
car filas que cumplen con varios conjuntos de cri-
terios, en los que cada conjunto incluye criterios
para varias columnas. Para comprenderlo mejor,
veremos un ejemplo: deseamos filtrar aquellos clien-
tes de la localidad CAPITAL FEDERAL con ventas
superiores a 5.000 y los de ESCOBAR con ventas
inferiores a 2.000. La clave para realizar todos estos
casos es siempre trabajar con el Rango de crite-
rios (Figura 19).
redusers.com 141
ms opcIonEs con vARIos Luego, introduciremos los criterios dentro del rango
conjUntos dE cRItERIos correspondiente en la celda F2: >2.000 y en la celda
Esta vez vamos a filtrar aquellas filas que cumplan G2: <5.000. As se completa el primer criterio. Luego
con un conjunto de criterios en los que cada uno de introducimos >9.000 en la celda F3. Ahora, realiza-
stos aplique sobre una nica columna. Para esto remos el Filtro avanzado, seleccionando como
debemos incluir una nueva columna dentro del Rango de la lista la base de datos correspon-
rango de criterios con el mismo encabezado. diente y, como Rango de criterios, desde A1
Esta opcin de filtros avanzados es aplicable sobre hasta G3. Finalmente, presionaremos aceptar y se
valores numricos. Por ejemplo, si nos ubicamos llevar a cabo el filtro seleccionado.
en el ejemplo que estamos desarrollando, pode- De esta forma, filtramos aquellos clientes con ventas
mos filtrar aquellos clientes cuyas ventas sean entre los valores indicados. Podremos seguir comple-
superiores a 2.000, pero inferiores a 5.000 y, a su jizando la aplicacin de filtros avanzados de muchas
vez, aqullos que posean valores de venta mayo- maneras para obtener diferentes resultados.
res que a 9.000.
cRItERIos como REsULtAdo dE
Para lograr esto debemos agregar una celda auxiliar, UnA FRmULA
que deber contener el mismo encabezado que el Por ltimo, indicaremos que es posible utilizar, como
incluido en la base de datos (en este caso, Ventas). criterios de filtros avanzados, valores calculados que
FIGURA 18. Este tipo de filtros solo es posible de realizar con la herramienta Avanzadas.
142 redusers.com
sean el resultado de una frmula. Para hacer esto, de la primera fila de la base de datos a filtrar. Para
debemos tener en cuenta algunas consideraciones: realizar esto, introduciremos una nueva columna
La frmula se debe poder evaluar como VERDADE- dentro de nuestros criterios, a la cual debemos asig-
RO o FALSO. narle un encabezado diferente de los existentes den-
Las frmulas se incluirn en una celda contigua al tro de la base de datos a filtrar, donde incluiremos la
Rango de criterios. siguiente funcin: =F8>PROMEDIO($F$8:$F$33).
La frmula que se utilice con el fin de generar los cri- Aqu evaluaremos si F8 (primera celda de nuestro
terios debe referirse (recordemos lo explicado en cap- rango de datos) es superior al promedio de los
tulos anteriores) para hacer referencia a la celda de la valores de ventas. Esta funcin arrojar un resulta-
primera fila del rango de base de datos en cuestin. do de VERDADERO o FALSO (Figura 21).
Todas las dems referencias usadas debern ser
referencias absolutas.
Para que se entienda mejor, realizaremos un ejem-

plo. La premisa ser filtrar aquellos clientes cuyas
ventas sean superiores al promedio de todos los
clientes. Podemos hacer esto con un filtro avanzado,
si llevamos a cabo algunos pasos y tenemos en
cuenta las consideraciones que indicamos.
En primer lugar, hemos indicado que el criterio debe
estar en una celda al costado del rango de criterios,
que debe ser una frmula que arroje como resulta-
do un valor de verdadero o falso, y que todo debe FIGURA 19. La combinacin de criterios es tan
ser llamado con una referencia relativa a una celda amplia como nuestras necesidades.
FIGURA 20. La celda auxiliar permite aplicar un FIGURA 21. tambin es posible introducir
conjunto de criterios sobre una nica columna. frmulas en la aplicacin de filtros avanzados.
redusers.com 143
Luego debemos accionar el comando de filtros FILtRAR dAtos nIcos

avanzados, indicando nuestra base de datos como Por ltimo, podemos agregar que tambin es
Rango de la lista y, como Rango de crite- posible llevar a cabo un filtro de este tipo para
rios, al grupo de celdas que utilizamos hasta eliminar informacin duplicada, y as solo que-
ahora, adicionando la nueva columna. Al aplicar darnos con registros nicos. Podremos lograr
todos estos pasos, lograremos hacer un filtro esto, incluyendo la tilde correspondiente en el
incluyendo una frmula. Si bien es compleja su uti- casillero Slo registros nicos de la venta-
lizacin, podremos resolver problemas complica- na Filtro avanzado..
dos de forma sencilla y rpida.
copIAR REsULtAdos
Es posible copiar los resultados que surjan de un
filtro avanzado en un nuevo rango de celdas, pero
con la limitacin de realizarlo dentro de la hoja
activa. Para ejecutar este comando, debemos
seleccionar la opcin Copiar a otro lugar del
cuadro de dilogo de Filtro avanzado.
Esto nos permitir introducir un rango de desti-
no. Junto a los datos filtrados que sean copiados
a otra parte de la hoja activa, se incluirn los FIGURA 22. si seleccionamos como rango de
encabezados de columna correspondiente destino otra hoja u otro libro, Excel 2007 nos
(Figura 22). arrojar un mensaje de error.
REsUmEn
en este captulo, comenzamos a trabajar con grandes volmenes de informacin y

vimos distintas formas de manejar esos datos. Por un lado, aprendimos todas las
variantes para ordenar datos (incluyendo el ordenamiento por colores y por con-
junto de iconos). Luego nos introdujimos en el mundo de los filtros, que resultan
ideales al trabajar con mucha informacin.
Vimos tanto las opciones de los filtros sencillos como las de los filtros avanzados,
y aprendimos a introducir frmulas en nuestros filtros para ampliar aun ms el
manejo de nuestros datos.
144 redusers.com
Captulo 7
NOCIONES SOBRE
GRFICOS
En este captulo, aprenderemos a mostrar nues-

tros datos a travs de grficos, para facilitar la
comprensin de la informacin.
redusers.com
7 . N o c i o n e s s o b re g r f i c o s
PArteS de Un GrfIco
Vamos a hacer Antes de comenzar a interiorizarnos en la forma de
creacin y modificacin de grficos, veamos un detalle
grficos de las diferentes partes que los componen.
Un grfico es una representacin diferente de los tIPoS de GrfIcoS

datos de nuestras planillas. En Excel 2007, las herra- En Excel 2007 encontraremos 7 grupos de grficos
mientas para construir grficos figuran dentro de la principales, los cuales explicaremos a continuacin.
ficha de opciones Insertar. All, dentro del grupo
Grficos, encontraremos las principales opciones GrfIcoS de coLUmnAS
para comenzar a utilizar esta herramienta. Son muy tiles para representar evoluciones de
GUA VISUAL 1 - Las partes de un grfico
1
9
4
2
3 8
10 6 7
5
1 Ttulo del grfico: se puede modificar su tipografa. Columnas indicadas con letras.
2 rea de trazado: fondo sobre el cual podremos trabajar en el diseo.
3 Serie de datos: valores que se han graficado. Datos tipo texto.
4 Lneas de divisin: podremos modificar sus parmetros y hasta eliminarlas.
5 Leyenda de la serie de datos.
6 Etiquetas del eje horizontal.
7 Rtulos del eje horizontal primario.
8 Eje primario.
9 Rtulos del eje vertical primario: es posible modificar su orientacin.
10 Marco del grfico.
146 redusers.com
Va m o s a h a c e r g r f i c o s
datos y realizar histogramas. Vamos a representar en que acabamos de realizar, que a travs de rectngu-
un ejemplo la evolucin de valores a travs de un los verticales compara series de datos. Son ideales
grfico de columnas. Contamos con una lista de para mostrar evoluciones de datos a travs del tiem-
datos que podran ser valores de ventas para cada po o generar histogramas.
uno de los aos de anlisis. Otra opcin son los grficos de Columna apilada,
que representan los datos en una misma columna y
Sobre esta base, podremos cambiar el ttulo, la ubica- comparan la participacin de los valores dentro de un
cin y los rtulos del grfico, y modificar sus opciones total. Los grficos de Columna 100% apilada son
de diseo y tipografas. una variante del anterior, en los que la composicin se
mide en un todo; son tiles para mostrar participacio-
tipos de grficos de columnas nes como porcentaje (%) de un total (Figura 1).
Dentro de los grficos de columnas, podemos distin-
guir 3 tipos bien diferenciados. En primer lugar, Todos los grficos explicados tambin se encontrarn
tenemos el grfico Columna agrupada, como el en una presentacin en 3D, que le dar profundi-
fIGUrA 1. diferencias entre los distintos tipos de grficos de columnas en 2d.
redusers.com 147
PASo A PASo 1 - el primer grfico
1 1. Seleccione los valores de ventas junto

con su ttulo.
2 Dentro de la ficha de opciones Insertar

en el grupo Grficos, presione el botn,
para realizar grficos de columnas.
Seleccione el tipo de grfico Columna
agrupada.
3 El grfico se ha creado muy

rpidamente. Para introducir
las etiquetas del eje
horizontal, presione el botn
derecho del mouse sobre el
grfico y seleccione la
opcin Seleccionar
datos.
148 redusers.com
Vamos a hacer grficos
PASo A PASo 1 (cont.)
4 En el cuadro derecho, bajo el ttulo

Etiquetas del eje horizontal,
presione el botn Editar y seleccione
las etiquetas correspondientes (en este
caso, los aos). Haga clic en Aceptar en
la ventana Rtulos del eje.
5 Presione Aceptar en la ventana Seleccionar origen de datos y visualice el grfico

construido.
dad al diseo. Adems, encontramos una cuarta GrfIcoS de LneAS

variante, que es un grfico del tipo Columna Este tipo de grficos representa (en un continuo) una
agrupada, pero totalmente en 3D, que compara serie de valores. Por lo general, son utilizados cuando
datos en 3 ejes. trabajamos con series de datos muy largas y se desea
Como variantes adicionales de los grficos de presentar tendencias. Las opciones generales son gr-
columnas en 3D, encontraremos diferentes pre- ficos en 2D de Lnea, Lnea apilada y Lnea api-
sentaciones: Cilndrico, Cnico y aqullos en lada 100%. Podemos trabajar con grficos con mar-
forma de Pirmide (Figura 2). cadores o sin ellos; se recomiendan los marcadores
cuando la cantidad de valores de origen es reducida.
La forma de construirlos y su utilidad es exacta- Por ltimo, existe una variante en 3D, una especie de
mente la misma que lo que ya explicamos. cintas que se representan en 3 ejes.
formAto de LAS SerIeS: Ancho de LAS bArrAS

Tanto en los grficos de barras como en los de columnas, podremos modificar su ancho.
Para ello debemos dirigirnos a la ventana de formato, seleccionar la serie de datos corres-
pondiente y modificar las opciones Superposicin de series y Ancho del intervalo.
redusers.com 149
Supongamos que necesitamos graficar una serie his- dira ver la correcta tendencia de la serie: la cantidad
trica de la evolucin del tipo de cambio real de un de puntos sera muy alta.
pas (Figura 3). La cantidad de datos de entradas que Notemos cmo la serie de los rtulos del eje hori-
poseemos es demasiada y es muy importante la evo- zontal se dispuso en forma vertical y, dado que la
lucin cronolgica. Lo ideal ser utilizar un grfico de serie es muy larga, solo se muestran algunos de
lneas simple, ya que uno con marcadores nos impe- los encabezados.
fIGUrA 2. Las presentaciones en 3d poseen mayor cantidad de opciones de visualizacin.
GrfIcoS 3d
cuando realizamos un grfico 3d, podremos darle la inclinacin deseada. debemos seleccionar
el objeto y utilizar la opcin Giro 3D, en la ficha Presentacin dentro del grupo Fondo. otra opcin
ser seleccionar el grfico, hacer clic con el botn derecho y elegir la opcin correspondiente.
150 redusers.com
GrfIcoS cIrcULAreS Circular seccionado: es utilizado cuando que-

Los grficos circulares, tambin llamados de torta, remos enfatizar algunos de los elementos del gr-
son muy tiles para mostrar la participacin de los fico circular, separndolo de su total.
elementos de una serie en un total. Los valores Circular con subgrfico circular: sirve cuan-
deben ser todos positivos y generalmente se utilizan do necesitemos extraer algn valor de un grfico
cuando solo poseemos una serie de datos. Al igual circular principal y explotarlo en un segundo grfi-
que los tipos de grficos que analizamos anterior- co circular. Podremos emplearlo para hacer ms
mente, posee opciones en 2D y 3D (Figura 4). Los legibles los porcentajes pequeos o para enfatizar
tipos de grficos circulares son los siguientes: valores.
Circular: es una torta simple, para mostrar la Circular con subgrfico de barras: similar al
contribucin de cada uno de los elementos de la grfico anterior, pero esta vez el subgrfico ser
serie en un total. una barra apilada.
fIGUrA 3. con un grfico de lneas, podemos representar una evolucin en el tiempo de forma muy
fcil de entender.
redusers.com 151
GrfIcoS de bArrAS GrfIcoS de reAS

Bsicamente, los grficos de barras son como los de Se presentan en 2D y 3D y se muestran como grfi-
columnas, pero en forma horizontal. Poseen las cos de lneas rellenos. Sus modalidades son grficos
mismas caractersticas y opciones que stos en 2D, y de reas simples, apilados y apilados 100%. Los
no cuentan con alternativas en 3D. Su objetivo es de 3D poseen las mismas caractersticas. Estos gr-
presentar, de una forma diferente, la misma informa- ficos enfatizan las diferencias entre distintos conjun-
cin que los de columnas. tos de datos en un perodo de tiempo.
fIGUrA 4. distintos tipos de grficos circulares de 2d.
PUntoS de LA SerIe de dAtoS

cuando en un grfico de evolucin cronolgica exista un punto de la serie vaco, ste no se
representar. Los valores de error tampoco sern representados. con la funcin NOD() sin
argumentos podremos mostrar un valor #N/A y ocultar un punto de la serie.
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GrfIcoS de dISPerSIn Dispersin con lneas suavizadas y

Los grficos de dispersin muestran la relacin Dispersin con lneas suavizadas y marca-
entre los valores numricos de varias series de dores: compara pares de valores, conectando los
datos o trazan dos grupos de nmeros como una datos con lneas suavizadas; puede incluir los mar-
serie de coordenadas XY (Figura 5). Un grfico cadores o no. Lo utilizaremos cuando el grafico de
de dispersin tiene dos ejes de valores y muestra dispersin posea pocos puntos.
un conjunto de datos numricos en el eje horizon- Dispersin con lneas rectas y Dispersin
tal (eje x) y, otro, en el eje vertical (eje y). Combina con lneas rectas y marcadores: funciona de la
estos valores en puntos de datos nicos y los misma forma que el grfico anterior, pero las conexio-
muestra en intervalos uniformes o agrupaciones. nes sern realizadas a travs de lneas rectas.
Estos grficos se utilizan normalmente para mos-
trar y comparar valores numricos como datos otroS GrfIcoS
cientficos, estadsticos y de Ingeniera. Grficos de cotizaciones
Para organizar los datos para un grfico de disper- Estos grficos se emplean con mayor frecuencia para
sin, se debera colocar los valores de X en una fila mostrar la fluctuacin de los precios de las accio-
o en una columna y, a continuacin, en una fila o nes. Tambin pueden utilizarse para presentar datos
columna adyacentes, los valores de Y. cientficos. La forma en la que se organicen los datos
que formarn parte del grfico es muy importante.
tipos de grficos de dispersin
Entre los grficos de dispersin, contamos con las Grficos de superficie
siguientes opciones: Sern de utilidad cuando busquemos combinacio-
Dispersin slo con marcadores: compara nes ptimas entre dos conjuntos de datos. Como
pares de valores. Usaremos un grfico de disper- si fuera un mapa topogrfico, los colores y las tra-
sin sin lneas cuando los datos estn en un orden mas indican reas que estn en el mismo rango de
especfico. valores. Este tipo de grficos puede dividirse entre:
fIGUrA 5. ste es el grfico de

dispersin ms utilizado.
redusers.com 153
Superficie 3D, Trama de superficie 3D, son comparables directamente. Los subtipos que
Contorno y Trama de contorno. incluyen son el grfico Radial, Radial con mar-
cadores y Relleno.
Grficos de anillo
Es una alternativa de los grficos circulares, pero con oPcIoneS GenerALeS de
la posibilidad de contener ms de una serie de PreSentAcIn
datos. Representa la relacin de las partes respecto Cuando construyamos cualquier grfico, dentro de
de un todo. Este tipo de grficos no es sencillo de las fichas de opciones se agregarn 3 nuevas pes-
leer, y en su lugar puede resultar ms interesante taas que incluyen todas las opciones de diseo,
realizar un grfico de columnas o barras apiladas. presentacin y formato. Veremos a continuacin
estas nuevas fichas de opciones.
Grficos de burbuja
Son una alternativa de los grficos de dispersin. Son
tiles para representar pocos valores y existe la posibi- El diseo de los
lidad de indicar el tamao de la burbuja. Tambin
podremos utilizar la versin en 3D (Figura 6). grficos
Grficos radiales Dentro de la ficha Diseo que aparece al posicionar-
Estos grficos muestran valores relativos a un nos sobre un grfico, podemos encontrar en primer
punto central. Se usan cuando las categoras no lugar, dentro del grupo Tipo, el comando para cam-
biar el grfico elegido. Tambin veremos una herra-
mienta para guardar las opciones de grfico actuales,
como plantilla, para poder utilizarla luego (Figura 7).
Dentro del grupo Datos, podremos incluir series de

datos en nuestros grficos, a travs del comando
Seleccionar datos. El otro comando de este
grupo, Cambiar entre filas y columnas, nos
permite alternar los valores que forman parte de un
grfico intercambiando los valores de filas y colum-
fIGUrA 6. debemos indicar el tamao de la nas, desplazando los valores del eje X al eje Y, y vice-
burbuja con una serie de datos. versa (Figura 8).
fIGUrA 7. Son mltiples las opciones que se pueden modificar al trabajar con grficos
154 redusers.com
El diseo de los grficos
Adems de las opciones comentadas, dentro de esta

ficha de opciones hallaremos el grupo Diseos de
grficos. All encontraremos algunos formatos pre-
establecidos por Excel 2007, con diseos que inclu-
yen la ubicacin de ttulos, leyendas y valores de
datos (Figura 9).
Para complementar los diseos preestablecidos que

posee Excel 2007, podemos seleccionar diferentes
Estilos de diseo. Con ellos podremos trabajar
sobre las diferentes combinaciones de colores que
se pueden aplicar.
Por ltimo, dentro de esta ficha de opciones, encontra-

mos el comando Mover grfico, a travs del cual
podremos ubicar nuestros grficos dentro de cualquie- fIGUrA 9. Si bien las opciones de diseo
ra de las hojas existentes en nuestro libro o en una son acotadas, son suficientes para la
hoja especial que solo incluya el grfico (Figura 10). mayora de los usos.
fIGUrA 8. el mismo grfico, luego de alternar filas y columnas utilizando la opcin del grupo Datos.
en la figura de la izquierda se representa un histograma y, en la de la derecha, vemos las mismas
columnas, pero esta vez representan los distintos aos de un nico valor de X.
redusers.com 155
etIqUetAS
La presentacin Para continuar con la ficha de Presentacin, vere-
mos ahora el grupo Etiquetas, desde donde podre-
La ficha de opciones Presentacin, que aparece al mos incluir y modificar ttulos, rtulos y leyendas.
seleccionar un grfico, posee herramientas para tra-
bajar con los distintos elementos del grfico, selec- ttulo del grfico
cionar sus partes, introducir etiquetas y trabajar con Desde aqu podremos introducir o eliminar los ttulos
el fondo. El primer grupo de opciones dentro de esta principales de nuestros grficos. Las opciones son muy
ficha permite navegar dentro de los elementos del sencillas: no incluir ningn ttulo, o incluirlo en forma
grfico, seleccionando sus partes y aplicando modi- superpuesta o por encima del grfico (Figura 13).
ficaciones sobre ellas (Figura 11).
rtulos del eje
Luego de seleccionar algn elemento de nuestro gr- Son los que aparecen junto a los ejes (vertical y
fico, dentro de este grupo encontraremos comandos horizontal) y, generalmente, indican a qu se refie-
para realizar 2 acciones fundamentales: la primera es ren los valores de los ejes o cul es la unidad de
Aplicar formato a la seleccin y la segunda, medida en la que se encuentran expresados. Las
Restablecer para hacer coincidir el esti- opciones principales variarn segn el tipo de grfi-
lo. Con la primera opcin, accederemos al cuadro de co que se seleccione y, al trabajar con uno en 3D,
dilogo Formato para ajustar con precisin el forma- visualizaremos una opcin adicional para los rtulos
to del elemento seleccionado (Figura 12). del tercer eje. Lo mismo sucede cuando trabajamos
fIGUrA 11. es muy til emplear esta

herramienta para seleccionar los
fIGUrA 10. con pocos clics podremos ubicar nuestros distintos elementos de un grfico y
grficos en hojas especialmente diseadas para ellos. poder realizarles modificaciones.
156 redusers.com
L a p re s e n t a c i n
con ejes secundarios, tanto horizontales como verti- etiquetas de datos

cales (Figura 14). Con esta opcin decidiremos si incluimos o no los
valores de los elementos que forman parte del gr-
Bsicamente, podremos elegir la forma en la cual fico. Podremos presionar el botn Ms opciones de
introduciremos los rtulos del eje. Tambin contaremos la etiqueta de datos para elegir su ubicacin,
con un comando para introducirnos en la ventana su formato numrico y su fuente, entre otras opcio-
Formato para ajustar todos los parmetros en detalle. nes. Tambin podremos incluir la clave de la leyenda
y decidir si deseamos visualizar el nombre de la serie
Leyenda o el de la categora.
Desde aqu podremos incluir las leyendas de un deter-
minado grfico y elegir su ubicacin. Tambin acce- tabla de datos
deremos a sus opciones a travs del comando Ms Con este comando tendremos la posibilidad de mos-
opciones de leyenda, que activar la ventana trar en una tabla los datos que dieron origen al gr-
Formato de ese elemento y nos posibilitar ajustar su fico, hasta incluir su leyenda.
fuente y los colores de fondo, entre otros aspectos.
fIGUrA 13. Si presionamos el botn

Ms opciones del ttulo,
accederemos al cuadro de dilogo
Formato, para ajustar muchas
opciones en detalle.
fIGUrA 12. Al presionar sobre las opciones principales,

se desplegarn debajo de ellas los aspectos que se pueden fIGUrA 14. Las opciones varan en
modificar. relacin al grfico seleccionado.
redusers.com 157
Por defecto, las escalas de nuestros grficos partirn de

0 si todos los valores son positivos y, en caso de haber
valores negativos, Excel seleccionar el punto de parti-
da por nosotros para poder abarcar todos los valores.
En nuestro ejemplo en particular, la escala que se
inicia en 0 est muy distante de los valores de las
columnas, y por ende no se visualizan las diferencias
entre stas. Para mostrarlas, podemos acortar la
escala y que, en lugar de comenzar desde 0, lo haga
a partir de 50.000 u 80.000, por ejemplo. Estos
ejeS cambios los podremos realizar desde la ventana
Dentro de la misma ficha, tambin encontramos una Formato del eje correspondiente. A estas opciones
seccin destinada a la administracin de los ejes
(Figura 15). Si los valores son muy grandes, puede
resultar til trabajar con las escalas para ajustar la
visualizacin o disminuir la dispersin.
Podemos hablar de ejes verticales, horizontales y

de profundidad (para grficos 3D). Tambin pode-
mos encontrar ejes primarios y secundarios.
Nuevamente, aqu encontraremos diversas opciones
de visualizacin. Podremos trabajar con la unidad de
medida en la que se muestran esos ejes (millares, fIGUrA 15. estas opciones tambin variarn de
millones, miles de millones) y hasta incluir una escala acuerdo al tipo de grfico que hayamos
de tipo logartmica. Tambin podremos quitar las lne- seleccionado.
as de divisin del trazado de la cuadrcula, tanto prin-
cipales como secundarias, y horizontales o verticales.
AjUSteS de eScALA
Antes de continuar veremos cmo realizar ajustes de
escala y en qu momento es conveniente hacerlo.
Volvamos a tener un grfico de columnas que expre-
se evoluciones de datos a lo largo del tiempo. Si
estos valores se encuentran distantes del eje hori-
zontal y son muy parecidos entre s, se notarn muy
poco o nada las diferencias entre las columnas
(Figura 16). fIGUrA 16. La escala del eje vertical parte de 0.
158 redusers.com
La ficha formato
podremos acceder desde la ficha de opciones o los grficos en 3D se encuentran divididas en

seleccionar el eje correspondiente e ir a la opcin Cuadro del grfico (sera el fondo del cajn
Dar formato a eje, que se despliega al hacer clic donde se encuentra situado un grfico en 3D),
con el botn derecho del mouse (Figura 17). Plano inferior del grfico (parte inferior, el
Aqu podremos modificar por un valor fijo el valor piso donde se sita) y Giro 3D, donde encontra-
mnimo del eje, situado por defecto en automtico. remos aquellas opciones destinadas a ajustar la
En este caso, 80.000. Luego de hacer estos cambios, posicin de este tipo de grficos.
nuestro grfico se ver diferente y se notarn las dis-
tancias entre las columnas (Figura 18). herrAmIentAS de AnLISIS
Dentro del grupo Anlisis, hallaremos funciones que
fondo nos permitirn profundizar sobre los datos que mues-
Aqu podemos dividir las opciones en 2: las que tra un determinado grfico. Podremos incluir Lneas
aplican a los grficos del tipo 2D, rea de tra- de tendencia de distintos tipos, agregar lneas para
zado, y el resto, que son especficas para trabajar relacionar series o distintas barras de error que pue-
con grficos en 3D. Es posible modificar el rea den ser muy personalizadas. Estas opciones son espe-
de trazado y sus atributos, y estas opciones para cficas para anlisis avanzados.
fIGUrA 17. en la ventana Formato del eje dentro de las Opciones del eje, encontraremos el
comando para realizar este cambio.
redusers.com 159
La ficha formato
Por ltimo, la tercera pestaa que se incluye al
seleccionar algn grfico dentro del libro activo
contiene opciones de formato que fuimos descu-
briendo en pasos anteriores. Debemos destacar
que existe un grupo para poder aplicar estilos
WordArt a los elementos de texto que formen
parte de los grficos. Adems, es posible utilizar el
resto de las herramientas de este grupo para ajus- fIGUrA 18. cambiar el punto de partida del eje
tar los parmetros de esta herramienta en forma es una alternativa interesante para mejorar
individual (Figura 19). nuestras presentaciones.
fIGUrA 19. existen estilos rpidos prediseados para aplicar directamente.
reSUmen
en este captulo, ingresamos en el mundo de los grficos. excel 2007 nos presenta muchas
opciones para trabajar con ellos. Analizamos los diferentes tipos de grficos y descubrimos los
usos especficos de cada uno de ellos. Hicimos un repaso de las fichas de opciones adicionales
que aparecen al gestionar grficos y explicamos sus principales atributos. Por ltimo, aprendi-
mos a resolver algunos casos especiales, combinando e integrando dos grficos en uno solo y
trabajando con ms de un eje.
160 redusers.com
Captulo 8
ADMINISTRACIN
DE DATOS
Trabajaremos, ahora, en la administracin de

datos y en las diferentes herramientas para
analizar grandes volmenes de informacin.
redusers.com
8.Administracin de datos
como referencia una cantidad de caracteres prefija-

Herramientas de dos para cada una de las columnas. Conviene elegir
esta opcin cuando no contemos con ningn sepa-
datos rador que se adecue a nuestra lista de datos.
Dentro de la ficha de opciones Datos, encontraremos Durante el segundo paso del asistente, definiremos
el grupo Herramientas de datos, que contiene la separacin de los datos. Si hemos seleccionado la
comandos que nos ayudarn a trabajar con volmenes opcin Delimitados, debemos seleccionar el carc-
de datos (Figura 1). ter que utilizaremos como separador. Si la opcin
elegida es De ancho fijo, tenemos que crear los
texto en ColUmnAs saltos de lneas donde sern incluidos los separado-
Con esta opcin podremos dividir el contenido de res. Podremos crear, mover y eliminar esos separado-
una celda en varias. Por ejemplo, podramos utilizar res en este paso.
este comando para separar una columna que con- El tercer paso ser para seleccionar el formato que le
tenga el nombre y apellido de personas, crear una asignaremos a cada uno de los nuevos datos y dnde
columna para los nombres, y otra para los apellidos. los ubicaremos. Si lel lugar elegido es el mismo rango
donde se encuentran los datos originales, Excel nos lo
Los parmetros que se incluyen son bastante amplios. advertir y tendremos que confirmar la decisin.
La primera decisin que debemos tomar (primer paso
del asistente) reside en la forma de generar las sepa- Con funciones
raciones. Las opciones son dos y cada una tiene sus Tambin es posible realizar la tarea de este coman-
ventajas e inconvenientes segn el caso: do con combinaciones de funciones. Para esto debe-
Delimitados: como separaciones se utilizan carac- mos ir al grupo de funciones Texto. All podremos
teres como una coma (,),un punto y coma (;), una recurrir a IZQUIERDA, DERECHA y EXTRAE, que nos
tabulacin o cualquier otro que se encuentre incluido resultarn de utilidad para extraer los datos y a
en nuestra lista de datos. Adems de los propuestos HALLAR, LARGO y ENCONTRAR para poder seleccionar
por el asistente (tabulacin, punto y coma, coma y los datos requeridos.
espacio), podremos incluir uno diferente. La clave para dividir componentes de un texto con
De ancho fijo: bsicamente, esta opcin toma funciones es la posicin de cada carcter dentro de
una cadena de caracteres. Las posiciones de los
espacios dentro de la cadena de texto son importan-
tes porque indican el principio y el fin de los compo-
nentes de una cadena.
QUItAR dUplICAdos
FIGURA 1. Aqu encontraremos comandos para Con solo seleccionar el rango de datos en cuestin,
administrar datos con mayor facilidad. esta sencilla herramienta nos permitir eliminar la
162 redusers.com
Herramientas de datos
pAso A pAso 1 - dividir nombres y apellidos
1 1. Cree, en una nica columna, un listado de personas, incluyendo su nombre y apellido separados
por coma (,).
2 2. Seleccione los datos

incluidos en la columna
A y presione el comando
Texto en columnas
del grupo
Herramientas de
datos. Con este
comando se accionar el
Asistente para
convertir texto en
columnas.
3 Elija la opcin Delimitados y presione el botn Siguiente >.
4 Seleccione Coma como

separador y vuelva a
presionar Siguiente >.
En el cuadro de la parte
inferior, se muestra cmo
se separarn los datos
con una lnea.
redusers.com 163
5 En el ltimo paso del

asistente, seleccione el
formato y el destino de las
celdas. Presione
Finalizar.
informacin duplicada. Debemos partir del listado no sea posible cargar o que algn dato se deba
con informacin duplicada y seleccionar el rango seleccionar de una lista predeterminada. Para reali-
sobre el cual deseemos aplicar el comando Quitar zar estas tareas, podremos incluir validaciones en
duplicados. Los botones Seleccionar todo y nuestras celdas. De esta forma, podremos tabular el
Anular seleccin nos permiten realizar elecciones ingreso de informacin en una base y disminuir la
en masa (Figura 2). posibilidad de incorporar errores. Por ejemplo, si
debemos seleccionar para cada empleado su puesto
VAlIdACIones desde una lista, es posible que quien cargue el dato
Cuando estemos construyendo una planilla para la cometa errores de escritura (ingresar caracteres
carga de datos, es posible que algunos de ellos errneos) o incluya una mayor o menor cantidad de
posean restricciones, como que haya fechas que espacios. Estos errores nos generarn inconvenien-
AsIstente pARA ImpoRtAR texto

disponemos de un asistente que nos ayudar a importar datos de un archivo de texto
(.txt) a una hoja de clculo de excel en forma directa. Los pasos son similares a los que
llevamos a cabo con el Asistente para transformar texto en columnas.
164 redusers.com
tes al realizar bsquedas, aplicar filtros, utilizar fun- Cualquier valor: esta opcin no aplicar ningu-
ciones condicionales, etctera. na restriccin ni validacin; es la opcin por defecto
Al presionar el botn de Validacin de datos, para todas las celdas de nuestra planilla.
accederemos al cuadro de dilogo que incluye todas Nmero entero: si elegimos esta alternativa, solo
las opciones relacionadas con esta herramienta. El ser posible ingresar nmeros enteros. Sobre estos
criterio de validacin se aplicar sobre las celdas datos aplicaremos restricciones del tipo mayor,
seleccionadas antes de accionar la herramienta, menor, igual, entre otras variantes (Figura 4).
pero podremos copiar esas validaciones con las Decimal: posee las mismas caractersticas que la
opciones de Pegado especial, que forman parte restriccin de nmero entero.
de la ficha de opciones Inicio y que hemos expli- Lista: es uno de los tipos de validaciones ms
cado en el comienzo de esta obra (Figura 3). interesantes. Con esta opcin podremos restringir
las entradas de datos en una celda (o en un grupo
Las formas de restringir la carga de datos a travs de ellas) a valores especficos. Esta lista de
de validaciones son 7. Dentro de los criterios valores podremos incluirla directamente dentro del
podremos elegir: cuadro de dilogo de las validaciones o referen-
FIGURA 2.
Aparecer un
cuadro de dilogo,
donde podremos
seleccionar las
opciones del
comando.
redusers.com 165
ciarla a un rango especfico dentro de la misma

hoja donde sern aplicadas las validaciones.
Podremos elegir desplegar una lista al posicionar-
nos sobre la celda con validaciones que indique
las entradas posibles.
Fecha: sus opciones son similares a las indicadas
para el criterio de nmeros enteros, pero esta vez se
aplicar sobre fechas.
Hora: su funcionamiento es idntico al criterio
Fecha, pero se utilizar para especificar horas.
Longitud del texto: con este criterio podremos
validar aquellos datos cuya longitud (en caracteres)
se encuentre dentro de los valores especificados. valores. Veamos un ejemplo para entenderlo mejor.
Podremos aplicar restricciones del tipo mayor, Supongamos que, dentro de una columna especfi-
menor, igual y sus derivados. ca, debemos ingresar las cantidades de pedidos que
Personalizada: aqu podremos aplicar funcio- se van a despachar cada da de la semana, pero
nes para aumentar las posibilidades de las valida- debemos tener en cuenta que la sumatoria de todos
ciones. Por ejemplo, es posible restringir el ingreso no debe superar 10.000. Para esto estableceremos
de valores de acuerdo a la suma acumulada de los una validacin. Solo queremos restringir los datos
FIGURA 3. podemos elegir entre distintos FIGURA 4. los valores Mnimo y Mximo podrn
criterios de validacin y utilizar las otras ingresarse directamente en el campo dispuesto
pestaas para incluir un mensaje de error y uno para tal fin o ser relacionados con una celda de
de entrada. la misma hoja en la que aplicamos la validacin.
166 redusers.com
que superen ese valor, pero en acumulado y, para desde la misma celda.
lograr esto, aplicaremos una validacin personali- La funcin combinada quedara expresada de la
zada (Figura 5). siguiente manera:
Las frmulas que introduzcamos dentro de una vali- =SI(SUMA($B$2:B8)<10000,1,0). A su vez, el
dacin de este tipo deben devolver un valor VERDA- valor 10.000 podra estar referenciado a una celda
DERO (1) o FALSO (0) para que el comando pueda dentro de la hoja donde se aplicarn las validaciones.
interpretar la validacin. Esta vez aplicaremos la fun- Tambin es posible incluir toda la frmula en una
cin SI para establecer la condicin de V o F, combi- celda en particular y aplicarla dentro del cuadro de
nndola con SUMA. Debemos tener especial cuidado dilogo de la validacin, solo utilizando la funcin
en la inclusin del carcter $ para fijar celdas porque SI. Por ltimo, debemos indicar que, al incluir un
aplicaremos esa validacin en varias y el rango a valor incorrecto dentro de una celda con validaciones,
sumar siempre deber, en este caso, comenzar visualizaremos un mensaje de error (Figura 6).
FIGURA 5. dentro del cuadro de dilogo de validaciones, al seleccionar el criterio personalizado,

aparecer un campo para introducir una frmula.
lImItACIn de lAs VAlIdACIones

La validacin puede estar formada por uno o varios clculos que pueden ser tan complejos
como sea necesario. una limitacin importante que posee es que necesita que las listas de
datos se encuentren dentro de la misma hoja en donde se incluye la validacin.
redusers.com 167
lImItACIn de lAs VAlIdACIones - Advertencia: con este mensaje obtendremos una

La validacin puede estar formada por uno o advertencia al sobrepasar los lmites de la validacin
varios clculos que pueden ser tan complejos y podremos elegir si deseamos continuar ingresando
como sea necesario. una limitacin importan- el valor o no.
te que posee es que necesita que las listas de - Informacin: solo nos informar que el valor que
datos se encuentren dentro de la misma hoja estamos ingresando no cumple con la restriccin de
en donde se incluye la validacin. la validacin en curso.
mensaje de entrada Crculos de validaciones

Desde esta pestaa podremos definir un mensaje Tambin debemos indicar una opcin adicional
que se visualizar al posicionarnos sobre la celda incluida en la herramienta de validaciones. Si presio-
con validacin. De esta forma, le podremos indicar, namos sobre la flecha incluida junto al comando
a quien cargue los datos, algunos detalles especfi- Validacin de datos de la ficha de opciones
cos sobre stos (Figura 7). Datos, podremos elegir la opcin Rodear con un
crculo datos no vlidos para incluir crculos
mensaje de error alrededor de los datos que no cumplen con los crite-
Estos mensajes aparecern cuando no se cumpla con rios de validacin (Figura 9).
las restricciones de una validacin. Adems de incluir
un texto como cuerpo de mensaje y un ttulo, podre- ConsolIdAR dAtos
mos seleccionar entre estilos diferentes de mensajes: Esta herramienta nos permitir hacer operaciones
- Grave: este tipo de mensaje de error no nos deja- entre rangos de datos que posean caractersticas
r avanzar y solo podremos incluir, dentro de la estructurales similares y consolidarlos en un nuevo
celda, un valor que sea vlido (Figura 8). rango, realizando la operacin indicada. Podremos
FIGURA 6. este es el mensaje

por defecto, pero podr ser
modificado a nuestro gusto.
168 redusers.com
llevar a cabo sumas, calcular promedios, y establecer

valores mnimos y mximos entre los valores de los
rangos consolidados. Esta herramienta puede ser
suplantada con la aplicacin de funciones.
esCenARIos pARA AnlIsIs

La ltima herramienta que forma parte de este grupo
de opciones es Anlisis Y si. ste es un proceso
de cambio de valores de celdas, que nos permite
ver cmo afectan esos cambios al resultado de frmu-
las incluidas en la hoja de clculo. Por ejemplo, qu
impacto genera en la cuota de un prstamo la
variacin de la tasa de inters. Esta herramienta nos FIGURA 7. en la pestaa Mensaje de entrada,
permite generar anlisis de sensibilidad de las podemos ingresar la informacin que aparecer
variables, creando escenarios. al posicionarnos sobre la celda.
Un escenario es un conjunto de valores que
Microsoft Excel guarda y puede sustituir automtica-
mente en la hoja de clculo. Podemos utilizar esce-
narios para prever el resultado de un modelo. Es
posible crear y guardar diferentes grupos de valores
y alternar entre los escenarios para visualizar los dis- FIGURA 8. mensaje de error grave. Cada estilo
tintos resultados. de mensaje muestra un icono diferente.
FIGURA 9. los crculos permiten identificar los valores no vlidos de forma rpida.
redusers.com 169
Esta herramienta nos resultar de utilidad cuando Informe de resumen de escenarios

trabajemos con planillas que incluyen hiptesis Es posible crear un resumen para volcar todos los
relacionadas, presupuestos, anlisis de inversio- escenarios que hemos construido sobre una planilla.
nes o cuadros donde deseemos construir y analizar En el Administrador de escenarios y estilos encon-
diferentes hiptesis. traremos un botn para acceder a este resumen, que
Para crear distintos escenarios posibles para nuestra construir una nueva hoja en nuestro libro, donde
planilla, nos dirigiremos al Administrador de estarn volcados los escenarios y las celdas que
escenarios incluido en el botn Anlisis Y si. hayamos seleccionado como resultantes para cada
Dentro del Administrador de escenarios, podre- uno de ellos. Este resumen tambin podr ser visua-
mos agregar uno nuevo, si hacemos clic en el botn lizado como tabla dinmica, un informe interactivo
Agregar (Figura 10). de tablas cruzadas que resume y analiza datos
(Figura 11).
A continuacin, indicaremos cul ser el valor de la
celda cambiante en el escenario que construimos. BUsCAR oBjetIVo
Con el administrador podremos alternar entre cual- Una herramienta adicional que encontramos dentro
quiera de los escenarios que hayamos creado. Si pre- del botn Anlisis Y si de estas opciones es
sionamos el botn Mostrar de la ventana Buscar objetivo. Con ella podremos encontrar un
Administrador de escenarios, se modificar la valor deseado dentro de una serie de clculos. Para
variable deseada. Como recomendacin, para pre- explicarlo de una manera sencilla, podremos estable-
servar los valores originales, es til crear un escena- cer cul debera ser uno de los elementos del clcu-
rio con esos valores. lo para poder obtener el resultado deseado. Por
FIGURA 10. Aqu daremos nombre

al escenario e indicaremos la celda
cuyo valor ser cambiado.
170 redusers.com
Los esquemas
ejemplo, si realizamos una suma en la cual uno de los su derecha unos pequeos botones que nos permi-
valores es 10 y deseamos que el resultado sea 15, tirn mostrar y ocultar el detalle. Tambin ser posi-
podremos utilizar esta herramienta estableciendo 15 ble mostrar y ocultar ese detalle accediendo a los
como resultado y alterando el otro trmino del clcu- comandos incluidos dentro del mismo grupo de
lo. Es imprescindible que las celdas se encuentren rela- opciones (Figura 12).
cionadas entre s.
Como dijimos, estos esquemas se agrupan en nive-
les, y pueden incluirse hasta 8 niveles diferentes. Si
Los esquemas presionamos los pequeos botones con nmeros
que aparecen a la izquierda de la planilla luego de
Los esquemas son agrupaciones de filas o colum- utilizar esta herramienta, podremos mostrar u ocul-
nas que podemos incluir en nuestras hojas. Se pue- tar el detalle de todos los esquemas de la hoja que
den resumir en niveles con pocos clics para mostrar se encuentren en ese nivel.
u ocultar algunas filas o columnas. Esto es til cuan-
do necesitamos mostrar un informe resumido, pero sUBtotAles
no queremos perder la posibilidad de acceder al
detalle de ste. Al incluir esquemas, podremos resu-
mir las partes importantes del informe y, al abrir los
esquemas, acceder a la informacin detallada.
Estos comandos figuran dentro del grupo Esquema
de la ficha de opciones Datos. Su uso es simple e
intuitivo, y bastar con seleccionar las filas o colum-
nas correspondientes y presionar el botn Agrupar
para realizar los agrupamientos. FIGURA 12. existen botones para mostrar y
Si incluimos esquemas en las filas, visualizaremos a ocultar el detalle escondido por un esquema.
FIGURA 11. Con el botn Resumen de la ventana Administrador de escenarios, se crear un

informe en el que se visualizarn todos los escenarios que hayamos creado.
redusers.com 171
Con el comando Subtotal, obtendremos el total de en este punto dependern de los campos que for-
varias filas de datos relacionadas, insertando auto- men parte de la tabla en cuestin. Recordemos la
mticamente subtotales y ocultando el detalle a tra- necesidad de ordenar los datos antes de aplicar esta
vs de esquemas. Por ejemplo, podemos utilizar esta herramienta.
herramienta si contamos con una serie de datos de Bajo el ttulo Usar funcin, debemos seleccionar
pedidos para cada da de la semana y deseamos qu tipo de operacin deseamos incluir en el subtotal.
tener un subtotal para cada uno de los das. Es posible sumar, contar, sacar promedios, establecer
Es muy importante saber que los datos sobre los que mnimos y mximos y hasta calcular desvos estndar
incluiremos subtotales deben estar ordenados, ya de cada grupo.
que esta herramienta realizar los agrupamientos de En la siguiente seccin, indicaremos sobre qu colum-
los datos por cada cambio que se realice en la na se aplicar el subtotal elegido, y por ltimo encon-
columna de aplicacin (Figura 13). traremos algunas opciones adicionales para la admi-
nistracin de la herramienta (Figura 14).
El primer parmetro que debemos ingresar indicar Para quitar subtotales de una planilla, deberemos
sobre qu datos se har el agrupamiento y la inser- seleccionar esta herramienta y presionar el botn
cin del subtotal. Las opciones que encontraremos Quitar todos.
FIGURA 13. dentro

de la ventana
Subtotales,
podremos
seleccionar varias
opciones.
BUsCAR oBjetIVo
La herramienta Buscar objetivo es til, pero tiene limitaciones: no es posible recalcularla ni
efectuarla en serie. sin embargo, es conveniente para casos complejos en los cuales dese-
amos saber cmo se comportarn ciertas variables cuando tenemos otras determinadas.
172 redusers.com
Conexiones y v{inculos
Por ltimo, dentro del comando Editar vnculos,

podremos visualizar todas las relaciones con otros
libros de Excel que posee nuestro archivo actual, y
Conexiones y
vnculos
Desde aqu podremos controlar las relaciones que
existen entre nuestro archivo y aqullos con los cuales
hayamos establecido conexiones o vnculos. Cuando
relacionemos datos entre distintos libros, podremos
administrarlos desde el grupo Conexiones, incluido
dentro de la ficha de opciones Datos.
Las conexiones hacen referencia a datos externos
que podamos tener relacionados con nuestros archi-
vos, con bases de datos, archivos de texto, etctera.
Los vnculos estn relacionados con las referencias
con los datos de otro libro de Excel. Junto al botn
Actualizar todo encontraremos los comandos que FIGURA 14. se crearn 2 niveles de esquemas:
generarn la actualizacin de nuestros vnculos a otros uno para los subtotales y otro superior, que
libros de Excel. albergar el total general.
pARA teneR en CUentA

Al realizar ordenamientos de datos que posean comentarios, stos se quedarn junto al dato
de origen, ms all de la celda donde se hayan ubicado luego de ser ordenados. Asimismo,
cuando copiemos o cortemos celdas, stas se pegarn con sus comentarios.
redusers.com 173
podremos actualizar esos datos, abrir el libro que

contiene los datos de origen, comprobar su estado y Revisin
hasta romper vnculos (Figura 15).
Dentro de la ficha de opciones Revisar, encontrare-
dAtos exteRnos mos algunas opciones para verificar los textos inclui-
La herramienta Obtener datos externos nos dar dos en nuestras hojas. Con el comando Ortografa,
la posibilidad de extraer datos de bases de comprobaremos los errores ortogrficos que puedan
Microsoft Access, archivos de texto (.txt) e infor- existir en nuestra planilla (Figura 17). Debemos indi-
macin de la Web o desde otros orgenes de datos, car que los parmetros de la comprobacin de orto-
como SQL Server o Microsoft Query (Figura 16). grafa figuran dentro de las Opciones de Excel
incluidas en el Botn de Office.
Las posibilidades de importar datos a nuestros archi- Es posible recurrir a varias herramientas desde el grupo
vos Excel 2007 son bastante amplias. La gran capaci- Revisin. Al seleccionar alguna de ellas, se activar
dad que poseen las planillas (ms de un milln de filas automticamente el panel Referencia, a travs del
y ms de 16 mil columnas) nos otorga grandes posibi- cual podremos interactuar con estas herramientas. En
lidades a la hora de trabajar con bases de datos. primer lugar, Referencia realiza bsquedas en diccio-
FIGURA 15. en el cuadro de la ventana Modificar vnculos, se visualiza el origen de datos y su estado.
ConexIones RpIdAs A dAtos exteRnos

es posible usar el inicio rpido para elegir, de una lista, los orgenes de datos que un admi-
nistrador de grupo de trabajo haya dispuesto. el administrador de conexiones permite ver
todas las conexiones de un libro y facilita la reutilizacin o sustitucin una conexin.
174 redusers.com
Revisin
narios, enciclopedias y servicios de traduccin. idioma origen y el destino, y hallaremos muchos

Sinnimos permite ubicar palabras con significado parmetros modificables para poder adecuar estos
similar a la que est seleccionada (Figura 17). comandos a nuestro gusto.
Para hacer traducciones debemos seleccionar el
FIGURA 16. Con la opcin Conexiones existentes accederemos al mismo cuadro de dilogo que si
presionamos el botn Conexiones del grupo homnimo.
FIGURA 17. el panel Referencia aparece para las tareas de los comandos Referencia, Sinnimos y
Traducir del grupo Revisin.
redusers.com 175
Los comentarios derecho de la celda y, al posicionar el puntero del

mouse sobre ella, se desplegar el comentario.
Microsoft Excel nos permite agregar una nota Es posible editar el texto de los comentarios y elimi-
mediante la herramienta Nuevo comentario. nar los que ya no necesitemos.
Bsicamente, un comentario es una nota que podre- Las herramientas necesarias para crear, modificar y
mos agregarle a cualquier celda de nuestras eliminar comentarios figuran dentro de la ficha de
planillas. Por defecto, al introducir un comentario, opcin Revisar, en el grupo Comentarios
visualizaremos una marca en el extremo superior (Figura 18).
FIGURA 18. si ocultamos los comentarios, stos se visualizarn cuando pasemos el mouse sobre la
celda que lo contenga.
ResUmen
en este captulo, descubrimos algunas de las herramientas que posee microsoft excel para
el tratamiento de datos. entre ellas, vimos la transformacin de texto en columnas, la forma
de quitar duplicados de una lista y cmo incluir validaciones para minimizar errores en el
ingreso de datos. Tambin utilizamos esquemas para mejorar la organizacin de los datos,
aplicamos subtotales, conocimos las conexiones, mostramos las opciones de revisin para
comprobar la ortografa y explicamos cmo trabajar con comentarios.
176 redusers.com
Captulo 9
TABLAS DINMICAS,
MACROS E IMPRESIN
En este captulo, veremos tablas y tablas dinmi-

cas, macros, Visual Basic para Aplicaciones (VBA),
y conceptos bsicos referentes a la impresin.
redusers.com
9 . Ta b l a s d i n m i c a s , m a c ro s e i m p re s i n .
opciones de encabezados, filtrado y orden de los

Las tablas datos, entre otras. Veremos algunas de las ms
importantes.
Las tablas son un conjunto de filas y columnas que
contienen datos relacionados, que se administran de Datos externos
forma independiente de los datos de otras filas y Si nuestra tabla se encuentra conectada de alguna
columnas de una hoja de clculo. Para facilitar la de las maneras que analizamos en captulos anterio-
administracin y el anlisis de grupos de datos, es res, desde el grupo de herramientas Datos exter-
posible convertir un determinado rango de datos en nos podremos actualizar sus vnculos y conexiones.
una tabla de Excel. Esta herramienta figura dentro Adicionalmente, dentro del grupo Datos externos
de la ficha de opciones Insertar en el grupo de tabla, encontramos la opcin Exportar, a tra-
Tablas, que se encuentra en la parte superior vs de la cual podremos exportar la informacin de
izquierda de esa ficha. Desde all, con el botn la tabla a una lista de SharePoint. Tambin encon-
Tabla podremos convertir un rango de celdas en tramos un comando que nos ayudar a desvincular
una tabla. A travs del teclado tambin ser posible una tabla de su origen.
ejecutar esta herramienta, si presionamos la combi-
nacin de teclas CTRL+Q (Figura 1). Convertir en rango y resumir como tabla
dinmica
Las tablas nos ofrecen mltiples herramientas, que Por ltimo, debemos detallar dos herramientas ms.
van desde cuestiones de estilo y formato hasta Por un lado, es posible salir del modo de tabla con
FIGURA 1. Si presionamos el botn Tabla, accederemos a este pequeo cuadro de dilogo.
178 redusers.com
L a s Ta b l a s
solo utilizar el comando Convertir en rango. De el grupo Tablas, bajo el nombre Tabla dinmica.
esta forma, perderemos las ventajas que poseen las
tablas, manteniendo el diseo de las celdas. Por su El oRIGEn DE loS DAtoS
parte, la herramienta Resumir como tabla din- Al iniciar la herramienta para insertar una tabla
mica nos permitir, partiendo de la tabla original, dinmica, un cuadro de dilogo nos solicitar que
crear una tabla dinmica. determinemos el origen de los datos. Podremos
optar entre seleccionar un rango de alguno de los
libros activos (los datos podrn estar en cualquier
Las tablas dinmicas hoja o hasta en otro archivo) o conectarnos con una
fuente de datos externa, como una base de datos
La diferencia bsica con las tablas tradicionales SQL, de Microsoft Access o similar. Tambin debe-
reside en la potencialidad que poseen las tablas mos elegir cul ser el destino de nuestra tabla, si
dinmicas para manejar grandes volmenes de deseamos ubicarla dentro de la hoja activa o en una
datos, resumindolos y agrupndolos de acuerdo a nueva (Figura 2).
nuestras necesidades. Su interactividad es ideal para
realizar estas tareas. Imaginemos que tenemos un lA pRImERA tAblA DInmICA
listado con miles de datos, con ventas hechas por Para comenzar a familiarizarnos con esta herramien-
cada uno de los artculos que comercializamos y por ta, confeccionemos una tabla dinmica a partir de
cada vendedor. Con una sencilla tabla dinmica, un listado de nuestros clientes. Con esa base de
podremos resumir esta informacin para mostrar los datos de clientes, el objetivo es obtener un resumen
datos agrupados por cada vendedor, y podremos de las ventas por Tipo de cliente y Zona.
modificar muchos parmetros de su diseo para Podramos intentar resolver esto, incluyendo algunas
conformar un informe de alta calidad. Este comando frmulas que hemos explicado a lo largo de esta
figura dentro de la ficha de opciones Insertar, en obra, tal vez agregando subtotales y agrupando la
FIGURA 2. El asistente nos gua para la

creacin de la tabla dinmica.
redusers.com 179
informacin con esquemas. Sin embargo, la forma tabla que deseemos, pero solo tendremos que incluir
ms sencilla es realizar una tabla dinmica (Figura 3). los necesarios. En este caso, como queremos
determinar la venta por Tipo de cliente y Zona,
El primer paso ser iniciar el asistente de creacin de para lograrlo estableceremos esos campos como
tablas dinmicas y seleccionar el rango de datos de rtulos de filas y columnas respectivamente. Con
origen. Dentro de nuestra seleccin, debemos incluir solo arrastrar los campos en las secciones que
los encabezados de las columnas, porque es impres- corresponden, iremos visualizando cmo se
cindible que no existan columnas sin encabezado ni construye nuestra tabla dinmica (Figura 5).
tampoco que haya columnas vacas dentro de nuestro
rango de datos. Como destino de la tabla dinmica, Como ya hemos creado nuestra primera tabla dinmi-
seleccionaremos una nueva hoja (Figura 4). ca, podremos trabajar varios aspectos de su formato.
Podemos modificar el formato en el que visualizamos
Bsicamente, una tabla dinmica posee cuatro la Lista de campos de la tabla dinmica (cua-
reas, los rtulos de filas y de columnas, una dro de dilogo) con el botn que aparece en la parte
seccin de filtro y el cuerpo del informe donde se superior derecha de esa ventana.
incluyen los datos. Para poder confeccionar nuestra Dentro de la tabla podremos, a partir de los marcado-
tabla dinmica, debemos arrastrar los distintos res incluidos en las distintas secciones, realizar filtros y
campos de nuestra base de datos a la seccin de la ordenamientos. A travs de la seccin filtrado que
FIGURA 3. En la ltima columna, encontramos las ventas del mes en curso.
180 redusers.com
L a s Ta b l a s d i n m i c a s
aparece en la parte superior, podemos seleccionar nuestro caso podremos elegir entre Activo o
aquellos elementos que necesitemos. Por ejemplo, en Cerrado, que son los valores que posee este campo.
FIGURA 4. En el siguiente
paso, visualizaremos el
lugar donde se ubicar la
tabla y un cuadro de
dilogo con sus campos.
FIGURA 5. En la seccin Filtro de informe, incluiremos el campo Status para poder separar solo
los clientes activos.
redusers.com 181
Este rea de la tabla dinmica es muy til para reali- Existen muchas otras opciones para trabajar con
zar filtros generales en nuestros resmenes. tablas dinmicas, por exceden la extensin de este
Por defecto, los datos numricos son resumidos en libro. Nos limitaremos a mencionar que Excel 2007
forma de suma, pero es posible seleccionar otras nos ofrece una gran cantidad de posibilidades para
operaciones al situarnos sobre una tabla dinmica y trabajar con los campos, la agrupacin de los datos,
presionar el botn derecho del mouse, que nos ofre- clculos, el diseo, y hasta los grficos.
cer varias opciones adicionales, las cuales variarn
segn la seccin de la tabla donde nos encontremos.
Adems, la opcin Mostrar lista de campos nos Las macros
permitir acceder a la ventana de Lista de cam-
pos de la tabla dinmica que utilizamos ante- Una macro es una accin o conjunto de acciones
riormente (Figura 6). utilizadas para automatizar tareas, como por
FIGURA 6. Es posible
obtener promedios,
mximos, mnimos,
conteos, etctera.
ICono DE FIltRoS
Al aplicar filtros sobre alguna de las secciones de una tabla dinmica, aparecer un icono en
el botn de filtrado, indicando que ese campo posee datos filtrados. cuando mostremos nue-
vamente todos los datos, el icono desaparecer y el botn volver a tener su dibujo original.
182 redusers.com
L a s m a c ro s
ejemplo abrir archivos, rellenar celdas, copiar datos,

grabarlos, etctera. Las macros se graban en el len-
guaje de programacin de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA). En Excel 2007 podremos crear
una macro utilizando el Editor de Visual Basic
(entorno en el que se puede escribir y modificar
cdigo y procedimientos de VBA). Este editor contie-
ne un conjunto completo de herramientas para
depurar macros.
Una vez creada una macro, podremos asignarla a un
objeto (un botn de barra de macros, un grfico, una
forma, un control, etctera) y ejecutarla al hacer clic
en el objeto.
automatizar y, al terminar, presionaremos el coman-
lA GRAbADoRA DE mACRoS do Detener grabacin. Para ejecutar la macro cre-
La grabadora de macros es una herramienta muy ada, iremos a la ventana de macros, presionando la
potente que, al ser activada, escribe en cdigo VBA combinacin de teclas ALT + F8 o utilizando la
todas las acciones que vamos realizando, para que opcin Ver macros del grupo Macros, seleccionare-
stas sean directamente plasmadas en una macro. mos la macro y oprimiremos Ejecutar. Tambin
Esta grabadora es de gran utilidad ya que podemos podremos asignar la macro a un botn, a una forma,
construir macros complejas, aunque no tengamos o a un grfico u objeto. Para esto seleccionaremos el
conocimientos avanzados de programacin. Dentro objeto correspondiente y usaremos el comando
de la ficha de opciones Vista, hallaremos un Asignar macro, que aparece al hacer clic con el
pequeo grupo llamado Macro, donde encontrare- botn derecho del mouse sobre l.
mos unas pocas opciones (Figura 7).
HAbIlItAR FICHA pRoGRAmADoR
Para emplear la grabadora de macros, presionare- Como ya mencionamos, existe una ficha especfica
mos el comando Grabar macro, que aparece al con herramientas para programar macros, la ficha
oprimir el botn Macros, y le asignaremos un nom- Programador. Para activarla, debemos dirigirnos a
bre. Luego realizaremos las tareas que queramos las Opciones de Excel incluidas en el Botn de
Office y, dentro del grupo Ms frecuentes, tildar
la opcin Mostrar ficha Programador en la
FIGURA 7. la opcin ficha de opciones. Luego de realizar esto, nues-
Ver macros nos tro Excel contar con una nueva ficha de opciones.
mostrar todas las Dentro de estas herramientas, encontramos un
macros disponibles en grupo para aplicar sobre el cdigo VBA y otro para
los libros abiertos. el trabajo con Controles (Figura 8).
redusers.com 183
ms amplios, porque pueden ser algo tan simple

como un cuadro de texto o algo tan complejo como
una barra de herramientas especial, un cuadro de
dilogo completo o una aplicacin pequea.
Seguridad en macros
Excel 2007 asigna una extensin de archivo diferen-
te para los archivos que poseen macros. Desde el
botn Seguridad de macros que se encuentra
dentro de la ficha Programador, podremos trabajar
con estos parmetros.
los controles Xml

Tenemos dos grandes grupos de controles: los de Los documentos XML (sigla en ingls de eXtensible
formulario y los ActiveX. Los primeros pueden ser Markup Language) utilizan etiquetas para marcar los
botones, cuadros de texto, etiquetas, barras de des- datos. El marcado de los documentos es el modo
plazamiento y botones de opcin, que podemos como se define la estructura, el significado y la apa-
incluir tanto en un formulario como en una planilla riencia de la informacin de un documento. Dentro de
de Excel, conectarlos con la hoja y asignarles la ficha de opciones Programador, encontraremos un
macros. Los controles ActiveX, en tanto, son mucho grupo de posibilidades especficas para XML.
FIGURA 8. Dentro de esta ficha, encontraremos una gran cantidad de herramientas que nos
ayudarn a programar macros.
mACRoS: EjECUCIn AUtomtICA

Podemos realizar una macro que se ejecute de forma automtica al abrir un archivo. Para
hacerlo, es necesario incluir el cdigo VBA que deseemos ejecutar al abrir el archivo en
los objetos ThisWorkbook, dentro del editor de macros.
184 redusers.com
L a I m p re s i n
El EDItoR DE VISUAl bASIC la inclusin de cdigo de programacin VBA (aqu

Este editor es la herramienta fundamental para pro- veremos lo que hemos guardado al utilizar la
gramar macros avanzadas, ya que desde aqu es posi- Grabadora de macros), una ventana para analizar la
ble introducir cdigo VBA, crear formularios y ejecucin de nuestras macros (ventana Locales) y
hasta pequeas aplicaciones que interacten con los un rbol de nuestro proyecto. Todo es ampliamente
programas de Microsoft Office 2007. Accederemos a personalizable, y stas son solo las opciones prede-
este editor, si presionamos la combinacin de teclas finidas de Excel 2007 (Figura 9).
ALT + F11 o el botn Visual Basic del grupo
Cdigo, incluido en la ficha Programador.
La Impresin
El editor es lo ms parecido a una pantalla de pro-
gramacin; en l hallaremos una barra de men ConFIGURAR pGInA
con una gran cantidad de herramientas. Dentro de En el grupo Configurar pgina de la ficha de
las reas principales, encontramos una seccin para opciones Diseo de pgina, encontraremos todos
FIGURA 9. Cuando hacemos clic en Visual Basic, se abre una nueva ventana totalmente
independiente de la de Excel.
redusers.com 185
los comandos para aplicar a la configuracin de la seleccionado, deberemos usar la opcin Borrar
impresin. Por ejemplo, es posible modificar el tamao rango de impresin, en el mismo botn.
de los mrgenes, para lo que se presentan varias
opciones predefinidas. Tambin, como sucede con Agregar rangos de impresin
muchos de los comandos de Excel 2007, aparecer Es posible agregar varios rangos de impresin dife-
como opcin la ltima configuracin persona- rentes dentro de una misma hoja, aunque stos no
lizada que hayamos aplicado. tengan conexin. Una vez que hayamos establecido
Adicionalmente, podremos acceder a la personaliza- un rango de impresin, se har disponible la opcin
cin total de estos parmetros, si seleccionamos la Agregar al rea de impresin. Por defecto,
opcin Mrgenes personalizados dentro del cada rango se imprimir en hojas separadas.
botn Mrgenes (Figura 10). Cuando queramos imprimir un grfico, podremos
seleccionar solo su rea y, de esta forma, solo impri-
Desde el comando Orientacin, podremos elegir si mir ese objeto y evitar los datos de la planilla.
deseamos imprimir nuestra planilla en forma verti-
cal (opcin predeterminada) u horizontal. Desde Saltos de pgina
Tamao podremos optar entre los tipos ms utiliza- Permiten establecer qu partes de nuestras planillas
dos de papel, como Carta, Oficio y A4, entre otros, sern impresas en cada hoja. Los saltos se inserta-
aunque tambin podremos personalizar el tamao rn por encima y a la izquierda de la celda que se
exacto de la hoja. encuentra seleccionada al utilizar las opciones den-
Dentro de rea de impresin, es posible seleccio- tro del botn Saltos.
nar solo una parte de la hoja para que se imprima,
con Establecer rea de impresin. El procedi- Fondo
miento implica elegir el rango que deseemos impri- A travs del botn Fondo, podremos seleccionar
mir y luego utilizar esta opcin. Para borrar el rango cualquier imagen y establecerla como fondo de
FIGURA 10. Con los comandos incluidos en

este grupo, podremos modificar los mrgenes
y la orientacin de la hoja.
EjECUCIn DE mACRoS
Adems de los botones para ejecutar macros desde el editor de VbA, podremos acudir a las
teclas de funciones. Al presionar F5, ejecutaremos toda la macro; con F8, sta se ejecutar
paso a paso para que podamos detectar posibles fallas, y as solucionar problemas.
186 redusers.com
L a I m p re s i n
nuestra planilla. Al tener una imagen configurada VEntAnA DE ConFIGURACIn

como fondo, el botn se llamar Eliminar fondo y Si presionamos la marca incluida en la esquina infe-
nos servir para quitar esa imagen. rior derecha del grupo Configurar pgina, acce-
deremos a la ventana donde se encuentran todas las
Imprimir ttulos opciones que hemos comentado anteriormente
Desde el botn Imprimir ttulos, podremos (Figura 11).
seleccionar qu filas y qu columnas se repetirn en
cada pgina. Esto es til cuando necesitamos los Hay dos botones que se encuentran disponibles en
encabezados en cada una de las hojas. todas las pestaas de esta ventana. Con el botn
FIGURA 11. Esta ventana

nos permite modificar los
parmetros de impresin.
EnCAbEzADoS y pIE DE pGInA

es posible incluir, en encabezados y pie de pgina, la ruta donde se encuentra ubicado el
archivo, su nombre y hasta la denominacin de la hoja que estamos imprimiendo. As podre-
mos identificar fcilmente desde qu libro y hoja de excel hemos realizado la impresin.
redusers.com 187
Imprimir accederemos directamente a la ventana mS opCIonES

de impresin, desde donde podremos seleccionar, Para finalizar, cabe mencionar que, dentro de los
entre otras cosas, la impresora de destino y la canti- grupos Ajustar rea de impresin y
dad de copias que deseamos obtener. El botn Opciones de la hoja incluidos en la ficha
Vista preliminar nos mostrar en la pantalla Diseo de pgina , encontraremos algunas de
cmo quedara la hoja impresa. Por ltimo, el botn las opciones que hemos repasado, a travs de la
Opciones nos permitir acceder a modificar par- ventana de Configurar pgina, como se ve en
metros especficos de la impresora instalada. la Figura 12.
FIGURA 12. Estas opciones se encuentran contenidas dentro de la ventana Configurar pgina.
RESUmEn
durante este ltimo, captulo hemos dado un vistazo a las nociones bsicas sobre el manejo
de tablas y de tablas dinmicas, y repasamos las opciones ms importantes de estas herra-
mientas. desarrollamos brevemente una descripcin sobre macros, su utilizacin y sus prin-
cipales caractersticas.Adems, analizamos algunos detalles de la ficha de opciones
Programador y del editor de VBA. Por ltimo, vimos las herramientas necesarias para llevar
en forma adecuada nuestro trabajo al papel.
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nuestra PC tanto en el trabajo
como en el hogar. Aprenderemos
a llevar adelante una instalacin
exitosa y a utilizar todas las
nuevas herramientas que
incluye esta nueva versin.
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>> 192 PGINAS
>> ISBN 978-987-663-027-6
LIBRO Excel Desde Cero - COLECCION FLUO 15x19 - BOMBO RCT - Feb 10.indd 1 16/02/2010 13:09:17
Excel Cero
desde
Excel
Excel es el programa de planillas de clculo ms utilizado
a nivel mundial, tanto en el hogar como en la oficina.
Este libro le ensear a usarlo sintindose cmodo,
a aprovechar todas sus ventajas, y a aplicar lo aprendido
en tareas reales que le permitirn conocerlo de manera til y sencilla!
Cero
Dentro del libro encontrar
desde
La interfaz de usuario | Cinta de opciones | Botn de Office | Barra de estado |
Sobre la coleccin Operaciones bsicas | Formato de celdas | Administracin de ventanas | Copiar,
cortar y pegar | Filas y columnas | Buscar y reemplazar | El formato de los datos |
Aprendizaje prctico, divertido,
Estilos de celdas | Formatos condicionales | Biblioteca de funciones | Auditora de
Excel
rpido y sencillo
frmulas | Opciones de clculo | Ordenar | Filtros avanzados | Grficos | Ficha formato |
Lenguaje simple y llano para
una comprensin garantizada Herramientas de datos | Esquemas | Revisin | Tablas dinmicas | Macros | Impresin
Consejos de los expertos para

evitar problemas comunes
Excel from scratch
Guas visuales y procedimientos Excel is the most used and renowned spreadsheet in the whole world. This book
paso a paso will teach you how to use it, take advantage of all its secrets, and apply them to
your everyday work with amazing results.
Otros ttulos de esta
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Photoshop / Office / Hardware
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constantemente actualizados.
Si desea ms informacin sobre el libro:

El contenido Servicio de atencin al lector usershop@redusers.com
de esta obra
form parte Ingreso y manejo de datos
del libro
Excel 2007. Funciones bsicas y avanzadas
Grficos espectaculares!
Bases de datos, impresin,

macros y mucho ms!
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Copyright MMX. Es una publicacin de Gradi S.A. Hecho el depsi-

Contenido del libro

Prlogo al contenido 003 captulo 2

La biblioteca de funciones 078 Ordenar 130

Herramientas de datos 162

ndice temtico 190

Las tablas 178

Nos introduciremos en Excel 2007, su interfaz y

fuera un papel cuadriculado o un plano de la bata-

FiGURa 1. algo muy sencillo

1 Filas indicadas con nmeros.

2007 muestra los comandos necesarios. En esta

el Botn de oFFice Tambin podremos acceder a este botn utilizando

men Archivo de cualquier programa de oficina o Guardar con opciones

Al posicionar el puntero del mouse sobre la opcin,

moVeRse con el teclado

FiGURa 8. el Comprobador de compatibili-

descaRGaR el cliente wRm

2007. Tambin encontraremos un botn denomina-

otRa FoRma de saliR de eXcel

FiGURa11. si presionamos en la esquina inferior derecha de algunas fichas, podremos acceder a

dad de mostrar el nmero de pgina en el que esta-

FiGURa14. a travs de estos iconos,

FiGURa15. luego aprenderemos a

Las operaciones bsicas

FiGURa16. hemos designado

paRntesis FoRmato de teXto

los BoRdes el Relleno

Usos del teclado

que queremos aplicar de la paleta de colores. Al

Existen algunas opciones adicionales para el

Adems de las opciones que hemos visto para apli-

FiGURa 27. en algunos casos, la

FiGURa 28. estos formatos nos dan

editaR el contenido de las celdas

Planillas con muchas hojas

hoja en la cual nos encontramos parados al momen-

Cuando analizamos las partes de un libro de Excel

inseRtaR y eliminaR hojas

Dar color a los nombres de las hojas nos permite una

Planillas con muchas hojas

inseRtaR VaRias hojas a la Vez

Temas de documento Para acceder a estas opciones, tendremos que diri-

FiGURa 35. Administracin de

temas de docUmento compaRtidos

Ventanas del libro activo (Figura 38), la ocUltaR y mostRaR

Desarrollaremos, ahora, algunas herramien-

nilla, en otra hoja o en un archivo diferente. Realizar

y pegar con solo utilizar los botones de la cinta de opciones,

El Portapapeles puede recopilar los ltimos 24 ele-

Para pegar alguno de los elementos del

dos, sin tener que visualizar la ventana de

UnA nUEvA FoRmA dE coPIAR

Al momento de arrastrar el contenido de una celda

formas de pegar celdas copiadas previamente, que

que ya hemos explicado anteriormente, y otras que

FIGURA 11. Pegado especial,