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A de I
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CAS Chile S.A de I
Tabla de Contenido
DESCRIPCIN FUNCIONALIDADES .............................................................................................. 7
SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL ........................................................................ 7
CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL MUNICIPAL ..................................................................... 7
1. Caractersticas Generales del Sistema .............................................................................. 7
1.1 Descripcin del sistema .............................................................................................. 7
1.2 Objetivos del Sistema ................................................................................................... 7
2. Configuracin ......................................................................................................................... 7
2.1 Configuracin Recomendada................................................................................. 7
3. Ingreso al Sistema ................................................................................................................... 9
4. Explicacin General del uso de la interfaz de Usuario ................................................. 10
4.1 Navegacin por mens. ......................................................................................... 10
4.3 Navegacin por listas de valores............................................................................ 10
4.5 Cmo realizar una Consulta? ................................................................................ 11
5. CONEXIN AL SISTEMA ........................................................................................................ 12
5.1 Inicio del sistema ....................................................................................................... 12
5.2 Acceso al Sistema ....................................................................................................... 12
5.3 Puesta en Marcha ....................................................................................................... 12
6. DESCRIPCIN GENERAL DEL SISTEMA ............................................................................... 13
6.1 Componentes de la pantalla ................................................................................. 13
6.1.1 Barra de Men ........................................................................................................ 13
6.1.2 Barra de Herramientas Principal .......................................................................... 14
6.1.3 Cuerpo ..................................................................................................................... 14
6.1.4 Descripcin de las funciones asociadas a botones ....................................... 14
6.1.5 Barra de herramientas........................................................................................... 14
6.1.6 Botonera .................................................................................................................. 15
7. Pantalla Principal del Sistema Contabilidad Gubernamental ................................... 16
7.1 Men Ingresos ........................................................................................................... 16
7.1.1 Plan de Cuentas ...................................................................................................... 17
7.1.2 Cuenta ....................................................................................................................... 18
7.1.3 Estructura del Plan de Cuentas............................................................................. 18
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DESCRIPCIN FUNCIONALIDADES
SISTEMA DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
2. Configuracin
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La accin anterior, despliegan las opciones para el panel de control, desde aqu el
usuario debe efectuar un doble clic con el botn izquierdo del Mouse, sobre el icono
pantalla.
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3. Ingreso al Sistema
El ingreso al sistema de contabilidad gubernamental se logra:
3.1 Men Inicio
Dando clic en Inicio, Men programas, Contabilidad Gubernamental (ver figura)
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En otros casos, cuando el usuario que ingresa an no tiene definidos sus derechos y
permisos respecto del sistema tambin se le desplegar la ventana anterior.
En ambos casos Presione Aceptar, y reingrese los datos solicitados o presione Salir
para abandonar el sistema.
Al acceder a cada una de las opciones del men, ste se mantiene en la parte
superior de la pantalla, por lo tanto, el cambio de una pantalla a otra se realiza dando un
clic sobre la opcin del men al que se desea ingresar.
4.3 Navegacin por listas de valores
El sistema cuenta con un tipo de lista de valores:
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como resultado de esta accin, se desplegar una lista de valores, en la que usted
podr seleccionar cualquier elemento y en forma automtica, se carga ese elemento en el
lugar de ubicacin. Ver figura.
presionando en botn .
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5. CONEXIN AL SISTEMA
Tenga presente que slo el Administrador del sistema autoriza y entrega las cuentas
de usuario, la contrasea es la clave nica del usuario
5.3 Puesta en Marcha
Para comenzar a trabajar lo primero ser crear el plan de cuentas, una vez que
tenga bien creado el plan de cuentas deber ingresar el presupuesto inicial para cada
cuenta de ingreso y gasto. Esto es a nivel de cuenta de detalle por lo cual si tiene
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presupuesto en una cuenta que esta desagregada dentro del plan que cre en el
computador, deber ingresar el monto del presupuesto desglosado al nivel de detalle.
Luego de ingresado el presupuesto inicial, consulte en el plan de cuentas las cuentas
111 y 121 estas debern tener el mismo presupuesto en caso de no ser igual al presupuesto
municipal deber revisar hasta dejarlo cuadrado. Esto ser explicado en la opcin de
presupuesto inicial que se detalla ms adelante.
Teniendo estas opciones listas ya podr comenzar a ingresar las obligaciones los
comprobantes de ingresos y egresos.
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6.1.6 Botonera
Dentro de las distintas pantallas podemos encontrar los siguientes botones que a
continuacin describiremos:
Botn Guardar: Permite grabar los datos nuevos y los datos que fueron modificados.
Botn Nuevo: Permite agregar un nuevo dato al sistema, por medio el formulario activo.
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7.1.2 Cuenta
Para crear una nueva cuenta deber comenzar por su primer nivel en caso de no
existir este nivel el sistema no permitir crear la cuenta. Luego de ingresado el cdigo de
esta, se ingresa la descripcin y sus atributos. Dentro de esta pantalla no podr asignar
valores de ningn tipo, solo consultar, modificar, eliminar (Solo s esta cuenta no tiene
movimientos asignados).
La figura anterior muestra el contenido de la aplicacin Cuenta, esta permite la
creacin de nuevas cuentas para ello debe seguir los siguientes pasos:
El primer paso para la creacin de una nueva cuenta, debe comenzar por el primer
nivel en caso de no existir este nivel el sistema no deja crear la cuenta.
Una vez que ingres el Cdigo, ingrese la descripcin y sus atributos.
Tenga presente que dentro de esta pantalla no podr asignar ningn tipo de
valores, solo consultar, modificar, eliminar (Slo s sta cuenta no tiene movimientos
asignados).
7.1.3 Estructura del Plan de Cuentas
Cada una de las cuentas que se ven dentro del sistema de contabilidad,
comprende la siguiente estructura que describiremos a continuacin:
Titulo: Nivel superior de desagregacin asignado a cada una de las partes principales
del listado de conceptos, se identifica con un digito por ejemplo. : 1 Ejecucin
presupuestaria.
Grupo: Desagregacin del ttulo en concepto de caractersticas. Se identifica con dos
dgitos. : Por ejemplo 21 Gastos presupuestarios
Subgrupo: Subdivisin del grupo en conceptos genricos. Se identifica con tres dgitos
por ejemplo 215 cuentas por pagar de ejecucin.
Cuenta: Desagregacin del Subgrupo en conceptos especficos. Se identifica con cinco
dgitos. Por ejemplo 21521 Gastos en personal
SubCuenta: Subdivisin de la cuenta en conceptos ms particulares. Se identifica con
siete dgitos.
Analtico de SubCuenta: Desagregacin de la SubCuenta a un nivel altamente
pormenorizado. Se identifica con trece dgitos.
Cada cuenta tendr los siguientes atributos:
Tipo de Cuenta: Cuenta con dos alternativas las que son:
Matriz: Son cuentas de sumatoria estas no puede ser usadas para ingreso de
informacin.
Detalle: se usarn para ingresar toda la informacin contable ya sea
presupuesto inicial, obligaciones y comprobantes contables. Independientes
de este atributo, usted podr indicar que cuenta deber aparecer en cada
listado.
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Informe analtica: Con esta opcin podr indicar que cuentas desea que aparezcan en
el informe analtico.
Informe Agregado: Con esta opcin podr indicar que cuentas desea que aparezcan
en el informe agregado
Balance Trimestral: Con esta opcin podr indicar que cuentas desea que aparezcan en
el informe trimestral.
Actualizacin Presupuestaria: Esta opcin sirve para indicar las cuentas que tienen que
aparecer en el informe de modificaciones presupuestarias y listados del presupuesto
inicial.
Tipo de Recurso en proyecto de inversin: Para las cuentas de estudios de inversin 215-
31 y proyectos de inversin 215-32 (Por ejemplo) se activarn estas opciones donde
debe indicar los tipos de recursos de los proyectos de inversin con esto podr emitir los
informes trimestrales de proyectos de inversin, estudios de arrastres, estudios nuevos,
proyectos de arrastre y proyectos nuevos.
Los de arrastres se consideran la fecha de inicio como ao anterior al ao de
proceso.
Los nuevos se consideran al ao en proceso.
Fecha de Creacin: Esta opcin es para las cuentas de gastos nuevas las cuales se
deben de informar mensualmente en el informe de denominacin de asignaciones.
Adems de crear, modificar y eliminar cuentas dentro de esta pantalla podr
consultar saldos presupuestarios, modificaciones, etc. Lo cual podr ver pero no modificar.
Presupuesto Inicial: Una vez creado el plan de cuentas debe ingresar el presupuesto
inicial, por cada una de las cuentas de ingresos y gastos. Este valor se encuentra definido
anteriormente en el formulario de presupuesto inicial. All es donde se definen cada uno de
los ingresos y gastos que se realizarn durante todo el ao.
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7.1.5 Obligaciones
Todas aquellos documentos ya sean Ordenes de Compras, Contratos, Boletas de
servicios y egresos, por los cuales no s realiza una orden de compra, pero de igual forma
son egresos debieran ser ingresados, este proceso se obtiene realizando una obligacin.
Podr ingresar contratos anuales y devengarlos en forma mensual, por medio del sistema
podr emitir listados de obligaciones pendientes de pagos parcial o total.
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Glosa: Ingrese una descripcin que especifique el motivo que dio origen a
esta obligacin.
Banco: Seleccione de la lista un banco al que corresponda el documento
con el que se cancelar la Institucin esta obligacin, desplcese por la barra
de movimiento vertical para observar todas las opciones existentes en la lista.
Grilla: Grilla de ingreso de movimientos de la obligacin
Cuenta: Ingrese el cdigo de cuenta que interviene en el movimiento
contable de esta obligacin, en el caso de que desconozca el cdigo de la
cuenta, Presione Buscar y seleccione de la lista la cuenta que corresponda.
La descripcin de la cuenta la despliega el sistema.
Monto: Ingrese el valor monetario que se cargar a la cuenta ingresada para
esta obligacin.
Presupuesto: El sistema muestra el presupuesto vigente de la cuenta a la
fecha.
Obligaciones: El sistema muestra el monto de obligaciones que ha sido
cargado a esta cuenta.
Saldo Presupuestario: El sistema arroja el saldo de presupuesto actual de la
cuenta luego de cargar el monto ingresado en esta obligacin.
Total Obligacin: El sistema arroja la suma total de las cuentas que intervienen
en esta obligacin.
Botn Devengado: Al presionar este botn permite determinar por medio del
nmero de comprobante, el estado de esta. Como muestra la figura.
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7.1.6 Comprobante
Permite el ingreso de los comprobantes sean obligaciones, devengados, ingresos o
egresos. Para ello deber seleccionar el tipo de comprobante que se ingresar o consultar.
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Este botn entregar todos los documentos que respaldan el egreso pagado, ya sea
en su instancia de egreso devengado y obligado. La primera parte de la ventana le
entregara una lista de todos los devengados que contiene este egreso pagado y a su vez
dando doble clic en el devengado seleccionado, aparecer en la segunda seccin todas
las obligaciones asociadas a este devengado.
Botn Honorarios:
En el caso de cancelacin de honorarios, podr llenar esta grilla con uno o varios
honorarios a cancelar, segn corresponda. Debiendo ingresar el Rut de la persona a quien
corresponda el pago, el nombre de sta lo desplegar el sistema si lo reconoce, fecha de la
Boleta de Honorarios, el nmero de la boleta, ingrese total de este honorario a cancelar, el
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sistema har la separacin de la retencin y el neto, puede ingresar tambin una glosa que
corresponda al pago de este honorario.
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Fecha: Ingrese la fecha del decreto de pago que est ingresando, el sistema
asume por omisin la fecha del da actual como la fecha del decreto, en
caso de que no sea la que usted desea, el sistema permite ingresar la fecha
que corresponda.
Devengados
Presione el botn devengados para incorporar los movimientos que correspondan al
decreto de pago que est ingresando.
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Esta pantalla permite registrar todos aquellos contratos que tiene el municipio con
terceros.
7.1.11 Apertura
Esta ventana permite realizar la apertura de una nueva cuenta.
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7.1.12 Tesorera
Esta opcin le permitir configurar los Departamentos sus cuentas de tem de
Ingresos, Cuentas de Ingresos Devengados y Percibidos relacionados a l y cuenta con seis
subopciones que son:
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Departamentos
Seleccione de la lista un departamento y podr ver podr ver todos los tem
de Ingresos relacionados a este departamento.
Si desea modificar el departamento, presione Enter al estar posicionado sobre
el departamento y el sistema le permitir modificar la descripcin de este, al
desplegar la siguiente ventana:
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tem de ingresos
Una vez seleccionado un Departamento, el sistema desplegar los Item de
Ingreso relacionados a l.
Si desea modificar un Item de Ingresos, presione Enter al estar posicionado
sobre el Item de Ingreso y el sistema le permitir modificar la descripcin de
este, al desplegar la siguiente ventana:
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Fecha de recepcin:
Ingrese la fecha que desea recepcionar importar la informacin de los
ingresos recaudados en tesorera.
El sistema desplegar el total de los ingresos almacenados en esa fecha y
mostrar la cuadratura del debe y l haber para ese da.
7.1.12.3 Consulta Recepcin Tesorera:
Esta opcin le permitir visualizar los ingresos que han sido recogidos de tesorera por
el Sistema de Contabilidad Gubernamental.
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Seleccione el mes del ao que desea observar, haciendo clic sobre la barra
de desplazamiento vertical del mes y elija la opcin que corresponda.
Ingrese el ao que desea observar, el sistema asume por defecto el ao
actual como ao de proceso, ingrese otro ao en caso de que el asumido
por el sistema no satisfaga su necesidad.
Presione Enter y podr ver este informe.
Desplcese por la barra de movimiento vertical para ver la informacin que
no alcanza a observarse en la ventana de los das tomados de tesorera.
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7.1.13 Tablas
La presente opcin cuenta con las siguientes opciones
7.1.13.1 Direcciones
Esta pantalla permite realizar mantenciones de las direcciones del municipio, como el
ingreso de nuevos, modificaciones, eliminaciones, etc.
7.1.13.2 Departamentos
Esta pantalla permite realizar mantenciones a los departamentos del municipio,
como el ingreso de nuevos, modificaciones, eliminaciones, etc.
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Luego de haber buscado el cdigo se carga de forma automtica los datos del
cdigo ingresado.
Formulario de bsqueda del cdigo.
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7.1.13.5 Establecimientos
Esta pantalla permite la mantencin de los establecimientos y/o sucursales (reas)
por cdigo
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7.1.13.6 Proveedor
Esta pantalla permite el ingreso y actualizaciones de todos los proveedores que
abastecen la Municipalidad.
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Para trabajar sobre las reas de gestin o programas de cada rea utilice la tecla
TAB para cambiarse de entre estos dos recuadros, aquel que se visualice con color rojo es
aquel con el cual usted podr modificar, agregar o eliminar.
Para desplazarse de la lista de reas de Gestin a Programas debe presionar la tecla
TAB y en el cuadro que este con rojo el titulo ser en la lista que esta posicionado.
Para modificar alguna descripcin ya sea de reas de gestin o programas, primero
debe posicionarse en la lista a modificar y luego presionar ENTER en la lnea en la cual
desea hacer el cambio.
Para insertar una nueva rea de gestin o programa, debe posicionarse primero en
la lista en la cual desea hacer la modificacin y luego presionar la tecla INSERT.
Para eliminar un programa o rea de gestin, primero debe revisar que no existan
movimientos asociados al tem a modificar, ya sea en el presupuesto inicial, en
modificaciones presupuestarias o en el registro de obligaciones, una vez revisada esta
informacin, debe posicionarse en la lista que desea modificar y luego presionar la tecla
DELETE sobre la lnea a eliminar.
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Iniciar Sesin: Esta opcin permite ingresar al sistema con otro nombre de usuario y
otra clave de acceso sin necesidad de salir de l, para acceder a esta opcin primero debe
cerrar la sesin presionando la tecla F3.
Cerrar Sesin F3: Esta opcin permite finalizar la sesin iniciada por un usuario para
poder salir del sistema o para iniciar una nueva sesin con otro usuario.
Salir: presionando Ctrl + F4: Dando clic en Esta opcin abandona la aplicacin,
retornando al Escritorio de Windows
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8. Consultas
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Grilla de Detalle
El sistema desplegar el detalle de cada una de las modificaciones presupuestarias
realizada a esta cuenta, el nmero de comprobante, nmero de decreto, fecha, monto que
aument disminuy por cada modificacin y el saldo parcial
Al presionar el botn Imprimir: este permite imprimir el formulario activo, pero primero
le mostrara por pantalla el documento, para luego enviarlos a imprimir.
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Totales: El sistema muestra los totales obligados, devengados, pagados, los Decretos
no Pagados, Obligaciones No Devengadas y Devengaciones sin Decreto.
Este detalle lo podr observar en la grilla ubicada en la parte inferior de esta ventana
al ir cambiando de fichas.
Desplcese por la barra de movimiento vertical y horizontalmente para observar los
datos que no alcanza a ver en la lista.
8.1.2.3 Todas las Obligaciones no Devengadas Proveedores
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Esta pantalla permite ingresar una cuenta y observar sus movimientos desde un mes
de inicio hasta un mes de trmino.
Cdigo de Cuentas: Ingrese un cdigo de cuenta, el sistema desplegar la
descripcin de la cuenta que el usuario digite, si no recuerda el cdigo
presione la tecla F6 y obtendr una ventana de ayuda.
Mes Inicio / Mes Trmino: Seleccione de la lista el mes de inicio y el mes de
trmino que corresponda al perodo del ao en que desee observar los
movimientos contables de la cuenta recin ingresada.
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Rango de Fechas: El rango de fechas deber ser del inicial del ao hasta la
fecha actual en que esta el sistema. Ingrese la fecha inicial (desde) y final
(hasta) de cual desea obtener este informe.
Rango de Cuentas: Ingrese la Cuenta Inicial (desde) y final (hasta) de la cual
desea obtener este informe. (Al Presionar la tecla F6 el sistema le desplegar
una ventana donde podr consultar por las cuentas existentes)
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Seleccione el mes del cual desea obtener el informe y presione el botn BUSCAR
para generar este informe.
El sistema desplegara las cuentas utilizadas dentro del mes el monto Obligado, el
monto Devengado y el saldo por diferencia de ambos.
El monto Total corresponde a la suma general de los saldos de las cuentas del mes
seleccionado.
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Presione el botn Cancelar para cerrar esta ventana y volver al men principal.
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Fecha desde hasta: Ingrese el rango de Fechas de las cuales desea obtener el
informe.
Desplcese por la barra de movimiento vertical y horizontalmente para
observar los datos que no alcanza a ver en la lista.
Presione el botn Buscar para comenzar a generar este informe entre el
rango de fechas ingresado.
Presione el botn Nueva Bsqueda para comenzar a generar este informe
entre el rango de fechas ingresado.
8.1.7.4 Egresos devengados sin obligaciones
Esta pantalla permite ingresar una cuenta y seleccionar un mes, para observar los
saldos totales de esa cuenta en el mes seleccionado por el usuario.
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El sistema despliega los dbitos y crditos por este concepto, adems del
saldo total.
Se mostrar en pantalla el resultado de comprobacin de los totales
calculados.
8.1.11 Cuentas por Obligacin
Rut: Ingrese el rol nico tributario del proveedor del cual desea obtener el
informe, si no recuerda el Rut presione la tecla F6 para obtener una ventana
donde podr consultar por todos los proveedores existentes en los registros.
El sistema desplegar un detalle de las todas las obligaciones que existen
para l, el total de documento y monto valor total de las obligaciones.
Desplcese por la barra de movimiento vertical y horizontalmente para
observar los datos que no alcanza a ver en la lista.
Presione el botn Nueva Bsqueda y podr consultar por otro proveedor.
8.1.11.2 Obligaciones por Cuenta y Rango de Fechas:
Esta opcin le permitir obtener un informe de todas las obligaciones por cuenta, en
un rango de fechas estipulado por usted.
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Rango de Fechas: Ingrese la fecha inicial (desde) y final (hasta) de cual desea
obtener este informe.
Rango de Cuentas: Ingrese la Cuenta Inicial (desde) y final (hasta) de la cual
desea obtener este informe. (Al Presionar la tecla F6 el sistema le desplegar
una ventana donde podr consultar por las cuentas existentes)
8.1.11.3 Obligaciones Rango de Cuentas Obligaciones por Rango
Esta opcin le permitir obtener un informe de todas las Obligaciones emitidas en un
rango de fechas o por un rango de Nmero de Obligacin segn requiera.
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Rango de Fechas: Ingrese la fecha inicial (desde) y final (hasta) de cual desea
obtener este informe.
Presione el botn Buscar para iniciar la generacin de este informe.
8.1.12.5 Decretos Emitidos Diario / Mes
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Rango de Fechas: Ingrese la fecha inicial (desde) y final (hasta) de cual desea
obtener este informe.
Desplcese por la barra de movimiento vertical y horizontalmente para
observar los datos que no alcanza a ver en la lista.
Rango de Fechas: Ingrese la fecha inicial (desde) y final (hasta) de cual desea
obtener este informe.
Tipo de Cuenta: Seleccione al hacer clic sobre una de las opciones, Decretos
Devengados o Decretos Pagados.
Cuenta: Ingrese el nmero de cuenta de la cual desea obtener el informe, si
no recuerda el nmero de la cuenta presione sobre el campo la tecla F6 y
podr obtener una ventana en cual podr consultar por las cuentas
existentes en los registros.
8.1.12.8 Listado de Decretos de Pagos
Esta opcin le permitir obtener un informe de los decretos pagados ya sea segn
seleccione en un rango de fechas o por nmeros de Decretos.
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Rango: Seleccione al hacer clic sobre una de las opciones, entre Fechas o
Nmero de Decreto.
El sistema habilitar segn su eleccin Rango de Fechas o Rango Nmero de
Decreto
Ingrese ya sea desde la fecha inicial o nmero inicial y hasta la fecha final o
nmero final de decreto.
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9 Men Listado
Esta opcin del men principal le permitir obtener distintos tipos de listados y cuenta
con las siguientes opciones:
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Permite generar un informe del presupuesto inicial desglosado por reas de Gestin
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CAS Chile S.A de I
Marn N 0586 Providencia/ Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 - Fax: +56 (2) 496 69 10
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Marn N 0586 Providencia/ Mesa Central: +56 (2) 496 69 00 - Fax: +56 (2) 496 69 10
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Permite generar informe trimestral de gastos por rea de gestin para ser
enviado a la Subdere
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Esta opcin permite determinar la cantidad de dinero que debe ser descontado
mensualmente. Este descuento depender del sueldo de la persona que este trabajando
con boletas de Honorarios, es decir, a ellas se le descontara el 10% del sueldo bruto.
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Indique las fechas de inicio y fin, las que permitirn agrupar las cuentas y listar
slo aquellas que se encuentren dentro de ese rango de fechas que se
ingreso.
Ingrese los cdigos de las cuentas a listar. Teniendo presente que primero
deber ingresar la cuenta y luego la SubCuenta.
10 Men Procesos
Esta opcin del men principal le permite realizar distintos tipos de procesos como
cierre de mes, generacin de ao contable, apertura de ao nuevo, etc.
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el cierre de mes se realizar el ltimo da hbil de cada mes en tanto la apertura se realizara
el primer da hbil de cada mes. Ver figura.
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. Una vez aparecida el formulario selecciones el rea a la que desea ver sus cuentas
contables, para luego presionar el botn Seleccionar.
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Esta opcin permite crear un nuevo ao contable, generando una copia del plan de
cuentas usado en el ao actual. Para ser traspasado al siguiente ao.
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Este proceso permite realizar la relacin de las cuentas con que se har la apertura
de las cuentas complementarias para el nuevo ao
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Esta opcin permite generar en forma automticas los asientos contables que sern
utilizados en los comprobantes de devengamiento que sern generados a partir de las
obligaciones. Definiendo la contra cuenta de Gastos patrimoniales segn corresponda a la
cuenta presupuestaria como a su vez la cuenta de movimiento de fondo.
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Esta opcin permite configurar las cuentas que sern validadas al ingreso de
cuentas en los comprobantes que son utilizados en el ingreso Comprobantes.
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Esta opcin permite la generacin de un archivo con los pagos que se realizaran
para aquellos proveedores que tenga cuenta corriente con el Banco BcI.
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