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Las Cinco S
Las Cinco S
Las Cinco S
Los cinco pasos del housekeeping, con sus nombres japoneses, son los siguientes:
Campaa de las 5 S
Campaa de las 5 C
El primer paso del housekeeping, seiri, incluye la clasificacin de los tems del
gemba en dos categoras -lo necesario y lo innecesario- y eliminar o erradicar del
gemba esto ltimo. Debe establecerse un tope sobre el nmero de tems
necesarios. En gemba puede encontrarse toda clase de objetos. Una mirada
minuciosa revela que en el trabajo diario slo se necesita un numero pequeo de
estos; muchos otros objetos no se utilizaran nunca o solo se necesitarn en un
futuro distante. Gemba est lleno de mquinas sin uso, cribas, troqueles y
herramientas, productos defectuosos, trabajo en proceso, materias primas,
suministros y partes, anaqueles, contenedores, escritorios, bancos de trabajo,
archivos de documentos, carretas, estantes, tarimas y otros tems.
Con frecuencia, seiri comienza con una campaa de etiquetas rojas. Seleccione un
rea del gemba como el lugar para el seiri. Los miembros del las 5 S designado van
gemba con puados de etiquetas rojas y las colocan sobre los elementos que
consideran como innecesarios. Cuanto mas grandes sean las etiquetas y mayor sea
su nmero, mejor. Cuando no est claro si se necesita o no un determinado tem,
debe colocarse una etiqueta roja sobre este. Al final de la campaa, es posible que
el rea est cubierta con centenares de etiquetas rojas, lo que lleva a compararla con
una arboleda de arces en otoo.
Algunas veces, es posible que los empleados del gemba encuentren etiquetas rojas
sobre los tems que en realidad necesitan. Para poder conservar estos tems, ellos
deben demostrar la necesidad de hacer esto. De lo contrario, todo lo que tenga una
etiqueta roja debe retirarse del gemba. Las cosas que no tengan un uso futuro
evidente y que no tengan valor intrnseco, se descartan. Las cosas que no se vayan a
necesitar en los prximos 30 das pero que podran utilizarse en algn momento en
el futuro, se llevan a sus correspondientes lugares (como a la bodega, en el caso de
suministros). El trabajo en proceso que exceda las necesidades del gemba deber
enviarse a la bodega o devolverse al proceso responsable de producir el excedente.
Tanto los gerentes como los operadores tienen que ver estas extravagancias en el
gemba para poder creerlo. sta es una forma prctica de que los gerentes puedan
echar una mirada a la forma como las personas trabajan. Al encontrar un montn
de suministros, por ejemplo, el gerente debe preguntarse Qu tipo de sistema
tenemos para hacer pedidos a los proveedores? Qu tipo de informacin utiliza
nuestro personal de compras para hacer pedidos? Qu tipo de comunicacin se
mantiene entre programacin de produccin y produccin? O, el staff
responsable de las compras simplemente hace pedidos cuando piensa que ha
llegado el momento de hacerlo?.
Los gerentes deben ser igualmente rigurosos cuando observan que el trabajo en
proceso se ha realizado con mucha anticipacin: Por qu nuestro personal
contina produciendo trabajo en proceso del que no tenemos una necesidad
inmediata? Con base en cul tipo de informacin comienzan ellos la
produccin? Esta situacin indica deficiencias fundamentales en el sistema, como
el hecho de tener un control insuficiente entre produccin y compras en el gemba.
Tambin revela una flexibilidad insuficiente para enfrentar los cambios en la
programacin de produccin.
Seiri, tambin puede aplicarse a las personas que trabajan oficinas. Por ejemplo, o
un escritorio tpico tiene dos o ms cajones. Con frecuencia, los elementos se
colocan en estos cajones en forma indiscriminada; en un slo cajn, de lado a lado,
pueden encontrarse no somos lpices, bolgrafos, gomas de borrar, papeles, bandas
de caucho, tarjetas de negocios y tijeras, sino tambin cepillos de dientes, dulces,
perfumes, aspirinas, monedas, fsforos, cigarrillos, joyas de fantasa, cintas
adhesivas y otros objetos. Primero, estos elementos deben clasificarse de acuerdo
con su uso. En un escritorio con slo dos cajones, los implementos de oficina y los
artculos personales deben ocupar cada uno un cajn.
Una vez que se ha llevado a cabo el seiri, todos los tems innecesarios se han
retirado del gemba, dejando solamente el nmero mnimo necesario. Pero estos
tems que se necesitan, tales como herramientas, pueden ser elementos que no
tengan uso si se almacenan demasiado lejos de la estacin de trabajo o en un lugar
donde no pueden encontrarse. Esto nos lleva a la siguiente etapa de las 5 S, Seiton.
Seiton significa clasificar los tems por uso y disponerlos como corresponde para
minimizar el tiempo de bsqueda y el esfuerzo. Para hacer esto, cada tem debe
tener una ubicacin, un nombre y un volumen designados. Debe especificarse no
slo la ubicacin, sino tambin el nmero mximo de tems que se permite en el
gemba. Por ejemplo, el trabajo en proceso no puede producirse en cantidades
ilimitadas. Por el contrario, debe delinearse claramente el espacio en el suelo para
las cajas que contienen el trabajo (pintando un rectngulo para demarcar el Area,
etc.) y debe indicarse un nmero mximo tolerable de cajas, por ejemplo, cinco.
Puede colgarse un objeto pesado en el techo encima de las cajas para impedir que
se apilen mas de cinco. Cuando se ha alcanzado el nivel mximo permitido de
inventario, debe detenerse la produccin en el proceso anterior; no hay necesidad
de producir ms de lo que puede consumir el proceso siguiente. De esta forma,
seiton garantiza el flujo de un nmero mnimo de tems en el gemba de estacin a
estacin, sobre la base de primeros en entrar, primeros en salir.
Una vez invitaron a Taiichi Ohno a visitar la lnea de ensamblaje de otra empresa.
Cuando se le pidi que comentara sobre la lnea, dijo: "Ustedes tienen demasiado
trabajo en proceso que est en espera, creando una lnea lateral. Dejen un nmero
mnimo en la lnea lateral y devuelvan todos los tems en exceso al proceso
anterior". Una montaa de lminas metlicas prensadas tenan que devolverse al
taller de prensa, y all los trabajadores tenan que realizar su trabajo rodeados de
hojas metlicas prensadas, lo que creaba una atmsfera similar a una crcel. Ohno
dijo: "Esta es la mejor forma de mostrarles a las personas que cuanto ms duro
trabajen, mayor ser la cantidad de dinero que pierda la empresa".
Los tems que se dejan en gemba deben colocarse en el rea designada. En otras
palabras, cada tem debe tener su propia ubicacin y, viceversa, cada espacio en el
gemba tambin debe tener su destino sealado. Cada pared debe estar numerada,
utilizando nombres como Pared A-1 y Pared B-2. La colocacin de elementos tales
como suministros, trabajo en proceso, tomas de agua, herramientas, cribas, moldes
y carretas deben sealarse por su ubicacin o con marcas especiales. Las marcas en
el piso o en las estaciones de trabajo indican las ubicaciones apropiadas del trabajo
en proceso, herramientas, etc. Al pintar un rectngulo en el piso para delinear el
rea para las cajas que contienen trabajo en proceso, por ejemplo, se crea un
espacio suficiente para almacenar el volumen mximo de tems. Al mismo tiempo,
cualquier desviaci6n del nmero de cajas sealados se hace evidente
instantneamente. (Los lectores familiarizados con el sistema justo a tiempo
reconocern que esta es la primera etapa de introduccin de un sistema de
produccin de "atraccin"). Las herramientas deben colocarse al alcance de la mano
y deben ser fciles de recoger y regresar a su sitio. Sus siluetas podran pintarse en
al superficie donde se supone que deben almacenarse. Esto facilita saber cundo se
encuentran en uso.
El pasadizo tambin debera sealizarse claramente Con pintura. Al igual que otros
espacios se designan para suministros y trabajos en proceso, el destino del pasadizo
es el trnsito: No debe dejarse nada all. El pasadizo debe estar completamente
despejado de madera que se destaque cualquier objeto que se deje all, lo que
permite a los supervisores observar instantneamente la anormalidad y emprender
as la correspondiente accin correctiva.
En esta etapa final, la gerencia debe haber establecido los estndares para cada paso
de las 5 S, y asegurarse de que el gemba est siguiendo dichos estndares. Los
estndares deben abarcar formas de evaluar el progreso en cada uno de los cinco
pasos. I
Un gerente de gemba de una empresa de qumicos me dijo una vez que cuando le
pidi a sus operadores del gemba que evaluaran los parmetros clave del proceso y
los trazaran en el diagrama y/o carta de control, los operadores no asumieron con
toda la seriedad esta tarea: las cifras siempre permanecan en el centro de la carta
de control. Sin embargo, una vez que implementaron con xito las 5 S y que todos
comenzaron a adquirir autodisciplina, el gerente descubri que la actitud de los
operadores haba cambiado: los datos que aparecan en la carta de control
comenzaron a revelar desviaciones.
1. Autoevaluacin.
2. Evaluacin por parte de un consultor experto.
3. Evaluacin por parte de un superior.
4. Una combinacin de los tres puntos anteriores.
5. Competencia entre grupos gemba.
INTRODUCCION DE LAS 5 S
Kaizen valora tanto el proceso como el resultado. Con el fin de que las personas se
involucren en la continuacin de su esfuerzo kaizen la gerencia debe planear,
organizar y ejecutar con cuidado el proyecto. A menudo, los gerentes desean ver el
resultado demasiado y pasan por alto un proceso vital. Las 5 S "no son una moda"
ni el "programa" del mes, sino una conducta de la vida diaria. Por tanto, todo
proyecto kaizen necesita incluir pasos de seguimiento.
Como kaizen hace frente a la resistencia de las personas al cambio, el primer paso
consiste en preparar mentalmente a los empleados para que acepten las 5 S antes
de dar comienzo a la campaa. Como un aspecto preliminar al esfuerzo de las 5 S,
debe asignarse un tiempo para analizar la filosofa implcita de las 5 S y sus
beneficios:
DESPERDICIO O MUDA