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6. Operaciones de Negocio Basicas para el empresario

6. Operaciones de Negocio Basicas para el empresario

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Guia Citybank
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Guía 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario

Guide 6: Operaciones de negocios básicas para el empresario
n INTRODUCCIÓN Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio, así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y dinámico sector de la pequeña empresa. n Visión general Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo, el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía incluirá los cinco tópicos siguientes:
• • • • • Forma de organización legal de la empresa Operaciones físicas del negocio Regulaciones y directivas de negocios Operaciones financieras del negocio Gestión de operaciones diarias

Las decisiones operacionales inteligentes son parte de una fórmula de negocios de éxito.

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Hay mucho que aprender acerca de las operaciones de un negocio, y esta guía cubre mucha información. Lea la guía a su propio paso y tómese el tiempo necesario para asimilar la información.

I. Forma de organización legal de la empresa Cuando uno establece la operación de un negocio, la primera decisión que debe tomarse se relaciona con la forma de organización legal de la empresa; en otras palabras, qué clase de empresa va usted a constituir legalmente. Las formas de organización legal básicas incluyen las siguientes:
• • • • Propietario único Sociedad de personas (colectiva o limitada) Sociedad anónima (C y S) Sociedad de responsabilidad limitada (o LLC, siglas en inglés de Limited Liability Company)

Sopese cuidadosamente las ventajas y desventajas de cada una de las formas de organización legal de la empresa, antes de escoger una.

Usted verá los términos “responsabilidad legal” (“limitada” e “ilimitada”) en esta guía. Es importante que entienda y acepte su responsabilidad en general o su responsabilidad financiera legal cuando comience un negocio. La responsabilidad limitada – como en el caso de los accionistas de una sociedad anónima, los propietarios de las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), o los socios comanditarios en una sociedad limitada – en general significa que usted es responsable (está obligado) sólo por la cantidad que haya invertido en la sociedad. Si usted se encontrara con problemas financieros en su compañía, perderá todo lo que hubiera invertido, sin incluir su patrimonio personal como su casa, automóvil, etc. Existen excepciones a esta regla general, sobre lo cual deberá pedir consejo a su abogado. Sin embargo, la responsabilidad ilimitada, como en el caso de un propietario único o sociedad colectiva, significa que no existe distinción entre el negocio y las responsabilidades ilimitadas. Si usted se encontrara con problemas financieros y tiene responsabilidad ilimitada, podrían tomarse sus bienes personales para pagar las deudas del negocio. La protección de sus bienes personales frente a un

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juicio es la primera razón para considerar cuidadosamente la forma de la organización legal de la empresa. Existen muchas leyes y reglamentos que se aplican a los propietarios de pequeños negocios, por lo que sería aconsejable consultar con un abogado o contador público colegiado, para entender sus responsabilidades legales. El siguiente cuadro le ofrece una visión general de los seis tipos de formas de organización de su empresa. Para más información sobre estos tipos de empresas, visite el sitio web http://www.sba.gov/ starting_business/legal/forms.html

Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Propietario único Un propietario Responsabilidad personal Responsabilidad ilimitada por las obligaciones de la empresa Documentos de formación Ninguno, pero podría necesitarse un Certificado de adopción de nombre comercial Impuestos El negocio no es gravado con impuestos. Se gravan con impuestos las ganancias y pérdidas del propietario gravado. El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los socios. Administración Propietario

Sociedad colectiva

Número ilimitado de socios solidarios

Responsabilidad personal ilimitada por las obligaciones de la empresa

Ninguno, pero puede necesitarse un Contrato de Sociedad Colectiva General para establecer las obligaciones de los socios Certificado de sociedad limitada Contrato de sociedad limitada

Los socios tienen Iguales derechos de administración, salvo que acuerden lo contrario.

Sociedad limitada

Número ilimitado de socios

Responsabilidad personal ilimitada de los solidarios; la responsabilidad de los socios comanditarios es en general sobre la base del monto de la inversión

El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los socios.

El socio solidario administra el negocio, sujeto al Contrato de responsabilidad limitada.

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Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Sociedad anónima gravada bajo Subcapítulo C del Código de Impuestos Internos Número ilimitado de accionistas Responsabilidad personal Responsabilidad ilimitada Documentos de formación Escritura de constitución Estatutos Impuestos Impuesto a las ganancias de la sociedad Administración El directorio tiene la responsabilidad general de la dirección de la empresa; teniendo los altos empleados la responsabilidad del manejo diario de la empresa. El directorio tiene la responsabilidad general de la dirección de la empresa; teniendo los altos empleados la responsabilidad del manejo diario de la empresa. Establecida mediante el acuerdo de operación.

Sociedad anónima “S” (“S” Corporation)

Limitada – hasta 75 accionistas

Responsabilidad ilimitada

Escritura de constitución Estatutos Elección de Sociedad Anónima S (S Corporation) de IRS y Estado

El negocio no es usualmente gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los accionistas.

Muchos pequeños negocios comienzan como propietarios únicos.

Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

Número ilimitado de miembros

Responsabilidad ilimitada

Escritura de fundación Acuerdo de operación

El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los propietarios.

Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas. Proprietario único TEsta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la Esta más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de

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nombre comercial) hecho en la Municipalidad o la Oficina del Secretario del Condado es todo lo que es requerido. Debido a que el propietario único tiene responsabilidad ilimitada, todas las ganancias y pérdidas son del propietario. Siempre que las ganancias no excedan de cierta cantidad, existe una ventaja tributaria porque el ingreso es gravado a nivel personal. Sin embargo, un mayor reto puede ser el éxito mismo. Con un crecimiento en expansión y el éxito financiero, el proceso de operar como propietario único puede resultar siendo todo un reto. Cuando uno piensa en propietarios únicos, normalmente es en referencia a pequeñas empresas, tales como las tiendas de alimentos minorista, boticas, restaurantes, salones de belleza, es decir, lugares comunes en nuestros vecindarios Sociedad de personas Una sociedad de personas es una forma de organización en la que un pequeño número de individuos tiene la propiedad del negocio. Piense si preferiría entrar en negocios solo o con uno o más socios. En ambos casos de sociedad de personas, es decir, la sociedad colectiva y la sociedad limitada o comanditaria, existe responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio; sin embargo el socio comanditario es generalmente responsable sólo por el monto invertido en el negocio. Existen ciertas ventajas y desventajas al establecer una sociedad de personas, especialmente en los aspectos financieros y la administración del negocio. Las sociedades de personas siempre deben establecerse a través de contratos formales por escrito. Cuando se piensa en las sociedades de personas, es usualmente una situación en la que alguien ha operado como propietario único y luego decide expandirse y tener otros socios. Puede ser también una situación en la que dos personas deciden unir fuerzas en el negocio para combinar sus habilidades y recursos financieros.

Cuando empiece un negocio, analice cuidadosamente todas las opciones de las formas de organización.

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Sociedad de responsabilidad limitada (LLC) Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), autorizadas por legislación estatal se están haciendo cada vez más comunes. Éstas combinan la protección de la responsabilidad personal de una sociedad anónima con los beneficios tributarios y la simplicidad de la sociedad de personas. La LLC es una forma de organización distintiva que permite obtener un número de identificación tributaria, abrir una cuenta bancaria y desarrollar las actividades del negocio, todo bajo su propio nombre. La ventaja principal es que los propietarios no son personalmente responsables de las deudas y responsabilidades de la LLC. Una LLC con empleados exige impuestos a la nómina y el seguro de desempleo. Los requisitos para la formación de una LLC y los pagos de derechos anuales varían de estado a estado, por lo que debe preocuparse de conocer las regulaciones y procedimientos vigentes del estado donde opera. Una LLC comúnmente es una pequeña empresa en que el propietario ha decidido adoptar la estructura de una LLC en lugar de operar como propietario único, con el fin de beneficiarse de la condición de la responsabilidad limitada. Debemos enfatizar que no se puede catalogar un tipo de organización como la “mejor” para una situación dada. Todas las formas de organización legal tienen sus ventajas y desventajas. Cuando decida iniciar un negocio, debe pensar cuidadosamente en todas las opciones y luego decidir qué es lo mejor para usted. Aun cuando cada negocio es único, existen muchas características básicas comunes a todos ellos.

Actividad: Revise el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:
• • ¿Qué nivel de riesgo estoy dispuesto a asumir? De las seis opciones, ¿qué forma de organización sería mejor para mi negocio? • • ¿Cuáles son las ventajas de escoger esta opción? ¿Cuáles son las desventajas de escoger esta opción?

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II. Operaciones físicas del negocio Una vez que haya establecido la forma de organización legal de su empresa, deberá pensar acerca de las operaciones físicas del negocio. Entre las operaciones del negocio se incluyen la localización de su negocio y los procesos, recursos y otras herramientas que necesitará para obtener con los factores de producción (materias primas, mano de obra y capital) los productos finales (bienes o servicios). Para maximizar sus productos finales a fin de obtener una mayor rentabilidad, usted debe organizar sus factores de producción. Aunque algunos negocios tienen necesidades de operaciones físicas únicas, existen áreas básicas que todos los propietarios de negocios deben considerar. Las decisiones sobre operaciones que tome pueden mejorar la eficiencia y los resultados económicos (profit line) de su producto. No existe un sólo diseño correcto para las operaciones físicas del negocio; depende del producto (bien o servicio) y del proceso de producción. Como propietario del negocio, es esencial que se asegure que todas las operaciones funcionen bien y se integren eficazmente.
• Localización e instalaciones

Aun cuando su negocio sea pequeño ahora, es una buena idea planear para la expansión.

¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su negocio?
Hoja de trabajo: Haga los cálculos Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones siguientes? • • • ¿Costo anual de alquileres? ¿Costo anual de arrendamiento? ¿Costo anual de compra?

Tomando en cuenta mi situación financiera actual, ¿cuál de las opciones anteriores sería la mejor decisión financiera del negocio para mí?

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¿Debería tomar en arrendamiento o adquirir las instalaciones físicas? ¿Debería construir o adquirir las instalaciones existentes? ¿Dónde debería localizar mi negocio para llegar al mayor número de clientes y brindar acceso eficaz a los empleados y vendedores? Factores tales como la visibilidad, flujo de tráfico, estacionamiento y compatibilidad con el inquilino son también importantes. Usted necesitará considerar muchos factores tales como los pies cuadrados, distribución, servicios públicos, almacén, etc. La ubicación puede ser crítica aun cuando usted esté planeando un negocio a operar desde su casa. Cuando tome la decisión de tomar en arrendamiento, adquirir las instalaciones existentes o construir nuevas instalaciones, considere sus metas y el resultado final deseado. ¿Sería mejor tomar en arrendamiento (o en alquiler) las instalaciones existentes, de manera que usted no dependa de una localidad determinada y, por lo tanto, se pueda mudar conforme expanda su negocio? O, ¿le convendría encontrar instalaciones lo suficientemente grandes como para albergar a su empresa actual, con espacio para expandir su negocio en el futuro? También tome en cuenta cuando dan en arrendamiento un lugar, muchos propietarios “remodelan según sus necesidades”, ahorrándole potencialmente dinero a usted.
• Equipo de producción y operaciones y mantenimiento

Muchos negocios confían en otros negocios en cuanto a la experiencia y asistencia.

¿Debo tomar en arrendamiento o adquirir el equipo de oficina? Si lo tomo en arrendamiento, ¿debo hacerlo con todo el equipo o sólo parte del mismo? Junto con el equipo, ¿cómo debo hacer con el mantenimiento? ¿Qué es más rentable, comprar o tomar en arrendamiento? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas respectivas? Para obtener una respuesta a sus preguntas, visite www.citibank. com/us/citibusiness/leasing.htm y www.citibank.com/us/citibusiness/ credit.htm
• Empleados

Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los

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necesite? ¿Necesito contar con una fuerza de ventas? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las diferentes opciones?
• �sistencia profesional

Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio, muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio. Cuando considere obtener asistencia profesional, identifique las funciones de operaciones claves que necesitará en su negocio. ¿Necesitará ayuda con la contabilidad y teneduría de libros? ¿Ha encontrado a un abogado con el que desee trabajar? La decisión puede ser contratar a una empresa en lugar de un individuo. De cualquier manera, decida sobre estos contratos con el mismo cuidado como lo haría al contratar a los empleados. Entreviste a los candidatos, haga preguntas, discuta los honorarios y los servicios, y considere darles una pequeña tarea para que usted pueda obtener una idea de sus servicios antes de formalizar una relación de largo plazo, Cuando encuentre la correcta combinación de servicios, no deje que el precio sea el único factor en su decisión. Los precios más altos no siempre son una garantía de un mejor servicio, y los precios más bajos no siempre representan un servicio inferior. La experiencia y competencia es normalmente una combinación ganadora.

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Tómese el tiempo que sea necesario para reflexionar el porqué usted necesita de estos profesionales y no dude en obtener su asistencia y aprovechar su competencia. �ctividad Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas, haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto final.
Operaciones físicas ¿Se aplica esta operación física a mi negocio? (Sí o no) Si la respuesta es “Sí”, ¿cuáles son mis necesidades?

Localización e instalaciones Equipo de operaciones y mantenimiento Equipo de producción y materiales Empleados

Asistencia profesional

Preguntas adicionales a considerar sobre las operaciones físicas: • • ¿Cuáles son las pautas de la industria en estas áreas? ¿Están los estándares de la industria en línea con el objetivo de mi negocio?

III. Regulaciones y directivas de negocios Existen requisitos bajo las leyes y regulaciones que afectan todos los aspectos de la operación de su negocio. Aunque puede ser frustrante el tener que ver con tantas regulaciones, la mayoría de ellas existen para la protección de la operación de su

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negocio. Muchos de los requisitos regulatorios existen en múltiples niveles -- local, estatal y federal. No dude en consultar con los profesionales correspondientes que escucharán su plan de negocios y, de acuerdo con su competencia, le ofrecerán la guía que usted necesita. Recuerde: es su responsabilidad legal conocer las directivas y los cambios en los impuestos y regulaciones. Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía, destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad intelectual, documentos legales y seguro del negocio. Formación del negocio Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes puntos:
• Gobierno federal

Los trámites para la obtención de permisos y licencias son un paso importante para que su negocio sea legal.

Número de identificación del empleador – Formulario SS-4 No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos, debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador. Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

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Verificación de empleo – Formulario I-9 Si tiene empleados, tendrá que completar el Formulario 1-9 – Formulario de verificación de empleo – expedido por el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service). Como empleador, usted es responsable de verificar que cada empleado sea elegible para trabajar en los Estados Unidos. El formulario lo puede obtener en el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service), el IRS local o por el Internet, en www.irs.gov/ businesses/small/article/0,,id=99194,00.html
• Gobierno del estado

Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba. Registro del negocio Para inscribirse en el registro para poder desarrollar sus actividades en un estado, debe contactar al Secretario de Estado (del estado) para obtener un Formulario de registro del negocio. Normalmente se exige un pago de derechos mínimo para el registro y éste es renovado cada año. Licencia del impuesto a las ventas Si vende productos a nivel minorista y el estado le aplica el impuesto a las ventas a estos productos, usted es responsable de obtener la licencia del impuesto a las ventas. Puede recabar la solicitud y obtener instrucciones más detalladas, contactando con del Departamento de Ingresos (Department of Revenue) del estado. Escritura de fundación (de la forma de organización LLC) Si usted ha adoptado la forma de organización LLC (Sociedad de Responsabilidad Limitada), deberá completar y presentar la Escritura de

Los negocios están sujetos a diferentes tipos de impuestos.

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fundación ante el Secretario de Estado (del estado). Normalmente existe un pago de derechos por el trámite de presentación. • Gobierno local (Ciudad y condado) Registro del negocio Los propietarios únicos y las sociedades colectivas que operen bajo un nombre asumido, deberán solicitar el Certificado de adopción de nombre comercial. Éste trámite normalmente se hace una sola vez. La Oficina del Secretario de la Ciudad y el Condado puede orientarlo sobre las regulaciones correspondientes. Permisos y licencias ¿Necesitará su empresa someterse a los trámites de zonificación, permisos de salud o aprobaciones sobre el medio ambiente para operar? Los requisitos regulatorios dependen de la forma de organización del negocio, la localización y el producto o servicio que usted está ofreciendo. Una abogado o contador público colegiado lo podrá orientar con los requisitos de las licencias de negocios, así como con los códigos y permisos de construcción, leyes de zonificación, requisitos del departamento de salud y leyes sobre el medio ambiente. Usted deberá cumplir debidamente con todos los requisitos antes de iniciar su negocio. Contacte a la Oficina del Secretario de la Ciudad y el Condado del lugar donde desarrollará su negocio para determinar cuáles son los requisitos del permiso o licencia respectivo. Impuestos La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través El impuesto a las ventas pagado por los negocios varía según dónde se encuentren ubicados.

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del sito web del IRS los formularios de impuestos correspondientes, en www.irs.gov/ businesses/small/article/0,,id=99194,00.html.
• Impuesto a la renta

Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos, como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina)

Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue) del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.
• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Es importante proteger sus ideas originales con patentes y copyrights.

Si usted trabaja por cuenta propia, será responsable de pagar en su totalidad el FICA o Impuesto de la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal. Insurance Contribution Act o FICA) y otros impuestos a la nómina por razón del empleo, como se ha notado en el párrafo anterior.

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Reporte y pagos del impuesto a las ventas

Si su negocio vende productos al por menor y su estado le aplica el impuesto a las ventas a los productos, usted es responsable de cobrar y pagar los impuestos. El impuesto es calculado sobre el precio de venta del producto. El impuesto a las ventas que usted cobre deberá ser remitido al estado, en forma mensual o trimestral, dependiendo del volumen de sus ventas. Consulte con el Departamento de Impuestos (Department of Revenue), para averiguar sobre los requisitos correspondientes y el proceso de pago.
• Impuestos sobre artículos de uso y consumo

Si usted fabrica o vende ciertos productos, opera ciertos tipos de negocios o usa ciertos tipos de equipo, instalaciones o productos podría estar obligado a pagar los impuestos sobre artículos de uso y consumo. Para obtener una lista vigente de estas categorías, consulte con la dependencia local del IRS.

La propiedad intelectual puede ser tan valiosa como la propiedad física. Proceda a su protección.

Para preguntas sobre impuestos, tiene los recursos siguientes: • Programa de Educación Tributaria para Pequeños Negocios – Seminarios ofrecidos por la asociación de organizaciones locales y el IRS. Consulte con la dependencia local del IRS. • Preguntas al IRS, Formularios y publicaciones de impuestos – Existe una gran variedad de información útil en la dependencia local del IRS o a través del Internet, en www.irs.gov • Small Business �dministration – La Small Business Administration o SBA, siglas en inglés de Administración de la Pequeña Empresa, ofrece una variedad de servicios a los propietarios de pequeñas empresas, incluyendo entrenamiento, programas educacionales, orientación, etc. Contacte a su oficina local de la SBA, o a través del Internet, en www.sba.org

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Propiedad intelectual Sin importar el tipo de negocio, todos los negocios tienen lo que se conoce como la “propiedad intelectual”. Muchos propietarios de negocios descuidan esta área de la administración hasta que es demasiado tarde. El término propiedad intelectual cubre una amplia gama de derechos relacionados con las invenciones, secretos industriales o comerciales u obras de creación, comprendiendo las patentes, marcas comerciales, derechos de autor, etc. Desde los inicios de su negocio, usted debe adoptar las medidas necesarias para proteger todas las formas de propiedad intelectual de su negocio. Estas medidas pueden incluso ser de un alcance legal o formal, tal como la obtención de los derechos de autor, marcas comerciales, etc. o ser tan simples como limitar el acceso a materiales e información o marcándolos con la palabra “Confidencial”. Aunque no es necesario, siempre es recomendable recurrir a un abogado para que le ayude a preservar sus derechos de propiedad intelectual. El objeto de proteger su propiedad intelectual tiene un impacto doble, También necesita tener cuidado de no infringir la propiedad intelectual de otros. Asegúrese de prevenir que los empleados no decidan dejar su empresa llevándose sus ideas con ellos.
• Patentes

La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo. Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda inicial para determinar si una patente realmente existe.
• Marcas comerciales

Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca. Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo

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(o una combinación de los mismos). Puede establecer una marca comercial usando simplemente el símbolo, pero es mejor obtener el registro federal (®) de la marca comercial en caso que necesitara alguna vez iniciar una acción legal. Para registrar, complete los formularios necesarios ante la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office). Existe un pago de derechos para tal trámite. De concederse, la marca comercial goza de una protección inicial de 10 años. Visite www.uspto.gov/ para obtener más información y hacer una búsqueda rápida y ver si el nombre, símbolo, dispositivo, etc., propuesto infringe marcas comerciales existentes.
• Derechos de autor

Sin importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo in las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software, anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un “Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.
• �cuerdos de confidencialidad

El seguro es otro aspecto crítico de la protección de la inversión de su negocio.

Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también. Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio, usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un

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acuerdo, una relación confidencial o un aspecto que comprenda la información confidencial de su negocio. Documentos legales Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos, contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc. El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará, familiarícese con las normas de la industria de su negocio. Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la operación de su negocio.
• Contratos

Trate de conocer los tipos de responsabilidad que cubre su póliza de seguro.

Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes. Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá incluir todos o algunos de los componentes siguientes: √ Lista de verificación: Componentes críticos del contrato
• Identificación de las partes. Complete el nombre y dirección de todas las partes. • �ntecedentes del contrato. Toda la información crítica acerca del proyecto y suposiciones o supuestos claves.

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• Obligaciones. ¿Cuáles son las obligaciones a cumplir por cada una de las partes y para qué fecha, etc.? • Términos del contrato. La duración y renovación y el procedimiento de la extensión, de ser necesario. • Precio. No sólo la cantidad de dinero objeto de intercambio, sino cómo se determinó el precio. • Proceso de pago. Cuándo vence el pago y cómo se hará el pago (a plazos, en un solo monto global), etc. • Garantías. Bajo qué condiciones se hará la entrega del producto, etc. • Responsabilidad. Condiciones en relación con el producto final. • Cuándo terminará el contrato. ¿Cuándo terminará el contrato y qué sucede si una de las partes tiene que darlo por terminado antes del tiempo previsto, etc.? • Confidencialidad. ¿Qué parte puede anunciar el proyecto, etc.?

Una buena contabilidad es algo básico para las operaciones de su negocio.

�rriendamiento

Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo, porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de que surjan dudas.
• Contratos de ventas

El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar, desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales

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ticket), hasta el que se incorpora en un documento preparado para la venta particular de que se trate. Para establecer su negocio, sus contratos de venta deben representar su negocio, tener una presentación estándar, y representar algo que no sea negociable. Seguro El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo, considere las siguientes opciones de seguro.

Seguro de propiedad del negocio Para reducir los riesgos involucrados con la propiedad que posee, investigue las pólizas de seguro que existen y que cubran las pérdidas por robo, incendio, inclemencias del tiempo y otras pérdidas.

• Seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros lo protege a su negocio y a usted, en cuanto a su vida personal, frente a la ruina financiera potencial de su negocio. El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros protege a su negocio en el caso de un juicio por daños corporales o daños a la propiedad, no sólo cubriendo los daños y del juicio sino también los costos legales. Puede ser adquirido en la forma e responsabilidad civil, responsabilidad profesional y responsabilidad del productor o fabricante. • Seguro de accidentes de trabajo Bajo las leyes de la mayoría de los estados, los empleadores que tienen más de una cierta cantidad de empleados, son responsables de los accidentes relacionados con el trabajo. Este tipo de seguro le permite a los empleadores a contribuir a un fondo de seguro del estado, de los cuales se pagan los beneficios a los trabajadores que sufran daños corporales mientras se encuentran en el trabajo.

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• Seguro en exceso del monto asegurado El determinar cuánto de cobertura es lo correcto para su negocio es una decisión personal. Si usted cree que necesita protección adicional por encima y más allá de los limites de responsabilidad actuales, puede adquirir el Seguro en exceso del monto asegurado, también conocido a veces como la póliza “paraguas”. Esta póliza paraguas le brinda protección adicional a su responsabilidad en caso que se dicte una sentencia en contra de usted que exceda los limites de responsabilidad de su póliza inicial. • Seguro de responsabilidad por prácticas de empleo Esta es relativamente una nueva forma de seguro de responsabilidad que cubre al negocio así como a la administración. Ofrece protección a un empleador frente a las reclamaciones de los empleados, ex empleados o empleados potenciales, cubriendo la discriminación (en razón de la edad, sexo, raza, incapacidad, etc.), terminación ilegal del empleo, acoso sexual, así como otras alegaciones relacionadas con el empleo. IV. Operaciones financieras del negocio Se debe llevar la contabilidad de todos los negocios. Aunque existen muchos sistemas de software de contabilidad en el mercado, lo importante es tener un sistema de contabilidad que sea el apropiado para su tipo de negocio. Aunque puede confiarle a otros el llevar los libros contables, es necesario que entienda el sistema contable para proteger sus intereses. Debe llevar cuenta separada del negocio y de su cuenta personal (véase la Guía 9 para más información sobre este tópico). Es aconsejable establecer una relación con una institución financiera antes de que surja la necesidad de asistencia financiera. Sistema contable Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento

Lleve cuentas actualizadas de lo que se le debe a su negocio y por quién.

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de causa sobre sus necesidades financieras con los empleados, banqueros, contadores, etc. (Usted puede reconocer las siguientes declaraciones de la Guía 4). Las tres formas financieras más importantes que usted debe mantener son las siguientes:
• Cuenta de resultados (también conocida como Estado de ganancias y pérdidas)

La cuenta de resultados muestra sus ingresos en el transcurso del tiempo y calcula sus ingresos netos; le dice si el negocio es rentable o no. Para determinar su ingreso neto, agregue todos los ingresos del negocio, y luego sustraiga el costo y gastos de operación del negocio. Las cuentas de resultadas son usualmente preparadas en forma mensual, trimestral o anual y son la forma más efectiva cuando incluyen una comparación con la actividad financiera del mismo periodo de tiempo en un año previo (es decir, el primer trimestre comercial de 2005 comparado con el primer trimestre comercial de 2004). Las cuentas de resultados son valiosas para hacer proyecciones del negocio, calcular impuestos, evaluar el progreso del negocio y atraer a potenciales inversionistas. Agregue categorías y adapte esta hoja de trabajo según sea necesario, sobre la base de las necesidades de su negocio.

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Cuenta de resultados Negocio: ___________________________ Año finalizado: ________________
Ingresos/ ventas brutas �enos devoluciones �enos descuentos �enos deudas incobrables Intereses, alquiler, regalías Reintegros, reembolsos Total Ingresos G�STOS Costo de productos vendidos Nómina Impuestos, excepto el impuesto a la renta Gastos de ventas Alquiler de oficina, otros gastos Costos de equipos, otros Teléfono �arketing, anuncios, promoción Intereses de préstamos Cobros bancarios Viajes y entretenimiento Aportes Servicios públicos Beneficios, salud Beneficios, incapacidad Seguro, negocio Honorarios profesionales �illaje Envío y porte de correo Almacenamiento, otros Varios Total gastos Ingreso neto �enos impuesto a la renta INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS

El flujo de caja será importante para las operaciones diarias de su negocio.

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Balance general

El balance general le da una imagen instantánea de la condición financiera de la empresa, en cualquier fecha dada. Le dice cuál es el valor del negocio. Es preparado por lo menos anualmente y contiene dos lados iguales – el patrimonio neto y el pasivo. Dicho en términos simples, el balance general muestra lo que el negocio tiene (activo), frente a lo que el negocio debe (pasivo), y la diferencia entre los dos. La diferencia entre Activo y Pasivo representa el Patrimonio neto. De ser posible, es conveniente incluir cifras comparativas de un periodo de tiempo que sirvan de punto de referencia. Dentro del balance general existen dos partidas importantes: las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes le deben a la empresa. Es conveniente observar de cerca cuidadosamente estas cuentas. Las cuentas por pagar representan el dinero que la empresa debe por diferentes productos y servicios. El observar de cerca las cuentas por pagar le permite tener un sólido historial de crédito.

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Balance general (al: _________________) Compañía: ___________________________ Fecha: ______________ Último mes
�ctivo Efectivo Inversiones Cuentas por cobrar Inventario Gastos pagados por adelantado Otros activos corrientes Terreno Construcciones Inversiones a largo plazo Intangibles Otros activos TOT�L �CTIVO Pasivo y patrimonio neto Pagarés de corto plazo Deuda de largo plazo Cuentas por pagar Gastos acumulados Impuestos por pagar Préstamos a accionistas Otros pasivos corrientes Bonos por pagar Acciones comunes Capital pagado Dividendos sin distribuir Otros: TOT�L P�SIVO Y P�TRIMONIO NETO

Este mes

La teneduría de libros es un componente necesario para operar un negocio.

Patrimonio neto (Total Activo – Total pasivo = Patrimonio neto)

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Estado de flujo de efectivo

La mayoría de los negocios tienen la necesidad crítica de saber, diariamente, de cuánto efectivo disponen y van a necesitar en un futuro inmediato. . El estado de flujo de efectivo muestra el efectivo disponible. Su negocio puede producir ingresos o rentas, pero si no cuenta con el efectivo suficiente para pagar sus facturas, tendrá que prestar más atención al estado de flujo de efectivo para asegurarse de lograr que sus ingresos superen a sus gastos.

Lleve una buena contabilidad de sus activos.

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Estado de flujo de efectivo mensual de seis meses Negocio: ________________________ Período de tiempo:________________
Mes 1
Fuentes de flujo de efectivo Ingreso neto después de impuestos Depreciación Reducción de inventario Incremento de cuentas por pagar Incremento de la deuda de largo plazo Otras obligaciones Costos de capital y operación Retiros o dividendos de propietarios Incrementos de inventarios Incrementos de cuentas por cobrar Disminución, cuentas por pagar Gastos de capital Deuda de largo plazo Incrementos de activos Reducción de obligaciones TOTAL DESEMBOLSOS DE EFECTIVO FLUJO DE EFECTIVO MENSUAL FLUJO DE EFECTIVO ACUMULATIVO + or –

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Mes 6 NOTAS

Para encontrar estos y otros formularios, visite http://www.sba.gov/library/forms.html.

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Contabilidad y libros contables Para producir los estados financieros necesarios, usted necesita que la información sea correcta, corriente, confiable y documentada. El llevar el libro diario y el libro mayor garantizarán que usted cuente con la información necesaria y correcta. Un libro diario es una referencia documentada de cada transacción del negocio respaldada con los recibos, etc. Usted puede llevar diarios separados por categorías específicas. Un libro mayor es la documentación de los totales de los diferentes diarios. Los libros diario y mayor pueden llevarse en forma impresa o electrónica. Sin embargo, si emplea el sistema electrónico, se recomienda especialmente que mantenga un sistema en forma impresa como respaldo. Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos. • Recibo de entrada bruta En este documento consta el ingreso que su negocio recibe, incluyendo la fuente y la cantidad. La entrada bruta puede consistir en facturas, comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, etc. • Recibo de compras En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta con tarjeta de crédito, facturas, etc. • Recibo de gastos En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta

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de crédito, cheques cancelados, facturas e incluso comprobantes de caja chica de pequeñas compras, etc. • Recibo de gastos especiales Debido a que las directivas cambian en forma regular, siempre consulte con el IRS, en www.irs.gov, para conocer las directivas actuales con relación a los gastos de viaje, transporte, entretenimiento, donaciones, etc. • Recibo de impuestos (al empleo por razón de la nómina, a las ventas, etc.) Sea que se trate de documentos de empleo, recibos de pago de impuestos, etc., deben conservar copias para fines de documentación. • �ctivo Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las partidas del activo:
• • • Cuándo lo adquirió Precio de compra Costos de mejoras, de ser el caso Deducciones por depreciación • • • Las pérdidas, etc. Cómo se uso el activo Cuándo y cómo dispuso del mismo Precio de venta junto con gasto de la venta

V. Gestión de operaciones diarias Ahora que usted ha establecido la forma de organización legal de la empresa, asegurado las operaciones físicas y cumplido con las regulaciones y directivas, es tiempo de prestar atención al proceso de la gestión diaria.

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¿Qué sucede a diario en su negocio? ¿Se han establecido y adoptado procedimientos de operación? De ser así, ¿son ellos claros para todos en su empresa? ¿Existen patrones de referencia establecidos para evaluar regularmente las operaciones y ajustar los procedimientos cuando sea necesario? ¿Es evidente la interrelación entre las operaciones? Tómese el tiempo necesario para examinar cuidadosamente las operaciones diarias de su negocio. El cuadro que sigue ilustra operaciones básicas de cualquier negocio, sea un negocio que trate sobre un producto o servicio – todos los negocios lidian con la producción, terminación satisfactoria del producto, facturación, etc. Cada una de estas operaciones es integrada y tiene un impacto en las demás. Por ejemplo, si los productos no son producidos y entregados, entonces no tiene lugar la facturación. Como gerente, su responsabilidad general es ver que todas las operaciones se desarrollen sin tropiezos. Las diferentes listas de verificación que siguen a continuación del cuadro le dan las pautas para mantener el desarrollo de las operaciones sin tropiezos. Tómese la libertad de tomar los pasos que sean específicos a su negocio. ¿Qué pasos son necesarios para mantener la fluidez de las operaciones en su negocio? OPER�CIONES DEL NEGOCIO EN UN� GESTIÓN DI�RI� TÍPIC�
Primero: Proceso de producción Segundo: Estándares de producción Tercero: Terminación satisfactoria del producto Cuarto: Gestión de inventario Quinto: Facturación y proceso de cobranza

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PRIMERO, examinemos el proceso de producción.

Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Proceso de producción

• ¿Son accesibles y están disponibles las materias primas que sean necesarias? • ¿Es accesible y está disponible el equipo que sea necesario? • ¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su trabajo? • ¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales de producción? • ¿Pueden moverse los materiales y suministros con facilidad y seguridad? • ¿Gozarán de seguridad los empleados? • ¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes del producto final? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la producción?

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SEGUNDO, examine los estándares de producción.

Al examinar el proceso de producción existente, considere el tipo de producción para su producto. ¿Es el proceso de producción clasificado como el trabajo de una persona o como un flujo continuo? Con esto queremos decir, es una persona responsable de producir el producto total (como en el caso de la producción por una persona) o es el producto final movido de un proceso al siguiente hasta que se obtiene como resultado el producto final (flujo continuo)? Piense en su última visita al dentista. El dentista probablemente no se encargará de todos los aspectos de su vista. Había una recepcionista, un asistente del dentista, el dentista mismo y la persona encargada de la facturación. Lo mismo se aplica al negocio de reparación de automóviles; diferentes personas se encargan de los diferentes aspectos del trabajo de reparación, pero todos trabajan juntos para obtener la reparación del automóvil. Dentro de cada proceso de producción, para ser eficiente, usted probablemente necesitará considerar factores tales como el flujo, flexibilidad, cantidad de productos a ser producidos, inversión de capital (dinero y equipo), la mano de obra calificada y el volumen de producción. ¿Existen estándares de producción en la industria que puedan ser adoptados para una mayor eficiencia? La mayoría de las organizaciones han sugerido pautas, incluso “consejos sobre las ventajas”, que usted podría implementar en su pequeño negocio para una mayor eficiencia.
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Estándares de producción

• ¿Aplico los estándares de la industria para producir mi producto? • ¿�e dan una ventaja competitiva los estándares de producción que aplico? • ¿Se produce el volumen necesario con los estándares de producción que aplico?

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¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Estándares de producción

• ¿Sirven de soporte mis estándares de producción para un flujo positivo de las materias primas, mano de obra, equipo y transportación del producto final? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los estándares de producción? TERCERO, examine el proceso de terminación satisfactoria del producto.

Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Terminación satisfactoria del producto

• ¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega de los productos? • ¿Quién es responsable del procesamiento? • ¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas para la terminación satisfactoria del producto y para finanzas? • ¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a fin para cumplir satisfactoriamente con una orden? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la terminación satisfactoria del producto?

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CU�RTO, examine la gestión de inventario.

El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo? La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación. Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso, se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales, herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un negocio exitoso.

¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Gestión de inventario

• ¿Cuento con un procedimiento de control de inventario para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste? • ¿Existe una persona específica responsable del control de inventario? • ¿Se toma un inventario físico en forma regular? • ¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario? • ¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así, ¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado? • ¿Cuento con un proceso establecido para verificar la calidad de la gestión de inventario?

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QUINTO, examine el proceso de facturación y cobranza.

La facturación es el proceso de presentación de facturas a los clientes por los productos producidos y entregados – y de recordarles a los clientes los pagos atrasados. Aunque la cobranza de los pagos atrasados puede resultar desagradable y difícil en ocasiones, es parte del proceso. ¿En qué consiste su proceso de facturación y cobranza? ¿Puede ser más eficiente?
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Proceso de facturación y cobranza • ¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza? • De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva? • Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo solucionar esos problemas? • ¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para mi negocio? • ¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de facturación? • ¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y externos? • ¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el proceso externo de cobranza? • ¿En qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca recibidos?

n Resumen Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones, estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una

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separación de responsabilidades. Pero, si eso no es posible, deben establecerse criterios de referencia para evaluar todas las actividades del negocio en forma regular. El establecer y operar un negocio es el sueño de un empresario. Aparecerán retos en el camino porque no importa lo preparado que esté usted, tendrá que estar listo para aceptar las realidades del flujo de caja, de una caída en las ventas (o incluso ventas insuficientes), nueva competencia, recesiones económicas y problemas de los empleados. Sin embargo, al mantener una vigilancia de cerca con vistas a lograr la integración de las diferentes funciones, sus metas de largo plazo podrán ser alcanzadas más fácilmente. VI. Entonces, ¿Qué sigue? Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 7, usted explorará las Operaciones Básicas del Empresario y la información y herramientas que necesita para una gestión diaria efectiva en el ámbito de los empleados que contribuyen en la producción de los productos y servicios que su negocio provee. No deje de examinar y aplicar las otras guías de esta serie mientas continúa su exploración como empresario.

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VII. Glosario
Activo Todo lo que usted posee que puede ser convertido en efectivo para pagar las deudas; normalmente las partidas figuran en orden de liquidez. Adopción de nombre comercial Un nombre que una persona asume para usarlo en los negocios en lugar de su nombre personal. Se tramita la obtención de un certificado de adopción de nombre comercial en el palacio de justicia de la ciudad o condado. Agente de ventas Representante independiente que contrata con un negocio para vender un producto por una comisión. Arrendamiento Acuerdo contractual entre el propietario de una propiedad o equipo y el individuo que la toma en arrendamiento. Usado en referencia a la obtención de vehículos y equipo, espacio de oficina y personal. Balance general Un estado financiero que describe la posición financiera del negocio en un momento dado. Centros de Desarrollo de los Pequeños Negocios Empresa Programa nacional financiado por la SBA y que cuenta con el apoyo financiero de cada estado. Brinda asistencia técnica gratuita en forma confidencial a los nuevos propietarios de negocios nuevos y existentes. Contabilidad Un método sistemático para llevar contablemente las transacciones financieras.

Control de inventario Sistema contable para prevenir las carencias y reducir los costos de mantenimiento del inventario. Controles internos Método contable diseñado para promover la eficiencia, salvaguardar el activo y detectar y prevenir el fraude o error. Cuentas por cobrar Los clientes que compran productos o servicios a crédito a su negocio figuran en una cuenta por cobrar hasta que efectivamente se reciba el pago por los mismos. Cuentas por pagar Dinero debido a los proveedores de productos o servicios. Las facturas normalmente vencen a los treinta días de la recepción del producto. Flujo de proceso Producción que divide los procedimientos de productos en segmentos organizacionales. Un ejemplo podría ser los automóviles, donde la producción podría estar dividida de acuerdo con el bloque de cilindros, montaje del motor, y prueba del motor. Forma de organización legal Forma de constituir una empresa y desarrollar las actividades del negocio. Fuerza de ventas Empleados que trabajan a tiempo completo para un negocio y reciben todos los beneficios ofrecidos por la empresa, tales como jubilación, vacaciones y beneficios médicos, etc. Gastos Costos de operación incurridos por un negocio. Gestión de operaciones La gestión de las actividades diarias de un negocio.

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Operaciones continuas Actividad de producción que produce un producto estandarizado. Las materias primas son continuamente introducidas en el proceso de producción. La refinación de petróleo es una producción continua que produce el producto de petróleo estandarizado con el empleo de materias primas. Operaciones de producción por pedido Negocio que produce los productos bajo una orden de pedido en lugar de anticiparse a la demanda. Propiedad intelectual Todo concepto, idea, creación literaria, programa de computadora o trabajo creativo que es definible, medible y objeto de la propiedad de alguien por su naturaleza. Responsabilidad ilimitada No existe distinción entre la responsabilidad del negocio y la responsabilidad personal. Los bienes personales de una persona pueden ser tomados y aplicados a la cancelación de las deudas del negocio. Responsabilidad limitada La limitación de la pérdida potencial de una persona a la cantidad invertida sin responsabilidad personal. Los bienes personales de una persona no pueden tomarse para cancelar las deudas de un negocio. SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) Agencia federal, financiada por la SBA, conformada por un grupo de empresarios retirados voluntarios, que brinda entrenamiento y apoyo a los pequeños negocios. Small Business Administration (SBA) Agencia federal establecida para brindar servicios de información y educación, garantías de préstamos y asesoría para promover el desarrollo de la pequeña empresa.

Suministro externo El disponer que un servicio o producto sea suministrado o producido por otro. Teneduría de libros Asiento de las transacciones del negocio y reconciliación de las actividades de la empresa.

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VIII. Recursos �dicionales
Cada día existen nuevas oportunidades de negocios y eventos que afectan el clima de los negocios o las estrategias de los negocios. Los siguientes recursos impresos y en línea pueden ayudarle a mantenerse bien informado. Websites American Marketing Association con informes sobre la industria, un diccionario detallado con términos de marketing y recursos educacionales www.marketingpower.com Association for Enterprise Opportunity (AEO) La asociación nacional de organizaciones que tienen el compromiso del desarrollo de la “microempresa” www.microenterpriseworks.org La revista Business Week www.businessweek.com Citibank Asesores de pequeñas empresas experimentados y recursos financieros especiales para el manejo de efectivo, procesamiento de tarjetas de crédito, inversiones, y más; localice las oficinas e infórmese acerca de las estrategias y programas de negocios, www.citibank.com/us/ citibusiness Empresa de Informes de Crédito Dun & Bradstreet www.dnb.com o 1-800-234-3867 eBay Información acerca de cómo establecer un negocio en línea www.ebay.com

La revista Entrepreneur Recursos en línea, más el diario de Internet de pequeños negocios www.entrepreneur.com Banco de Exportación e Importación de los Estados Unidos (Ex–Im Bank) Brinda información y entrenamiento para promover el comercio internacional en las pequeñas empresas http://www.exim.gov/products/special/smallbus. html La revista Fast Company y su Small Business Intelligence Center Ofrecen una variedad de artículos, recursos, herramientas www.fastcompany.com La revista FORBES www.forbes.com FORTUNE Small Business www.fortune.com/fsb INC Magazine http://inc.com Fundación Kauffman Alienta la actividad empresarial en los Estados Unidos y mejora la educación de los niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus operaciones y el otorgamiento de subvenciones para la actividad empresarial y la educación http://www.kauffman.org http://www.eventuring.org Asociación Nacional de Personas que Trabajan como Independientes (NASE) Brinda apoyo a los micronegocios y personas que trabajan como independientes http://www.nase.org

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NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Mujeres Propietarias de Negocios) (National Association of Women Business Owners) contactos, así como programas de educación y de apoyo, y más www.nawbo.org Asociación Nacional de Negocios Asociación sin fines de lucro, concebida específicamente y administrada activamente para asistir a la comunidad de pequeños negocios, así como a las personas que trabajan como independientes a fin de que logren sus metas profesionales http://www.nationalbusiness.org Online Women’s Business Center Ofrece información sobre la administración de negocios y guía interactiva y consejo individual. Producido en cooperación con los Centros de Negocios de Mujeres de la SBA. http://www.onlinewbc.gov SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service Corps of Retired Executives) – voluntarios que orientan e instruyen a las pequeñas empresas, en persona y en línea, en forma gratuita Service Corps of Retired Executives www.score.org Small Business Administration Se esfuerza por mantener y fortalecer la economía nacional a través de la ayuda, asesoría, asistencia y protección de los intereses de los pequeños negocios, y ayudando a las familias y negocios a recuperarse de los desastres nacionales. http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ sbdc

Sociedad de Profesionales Hispanos Brinda oportunidades únicas para el desarrollo profesional, servicios educacionales y logro personal de la comunidad hispana. http://www.nhshp.org Departamento de Trabajo de los EE.UU. El Departamento de Trabajo fomenta y promociona el bienestar social de los postulantes a un empleo, asalariados y personas retiradas de los Estados Unidos. http://www.dol.gov Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos Promueve el progreso de la ciencia y los oficios otorgándoles por un tiempo limitado a los inventores derechos exclusivos a sus respectivos descubrimientos. http://www.uspto.gov/ Club de Presidentes Jóvenes una organización que tiene como objeto fomentar el liderazgo a través de la educación y amistad http://www.ypo.org/learning.html The Wall Street Journal Center for Entrepreneurs Contiene las últimas historias y amplios recursos relacionados acerca de las tendencias que lo afectan a usted y a su negocio. www.startupjournal.com/ Publicaciones Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004. National Entrepreneurship Assessment – United Status of America, 2003 Executive Report. Babson Collage and the Kauffman Foundation. Mandel, Stan. August 2004. “Educating the Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

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n INTRODUCCIÓN Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio, así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y dinámico sector de la pequeña empresa. n Visión general Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo, el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía incluirá los cinco tópicos siguientes:
• • • • • Forma de organización legal de la empresa Operaciones físicas del negocio Regulaciones y directivas de negocios Operaciones financieras del negocio Gestión de operaciones diarias

Las decisiones operacionales inteligentes son parte de una fórmula de negocios de éxito.

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Hay mucho que aprender acerca de las operaciones de un negocio, y esta guía cubre mucha información. Lea la guía a su propio paso y tómese el tiempo necesario para asimilar la información.

I. Forma de organización legal de la empresa Cuando uno establece la operación de un negocio, la primera decisión que debe tomarse se relaciona con la forma de organización legal de la empresa; en otras palabras, qué clase de empresa va usted a constituir legalmente. Las formas de organización legal básicas incluyen las siguientes:
• • • • Propietario único Sociedad de personas (colectiva o limitada) Sociedad anónima (C y S) Sociedad de responsabilidad limitada (o LLC, siglas en inglés de Limited Liability Company)

Sopese cuidadosamente las ventajas y desventajas de cada una de las formas de organización legal de la empresa, antes de escoger una.

Usted verá los términos “responsabilidad legal” (“limitada” e “ilimitada”) en esta guía. Es importante que entienda y acepte su responsabilidad en general o su responsabilidad financiera legal cuando comience un negocio. La responsabilidad limitada – como en el caso de los accionistas de una sociedad anónima, los propietarios de las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), o los socios comanditarios en una sociedad limitada – en general significa que usted es responsable (está obligado) sólo por la cantidad que haya invertido en la sociedad. Si usted se encontrara con problemas financieros en su compañía, perderá todo lo que hubiera invertido, sin incluir su patrimonio personal como su casa, automóvil, etc. Existen excepciones a esta regla general, sobre lo cual deberá pedir consejo a su abogado. Sin embargo, la responsabilidad ilimitada, como en el caso de un propietario único o sociedad colectiva, significa que no existe distinción entre el negocio y las responsabilidades ilimitadas. Si usted se encontrara con problemas financieros y tiene responsabilidad ilimitada, podrían tomarse sus bienes personales para pagar las deudas del negocio. La protección de sus bienes personales frente a un

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juicio es la primera razón para considerar cuidadosamente la forma de la organización legal de la empresa. Existen muchas leyes y reglamentos que se aplican a los propietarios de pequeños negocios, por lo que sería aconsejable consultar con un abogado o contador público colegiado, para entender sus responsabilidades legales. El siguiente cuadro le ofrece una visión general de los seis tipos de formas de organización de su empresa. Para más información sobre estos tipos de empresas, visite el sitio web http://www.sba.gov/ starting_business/legal/forms.html

Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Propietario único Un propietario Responsabilidad personal Responsabilidad ilimitada por las obligaciones de la empresa Documentos de formación Ninguno, pero podría necesitarse un Certificado de adopción de nombre comercial Impuestos El negocio no es gravado con impuestos. Se gravan con impuestos las ganancias y pérdidas del propietario gravado. El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los socios. Administración Propietario

Sociedad colectiva

Número ilimitado de socios solidarios

Responsabilidad personal ilimitada por las obligaciones de la empresa

Ninguno, pero puede necesitarse un Contrato de Sociedad Colectiva General para establecer las obligaciones de los socios Certificado de sociedad limitada Contrato de sociedad limitada

Los socios tienen Iguales derechos de administración, salvo que acuerden lo contrario.

Sociedad limitada

Número ilimitado de socios

Responsabilidad personal ilimitada de los solidarios; la responsabilidad de los socios comanditarios es en general sobre la base del monto de la inversión

El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los socios.

El socio solidario administra el negocio, sujeto al Contrato de responsabilidad limitada.

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Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Sociedad anónima gravada bajo Subcapítulo C del Código de Impuestos Internos Número ilimitado de accionistas Responsabilidad personal Responsabilidad ilimitada Documentos de formación Escritura de constitución Estatutos Impuestos Impuesto a las ganancias de la sociedad Administración El directorio tiene la responsabilidad general de la dirección de la empresa; teniendo los altos empleados la responsabilidad del manejo diario de la empresa. El directorio tiene la responsabilidad general de la dirección de la empresa; teniendo los altos empleados la responsabilidad del manejo diario de la empresa. Establecida mediante el acuerdo de operación.

Sociedad anónima “S” (“S” Corporation)

Limitada – hasta 75 accionistas

Responsabilidad ilimitada

Escritura de constitución Estatutos Elección de Sociedad Anónima S (S Corporation) de IRS y Estado

El negocio no es usualmente gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los accionistas.

Muchos pequeños negocios comienzan como propietarios únicos.

Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

Número ilimitado de miembros

Responsabilidad ilimitada

Escritura de fundación Acuerdo de operación

El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los propietarios.

Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas. Proprietario único TEsta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la Esta más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de

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nombre comercial) hecho en la Municipalidad o la Oficina del Secretario del Condado es todo lo que es requerido. Debido a que el propietario único tiene responsabilidad ilimitada, todas las ganancias y pérdidas son del propietario. Siempre que las ganancias no excedan de cierta cantidad, existe una ventaja tributaria porque el ingreso es gravado a nivel personal. Sin embargo, un mayor reto puede ser el éxito mismo. Con un crecimiento en expansión y el éxito financiero, el proceso de operar como propietario único puede resultar siendo todo un reto. Cuando uno piensa en propietarios únicos, normalmente es en referencia a pequeñas empresas, tales como las tiendas de alimentos minorista, boticas, restaurantes, salones de belleza, es decir, lugares comunes en nuestros vecindarios Sociedad de personas Una sociedad de personas es una forma de organización en la que un pequeño número de individuos tiene la propiedad del negocio. Piense si preferiría entrar en negocios solo o con uno o más socios. En ambos casos de sociedad de personas, es decir, la sociedad colectiva y la sociedad limitada o comanditaria, existe responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio; sin embargo el socio comanditario es generalmente responsable sólo por el monto invertido en el negocio. Existen ciertas ventajas y desventajas al establecer una sociedad de personas, especialmente en los aspectos financieros y la administración del negocio. Las sociedades de personas siempre deben establecerse a través de contratos formales por escrito. Cuando se piensa en las sociedades de personas, es usualmente una situación en la que alguien ha operado como propietario único y luego decide expandirse y tener otros socios. Puede ser también una situación en la que dos personas deciden unir fuerzas en el negocio para combinar sus habilidades y recursos financieros.

Cuando empiece un negocio, analice cuidadosamente todas las opciones de las formas de organización.

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Sociedad de responsabilidad limitada (LLC) Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), autorizadas por legislación estatal se están haciendo cada vez más comunes. Éstas combinan la protección de la responsabilidad personal de una sociedad anónima con los beneficios tributarios y la simplicidad de la sociedad de personas. La LLC es una forma de organización distintiva que permite obtener un número de identificación tributaria, abrir una cuenta bancaria y desarrollar las actividades del negocio, todo bajo su propio nombre. La ventaja principal es que los propietarios no son personalmente responsables de las deudas y responsabilidades de la LLC. Una LLC con empleados exige impuestos a la nómina y el seguro de desempleo. Los requisitos para la formación de una LLC y los pagos de derechos anuales varían de estado a estado, por lo que debe preocuparse de conocer las regulaciones y procedimientos vigentes del estado donde opera. Una LLC comúnmente es una pequeña empresa en que el propietario ha decidido adoptar la estructura de una LLC en lugar de operar como propietario único, con el fin de beneficiarse de la condición de la responsabilidad limitada. Debemos enfatizar que no se puede catalogar un tipo de organización como la “mejor” para una situación dada. Todas las formas de organización legal tienen sus ventajas y desventajas. Cuando decida iniciar un negocio, debe pensar cuidadosamente en todas las opciones y luego decidir qué es lo mejor para usted. Aun cuando cada negocio es único, existen muchas características básicas comunes a todos ellos.

Actividad: Revise el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:
• • ¿Qué nivel de riesgo estoy dispuesto a asumir? De las seis opciones, ¿qué forma de organización sería mejor para mi negocio? • • ¿Cuáles son las ventajas de escoger esta opción? ¿Cuáles son las desventajas de escoger esta opción?

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II. Operaciones físicas del negocio Una vez que haya establecido la forma de organización legal de su empresa, deberá pensar acerca de las operaciones físicas del negocio. Entre las operaciones del negocio se incluyen la localización de su negocio y los procesos, recursos y otras herramientas que necesitará para obtener con los factores de producción (materias primas, mano de obra y capital) los productos finales (bienes o servicios). Para maximizar sus productos finales a fin de obtener una mayor rentabilidad, usted debe organizar sus factores de producción. Aunque algunos negocios tienen necesidades de operaciones físicas únicas, existen áreas básicas que todos los propietarios de negocios deben considerar. Las decisiones sobre operaciones que tome pueden mejorar la eficiencia y los resultados económicos (profit line) de su producto. No existe un sólo diseño correcto para las operaciones físicas del negocio; depende del producto (bien o servicio) y del proceso de producción. Como propietario del negocio, es esencial que se asegure que todas las operaciones funcionen bien y se integren eficazmente.
• Localización e instalaciones

Aun cuando su negocio sea pequeño ahora, es una buena idea planear para la expansión.

¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su negocio?
Hoja de trabajo: Haga los cálculos Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones siguientes? • • • ¿Costo anual de alquileres? ¿Costo anual de arrendamiento? ¿Costo anual de compra?

Tomando en cuenta mi situación financiera actual, ¿cuál de las opciones anteriores sería la mejor decisión financiera del negocio para mí?

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¿Debería tomar en arrendamiento o adquirir las instalaciones físicas? ¿Debería construir o adquirir las instalaciones existentes? ¿Dónde debería localizar mi negocio para llegar al mayor número de clientes y brindar acceso eficaz a los empleados y vendedores? Factores tales como la visibilidad, flujo de tráfico, estacionamiento y compatibilidad con el inquilino son también importantes. Usted necesitará considerar muchos factores tales como los pies cuadrados, distribución, servicios públicos, almacén, etc. La ubicación puede ser crítica aun cuando usted esté planeando un negocio a operar desde su casa. Cuando tome la decisión de tomar en arrendamiento, adquirir las instalaciones existentes o construir nuevas instalaciones, considere sus metas y el resultado final deseado. ¿Sería mejor tomar en arrendamiento (o en alquiler) las instalaciones existentes, de manera que usted no dependa de una localidad determinada y, por lo tanto, se pueda mudar conforme expanda su negocio? O, ¿le convendría encontrar instalaciones lo suficientemente grandes como para albergar a su empresa actual, con espacio para expandir su negocio en el futuro? También tome en cuenta cuando dan en arrendamiento un lugar, muchos propietarios “remodelan según sus necesidades”, ahorrándole potencialmente dinero a usted.
• Equipo de producción y operaciones y mantenimiento

Muchos negocios confían en otros negocios en cuanto a la experiencia y asistencia.

¿Debo tomar en arrendamiento o adquirir el equipo de oficina? Si lo tomo en arrendamiento, ¿debo hacerlo con todo el equipo o sólo parte del mismo? Junto con el equipo, ¿cómo debo hacer con el mantenimiento? ¿Qué es más rentable, comprar o tomar en arrendamiento? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas respectivas? Para obtener una respuesta a sus preguntas, visite www.citibank. com/us/citibusiness/leasing.htm y www.citibank.com/us/citibusiness/ credit.htm
• Empleados

Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los

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necesite? ¿Necesito contar con una fuerza de ventas? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las diferentes opciones?
• �sistencia profesional

Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio, muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio. Cuando considere obtener asistencia profesional, identifique las funciones de operaciones claves que necesitará en su negocio. ¿Necesitará ayuda con la contabilidad y teneduría de libros? ¿Ha encontrado a un abogado con el que desee trabajar? La decisión puede ser contratar a una empresa en lugar de un individuo. De cualquier manera, decida sobre estos contratos con el mismo cuidado como lo haría al contratar a los empleados. Entreviste a los candidatos, haga preguntas, discuta los honorarios y los servicios, y considere darles una pequeña tarea para que usted pueda obtener una idea de sus servicios antes de formalizar una relación de largo plazo, Cuando encuentre la correcta combinación de servicios, no deje que el precio sea el único factor en su decisión. Los precios más altos no siempre son una garantía de un mejor servicio, y los precios más bajos no siempre representan un servicio inferior. La experiencia y competencia es normalmente una combinación ganadora.

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Tómese el tiempo que sea necesario para reflexionar el porqué usted necesita de estos profesionales y no dude en obtener su asistencia y aprovechar su competencia. �ctividad Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas, haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto final.
Operaciones físicas ¿Se aplica esta operación física a mi negocio? (Sí o no) Si la respuesta es “Sí”, ¿cuáles son mis necesidades?

Localización e instalaciones Equipo de operaciones y mantenimiento Equipo de producción y materiales Empleados

Asistencia profesional

Preguntas adicionales a considerar sobre las operaciones físicas: • • ¿Cuáles son las pautas de la industria en estas áreas? ¿Están los estándares de la industria en línea con el objetivo de mi negocio?

III. Regulaciones y directivas de negocios Existen requisitos bajo las leyes y regulaciones que afectan todos los aspectos de la operación de su negocio. Aunque puede ser frustrante el tener que ver con tantas regulaciones, la mayoría de ellas existen para la protección de la operación de su

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negocio. Muchos de los requisitos regulatorios existen en múltiples niveles -- local, estatal y federal. No dude en consultar con los profesionales correspondientes que escucharán su plan de negocios y, de acuerdo con su competencia, le ofrecerán la guía que usted necesita. Recuerde: es su responsabilidad legal conocer las directivas y los cambios en los impuestos y regulaciones. Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía, destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad intelectual, documentos legales y seguro del negocio. Formación del negocio Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes puntos:
• Gobierno federal

Los trámites para la obtención de permisos y licencias son un paso importante para que su negocio sea legal.

Número de identificación del empleador – Formulario SS-4 No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos, debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador. Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

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Verificación de empleo – Formulario I-9 Si tiene empleados, tendrá que completar el Formulario 1-9 – Formulario de verificación de empleo – expedido por el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service). Como empleador, usted es responsable de verificar que cada empleado sea elegible para trabajar en los Estados Unidos. El formulario lo puede obtener en el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service), el IRS local o por el Internet, en www.irs.gov/ businesses/small/article/0,,id=99194,00.html
• Gobierno del estado

Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba. Registro del negocio Para inscribirse en el registro para poder desarrollar sus actividades en un estado, debe contactar al Secretario de Estado (del estado) para obtener un Formulario de registro del negocio. Normalmente se exige un pago de derechos mínimo para el registro y éste es renovado cada año. Licencia del impuesto a las ventas Si vende productos a nivel minorista y el estado le aplica el impuesto a las ventas a estos productos, usted es responsable de obtener la licencia del impuesto a las ventas. Puede recabar la solicitud y obtener instrucciones más detalladas, contactando con del Departamento de Ingresos (Department of Revenue) del estado. Escritura de fundación (de la forma de organización LLC) Si usted ha adoptado la forma de organización LLC (Sociedad de Responsabilidad Limitada), deberá completar y presentar la Escritura de

Los negocios están sujetos a diferentes tipos de impuestos.

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fundación ante el Secretario de Estado (del estado). Normalmente existe un pago de derechos por el trámite de presentación. • Gobierno local (Ciudad y condado) Registro del negocio Los propietarios únicos y las sociedades colectivas que operen bajo un nombre asumido, deberán solicitar el Certificado de adopción de nombre comercial. Éste trámite normalmente se hace una sola vez. La Oficina del Secretario de la Ciudad y el Condado puede orientarlo sobre las regulaciones correspondientes. Permisos y licencias ¿Necesitará su empresa someterse a los trámites de zonificación, permisos de salud o aprobaciones sobre el medio ambiente para operar? Los requisitos regulatorios dependen de la forma de organización del negocio, la localización y el producto o servicio que usted está ofreciendo. Una abogado o contador público colegiado lo podrá orientar con los requisitos de las licencias de negocios, así como con los códigos y permisos de construcción, leyes de zonificación, requisitos del departamento de salud y leyes sobre el medio ambiente. Usted deberá cumplir debidamente con todos los requisitos antes de iniciar su negocio. Contacte a la Oficina del Secretario de la Ciudad y el Condado del lugar donde desarrollará su negocio para determinar cuáles son los requisitos del permiso o licencia respectivo. Impuestos La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través El impuesto a las ventas pagado por los negocios varía según dónde se encuentren ubicados.

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del sito web del IRS los formularios de impuestos correspondientes, en www.irs.gov/ businesses/small/article/0,,id=99194,00.html.
• Impuesto a la renta

Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos, como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina)

Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue) del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.
• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Es importante proteger sus ideas originales con patentes y copyrights.

Si usted trabaja por cuenta propia, será responsable de pagar en su totalidad el FICA o Impuesto de la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal. Insurance Contribution Act o FICA) y otros impuestos a la nómina por razón del empleo, como se ha notado en el párrafo anterior.

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Reporte y pagos del impuesto a las ventas

Si su negocio vende productos al por menor y su estado le aplica el impuesto a las ventas a los productos, usted es responsable de cobrar y pagar los impuestos. El impuesto es calculado sobre el precio de venta del producto. El impuesto a las ventas que usted cobre deberá ser remitido al estado, en forma mensual o trimestral, dependiendo del volumen de sus ventas. Consulte con el Departamento de Impuestos (Department of Revenue), para averiguar sobre los requisitos correspondientes y el proceso de pago.
• Impuestos sobre artículos de uso y consumo

Si usted fabrica o vende ciertos productos, opera ciertos tipos de negocios o usa ciertos tipos de equipo, instalaciones o productos podría estar obligado a pagar los impuestos sobre artículos de uso y consumo. Para obtener una lista vigente de estas categorías, consulte con la dependencia local del IRS.

La propiedad intelectual puede ser tan valiosa como la propiedad física. Proceda a su protección.

Para preguntas sobre impuestos, tiene los recursos siguientes: • Programa de Educación Tributaria para Pequeños Negocios – Seminarios ofrecidos por la asociación de organizaciones locales y el IRS. Consulte con la dependencia local del IRS. • Preguntas al IRS, Formularios y publicaciones de impuestos – Existe una gran variedad de información útil en la dependencia local del IRS o a través del Internet, en www.irs.gov • Small Business �dministration – La Small Business Administration o SBA, siglas en inglés de Administración de la Pequeña Empresa, ofrece una variedad de servicios a los propietarios de pequeñas empresas, incluyendo entrenamiento, programas educacionales, orientación, etc. Contacte a su oficina local de la SBA, o a través del Internet, en www.sba.org

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Propiedad intelectual Sin importar el tipo de negocio, todos los negocios tienen lo que se conoce como la “propiedad intelectual”. Muchos propietarios de negocios descuidan esta área de la administración hasta que es demasiado tarde. El término propiedad intelectual cubre una amplia gama de derechos relacionados con las invenciones, secretos industriales o comerciales u obras de creación, comprendiendo las patentes, marcas comerciales, derechos de autor, etc. Desde los inicios de su negocio, usted debe adoptar las medidas necesarias para proteger todas las formas de propiedad intelectual de su negocio. Estas medidas pueden incluso ser de un alcance legal o formal, tal como la obtención de los derechos de autor, marcas comerciales, etc. o ser tan simples como limitar el acceso a materiales e información o marcándolos con la palabra “Confidencial”. Aunque no es necesario, siempre es recomendable recurrir a un abogado para que le ayude a preservar sus derechos de propiedad intelectual. El objeto de proteger su propiedad intelectual tiene un impacto doble, También necesita tener cuidado de no infringir la propiedad intelectual de otros. Asegúrese de prevenir que los empleados no decidan dejar su empresa llevándose sus ideas con ellos.
• Patentes

La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo. Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda inicial para determinar si una patente realmente existe.
• Marcas comerciales

Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca. Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo

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(o una combinación de los mismos). Puede establecer una marca comercial usando simplemente el símbolo, pero es mejor obtener el registro federal (®) de la marca comercial en caso que necesitara alguna vez iniciar una acción legal. Para registrar, complete los formularios necesarios ante la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office). Existe un pago de derechos para tal trámite. De concederse, la marca comercial goza de una protección inicial de 10 años. Visite www.uspto.gov/ para obtener más información y hacer una búsqueda rápida y ver si el nombre, símbolo, dispositivo, etc., propuesto infringe marcas comerciales existentes.
• Derechos de autor

Sin importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo in las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software, anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un “Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.
• �cuerdos de confidencialidad

El seguro es otro aspecto crítico de la protección de la inversión de su negocio.

Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también. Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio, usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un

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acuerdo, una relación confidencial o un aspecto que comprenda la información confidencial de su negocio. Documentos legales Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos, contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc. El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará, familiarícese con las normas de la industria de su negocio. Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la operación de su negocio.
• Contratos

Trate de conocer los tipos de responsabilidad que cubre su póliza de seguro.

Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes. Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá incluir todos o algunos de los componentes siguientes: √ Lista de verificación: Componentes críticos del contrato
• Identificación de las partes. Complete el nombre y dirección de todas las partes. • �ntecedentes del contrato. Toda la información crítica acerca del proyecto y suposiciones o supuestos claves.

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• Obligaciones. ¿Cuáles son las obligaciones a cumplir por cada una de las partes y para qué fecha, etc.? • Términos del contrato. La duración y renovación y el procedimiento de la extensión, de ser necesario. • Precio. No sólo la cantidad de dinero objeto de intercambio, sino cómo se determinó el precio. • Proceso de pago. Cuándo vence el pago y cómo se hará el pago (a plazos, en un solo monto global), etc. • Garantías. Bajo qué condiciones se hará la entrega del producto, etc. • Responsabilidad. Condiciones en relación con el producto final. • Cuándo terminará el contrato. ¿Cuándo terminará el contrato y qué sucede si una de las partes tiene que darlo por terminado antes del tiempo previsto, etc.? • Confidencialidad. ¿Qué parte puede anunciar el proyecto, etc.?

Una buena contabilidad es algo básico para las operaciones de su negocio.

�rriendamiento

Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo, porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de que surjan dudas.
• Contratos de ventas

El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar, desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales

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ticket), hasta el que se incorpora en un documento preparado para la venta particular de que se trate. Para establecer su negocio, sus contratos de venta deben representar su negocio, tener una presentación estándar, y representar algo que no sea negociable. Seguro El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo, considere las siguientes opciones de seguro.

Seguro de propiedad del negocio Para reducir los riesgos involucrados con la propiedad que posee, investigue las pólizas de seguro que existen y que cubran las pérdidas por robo, incendio, inclemencias del tiempo y otras pérdidas.

• Seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros lo protege a su negocio y a usted, en cuanto a su vida personal, frente a la ruina financiera potencial de su negocio. El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros protege a su negocio en el caso de un juicio por daños corporales o daños a la propiedad, no sólo cubriendo los daños y del juicio sino también los costos legales. Puede ser adquirido en la forma e responsabilidad civil, responsabilidad profesional y responsabilidad del productor o fabricante. • Seguro de accidentes de trabajo Bajo las leyes de la mayoría de los estados, los empleadores que tienen más de una cierta cantidad de empleados, son responsables de los accidentes relacionados con el trabajo. Este tipo de seguro le permite a los empleadores a contribuir a un fondo de seguro del estado, de los cuales se pagan los beneficios a los trabajadores que sufran daños corporales mientras se encuentran en el trabajo.

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• Seguro en exceso del monto asegurado El determinar cuánto de cobertura es lo correcto para su negocio es una decisión personal. Si usted cree que necesita protección adicional por encima y más allá de los limites de responsabilidad actuales, puede adquirir el Seguro en exceso del monto asegurado, también conocido a veces como la póliza “paraguas”. Esta póliza paraguas le brinda protección adicional a su responsabilidad en caso que se dicte una sentencia en contra de usted que exceda los limites de responsabilidad de su póliza inicial. • Seguro de responsabilidad por prácticas de empleo Esta es relativamente una nueva forma de seguro de responsabilidad que cubre al negocio así como a la administración. Ofrece protección a un empleador frente a las reclamaciones de los empleados, ex empleados o empleados potenciales, cubriendo la discriminación (en razón de la edad, sexo, raza, incapacidad, etc.), terminación ilegal del empleo, acoso sexual, así como otras alegaciones relacionadas con el empleo. IV. Operaciones financieras del negocio Se debe llevar la contabilidad de todos los negocios. Aunque existen muchos sistemas de software de contabilidad en el mercado, lo importante es tener un sistema de contabilidad que sea el apropiado para su tipo de negocio. Aunque puede confiarle a otros el llevar los libros contables, es necesario que entienda el sistema contable para proteger sus intereses. Debe llevar cuenta separada del negocio y de su cuenta personal (véase la Guía 9 para más información sobre este tópico). Es aconsejable establecer una relación con una institución financiera antes de que surja la necesidad de asistencia financiera. Sistema contable Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento

Lleve cuentas actualizadas de lo que se le debe a su negocio y por quién.

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de causa sobre sus necesidades financieras con los empleados, banqueros, contadores, etc. (Usted puede reconocer las siguientes declaraciones de la Guía 4). Las tres formas financieras más importantes que usted debe mantener son las siguientes:
• Cuenta de resultados (también conocida como Estado de ganancias y pérdidas)

La cuenta de resultados muestra sus ingresos en el transcurso del tiempo y calcula sus ingresos netos; le dice si el negocio es rentable o no. Para determinar su ingreso neto, agregue todos los ingresos del negocio, y luego sustraiga el costo y gastos de operación del negocio. Las cuentas de resultadas son usualmente preparadas en forma mensual, trimestral o anual y son la forma más efectiva cuando incluyen una comparación con la actividad financiera del mismo periodo de tiempo en un año previo (es decir, el primer trimestre comercial de 2005 comparado con el primer trimestre comercial de 2004). Las cuentas de resultados son valiosas para hacer proyecciones del negocio, calcular impuestos, evaluar el progreso del negocio y atraer a potenciales inversionistas. Agregue categorías y adapte esta hoja de trabajo según sea necesario, sobre la base de las necesidades de su negocio.

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Cuenta de resultados Negocio: ___________________________ Año finalizado: ________________
Ingresos/ ventas brutas �enos devoluciones �enos descuentos �enos deudas incobrables Intereses, alquiler, regalías Reintegros, reembolsos Total Ingresos G�STOS Costo de productos vendidos Nómina Impuestos, excepto el impuesto a la renta Gastos de ventas Alquiler de oficina, otros gastos Costos de equipos, otros Teléfono �arketing, anuncios, promoción Intereses de préstamos Cobros bancarios Viajes y entretenimiento Aportes Servicios públicos Beneficios, salud Beneficios, incapacidad Seguro, negocio Honorarios profesionales �illaje Envío y porte de correo Almacenamiento, otros Varios Total gastos Ingreso neto �enos impuesto a la renta INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS

El flujo de caja será importante para las operaciones diarias de su negocio.

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Balance general

El balance general le da una imagen instantánea de la condición financiera de la empresa, en cualquier fecha dada. Le dice cuál es el valor del negocio. Es preparado por lo menos anualmente y contiene dos lados iguales – el patrimonio neto y el pasivo. Dicho en términos simples, el balance general muestra lo que el negocio tiene (activo), frente a lo que el negocio debe (pasivo), y la diferencia entre los dos. La diferencia entre Activo y Pasivo representa el Patrimonio neto. De ser posible, es conveniente incluir cifras comparativas de un periodo de tiempo que sirvan de punto de referencia. Dentro del balance general existen dos partidas importantes: las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes le deben a la empresa. Es conveniente observar de cerca cuidadosamente estas cuentas. Las cuentas por pagar representan el dinero que la empresa debe por diferentes productos y servicios. El observar de cerca las cuentas por pagar le permite tener un sólido historial de crédito.

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Balance general (al: _________________) Compañía: ___________________________ Fecha: ______________ Último mes
�ctivo Efectivo Inversiones Cuentas por cobrar Inventario Gastos pagados por adelantado Otros activos corrientes Terreno Construcciones Inversiones a largo plazo Intangibles Otros activos TOT�L �CTIVO Pasivo y patrimonio neto Pagarés de corto plazo Deuda de largo plazo Cuentas por pagar Gastos acumulados Impuestos por pagar Préstamos a accionistas Otros pasivos corrientes Bonos por pagar Acciones comunes Capital pagado Dividendos sin distribuir Otros: TOT�L P�SIVO Y P�TRIMONIO NETO

Este mes

La teneduría de libros es un componente necesario para operar un negocio.

Patrimonio neto (Total Activo – Total pasivo = Patrimonio neto)

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Estado de flujo de efectivo

La mayoría de los negocios tienen la necesidad crítica de saber, diariamente, de cuánto efectivo disponen y van a necesitar en un futuro inmediato. . El estado de flujo de efectivo muestra el efectivo disponible. Su negocio puede producir ingresos o rentas, pero si no cuenta con el efectivo suficiente para pagar sus facturas, tendrá que prestar más atención al estado de flujo de efectivo para asegurarse de lograr que sus ingresos superen a sus gastos.

Lleve una buena contabilidad de sus activos.

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Estado de flujo de efectivo mensual de seis meses Negocio: ________________________ Período de tiempo:________________
Mes 1
Fuentes de flujo de efectivo Ingreso neto después de impuestos Depreciación Reducción de inventario Incremento de cuentas por pagar Incremento de la deuda de largo plazo Otras obligaciones Costos de capital y operación Retiros o dividendos de propietarios Incrementos de inventarios Incrementos de cuentas por cobrar Disminución, cuentas por pagar Gastos de capital Deuda de largo plazo Incrementos de activos Reducción de obligaciones TOTAL DESEMBOLSOS DE EFECTIVO FLUJO DE EFECTIVO MENSUAL FLUJO DE EFECTIVO ACUMULATIVO + or –

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Mes 6 NOTAS

Para encontrar estos y otros formularios, visite http://www.sba.gov/library/forms.html.

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Contabilidad y libros contables Para producir los estados financieros necesarios, usted necesita que la información sea correcta, corriente, confiable y documentada. El llevar el libro diario y el libro mayor garantizarán que usted cuente con la información necesaria y correcta. Un libro diario es una referencia documentada de cada transacción del negocio respaldada con los recibos, etc. Usted puede llevar diarios separados por categorías específicas. Un libro mayor es la documentación de los totales de los diferentes diarios. Los libros diario y mayor pueden llevarse en forma impresa o electrónica. Sin embargo, si emplea el sistema electrónico, se recomienda especialmente que mantenga un sistema en forma impresa como respaldo. Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos. • Recibo de entrada bruta En este documento consta el ingreso que su negocio recibe, incluyendo la fuente y la cantidad. La entrada bruta puede consistir en facturas, comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, etc. • Recibo de compras En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta con tarjeta de crédito, facturas, etc. • Recibo de gastos En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta

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de crédito, cheques cancelados, facturas e incluso comprobantes de caja chica de pequeñas compras, etc. • Recibo de gastos especiales Debido a que las directivas cambian en forma regular, siempre consulte con el IRS, en www.irs.gov, para conocer las directivas actuales con relación a los gastos de viaje, transporte, entretenimiento, donaciones, etc. • Recibo de impuestos (al empleo por razón de la nómina, a las ventas, etc.) Sea que se trate de documentos de empleo, recibos de pago de impuestos, etc., deben conservar copias para fines de documentación. • �ctivo Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las partidas del activo:
• • • Cuándo lo adquirió Precio de compra Costos de mejoras, de ser el caso Deducciones por depreciación • • • Las pérdidas, etc. Cómo se uso el activo Cuándo y cómo dispuso del mismo Precio de venta junto con gasto de la venta

V. Gestión de operaciones diarias Ahora que usted ha establecido la forma de organización legal de la empresa, asegurado las operaciones físicas y cumplido con las regulaciones y directivas, es tiempo de prestar atención al proceso de la gestión diaria.

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¿Qué sucede a diario en su negocio? ¿Se han establecido y adoptado procedimientos de operación? De ser así, ¿son ellos claros para todos en su empresa? ¿Existen patrones de referencia establecidos para evaluar regularmente las operaciones y ajustar los procedimientos cuando sea necesario? ¿Es evidente la interrelación entre las operaciones? Tómese el tiempo necesario para examinar cuidadosamente las operaciones diarias de su negocio. El cuadro que sigue ilustra operaciones básicas de cualquier negocio, sea un negocio que trate sobre un producto o servicio – todos los negocios lidian con la producción, terminación satisfactoria del producto, facturación, etc. Cada una de estas operaciones es integrada y tiene un impacto en las demás. Por ejemplo, si los productos no son producidos y entregados, entonces no tiene lugar la facturación. Como gerente, su responsabilidad general es ver que todas las operaciones se desarrollen sin tropiezos. Las diferentes listas de verificación que siguen a continuación del cuadro le dan las pautas para mantener el desarrollo de las operaciones sin tropiezos. Tómese la libertad de tomar los pasos que sean específicos a su negocio. ¿Qué pasos son necesarios para mantener la fluidez de las operaciones en su negocio? OPER�CIONES DEL NEGOCIO EN UN� GESTIÓN DI�RI� TÍPIC�
Primero: Proceso de producción Segundo: Estándares de producción Tercero: Terminación satisfactoria del producto Cuarto: Gestión de inventario Quinto: Facturación y proceso de cobranza

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PRIMERO, examinemos el proceso de producción.

Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Proceso de producción

• ¿Son accesibles y están disponibles las materias primas que sean necesarias? • ¿Es accesible y está disponible el equipo que sea necesario? • ¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su trabajo? • ¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales de producción? • ¿Pueden moverse los materiales y suministros con facilidad y seguridad? • ¿Gozarán de seguridad los empleados? • ¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes del producto final? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la producción?

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SEGUNDO, examine los estándares de producción.

Al examinar el proceso de producción existente, considere el tipo de producción para su producto. ¿Es el proceso de producción clasificado como el trabajo de una persona o como un flujo continuo? Con esto queremos decir, es una persona responsable de producir el producto total (como en el caso de la producción por una persona) o es el producto final movido de un proceso al siguiente hasta que se obtiene como resultado el producto final (flujo continuo)? Piense en su última visita al dentista. El dentista probablemente no se encargará de todos los aspectos de su vista. Había una recepcionista, un asistente del dentista, el dentista mismo y la persona encargada de la facturación. Lo mismo se aplica al negocio de reparación de automóviles; diferentes personas se encargan de los diferentes aspectos del trabajo de reparación, pero todos trabajan juntos para obtener la reparación del automóvil. Dentro de cada proceso de producción, para ser eficiente, usted probablemente necesitará considerar factores tales como el flujo, flexibilidad, cantidad de productos a ser producidos, inversión de capital (dinero y equipo), la mano de obra calificada y el volumen de producción. ¿Existen estándares de producción en la industria que puedan ser adoptados para una mayor eficiencia? La mayoría de las organizaciones han sugerido pautas, incluso “consejos sobre las ventajas”, que usted podría implementar en su pequeño negocio para una mayor eficiencia.
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Estándares de producción

• ¿Aplico los estándares de la industria para producir mi producto? • ¿�e dan una ventaja competitiva los estándares de producción que aplico? • ¿Se produce el volumen necesario con los estándares de producción que aplico?

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¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Estándares de producción

• ¿Sirven de soporte mis estándares de producción para un flujo positivo de las materias primas, mano de obra, equipo y transportación del producto final? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los estándares de producción? TERCERO, examine el proceso de terminación satisfactoria del producto.

Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Terminación satisfactoria del producto

• ¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega de los productos? • ¿Quién es responsable del procesamiento? • ¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas para la terminación satisfactoria del producto y para finanzas? • ¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a fin para cumplir satisfactoriamente con una orden? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la terminación satisfactoria del producto?

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CU�RTO, examine la gestión de inventario.

El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo? La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación. Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso, se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales, herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un negocio exitoso.

¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Gestión de inventario

• ¿Cuento con un procedimiento de control de inventario para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste? • ¿Existe una persona específica responsable del control de inventario? • ¿Se toma un inventario físico en forma regular? • ¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario? • ¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así, ¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado? • ¿Cuento con un proceso establecido para verificar la calidad de la gestión de inventario?

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QUINTO, examine el proceso de facturación y cobranza.

La facturación es el proceso de presentación de facturas a los clientes por los productos producidos y entregados – y de recordarles a los clientes los pagos atrasados. Aunque la cobranza de los pagos atrasados puede resultar desagradable y difícil en ocasiones, es parte del proceso. ¿En qué consiste su proceso de facturación y cobranza? ¿Puede ser más eficiente?
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Proceso de facturación y cobranza • ¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza? • De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva? • Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo solucionar esos problemas? • ¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para mi negocio? • ¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de facturación? • ¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y externos? • ¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el proceso externo de cobranza? • ¿En qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca recibidos?

n Resumen Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones, estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una

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separación de responsabilidades. Pero, si eso no es posible, deben establecerse criterios de referencia para evaluar todas las actividades del negocio en forma regular. El establecer y operar un negocio es el sueño de un empresario. Aparecerán retos en el camino porque no importa lo preparado que esté usted, tendrá que estar listo para aceptar las realidades del flujo de caja, de una caída en las ventas (o incluso ventas insuficientes), nueva competencia, recesiones económicas y problemas de los empleados. Sin embargo, al mantener una vigilancia de cerca con vistas a lograr la integración de las diferentes funciones, sus metas de largo plazo podrán ser alcanzadas más fácilmente. VI. Entonces, ¿Qué sigue? Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 7, usted explorará las Operaciones Básicas del Empresario y la información y herramientas que necesita para una gestión diaria efectiva en el ámbito de los empleados que contribuyen en la producción de los productos y servicios que su negocio provee. No deje de examinar y aplicar las otras guías de esta serie mientas continúa su exploración como empresario.

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VII. Glosario
Activo Todo lo que usted posee que puede ser convertido en efectivo para pagar las deudas; normalmente las partidas figuran en orden de liquidez. Adopción de nombre comercial Un nombre que una persona asume para usarlo en los negocios en lugar de su nombre personal. Se tramita la obtención de un certificado de adopción de nombre comercial en el palacio de justicia de la ciudad o condado. Agente de ventas Representante independiente que contrata con un negocio para vender un producto por una comisión. Arrendamiento Acuerdo contractual entre el propietario de una propiedad o equipo y el individuo que la toma en arrendamiento. Usado en referencia a la obtención de vehículos y equipo, espacio de oficina y personal. Balance general Un estado financiero que describe la posición financiera del negocio en un momento dado. Centros de Desarrollo de los Pequeños Negocios Empresa Programa nacional financiado por la SBA y que cuenta con el apoyo financiero de cada estado. Brinda asistencia técnica gratuita en forma confidencial a los nuevos propietarios de negocios nuevos y existentes. Contabilidad Un método sistemático para llevar contablemente las transacciones financieras.

Control de inventario Sistema contable para prevenir las carencias y reducir los costos de mantenimiento del inventario. Controles internos Método contable diseñado para promover la eficiencia, salvaguardar el activo y detectar y prevenir el fraude o error. Cuentas por cobrar Los clientes que compran productos o servicios a crédito a su negocio figuran en una cuenta por cobrar hasta que efectivamente se reciba el pago por los mismos. Cuentas por pagar Dinero debido a los proveedores de productos o servicios. Las facturas normalmente vencen a los treinta días de la recepción del producto. Flujo de proceso Producción que divide los procedimientos de productos en segmentos organizacionales. Un ejemplo podría ser los automóviles, donde la producción podría estar dividida de acuerdo con el bloque de cilindros, montaje del motor, y prueba del motor. Forma de organización legal Forma de constituir una empresa y desarrollar las actividades del negocio. Fuerza de ventas Empleados que trabajan a tiempo completo para un negocio y reciben todos los beneficios ofrecidos por la empresa, tales como jubilación, vacaciones y beneficios médicos, etc. Gastos Costos de operación incurridos por un negocio. Gestión de operaciones La gestión de las actividades diarias de un negocio.

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Operaciones continuas Actividad de producción que produce un producto estandarizado. Las materias primas son continuamente introducidas en el proceso de producción. La refinación de petróleo es una producción continua que produce el producto de petróleo estandarizado con el empleo de materias primas. Operaciones de producción por pedido Negocio que produce los productos bajo una orden de pedido en lugar de anticiparse a la demanda. Propiedad intelectual Todo concepto, idea, creación literaria, programa de computadora o trabajo creativo que es definible, medible y objeto de la propiedad de alguien por su naturaleza. Responsabilidad ilimitada No existe distinción entre la responsabilidad del negocio y la responsabilidad personal. Los bienes personales de una persona pueden ser tomados y aplicados a la cancelación de las deudas del negocio. Responsabilidad limitada La limitación de la pérdida potencial de una persona a la cantidad invertida sin responsabilidad personal. Los bienes personales de una persona no pueden tomarse para cancelar las deudas de un negocio. SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) Agencia federal, financiada por la SBA, conformada por un grupo de empresarios retirados voluntarios, que brinda entrenamiento y apoyo a los pequeños negocios. Small Business Administration (SBA) Agencia federal establecida para brindar servicios de información y educación, garantías de préstamos y asesoría para promover el desarrollo de la pequeña empresa.

Suministro externo El disponer que un servicio o producto sea suministrado o producido por otro. Teneduría de libros Asiento de las transacciones del negocio y reconciliación de las actividades de la empresa.

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VIII. Recursos �dicionales
Cada día existen nuevas oportunidades de negocios y eventos que afectan el clima de los negocios o las estrategias de los negocios. Los siguientes recursos impresos y en línea pueden ayudarle a mantenerse bien informado. Websites American Marketing Association con informes sobre la industria, un diccionario detallado con términos de marketing y recursos educacionales www.marketingpower.com Association for Enterprise Opportunity (AEO) La asociación nacional de organizaciones que tienen el compromiso del desarrollo de la “microempresa” www.microenterpriseworks.org La revista Business Week www.businessweek.com Citibank Asesores de pequeñas empresas experimentados y recursos financieros especiales para el manejo de efectivo, procesamiento de tarjetas de crédito, inversiones, y más; localice las oficinas e infórmese acerca de las estrategias y programas de negocios, www.citibank.com/us/ citibusiness Empresa de Informes de Crédito Dun & Bradstreet www.dnb.com o 1-800-234-3867 eBay Información acerca de cómo establecer un negocio en línea www.ebay.com

La revista Entrepreneur Recursos en línea, más el diario de Internet de pequeños negocios www.entrepreneur.com Banco de Exportación e Importación de los Estados Unidos (Ex–Im Bank) Brinda información y entrenamiento para promover el comercio internacional en las pequeñas empresas http://www.exim.gov/products/special/smallbus. html La revista Fast Company y su Small Business Intelligence Center Ofrecen una variedad de artículos, recursos, herramientas www.fastcompany.com La revista FORBES www.forbes.com FORTUNE Small Business www.fortune.com/fsb INC Magazine http://inc.com Fundación Kauffman Alienta la actividad empresarial en los Estados Unidos y mejora la educación de los niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus operaciones y el otorgamiento de subvenciones para la actividad empresarial y la educación http://www.kauffman.org http://www.eventuring.org Asociación Nacional de Personas que Trabajan como Independientes (NASE) Brinda apoyo a los micronegocios y personas que trabajan como independientes http://www.nase.org

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NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Mujeres Propietarias de Negocios) (National Association of Women Business Owners) contactos, así como programas de educación y de apoyo, y más www.nawbo.org Asociación Nacional de Negocios Asociación sin fines de lucro, concebida específicamente y administrada activamente para asistir a la comunidad de pequeños negocios, así como a las personas que trabajan como independientes a fin de que logren sus metas profesionales http://www.nationalbusiness.org Online Women’s Business Center Ofrece información sobre la administración de negocios y guía interactiva y consejo individual. Producido en cooperación con los Centros de Negocios de Mujeres de la SBA. http://www.onlinewbc.gov SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service Corps of Retired Executives) – voluntarios que orientan e instruyen a las pequeñas empresas, en persona y en línea, en forma gratuita Service Corps of Retired Executives www.score.org Small Business Administration Se esfuerza por mantener y fortalecer la economía nacional a través de la ayuda, asesoría, asistencia y protección de los intereses de los pequeños negocios, y ayudando a las familias y negocios a recuperarse de los desastres nacionales. http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ sbdc

Sociedad de Profesionales Hispanos Brinda oportunidades únicas para el desarrollo profesional, servicios educacionales y logro personal de la comunidad hispana. http://www.nhshp.org Departamento de Trabajo de los EE.UU. El Departamento de Trabajo fomenta y promociona el bienestar social de los postulantes a un empleo, asalariados y personas retiradas de los Estados Unidos. http://www.dol.gov Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos Promueve el progreso de la ciencia y los oficios otorgándoles por un tiempo limitado a los inventores derechos exclusivos a sus respectivos descubrimientos. http://www.uspto.gov/ Club de Presidentes Jóvenes una organización que tiene como objeto fomentar el liderazgo a través de la educación y amistad http://www.ypo.org/learning.html The Wall Street Journal Center for Entrepreneurs Contiene las últimas historias y amplios recursos relacionados acerca de las tendencias que lo afectan a usted y a su negocio. www.startupjournal.com/ Publicaciones Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004. National Entrepreneurship Assessment – United Status of America, 2003 Executive Report. Babson Collage and the Kauffman Foundation. Mandel, Stan. August 2004. “Educating the Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

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LA INFOR�ACIÓN Y �ATERIALES CONTENIDOS EN ESTE SITIO WEB, INCLUYENDO EL TEXTO, GRÁFICOS, ENLACES U OTROS ÍTE�S SON OFRECIDOS “CO�O SON”, Y “SEGÚN ESTÉN DISPONIBLES”. CITIGROUP NO GARANTIZA LA EXACTITUD, ADECUACIÓN O A�PLITUD DE ESTA INFOR�ACIÓN Y �ATERIALES Y DESCONOCE CUALQUIER RESPONSABILIDAD POR LOS ERRORES U O�ISIONES DE ESTA INFOR�ACIÓN Y �ATERIALES. NO SE OFRECE EN CONJUNCIÓN CON ESTA INFOR�ACIÓN Y �ATERIALES GARANTIA DE CLASE ALGUNA, TÁCITA, EXPRESA O LEGAL, INCLUYENDO, SIN LI�ITACIONES, LAS GARANTÍAS DE NO VIOLACIÓN DE LOS DERECHOS DE TERCEROS, DE TÍTULO, CO�ERCIABILIDAD, APTITUD PARA UN PROPÓSITO ESPECIAL Y DE NO AFECTACIÓN DE UN VIRUS. Estos materiales se brindan para fines instructivos únicamente. Las opiniones expresadas en estos materiales no son necesariamente las de Citigroup y sus afiliadas. De requerirse servicios legales, financieros o tributarios u otra asesoría especializada, deberá buscarse los servicios de un profesional calificado. Copyright © Citigroup 006. Todos los derechos reservados. El copyright (derecho de autor) en las páginas, pantallas que exhiben las páginas, y en los materiales de los mismos y en su distribución, le corresponde a Citigroup, salvo que se indique lo contrario. Citibank con el Diseño del Arco y CitiBusiness son marcas registradas de servicios Citigroup, Inc.

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n INTRODUCCIÓN Bienvenido a la serie de guías de información sobre la Pequeña Empresa auspiciadas por Citibank. Ésta es una de las diez guías que hemos desarrollado para usted que está pensando en comenzar un nuevo negocio o que ha asumido el compromiso de empezar uno. Está dirigida a quienes estén considerando empezar un nuevo negocio, así como a los empresarios que deseen saber más acerca de habilidades y estrategias para alcanzar el éxito. Citibank ha trabajado con un equipo de pequeños empresarios como usted para desarrollar, redactar y producir esta serie de guías. Todos nosotros sabemos lo importante que es tener una información clara y concisa para tomar decisiones inteligentes. Nuestro objetivo es compartir experiencias acerca del interesante y dinámico sector de la pequeña empresa. n Visión general Toda persona que comience a operar un negocio desea alcanzar el éxito. Sin embargo, el éxito no se logra de la noche a la mañana ni existen garantías para alcanzarlo. Un aspecto importante en esta serie de guías es tomar las decisiones correctas para su negocio. Esta guía brinda información y muchas de las herramientas que necesita para tomar decisiones sobre las operaciones – decisiones acerca de las actividades diarias de un negocio – con miras a una fórmula de negocios de éxito. El objeto de esta guía incluirá los cinco tópicos siguientes:
• • • • • Forma de organización legal de la empresa Operaciones físicas del negocio Regulaciones y directivas de negocios Operaciones financieras del negocio Gestión de operaciones diarias

Las decisiones operacionales inteligentes son parte de una fórmula de negocios de éxito.

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Hay mucho que aprender acerca de las operaciones de un negocio, y esta guía cubre mucha información. Lea la guía a su propio paso y tómese el tiempo necesario para asimilar la información.

I. Forma de organización legal de la empresa Cuando uno establece la operación de un negocio, la primera decisión que debe tomarse se relaciona con la forma de organización legal de la empresa; en otras palabras, qué clase de empresa va usted a constituir legalmente. Las formas de organización legal básicas incluyen las siguientes:
• • • • Propietario único Sociedad de personas (colectiva o limitada) Sociedad anónima (C y S) Sociedad de responsabilidad limitada (o LLC, siglas en inglés de Limited Liability Company)

Sopese cuidadosamente las ventajas y desventajas de cada una de las formas de organización legal de la empresa, antes de escoger una.

Usted verá los términos “responsabilidad legal” (“limitada” e “ilimitada”) en esta guía. Es importante que entienda y acepte su responsabilidad en general o su responsabilidad financiera legal cuando comience un negocio. La responsabilidad limitada – como en el caso de los accionistas de una sociedad anónima, los propietarios de las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), o los socios comanditarios en una sociedad limitada – en general significa que usted es responsable (está obligado) sólo por la cantidad que haya invertido en la sociedad. Si usted se encontrara con problemas financieros en su compañía, perderá todo lo que hubiera invertido, sin incluir su patrimonio personal como su casa, automóvil, etc. Existen excepciones a esta regla general, sobre lo cual deberá pedir consejo a su abogado. Sin embargo, la responsabilidad ilimitada, como en el caso de un propietario único o sociedad colectiva, significa que no existe distinción entre el negocio y las responsabilidades ilimitadas. Si usted se encontrara con problemas financieros y tiene responsabilidad ilimitada, podrían tomarse sus bienes personales para pagar las deudas del negocio. La protección de sus bienes personales frente a un

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juicio es la primera razón para considerar cuidadosamente la forma de la organización legal de la empresa. Existen muchas leyes y reglamentos que se aplican a los propietarios de pequeños negocios, por lo que sería aconsejable consultar con un abogado o contador público colegiado, para entender sus responsabilidades legales. El siguiente cuadro le ofrece una visión general de los seis tipos de formas de organización de su empresa. Para más información sobre estos tipos de empresas, visite el sitio web http://www.sba.gov/ starting_business/legal/forms.html

Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Propietario único Un propietario Responsabilidad personal Responsabilidad ilimitada por las obligaciones de la empresa Documentos de formación Ninguno, pero podría necesitarse un Certificado de adopción de nombre comercial Impuestos El negocio no es gravado con impuestos. Se gravan con impuestos las ganancias y pérdidas del propietario gravado. El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los socios. Administración Propietario

Sociedad colectiva

Número ilimitado de socios solidarios

Responsabilidad personal ilimitada por las obligaciones de la empresa

Ninguno, pero puede necesitarse un Contrato de Sociedad Colectiva General para establecer las obligaciones de los socios Certificado de sociedad limitada Contrato de sociedad limitada

Los socios tienen Iguales derechos de administración, salvo que acuerden lo contrario.

Sociedad limitada

Número ilimitado de socios

Responsabilidad personal ilimitada de los solidarios; la responsabilidad de los socios comanditarios es en general sobre la base del monto de la inversión

El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los socios.

El socio solidario administra el negocio, sujeto al Contrato de responsabilidad limitada.

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Tipos de formas de organización de la empresa
Propietarios Sociedad anónima gravada bajo Subcapítulo C del Código de Impuestos Internos Número ilimitado de accionistas Responsabilidad personal Responsabilidad ilimitada Documentos de formación Escritura de constitución Estatutos Impuestos Impuesto a las ganancias de la sociedad Administración El directorio tiene la responsabilidad general de la dirección de la empresa; teniendo los altos empleados la responsabilidad del manejo diario de la empresa. El directorio tiene la responsabilidad general de la dirección de la empresa; teniendo los altos empleados la responsabilidad del manejo diario de la empresa. Establecida mediante el acuerdo de operación.

Sociedad anónima “S” (“S” Corporation)

Limitada – hasta 75 accionistas

Responsabilidad ilimitada

Escritura de constitución Estatutos Elección de Sociedad Anónima S (S Corporation) de IRS y Estado

El negocio no es usualmente gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los accionistas.

Muchos pequeños negocios comienzan como propietarios únicos.

Sociedad de responsabilidad limitada (LLC)

Número ilimitado de miembros

Responsabilidad ilimitada

Escritura de fundación Acuerdo de operación

El negocio no es gravado con impuestos. Las ganancias y pérdidas pasan a los propietarios.

Para los fines de esta Guía, nos concentraremos en los propietarios únicos, sociedades de personas y sociedades de responsabilidad limitada (LLC). Pasemos a analizar algunos aspectos importantes de las formas de organización de la empresa escogidas. Proprietario único TEsta es la forma más simple de operar un negocio y probablemente la Esta más común debido al hecho de que es la forma más fácil y es objeto de menos regulación legal. El término regulación es otro vocablo para referirse a las leyes, reglas o directivas. Por lo general, un registro (de adopción de

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nombre comercial) hecho en la Municipalidad o la Oficina del Secretario del Condado es todo lo que es requerido. Debido a que el propietario único tiene responsabilidad ilimitada, todas las ganancias y pérdidas son del propietario. Siempre que las ganancias no excedan de cierta cantidad, existe una ventaja tributaria porque el ingreso es gravado a nivel personal. Sin embargo, un mayor reto puede ser el éxito mismo. Con un crecimiento en expansión y el éxito financiero, el proceso de operar como propietario único puede resultar siendo todo un reto. Cuando uno piensa en propietarios únicos, normalmente es en referencia a pequeñas empresas, tales como las tiendas de alimentos minorista, boticas, restaurantes, salones de belleza, es decir, lugares comunes en nuestros vecindarios Sociedad de personas Una sociedad de personas es una forma de organización en la que un pequeño número de individuos tiene la propiedad del negocio. Piense si preferiría entrar en negocios solo o con uno o más socios. En ambos casos de sociedad de personas, es decir, la sociedad colectiva y la sociedad limitada o comanditaria, existe responsabilidad ilimitada por las deudas del negocio; sin embargo el socio comanditario es generalmente responsable sólo por el monto invertido en el negocio. Existen ciertas ventajas y desventajas al establecer una sociedad de personas, especialmente en los aspectos financieros y la administración del negocio. Las sociedades de personas siempre deben establecerse a través de contratos formales por escrito. Cuando se piensa en las sociedades de personas, es usualmente una situación en la que alguien ha operado como propietario único y luego decide expandirse y tener otros socios. Puede ser también una situación en la que dos personas deciden unir fuerzas en el negocio para combinar sus habilidades y recursos financieros.

Cuando empiece un negocio, analice cuidadosamente todas las opciones de las formas de organización.

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Sociedad de responsabilidad limitada (LLC) Las sociedades de responsabilidad limitada (LLC), autorizadas por legislación estatal se están haciendo cada vez más comunes. Éstas combinan la protección de la responsabilidad personal de una sociedad anónima con los beneficios tributarios y la simplicidad de la sociedad de personas. La LLC es una forma de organización distintiva que permite obtener un número de identificación tributaria, abrir una cuenta bancaria y desarrollar las actividades del negocio, todo bajo su propio nombre. La ventaja principal es que los propietarios no son personalmente responsables de las deudas y responsabilidades de la LLC. Una LLC con empleados exige impuestos a la nómina y el seguro de desempleo. Los requisitos para la formación de una LLC y los pagos de derechos anuales varían de estado a estado, por lo que debe preocuparse de conocer las regulaciones y procedimientos vigentes del estado donde opera. Una LLC comúnmente es una pequeña empresa en que el propietario ha decidido adoptar la estructura de una LLC en lugar de operar como propietario único, con el fin de beneficiarse de la condición de la responsabilidad limitada. Debemos enfatizar que no se puede catalogar un tipo de organización como la “mejor” para una situación dada. Todas las formas de organización legal tienen sus ventajas y desventajas. Cuando decida iniciar un negocio, debe pensar cuidadosamente en todas las opciones y luego decidir qué es lo mejor para usted. Aun cuando cada negocio es único, existen muchas características básicas comunes a todos ellos.

Actividad: Revise el cuadro de formas de organización de la empresa y
piense cuál es el objeto de su negocio. Responda a las siguientes preguntas:
• • ¿Qué nivel de riesgo estoy dispuesto a asumir? De las seis opciones, ¿qué forma de organización sería mejor para mi negocio? • • ¿Cuáles son las ventajas de escoger esta opción? ¿Cuáles son las desventajas de escoger esta opción?

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II. Operaciones físicas del negocio Una vez que haya establecido la forma de organización legal de su empresa, deberá pensar acerca de las operaciones físicas del negocio. Entre las operaciones del negocio se incluyen la localización de su negocio y los procesos, recursos y otras herramientas que necesitará para obtener con los factores de producción (materias primas, mano de obra y capital) los productos finales (bienes o servicios). Para maximizar sus productos finales a fin de obtener una mayor rentabilidad, usted debe organizar sus factores de producción. Aunque algunos negocios tienen necesidades de operaciones físicas únicas, existen áreas básicas que todos los propietarios de negocios deben considerar. Las decisiones sobre operaciones que tome pueden mejorar la eficiencia y los resultados económicos (profit line) de su producto. No existe un sólo diseño correcto para las operaciones físicas del negocio; depende del producto (bien o servicio) y del proceso de producción. Como propietario del negocio, es esencial que se asegure que todas las operaciones funcionen bien y se integren eficazmente.
• Localización e instalaciones

Aun cuando su negocio sea pequeño ahora, es una buena idea planear para la expansión.

¿Cuál de las siguientes operaciones físicas siguientes necesita considerar para su negocio?
Hoja de trabajo: Haga los cálculos Si escojo tener una construcción que actualmente existe, ¿cuál sería el costo anual para mí para obtener las instalaciones que necesito bajo las opciones siguientes? • • • ¿Costo anual de alquileres? ¿Costo anual de arrendamiento? ¿Costo anual de compra?

Tomando en cuenta mi situación financiera actual, ¿cuál de las opciones anteriores sería la mejor decisión financiera del negocio para mí?

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¿Debería tomar en arrendamiento o adquirir las instalaciones físicas? ¿Debería construir o adquirir las instalaciones existentes? ¿Dónde debería localizar mi negocio para llegar al mayor número de clientes y brindar acceso eficaz a los empleados y vendedores? Factores tales como la visibilidad, flujo de tráfico, estacionamiento y compatibilidad con el inquilino son también importantes. Usted necesitará considerar muchos factores tales como los pies cuadrados, distribución, servicios públicos, almacén, etc. La ubicación puede ser crítica aun cuando usted esté planeando un negocio a operar desde su casa. Cuando tome la decisión de tomar en arrendamiento, adquirir las instalaciones existentes o construir nuevas instalaciones, considere sus metas y el resultado final deseado. ¿Sería mejor tomar en arrendamiento (o en alquiler) las instalaciones existentes, de manera que usted no dependa de una localidad determinada y, por lo tanto, se pueda mudar conforme expanda su negocio? O, ¿le convendría encontrar instalaciones lo suficientemente grandes como para albergar a su empresa actual, con espacio para expandir su negocio en el futuro? También tome en cuenta cuando dan en arrendamiento un lugar, muchos propietarios “remodelan según sus necesidades”, ahorrándole potencialmente dinero a usted.
• Equipo de producción y operaciones y mantenimiento

Muchos negocios confían en otros negocios en cuanto a la experiencia y asistencia.

¿Debo tomar en arrendamiento o adquirir el equipo de oficina? Si lo tomo en arrendamiento, ¿debo hacerlo con todo el equipo o sólo parte del mismo? Junto con el equipo, ¿cómo debo hacer con el mantenimiento? ¿Qué es más rentable, comprar o tomar en arrendamiento? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas respectivas? Para obtener una respuesta a sus preguntas, visite www.citibank. com/us/citibusiness/leasing.htm y www.citibank.com/us/citibusiness/ credit.htm
• Empleados

Si necesito empleados, ¿cuántos serán y cuáles serán sus funciones? ¿Debo contratar a los empleados a tiempo completo, medio tiempo o conforme los

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necesite? ¿Necesito contar con una fuerza de ventas? ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las diferentes opciones?
• �sistencia profesional

Aun cuando usted determine que no necesita empleados, podrá necesitar a veces de la experiencia de terceros que le ayuden a alcanzar las metas del negocio. En el caso de un pequeño negocio, especialmente un nuevo negocio, muchas de las operaciones básicas diarias pueden resultar siendo abrumadoras y a veces pueden distraerlo del objetivo principal del negocio. Piense acerca de la forma más rentable de usar su tiempo y talento. Luego pregúntese a sí mismo qué servicios profesionales de terceros podrían ayudarle a tener más éxito y hacer que su negocio sea más rentable. Cuando la asistencia a tiempo completo e incluso a tiempo parcial resulte prohibitiva, usted siempre podrá recurrir a diferentes profesionales para que lo asistan, con la ventaja de no tener que incurrir en gastos generales fijos. Recuerde que instituciones financieras como Citibank ofrecen asistencia profesional para organizar la parte financiera de su negocio. Estos profesionales le pueden ayudar a organizar la nómina, procesar los pagos de impuestos, así como en otras funciones de su negocio. Cuando considere obtener asistencia profesional, identifique las funciones de operaciones claves que necesitará en su negocio. ¿Necesitará ayuda con la contabilidad y teneduría de libros? ¿Ha encontrado a un abogado con el que desee trabajar? La decisión puede ser contratar a una empresa en lugar de un individuo. De cualquier manera, decida sobre estos contratos con el mismo cuidado como lo haría al contratar a los empleados. Entreviste a los candidatos, haga preguntas, discuta los honorarios y los servicios, y considere darles una pequeña tarea para que usted pueda obtener una idea de sus servicios antes de formalizar una relación de largo plazo, Cuando encuentre la correcta combinación de servicios, no deje que el precio sea el único factor en su decisión. Los precios más altos no siempre son una garantía de un mejor servicio, y los precios más bajos no siempre representan un servicio inferior. La experiencia y competencia es normalmente una combinación ganadora.

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Tómese el tiempo que sea necesario para reflexionar el porqué usted necesita de estos profesionales y no dude en obtener su asistencia y aprovechar su competencia. �ctividad Piense acerca de la propuesta de su negocio. Por cada una de las categorías enumeradas, haga un resumen de sus planes iniciales por cada una de ellas sobre la base del producto final.
Operaciones físicas ¿Se aplica esta operación física a mi negocio? (Sí o no) Si la respuesta es “Sí”, ¿cuáles son mis necesidades?

Localización e instalaciones Equipo de operaciones y mantenimiento Equipo de producción y materiales Empleados

Asistencia profesional

Preguntas adicionales a considerar sobre las operaciones físicas: • • ¿Cuáles son las pautas de la industria en estas áreas? ¿Están los estándares de la industria en línea con el objetivo de mi negocio?

III. Regulaciones y directivas de negocios Existen requisitos bajo las leyes y regulaciones que afectan todos los aspectos de la operación de su negocio. Aunque puede ser frustrante el tener que ver con tantas regulaciones, la mayoría de ellas existen para la protección de la operación de su

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negocio. Muchos de los requisitos regulatorios existen en múltiples niveles -- local, estatal y federal. No dude en consultar con los profesionales correspondientes que escucharán su plan de negocios y, de acuerdo con su competencia, le ofrecerán la guía que usted necesita. Recuerde: es su responsabilidad legal conocer las directivas y los cambios en los impuestos y regulaciones. Debido a que es imposible enumerar todas las leyes y regulaciones en esta Guía, destacaremos las categorías importantes de la formación, impuestos, propiedad intelectual, documentos legales y seguro del negocio. Formación del negocio Existen muchas regulaciones que se aplican a los propietarios de pequeñas empresas. Lo mejor es consultar con un abogado o contador público colegiado para determinar todos los requisitos aplicables. Los aspectos básicos más importantes incluyen los siguientes puntos:
• Gobierno federal

Los trámites para la obtención de permisos y licencias son un paso importante para que su negocio sea legal.

Número de identificación del empleador – Formulario SS-4 No importa la forma de organización legal que adopte su empresa, siempre existirán impuestos. Para recibir crédito por los pagos de impuestos, debe tener un número de identificación de la empresa, conocido como Número de identificación del empleador. Siendo emitido por el Servicio de Rentas Internas (IRS), usted tendrá que incluir dicho número en todas las declaraciones juradas de impuestos y en cualquier otra documentación que envíe al IRS. Para recibir dicho número, obtenga y presente el Formulario SS-4 del IRS, Solicitud del Número de identificación del empleador. Puede obtener la solicitud, y la información sobre el procedimiento de presentación en la dependencia del IRS de su localidad o a través del Internet en www.irs.gov/businesses/small/article/0,,id=99194,00.html

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Verificación de empleo – Formulario I-9 Si tiene empleados, tendrá que completar el Formulario 1-9 – Formulario de verificación de empleo – expedido por el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service). Como empleador, usted es responsable de verificar que cada empleado sea elegible para trabajar en los Estados Unidos. El formulario lo puede obtener en el Servicio de Aduanas e Inmigración de EE.UU. (U.S. Customs and Immigration Service), el IRS local o por el Internet, en www.irs.gov/ businesses/small/article/0,,id=99194,00.html
• Gobierno del estado

Puede visitar el sitio web del Secretario de Estado para ver todos los requisitos que exige el estado a los negocios (http://sos.state.TX.us/). Recuerde ingresar su identificación de dos letras del código postal del estado en el lugar del ejemplo de “TX” usado en el sitio web indicado arriba. Registro del negocio Para inscribirse en el registro para poder desarrollar sus actividades en un estado, debe contactar al Secretario de Estado (del estado) para obtener un Formulario de registro del negocio. Normalmente se exige un pago de derechos mínimo para el registro y éste es renovado cada año. Licencia del impuesto a las ventas Si vende productos a nivel minorista y el estado le aplica el impuesto a las ventas a estos productos, usted es responsable de obtener la licencia del impuesto a las ventas. Puede recabar la solicitud y obtener instrucciones más detalladas, contactando con del Departamento de Ingresos (Department of Revenue) del estado. Escritura de fundación (de la forma de organización LLC) Si usted ha adoptado la forma de organización LLC (Sociedad de Responsabilidad Limitada), deberá completar y presentar la Escritura de

Los negocios están sujetos a diferentes tipos de impuestos.

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fundación ante el Secretario de Estado (del estado). Normalmente existe un pago de derechos por el trámite de presentación. • Gobierno local (Ciudad y condado) Registro del negocio Los propietarios únicos y las sociedades colectivas que operen bajo un nombre asumido, deberán solicitar el Certificado de adopción de nombre comercial. Éste trámite normalmente se hace una sola vez. La Oficina del Secretario de la Ciudad y el Condado puede orientarlo sobre las regulaciones correspondientes. Permisos y licencias ¿Necesitará su empresa someterse a los trámites de zonificación, permisos de salud o aprobaciones sobre el medio ambiente para operar? Los requisitos regulatorios dependen de la forma de organización del negocio, la localización y el producto o servicio que usted está ofreciendo. Una abogado o contador público colegiado lo podrá orientar con los requisitos de las licencias de negocios, así como con los códigos y permisos de construcción, leyes de zonificación, requisitos del departamento de salud y leyes sobre el medio ambiente. Usted deberá cumplir debidamente con todos los requisitos antes de iniciar su negocio. Contacte a la Oficina del Secretario de la Ciudad y el Condado del lugar donde desarrollará su negocio para determinar cuáles son los requisitos del permiso o licencia respectivo. Impuestos La forma de organización del negocio, junto con el producto o servicio que usted ofrezca, determinarán qué impuestos deberá pagar usted y cómo los pagará. Entre estos impuestos están el impuesto a la renta, el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia, el impuesto sobre la nómina por razón del empleo y el impuesto sobre los artículos de usao y consumo. Para cada una de las siguientes categorías, puede obtener a través El impuesto a las ventas pagado por los negocios varía según dónde se encuentren ubicados.

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del sito web del IRS los formularios de impuestos correspondientes, en www.irs.gov/ businesses/small/article/0,,id=99194,00.html.
• Impuesto a la renta

Todos los negocios presentan la declaración jurada anual del impuesto a la renta. La mayoría de los negocios presentan la declaración del Pago del estimado de impuestos (Formulario 941) durante el año, es decir hacen pagos, como depósito, de los estimados de impuestos conforme transcurre el año y reconcilian las diferencias en sus declaraciones juradas anuales de impuestos.
• Impuesto a la nómina por razón del empleo (Impuestos a la nómina)

Bajo la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal Insurance Contribution Act o FICA), al año 2005, un 12.4 por ciento del ingreso del trabajo hasta un límite anual debe ser pagado al Seguro Social, y un 2.9 por ciento adicional debe ser pagado a Medicare. Si usted tiene empleados, tendrá que retener y depositar los impuestos a la nómina por razón del empleo haciendo las deducciones correspondientes de los salarios o sueldos, así como aportar la parte correspondiente al empleador de dichos impuestos. El Formulario W-4, Certificado de retención de descuentos al empleado, expedido por el Servicio de Impuestos Internos (Internal Revenue Service o IRS), y completado por todos los empleados, le permite a los empleadores determinar la cantidad de los impuestos a la nómina por razón del empleo a retener de los sueldos de los empleados. Como empleador, los depósitos son hechos en forma trimestral ante el IRS y el Departamento de Impuestos (Department of Revenue) del estado. También incluidos en esta categoría de pagos de impuestos están las contribuciones del empleador al impuesto al desempleo – Formulario 940.
• Impuesto sobre el trabajo por cuenta propia

Es importante proteger sus ideas originales con patentes y copyrights.

Si usted trabaja por cuenta propia, será responsable de pagar en su totalidad el FICA o Impuesto de la Ley Federal de Contribución al Seguro Social (Federal. Insurance Contribution Act o FICA) y otros impuestos a la nómina por razón del empleo, como se ha notado en el párrafo anterior.

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Reporte y pagos del impuesto a las ventas

Si su negocio vende productos al por menor y su estado le aplica el impuesto a las ventas a los productos, usted es responsable de cobrar y pagar los impuestos. El impuesto es calculado sobre el precio de venta del producto. El impuesto a las ventas que usted cobre deberá ser remitido al estado, en forma mensual o trimestral, dependiendo del volumen de sus ventas. Consulte con el Departamento de Impuestos (Department of Revenue), para averiguar sobre los requisitos correspondientes y el proceso de pago.
• Impuestos sobre artículos de uso y consumo

Si usted fabrica o vende ciertos productos, opera ciertos tipos de negocios o usa ciertos tipos de equipo, instalaciones o productos podría estar obligado a pagar los impuestos sobre artículos de uso y consumo. Para obtener una lista vigente de estas categorías, consulte con la dependencia local del IRS.

La propiedad intelectual puede ser tan valiosa como la propiedad física. Proceda a su protección.

Para preguntas sobre impuestos, tiene los recursos siguientes: • Programa de Educación Tributaria para Pequeños Negocios – Seminarios ofrecidos por la asociación de organizaciones locales y el IRS. Consulte con la dependencia local del IRS. • Preguntas al IRS, Formularios y publicaciones de impuestos – Existe una gran variedad de información útil en la dependencia local del IRS o a través del Internet, en www.irs.gov • Small Business �dministration – La Small Business Administration o SBA, siglas en inglés de Administración de la Pequeña Empresa, ofrece una variedad de servicios a los propietarios de pequeñas empresas, incluyendo entrenamiento, programas educacionales, orientación, etc. Contacte a su oficina local de la SBA, o a través del Internet, en www.sba.org

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Propiedad intelectual Sin importar el tipo de negocio, todos los negocios tienen lo que se conoce como la “propiedad intelectual”. Muchos propietarios de negocios descuidan esta área de la administración hasta que es demasiado tarde. El término propiedad intelectual cubre una amplia gama de derechos relacionados con las invenciones, secretos industriales o comerciales u obras de creación, comprendiendo las patentes, marcas comerciales, derechos de autor, etc. Desde los inicios de su negocio, usted debe adoptar las medidas necesarias para proteger todas las formas de propiedad intelectual de su negocio. Estas medidas pueden incluso ser de un alcance legal o formal, tal como la obtención de los derechos de autor, marcas comerciales, etc. o ser tan simples como limitar el acceso a materiales e información o marcándolos con la palabra “Confidencial”. Aunque no es necesario, siempre es recomendable recurrir a un abogado para que le ayude a preservar sus derechos de propiedad intelectual. El objeto de proteger su propiedad intelectual tiene un impacto doble, También necesita tener cuidado de no infringir la propiedad intelectual de otros. Asegúrese de prevenir que los empleados no decidan dejar su empresa llevándose sus ideas con ellos.
• Patentes

La mejor protección que puede obtener para un nuevo producto o proceso es con una patente. Una patente le da a su titular el derecho de prevenir que otros se apropien, usen o vendan el producto o proceso patentado. Para tener derecho a la protección de la patente, el producto no tiene que ser uno nuevo. Puede tratarse de una mejora de un producto o proceso existente. Asegúrese de examinar las condiciones bajo las cuales podrá solicitar y recibir una patente de la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office), a través del Internet, en www.uspto.gov. Puede hacer una búsqueda inicial para determinar si una patente realmente existe.
• Marcas comerciales

Una marca comercial protege el valor simbólico de su producto – su marca. Una marca comercial puede consistir en un nombre, símbolo, dispositivo

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(o una combinación de los mismos). Puede establecer una marca comercial usando simplemente el símbolo, pero es mejor obtener el registro federal (®) de la marca comercial en caso que necesitara alguna vez iniciar una acción legal. Para registrar, complete los formularios necesarios ante la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales (U. S. Patent and Trademark Office). Existe un pago de derechos para tal trámite. De concederse, la marca comercial goza de una protección inicial de 10 años. Visite www.uspto.gov/ para obtener más información y hacer una búsqueda rápida y ver si el nombre, símbolo, dispositivo, etc., propuesto infringe marcas comerciales existentes.
• Derechos de autor

Sin importar lo que produzca, usted tiene derecho a obtener protección bajo in las leyes de derecho de autor. Puede obtener la protección del derecho de autor para artículos tales como obras de arte, libros, música, joyería, software, anuncios publicitarios, etc. El derecho de autor reside en la persona que efectivamente produce la obra o el empleador si la obra es creada “dentro del ámbito del empleo de un empleado”. Todos los empleados deben firmar un “Contrato de derecho de autor” y un contratista independiente debe firmar un Contrato de contratista independiente, el cual normalmente contiene una cláusula de “contrato con cesión de derechos con respecto a las obras realizadas dentro del ámbito del mismo” (work for hire). También sería importante para usted que obtenga asesoría legal en dichos aspectos.
• �cuerdos de confidencialidad

El seguro es otro aspecto crítico de la protección de la inversión de su negocio.

Su propiedad intelectual puede significar el éxito o no de su negocio Cuando uno trabaja con artículos tangibles, es mucho más fácil obtener un derecho de autor, patente o marca comercial. Pero ¿cómo es en el caso de la protección de las ideas? Sus ideas son muy importantes y deben gozar de protección también. Por lo tanto, tenga cuidado con quien hable y cómo comparte sus ideas de negocios. Si las ideas son lo suficientemente importantes, es mejor que todas las partes firmen un Acuerdo de confidencialidad. Como propietario del negocio, usted tiene el derecho de tomar una acción legal contra quienes violen un

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acuerdo, una relación confidencial o un aspecto que comprenda la información confidencial de su negocio. Documentos legales Todo negocio, grande o pequeño, tiene documentos legales que rastrean y documentan la actividad desarrollada por el negocio. Estos documentos incluyen los contratos, contratos de venta, arendamientos, órdenes de compra, contratos de servicio, etc. El tipo correcto de documento representará algo valioso y legal de las actividades desarrolladas por su negocio. Cuando decida qué documentos legales necesitará, familiarícese con las normas de la industria de su negocio. Examinemos ahora unos cuantos tipos de documentos legales que podrá necesitar en la operación de su negocio.
• Contratos

Trate de conocer los tipos de responsabilidad que cubre su póliza de seguro.

Un contrato es un acuerdo entre las partes, que contiene términos y condiciones que obligarán legalmente a todas las partes involucradas. Existen muchos patrones a usar como referencia cuando se redacta un contrato, pero recuerde que cada contrato debe ser único a la situación. Los contratos pueden variar, desde contratos impresos existentes, pasando por contratos orales, hasta contratos por correo electrónico. Sin embargo, su mejor defensa es tener un contrato firmado bien redactado. Cuando se redactan correctamente, los contratos son su mejor defensa en caso de surgir conflictos con los empleados, proveedores o clientes. Si bien cada circunstancia contractual puede ser diferente, cada contrato deberá incluir todos o algunos de los componentes siguientes: √ Lista de verificación: Componentes críticos del contrato
• Identificación de las partes. Complete el nombre y dirección de todas las partes. • �ntecedentes del contrato. Toda la información crítica acerca del proyecto y suposiciones o supuestos claves.

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• Obligaciones. ¿Cuáles son las obligaciones a cumplir por cada una de las partes y para qué fecha, etc.? • Términos del contrato. La duración y renovación y el procedimiento de la extensión, de ser necesario. • Precio. No sólo la cantidad de dinero objeto de intercambio, sino cómo se determinó el precio. • Proceso de pago. Cuándo vence el pago y cómo se hará el pago (a plazos, en un solo monto global), etc. • Garantías. Bajo qué condiciones se hará la entrega del producto, etc. • Responsabilidad. Condiciones en relación con el producto final. • Cuándo terminará el contrato. ¿Cuándo terminará el contrato y qué sucede si una de las partes tiene que darlo por terminado antes del tiempo previsto, etc.? • Confidencialidad. ¿Qué parte puede anunciar el proyecto, etc.?

Una buena contabilidad es algo básico para las operaciones de su negocio.

�rriendamiento

Los contratos de arrendamiento contienen las normas y pautas que le permiten al dueño proveer, mantener y operar una instalación o equipo. A cambio del contrato, usted tendrá acceso a las instalaciones y/o equipo. Como sucede en todos los contrato, es crítico que usted lo lea cuidadosamente antes de firmarlo, porque los arrendamientos pueden hacerlo responsable de muchas cosas. El mejor arrendamiento es el que se hace por escrito, señalando los términos y responsabilidades de ambas partes y siendo fácil remitirse al mismo en caso de que surjan dudas.
• Contratos de ventas

El contrato de ventas define el precio, términos y condiciones de la venta de los servicios, equipo u otros productos, Un contrato de ventas puede variar, desde el que se presenta en letra menuda en el caso de una oferta de venta (sales

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ticket), hasta el que se incorpora en un documento preparado para la venta particular de que se trate. Para establecer su negocio, sus contratos de venta deben representar su negocio, tener una presentación estándar, y representar algo que no sea negociable. Seguro El seguro se define como la protección contra los riesgos. Y existen muchos riesgos asociados con el comienzo de un negocio. Para proteger su negocio y a usted mismo, considere las siguientes opciones de seguro.

Seguro de propiedad del negocio Para reducir los riesgos involucrados con la propiedad que posee, investigue las pólizas de seguro que existen y que cubran las pérdidas por robo, incendio, inclemencias del tiempo y otras pérdidas.

• Seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros lo protege a su negocio y a usted, en cuanto a su vida personal, frente a la ruina financiera potencial de su negocio. El seguro de responsabilidad del negocio frente a terceros protege a su negocio en el caso de un juicio por daños corporales o daños a la propiedad, no sólo cubriendo los daños y del juicio sino también los costos legales. Puede ser adquirido en la forma e responsabilidad civil, responsabilidad profesional y responsabilidad del productor o fabricante. • Seguro de accidentes de trabajo Bajo las leyes de la mayoría de los estados, los empleadores que tienen más de una cierta cantidad de empleados, son responsables de los accidentes relacionados con el trabajo. Este tipo de seguro le permite a los empleadores a contribuir a un fondo de seguro del estado, de los cuales se pagan los beneficios a los trabajadores que sufran daños corporales mientras se encuentran en el trabajo.

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• Seguro en exceso del monto asegurado El determinar cuánto de cobertura es lo correcto para su negocio es una decisión personal. Si usted cree que necesita protección adicional por encima y más allá de los limites de responsabilidad actuales, puede adquirir el Seguro en exceso del monto asegurado, también conocido a veces como la póliza “paraguas”. Esta póliza paraguas le brinda protección adicional a su responsabilidad en caso que se dicte una sentencia en contra de usted que exceda los limites de responsabilidad de su póliza inicial. • Seguro de responsabilidad por prácticas de empleo Esta es relativamente una nueva forma de seguro de responsabilidad que cubre al negocio así como a la administración. Ofrece protección a un empleador frente a las reclamaciones de los empleados, ex empleados o empleados potenciales, cubriendo la discriminación (en razón de la edad, sexo, raza, incapacidad, etc.), terminación ilegal del empleo, acoso sexual, así como otras alegaciones relacionadas con el empleo. IV. Operaciones financieras del negocio Se debe llevar la contabilidad de todos los negocios. Aunque existen muchos sistemas de software de contabilidad en el mercado, lo importante es tener un sistema de contabilidad que sea el apropiado para su tipo de negocio. Aunque puede confiarle a otros el llevar los libros contables, es necesario que entienda el sistema contable para proteger sus intereses. Debe llevar cuenta separada del negocio y de su cuenta personal (véase la Guía 9 para más información sobre este tópico). Es aconsejable establecer una relación con una institución financiera antes de que surja la necesidad de asistencia financiera. Sistema contable Su sistema contable es un como el espejo del negocio; le sirve como una fuente de control y equilibrio de su negocio. Usted debe conocer los principios de contabilidad y procedimientos de teneduría de libros básicos, para que pueda hablar con conocimiento

Lleve cuentas actualizadas de lo que se le debe a su negocio y por quién.

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de causa sobre sus necesidades financieras con los empleados, banqueros, contadores, etc. (Usted puede reconocer las siguientes declaraciones de la Guía 4). Las tres formas financieras más importantes que usted debe mantener son las siguientes:
• Cuenta de resultados (también conocida como Estado de ganancias y pérdidas)

La cuenta de resultados muestra sus ingresos en el transcurso del tiempo y calcula sus ingresos netos; le dice si el negocio es rentable o no. Para determinar su ingreso neto, agregue todos los ingresos del negocio, y luego sustraiga el costo y gastos de operación del negocio. Las cuentas de resultadas son usualmente preparadas en forma mensual, trimestral o anual y son la forma más efectiva cuando incluyen una comparación con la actividad financiera del mismo periodo de tiempo en un año previo (es decir, el primer trimestre comercial de 2005 comparado con el primer trimestre comercial de 2004). Las cuentas de resultados son valiosas para hacer proyecciones del negocio, calcular impuestos, evaluar el progreso del negocio y atraer a potenciales inversionistas. Agregue categorías y adapte esta hoja de trabajo según sea necesario, sobre la base de las necesidades de su negocio.

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Cuenta de resultados Negocio: ___________________________ Año finalizado: ________________
Ingresos/ ventas brutas �enos devoluciones �enos descuentos �enos deudas incobrables Intereses, alquiler, regalías Reintegros, reembolsos Total Ingresos G�STOS Costo de productos vendidos Nómina Impuestos, excepto el impuesto a la renta Gastos de ventas Alquiler de oficina, otros gastos Costos de equipos, otros Teléfono �arketing, anuncios, promoción Intereses de préstamos Cobros bancarios Viajes y entretenimiento Aportes Servicios públicos Beneficios, salud Beneficios, incapacidad Seguro, negocio Honorarios profesionales �illaje Envío y porte de correo Almacenamiento, otros Varios Total gastos Ingreso neto �enos impuesto a la renta INGRESO NETO DESPUÉS DE IMPUESTOS

El flujo de caja será importante para las operaciones diarias de su negocio.

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Balance general

El balance general le da una imagen instantánea de la condición financiera de la empresa, en cualquier fecha dada. Le dice cuál es el valor del negocio. Es preparado por lo menos anualmente y contiene dos lados iguales – el patrimonio neto y el pasivo. Dicho en términos simples, el balance general muestra lo que el negocio tiene (activo), frente a lo que el negocio debe (pasivo), y la diferencia entre los dos. La diferencia entre Activo y Pasivo representa el Patrimonio neto. De ser posible, es conveniente incluir cifras comparativas de un periodo de tiempo que sirvan de punto de referencia. Dentro del balance general existen dos partidas importantes: las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar. Las cuentas por cobrar representan el dinero que los clientes le deben a la empresa. Es conveniente observar de cerca cuidadosamente estas cuentas. Las cuentas por pagar representan el dinero que la empresa debe por diferentes productos y servicios. El observar de cerca las cuentas por pagar le permite tener un sólido historial de crédito.

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Balance general (al: _________________) Compañía: ___________________________ Fecha: ______________ Último mes
�ctivo Efectivo Inversiones Cuentas por cobrar Inventario Gastos pagados por adelantado Otros activos corrientes Terreno Construcciones Inversiones a largo plazo Intangibles Otros activos TOT�L �CTIVO Pasivo y patrimonio neto Pagarés de corto plazo Deuda de largo plazo Cuentas por pagar Gastos acumulados Impuestos por pagar Préstamos a accionistas Otros pasivos corrientes Bonos por pagar Acciones comunes Capital pagado Dividendos sin distribuir Otros: TOT�L P�SIVO Y P�TRIMONIO NETO

Este mes

La teneduría de libros es un componente necesario para operar un negocio.

Patrimonio neto (Total Activo – Total pasivo = Patrimonio neto)

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Estado de flujo de efectivo

La mayoría de los negocios tienen la necesidad crítica de saber, diariamente, de cuánto efectivo disponen y van a necesitar en un futuro inmediato. . El estado de flujo de efectivo muestra el efectivo disponible. Su negocio puede producir ingresos o rentas, pero si no cuenta con el efectivo suficiente para pagar sus facturas, tendrá que prestar más atención al estado de flujo de efectivo para asegurarse de lograr que sus ingresos superen a sus gastos.

Lleve una buena contabilidad de sus activos.

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Estado de flujo de efectivo mensual de seis meses Negocio: ________________________ Período de tiempo:________________
Mes 1
Fuentes de flujo de efectivo Ingreso neto después de impuestos Depreciación Reducción de inventario Incremento de cuentas por pagar Incremento de la deuda de largo plazo Otras obligaciones Costos de capital y operación Retiros o dividendos de propietarios Incrementos de inventarios Incrementos de cuentas por cobrar Disminución, cuentas por pagar Gastos de capital Deuda de largo plazo Incrementos de activos Reducción de obligaciones TOTAL DESEMBOLSOS DE EFECTIVO FLUJO DE EFECTIVO MENSUAL FLUJO DE EFECTIVO ACUMULATIVO + or –

Mes 2

Mes 3

Mes 4

Mes 5

Mes 6 NOTAS

Para encontrar estos y otros formularios, visite http://www.sba.gov/library/forms.html.

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Contabilidad y libros contables Para producir los estados financieros necesarios, usted necesita que la información sea correcta, corriente, confiable y documentada. El llevar el libro diario y el libro mayor garantizarán que usted cuente con la información necesaria y correcta. Un libro diario es una referencia documentada de cada transacción del negocio respaldada con los recibos, etc. Usted puede llevar diarios separados por categorías específicas. Un libro mayor es la documentación de los totales de los diferentes diarios. Los libros diario y mayor pueden llevarse en forma impresa o electrónica. Sin embargo, si emplea el sistema electrónico, se recomienda especialmente que mantenga un sistema en forma impresa como respaldo. Cual fuere el sistema de teneduría de libros que adopte, debe mostrar claramente su ingreso en el años fiscal. Las compras, ventas, nómina y otras transacciones del negocio generarán documentos tales como facturas, recibos, comprobantes de depósito, cheques cancelados, etc. La información en estos documentos refleja la actividad financiera de su negocio y debe ser organizada de acuerdo con el tipo de ingresos o gastos. • Recibo de entrada bruta En este documento consta el ingreso que su negocio recibe, incluyendo la fuente y la cantidad. La entrada bruta puede consistir en facturas, comprobantes de depósito bancario, talonarios de recibos, etc. • Recibo de compras En estos documentos constan los artículos que usted compra en el proceso de producción o para su reventa a los clientes. Esta categoría puede incluir cheques cancelados, recibos de caja registradora, comprobantes de venta con tarjeta de crédito, facturas, etc. • Recibo de gastos En estos recibos constan los costos en que usted incurre para operar su negocio. Esta categoría puede incluir los comprobantes de ventas con tarjeta

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de crédito, cheques cancelados, facturas e incluso comprobantes de caja chica de pequeñas compras, etc. • Recibo de gastos especiales Debido a que las directivas cambian en forma regular, siempre consulte con el IRS, en www.irs.gov, para conocer las directivas actuales con relación a los gastos de viaje, transporte, entretenimiento, donaciones, etc. • Recibo de impuestos (al empleo por razón de la nómina, a las ventas, etc.) Sea que se trate de documentos de empleo, recibos de pago de impuestos, etc., deben conservar copias para fines de documentación. • �ctivo Debe documentar bien el activo su negocio; la propiedad que posee y el uso que le da en la operación de su negocio. Junto con las facturas de compras y ventas, sus libros deben mostrar lo siguiente acerca de cada una de las partidas del activo:
• • • Cuándo lo adquirió Precio de compra Costos de mejoras, de ser el caso Deducciones por depreciación • • • Las pérdidas, etc. Cómo se uso el activo Cuándo y cómo dispuso del mismo Precio de venta junto con gasto de la venta

V. Gestión de operaciones diarias Ahora que usted ha establecido la forma de organización legal de la empresa, asegurado las operaciones físicas y cumplido con las regulaciones y directivas, es tiempo de prestar atención al proceso de la gestión diaria.

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¿Qué sucede a diario en su negocio? ¿Se han establecido y adoptado procedimientos de operación? De ser así, ¿son ellos claros para todos en su empresa? ¿Existen patrones de referencia establecidos para evaluar regularmente las operaciones y ajustar los procedimientos cuando sea necesario? ¿Es evidente la interrelación entre las operaciones? Tómese el tiempo necesario para examinar cuidadosamente las operaciones diarias de su negocio. El cuadro que sigue ilustra operaciones básicas de cualquier negocio, sea un negocio que trate sobre un producto o servicio – todos los negocios lidian con la producción, terminación satisfactoria del producto, facturación, etc. Cada una de estas operaciones es integrada y tiene un impacto en las demás. Por ejemplo, si los productos no son producidos y entregados, entonces no tiene lugar la facturación. Como gerente, su responsabilidad general es ver que todas las operaciones se desarrollen sin tropiezos. Las diferentes listas de verificación que siguen a continuación del cuadro le dan las pautas para mantener el desarrollo de las operaciones sin tropiezos. Tómese la libertad de tomar los pasos que sean específicos a su negocio. ¿Qué pasos son necesarios para mantener la fluidez de las operaciones en su negocio? OPER�CIONES DEL NEGOCIO EN UN� GESTIÓN DI�RI� TÍPIC�
Primero: Proceso de producción Segundo: Estándares de producción Tercero: Terminación satisfactoria del producto Cuarto: Gestión de inventario Quinto: Facturación y proceso de cobranza

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PRIMERO, examinemos el proceso de producción.

Sea que su negocio provea productos o servicios, o ambos, usted debe entender perfectamente todo lo que sea necesario para producir el producto final. Use la siguiente lista de verificación para analizar el proceso de producción y hacer cambios y ajustes cuando sea necesario para mejorar la eficiencia y los márgenes de ganancia.
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Proceso de producción

• ¿Son accesibles y están disponibles las materias primas que sean necesarias? • ¿Es accesible y está disponible el equipo que sea necesario? • ¿Tendrán los empleados el espacio necesario para hacer su trabajo? • ¿Hay espacio para almacenar los suministros y materiales de producción? • ¿Pueden moverse los materiales y suministros con facilidad y seguridad? • ¿Gozarán de seguridad los empleados? • ¿Contrataré a vendedores para obtener los componentes del producto final? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad en la producción?

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SEGUNDO, examine los estándares de producción.

Al examinar el proceso de producción existente, considere el tipo de producción para su producto. ¿Es el proceso de producción clasificado como el trabajo de una persona o como un flujo continuo? Con esto queremos decir, es una persona responsable de producir el producto total (como en el caso de la producción por una persona) o es el producto final movido de un proceso al siguiente hasta que se obtiene como resultado el producto final (flujo continuo)? Piense en su última visita al dentista. El dentista probablemente no se encargará de todos los aspectos de su vista. Había una recepcionista, un asistente del dentista, el dentista mismo y la persona encargada de la facturación. Lo mismo se aplica al negocio de reparación de automóviles; diferentes personas se encargan de los diferentes aspectos del trabajo de reparación, pero todos trabajan juntos para obtener la reparación del automóvil. Dentro de cada proceso de producción, para ser eficiente, usted probablemente necesitará considerar factores tales como el flujo, flexibilidad, cantidad de productos a ser producidos, inversión de capital (dinero y equipo), la mano de obra calificada y el volumen de producción. ¿Existen estándares de producción en la industria que puedan ser adoptados para una mayor eficiencia? La mayoría de las organizaciones han sugerido pautas, incluso “consejos sobre las ventajas”, que usted podría implementar en su pequeño negocio para una mayor eficiencia.
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Estándares de producción

• ¿Aplico los estándares de la industria para producir mi producto? • ¿�e dan una ventaja competitiva los estándares de producción que aplico? • ¿Se produce el volumen necesario con los estándares de producción que aplico?

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¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Estándares de producción

• ¿Sirven de soporte mis estándares de producción para un flujo positivo de las materias primas, mano de obra, equipo y transportación del producto final? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad de los estándares de producción? TERCERO, examine el proceso de terminación satisfactoria del producto.

Debe contar con un proceso establecido para obtener productos y servicios de calidad para sus clientes en el tiempo oportuno. ¿Cuál sería ese proceso?
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Terminación satisfactoria del producto

• ¿Existe un proceso para la toma, procesamiento y entrega de los productos? • ¿Quién es responsable del procesamiento? • ¿Existe un proceso para transmitir las órdenes de ventas para la terminación satisfactoria del producto y para finanzas? • ¿Estoy satisfecho con el tiempo necesario de principio a fin para cumplir satisfactoriamente con una orden? • ¿He establecido un proceso para verificar la calidad de la terminación satisfactoria del producto?

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CU�RTO, examine la gestión de inventario.

El inventario existe para mejorar el nivel de servicio provisto por el negocio. ¿Cómo? La cantidad correcta de las herramientas y el equipo correctos lo proveen a usted de lo que necesita, cuando lo necesite, sin la enorme tensión sobre el capital de explotación. Considere qué sucedería si usted está reparando un automóvil y en medio del proceso, se encuentra con que no tiene las piezas de repuesto. El contar con todos los materiales, herramientas y equipo para completar exitosamente el trabajo es crítico para tener un negocio exitoso.

¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Gestión de inventario

• ¿Cuento con un procedimiento de control de inventario para mi negocio? De ser así, ¿en qué consiste? • ¿Existe una persona específica responsable del control de inventario? • ¿Se toma un inventario físico en forma regular? • ¿Cuenta mi producto con un nivel mínimo de inventario? • ¿Necesitaré del almacenamiento externo? De ser así, ¿durante cuánto tiempo y cómo será esto determinado? • ¿Cuento con un proceso establecido para verificar la calidad de la gestión de inventario?

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QUINTO, examine el proceso de facturación y cobranza.

La facturación es el proceso de presentación de facturas a los clientes por los productos producidos y entregados – y de recordarles a los clientes los pagos atrasados. Aunque la cobranza de los pagos atrasados puede resultar desagradable y difícil en ocasiones, es parte del proceso. ¿En qué consiste su proceso de facturación y cobranza? ¿Puede ser más eficiente?
¿Tengo un proceso establecido? (Sí o no)

Lista de verificación de operaciones del negocio: Proceso de facturación y cobranza • ¿Cuento con un proceso de facturación y cobranza? • De ser así, ¿funciona en forma eficiente y efectiva? • Si no es así, ¿dónde están las fallas y cómo puedo solucionar esos problemas? • ¿Tengo el tipo correcto de formularios de facturación para mi negocio? • ¿Saben mis clientes cómo funciona mi procedimiento de facturación? • ¿Conocen mis clientes mis procesos de cobranza internos y externos? • ¿Saben ellos cuándo los pagos atrasados pasan por el proceso externo de cobranza? • ¿En qué momento debo cancelar en libros los pagos nunca recibidos?

n Resumen Un negocio, sin importar lo simple o complicado que pueda ser, tiene muchas funciones interrelacionadas. Todas las operaciones anteriores del negocio son importantes para la estabilidad de le empresa. Aun cuando usted pueda no contar con un empleado o departamento separado para cada una de estas áreas de operaciones, estas funciones siempre existen y están en constante interacción entre sí, a veces en formas que no son obvias a primera vista. La mejor situación es cuando existe una

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separación de responsabilidades. Pero, si eso no es posible, deben establecerse criterios de referencia para evaluar todas las actividades del negocio en forma regular. El establecer y operar un negocio es el sueño de un empresario. Aparecerán retos en el camino porque no importa lo preparado que esté usted, tendrá que estar listo para aceptar las realidades del flujo de caja, de una caída en las ventas (o incluso ventas insuficientes), nueva competencia, recesiones económicas y problemas de los empleados. Sin embargo, al mantener una vigilancia de cerca con vistas a lograr la integración de las diferentes funciones, sus metas de largo plazo podrán ser alcanzadas más fácilmente. VI. Entonces, ¿Qué sigue? Esperamos que esta guía le haya sido útil. Seguidamente, en la Guía 7, usted explorará las Operaciones Básicas del Empresario y la información y herramientas que necesita para una gestión diaria efectiva en el ámbito de los empleados que contribuyen en la producción de los productos y servicios que su negocio provee. No deje de examinar y aplicar las otras guías de esta serie mientas continúa su exploración como empresario.

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VII. Glosario
Activo Todo lo que usted posee que puede ser convertido en efectivo para pagar las deudas; normalmente las partidas figuran en orden de liquidez. Adopción de nombre comercial Un nombre que una persona asume para usarlo en los negocios en lugar de su nombre personal. Se tramita la obtención de un certificado de adopción de nombre comercial en el palacio de justicia de la ciudad o condado. Agente de ventas Representante independiente que contrata con un negocio para vender un producto por una comisión. Arrendamiento Acuerdo contractual entre el propietario de una propiedad o equipo y el individuo que la toma en arrendamiento. Usado en referencia a la obtención de vehículos y equipo, espacio de oficina y personal. Balance general Un estado financiero que describe la posición financiera del negocio en un momento dado. Centros de Desarrollo de los Pequeños Negocios Empresa Programa nacional financiado por la SBA y que cuenta con el apoyo financiero de cada estado. Brinda asistencia técnica gratuita en forma confidencial a los nuevos propietarios de negocios nuevos y existentes. Contabilidad Un método sistemático para llevar contablemente las transacciones financieras.

Control de inventario Sistema contable para prevenir las carencias y reducir los costos de mantenimiento del inventario. Controles internos Método contable diseñado para promover la eficiencia, salvaguardar el activo y detectar y prevenir el fraude o error. Cuentas por cobrar Los clientes que compran productos o servicios a crédito a su negocio figuran en una cuenta por cobrar hasta que efectivamente se reciba el pago por los mismos. Cuentas por pagar Dinero debido a los proveedores de productos o servicios. Las facturas normalmente vencen a los treinta días de la recepción del producto. Flujo de proceso Producción que divide los procedimientos de productos en segmentos organizacionales. Un ejemplo podría ser los automóviles, donde la producción podría estar dividida de acuerdo con el bloque de cilindros, montaje del motor, y prueba del motor. Forma de organización legal Forma de constituir una empresa y desarrollar las actividades del negocio. Fuerza de ventas Empleados que trabajan a tiempo completo para un negocio y reciben todos los beneficios ofrecidos por la empresa, tales como jubilación, vacaciones y beneficios médicos, etc. Gastos Costos de operación incurridos por un negocio. Gestión de operaciones La gestión de las actividades diarias de un negocio.

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Operaciones continuas Actividad de producción que produce un producto estandarizado. Las materias primas son continuamente introducidas en el proceso de producción. La refinación de petróleo es una producción continua que produce el producto de petróleo estandarizado con el empleo de materias primas. Operaciones de producción por pedido Negocio que produce los productos bajo una orden de pedido en lugar de anticiparse a la demanda. Propiedad intelectual Todo concepto, idea, creación literaria, programa de computadora o trabajo creativo que es definible, medible y objeto de la propiedad de alguien por su naturaleza. Responsabilidad ilimitada No existe distinción entre la responsabilidad del negocio y la responsabilidad personal. Los bienes personales de una persona pueden ser tomados y aplicados a la cancelación de las deudas del negocio. Responsabilidad limitada La limitación de la pérdida potencial de una persona a la cantidad invertida sin responsabilidad personal. Los bienes personales de una persona no pueden tomarse para cancelar las deudas de un negocio. SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) Agencia federal, financiada por la SBA, conformada por un grupo de empresarios retirados voluntarios, que brinda entrenamiento y apoyo a los pequeños negocios. Small Business Administration (SBA) Agencia federal establecida para brindar servicios de información y educación, garantías de préstamos y asesoría para promover el desarrollo de la pequeña empresa.

Suministro externo El disponer que un servicio o producto sea suministrado o producido por otro. Teneduría de libros Asiento de las transacciones del negocio y reconciliación de las actividades de la empresa.

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VIII. Recursos �dicionales
Cada día existen nuevas oportunidades de negocios y eventos que afectan el clima de los negocios o las estrategias de los negocios. Los siguientes recursos impresos y en línea pueden ayudarle a mantenerse bien informado. Websites American Marketing Association con informes sobre la industria, un diccionario detallado con términos de marketing y recursos educacionales www.marketingpower.com Association for Enterprise Opportunity (AEO) La asociación nacional de organizaciones que tienen el compromiso del desarrollo de la “microempresa” www.microenterpriseworks.org La revista Business Week www.businessweek.com Citibank Asesores de pequeñas empresas experimentados y recursos financieros especiales para el manejo de efectivo, procesamiento de tarjetas de crédito, inversiones, y más; localice las oficinas e infórmese acerca de las estrategias y programas de negocios, www.citibank.com/us/ citibusiness Empresa de Informes de Crédito Dun & Bradstreet www.dnb.com o 1-800-234-3867 eBay Información acerca de cómo establecer un negocio en línea www.ebay.com

La revista Entrepreneur Recursos en línea, más el diario de Internet de pequeños negocios www.entrepreneur.com Banco de Exportación e Importación de los Estados Unidos (Ex–Im Bank) Brinda información y entrenamiento para promover el comercio internacional en las pequeñas empresas http://www.exim.gov/products/special/smallbus. html La revista Fast Company y su Small Business Intelligence Center Ofrecen una variedad de artículos, recursos, herramientas www.fastcompany.com La revista FORBES www.forbes.com FORTUNE Small Business www.fortune.com/fsb INC Magazine http://inc.com Fundación Kauffman Alienta la actividad empresarial en los Estados Unidos y mejora la educación de los niños y jóvenes, mediante el enfoque de sus operaciones y el otorgamiento de subvenciones para la actividad empresarial y la educación http://www.kauffman.org http://www.eventuring.org Asociación Nacional de Personas que Trabajan como Independientes (NASE) Brinda apoyo a los micronegocios y personas que trabajan como independientes http://www.nase.org

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NAWBO (siglas en inglés de la Asociación de Mujeres Propietarias de Negocios) (National Association of Women Business Owners) contactos, así como programas de educación y de apoyo, y más www.nawbo.org Asociación Nacional de Negocios Asociación sin fines de lucro, concebida específicamente y administrada activamente para asistir a la comunidad de pequeños negocios, así como a las personas que trabajan como independientes a fin de que logren sus metas profesionales http://www.nationalbusiness.org Online Women’s Business Center Ofrece información sobre la administración de negocios y guía interactiva y consejo individual. Producido en cooperación con los Centros de Negocios de Mujeres de la SBA. http://www.onlinewbc.gov SCORE (siglas en inglés del Servicio del Cuerpo de Ejecutivos Retirados) (Service Corps of Retired Executives) – voluntarios que orientan e instruyen a las pequeñas empresas, en persona y en línea, en forma gratuita Service Corps of Retired Executives www.score.org Small Business Administration Se esfuerza por mantener y fortalecer la economía nacional a través de la ayuda, asesoría, asistencia y protección de los intereses de los pequeños negocios, y ayudando a las familias y negocios a recuperarse de los desastres nacionales. http://www.sba.gov and http://www.sba.gov/ sbdc

Sociedad de Profesionales Hispanos Brinda oportunidades únicas para el desarrollo profesional, servicios educacionales y logro personal de la comunidad hispana. http://www.nhshp.org Departamento de Trabajo de los EE.UU. El Departamento de Trabajo fomenta y promociona el bienestar social de los postulantes a un empleo, asalariados y personas retiradas de los Estados Unidos. http://www.dol.gov Oficina de Patentes y Marcas de los Estados Unidos Promueve el progreso de la ciencia y los oficios otorgándoles por un tiempo limitado a los inventores derechos exclusivos a sus respectivos descubrimientos. http://www.uspto.gov/ Club de Presidentes Jóvenes una organización que tiene como objeto fomentar el liderazgo a través de la educación y amistad http://www.ypo.org/learning.html The Wall Street Journal Center for Entrepreneurs Contiene las últimas historias y amplios recursos relacionados acerca de las tendencias que lo afectan a usted y a su negocio. www.startupjournal.com/ Publicaciones Minniti, Maria and William D. Bygrave. 2004. National Entrepreneurship Assessment – United Status of America, 2003 Executive Report. Babson Collage and the Kauffman Foundation. Mandel, Stan. August 2004. “Educating the Successful Entrepreneur,” ViewPoint.

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