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CLAVES DE EXITO EN LA FUSIÓN DE COMPAÑÍAS

Claves de Éxito en la Fusión de Compañías

Se ha escrito mucho acerca de cómo


efectuar una fusión de compañías.

Cuando llega el momento de unir dos


compañías o un grupo de profesionales y
hacerlos trabajar como un solo equipo, lo
que se piensa es “esto pasará, queremos
hacerlo y lo haremos”.

Carlos Jordana es socio director de Merk2 y socio


Bien, esto no pasa. La integración, es la fase fundador de la consultora Futurlex. Cuenta con una

de la fusión que la mayoría de la gente experiencia de 15 años en consultoría de negocios y


formación de directivos. (más en www.merk2.com
infravalora, ignora o le presta poca atención
/personas/ Carlos Jordana).
y le da menos prioridad. El proceso de Si quiere información adicional sobre mejora de la
integración tiene una duración máxima de atención al cliente contacte con nosotros a través del 34

vida que puede medirse en años, mientras 93 452 62 00 o envíe un email cjordana@merk2.com

el acuerdo por sí mismo puede llevar solo meses en concluirse.

En el ámbito comercial el problema es peor; ya que las personas clave en la elaboración del
acuerdo, retornan rápidamente a la de sus clientes y negocios y dejan a un lado sus funciones
en la integración. Mientras tanto, el personal administrativo se esfuerza para hacer todo el
trabajo y desafortunadamente, el área administrativa de la integración es solamente una pieza
de todo el esfuerzo de la misma.

Integración significa implementación de una fusión, envuelve una combinación administrativa,


alineación de las prácticas de negocio e introducción de la cultura organizacional.

La implementación de una fusión es donde la mayoría de los acuerdos caen al suelo. Toda la
energía y la atención están concentradas en cómo lo pagarán los compañeros y quienes
controlarán los clientes. Se presta poca atención a la combinación física y emocional de las
compañías. Generalmente las compañías negocian por varios meses, logran un acuerdo y para
establecer una fecha de entrada en vigor se toman algunas semanas más.

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Es en las fases previas al acuerdo, cuando las empresas deben deducir cómo convivir y trabajar
juntos, combinando sistemas de archivo diferentes, sistemas telefónicos, sistemas de
facturación, sistemas de contabilidad, programas de entrenamiento, asignaciones de personal
auxiliar, asignaciones asociadas al negocio, listas de clientes, programas de beneficios de
empleado, programas de compensación, asignaciones de espacio y, literalmente otros cientos
de detalles, debe ser discutido y mezclado totalmente antes de fusionar las compañías que
puedan realmente empezar a funcionar como una sola compañía.

Aunque las negociaciones normalmente duran menos de doce meses, la implementación puede
durar entre 18 y 36 meses. La planeación, organización, cooperación, comunicación y paciencia
son primordiales durante esta fase. Todos deben re-educarse como “miembro” de una nueva
entidad fusionada. Hay 4 amplias categorías de actividades en la implementación.

1. Integración de las estructuras productivas/comerciales/soporte al cliente, donde todas las


personas involucradas en el proceso se organizarán y trabajarán juntos.
2. Construir una sola estructura administrativa y de apoyo.
3. Unir dos culturas en una.
4- Comunicar al mercado.

Planeación

La mejor aplicación de este tipo de programas son, obviamente, aquellas que se conciben bien.
Los resultados son planeados y alcanzados mediante una serie de actividades. Los recursos
están compuestos por las personas y el dinero que se asigna de acuerdo a los costes de realizar
el acuerdo.

En una contabilidad estricta, estos costes pueden ser capitalizados y amortizados en un largo
período de tiempo como los beneficios de las inversiones que se han realizado, aunque esto no
es la base de efectivo para la mayoría de las compañías.

Se supervisan los programas de implementación buenos y las correcciones se hacen en el


tiempo real requerido.

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Comunicación

Después de la planeación, el atributo más importante en una integración exitosa involucra la


comunicación continua. Crear un boletín informativo posteriormente a la fusión (o una página
especial sobre la fusión en la Intranet) y tener a un líder entregando estos boletines
semanalmente por un período de 6 meses para informar a toda la empresa el estado de los
asuntos relacionados con la fusión. Regularmente pasee por los pasillos de la empresa y
converse con los nuevos trabajadores.

Si lo permite la geografía, reestablezca la compañía y las asignaciones de espacio del área de


trabajo para evitar la separación física continuada de miembros de las empresas recientemente
unificadas. Sostenga reuniones de departamento mensualmente con el estado de la fusión
como una parte importante de la agenda. Reúnase trimestralmente con el personal de la
compañía donde los gerentes reporten el estado de la fusión y de la empresa en general. Las
personas responsables podrían reunirse con las personas asignados para discutir los problemas
y las oportunidades que puedan presentarse como resultados de la fusión.

Finalmente, sostener numerosos eventos sociales informales. Estas actividades crean


interacción social que rompe barreras, disminuye el stress y construye relaciones laborales.
Educar a los empleados de la compañía, ayuda a luchar contra falsos rumores y reduce el
miedo y la incertidumbre.

Las mejores prácticas

Siga la implementación como una mezcla de lo mejor que cada compañía puede ofrecer. Usted
quiere la mejor gente, los mejores sistemas y los mejores procedimientos para formar la nueva
empresa.

Busque las mejores ideas y de a la gente la oportunidad de contribuir. Es tan fácil para la frase
“pero nosotros siempre lo hemos hecho de esta manera” desviar las decisiones. Hay que luchar
contra esa tendencia. El éxito a largo plazo es más probable si las buenas ideas y las buenas
prácticas son animadas, identificadas e implementadas. Sin embargo, no use la aplicación,
como una oportunidad para rediseñarlo todo. Los programas de implementación deben reunir
las dos compañías de manera inteligente y rápida. El rediseño de los sistemas y políticas puede

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esperar. Reconozca la posible oportunidad y prometa volver a él después de que la


implementación ha sido realizada.

Reducción de costes

Una palabra sobre reducción de costes. Cada fusión o adquisición en que este autor ha estado
involucrado tiene un elemento de reducción de costes posterior al acuerdo mediante mezclas
eficientes. Esto es parte del juego.

Existen oportunidades de ahorro en las compañías, aunque probablemente en menos grado del
que se asume. Hay que identificar las oportunidades y planear los gastos. Ocúpese de los
ajustes del personal en el momento adecuado. No exceda el período de tiempo de este
proceso. Comuníquese a menudo para dispersar los falsos rumores. Trate a la gente que deja la
empresa con respeto y compasión. La gente que permanece observará el proceso
detalladamente y esto tendrá un efecto duradero en la moral de los empleados.

Equipo de Transición

Identifique un equipo de transición y sus respectivos líderes para que realicen los esfuerzos
administrativos y profesionales. Con suerte, ambas empresas deben contribuir con el personal
del equipo. El jefe de equipo debe desarrollar estrategias en cuanto a itinerario y presupuesto.

Esto establecerá las tareas más difíciles, determine las necesidades de los asesores externos,
lidere los esfuerzos de comunicación y maneje el proceso. Las fortalezas de las tareas
administrativas pueden cubrir áreas como finanzas, tecnología y recursos humanos. Es
importante examinar las áreas específicas para hacer las remuneraciones respectivas y ayudar
en la implementación.

Los asesores externos pueden ser útiles para ganar objetividad, para hacer énfasis en las
experiencias ajenas con los esfuerzos de cambio y para complementar el personal existente.

Relaciones Públicas y consultores de marketing pueden manejar la “cara” pública de la fusión y


la identidad de la nueva compañía.

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Los contables de una compañía externa deben ser uno de los consejeros para las tareas
financieras necesarias. Usando incentivos monetarios, se puede conseguir que los consultores le
ayuden con las tareas de recursos humanos.

Los “brokers” de bienes inmuebles comerciales pueden aconsejar en cuanto al espacio en las
oficinas y su distribución. Los consultores de tecnología pueden ayudar en dichas tareas.

Una consultora legal normalmente aconseja crear los equipos de transición.

Sistemas/Tecnología

• Deben comunicarse los cambios en los sistemas y procedimientos a todos los miembros de
la empresa antes de que estos se lleven a cabo.
• La facturación, la contabilidad, las bases de datos (general y de clientes), requieren
revisarse en detalle y hacer un resumen para asegurar exactitud en la migración de los
datos.
• Entrenamiento y formación regular y cursos de actualización para asegurarse que todos
entienden y siguen los nuevos sistemas y procedimientos.

Marketing y Relaciones Públicas

• Crear una historia sobre las mejoras que ocasiona la fusión.


• Publicar el mensaje en la prensa comercial y legal.
• Visitar clientes importantes y conocer sus perspectivas para discutir sus nuevas capacidades

Recursos humanos

• Esté atento a lo que implican los rompimientos de relaciones laborales existentes para
reorganizar los funcionamientos eficaces, mezclando operaciones.
• Asegúrese que la paga y los beneficios son equitativos para la nueva empresa. El pago de
los ajustes es a menudo requerido para hacer que la gente se alinee con los cambios en los
beneficios y los programas de pago.
• Dé la bienvenida a los nuevos miembros y ayúdelos con la transición.

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Finanzas

• Busca oportunidades para lograr la eficacia a largo plazo, pero evita los cortes de
producción hasta que realmente conozcan cuales ajustes son los correctos para realizarse.
• Permanezca enfocado en la productividad - el negocio de la empresa satisface las
necesidades legales del cliente – debe continuar con poca interrupción como sea posible.
Poner buena información en las manos de los líderes de la oficina para ayudarlos en su
labor de gerencia y asegurarse que las expectativas y las fechas límite de los clientes se
cumplen.
• Compare los aspectos formulados antes de la fusión con los resultados de la
implementación. De esta manera la compañía aprenderá para el futuro.

Conclusión

Las compañías de hoy buscan alcanzar sus expectativas previas a la fusión y una vez realizado
el acuerdo real, hay que enfocarse en la implementación. Se deba dar prioridad a ello. Nosotros
conocemos la naturaleza frágil de una empresa de servicios. Unir dos empresas es un esfuerzo
importante; ya que hay dos administraciones y dos maneras de funcionar, sin dejar de ser
profesionales, esto es parte del trabajo del responsable de la fusión. Si se efectúa
correctamente la nueva compañía capturará rápidamente las ventajas ganadas por la fusión.

Carlos Jordana
Merk2
Socio - Director
cjordana@merk2.com
Enero 2005

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