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Guía 6:

Operaciones de negocios
básicas para el empresario
Guide 6: Operaciones de negocios básicas
para el empresario

n INTRODUCCIÓN

Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas


por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que
está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de
empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio,
así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para
alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como Las decisiones
usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos operacionales
inteligentes
lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones
son parte de
inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y una fórmula de
dinámico sector de la pequeña empresa. negocios de éxito.

n Visión general

Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo,
el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un
aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su
negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para
tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias
de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía
incluirá los cinco tópicos siguientes:

• Forma de organización legal de la empresa

• Operaciones físicas del negocio

• Regulaciones y directivas de negocios

• Operaciones financieras del negocio

• Gestión de operaciones diarias

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Hay mucho que aprender acerca de las operaciones de un negocio, y esta guía cubre
mucha información. Lea la guía a su propio paso y tómese el tiempo necesario para
asimilar la información.

I. Forma de organización legal de la empresa


Cuando uno establece la operación de un negocio, la primera decisión que debe
tomarse se relaciona con la forma de organización legal de la empresa; en otras palabras,
qué clase de empresa va usted a constituir legalmente. Las formas de organización legal
básicas incluyen las siguientes:
Sopese
• Propietario único cuidadosamente
las ventajas y
• Sociedad de personas (colectiva o limitada)
desventajas de cada
• Sociedad anónima (C y S) una de las formas
de organización
• Sociedad de responsabilidad limitada (o LLC, siglas en inglés de Limited
legal de la empresa,
Liability Company) antes de escoger
una.
Usted verá los términos “responsabilidad legal” (“limitada” e “ilimitada”) en esta guía.
Es importante que entienda y acepte su responsabilidad en general o su responsabilidad
financiera legal cuando comience un negocio. La responsabilidad limitada – como en
el caso de los accionistas de una sociedad anónima, los propietarios de las sociedades de
responsabilidad limitada (LLC), o los socios comanditarios en una sociedad limitada
– en general significa que usted es responsable (está obligado) sólo por la cantidad que
haya invertido en la sociedad. Si usted se encontrara con problemas financieros en su
compañía, perderá todo lo que hubiera invertido, sin incluir su patrimonio personal
como su casa, automóvil, etc. Existen excepciones a esta regla general, sobre lo cual
deberá pedir consejo a su abogado. Sin embargo, la responsabilidad ilimitada, como en
el caso de un propietario único o sociedad colectiva, significa que no existe distinción
entre el negocio y las responsabilidades ilimitadas. Si usted se encontrara con problemas
financieros y tiene responsabilidad ilimitada, podrían tomarse sus bienes personales
para pagar las deudas del negocio. La protección de sus bienes personales frente a un

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juicio es la primera razón para considerar cuidadosamente la forma de la organización
legal de la empresa.

Existen muchas leyes y reglamentos que se aplican a los propietarios de pequeños


negocios, por lo que sería aconsejable consultar con un abogado o contador público
colegiado, para entender sus responsabilidades legales. El siguiente cuadro le ofrece
una visión general de los seis tipos de formas de organización de su empresa. Para más
información sobre estos tipos de empresas, visite el sitio web http://www.sba.gov/
starting_business/legal/forms.html

Tipos de formas de organización de la empresa


Propietarios Responsabilidad Documentos de Impuestos Administración
personal formación
Propietario Un Responsabilidad Ninguno, El negocio Propietario
único propietario ilimitada por las pero podría no es
obligaciones de necesitarse gravado con
la empresa un Certificado impuestos. Se
de adopción gravan con
de nombre impuestos las
comercial ganancias y
pérdidas del
propietario
gravado.
Sociedad Número Responsabilidad Ninguno, El negocio Los socios
colectiva ilimitado personal pero puede no es tienen
de socios ilimitada por las necesitarse gravado con Iguales
solidarios obligaciones de un Contrato impuestos. derechos de
la empresa de Sociedad Las ganancias administración,
Colectiva y pérdidas salvo que
General para pasan a los acuerden lo
establecer las socios. contrario.
obligaciones de
los socios
Sociedad Número Responsabilidad Certificado El negocio El socio
limitada ilimitado personal de sociedad no es solidario
de socios ilimitada de los limitada gravado con administra el
solidarios; la impuestos. negocio, sujeto
responsabilidad Contrato de Las ganancias al Contrato de
de los socios sociedad y pérdidas responsabilidad
comanditarios limitada pasan a los limitada.
es en general socios.
sobre la base
del monto de la
inversión

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Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Responsabilidad Documentos de Impuestos Administración
personal formación
Sociedad Número Responsabilidad Escritura de Impuesto a las El directorio
anónima ilimitado de ilimitada constitución ganancias de tiene la
gravada bajo accionistas la sociedad responsabilidad
Subcapítulo Estatutos general de la
C del Código dirección de
de Impuestos la empresa;
Internos teniendo
los altos
empleados la
responsabilidad
del manejo
diario de la
empresa. Muchos pequeños
Sociedad Limitada Responsabilidad Escritura de El negocio no El directorio negocios
anónima – hasta 75 ilimitada constitución es usualmente tiene la
“S” (“S” accionistas gravado con responsabilidad comienzan como
Corporation) Estatutos impuestos. general de la propietarios
Las ganancias dirección de
y pérdidas la empresa; únicos.
Elección de
Sociedad pasan a los teniendo
Anónima S (S accionistas. los altos
Corporation) de empleados la
IRS y Estado responsabilidad
del manejo
diario de la
empresa.
Sociedad de Número Responsabilidad Escritura de El negocio Establecida
responsabilidad ilimitado de ilimitada fundación no es mediante el
limitada (LLC) miembros gravado con acuerdo de
Acuerdo de impuestos. operación.
operación Las ganancias
y pérdidas
pasan a los
propietarios.

Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades
de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos
aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas.

Proprietario único
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Esta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la
más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de
menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse
a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de

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nombre comercial) hecho en la Municipalidad o la Oficina del Secretario del
Condado es todo lo que es requerido. Debido a que el propietario único tiene
responsabilidad ilimitada, todas las ganancias y pérdidas son del propietario.
Siempre que las ganancias no excedan de cierta cantidad, existe una ventaja
tributaria porque el ingreso es gravado a nivel personal. Sin embargo, un mayor
reto puede ser el éxito mismo. Con un crecimiento en expansión y el éxito
financiero, el proceso de operar como propietario único puede resultar siendo
todo un reto.

Cuando uno piensa en propietarios únicos, normalmente es en referencia a


Cuando empiece
pequeñas empresas, tales como las tiendas de alimentos minorista, boticas, un negocio, analice
restaurantes, salones de belleza, es decir, lugares comunes en nuestros cuidadosamente
vecindarios todas las opciones
de las formas de
organización.
Sociedad de personas
Una sociedad de personas es una forma de organización en la que un pequeño
número de individuos tiene la propiedad del negocio. Piense si preferiría entrar
en negocios solo o con uno o más socios. En ambos casos de sociedad de
personas, es decir, la sociedad colectiva y la sociedad limitada o comanditaria,
existe responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio; sin embargo el
socio comanditario es generalmente responsable sólo por el monto invertido
en el negocio. Existen ciertas ventajas y desventajas al establecer una sociedad
de personas, especialmente en los aspectos financieros y la administración del
negocio. Las sociedades de personas siempre deben establecerse a través de
contratos formales por escrito.

Cuando se piensa en las sociedades de personas, es usualmente una situación


en la que alguien ha operado como propietario único y luego decide expandirse
y tener otros socios. Puede ser también una situación en la que dos personas
deciden unir fuerzas en el negocio para combinar sus habilidades y recursos
financieros.

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Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)
Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), autorizadas por legislación
estatal se están haciendo cada vez más comunes. Éstas combinan la protección
de la responsabilidad personal de una sociedad anónima con los beneficios
tributarios y la simplicidad de la sociedad de personas. La LLC es una forma
de organización distintiva que permite obtener un número de identificación
tributaria, abrir una cuenta bancaria y desarrollar las actividades del negocio,
todo bajo su propio nombre. La ventaja principal es que los propietarios no son
personalmente responsables de las deudas y responsabilidades de la LLC. Una
LLC con empleados exige impuestos a la nómina y el seguro de desempleo. Los
Aun cuando cada
requisitos para la formación de una LLC y los pagos de derechos anuales varían negocio es único,
de estado a estado, por lo que debe preocuparse de conocer las regulaciones y existen muchas
procedimientos vigentes del estado donde opera. características
básicas comunes a
todos ellos.
Una LLC comúnmente es una pequeña empresa en que el propietario ha
decidido adoptar la estructura de una LLC en lugar de operar como propietario
único, con el fin de beneficiarse de la condición de la responsabilidad limitada.

Debemos enfatizar que no se puede catalogar un tipo de organización como la “mejor”


para una situación dada. Todas las formas de organización legal tienen sus ventajas y
desventajas. Cuando decida iniciar un negocio, debe pensar cuidadosamente en todas
las opciones y luego decidir qué es lo mejor para usted.

Actividad: Revise
�����������������������������������������������������������
el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:

• ¿Qué nivel de riesgo estoy dispuesto a asumir?

• De las seis opciones, ¿qué forma de organización sería mejor para mi

negocio?

• ¿Cuáles son las ventajas de escoger esta opción?

• ¿Cuáles son las desventajas de escoger esta opción?

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II. Operaciones físicas del negocio
Una vez que haya establecido la forma de organización legal de su empresa, deberá
pensar acerca de las operaciones físicas del negocio. Entre las operaciones del negocio se
incluyen la localización de su negocio y los procesos, recursos y otras herramientas que
necesitará para obtener con los factores de producción (materias primas, mano de obra y
capital) los productos finales (bienes o servicios). Para maximizar sus productos finales a
fin de obtener una mayor rentabilidad, usted debe organizar sus factores de producción.
Aunque algunos negocios tienen necesidades de operaciones físicas únicas, existen áreas
básicas que todos los propietarios de negocios deben considerar. Las decisiones sobre
operaciones que tome pueden mejorar la eficiencia y los resultados económicos (profit
Aun cuando su
line) de su producto. No existe un sólo diseño correcto para las operaciones físicas del negocio sea
negocio; depende del producto (bien o servicio) y del proceso de producción. Como pequeño ahora,
propietario del negocio, es esencial que se asegure que todas las operaciones funcionen es una buena idea
planear para la
bien y se integren eficazmente.
expansión.

• Localización e instalaciones
¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su
negocio?

Hoja de trabajo: Haga los cálculos

Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo
anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones
siguientes?

• ����������������������������
¿Costo anual de alquileres?�

• �������������������������������
¿Costo anual de arrendamiento?�

• ������������������������
¿Costo anual de compra?�

Tomando en cuenta mi situación financiera actual,


¿cuál de las opciones anteriores sería la mejor
decisión financiera del negocio para mí?

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¿Debería tomar en arrendamiento o adquirir las instalaciones físicas? ¿Debería
construir o adquirir las instalaciones existentes? ¿Dónde debería localizar mi
negocio para llegar al mayor número de clientes y brindar acceso eficaz a los
empleados y vendedores? Factores tales como la visibilidad, flujo de tráfico,
estacionamiento y compatibilidad con el inquilino son también importantes.
Usted necesitará considerar muchos factores tales como los pies cuadrados,
distribución, servicios públicos, almacén, etc. La ubicación puede ser crítica aun
cuando usted esté planeando un negocio a operar desde su casa.

Cuando tome la decisión de tomar en arrendamiento, adquirir las instalaciones


Muchos negocios
existentes o construir nuevas instalaciones, considere sus metas y el resultado confían en
final deseado. ¿Sería mejor tomar en arrendamiento (o en alquiler) las otros negocios
instalaciones existentes, de manera que usted no dependa de una localidad en cuanto a la
experiencia y
determinada y, por lo tanto, se pueda mudar conforme expanda su negocio? O,
asistencia.
¿le convendría encontrar instalaciones lo suficientemente grandes como para
albergar a su empresa actual, con espacio para expandir su negocio en el futuro?
También tome en cuenta cuando dan en arrendamiento un lugar, muchos
propietarios “remodelan según sus necesidades”, ahorrándole potencialmente
dinero a usted.

• Equipo de producción y operaciones y mantenimiento


¿Debo tomar en arrendamiento o adquirir el equipo de oficina? Si lo tomo en
arrendamiento, ¿debo hacerlo con todo el equipo o sólo parte del mismo? Junto
con el equipo, ¿cómo debo hacer con el mantenimiento? ¿Qué es más rentable,
comprar o tomar en arrendamiento? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas
respectivas? Para obtener una respuesta a sus preguntas, visite www.citibank.
com/us/citibusiness/leasing.htm y www.citibank.com/us/citibusiness/
credit.htm

• Empleados
Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo
contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los

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necesite? ¿Necesito contar con una fuerza de ventas? ¿Cuáles son las ventajas y
desventajas de las diferentes opciones?

• ����������������������
Asistencia profesional
Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar
a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del
negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio,
muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras
y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de
la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo
qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y
hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo
e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir
a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que
incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como
Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su
negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar
los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio.

Cuando considere obtener asistencia profesional, identifique las funciones de


operaciones claves que necesitará en su negocio. ¿Necesitará ayuda con la contabilidad
y teneduría de libros? ¿Ha encontrado a un abogado con el que desee trabajar? La
decisión puede ser contratar a una empresa en lugar de un individuo. De cualquier
manera, decida sobre estos contratos con el mismo cuidado como lo haría al contratar
a los empleados. Entreviste a los candidatos, haga preguntas, discuta los honorarios y
los servicios, y considere darles una pequeña tarea para que usted pueda obtener una
idea de sus servicios antes de formalizar una relación de largo plazo, Cuando encuentre
la correcta combinación de servicios, no deje que el precio sea el único factor en su
decisión. Los precios más altos no siempre son una garantía de un mejor servicio, y
los precios más bajos no siempre representan un servicio inferior. La experiencia y
competencia es normalmente una combinación ganadora.

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Tómese el tiempo que sea necesario para reflexionar el porqué usted necesita de estos
profesionales y no dude en obtener su asistencia y aprovechar su competencia.

Actividad
Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas,
haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto
final.

Operaciones físicas ¿Se aplica esta Si la respuesta es


operación física a mi “Sí”, ¿cuáles son mis
negocio? (Sí o no) necesidades?

Localización e
instalaciones

Equipo de operaciones
y mantenimiento

Equipo de producción
y materiales

Empleados

Asistencia profesional

Preguntas adicionales a considerar sobre las operaciones físicas:


• ¿Cuáles son las pautas de la industria en estas áreas?
• ¿Están los estándares de la industria en línea con el objetivo de mi negocio?

III. Regulaciones y directivas de negocios


Existen requisitos bajo las leyes y regulaciones que afectan todos los aspectos de la
operación de su negocio. Aunque puede ser frustrante el tener que ver con tantas
regulaciones, la mayoría de ellas existen para la protección de la operación de su

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negocio. Muchos de los requisitos regulatorios existen en múltiples niveles -- local,
estatal y federal. No dude en consultar con los profesionales correspondientes que
escucharán su plan de negocios y, de acuerdo con su competencia, le ofrecerán la guía
que usted necesita. Recuerde: es su responsabilidad legal conocer las directivas y los cambios
en los impuestos y regulaciones.

Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía,
destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad
intelectual, documentos legales y seguro del negocio.

Los trámites
Formación del negocio para la obtención
Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo de permisos y
mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos licencias son un
paso importante
los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes
para que su
puntos: negocio sea legal.

• Gobierno federal
Número de identificación del empleador – Formulario SS-4
No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre
existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos,
debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como
Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de
Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las
declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que
envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario
SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador.
Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de
presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del
Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

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Verificación de empleo – Formulario I-9
Si tiene empleados, tendrá que completar el Formulario 1-9 – Formulario
de verificación de empleo – expedido por el Servicio de Aduanas e
Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service). Como
empleador, usted es responsable de verificar que cada empleado sea elegible
para trabajar en los Estados Unidos. El formulario lo puede obtener en
el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and
Immigration Service), el IRS local o por el Internet, en www.irs.gov/
businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

Los negocios
• Gobierno del estado están sujetos a
Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos diferentes tipos de
que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar impuestos.
su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del
ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba.

Registro del negocio


Para inscribirse en el registro para poder desarrollar sus actividades en un
estado, debe contactar al Secretario de Estado (del estado) para obtener
un Formulario de registro del negocio. Normalmente se exige un pago de
derechos mínimo para el registro y éste es renovado cada año.

Licencia del impuesto a las ventas


Si vende productos a nivel minorista y el estado le aplica el impuesto a las
ventas a estos productos, usted es responsable de obtener la licencia del
impuesto a las ventas. Puede recabar la solicitud y obtener instrucciones
más detalladas, contactando con del Departamento de Ingresos (Department
of Revenue) del estado.

Escritura de fundación (de la forma de organización LLC)


Si usted ha adoptado la forma de organización LLC (Sociedad de
Responsabilidad Limitada), deberá completar y presentar la Escritura de

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fundación ante el Secretario de Estado (del estado). Normalmente existe un
pago de derechos por el trámite de presentación.

• Gobierno local (Ciudad y condado)

Registro del negocio


Los propietarios únicos y las sociedades colectivas que operen bajo un
nombre asumido, deberán solicitar el Certificado de adopción de nombre
comercial. Éste trámite normalmente se hace una sola vez. La Oficina
del Secretario de la Ciudad y el Condado puede orientarlo sobre las
El impuesto a las
regulaciones correspondientes. ventas pagado
por los negocios
Permisos y licencias varía según dónde
se encuentren
¿Necesitará su empresa someterse a los trámites de zonificación, permisos
ubicados.
de salud o aprobaciones sobre el medio ambiente para operar? Los
requisitos regulatorios dependen de la forma de organización del negocio, la
localización y el producto o servicio que usted está ofreciendo. Una abogado
o contador público colegiado lo podrá orientar con los requisitos de las
licencias de negocios, así como con los códigos y permisos de construcción,
leyes de zonificación, requisitos del departamento de salud y leyes sobre
el medio ambiente. Usted deberá cumplir debidamente con todos los
requisitos antes de iniciar su negocio. Contacte a la Oficina del Secretario
de la Ciudad y el Condado del lugar donde desarrollará su negocio para
determinar cuáles son los requisitos del permiso o licencia respectivo.

Impuestos
La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted
ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos
impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia,
el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos
de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través

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del sito web del IRS los formularios de impuestos correspondientes, en www.irs.gov/
businesses/small/article/0,,id=99194,00.html.

• Impuesto a la renta
Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a
la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del
estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos,
como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y
reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.

Es importante
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina) proteger sus
Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance ideas originales
Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del con patentes y
copyrights.
trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por
ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá
que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo
haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así
como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El
Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido
por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y
completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar
la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los
sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma
trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue)
del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las
contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.

• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia


Si usted trabaja por cuenta propia, será responsable de pagar en su totalidad el
FICA o Impuesto de la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal.
Insurance Contribution Act o FICA) y otros impuestos a la nómina por razón del
empleo, como se ha notado en el párrafo anterior.

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• Reporte y pagos del impuesto a las ventas
Si su negocio vende productos al por menor y su estado le aplica el impuesto
a las ventas a los productos, usted es responsable de cobrar y pagar los
impuestos. El impuesto es calculado sobre el precio de venta del producto. El
impuesto a las ventas que usted cobre deberá ser remitido al estado, en forma
mensual o trimestral, dependiendo del volumen de sus ventas. Consulte con el
Departamento de Impuestos (Department of Revenue), para averiguar sobre los
requisitos correspondientes y el proceso de pago.

• Impuestos sobre artículos de uso y consumo


La propiedad
Si usted fabrica o vende ciertos productos, opera ciertos tipos de negocios o usa intelectual puede
ciertos tipos de equipo, instalaciones o productos podría estar obligado a pagar ser tan valiosa
los impuestos sobre artículos de uso y consumo. Para obtener una lista vigente como la propiedad
física. Proceda a
de estas categorías, consulte con la dependencia local del IRS.
su protección.

Para preguntas sobre impuestos, tiene los recursos siguientes:

• Programa de Educación Tributaria para Pequeños Negocios – Seminarios

ofrecidos por la asociación de organizaciones locales y el IRS. Consulte con la

dependencia local del IRS.

• Preguntas al IRS, Formularios y publicaciones de impuestos – Existe una

gran variedad de información útil en la dependencia local del IRS o a través

del Internet, en www.irs.gov

• Small Business Administration – La Small Business Administration o

SBA, siglas en inglés de Administración de la Pequeña Empresa, ofrece una

variedad de servicios a los propietarios de pequeñas empresas, incluyendo

entrenamiento, programas educacionales, orientación, etc. Contacte a su

oficina local de la SBA, o a través del Internet, en www.sba.org

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Propiedad intelectual
Sin importar el tipo de negocio, todos los negocios tienen lo que se conoce como la
“propiedad intelectual”. Muchos propietarios de negocios descuidan esta área de la
administración hasta que es demasiado tarde. El término propiedad intelectual cubre
una amplia gama de derechos relacionados con las invenciones, secretos industriales
o comerciales u obras de creación, comprendiendo las patentes, marcas comerciales,
derechos de autor, etc. Desde los inicios de su negocio, usted debe adoptar las medidas
necesarias para proteger todas las formas de propiedad intelectual de su negocio. Estas
medidas pueden incluso ser de un alcance legal o formal, tal como la obtención de los
derechos de autor, marcas comerciales, etc. o ser tan simples como limitar el acceso a
materiales e información o marcándolos con la palabra “Confidencial”. Aunque no es
necesario, siempre es recomendable recurrir a un abogado para que le ayude a preservar
sus derechos de propiedad intelectual.

El objeto de proteger su propiedad intelectual tiene un impacto doble, También


necesita tener cuidado de no infringir la propiedad intelectual de otros. Asegúrese de
prevenir que los empleados no decidan dejar su empresa llevándose sus ideas con ellos.

• Patentes
La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso
es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que
otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener
derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo.
Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de
examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente
de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark
Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda
inicial para determinar si una patente realmente existe.

• Marcas comerciales
Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca.
Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo

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(o una combinación de los mismos). Puede establecer una marca comercial
usando simplemente el símbolo, pero es mejor obtener el registro federal (®)
de la marca comercial en caso que necesitara alguna vez iniciar una acción
legal. Para registrar, complete los formularios necesarios ante la Oficina de
Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office). Existe
un pago de derechos para tal trámite. De concederse, la marca comercial goza
de una protección inicial de 10 años. Visite www.uspto.gov/ para obtener
más información y hacer una búsqueda rápida y ver si el nombre, símbolo,
dispositivo, etc., propuesto infringe marcas comerciales existentes.

El seguro es otro
• Derechos de autor aspecto crítico de
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in importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo la protección de
las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de la inversión de su
negocio.
autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software,
anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que
efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del
ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un
“Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar
un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una
cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas
dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para
usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.

• Acuerdos de confidencialidad
Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando
uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de
autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de
las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también.
Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de
negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las
partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio,
usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un

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acuerdo, una relación confidencial o un aspecto que comprenda la información
confidencial de su negocio.

Documentos legales
Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan
la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos,
contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc.
El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades
desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará,
familiarícese con las normas de la industria de su negocio.
Trate de conocer
los tipos de
Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la responsabilidad
operación de su negocio. que cubre su
póliza de seguro.

• Contratos
Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones
que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos
patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que
cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde
contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por
correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado
bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor
defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes.
Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá
incluir todos o algunos de los componentes siguientes:

√ Lista de verificación: Componentes críticos del contrato

• Identificación de las partes. Complete el nombre y dirección de


todas las partes.

• Antecedentes del contrato. Toda la información crítica acerca del


proyecto y suposiciones o supuestos claves.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 19


• Obligaciones. ¿Cuáles
����������������������������������������������������
son las obligaciones a cumplir por cada una
de las partes y para qué fecha, etc.?

• Términos del contrato. La duración y renovación y el


procedimiento de la extensión, de ser necesario.

• Precio. No sólo la cantidad de dinero objeto de intercambio, sino


cómo se determinó el precio.

• Proceso de pago. Cuándo vence el pago y cómo se hará el pago (a


plazos, en un solo monto global), etc.

• Garantías. Bajo qué condiciones se hará la entrega del producto,


etc. Una buena
contabilidad es
• Responsabilidad. Condiciones en relación con el producto final. algo básico para
las operaciones de
• Cuándo terminará el contrato. ¿Cuándo terminará el contrato y su negocio.
qué sucede si una de las partes tiene que darlo por terminado antes
del tiempo previsto, etc.?

• Confidencialidad. ¿Qué parte puede anunciar el proyecto, etc.?

• Arriendamiento
Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten
al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del
contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en
todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo,
porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El
mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y
responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de
que surjan dudas.

• Contratos de ventas
El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de
los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar,
desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 20


ticket), hasta el que se incorpora en un documento preparado para la venta
particular de que se trate. Para establecer su negocio, sus contratos de venta
deben representar su negocio, tener una presentación estándar, y representar
algo que no sea negociable.

Seguro
El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos
asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo,
considere las siguientes opciones de seguro.

• Seguro de propiedad del negocio


Para reducir los riesgos involucrados con la propiedad que posee, investigue las
pólizas de seguro que existen y que cubran las pérdidas por robo, incendio,
inclemencias del tiempo y otras pérdidas.

• Seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros


El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros lo protege a su
negocio y a usted, en cuanto a su vida personal, frente a la ruina financiera
potencial de su negocio. El seguro de responsabilidad del negocio frente a
terceros protege a su negocio en el caso de un juicio por daños corporales o
daños a la propiedad, no sólo cubriendo los daños y del juicio sino también
los costos legales. Puede ser adquirido en la forma e responsabilidad civil,
responsabilidad profesional y responsabilidad del productor o fabricante.

• Seguro de accidentes de trabajo


Bajo las leyes de la mayoría de los estados, los empleadores que tienen más de
una cierta cantidad de empleados, son responsables de los accidentes relacionados
con el trabajo. Este tipo de seguro le permite a los empleadores a contribuir a un
fondo de seguro del estado, de los cuales se pagan los beneficios a los trabajadores
que sufran daños corporales mientras se encuentran en el trabajo.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 21


• Seguro en exceso del monto asegurado
El determinar cuánto de cobertura es lo correcto para su negocio es una
decisión personal. Si usted cree que necesita protección adicional por encima
y más allá de los limites de responsabilidad actuales, puede adquirir el
Seguro en exceso del monto asegurado, también conocido a veces como la
póliza “paraguas”. Esta póliza paraguas le brinda protección adicional a su
responsabilidad en caso que se dicte una sentencia en contra de usted que
exceda los limites de responsabilidad de su póliza inicial.

• Seguro de responsabilidad por prácticas de empleo


Lleve cuentas
Esta es relativamente una nueva forma de seguro de responsabilidad que cubre actualizadas de lo
al negocio así como a la administración. Ofrece protección a un empleador que se le debe a
frente a las reclamaciones de los empleados, ex empleados o empleados su negocio y por
quién.
potenciales, cubriendo la discriminación (en razón de la edad, sexo, raza,
incapacidad, etc.), terminación ilegal del empleo, acoso sexual, así como otras
alegaciones relacionadas con el empleo.

IV. Operaciones financieras del negocio


Se debe llevar la contabilidad de todos los negocios. Aunque existen muchos sistemas
de software de contabilidad en el mercado, lo importante es tener un sistema de
contabilidad que sea el apropiado para su tipo de negocio. Aunque puede confiarle a
otros el llevar los libros contables, es necesario que entienda el sistema contable para
proteger sus intereses. Debe llevar cuenta separada del negocio y de su cuenta personal
(véase la Guía 9 para más información sobre este tópico). Es aconsejable establecer una
relación con una institución financiera antes de que surja la necesidad de asistencia
financiera.

Sistema contable
Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de
control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y
procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 22


de causa sobre sus necesidades financieras con los empleados, banqueros, contadores,
etc. (Usted puede reconocer las siguientes declaraciones de la Guía 4). Las tres formas
financieras más importantes que usted debe mantener son las siguientes:

• Cuenta de resultados (también conocida como Estado de ganancias y


pérdidas)
���������������������������������������������������������������������������
La cuenta de resultados muestra sus ingresos en el transcurso del tiempo y
calcula sus ingresos netos; le dice si el negocio es rentable o no. Para determinar
su ingreso neto, agregue todos los ingresos del negocio, y luego sustraiga
el costo y gastos de operación del negocio. Las cuentas de resultadas son
usualmente preparadas en forma mensual, trimestral o anual y son la forma
más efectiva cuando incluyen una comparación con la actividad financiera
del mismo periodo de tiempo en un año previo (es decir, el primer trimestre
comercial de 2005 comparado con el primer trimestre comercial de 2004). Las
cuentas de resultados son valiosas para hacer proyecciones del negocio, calcular
impuestos, evaluar el progreso del negocio y atraer a potenciales inversionistas.
Agregue categorías y adapte esta hoja de trabajo según sea necesario, sobre la
base de las necesidades de su negocio.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 23


Cuenta de resultados
Negocio: ___________________________ Año finalizado: ________________
Ingresos/ ventas brutas
Menos
������������������
devoluciones
Menos
����������������
descuentos
Menos
������������������������
deudas incobrables
Intereses, alquiler, regalías
Reintegros, reembolsos
Total Ingresos

GASTOS
Costo de productos vendidos El flujo de caja
Nómina será importante
Impuestos, excepto el impuesto a la renta
para las
operaciones diarias
Gastos de ventas
de su negocio.
Alquiler de oficina, otros gastos
Costos de equipos, otros
Teléfono
Marketing, anuncios, promoción
Intereses de préstamos
Cobros bancarios
Viajes y entretenimiento
Aportes
Servicios públicos
Beneficios, salud
Beneficios, incapacidad
Seguro, negocio
Honorarios profesionales
Millaje
Envío y porte de correo
Almacenamiento, otros
Varios
Total gastos
Ingreso neto
Menos impuesto a la renta
INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 24


• Balance general
���������������������������������������������������������������������������
El balance general le da una imagen instantánea de la condición financiera
de la empresa, en cualquier fecha dada. Le dice cuál es el valor del negocio.
Es preparado por lo menos anualmente y contiene dos lados iguales – el
patrimonio neto y el pasivo. Dicho en términos simples, el balance general
muestra lo que el negocio tiene (activo), frente a lo que el negocio debe
(pasivo), y la diferencia entre los dos. La diferencia entre Activo y Pasivo
representa el Patrimonio neto. De ser posible, es conveniente incluir cifras
comparativas de un periodo de tiempo que sirvan de punto de referencia.
Dentro del balance general existen dos partidas importantes: las cuentas por
cobrar y las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar representan el dinero
que los clientes le deben a la empresa. Es conveniente observar de cerca
cuidadosamente estas cuentas. Las cuentas por pagar representan el dinero que
la empresa debe por diferentes productos y servicios. El observar de cerca las
cuentas por pagar le permite tener un sólido historial de crédito.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 25


Balance general (al: _________________)
Compañía: ___________________________ Fecha: ______________

Último mes Este mes


Activo
Efectivo
Inversiones
Cuentas por cobrar
Inventario
Gastos pagados por adelantado
Otros activos corrientes
La teneduría
Terreno de libros es un
Construcciones componente
Inversiones a largo plazo necesario para
Intangibles operar un negocio.
Otros activos
TOTAL ACTIVO
Pasivo y patrimonio neto
Pagarés de corto plazo
Deuda de largo plazo
Cuentas por pagar
Gastos acumulados
Impuestos por pagar
Préstamos a accionistas
Otros pasivos corrientes
Bonos por pagar
Acciones comunes
Capital pagado
Dividendos sin distribuir
Otros:
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
NETO
Patrimonio neto (Total Activo
– Total pasivo = Patrimonio
neto)

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 26


• Estado de flujo de efectivo
���������������������������������������������������������������������������������
La mayoría de los negocios tienen la necesidad crítica de saber, diariamente, de
cuánto efectivo disponen y van a necesitar en un futuro inmediato. . El estado
de flujo de efectivo muestra el efectivo disponible. Su negocio puede producir
ingresos o rentas, pero si no cuenta con el efectivo suficiente para pagar sus
facturas, tendrá que prestar más atención al estado de flujo de efectivo para
asegurarse de lograr que sus ingresos superen a sus gastos.

Lleve una buena


contabilidad de
sus activos.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 27


Estado de flujo de efectivo mensual de seis meses
Negocio: ________________________ Período de tiempo:________________

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 NOTAS


Fuentes de flujo de
efectivo
Ingreso neto después
de impuestos
Depreciación
Reducción de
inventario
Incremento de
cuentas por pagar
Incremento de la
deuda de largo plazo
Otras obligaciones
Costos de capital y
operación
Retiros o dividendos
de propietarios
Incrementos de
inventarios
Incrementos de
cuentas por cobrar
Disminución,
cuentas por pagar
Gastos de capital
Deuda de largo plazo
Incrementos de
activos
Reducción de
obligaciones
TOTAL DESEMBOLSOS
DE EFECTIVO

FLUJO DE
EFECTIVO MENSUAL

FLUJO DE EFECTIVO
ACUMULATIVO
+ or –

Para encontrar estos y otros formularios, visite http://www.sba.gov/library/forms.html.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 28


Contabilidad y libros contables
Para producir los estados financieros necesarios, usted necesita que la información sea
correcta, corriente, confiable y documentada. El llevar el libro diario y el libro mayor
garantizarán que usted cuente con la información necesaria y correcta. Un libro diario
es una referencia documentada de cada transacción del negocio respaldada con los
recibos, etc. Usted puede llevar diarios separados por categorías específicas. Un libro
mayor es la documentación de los totales de los diferentes diarios. Los libros diario
y mayor pueden llevarse en forma impresa o electrónica. Sin embargo, si emplea el
sistema electrónico, se recomienda especialmente que mantenga un sistema en forma
impresa como respaldo.

Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su
ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio
generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques
cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de
su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos.

• Recibo de entrada bruta


En este documento consta el ingreso que su negocio recibe, incluyendo
la fuente y la cantidad. La entrada bruta puede consistir en facturas,
comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, etc.

• Recibo de compras
En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso
de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir
cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta
con tarjeta de crédito, facturas, etc.

• Recibo de gastos
En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su
negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 29


de crédito, cheques cancelados, facturas e incluso comprobantes de caja
chica de pequeñas compras, etc.

• Recibo de gastos especiales


Debido a que las directivas cambian en forma regular, siempre consulte con
el IRS, en www.irs.gov, para conocer las directivas actuales con relación a
los gastos de viaje, transporte, entretenimiento, donaciones, etc.

• Recibo de impuestos (al empleo por razón de la nómina, a


las ventas, etc.)
Sea que se trate de documentos de empleo, recibos de pago de impuestos,
etc., deben conservar copias para fines de documentación.

• Activo
Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso
que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras
y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las
partidas del activo:

• ������������������
Cuándo lo adquirió • ������������������
Las pérdidas, etc.

• ����������������
Precio de compra • ���������������������
Cómo se uso el activo

• �����������������������������
Costos de mejoras, de ser el • ��������������������������
Cuándo y cómo dispuso del
caso mismo

• ����������������
Deducciones por • ��������������������������
Precio de venta junto con
depreciación gasto de la venta

V. Gestión de operaciones diarias


Ahora que usted ha establecido la forma de organización legal de la empresa, asegurado
las operaciones físicas y cumplido con las regulaciones y directivas, es tiempo de prestar
atención al proceso de la gestión diaria.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 30


¿Qué sucede a diario en su negocio? ¿Se han establecido y adoptado procedimientos
de operación? De ser así, ¿son ellos claros para todos en su empresa? ¿Existen patrones
de referencia establecidos para evaluar regularmente las operaciones y ajustar los
procedimientos cuando sea necesario? ¿Es evidente la interrelación entre las operaciones?

Tómese el tiempo necesario para examinar cuidadosamente las operaciones diarias de


su negocio. El cuadro que sigue ilustra operaciones básicas de cualquier negocio, sea
un negocio que trate sobre un producto o servicio – todos los negocios lidian con la
producción, terminación satisfactoria del producto, facturación, etc. Cada una de estas
operaciones es integrada y tiene un impacto en las demás. Por ejemplo, si los productos
no son producidos y entregados, entonces no tiene lugar la facturación. Como gerente,
su responsabilidad general es ver que todas las operaciones se desarrollen sin tropiezos.
Las diferentes listas de verificación que siguen a continuación del cuadro le dan las
pautas para mantener el desarrollo de las operaciones sin tropiezos. Tómese la libertad
de tomar los pasos que sean específicos a su negocio. ¿Qué pasos son necesarios para
mantener la fluidez de las operaciones en su negocio?

OPERACIONES DEL NEGOCIO EN


UNA GESTIÓN DIARIA TÍPICA

Primero: Proceso de producción


c c

c c

Segundo: Estándares de producción

Tercero: Terminación satisfactoria del


producto
c c
c c

Cuarto: Gestión de inventario

Quinto: Facturación y proceso de


cobranza

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 31


PRIMERO, ������������������������������������
examinemos el proceso de producción.

Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender
perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la
siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y
ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Proceso de producción
(Sí o no)

• ��������������������������������������������������������
¿Son accesibles y están disponibles las materias primas
que sean necesarias?

• ��������������������������������������������������
¿Es accesible y está disponible el equipo que sea
necesario?

• ����������������������������������������������������������
¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su
trabajo?

• ���������������������������������������������������������
¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales
de producción?

• �������������������������������������������������
¿Pueden moverse los materiales y suministros con
facilidad y seguridad?

• ������������������������������������
¿Gozarán de seguridad los empleados?

• ������������������������������������������������������
¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes
del producto final?

• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la
producción?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 32


SEGUNDO, �������������������������������������
examine los estándares de producción.

Al examinar el proceso de producción existente, considere el tipo de producción para


su producto. ¿Es el proceso de producción clasificado como el trabajo de una persona
o como un flujo continuo? Con esto queremos decir, es una persona responsable
de producir el producto total (como en el caso de la producción por una persona)
o es el producto final movido de un proceso al siguiente hasta que se obtiene como
resultado el producto final (flujo continuo)? Piense en su última visita al dentista. El
dentista probablemente no se encargará de todos los aspectos de su vista. Había una
recepcionista, un asistente del dentista, el dentista mismo y la persona encargada de
la facturación. Lo mismo se aplica al negocio de reparación de automóviles; diferentes
personas se encargan de los diferentes aspectos del trabajo de reparación, pero todos
trabajan juntos para obtener la reparación del automóvil.

Dentro de cada proceso de producción, para ser eficiente, usted probablemente


necesitará considerar factores tales como el flujo, flexibilidad, cantidad de productos a
ser producidos, inversión de capital (dinero y equipo), la mano de obra calificada y el
volumen de producción. ¿Existen estándares de producción en la industria que puedan
ser adoptados para una mayor eficiencia? La mayoría de las organizaciones han sugerido
pautas, incluso “consejos sobre las ventajas”, que usted podría implementar en su
pequeño negocio para una mayor eficiencia.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Estándares de producción
(Sí o no)

• ��������������������������������������������������������
¿Aplico los estándares de la industria para producir mi
producto?

• ��������������������������������������������������
¿Me dan una ventaja competitiva los estándares de
producción que aplico?

• �������������������������������������������������������
¿Se produce el volumen necesario con los estándares de
producción que aplico?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 33


¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Estándares de producción
(Sí o no)

• �����������������������������������������������������
¿Sirven de soporte mis estándares de producción para
un flujo positivo de las materias primas, mano de obra,
equipo y transportación del producto final?

• ������������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los
estándares de producción?

TERCERO, examine el proceso de terminación satisfactoria del producto.

Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad
para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Terminación satisfactoria del producto
(Sí o no)

• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega
de los productos?

• ����������������������������������������
¿Quién es responsable del procesamiento?

• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas
para la terminación satisfactoria del producto y para
finanzas?

• ���������������������������������������������������������
¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a
fin para cumplir satisfactoriamente con una orden?

• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la
terminación satisfactoria del producto?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 34


CUARTO, examine la gestión de inventario.

El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo?
La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo
que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación.
Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso,
se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales,
herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un
negocio exitoso.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Gestión de inventario
(Sí o no)

• ������������������������������������������������������
¿Cuento con un procedimiento de control de inventario
para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste?

• ����������������������������������������������������������
¿Existe una persona específica responsable del control de
inventario?

• ������������������������������������������������
¿Se toma un inventario físico en forma regular?

• ������������������������������������������������������
¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario?

• ����������������������������������������������������
¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así,
¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado?

• �����������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso establecido para verificar la
calidad de la gestión de inventario?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 35


QUINTO, ���������������������������������������������
examine el proceso de facturación y cobranza.

La facturación es el proceso de presentación de facturas a los clientes por los productos


producidos y entregados – y de recordarles a los clientes los pagos atrasados. Aunque
la cobranza de los pagos atrasados puede resultar desagradable y difícil en ocasiones, es
parte del proceso. ¿En qué consiste su proceso de facturación y cobranza? ¿Puede ser
más eficiente?

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio: ��
establecido? Proceso de facturación y cobranza
(Sí o no)

• �������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza?
• ����������������������������������������������������
De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva?
• ���������������������������������������������������
Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo
solucionar esos problemas?
• �����������������������������������������������������������
¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para
mi negocio?
• ������������������������������������������������������
¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de
facturación?
• ����������������������������������������������������������
¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y
externos?
• �����������������������������������������������������
¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el
proceso externo de cobranza?
• ¿En
��������������������������������������������������������
qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca
recibidos?

n Resumen

Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas
funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son
importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con
un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones,
estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en
formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 36


separación de responsabilidades. Pero, si eso no es posible, deben establecerse criterios
de referencia para evaluar todas las actividades del negocio en forma regular.

El establecer y operar un negocio es el sueño de un empresario. Aparecerán retos


en el camino porque no importa lo preparado que esté usted, tendrá que estar listo
para aceptar las realidades del flujo de caja, de una caída en las ventas (o incluso
ventas insuficientes), nueva competencia, recesiones económicas y problemas de los
empleados. Sin embargo, al mantener una vigilancia de cerca con vistas a lograr la
integración de las diferentes funciones, sus metas de largo plazo podrán ser alcanzadas
más fácilmente.

VI. Entonces, ¿Qué sigue?


Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 7, usted explorará
las Operaciones Básicas del Empresario y la información y herramientas que necesita
para una gestión diaria efectiva en el ámbito de los empleados que contribuyen en la
producción de los productos y servicios que su negocio provee. No deje de examinar y
aplicar las otras guías de esta serie mientas continúa su exploración como empresario.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 37


VII. Glosario Control de inventario
Sistema contable para prevenir las carencias
Activo y reducir los costos de mantenimiento del
Todo lo que usted posee que puede ser inventario.
convertido en efectivo para pagar las deudas;
normalmente las partidas figuran en orden de Controles internos
liquidez. Método contable diseñado para promover la
eficiencia, salvaguardar el activo y detectar y
Adopción de nombre comercial prevenir el fraude o error.
Un nombre que una persona asume para usarlo
en los negocios en lugar de su nombre personal. Cuentas por cobrar
Se tramita la obtención de un certificado de Los clientes que compran productos o servicios
adopción de nombre comercial en el palacio de a crédito a su negocio figuran en una cuenta
justicia de la ciudad o condado. por cobrar hasta que efectivamente se reciba el
pago por los mismos.
Agente de ventas
Representante independiente que contrata con Cuentas por pagar
un negocio para vender un producto por una Dinero debido a los proveedores de productos
comisión. o servicios. Las facturas normalmente vencen a
los treinta días de la recepción del producto.
Arrendamiento
Acuerdo contractual entre el propietario de Flujo de proceso
una propiedad o equipo y el individuo que la Producción que divide los procedimientos de
toma en arrendamiento. Usado en referencia a productos en segmentos organizacionales. Un
la obtención de vehículos y equipo, espacio de ejemplo podría ser los automóviles, donde la
oficina y personal. producción podría estar dividida de acuerdo
con el bloque de cilindros, montaje del motor, y
Balance general prueba del motor.
Un estado financiero que describe la posición
financiera del negocio en un momento dado. Forma de organización legal
Forma de constituir una empresa y desarrollar
las actividades del negocio.
Centros de Desarrollo de los Pequeños
Negocios Empresa
Fuerza de ventas
Programa nacional financiado por la SBA y
Empleados que trabajan a tiempo completo
que cuenta con el apoyo financiero de cada
para un negocio y reciben todos los beneficios
estado. Brinda asistencia técnica gratuita en
ofrecidos por la empresa, tales como jubilación,
forma confidencial a los nuevos propietarios de
vacaciones y beneficios médicos, etc.
negocios nuevos y existentes.
Gastos
Contabilidad
Costos de operación incurridos por un negocio.
Un método sistemático para llevar
contablemente las transacciones financieras.
Gestión de operaciones
La gestión de las actividades diarias de un
negocio.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 38


Operaciones continuas Suministro externo
Actividad de producción que produce un El disponer que un servicio o producto sea
producto estandarizado. Las materias primas suministrado o producido por otro.
son continuamente introducidas en el proceso
de producción. La refinación de petróleo es una Teneduría de libros
producción continua que produce el producto Asiento de las transacciones del negocio y
de petróleo estandarizado con el empleo de reconciliación de las actividades de la empresa.
materias primas.

Operaciones de producción por pedido


Negocio que produce los productos bajo una
orden de pedido en lugar de anticiparse a la
demanda.

Propiedad intelectual
Todo concepto, idea, creación literaria,
programa de computadora o trabajo creativo
que es definible, medible y objeto de la
propiedad de alguien por su naturaleza.

Responsabilidad ilimitada
No existe distinción entre la responsabilidad
del negocio y la responsabilidad personal. Los
bienes personales de una persona pueden ser
tomados y aplicados a la cancelación de las
deudas del negocio.

Responsabilidad limitada
La limitación de la pérdida potencial de
una persona a la cantidad invertida sin
responsabilidad personal. Los bienes personales
de una persona no pueden tomarse para
cancelar las deudas de un negocio.

SCORE (siglas en inglés del Servicio del


Cuerpo de Ejecutivos Retirados)
Agencia federal, financiada por la SBA,
conformada por un grupo de empresarios
retirados voluntarios, que brinda entrenamiento
y apoyo a los pequeños negocios.

Small Business Administration (SBA)


Agencia federal establecida para brindar
servicios de información y educación, garantías
de préstamos y asesoría para promover el
desarrollo de la pequeña empresa.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 39


VIII. Recursos Adicionales La revista Entrepreneur
Recursos en línea, más el diario de Internet de
Cada día existen nuevas oportunidades de pequeños negocios
negocios y eventos que afectan el clima de los www.entrepreneur.com
negocios o las estrategias de los negocios. Los
siguientes recursos impresos y en línea pueden Banco de Exportación e Importación de los
ayudarle a mantenerse bien informado. Estados Unidos (Ex–Im Bank)
Brinda información y entrenamiento para
Websites promover el comercio internacional en las
American Marketing Association pequeñas empresas
con informes sobre la industria, un diccionario http://www.exim.gov/products/special/smallbus.
detallado con términos de marketing y recursos html
educacionales
www.marketingpower.com La revista Fast Company y su Small Business
Intelligence Center
Association for Enterprise Opportunity (AEO) Ofrecen una variedad de artículos, recursos,
La asociación nacional de organizaciones que herramientas
tienen el compromiso del desarrollo de la www.fastcompany.com
“microempresa”
www.microenterpriseworks.org La revista FORBES
www.forbes.com
La revista Business Week
www.businessweek.com FORTUNE Small Business
www.fortune.com/fsb
Citibank
Asesores de pequeñas empresas INC Magazine
experimentados y recursos financieros http://inc.com
especiales para el manejo de efectivo,
procesamiento de tarjetas de crédito, Fundación Kauffman
inversiones, y más; localice las oficinas Alienta la actividad empresarial en los
e infórmese acerca de las estrategias y Estados Unidos y mejora la educación de los
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Asociación Nacional de Personas que
eBay Trabajan como Independientes (NASE)
Información acerca de cómo establecer un Brinda apoyo a los micronegocios y personas
negocio en línea que trabajan como independientes
www.ebay.com http://www.nase.org

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 40


NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Sociedad de Profesionales Hispanos
Mujeres Propietarias de Negocios) (National Brinda oportunidades únicas para el desarrollo
Association of Women Business Owners) profesional, servicios educacionales y logro
contactos, así como programas de educación y personal de la comunidad hispana.
de apoyo, y más http://www.nhshp.org
www.nawbo.org
Departamento de Trabajo de los EE.UU.
Asociación Nacional de Negocios El Departamento de Trabajo fomenta y
Asociación sin fines de lucro, concebida promociona el bienestar social de los
específicamente y administrada activamente postulantes a un empleo, asalariados y personas
para asistir a la comunidad de pequeños retiradas de los Estados Unidos.
negocios, así como a las personas que trabajan http://www.dol.gov
como independientes a fin de que logren sus
metas profesionales Oficina de Patentes y Marcas de los Estados
http://www.nationalbusiness.org Unidos
Promueve el progreso de la ciencia y los
Online Women’s Business Center oficios otorgándoles por un tiempo limitado
Ofrece información sobre la administración de a los inventores derechos exclusivos a sus
negocios y guía interactiva y consejo individual. respectivos descubrimientos.
Producido en cooperación con los Centros de http://www.uspto.gov/
Negocios de Mujeres de la SBA.
http://www.onlinewbc.gov Club de Presidentes Jóvenes
una organización que tiene como objeto
SCORE (siglas en inglés del Servicio del fomentar el liderazgo a través de la educación
Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service y amistad
Corps of Retired Executives) – voluntarios que http://www.ypo.org/learning.html
orientan e instruyen a las pequeñas empresas,
en persona y en línea, en forma gratuita Service The Wall Street Journal Center for
Corps of Retired Executives Entrepreneurs
www.score.org Contiene las últimas historias y amplios
recursos relacionados acerca de las tendencias
Small Business Administration que lo afectan a usted y a su negocio.
Se esfuerza por mantener y fortalecer la www.startupjournal.com/
economía nacional a través de la ayuda,
asesoría, asistencia y protección de los Publicaciones
intereses de los pequeños negocios, y ayudando Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004.
a las familias y negocios a recuperarse de los National Entrepreneurship Assessment
desastres nacionales. – United Status of America, 2003 Executive
http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ Report. Babson Collage and the Kauffman
sbdc Foundation.

Mandel, Stan. August 2004. “Educating the


Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 41


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Guía 6:
Operaciones de negocios
básicas para el empresario
Guide 6: Operaciones de negocios básicas
para el empresario

n INTRODUCCIÓN

Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas


por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que
está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de
empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio,
así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para
alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como Las decisiones
usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos operacionales
inteligentes
lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones
son parte de
inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y una fórmula de
dinámico sector de la pequeña empresa. negocios de éxito.

n Visión general

Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo,
el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un
aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su
negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para
tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias
de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía
incluirá los cinco tópicos siguientes:

• Forma de organización legal de la empresa

• Operaciones físicas del negocio

• Regulaciones y directivas de negocios

• Operaciones financieras del negocio

• Gestión de operaciones diarias

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


Hay mucho que aprender acerca de las operaciones de un negocio, y esta guía cubre
mucha información. Lea la guía a su propio paso y tómese el tiempo necesario para
asimilar la información.

I. Forma de organización legal de la empresa


Cuando uno establece la operación de un negocio, la primera decisión que debe
tomarse se relaciona con la forma de organización legal de la empresa; en otras palabras,
qué clase de empresa va usted a constituir legalmente. Las formas de organización legal
básicas incluyen las siguientes:
Sopese
• Propietario único cuidadosamente
las ventajas y
• Sociedad de personas (colectiva o limitada)
desventajas de cada
• Sociedad anónima (C y S) una de las formas
de organización
• Sociedad de responsabilidad limitada (o LLC, siglas en inglés de Limited
legal de la empresa,
Liability Company) antes de escoger
una.
Usted verá los términos “responsabilidad legal” (“limitada” e “ilimitada”) en esta guía.
Es importante que entienda y acepte su responsabilidad en general o su responsabilidad
financiera legal cuando comience un negocio. La responsabilidad limitada – como en
el caso de los accionistas de una sociedad anónima, los propietarios de las sociedades de
responsabilidad limitada (LLC), o los socios comanditarios en una sociedad limitada
– en general significa que usted es responsable (está obligado) sólo por la cantidad que
haya invertido en la sociedad. Si usted se encontrara con problemas financieros en su
compañía, perderá todo lo que hubiera invertido, sin incluir su patrimonio personal
como su casa, automóvil, etc. Existen excepciones a esta regla general, sobre lo cual
deberá pedir consejo a su abogado. Sin embargo, la responsabilidad ilimitada, como en
el caso de un propietario único o sociedad colectiva, significa que no existe distinción
entre el negocio y las responsabilidades ilimitadas. Si usted se encontrara con problemas
financieros y tiene responsabilidad ilimitada, podrían tomarse sus bienes personales
para pagar las deudas del negocio. La protección de sus bienes personales frente a un

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


juicio es la primera razón para considerar cuidadosamente la forma de la organización
legal de la empresa.

Existen muchas leyes y reglamentos que se aplican a los propietarios de pequeños


negocios, por lo que sería aconsejable consultar con un abogado o contador público
colegiado, para entender sus responsabilidades legales. El siguiente cuadro le ofrece
una visión general de los seis tipos de formas de organización de su empresa. Para más
información sobre estos tipos de empresas, visite el sitio web http://www.sba.gov/
starting_business/legal/forms.html

Tipos de formas de organización de la empresa


Propietarios Responsabilidad Documentos de Impuestos Administración
personal formación
Propietario Un Responsabilidad Ninguno, El negocio Propietario
único propietario ilimitada por las pero podría no es
obligaciones de necesitarse gravado con
la empresa un Certificado impuestos. Se
de adopción gravan con
de nombre impuestos las
comercial ganancias y
pérdidas del
propietario
gravado.
Sociedad Número Responsabilidad Ninguno, El negocio Los socios
colectiva ilimitado personal pero puede no es tienen
de socios ilimitada por las necesitarse gravado con Iguales
solidarios obligaciones de un Contrato impuestos. derechos de
la empresa de Sociedad Las ganancias administración,
Colectiva y pérdidas salvo que
General para pasan a los acuerden lo
establecer las socios. contrario.
obligaciones de
los socios
Sociedad Número Responsabilidad Certificado El negocio El socio
limitada ilimitado personal de sociedad no es solidario
de socios ilimitada de los limitada gravado con administra el
solidarios; la impuestos. negocio, sujeto
responsabilidad Contrato de Las ganancias al Contrato de
de los socios sociedad y pérdidas responsabilidad
comanditarios limitada pasan a los limitada.
es en general socios.
sobre la base
del monto de la
inversión

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Responsabilidad Documentos de Impuestos Administración
personal formación
Sociedad Número Responsabilidad Escritura de Impuesto a las El directorio
anónima ilimitado de ilimitada constitución ganancias de tiene la
gravada bajo accionistas la sociedad responsabilidad
Subcapítulo Estatutos general de la
C del Código dirección de
de Impuestos la empresa;
Internos teniendo
los altos
empleados la
responsabilidad
del manejo
diario de la
empresa. Muchos pequeños
Sociedad Limitada Responsabilidad Escritura de El negocio no El directorio negocios
anónima – hasta 75 ilimitada constitución es usualmente tiene la
“S” (“S” accionistas gravado con responsabilidad comienzan como
Corporation) Estatutos impuestos. general de la propietarios
Las ganancias dirección de
y pérdidas la empresa; únicos.
Elección de
Sociedad pasan a los teniendo
Anónima S (S accionistas. los altos
Corporation) de empleados la
IRS y Estado responsabilidad
del manejo
diario de la
empresa.
Sociedad de Número Responsabilidad Escritura de El negocio Establecida
responsabilidad ilimitado de ilimitada fundación no es mediante el
limitada (LLC) miembros gravado con acuerdo de
Acuerdo de impuestos. operación.
operación Las ganancias
y pérdidas
pasan a los
propietarios.

Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades
de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos
aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas.

Proprietario único
T��������������������������������������������������������������������
Esta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la
más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de
menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse
a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


nombre comercial) hecho en la Municipalidad o la Oficina del Secretario del
Condado es todo lo que es requerido. Debido a que el propietario único tiene
responsabilidad ilimitada, todas las ganancias y pérdidas son del propietario.
Siempre que las ganancias no excedan de cierta cantidad, existe una ventaja
tributaria porque el ingreso es gravado a nivel personal. Sin embargo, un mayor
reto puede ser el éxito mismo. Con un crecimiento en expansión y el éxito
financiero, el proceso de operar como propietario único puede resultar siendo
todo un reto.

Cuando uno piensa en propietarios únicos, normalmente es en referencia a


Cuando empiece
pequeñas empresas, tales como las tiendas de alimentos minorista, boticas, un negocio, analice
restaurantes, salones de belleza, es decir, lugares comunes en nuestros cuidadosamente
vecindarios todas las opciones
de las formas de
organización.
Sociedad de personas
Una sociedad de personas es una forma de organización en la que un pequeño
número de individuos tiene la propiedad del negocio. Piense si preferiría entrar
en negocios solo o con uno o más socios. En ambos casos de sociedad de
personas, es decir, la sociedad colectiva y la sociedad limitada o comanditaria,
existe responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio; sin embargo el
socio comanditario es generalmente responsable sólo por el monto invertido
en el negocio. Existen ciertas ventajas y desventajas al establecer una sociedad
de personas, especialmente en los aspectos financieros y la administración del
negocio. Las sociedades de personas siempre deben establecerse a través de
contratos formales por escrito.

Cuando se piensa en las sociedades de personas, es usualmente una situación


en la que alguien ha operado como propietario único y luego decide expandirse
y tener otros socios. Puede ser también una situación en la que dos personas
deciden unir fuerzas en el negocio para combinar sus habilidades y recursos
financieros.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)
Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), autorizadas por legislación
estatal se están haciendo cada vez más comunes. Éstas combinan la protección
de la responsabilidad personal de una sociedad anónima con los beneficios
tributarios y la simplicidad de la sociedad de personas. La LLC es una forma
de organización distintiva que permite obtener un número de identificación
tributaria, abrir una cuenta bancaria y desarrollar las actividades del negocio,
todo bajo su propio nombre. La ventaja principal es que los propietarios no son
personalmente responsables de las deudas y responsabilidades de la LLC. Una
LLC con empleados exige impuestos a la nómina y el seguro de desempleo. Los
Aun cuando cada
requisitos para la formación de una LLC y los pagos de derechos anuales varían negocio es único,
de estado a estado, por lo que debe preocuparse de conocer las regulaciones y existen muchas
procedimientos vigentes del estado donde opera. características
básicas comunes a
todos ellos.
Una LLC comúnmente es una pequeña empresa en que el propietario ha
decidido adoptar la estructura de una LLC en lugar de operar como propietario
único, con el fin de beneficiarse de la condición de la responsabilidad limitada.

Debemos enfatizar que no se puede catalogar un tipo de organización como la “mejor”


para una situación dada. Todas las formas de organización legal tienen sus ventajas y
desventajas. Cuando decida iniciar un negocio, debe pensar cuidadosamente en todas
las opciones y luego decidir qué es lo mejor para usted.

Actividad: Revise
�����������������������������������������������������������
el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:

• ¿Qué nivel de riesgo estoy dispuesto a asumir?

• De las seis opciones, ¿qué forma de organización sería mejor para mi

negocio?

• ¿Cuáles son las ventajas de escoger esta opción?

• ¿Cuáles son las desventajas de escoger esta opción?

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II. Operaciones físicas del negocio
Una vez que haya establecido la forma de organización legal de su empresa, deberá
pensar acerca de las operaciones físicas del negocio. Entre las operaciones del negocio se
incluyen la localización de su negocio y los procesos, recursos y otras herramientas que
necesitará para obtener con los factores de producción (materias primas, mano de obra y
capital) los productos finales (bienes o servicios). Para maximizar sus productos finales a
fin de obtener una mayor rentabilidad, usted debe organizar sus factores de producción.
Aunque algunos negocios tienen necesidades de operaciones físicas únicas, existen áreas
básicas que todos los propietarios de negocios deben considerar. Las decisiones sobre
operaciones que tome pueden mejorar la eficiencia y los resultados económicos (profit
Aun cuando su
line) de su producto. No existe un sólo diseño correcto para las operaciones físicas del negocio sea
negocio; depende del producto (bien o servicio) y del proceso de producción. Como pequeño ahora,
propietario del negocio, es esencial que se asegure que todas las operaciones funcionen es una buena idea
planear para la
bien y se integren eficazmente.
expansión.

• Localización e instalaciones
¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su
negocio?

Hoja de trabajo: Haga los cálculos

Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo
anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones
siguientes?

• ����������������������������
¿Costo anual de alquileres?�

• �������������������������������
¿Costo anual de arrendamiento?�

• ������������������������
¿Costo anual de compra?�

Tomando en cuenta mi situación financiera actual,


¿cuál de las opciones anteriores sería la mejor
decisión financiera del negocio para mí?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


¿Debería tomar en arrendamiento o adquirir las instalaciones físicas? ¿Debería
construir o adquirir las instalaciones existentes? ¿Dónde debería localizar mi
negocio para llegar al mayor número de clientes y brindar acceso eficaz a los
empleados y vendedores? Factores tales como la visibilidad, flujo de tráfico,
estacionamiento y compatibilidad con el inquilino son también importantes.
Usted necesitará considerar muchos factores tales como los pies cuadrados,
distribución, servicios públicos, almacén, etc. La ubicación puede ser crítica aun
cuando usted esté planeando un negocio a operar desde su casa.

Cuando tome la decisión de tomar en arrendamiento, adquirir las instalaciones


Muchos negocios
existentes o construir nuevas instalaciones, considere sus metas y el resultado confían en
final deseado. ¿Sería mejor tomar en arrendamiento (o en alquiler) las otros negocios
instalaciones existentes, de manera que usted no dependa de una localidad en cuanto a la
experiencia y
determinada y, por lo tanto, se pueda mudar conforme expanda su negocio? O,
asistencia.
¿le convendría encontrar instalaciones lo suficientemente grandes como para
albergar a su empresa actual, con espacio para expandir su negocio en el futuro?
También tome en cuenta cuando dan en arrendamiento un lugar, muchos
propietarios “remodelan según sus necesidades”, ahorrándole potencialmente
dinero a usted.

• Equipo de producción y operaciones y mantenimiento


¿Debo tomar en arrendamiento o adquirir el equipo de oficina? Si lo tomo en
arrendamiento, ¿debo hacerlo con todo el equipo o sólo parte del mismo? Junto
con el equipo, ¿cómo debo hacer con el mantenimiento? ¿Qué es más rentable,
comprar o tomar en arrendamiento? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas
respectivas? Para obtener una respuesta a sus preguntas, visite www.citibank.
com/us/citibusiness/leasing.htm y www.citibank.com/us/citibusiness/
credit.htm

• Empleados
Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo
contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


necesite? ¿Necesito contar con una fuerza de ventas? ¿Cuáles son las ventajas y
desventajas de las diferentes opciones?

• ����������������������
Asistencia profesional
Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar
a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del
negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio,
muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras
y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de
la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo
qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y
hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo
e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir
a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que
incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como
Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su
negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar
los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio.

Cuando considere obtener asistencia profesional, identifique las funciones de


operaciones claves que necesitará en su negocio. ¿Necesitará ayuda con la contabilidad
y teneduría de libros? ¿Ha encontrado a un abogado con el que desee trabajar? La
decisión puede ser contratar a una empresa en lugar de un individuo. De cualquier
manera, decida sobre estos contratos con el mismo cuidado como lo haría al contratar
a los empleados. Entreviste a los candidatos, haga preguntas, discuta los honorarios y
los servicios, y considere darles una pequeña tarea para que usted pueda obtener una
idea de sus servicios antes de formalizar una relación de largo plazo, Cuando encuentre
la correcta combinación de servicios, no deje que el precio sea el único factor en su
decisión. Los precios más altos no siempre son una garantía de un mejor servicio, y
los precios más bajos no siempre representan un servicio inferior. La experiencia y
competencia es normalmente una combinación ganadora.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 10


Tómese el tiempo que sea necesario para reflexionar el porqué usted necesita de estos
profesionales y no dude en obtener su asistencia y aprovechar su competencia.

Actividad
Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas,
haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto
final.

Operaciones físicas ¿Se aplica esta Si la respuesta es


operación física a mi “Sí”, ¿cuáles son mis
negocio? (Sí o no) necesidades?

Localización e
instalaciones

Equipo de operaciones
y mantenimiento

Equipo de producción
y materiales

Empleados

Asistencia profesional

Preguntas adicionales a considerar sobre las operaciones físicas:


• ¿Cuáles son las pautas de la industria en estas áreas?
• ¿Están los estándares de la industria en línea con el objetivo de mi negocio?

III. Regulaciones y directivas de negocios


Existen requisitos bajo las leyes y regulaciones que afectan todos los aspectos de la
operación de su negocio. Aunque puede ser frustrante el tener que ver con tantas
regulaciones, la mayoría de ellas existen para la protección de la operación de su

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 11


negocio. Muchos de los requisitos regulatorios existen en múltiples niveles -- local,
estatal y federal. No dude en consultar con los profesionales correspondientes que
escucharán su plan de negocios y, de acuerdo con su competencia, le ofrecerán la guía
que usted necesita. Recuerde: es su responsabilidad legal conocer las directivas y los cambios
en los impuestos y regulaciones.

Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía,
destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad
intelectual, documentos legales y seguro del negocio.

Los trámites
Formación del negocio para la obtención
Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo de permisos y
mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos licencias son un
paso importante
los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes
para que su
puntos: negocio sea legal.

• Gobierno federal
Número de identificación del empleador – Formulario SS-4
No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre
existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos,
debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como
Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de
Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las
declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que
envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario
SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador.
Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de
presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del
Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 12


Verificación de empleo – Formulario I-9
Si tiene empleados, tendrá que completar el Formulario 1-9 – Formulario
de verificación de empleo – expedido por el Servicio de Aduanas e
Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service). Como
empleador, usted es responsable de verificar que cada empleado sea elegible
para trabajar en los Estados Unidos. El formulario lo puede obtener en
el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and
Immigration Service), el IRS local o por el Internet, en www.irs.gov/
businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

Los negocios
• Gobierno del estado están sujetos a
Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos diferentes tipos de
que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar impuestos.
su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del
ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba.

Registro del negocio


Para inscribirse en el registro para poder desarrollar sus actividades en un
estado, debe contactar al Secretario de Estado (del estado) para obtener
un Formulario de registro del negocio. Normalmente se exige un pago de
derechos mínimo para el registro y éste es renovado cada año.

Licencia del impuesto a las ventas


Si vende productos a nivel minorista y el estado le aplica el impuesto a las
ventas a estos productos, usted es responsable de obtener la licencia del
impuesto a las ventas. Puede recabar la solicitud y obtener instrucciones
más detalladas, contactando con del Departamento de Ingresos (Department
of Revenue) del estado.

Escritura de fundación (de la forma de organización LLC)


Si usted ha adoptado la forma de organización LLC (Sociedad de
Responsabilidad Limitada), deberá completar y presentar la Escritura de

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 13


fundación ante el Secretario de Estado (del estado). Normalmente existe un
pago de derechos por el trámite de presentación.

• Gobierno local (Ciudad y condado)

Registro del negocio


Los propietarios únicos y las sociedades colectivas que operen bajo un
nombre asumido, deberán solicitar el Certificado de adopción de nombre
comercial. Éste trámite normalmente se hace una sola vez. La Oficina
del Secretario de la Ciudad y el Condado puede orientarlo sobre las
El impuesto a las
regulaciones correspondientes. ventas pagado
por los negocios
Permisos y licencias varía según dónde
se encuentren
¿Necesitará su empresa someterse a los trámites de zonificación, permisos
ubicados.
de salud o aprobaciones sobre el medio ambiente para operar? Los
requisitos regulatorios dependen de la forma de organización del negocio, la
localización y el producto o servicio que usted está ofreciendo. Una abogado
o contador público colegiado lo podrá orientar con los requisitos de las
licencias de negocios, así como con los códigos y permisos de construcción,
leyes de zonificación, requisitos del departamento de salud y leyes sobre
el medio ambiente. Usted deberá cumplir debidamente con todos los
requisitos antes de iniciar su negocio. Contacte a la Oficina del Secretario
de la Ciudad y el Condado del lugar donde desarrollará su negocio para
determinar cuáles son los requisitos del permiso o licencia respectivo.

Impuestos
La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted
ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos
impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia,
el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos
de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 14


del sito web del IRS los formularios de impuestos correspondientes, en www.irs.gov/
businesses/small/article/0,,id=99194,00.html.

• Impuesto a la renta
Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a
la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del
estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos,
como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y
reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.

Es importante
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina) proteger sus
Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance ideas originales
Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del con patentes y
copyrights.
trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por
ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá
que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo
haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así
como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El
Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido
por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y
completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar
la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los
sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma
trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue)
del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las
contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.

• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia


Si usted trabaja por cuenta propia, será responsable de pagar en su totalidad el
FICA o Impuesto de la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal.
Insurance Contribution Act o FICA) y otros impuestos a la nómina por razón del
empleo, como se ha notado en el párrafo anterior.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 15


• Reporte y pagos del impuesto a las ventas
Si su negocio vende productos al por menor y su estado le aplica el impuesto
a las ventas a los productos, usted es responsable de cobrar y pagar los
impuestos. El impuesto es calculado sobre el precio de venta del producto. El
impuesto a las ventas que usted cobre deberá ser remitido al estado, en forma
mensual o trimestral, dependiendo del volumen de sus ventas. Consulte con el
Departamento de Impuestos (Department of Revenue), para averiguar sobre los
requisitos correspondientes y el proceso de pago.

• Impuestos sobre artículos de uso y consumo


La propiedad
Si usted fabrica o vende ciertos productos, opera ciertos tipos de negocios o usa intelectual puede
ciertos tipos de equipo, instalaciones o productos podría estar obligado a pagar ser tan valiosa
los impuestos sobre artículos de uso y consumo. Para obtener una lista vigente como la propiedad
física. Proceda a
de estas categorías, consulte con la dependencia local del IRS.
su protección.

Para preguntas sobre impuestos, tiene los recursos siguientes:

• Programa de Educación Tributaria para Pequeños Negocios – Seminarios

ofrecidos por la asociación de organizaciones locales y el IRS. Consulte con la

dependencia local del IRS.

• Preguntas al IRS, Formularios y publicaciones de impuestos – Existe una

gran variedad de información útil en la dependencia local del IRS o a través

del Internet, en www.irs.gov

• Small Business Administration – La Small Business Administration o

SBA, siglas en inglés de Administración de la Pequeña Empresa, ofrece una

variedad de servicios a los propietarios de pequeñas empresas, incluyendo

entrenamiento, programas educacionales, orientación, etc. Contacte a su

oficina local de la SBA, o a través del Internet, en www.sba.org

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 16


Propiedad intelectual
Sin importar el tipo de negocio, todos los negocios tienen lo que se conoce como la
“propiedad intelectual”. Muchos propietarios de negocios descuidan esta área de la
administración hasta que es demasiado tarde. El término propiedad intelectual cubre
una amplia gama de derechos relacionados con las invenciones, secretos industriales
o comerciales u obras de creación, comprendiendo las patentes, marcas comerciales,
derechos de autor, etc. Desde los inicios de su negocio, usted debe adoptar las medidas
necesarias para proteger todas las formas de propiedad intelectual de su negocio. Estas
medidas pueden incluso ser de un alcance legal o formal, tal como la obtención de los
derechos de autor, marcas comerciales, etc. o ser tan simples como limitar el acceso a
materiales e información o marcándolos con la palabra “Confidencial”. Aunque no es
necesario, siempre es recomendable recurrir a un abogado para que le ayude a preservar
sus derechos de propiedad intelectual.

El objeto de proteger su propiedad intelectual tiene un impacto doble, También


necesita tener cuidado de no infringir la propiedad intelectual de otros. Asegúrese de
prevenir que los empleados no decidan dejar su empresa llevándose sus ideas con ellos.

• Patentes
La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso
es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que
otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener
derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo.
Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de
examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente
de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark
Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda
inicial para determinar si una patente realmente existe.

• Marcas comerciales
Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca.
Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 17


(o una combinación de los mismos). Puede establecer una marca comercial
usando simplemente el símbolo, pero es mejor obtener el registro federal (®)
de la marca comercial en caso que necesitara alguna vez iniciar una acción
legal. Para registrar, complete los formularios necesarios ante la Oficina de
Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office). Existe
un pago de derechos para tal trámite. De concederse, la marca comercial goza
de una protección inicial de 10 años. Visite www.uspto.gov/ para obtener
más información y hacer una búsqueda rápida y ver si el nombre, símbolo,
dispositivo, etc., propuesto infringe marcas comerciales existentes.

El seguro es otro
• Derechos de autor aspecto crítico de
S���������������������������������������������������������������������������
in importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo la protección de
las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de la inversión de su
negocio.
autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software,
anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que
efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del
ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un
“Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar
un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una
cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas
dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para
usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.

• Acuerdos de confidencialidad
Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando
uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de
autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de
las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también.
Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de
negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las
partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio,
usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 18


acuerdo, una relación confidencial o un aspecto que comprenda la información
confidencial de su negocio.

Documentos legales
Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan
la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos,
contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc.
El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades
desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará,
familiarícese con las normas de la industria de su negocio.
Trate de conocer
los tipos de
Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la responsabilidad
operación de su negocio. que cubre su
póliza de seguro.

• Contratos
Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones
que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos
patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que
cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde
contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por
correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado
bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor
defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes.
Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá
incluir todos o algunos de los componentes siguientes:

√ Lista de verificación: Componentes críticos del contrato

• Identificación de las partes. Complete el nombre y dirección de


todas las partes.

• Antecedentes del contrato. Toda la información crítica acerca del


proyecto y suposiciones o supuestos claves.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 19


• Obligaciones. ¿Cuáles
����������������������������������������������������
son las obligaciones a cumplir por cada una
de las partes y para qué fecha, etc.?

• Términos del contrato. La duración y renovación y el


procedimiento de la extensión, de ser necesario.

• Precio. No sólo la cantidad de dinero objeto de intercambio, sino


cómo se determinó el precio.

• Proceso de pago. Cuándo vence el pago y cómo se hará el pago (a


plazos, en un solo monto global), etc.

• Garantías. Bajo qué condiciones se hará la entrega del producto,


etc. Una buena
contabilidad es
• Responsabilidad. Condiciones en relación con el producto final. algo básico para
las operaciones de
• Cuándo terminará el contrato. ¿Cuándo terminará el contrato y su negocio.
qué sucede si una de las partes tiene que darlo por terminado antes
del tiempo previsto, etc.?

• Confidencialidad. ¿Qué parte puede anunciar el proyecto, etc.?

• Arriendamiento
Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten
al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del
contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en
todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo,
porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El
mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y
responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de
que surjan dudas.

• Contratos de ventas
El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de
los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar,
desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 20


ticket), hasta el que se incorpora en un documento preparado para la venta
particular de que se trate. Para establecer su negocio, sus contratos de venta
deben representar su negocio, tener una presentación estándar, y representar
algo que no sea negociable.

Seguro
El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos
asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo,
considere las siguientes opciones de seguro.

• Seguro de propiedad del negocio


Para reducir los riesgos involucrados con la propiedad que posee, investigue las
pólizas de seguro que existen y que cubran las pérdidas por robo, incendio,
inclemencias del tiempo y otras pérdidas.

• Seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros


El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros lo protege a su
negocio y a usted, en cuanto a su vida personal, frente a la ruina financiera
potencial de su negocio. El seguro de responsabilidad del negocio frente a
terceros protege a su negocio en el caso de un juicio por daños corporales o
daños a la propiedad, no sólo cubriendo los daños y del juicio sino también
los costos legales. Puede ser adquirido en la forma e responsabilidad civil,
responsabilidad profesional y responsabilidad del productor o fabricante.

• Seguro de accidentes de trabajo


Bajo las leyes de la mayoría de los estados, los empleadores que tienen más de
una cierta cantidad de empleados, son responsables de los accidentes relacionados
con el trabajo. Este tipo de seguro le permite a los empleadores a contribuir a un
fondo de seguro del estado, de los cuales se pagan los beneficios a los trabajadores
que sufran daños corporales mientras se encuentran en el trabajo.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 21


• Seguro en exceso del monto asegurado
El determinar cuánto de cobertura es lo correcto para su negocio es una
decisión personal. Si usted cree que necesita protección adicional por encima
y más allá de los limites de responsabilidad actuales, puede adquirir el
Seguro en exceso del monto asegurado, también conocido a veces como la
póliza “paraguas”. Esta póliza paraguas le brinda protección adicional a su
responsabilidad en caso que se dicte una sentencia en contra de usted que
exceda los limites de responsabilidad de su póliza inicial.

• Seguro de responsabilidad por prácticas de empleo


Lleve cuentas
Esta es relativamente una nueva forma de seguro de responsabilidad que cubre actualizadas de lo
al negocio así como a la administración. Ofrece protección a un empleador que se le debe a
frente a las reclamaciones de los empleados, ex empleados o empleados su negocio y por
quién.
potenciales, cubriendo la discriminación (en razón de la edad, sexo, raza,
incapacidad, etc.), terminación ilegal del empleo, acoso sexual, así como otras
alegaciones relacionadas con el empleo.

IV. Operaciones financieras del negocio


Se debe llevar la contabilidad de todos los negocios. Aunque existen muchos sistemas
de software de contabilidad en el mercado, lo importante es tener un sistema de
contabilidad que sea el apropiado para su tipo de negocio. Aunque puede confiarle a
otros el llevar los libros contables, es necesario que entienda el sistema contable para
proteger sus intereses. Debe llevar cuenta separada del negocio y de su cuenta personal
(véase la Guía 9 para más información sobre este tópico). Es aconsejable establecer una
relación con una institución financiera antes de que surja la necesidad de asistencia
financiera.

Sistema contable
Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de
control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y
procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 22


de causa sobre sus necesidades financieras con los empleados, banqueros, contadores,
etc. (Usted puede reconocer las siguientes declaraciones de la Guía 4). Las tres formas
financieras más importantes que usted debe mantener son las siguientes:

• Cuenta de resultados (también conocida como Estado de ganancias y


pérdidas)
���������������������������������������������������������������������������
La cuenta de resultados muestra sus ingresos en el transcurso del tiempo y
calcula sus ingresos netos; le dice si el negocio es rentable o no. Para determinar
su ingreso neto, agregue todos los ingresos del negocio, y luego sustraiga
el costo y gastos de operación del negocio. Las cuentas de resultadas son
usualmente preparadas en forma mensual, trimestral o anual y son la forma
más efectiva cuando incluyen una comparación con la actividad financiera
del mismo periodo de tiempo en un año previo (es decir, el primer trimestre
comercial de 2005 comparado con el primer trimestre comercial de 2004). Las
cuentas de resultados son valiosas para hacer proyecciones del negocio, calcular
impuestos, evaluar el progreso del negocio y atraer a potenciales inversionistas.
Agregue categorías y adapte esta hoja de trabajo según sea necesario, sobre la
base de las necesidades de su negocio.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 23


Cuenta de resultados
Negocio: ___________________________ Año finalizado: ________________
Ingresos/ ventas brutas
Menos
������������������
devoluciones
Menos
����������������
descuentos
Menos
������������������������
deudas incobrables
Intereses, alquiler, regalías
Reintegros, reembolsos
Total Ingresos

GASTOS
Costo de productos vendidos El flujo de caja
Nómina será importante
Impuestos, excepto el impuesto a la renta
para las
operaciones diarias
Gastos de ventas
de su negocio.
Alquiler de oficina, otros gastos
Costos de equipos, otros
Teléfono
Marketing, anuncios, promoción
Intereses de préstamos
Cobros bancarios
Viajes y entretenimiento
Aportes
Servicios públicos
Beneficios, salud
Beneficios, incapacidad
Seguro, negocio
Honorarios profesionales
Millaje
Envío y porte de correo
Almacenamiento, otros
Varios
Total gastos
Ingreso neto
Menos impuesto a la renta
INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 24


• Balance general
���������������������������������������������������������������������������
El balance general le da una imagen instantánea de la condición financiera
de la empresa, en cualquier fecha dada. Le dice cuál es el valor del negocio.
Es preparado por lo menos anualmente y contiene dos lados iguales – el
patrimonio neto y el pasivo. Dicho en términos simples, el balance general
muestra lo que el negocio tiene (activo), frente a lo que el negocio debe
(pasivo), y la diferencia entre los dos. La diferencia entre Activo y Pasivo
representa el Patrimonio neto. De ser posible, es conveniente incluir cifras
comparativas de un periodo de tiempo que sirvan de punto de referencia.
Dentro del balance general existen dos partidas importantes: las cuentas por
cobrar y las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar representan el dinero
que los clientes le deben a la empresa. Es conveniente observar de cerca
cuidadosamente estas cuentas. Las cuentas por pagar representan el dinero que
la empresa debe por diferentes productos y servicios. El observar de cerca las
cuentas por pagar le permite tener un sólido historial de crédito.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 25


Balance general (al: _________________)
Compañía: ___________________________ Fecha: ______________

Último mes Este mes


Activo
Efectivo
Inversiones
Cuentas por cobrar
Inventario
Gastos pagados por adelantado
Otros activos corrientes
La teneduría
Terreno de libros es un
Construcciones componente
Inversiones a largo plazo necesario para
Intangibles operar un negocio.
Otros activos
TOTAL ACTIVO
Pasivo y patrimonio neto
Pagarés de corto plazo
Deuda de largo plazo
Cuentas por pagar
Gastos acumulados
Impuestos por pagar
Préstamos a accionistas
Otros pasivos corrientes
Bonos por pagar
Acciones comunes
Capital pagado
Dividendos sin distribuir
Otros:
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
NETO
Patrimonio neto (Total Activo
– Total pasivo = Patrimonio
neto)

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 26


• Estado de flujo de efectivo
���������������������������������������������������������������������������������
La mayoría de los negocios tienen la necesidad crítica de saber, diariamente, de
cuánto efectivo disponen y van a necesitar en un futuro inmediato. . El estado
de flujo de efectivo muestra el efectivo disponible. Su negocio puede producir
ingresos o rentas, pero si no cuenta con el efectivo suficiente para pagar sus
facturas, tendrá que prestar más atención al estado de flujo de efectivo para
asegurarse de lograr que sus ingresos superen a sus gastos.

Lleve una buena


contabilidad de
sus activos.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 27


Estado de flujo de efectivo mensual de seis meses
Negocio: ________________________ Período de tiempo:________________

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 NOTAS


Fuentes de flujo de
efectivo
Ingreso neto después
de impuestos
Depreciación
Reducción de
inventario
Incremento de
cuentas por pagar
Incremento de la
deuda de largo plazo
Otras obligaciones
Costos de capital y
operación
Retiros o dividendos
de propietarios
Incrementos de
inventarios
Incrementos de
cuentas por cobrar
Disminución,
cuentas por pagar
Gastos de capital
Deuda de largo plazo
Incrementos de
activos
Reducción de
obligaciones
TOTAL DESEMBOLSOS
DE EFECTIVO

FLUJO DE
EFECTIVO MENSUAL

FLUJO DE EFECTIVO
ACUMULATIVO
+ or –

Para encontrar estos y otros formularios, visite http://www.sba.gov/library/forms.html.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 28


Contabilidad y libros contables
Para producir los estados financieros necesarios, usted necesita que la información sea
correcta, corriente, confiable y documentada. El llevar el libro diario y el libro mayor
garantizarán que usted cuente con la información necesaria y correcta. Un libro diario
es una referencia documentada de cada transacción del negocio respaldada con los
recibos, etc. Usted puede llevar diarios separados por categorías específicas. Un libro
mayor es la documentación de los totales de los diferentes diarios. Los libros diario
y mayor pueden llevarse en forma impresa o electrónica. Sin embargo, si emplea el
sistema electrónico, se recomienda especialmente que mantenga un sistema en forma
impresa como respaldo.

Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su
ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio
generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques
cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de
su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos.

• Recibo de entrada bruta


En este documento consta el ingreso que su negocio recibe, incluyendo
la fuente y la cantidad. La entrada bruta puede consistir en facturas,
comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, etc.

• Recibo de compras
En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso
de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir
cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta
con tarjeta de crédito, facturas, etc.

• Recibo de gastos
En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su
negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 29


de crédito, cheques cancelados, facturas e incluso comprobantes de caja
chica de pequeñas compras, etc.

• Recibo de gastos especiales


Debido a que las directivas cambian en forma regular, siempre consulte con
el IRS, en www.irs.gov, para conocer las directivas actuales con relación a
los gastos de viaje, transporte, entretenimiento, donaciones, etc.

• Recibo de impuestos (al empleo por razón de la nómina, a


las ventas, etc.)
Sea que se trate de documentos de empleo, recibos de pago de impuestos,
etc., deben conservar copias para fines de documentación.

• Activo
Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso
que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras
y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las
partidas del activo:

• ������������������
Cuándo lo adquirió • ������������������
Las pérdidas, etc.

• ����������������
Precio de compra • ���������������������
Cómo se uso el activo

• �����������������������������
Costos de mejoras, de ser el • ��������������������������
Cuándo y cómo dispuso del
caso mismo

• ����������������
Deducciones por • ��������������������������
Precio de venta junto con
depreciación gasto de la venta

V. Gestión de operaciones diarias


Ahora que usted ha establecido la forma de organización legal de la empresa, asegurado
las operaciones físicas y cumplido con las regulaciones y directivas, es tiempo de prestar
atención al proceso de la gestión diaria.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 30


¿Qué sucede a diario en su negocio? ¿Se han establecido y adoptado procedimientos
de operación? De ser así, ¿son ellos claros para todos en su empresa? ¿Existen patrones
de referencia establecidos para evaluar regularmente las operaciones y ajustar los
procedimientos cuando sea necesario? ¿Es evidente la interrelación entre las operaciones?

Tómese el tiempo necesario para examinar cuidadosamente las operaciones diarias de


su negocio. El cuadro que sigue ilustra operaciones básicas de cualquier negocio, sea
un negocio que trate sobre un producto o servicio – todos los negocios lidian con la
producción, terminación satisfactoria del producto, facturación, etc. Cada una de estas
operaciones es integrada y tiene un impacto en las demás. Por ejemplo, si los productos
no son producidos y entregados, entonces no tiene lugar la facturación. Como gerente,
su responsabilidad general es ver que todas las operaciones se desarrollen sin tropiezos.
Las diferentes listas de verificación que siguen a continuación del cuadro le dan las
pautas para mantener el desarrollo de las operaciones sin tropiezos. Tómese la libertad
de tomar los pasos que sean específicos a su negocio. ¿Qué pasos son necesarios para
mantener la fluidez de las operaciones en su negocio?

OPERACIONES DEL NEGOCIO EN


UNA GESTIÓN DIARIA TÍPICA

Primero: Proceso de producción


c c

c c

Segundo: Estándares de producción

Tercero: Terminación satisfactoria del


producto
c c
c c

Cuarto: Gestión de inventario

Quinto: Facturación y proceso de


cobranza

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 31


PRIMERO, ������������������������������������
examinemos el proceso de producción.

Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender
perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la
siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y
ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Proceso de producción
(Sí o no)

• ��������������������������������������������������������
¿Son accesibles y están disponibles las materias primas
que sean necesarias?

• ��������������������������������������������������
¿Es accesible y está disponible el equipo que sea
necesario?

• ����������������������������������������������������������
¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su
trabajo?

• ���������������������������������������������������������
¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales
de producción?

• �������������������������������������������������
¿Pueden moverse los materiales y suministros con
facilidad y seguridad?

• ������������������������������������
¿Gozarán de seguridad los empleados?

• ������������������������������������������������������
¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes
del producto final?

• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la
producción?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 32


SEGUNDO, �������������������������������������
examine los estándares de producción.

Al examinar el proceso de producción existente, considere el tipo de producción para


su producto. ¿Es el proceso de producción clasificado como el trabajo de una persona
o como un flujo continuo? Con esto queremos decir, es una persona responsable
de producir el producto total (como en el caso de la producción por una persona)
o es el producto final movido de un proceso al siguiente hasta que se obtiene como
resultado el producto final (flujo continuo)? Piense en su última visita al dentista. El
dentista probablemente no se encargará de todos los aspectos de su vista. Había una
recepcionista, un asistente del dentista, el dentista mismo y la persona encargada de
la facturación. Lo mismo se aplica al negocio de reparación de automóviles; diferentes
personas se encargan de los diferentes aspectos del trabajo de reparación, pero todos
trabajan juntos para obtener la reparación del automóvil.

Dentro de cada proceso de producción, para ser eficiente, usted probablemente


necesitará considerar factores tales como el flujo, flexibilidad, cantidad de productos a
ser producidos, inversión de capital (dinero y equipo), la mano de obra calificada y el
volumen de producción. ¿Existen estándares de producción en la industria que puedan
ser adoptados para una mayor eficiencia? La mayoría de las organizaciones han sugerido
pautas, incluso “consejos sobre las ventajas”, que usted podría implementar en su
pequeño negocio para una mayor eficiencia.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Estándares de producción
(Sí o no)

• ��������������������������������������������������������
¿Aplico los estándares de la industria para producir mi
producto?

• ��������������������������������������������������
¿Me dan una ventaja competitiva los estándares de
producción que aplico?

• �������������������������������������������������������
¿Se produce el volumen necesario con los estándares de
producción que aplico?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 33


¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Estándares de producción
(Sí o no)

• �����������������������������������������������������
¿Sirven de soporte mis estándares de producción para
un flujo positivo de las materias primas, mano de obra,
equipo y transportación del producto final?

• ������������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los
estándares de producción?

TERCERO, examine el proceso de terminación satisfactoria del producto.

Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad
para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Terminación satisfactoria del producto
(Sí o no)

• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega
de los productos?

• ����������������������������������������
¿Quién es responsable del procesamiento?

• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas
para la terminación satisfactoria del producto y para
finanzas?

• ���������������������������������������������������������
¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a
fin para cumplir satisfactoriamente con una orden?

• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la
terminación satisfactoria del producto?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 34


CUARTO, examine la gestión de inventario.

El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo?
La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo
que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación.
Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso,
se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales,
herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un
negocio exitoso.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Gestión de inventario
(Sí o no)

• ������������������������������������������������������
¿Cuento con un procedimiento de control de inventario
para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste?

• ����������������������������������������������������������
¿Existe una persona específica responsable del control de
inventario?

• ������������������������������������������������
¿Se toma un inventario físico en forma regular?

• ������������������������������������������������������
¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario?

• ����������������������������������������������������
¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así,
¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado?

• �����������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso establecido para verificar la
calidad de la gestión de inventario?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 35


QUINTO, ���������������������������������������������
examine el proceso de facturación y cobranza.

La facturación es el proceso de presentación de facturas a los clientes por los productos


producidos y entregados – y de recordarles a los clientes los pagos atrasados. Aunque
la cobranza de los pagos atrasados puede resultar desagradable y difícil en ocasiones, es
parte del proceso. ¿En qué consiste su proceso de facturación y cobranza? ¿Puede ser
más eficiente?

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio: ��
establecido? Proceso de facturación y cobranza
(Sí o no)

• �������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza?
• ����������������������������������������������������
De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva?
• ���������������������������������������������������
Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo
solucionar esos problemas?
• �����������������������������������������������������������
¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para
mi negocio?
• ������������������������������������������������������
¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de
facturación?
• ����������������������������������������������������������
¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y
externos?
• �����������������������������������������������������
¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el
proceso externo de cobranza?
• ¿En
��������������������������������������������������������
qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca
recibidos?

n Resumen

Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas
funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son
importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con
un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones,
estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en
formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 36


separación de responsabilidades. Pero, si eso no es posible, deben establecerse criterios
de referencia para evaluar todas las actividades del negocio en forma regular.

El establecer y operar un negocio es el sueño de un empresario. Aparecerán retos


en el camino porque no importa lo preparado que esté usted, tendrá que estar listo
para aceptar las realidades del flujo de caja, de una caída en las ventas (o incluso
ventas insuficientes), nueva competencia, recesiones económicas y problemas de los
empleados. Sin embargo, al mantener una vigilancia de cerca con vistas a lograr la
integración de las diferentes funciones, sus metas de largo plazo podrán ser alcanzadas
más fácilmente.

VI. Entonces, ¿Qué sigue?


Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 7, usted explorará
las Operaciones Básicas del Empresario y la información y herramientas que necesita
para una gestión diaria efectiva en el ámbito de los empleados que contribuyen en la
producción de los productos y servicios que su negocio provee. No deje de examinar y
aplicar las otras guías de esta serie mientas continúa su exploración como empresario.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 37


VII. Glosario Control de inventario
Sistema contable para prevenir las carencias
Activo y reducir los costos de mantenimiento del
Todo lo que usted posee que puede ser inventario.
convertido en efectivo para pagar las deudas;
normalmente las partidas figuran en orden de Controles internos
liquidez. Método contable diseñado para promover la
eficiencia, salvaguardar el activo y detectar y
Adopción de nombre comercial prevenir el fraude o error.
Un nombre que una persona asume para usarlo
en los negocios en lugar de su nombre personal. Cuentas por cobrar
Se tramita la obtención de un certificado de Los clientes que compran productos o servicios
adopción de nombre comercial en el palacio de a crédito a su negocio figuran en una cuenta
justicia de la ciudad o condado. por cobrar hasta que efectivamente se reciba el
pago por los mismos.
Agente de ventas
Representante independiente que contrata con Cuentas por pagar
un negocio para vender un producto por una Dinero debido a los proveedores de productos
comisión. o servicios. Las facturas normalmente vencen a
los treinta días de la recepción del producto.
Arrendamiento
Acuerdo contractual entre el propietario de Flujo de proceso
una propiedad o equipo y el individuo que la Producción que divide los procedimientos de
toma en arrendamiento. Usado en referencia a productos en segmentos organizacionales. Un
la obtención de vehículos y equipo, espacio de ejemplo podría ser los automóviles, donde la
oficina y personal. producción podría estar dividida de acuerdo
con el bloque de cilindros, montaje del motor, y
Balance general prueba del motor.
Un estado financiero que describe la posición
financiera del negocio en un momento dado. Forma de organización legal
Forma de constituir una empresa y desarrollar
las actividades del negocio.
Centros de Desarrollo de los Pequeños
Negocios Empresa
Fuerza de ventas
Programa nacional financiado por la SBA y
Empleados que trabajan a tiempo completo
que cuenta con el apoyo financiero de cada
para un negocio y reciben todos los beneficios
estado. Brinda asistencia técnica gratuita en
ofrecidos por la empresa, tales como jubilación,
forma confidencial a los nuevos propietarios de
vacaciones y beneficios médicos, etc.
negocios nuevos y existentes.
Gastos
Contabilidad
Costos de operación incurridos por un negocio.
Un método sistemático para llevar
contablemente las transacciones financieras.
Gestión de operaciones
La gestión de las actividades diarias de un
negocio.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 38


Operaciones continuas Suministro externo
Actividad de producción que produce un El disponer que un servicio o producto sea
producto estandarizado. Las materias primas suministrado o producido por otro.
son continuamente introducidas en el proceso
de producción. La refinación de petróleo es una Teneduría de libros
producción continua que produce el producto Asiento de las transacciones del negocio y
de petróleo estandarizado con el empleo de reconciliación de las actividades de la empresa.
materias primas.

Operaciones de producción por pedido


Negocio que produce los productos bajo una
orden de pedido en lugar de anticiparse a la
demanda.

Propiedad intelectual
Todo concepto, idea, creación literaria,
programa de computadora o trabajo creativo
que es definible, medible y objeto de la
propiedad de alguien por su naturaleza.

Responsabilidad ilimitada
No existe distinción entre la responsabilidad
del negocio y la responsabilidad personal. Los
bienes personales de una persona pueden ser
tomados y aplicados a la cancelación de las
deudas del negocio.

Responsabilidad limitada
La limitación de la pérdida potencial de
una persona a la cantidad invertida sin
responsabilidad personal. Los bienes personales
de una persona no pueden tomarse para
cancelar las deudas de un negocio.

SCORE (siglas en inglés del Servicio del


Cuerpo de Ejecutivos Retirados)
Agencia federal, financiada por la SBA,
conformada por un grupo de empresarios
retirados voluntarios, que brinda entrenamiento
y apoyo a los pequeños negocios.

Small Business Administration (SBA)


Agencia federal establecida para brindar
servicios de información y educación, garantías
de préstamos y asesoría para promover el
desarrollo de la pequeña empresa.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 39


VIII. Recursos Adicionales La revista Entrepreneur
Recursos en línea, más el diario de Internet de
Cada día existen nuevas oportunidades de pequeños negocios
negocios y eventos que afectan el clima de los www.entrepreneur.com
negocios o las estrategias de los negocios. Los
siguientes recursos impresos y en línea pueden Banco de Exportación e Importación de los
ayudarle a mantenerse bien informado. Estados Unidos (Ex–Im Bank)
Brinda información y entrenamiento para
Websites promover el comercio internacional en las
American Marketing Association pequeñas empresas
con informes sobre la industria, un diccionario http://www.exim.gov/products/special/smallbus.
detallado con términos de marketing y recursos html
educacionales
www.marketingpower.com La revista Fast Company y su Small Business
Intelligence Center
Association for Enterprise Opportunity (AEO) Ofrecen una variedad de artículos, recursos,
La asociación nacional de organizaciones que herramientas
tienen el compromiso del desarrollo de la www.fastcompany.com
“microempresa”
www.microenterpriseworks.org La revista FORBES
www.forbes.com
La revista Business Week
www.businessweek.com FORTUNE Small Business
www.fortune.com/fsb
Citibank
Asesores de pequeñas empresas INC Magazine
experimentados y recursos financieros http://inc.com
especiales para el manejo de efectivo,
procesamiento de tarjetas de crédito, Fundación Kauffman
inversiones, y más; localice las oficinas Alienta la actividad empresarial en los
e infórmese acerca de las estrategias y Estados Unidos y mejora la educación de los
programas de negocios, www.citibank.com/us/ niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus
citibusiness operaciones y el otorgamiento de subvenciones
para la actividad empresarial y la educación
Empresa de Informes de Crédito Dun & http://www.kauffman.org
Bradstreet http://www.eventuring.org
www.dnb.com o 1-800-234-3867
Asociación Nacional de Personas que
eBay Trabajan como Independientes (NASE)
Información acerca de cómo establecer un Brinda apoyo a los micronegocios y personas
negocio en línea que trabajan como independientes
www.ebay.com http://www.nase.org

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 40


NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Sociedad de Profesionales Hispanos
Mujeres Propietarias de Negocios) (National Brinda oportunidades únicas para el desarrollo
Association of Women Business Owners) profesional, servicios educacionales y logro
contactos, así como programas de educación y personal de la comunidad hispana.
de apoyo, y más http://www.nhshp.org
www.nawbo.org
Departamento de Trabajo de los EE.UU.
Asociación Nacional de Negocios El Departamento de Trabajo fomenta y
Asociación sin fines de lucro, concebida promociona el bienestar social de los
específicamente y administrada activamente postulantes a un empleo, asalariados y personas
para asistir a la comunidad de pequeños retiradas de los Estados Unidos.
negocios, así como a las personas que trabajan http://www.dol.gov
como independientes a fin de que logren sus
metas profesionales Oficina de Patentes y Marcas de los Estados
http://www.nationalbusiness.org Unidos
Promueve el progreso de la ciencia y los
Online Women’s Business Center oficios otorgándoles por un tiempo limitado
Ofrece información sobre la administración de a los inventores derechos exclusivos a sus
negocios y guía interactiva y consejo individual. respectivos descubrimientos.
Producido en cooperación con los Centros de http://www.uspto.gov/
Negocios de Mujeres de la SBA.
http://www.onlinewbc.gov Club de Presidentes Jóvenes
una organización que tiene como objeto
SCORE (siglas en inglés del Servicio del fomentar el liderazgo a través de la educación
Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service y amistad
Corps of Retired Executives) – voluntarios que http://www.ypo.org/learning.html
orientan e instruyen a las pequeñas empresas,
en persona y en línea, en forma gratuita Service The Wall Street Journal Center for
Corps of Retired Executives Entrepreneurs
www.score.org Contiene las últimas historias y amplios
recursos relacionados acerca de las tendencias
Small Business Administration que lo afectan a usted y a su negocio.
Se esfuerza por mantener y fortalecer la www.startupjournal.com/
economía nacional a través de la ayuda,
asesoría, asistencia y protección de los Publicaciones
intereses de los pequeños negocios, y ayudando Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004.
a las familias y negocios a recuperarse de los National Entrepreneurship Assessment
desastres nacionales. – United Status of America, 2003 Executive
http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ Report. Babson Collage and the Kauffman
sbdc Foundation.

Mandel, Stan. August 2004. “Educating the


Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 41


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Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 42


Guía 6:
Operaciones de negocios
básicas para el empresario
Guide 6: Operaciones de negocios básicas
para el empresario

n INTRODUCCIÓN

Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas


por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que
está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de
empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio,
así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para
alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como Las decisiones
usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos operacionales
inteligentes
lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones
son parte de
inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y una fórmula de
dinámico sector de la pequeña empresa. negocios de éxito.

n Visión general

Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo,
el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un
aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su
negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para
tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias
de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía
incluirá los cinco tópicos siguientes:

• Forma de organización legal de la empresa

• Operaciones físicas del negocio

• Regulaciones y directivas de negocios

• Operaciones financieras del negocio

• Gestión de operaciones diarias

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


Hay mucho que aprender acerca de las operaciones de un negocio, y esta guía cubre
mucha información. Lea la guía a su propio paso y tómese el tiempo necesario para
asimilar la información.

I. Forma de organización legal de la empresa


Cuando uno establece la operación de un negocio, la primera decisión que debe
tomarse se relaciona con la forma de organización legal de la empresa; en otras palabras,
qué clase de empresa va usted a constituir legalmente. Las formas de organización legal
básicas incluyen las siguientes:
Sopese
• Propietario único cuidadosamente
las ventajas y
• Sociedad de personas (colectiva o limitada)
desventajas de cada
• Sociedad anónima (C y S) una de las formas
de organización
• Sociedad de responsabilidad limitada (o LLC, siglas en inglés de Limited
legal de la empresa,
Liability Company) antes de escoger
una.
Usted verá los términos “responsabilidad legal” (“limitada” e “ilimitada”) en esta guía.
Es importante que entienda y acepte su responsabilidad en general o su responsabilidad
financiera legal cuando comience un negocio. La responsabilidad limitada – como en
el caso de los accionistas de una sociedad anónima, los propietarios de las sociedades de
responsabilidad limitada (LLC), o los socios comanditarios en una sociedad limitada
– en general significa que usted es responsable (está obligado) sólo por la cantidad que
haya invertido en la sociedad. Si usted se encontrara con problemas financieros en su
compañía, perderá todo lo que hubiera invertido, sin incluir su patrimonio personal
como su casa, automóvil, etc. Existen excepciones a esta regla general, sobre lo cual
deberá pedir consejo a su abogado. Sin embargo, la responsabilidad ilimitada, como en
el caso de un propietario único o sociedad colectiva, significa que no existe distinción
entre el negocio y las responsabilidades ilimitadas. Si usted se encontrara con problemas
financieros y tiene responsabilidad ilimitada, podrían tomarse sus bienes personales
para pagar las deudas del negocio. La protección de sus bienes personales frente a un

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


juicio es la primera razón para considerar cuidadosamente la forma de la organización
legal de la empresa.

Existen muchas leyes y reglamentos que se aplican a los propietarios de pequeños


negocios, por lo que sería aconsejable consultar con un abogado o contador público
colegiado, para entender sus responsabilidades legales. El siguiente cuadro le ofrece
una visión general de los seis tipos de formas de organización de su empresa. Para más
información sobre estos tipos de empresas, visite el sitio web http://www.sba.gov/
starting_business/legal/forms.html

Tipos de formas de organización de la empresa


Propietarios Responsabilidad Documentos de Impuestos Administración
personal formación
Propietario Un Responsabilidad Ninguno, El negocio Propietario
único propietario ilimitada por las pero podría no es
obligaciones de necesitarse gravado con
la empresa un Certificado impuestos. Se
de adopción gravan con
de nombre impuestos las
comercial ganancias y
pérdidas del
propietario
gravado.
Sociedad Número Responsabilidad Ninguno, El negocio Los socios
colectiva ilimitado personal pero puede no es tienen
de socios ilimitada por las necesitarse gravado con Iguales
solidarios obligaciones de un Contrato impuestos. derechos de
la empresa de Sociedad Las ganancias administración,
Colectiva y pérdidas salvo que
General para pasan a los acuerden lo
establecer las socios. contrario.
obligaciones de
los socios
Sociedad Número Responsabilidad Certificado El negocio El socio
limitada ilimitado personal de sociedad no es solidario
de socios ilimitada de los limitada gravado con administra el
solidarios; la impuestos. negocio, sujeto
responsabilidad Contrato de Las ganancias al Contrato de
de los socios sociedad y pérdidas responsabilidad
comanditarios limitada pasan a los limitada.
es en general socios.
sobre la base
del monto de la
inversión

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Responsabilidad Documentos de Impuestos Administración
personal formación
Sociedad Número Responsabilidad Escritura de Impuesto a las El directorio
anónima ilimitado de ilimitada constitución ganancias de tiene la
gravada bajo accionistas la sociedad responsabilidad
Subcapítulo Estatutos general de la
C del Código dirección de
de Impuestos la empresa;
Internos teniendo
los altos
empleados la
responsabilidad
del manejo
diario de la
empresa. Muchos pequeños
Sociedad Limitada Responsabilidad Escritura de El negocio no El directorio negocios
anónima – hasta 75 ilimitada constitución es usualmente tiene la
“S” (“S” accionistas gravado con responsabilidad comienzan como
Corporation) Estatutos impuestos. general de la propietarios
Las ganancias dirección de
y pérdidas la empresa; únicos.
Elección de
Sociedad pasan a los teniendo
Anónima S (S accionistas. los altos
Corporation) de empleados la
IRS y Estado responsabilidad
del manejo
diario de la
empresa.
Sociedad de Número Responsabilidad Escritura de El negocio Establecida
responsabilidad ilimitado de ilimitada fundación no es mediante el
limitada (LLC) miembros gravado con acuerdo de
Acuerdo de impuestos. operación.
operación Las ganancias
y pérdidas
pasan a los
propietarios.

Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades
de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos
aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas.

Proprietario único
T��������������������������������������������������������������������
Esta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la
más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de
menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse
a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


nombre comercial) hecho en la Municipalidad o la Oficina del Secretario del
Condado es todo lo que es requerido. Debido a que el propietario único tiene
responsabilidad ilimitada, todas las ganancias y pérdidas son del propietario.
Siempre que las ganancias no excedan de cierta cantidad, existe una ventaja
tributaria porque el ingreso es gravado a nivel personal. Sin embargo, un mayor
reto puede ser el éxito mismo. Con un crecimiento en expansión y el éxito
financiero, el proceso de operar como propietario único puede resultar siendo
todo un reto.

Cuando uno piensa en propietarios únicos, normalmente es en referencia a


Cuando empiece
pequeñas empresas, tales como las tiendas de alimentos minorista, boticas, un negocio, analice
restaurantes, salones de belleza, es decir, lugares comunes en nuestros cuidadosamente
vecindarios todas las opciones
de las formas de
organización.
Sociedad de personas
Una sociedad de personas es una forma de organización en la que un pequeño
número de individuos tiene la propiedad del negocio. Piense si preferiría entrar
en negocios solo o con uno o más socios. En ambos casos de sociedad de
personas, es decir, la sociedad colectiva y la sociedad limitada o comanditaria,
existe responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio; sin embargo el
socio comanditario es generalmente responsable sólo por el monto invertido
en el negocio. Existen ciertas ventajas y desventajas al establecer una sociedad
de personas, especialmente en los aspectos financieros y la administración del
negocio. Las sociedades de personas siempre deben establecerse a través de
contratos formales por escrito.

Cuando se piensa en las sociedades de personas, es usualmente una situación


en la que alguien ha operado como propietario único y luego decide expandirse
y tener otros socios. Puede ser también una situación en la que dos personas
deciden unir fuerzas en el negocio para combinar sus habilidades y recursos
financieros.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)
Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), autorizadas por legislación
estatal se están haciendo cada vez más comunes. Éstas combinan la protección
de la responsabilidad personal de una sociedad anónima con los beneficios
tributarios y la simplicidad de la sociedad de personas. La LLC es una forma
de organización distintiva que permite obtener un número de identificación
tributaria, abrir una cuenta bancaria y desarrollar las actividades del negocio,
todo bajo su propio nombre. La ventaja principal es que los propietarios no son
personalmente responsables de las deudas y responsabilidades de la LLC. Una
LLC con empleados exige impuestos a la nómina y el seguro de desempleo. Los
Aun cuando cada
requisitos para la formación de una LLC y los pagos de derechos anuales varían negocio es único,
de estado a estado, por lo que debe preocuparse de conocer las regulaciones y existen muchas
procedimientos vigentes del estado donde opera. características
básicas comunes a
todos ellos.
Una LLC comúnmente es una pequeña empresa en que el propietario ha
decidido adoptar la estructura de una LLC en lugar de operar como propietario
único, con el fin de beneficiarse de la condición de la responsabilidad limitada.

Debemos enfatizar que no se puede catalogar un tipo de organización como la “mejor”


para una situación dada. Todas las formas de organización legal tienen sus ventajas y
desventajas. Cuando decida iniciar un negocio, debe pensar cuidadosamente en todas
las opciones y luego decidir qué es lo mejor para usted.

Actividad: Revise
�����������������������������������������������������������
el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:

• ¿Qué nivel de riesgo estoy dispuesto a asumir?

• De las seis opciones, ¿qué forma de organización sería mejor para mi

negocio?

• ¿Cuáles son las ventajas de escoger esta opción?

• ¿Cuáles son las desventajas de escoger esta opción?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


II. Operaciones físicas del negocio
Una vez que haya establecido la forma de organización legal de su empresa, deberá
pensar acerca de las operaciones físicas del negocio. Entre las operaciones del negocio se
incluyen la localización de su negocio y los procesos, recursos y otras herramientas que
necesitará para obtener con los factores de producción (materias primas, mano de obra y
capital) los productos finales (bienes o servicios). Para maximizar sus productos finales a
fin de obtener una mayor rentabilidad, usted debe organizar sus factores de producción.
Aunque algunos negocios tienen necesidades de operaciones físicas únicas, existen áreas
básicas que todos los propietarios de negocios deben considerar. Las decisiones sobre
operaciones que tome pueden mejorar la eficiencia y los resultados económicos (profit
Aun cuando su
line) de su producto. No existe un sólo diseño correcto para las operaciones físicas del negocio sea
negocio; depende del producto (bien o servicio) y del proceso de producción. Como pequeño ahora,
propietario del negocio, es esencial que se asegure que todas las operaciones funcionen es una buena idea
planear para la
bien y se integren eficazmente.
expansión.

• Localización e instalaciones
¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su
negocio?

Hoja de trabajo: Haga los cálculos

Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo
anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones
siguientes?

• ����������������������������
¿Costo anual de alquileres?�

• �������������������������������
¿Costo anual de arrendamiento?�

• ������������������������
¿Costo anual de compra?�

Tomando en cuenta mi situación financiera actual,


¿cuál de las opciones anteriores sería la mejor
decisión financiera del negocio para mí?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


¿Debería tomar en arrendamiento o adquirir las instalaciones físicas? ¿Debería
construir o adquirir las instalaciones existentes? ¿Dónde debería localizar mi
negocio para llegar al mayor número de clientes y brindar acceso eficaz a los
empleados y vendedores? Factores tales como la visibilidad, flujo de tráfico,
estacionamiento y compatibilidad con el inquilino son también importantes.
Usted necesitará considerar muchos factores tales como los pies cuadrados,
distribución, servicios públicos, almacén, etc. La ubicación puede ser crítica aun
cuando usted esté planeando un negocio a operar desde su casa.

Cuando tome la decisión de tomar en arrendamiento, adquirir las instalaciones


Muchos negocios
existentes o construir nuevas instalaciones, considere sus metas y el resultado confían en
final deseado. ¿Sería mejor tomar en arrendamiento (o en alquiler) las otros negocios
instalaciones existentes, de manera que usted no dependa de una localidad en cuanto a la
experiencia y
determinada y, por lo tanto, se pueda mudar conforme expanda su negocio? O,
asistencia.
¿le convendría encontrar instalaciones lo suficientemente grandes como para
albergar a su empresa actual, con espacio para expandir su negocio en el futuro?
También tome en cuenta cuando dan en arrendamiento un lugar, muchos
propietarios “remodelan según sus necesidades”, ahorrándole potencialmente
dinero a usted.

• Equipo de producción y operaciones y mantenimiento


¿Debo tomar en arrendamiento o adquirir el equipo de oficina? Si lo tomo en
arrendamiento, ¿debo hacerlo con todo el equipo o sólo parte del mismo? Junto
con el equipo, ¿cómo debo hacer con el mantenimiento? ¿Qué es más rentable,
comprar o tomar en arrendamiento? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas
respectivas? Para obtener una respuesta a sus preguntas, visite www.citibank.
com/us/citibusiness/leasing.htm y www.citibank.com/us/citibusiness/
credit.htm

• Empleados
Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo
contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 


necesite? ¿Necesito contar con una fuerza de ventas? ¿Cuáles son las ventajas y
desventajas de las diferentes opciones?

• ����������������������
Asistencia profesional
Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar
a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del
negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio,
muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras
y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de
la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo
qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y
hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo
e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir
a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que
incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como
Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su
negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar
los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio.

Cuando considere obtener asistencia profesional, identifique las funciones de


operaciones claves que necesitará en su negocio. ¿Necesitará ayuda con la contabilidad
y teneduría de libros? ¿Ha encontrado a un abogado con el que desee trabajar? La
decisión puede ser contratar a una empresa en lugar de un individuo. De cualquier
manera, decida sobre estos contratos con el mismo cuidado como lo haría al contratar
a los empleados. Entreviste a los candidatos, haga preguntas, discuta los honorarios y
los servicios, y considere darles una pequeña tarea para que usted pueda obtener una
idea de sus servicios antes de formalizar una relación de largo plazo, Cuando encuentre
la correcta combinación de servicios, no deje que el precio sea el único factor en su
decisión. Los precios más altos no siempre son una garantía de un mejor servicio, y
los precios más bajos no siempre representan un servicio inferior. La experiencia y
competencia es normalmente una combinación ganadora.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 10


Tómese el tiempo que sea necesario para reflexionar el porqué usted necesita de estos
profesionales y no dude en obtener su asistencia y aprovechar su competencia.

Actividad
Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas,
haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto
final.

Operaciones físicas ¿Se aplica esta Si la respuesta es


operación física a mi “Sí”, ¿cuáles son mis
negocio? (Sí o no) necesidades?

Localización e
instalaciones

Equipo de operaciones
y mantenimiento

Equipo de producción
y materiales

Empleados

Asistencia profesional

Preguntas adicionales a considerar sobre las operaciones físicas:


• ¿Cuáles son las pautas de la industria en estas áreas?
• ¿Están los estándares de la industria en línea con el objetivo de mi negocio?

III. Regulaciones y directivas de negocios


Existen requisitos bajo las leyes y regulaciones que afectan todos los aspectos de la
operación de su negocio. Aunque puede ser frustrante el tener que ver con tantas
regulaciones, la mayoría de ellas existen para la protección de la operación de su

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 11


negocio. Muchos de los requisitos regulatorios existen en múltiples niveles -- local,
estatal y federal. No dude en consultar con los profesionales correspondientes que
escucharán su plan de negocios y, de acuerdo con su competencia, le ofrecerán la guía
que usted necesita. Recuerde: es su responsabilidad legal conocer las directivas y los cambios
en los impuestos y regulaciones.

Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía,
destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad
intelectual, documentos legales y seguro del negocio.

Los trámites
Formación del negocio para la obtención
Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo de permisos y
mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos licencias son un
paso importante
los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes
para que su
puntos: negocio sea legal.

• Gobierno federal
Número de identificación del empleador – Formulario SS-4
No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre
existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos,
debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como
Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de
Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las
declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que
envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario
SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador.
Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de
presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del
Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 12


Verificación de empleo – Formulario I-9
Si tiene empleados, tendrá que completar el Formulario 1-9 – Formulario
de verificación de empleo – expedido por el Servicio de Aduanas e
Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service). Como
empleador, usted es responsable de verificar que cada empleado sea elegible
para trabajar en los Estados Unidos. El formulario lo puede obtener en
el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and
Immigration Service), el IRS local o por el Internet, en www.irs.gov/
businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

Los negocios
• Gobierno del estado están sujetos a
Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos diferentes tipos de
que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar impuestos.
su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del
ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba.

Registro del negocio


Para inscribirse en el registro para poder desarrollar sus actividades en un
estado, debe contactar al Secretario de Estado (del estado) para obtener
un Formulario de registro del negocio. Normalmente se exige un pago de
derechos mínimo para el registro y éste es renovado cada año.

Licencia del impuesto a las ventas


Si vende productos a nivel minorista y el estado le aplica el impuesto a las
ventas a estos productos, usted es responsable de obtener la licencia del
impuesto a las ventas. Puede recabar la solicitud y obtener instrucciones
más detalladas, contactando con del Departamento de Ingresos (Department
of Revenue) del estado.

Escritura de fundación (de la forma de organización LLC)


Si usted ha adoptado la forma de organización LLC (Sociedad de
Responsabilidad Limitada), deberá completar y presentar la Escritura de

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 13


fundación ante el Secretario de Estado (del estado). Normalmente existe un
pago de derechos por el trámite de presentación.

• Gobierno local (Ciudad y condado)

Registro del negocio


Los propietarios únicos y las sociedades colectivas que operen bajo un
nombre asumido, deberán solicitar el Certificado de adopción de nombre
comercial. Éste trámite normalmente se hace una sola vez. La Oficina
del Secretario de la Ciudad y el Condado puede orientarlo sobre las
El impuesto a las
regulaciones correspondientes. ventas pagado
por los negocios
Permisos y licencias varía según dónde
se encuentren
¿Necesitará su empresa someterse a los trámites de zonificación, permisos
ubicados.
de salud o aprobaciones sobre el medio ambiente para operar? Los
requisitos regulatorios dependen de la forma de organización del negocio, la
localización y el producto o servicio que usted está ofreciendo. Una abogado
o contador público colegiado lo podrá orientar con los requisitos de las
licencias de negocios, así como con los códigos y permisos de construcción,
leyes de zonificación, requisitos del departamento de salud y leyes sobre
el medio ambiente. Usted deberá cumplir debidamente con todos los
requisitos antes de iniciar su negocio. Contacte a la Oficina del Secretario
de la Ciudad y el Condado del lugar donde desarrollará su negocio para
determinar cuáles son los requisitos del permiso o licencia respectivo.

Impuestos
La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted
ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos
impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia,
el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos
de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 14


del sito web del IRS los formularios de impuestos correspondientes, en www.irs.gov/
businesses/small/article/0,,id=99194,00.html.

• Impuesto a la renta
Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a
la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del
estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos,
como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y
reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.

Es importante
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina) proteger sus
Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance ideas originales
Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del con patentes y
copyrights.
trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por
ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá
que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo
haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así
como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El
Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido
por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y
completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar
la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los
sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma
trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue)
del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las
contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.

• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia


Si usted trabaja por cuenta propia, será responsable de pagar en su totalidad el
FICA o Impuesto de la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal.
Insurance Contribution Act o FICA) y otros impuestos a la nómina por razón del
empleo, como se ha notado en el párrafo anterior.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 15


• Reporte y pagos del impuesto a las ventas
Si su negocio vende productos al por menor y su estado le aplica el impuesto
a las ventas a los productos, usted es responsable de cobrar y pagar los
impuestos. El impuesto es calculado sobre el precio de venta del producto. El
impuesto a las ventas que usted cobre deberá ser remitido al estado, en forma
mensual o trimestral, dependiendo del volumen de sus ventas. Consulte con el
Departamento de Impuestos (Department of Revenue), para averiguar sobre los
requisitos correspondientes y el proceso de pago.

• Impuestos sobre artículos de uso y consumo


La propiedad
Si usted fabrica o vende ciertos productos, opera ciertos tipos de negocios o usa intelectual puede
ciertos tipos de equipo, instalaciones o productos podría estar obligado a pagar ser tan valiosa
los impuestos sobre artículos de uso y consumo. Para obtener una lista vigente como la propiedad
física. Proceda a
de estas categorías, consulte con la dependencia local del IRS.
su protección.

Para preguntas sobre impuestos, tiene los recursos siguientes:

• Programa de Educación Tributaria para Pequeños Negocios – Seminarios

ofrecidos por la asociación de organizaciones locales y el IRS. Consulte con la

dependencia local del IRS.

• Preguntas al IRS, Formularios y publicaciones de impuestos – Existe una

gran variedad de información útil en la dependencia local del IRS o a través

del Internet, en www.irs.gov

• Small Business Administration – La Small Business Administration o

SBA, siglas en inglés de Administración de la Pequeña Empresa, ofrece una

variedad de servicios a los propietarios de pequeñas empresas, incluyendo

entrenamiento, programas educacionales, orientación, etc. Contacte a su

oficina local de la SBA, o a través del Internet, en www.sba.org

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 16


Propiedad intelectual
Sin importar el tipo de negocio, todos los negocios tienen lo que se conoce como la
“propiedad intelectual”. Muchos propietarios de negocios descuidan esta área de la
administración hasta que es demasiado tarde. El término propiedad intelectual cubre
una amplia gama de derechos relacionados con las invenciones, secretos industriales
o comerciales u obras de creación, comprendiendo las patentes, marcas comerciales,
derechos de autor, etc. Desde los inicios de su negocio, usted debe adoptar las medidas
necesarias para proteger todas las formas de propiedad intelectual de su negocio. Estas
medidas pueden incluso ser de un alcance legal o formal, tal como la obtención de los
derechos de autor, marcas comerciales, etc. o ser tan simples como limitar el acceso a
materiales e información o marcándolos con la palabra “Confidencial”. Aunque no es
necesario, siempre es recomendable recurrir a un abogado para que le ayude a preservar
sus derechos de propiedad intelectual.

El objeto de proteger su propiedad intelectual tiene un impacto doble, También


necesita tener cuidado de no infringir la propiedad intelectual de otros. Asegúrese de
prevenir que los empleados no decidan dejar su empresa llevándose sus ideas con ellos.

• Patentes
La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso
es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que
otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener
derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo.
Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de
examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente
de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark
Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda
inicial para determinar si una patente realmente existe.

• Marcas comerciales
Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca.
Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 17


(o una combinación de los mismos). Puede establecer una marca comercial
usando simplemente el símbolo, pero es mejor obtener el registro federal (®)
de la marca comercial en caso que necesitara alguna vez iniciar una acción
legal. Para registrar, complete los formularios necesarios ante la Oficina de
Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office). Existe
un pago de derechos para tal trámite. De concederse, la marca comercial goza
de una protección inicial de 10 años. Visite www.uspto.gov/ para obtener
más información y hacer una búsqueda rápida y ver si el nombre, símbolo,
dispositivo, etc., propuesto infringe marcas comerciales existentes.

El seguro es otro
• Derechos de autor aspecto crítico de
S���������������������������������������������������������������������������
in importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo la protección de
las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de la inversión de su
negocio.
autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software,
anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que
efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del
ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un
“Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar
un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una
cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas
dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para
usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.

• Acuerdos de confidencialidad
Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando
uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de
autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de
las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también.
Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de
negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las
partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio,
usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 18


acuerdo, una relación confidencial o un aspecto que comprenda la información
confidencial de su negocio.

Documentos legales
Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan
la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos,
contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc.
El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades
desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará,
familiarícese con las normas de la industria de su negocio.
Trate de conocer
los tipos de
Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la responsabilidad
operación de su negocio. que cubre su
póliza de seguro.

• Contratos
Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones
que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos
patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que
cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde
contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por
correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado
bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor
defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes.
Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá
incluir todos o algunos de los componentes siguientes:

√ Lista de verificación: Componentes críticos del contrato

• Identificación de las partes. Complete el nombre y dirección de


todas las partes.

• Antecedentes del contrato. Toda la información crítica acerca del


proyecto y suposiciones o supuestos claves.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 19


• Obligaciones. ¿Cuáles
����������������������������������������������������
son las obligaciones a cumplir por cada una
de las partes y para qué fecha, etc.?

• Términos del contrato. La duración y renovación y el


procedimiento de la extensión, de ser necesario.

• Precio. No sólo la cantidad de dinero objeto de intercambio, sino


cómo se determinó el precio.

• Proceso de pago. Cuándo vence el pago y cómo se hará el pago (a


plazos, en un solo monto global), etc.

• Garantías. Bajo qué condiciones se hará la entrega del producto,


etc. Una buena
contabilidad es
• Responsabilidad. Condiciones en relación con el producto final. algo básico para
las operaciones de
• Cuándo terminará el contrato. ¿Cuándo terminará el contrato y su negocio.
qué sucede si una de las partes tiene que darlo por terminado antes
del tiempo previsto, etc.?

• Confidencialidad. ¿Qué parte puede anunciar el proyecto, etc.?

• Arriendamiento
Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten
al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del
contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en
todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo,
porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El
mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y
responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de
que surjan dudas.

• Contratos de ventas
El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de
los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar,
desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 20


ticket), hasta el que se incorpora en un documento preparado para la venta
particular de que se trate. Para establecer su negocio, sus contratos de venta
deben representar su negocio, tener una presentación estándar, y representar
algo que no sea negociable.

Seguro
El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos
asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo,
considere las siguientes opciones de seguro.

• Seguro de propiedad del negocio


Para reducir los riesgos involucrados con la propiedad que posee, investigue las
pólizas de seguro que existen y que cubran las pérdidas por robo, incendio,
inclemencias del tiempo y otras pérdidas.

• Seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros


El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros lo protege a su
negocio y a usted, en cuanto a su vida personal, frente a la ruina financiera
potencial de su negocio. El seguro de responsabilidad del negocio frente a
terceros protege a su negocio en el caso de un juicio por daños corporales o
daños a la propiedad, no sólo cubriendo los daños y del juicio sino también
los costos legales. Puede ser adquirido en la forma e responsabilidad civil,
responsabilidad profesional y responsabilidad del productor o fabricante.

• Seguro de accidentes de trabajo


Bajo las leyes de la mayoría de los estados, los empleadores que tienen más de
una cierta cantidad de empleados, son responsables de los accidentes relacionados
con el trabajo. Este tipo de seguro le permite a los empleadores a contribuir a un
fondo de seguro del estado, de los cuales se pagan los beneficios a los trabajadores
que sufran daños corporales mientras se encuentran en el trabajo.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 21


• Seguro en exceso del monto asegurado
El determinar cuánto de cobertura es lo correcto para su negocio es una
decisión personal. Si usted cree que necesita protección adicional por encima
y más allá de los limites de responsabilidad actuales, puede adquirir el
Seguro en exceso del monto asegurado, también conocido a veces como la
póliza “paraguas”. Esta póliza paraguas le brinda protección adicional a su
responsabilidad en caso que se dicte una sentencia en contra de usted que
exceda los limites de responsabilidad de su póliza inicial.

• Seguro de responsabilidad por prácticas de empleo


Lleve cuentas
Esta es relativamente una nueva forma de seguro de responsabilidad que cubre actualizadas de lo
al negocio así como a la administración. Ofrece protección a un empleador que se le debe a
frente a las reclamaciones de los empleados, ex empleados o empleados su negocio y por
quién.
potenciales, cubriendo la discriminación (en razón de la edad, sexo, raza,
incapacidad, etc.), terminación ilegal del empleo, acoso sexual, así como otras
alegaciones relacionadas con el empleo.

IV. Operaciones financieras del negocio


Se debe llevar la contabilidad de todos los negocios. Aunque existen muchos sistemas
de software de contabilidad en el mercado, lo importante es tener un sistema de
contabilidad que sea el apropiado para su tipo de negocio. Aunque puede confiarle a
otros el llevar los libros contables, es necesario que entienda el sistema contable para
proteger sus intereses. Debe llevar cuenta separada del negocio y de su cuenta personal
(véase la Guía 9 para más información sobre este tópico). Es aconsejable establecer una
relación con una institución financiera antes de que surja la necesidad de asistencia
financiera.

Sistema contable
Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de
control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y
procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 22


de causa sobre sus necesidades financieras con los empleados, banqueros, contadores,
etc. (Usted puede reconocer las siguientes declaraciones de la Guía 4). Las tres formas
financieras más importantes que usted debe mantener son las siguientes:

• Cuenta de resultados (también conocida como Estado de ganancias y


pérdidas)
���������������������������������������������������������������������������
La cuenta de resultados muestra sus ingresos en el transcurso del tiempo y
calcula sus ingresos netos; le dice si el negocio es rentable o no. Para determinar
su ingreso neto, agregue todos los ingresos del negocio, y luego sustraiga
el costo y gastos de operación del negocio. Las cuentas de resultadas son
usualmente preparadas en forma mensual, trimestral o anual y son la forma
más efectiva cuando incluyen una comparación con la actividad financiera
del mismo periodo de tiempo en un año previo (es decir, el primer trimestre
comercial de 2005 comparado con el primer trimestre comercial de 2004). Las
cuentas de resultados son valiosas para hacer proyecciones del negocio, calcular
impuestos, evaluar el progreso del negocio y atraer a potenciales inversionistas.
Agregue categorías y adapte esta hoja de trabajo según sea necesario, sobre la
base de las necesidades de su negocio.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 23


Cuenta de resultados
Negocio: ___________________________ Año finalizado: ________________
Ingresos/ ventas brutas
Menos
������������������
devoluciones
Menos
����������������
descuentos
Menos
������������������������
deudas incobrables
Intereses, alquiler, regalías
Reintegros, reembolsos
Total Ingresos

GASTOS
Costo de productos vendidos El flujo de caja
Nómina será importante
Impuestos, excepto el impuesto a la renta
para las
operaciones diarias
Gastos de ventas
de su negocio.
Alquiler de oficina, otros gastos
Costos de equipos, otros
Teléfono
Marketing, anuncios, promoción
Intereses de préstamos
Cobros bancarios
Viajes y entretenimiento
Aportes
Servicios públicos
Beneficios, salud
Beneficios, incapacidad
Seguro, negocio
Honorarios profesionales
Millaje
Envío y porte de correo
Almacenamiento, otros
Varios
Total gastos
Ingreso neto
Menos impuesto a la renta
INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 24


• Balance general
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El balance general le da una imagen instantánea de la condición financiera
de la empresa, en cualquier fecha dada. Le dice cuál es el valor del negocio.
Es preparado por lo menos anualmente y contiene dos lados iguales – el
patrimonio neto y el pasivo. Dicho en términos simples, el balance general
muestra lo que el negocio tiene (activo), frente a lo que el negocio debe
(pasivo), y la diferencia entre los dos. La diferencia entre Activo y Pasivo
representa el Patrimonio neto. De ser posible, es conveniente incluir cifras
comparativas de un periodo de tiempo que sirvan de punto de referencia.
Dentro del balance general existen dos partidas importantes: las cuentas por
cobrar y las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar representan el dinero
que los clientes le deben a la empresa. Es conveniente observar de cerca
cuidadosamente estas cuentas. Las cuentas por pagar representan el dinero que
la empresa debe por diferentes productos y servicios. El observar de cerca las
cuentas por pagar le permite tener un sólido historial de crédito.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 25


Balance general (al: _________________)
Compañía: ___________________________ Fecha: ______________

Último mes Este mes


Activo
Efectivo
Inversiones
Cuentas por cobrar
Inventario
Gastos pagados por adelantado
Otros activos corrientes
La teneduría
Terreno de libros es un
Construcciones componente
Inversiones a largo plazo necesario para
Intangibles operar un negocio.
Otros activos
TOTAL ACTIVO
Pasivo y patrimonio neto
Pagarés de corto plazo
Deuda de largo plazo
Cuentas por pagar
Gastos acumulados
Impuestos por pagar
Préstamos a accionistas
Otros pasivos corrientes
Bonos por pagar
Acciones comunes
Capital pagado
Dividendos sin distribuir
Otros:
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
NETO
Patrimonio neto (Total Activo
– Total pasivo = Patrimonio
neto)

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 26


• Estado de flujo de efectivo
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La mayoría de los negocios tienen la necesidad crítica de saber, diariamente, de
cuánto efectivo disponen y van a necesitar en un futuro inmediato. . El estado
de flujo de efectivo muestra el efectivo disponible. Su negocio puede producir
ingresos o rentas, pero si no cuenta con el efectivo suficiente para pagar sus
facturas, tendrá que prestar más atención al estado de flujo de efectivo para
asegurarse de lograr que sus ingresos superen a sus gastos.

Lleve una buena


contabilidad de
sus activos.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 27


Estado de flujo de efectivo mensual de seis meses
Negocio: ________________________ Período de tiempo:________________

Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 NOTAS


Fuentes de flujo de
efectivo
Ingreso neto después
de impuestos
Depreciación
Reducción de
inventario
Incremento de
cuentas por pagar
Incremento de la
deuda de largo plazo
Otras obligaciones
Costos de capital y
operación
Retiros o dividendos
de propietarios
Incrementos de
inventarios
Incrementos de
cuentas por cobrar
Disminución,
cuentas por pagar
Gastos de capital
Deuda de largo plazo
Incrementos de
activos
Reducción de
obligaciones
TOTAL DESEMBOLSOS
DE EFECTIVO

FLUJO DE
EFECTIVO MENSUAL

FLUJO DE EFECTIVO
ACUMULATIVO
+ or –

Para encontrar estos y otros formularios, visite http://www.sba.gov/library/forms.html.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 28


Contabilidad y libros contables
Para producir los estados financieros necesarios, usted necesita que la información sea
correcta, corriente, confiable y documentada. El llevar el libro diario y el libro mayor
garantizarán que usted cuente con la información necesaria y correcta. Un libro diario
es una referencia documentada de cada transacción del negocio respaldada con los
recibos, etc. Usted puede llevar diarios separados por categorías específicas. Un libro
mayor es la documentación de los totales de los diferentes diarios. Los libros diario
y mayor pueden llevarse en forma impresa o electrónica. Sin embargo, si emplea el
sistema electrónico, se recomienda especialmente que mantenga un sistema en forma
impresa como respaldo.

Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su
ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio
generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques
cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de
su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos.

• Recibo de entrada bruta


En este documento consta el ingreso que su negocio recibe, incluyendo
la fuente y la cantidad. La entrada bruta puede consistir en facturas,
comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, etc.

• Recibo de compras
En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso
de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir
cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta
con tarjeta de crédito, facturas, etc.

• Recibo de gastos
En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su
negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 29


de crédito, cheques cancelados, facturas e incluso comprobantes de caja
chica de pequeñas compras, etc.

• Recibo de gastos especiales


Debido a que las directivas cambian en forma regular, siempre consulte con
el IRS, en www.irs.gov, para conocer las directivas actuales con relación a
los gastos de viaje, transporte, entretenimiento, donaciones, etc.

• Recibo de impuestos (al empleo por razón de la nómina, a


las ventas, etc.)
Sea que se trate de documentos de empleo, recibos de pago de impuestos,
etc., deben conservar copias para fines de documentación.

• Activo
Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso
que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras
y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las
partidas del activo:

• ������������������
Cuándo lo adquirió • ������������������
Las pérdidas, etc.

• ����������������
Precio de compra • ���������������������
Cómo se uso el activo

• �����������������������������
Costos de mejoras, de ser el • ��������������������������
Cuándo y cómo dispuso del
caso mismo

• ����������������
Deducciones por • ��������������������������
Precio de venta junto con
depreciación gasto de la venta

V. Gestión de operaciones diarias


Ahora que usted ha establecido la forma de organización legal de la empresa, asegurado
las operaciones físicas y cumplido con las regulaciones y directivas, es tiempo de prestar
atención al proceso de la gestión diaria.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 30


¿Qué sucede a diario en su negocio? ¿Se han establecido y adoptado procedimientos
de operación? De ser así, ¿son ellos claros para todos en su empresa? ¿Existen patrones
de referencia establecidos para evaluar regularmente las operaciones y ajustar los
procedimientos cuando sea necesario? ¿Es evidente la interrelación entre las operaciones?

Tómese el tiempo necesario para examinar cuidadosamente las operaciones diarias de


su negocio. El cuadro que sigue ilustra operaciones básicas de cualquier negocio, sea
un negocio que trate sobre un producto o servicio – todos los negocios lidian con la
producción, terminación satisfactoria del producto, facturación, etc. Cada una de estas
operaciones es integrada y tiene un impacto en las demás. Por ejemplo, si los productos
no son producidos y entregados, entonces no tiene lugar la facturación. Como gerente,
su responsabilidad general es ver que todas las operaciones se desarrollen sin tropiezos.
Las diferentes listas de verificación que siguen a continuación del cuadro le dan las
pautas para mantener el desarrollo de las operaciones sin tropiezos. Tómese la libertad
de tomar los pasos que sean específicos a su negocio. ¿Qué pasos son necesarios para
mantener la fluidez de las operaciones en su negocio?

OPERACIONES DEL NEGOCIO EN


UNA GESTIÓN DIARIA TÍPICA

Primero: Proceso de producción


c c

c c

Segundo: Estándares de producción

Tercero: Terminación satisfactoria del


producto
c c
c c

Cuarto: Gestión de inventario

Quinto: Facturación y proceso de


cobranza

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 31


PRIMERO, ������������������������������������
examinemos el proceso de producción.

Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender
perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la
siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y
ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Proceso de producción
(Sí o no)

• ��������������������������������������������������������
¿Son accesibles y están disponibles las materias primas
que sean necesarias?

• ��������������������������������������������������
¿Es accesible y está disponible el equipo que sea
necesario?

• ����������������������������������������������������������
¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su
trabajo?

• ���������������������������������������������������������
¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales
de producción?

• �������������������������������������������������
¿Pueden moverse los materiales y suministros con
facilidad y seguridad?

• ������������������������������������
¿Gozarán de seguridad los empleados?

• ������������������������������������������������������
¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes
del producto final?

• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la
producción?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 32


SEGUNDO, �������������������������������������
examine los estándares de producción.

Al examinar el proceso de producción existente, considere el tipo de producción para


su producto. ¿Es el proceso de producción clasificado como el trabajo de una persona
o como un flujo continuo? Con esto queremos decir, es una persona responsable
de producir el producto total (como en el caso de la producción por una persona)
o es el producto final movido de un proceso al siguiente hasta que se obtiene como
resultado el producto final (flujo continuo)? Piense en su última visita al dentista. El
dentista probablemente no se encargará de todos los aspectos de su vista. Había una
recepcionista, un asistente del dentista, el dentista mismo y la persona encargada de
la facturación. Lo mismo se aplica al negocio de reparación de automóviles; diferentes
personas se encargan de los diferentes aspectos del trabajo de reparación, pero todos
trabajan juntos para obtener la reparación del automóvil.

Dentro de cada proceso de producción, para ser eficiente, usted probablemente


necesitará considerar factores tales como el flujo, flexibilidad, cantidad de productos a
ser producidos, inversión de capital (dinero y equipo), la mano de obra calificada y el
volumen de producción. ¿Existen estándares de producción en la industria que puedan
ser adoptados para una mayor eficiencia? La mayoría de las organizaciones han sugerido
pautas, incluso “consejos sobre las ventajas”, que usted podría implementar en su
pequeño negocio para una mayor eficiencia.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Estándares de producción
(Sí o no)

• ��������������������������������������������������������
¿Aplico los estándares de la industria para producir mi
producto?

• ��������������������������������������������������
¿Me dan una ventaja competitiva los estándares de
producción que aplico?

• �������������������������������������������������������
¿Se produce el volumen necesario con los estándares de
producción que aplico?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 33


¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Estándares de producción
(Sí o no)

• �����������������������������������������������������
¿Sirven de soporte mis estándares de producción para
un flujo positivo de las materias primas, mano de obra,
equipo y transportación del producto final?

• ������������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los
estándares de producción?

TERCERO, examine el proceso de terminación satisfactoria del producto.

Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad
para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Terminación satisfactoria del producto
(Sí o no)

• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega
de los productos?

• ����������������������������������������
¿Quién es responsable del procesamiento?

• ���������������������������������������������������������
¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas
para la terminación satisfactoria del producto y para
finanzas?

• ���������������������������������������������������������
¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a
fin para cumplir satisfactoriamente con una orden?

• �����������������������������������������������������������
¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la
terminación satisfactoria del producto?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 34


CUARTO, examine la gestión de inventario.

El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo?
La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo
que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación.
Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso,
se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales,
herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un
negocio exitoso.

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio:
establecido? Gestión de inventario
(Sí o no)

• ������������������������������������������������������
¿Cuento con un procedimiento de control de inventario
para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste?

• ����������������������������������������������������������
¿Existe una persona específica responsable del control de
inventario?

• ������������������������������������������������
¿Se toma un inventario físico en forma regular?

• ������������������������������������������������������
¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario?

• ����������������������������������������������������
¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así,
¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado?

• �����������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso establecido para verificar la
calidad de la gestión de inventario?

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 35


QUINTO, ���������������������������������������������
examine el proceso de facturación y cobranza.

La facturación es el proceso de presentación de facturas a los clientes por los productos


producidos y entregados – y de recordarles a los clientes los pagos atrasados. Aunque
la cobranza de los pagos atrasados puede resultar desagradable y difícil en ocasiones, es
parte del proceso. ¿En qué consiste su proceso de facturación y cobranza? ¿Puede ser
más eficiente?

¿Tengo un
proceso Lista de verificación de operaciones del negocio: ��
establecido? Proceso de facturación y cobranza
(Sí o no)

• �������������������������������������������������
¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza?
• ����������������������������������������������������
De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva?
• ���������������������������������������������������
Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo
solucionar esos problemas?
• �����������������������������������������������������������
¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para
mi negocio?
• ������������������������������������������������������
¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de
facturación?
• ����������������������������������������������������������
¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y
externos?
• �����������������������������������������������������
¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el
proceso externo de cobranza?
• ¿En
��������������������������������������������������������
qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca
recibidos?

n Resumen

Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas
funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son
importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con
un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones,
estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en
formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 36


separación de responsabilidades. Pero, si eso no es posible, deben establecerse criterios
de referencia para evaluar todas las actividades del negocio en forma regular.

El establecer y operar un negocio es el sueño de un empresario. Aparecerán retos


en el camino porque no importa lo preparado que esté usted, tendrá que estar listo
para aceptar las realidades del flujo de caja, de una caída en las ventas (o incluso
ventas insuficientes), nueva competencia, recesiones económicas y problemas de los
empleados. Sin embargo, al mantener una vigilancia de cerca con vistas a lograr la
integración de las diferentes funciones, sus metas de largo plazo podrán ser alcanzadas
más fácilmente.

VI. Entonces, ¿Qué sigue?


Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 7, usted explorará
las Operaciones Básicas del Empresario y la información y herramientas que necesita
para una gestión diaria efectiva en el ámbito de los empleados que contribuyen en la
producción de los productos y servicios que su negocio provee. No deje de examinar y
aplicar las otras guías de esta serie mientas continúa su exploración como empresario.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 37


VII. Glosario Control de inventario
Sistema contable para prevenir las carencias
Activo y reducir los costos de mantenimiento del
Todo lo que usted posee que puede ser inventario.
convertido en efectivo para pagar las deudas;
normalmente las partidas figuran en orden de Controles internos
liquidez. Método contable diseñado para promover la
eficiencia, salvaguardar el activo y detectar y
Adopción de nombre comercial prevenir el fraude o error.
Un nombre que una persona asume para usarlo
en los negocios en lugar de su nombre personal. Cuentas por cobrar
Se tramita la obtención de un certificado de Los clientes que compran productos o servicios
adopción de nombre comercial en el palacio de a crédito a su negocio figuran en una cuenta
justicia de la ciudad o condado. por cobrar hasta que efectivamente se reciba el
pago por los mismos.
Agente de ventas
Representante independiente que contrata con Cuentas por pagar
un negocio para vender un producto por una Dinero debido a los proveedores de productos
comisión. o servicios. Las facturas normalmente vencen a
los treinta días de la recepción del producto.
Arrendamiento
Acuerdo contractual entre el propietario de Flujo de proceso
una propiedad o equipo y el individuo que la Producción que divide los procedimientos de
toma en arrendamiento. Usado en referencia a productos en segmentos organizacionales. Un
la obtención de vehículos y equipo, espacio de ejemplo podría ser los automóviles, donde la
oficina y personal. producción podría estar dividida de acuerdo
con el bloque de cilindros, montaje del motor, y
Balance general prueba del motor.
Un estado financiero que describe la posición
financiera del negocio en un momento dado. Forma de organización legal
Forma de constituir una empresa y desarrollar
las actividades del negocio.
Centros de Desarrollo de los Pequeños
Negocios Empresa
Fuerza de ventas
Programa nacional financiado por la SBA y
Empleados que trabajan a tiempo completo
que cuenta con el apoyo financiero de cada
para un negocio y reciben todos los beneficios
estado. Brinda asistencia técnica gratuita en
ofrecidos por la empresa, tales como jubilación,
forma confidencial a los nuevos propietarios de
vacaciones y beneficios médicos, etc.
negocios nuevos y existentes.
Gastos
Contabilidad
Costos de operación incurridos por un negocio.
Un método sistemático para llevar
contablemente las transacciones financieras.
Gestión de operaciones
La gestión de las actividades diarias de un
negocio.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 38


Operaciones continuas Suministro externo
Actividad de producción que produce un El disponer que un servicio o producto sea
producto estandarizado. Las materias primas suministrado o producido por otro.
son continuamente introducidas en el proceso
de producción. La refinación de petróleo es una Teneduría de libros
producción continua que produce el producto Asiento de las transacciones del negocio y
de petróleo estandarizado con el empleo de reconciliación de las actividades de la empresa.
materias primas.

Operaciones de producción por pedido


Negocio que produce los productos bajo una
orden de pedido en lugar de anticiparse a la
demanda.

Propiedad intelectual
Todo concepto, idea, creación literaria,
programa de computadora o trabajo creativo
que es definible, medible y objeto de la
propiedad de alguien por su naturaleza.

Responsabilidad ilimitada
No existe distinción entre la responsabilidad
del negocio y la responsabilidad personal. Los
bienes personales de una persona pueden ser
tomados y aplicados a la cancelación de las
deudas del negocio.

Responsabilidad limitada
La limitación de la pérdida potencial de
una persona a la cantidad invertida sin
responsabilidad personal. Los bienes personales
de una persona no pueden tomarse para
cancelar las deudas de un negocio.

SCORE (siglas en inglés del Servicio del


Cuerpo de Ejecutivos Retirados)
Agencia federal, financiada por la SBA,
conformada por un grupo de empresarios
retirados voluntarios, que brinda entrenamiento
y apoyo a los pequeños negocios.

Small Business Administration (SBA)


Agencia federal establecida para brindar
servicios de información y educación, garantías
de préstamos y asesoría para promover el
desarrollo de la pequeña empresa.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 39


VIII. Recursos Adicionales La revista Entrepreneur
Recursos en línea, más el diario de Internet de
Cada día existen nuevas oportunidades de pequeños negocios
negocios y eventos que afectan el clima de los www.entrepreneur.com
negocios o las estrategias de los negocios. Los
siguientes recursos impresos y en línea pueden Banco de Exportación e Importación de los
ayudarle a mantenerse bien informado. Estados Unidos (Ex–Im Bank)
Brinda información y entrenamiento para
Websites promover el comercio internacional en las
American Marketing Association pequeñas empresas
con informes sobre la industria, un diccionario http://www.exim.gov/products/special/smallbus.
detallado con términos de marketing y recursos html
educacionales
www.marketingpower.com La revista Fast Company y su Small Business
Intelligence Center
Association for Enterprise Opportunity (AEO) Ofrecen una variedad de artículos, recursos,
La asociación nacional de organizaciones que herramientas
tienen el compromiso del desarrollo de la www.fastcompany.com
“microempresa”
www.microenterpriseworks.org La revista FORBES
www.forbes.com
La revista Business Week
www.businessweek.com FORTUNE Small Business
www.fortune.com/fsb
Citibank
Asesores de pequeñas empresas INC Magazine
experimentados y recursos financieros http://inc.com
especiales para el manejo de efectivo,
procesamiento de tarjetas de crédito, Fundación Kauffman
inversiones, y más; localice las oficinas Alienta la actividad empresarial en los
e infórmese acerca de las estrategias y Estados Unidos y mejora la educación de los
programas de negocios, www.citibank.com/us/ niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus
citibusiness operaciones y el otorgamiento de subvenciones
para la actividad empresarial y la educación
Empresa de Informes de Crédito Dun & http://www.kauffman.org
Bradstreet http://www.eventuring.org
www.dnb.com o 1-800-234-3867
Asociación Nacional de Personas que
eBay Trabajan como Independientes (NASE)
Información acerca de cómo establecer un Brinda apoyo a los micronegocios y personas
negocio en línea que trabajan como independientes
www.ebay.com http://www.nase.org

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 40


NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Sociedad de Profesionales Hispanos
Mujeres Propietarias de Negocios) (National Brinda oportunidades únicas para el desarrollo
Association of Women Business Owners) profesional, servicios educacionales y logro
contactos, así como programas de educación y personal de la comunidad hispana.
de apoyo, y más http://www.nhshp.org
www.nawbo.org
Departamento de Trabajo de los EE.UU.
Asociación Nacional de Negocios El Departamento de Trabajo fomenta y
Asociación sin fines de lucro, concebida promociona el bienestar social de los
específicamente y administrada activamente postulantes a un empleo, asalariados y personas
para asistir a la comunidad de pequeños retiradas de los Estados Unidos.
negocios, así como a las personas que trabajan http://www.dol.gov
como independientes a fin de que logren sus
metas profesionales Oficina de Patentes y Marcas de los Estados
http://www.nationalbusiness.org Unidos
Promueve el progreso de la ciencia y los
Online Women’s Business Center oficios otorgándoles por un tiempo limitado
Ofrece información sobre la administración de a los inventores derechos exclusivos a sus
negocios y guía interactiva y consejo individual. respectivos descubrimientos.
Producido en cooperación con los Centros de http://www.uspto.gov/
Negocios de Mujeres de la SBA.
http://www.onlinewbc.gov Club de Presidentes Jóvenes
una organización que tiene como objeto
SCORE (siglas en inglés del Servicio del fomentar el liderazgo a través de la educación
Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service y amistad
Corps of Retired Executives) – voluntarios que http://www.ypo.org/learning.html
orientan e instruyen a las pequeñas empresas,
en persona y en línea, en forma gratuita Service The Wall Street Journal Center for
Corps of Retired Executives Entrepreneurs
www.score.org Contiene las últimas historias y amplios
recursos relacionados acerca de las tendencias
Small Business Administration que lo afectan a usted y a su negocio.
Se esfuerza por mantener y fortalecer la www.startupjournal.com/
economía nacional a través de la ayuda,
asesoría, asistencia y protección de los Publicaciones
intereses de los pequeños negocios, y ayudando Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004.
a las familias y negocios a recuperarse de los National Entrepreneurship Assessment
desastres nacionales. – United Status of America, 2003 Executive
http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ Report. Babson Collage and the Kauffman
sbdc Foundation.

Mandel, Stan. August 2004. “Educating the


Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario página 41


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