Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Proyect 2010 Ajustes A La Progr - Dharma Consulting PDF
Proyect 2010 Ajustes A La Progr - Dharma Consulting PDF
SESIN
RESPUESTA DEL PROYECTO A LOS
CAMBIOS
6
MONITOREO Y AJUSTES DE LA PROGRAMACIN
MONITOREO Y AJUSTE DE COSTOS
Durante la fase de ejecucin del proyecto, los recursos estarn trabajando en sus
tareas y el Director de Proyecto (Project Manager) estar haciendo el seguimiento
del progreso mediante la comparacin de los valores reales con el Plan de Proyecto.
De esta manera, podr analizar el rendimiento del proyecto, ver cmo va y tomar
las Acciones Correctivas apropiadas.
A veces, los cambios generales en el proyecto son necesarios debido a la fecha
lmite programada, los costos generales o porque la asignacin de los recursos no
est alineada con la programacin. En ese caso, medidas radicales sern necesarias
para devolver al proyecto al cauce que le corresponde.
En tanto, si los cambios son grandes o son impuestos por terceros, se tendr que
volver a planificar o a reprogramar el proyecto. Las tcnicas utilizadas son similares
a las que utiliz para cumplir los objetivos cuando estuvo planificando por primera
vez. En el Plan de Proyecto, se harn los ajustes en la programacin, los costos, los
recursos y el alcance y Microsoft Project 2010 volver a calcular la programacin de
tal manera que se pueda ver de forma rpida los resultados de la replanificacin.
Si est gestionando un proyecto dependiente del tiempo, tendr que tener presente
lo siguiente:
La fecha lmite del proyecto.
Ruta crtica.
Las fechas de comienzo y de fin de las tareas crticas.
El progreso actual de las tareas crticas.
Si los valores reales han cambiado la programacin de las tareas hasta el punto en
que la fecha lmite del proyecto no sera satisfecha, tendr que ajustar la
programacin para alinearla con la fecha objetivo.
147
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
148
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
2. Luego haga clic en Avanzado grupo Mostrar opciones para este proyecto,
coloque un check en: Mostrar tarea de resumen de proyecto.
1. Haga clic en la pestaa Tarea grupo Ver en la parte inferior del botn
Diagrama de Gantt Gantt de seguimiento.
2. Se mostrar la vista con los porcentajes completados.
149
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
150
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Tambin puede filtrar la hoja de tareas para que muestre slo las tareas crticas
usando la herramienta filtro.
151
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Usted como Director de Proyecto (Project Manager) desea analizar las estadsticas
de su proyecto, pues requiere hacer una comparacin de los costos, trabajo y
duracin. Adems, desea ver las tareas crticas, para ello primero deber
configurar el Gantt de seguimiento y la tabla variacin para luego filtrar las tareas
crticas. Inmediatamente despus de realizar las modificaciones al proyecto se le
pide responder lo siguiente:
2. En la pestaa Vista grupo Datos haga clic en Filtro, luego acceda a la lista
de filtros ms filtros, seleccione el que desee utilizar y finalmente, haga clic
en Aplicar
152
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
3. Si desea mostrar de nuevo todas las tareas, elegir la opcin Sin filtro.
Usted desea revisar el progreso de las tareas de su proyecto, pero para ello quiere
hacer uso de la herramienta Filtro del MS Project. Por experiencia en este tipo de
proyectos inmobiliarios, usted tiene conocimiento que siempre surgen
inconvenientes con los recursos, las asignaciones de las tareas, costos especficos,
etc. por ello se recomienda usar filtros para realizar un anlisis centralizado de los
problemas.
Se sugiere que en cada paso o filtrado active la opcin SIN FILTRO, de esa
forma cada paso se realizar en un proyecto completo (sin filtros).
153
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
3. Haciendo uso del filtro Progreso retrasado o pospuesto a las tareas del
proyecto.
RESPONDER:
Cul sera El comienzo programado de la tarea Instalacin de
mobiliario?
____________________________________________________________
154
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Las actividades
actuales son las
siguientes:
155
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Para ver el progreso de los recursos, se pueden usar las siguientes tablas tambin:
La tabla Trabajo.
La tabla Costo.
Para poder acceder a estas tablas haga clic en la pestaa Vista clic a Tablas y
busque la tabla que quiera usar. Si no la encuentra, haga clic en Ms Tablas y
seleccione una tabla en el cuadro de dilogo. Para las tareas usar cualquier Vista de
tareas, para los recursos usar la hoja de recursos o uso de recursos segn sea
conveniente.
La prxima semana tiene una reunin de estado y tiene que presentar un informe
general del proyecto. El informe que usted considera es el mejor para llevar a la
reunin es el Informe Resumen del Proyecto. Tambin necesita un informe visual,
pues usted siente la obligacin de explicar a la gerencia de una manera grfica el
costo previsto.
156
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Usted como Project Manager desea hacer el seguimiento de las tareas y los
recursos para asegurarse de que el progreso sea el que usted originalmente
plane. Para ello har y luego responder lo siguiente:
157
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
158
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
En la pestaa Fechas e
intervalos, seleccione la En Mostrar lneas
opcin Mostrar. Despus, de progreso en
seleccione si quiere que la relacin con el,
lnea de progreso se seleccionaremos si
muestre en la fecha del queremos que las
estado del proyecto o lneas reflejen el plan
como fecha actual. real o el previsto.
3. Configure cualquier otra preferencia que desee sobre fechas e intervalos de forma
que sean representadas por las Lneas de progreso. Puede introducir Lneas de
Progreso especficas, mostrar Lneas de Progreso en unos determinados
intervalos y dems.
159
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
CORRECIN DE LA PROGRAMACIN
Comprobar los campos que han dado por supuestos en la programacin como la
duracin, las delimitaciones o las dependencias de las tareas para ver qu
ajustes se pueden hacer.
Agregar recursos para recuperar el tiempo perdido (esto redundar en el costo).
Recortar el alcance del proyecto para recuperar la programacin (esto
necesitar de la aprobacin de los miembros del equipo).
Cuando ajusta el Plan de Proyecto para alcanzar la fecha lmite que necesita, ha de
asegurarse de comprobar los costos, la asignacin de los recursos y el alcance.
Tendr que saber cmo afectan los cambios al resto de las partes del Plan de
Proyecto. Podr tambin necesitar establecer una nueva Lnea Base, especialmente
si se han producido cambios importantes.
160
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Usted como Director de Proyecto (Project Manager) requiere ver las tareas que se
han completado, estn en progreso o retrasadas, para si fuera el caso, hacer
ajustes. Porque la semana que viene tiene que informar ante Gerencia General y
los principales Stakeholders (Interesados) los avances y el estado de las tareas y
del proyecto en general. Se da cuenta que tiene algunos recursos sobreasignados
y desea saber cmo eliminar algunas sobreasignaciones adems, desea saber el
progreso de las tareas del proyecto. Para ello, primero deber redistribuir
automticamente los recursos a todo el proyecto completo para luego establecer la
Lnea de Progreso al proyecto. Una vez realizado los dos pasos, se le pide
responder:
1. Cules son las tareas y a qu grupo de tareas pertenecen dichas tareas que se
encuentran en la semana del 17 de septiembre del 2000 que justo coincide con
el estado del proyecto y no se encuentran muy retrasados?
___________________________________________________
___________________________________________________
161
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Los totales del proyecto se mostrarn en esta tarea resumen en la parte superior
de la hoja. Si una tabla contiene informacin de costos, la tarea resumen mostrar
los costos totales.
Tambin est la tabla de costos para los recursos, que incluye informacin para
todas las asignaciones de recursos.
162
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Esta tabla tiene costo, costos previstos, costos reales, costos restantes y variacin
de costos para todas las asignaciones de los recursos. La informacin de costos se
muestra para todos los recursos tipo: trabajo, material y costo.
Se puede aplicar un filtro a una tarea o a un recurso para ver slo las tareas o
recursos asociados con costos fuera del presupuesto.
Si se desea esta vista y utilizar la tabla que contiene la informacin que quiera
revisar en el contexto de costos fuera del presupuesto, se deber seguir los
siguientes pasos:
Si prefiere ver todas las tareas o recursos, pero tiene tareas o recursos con
costo mayor que el presupuestado, en el mismo cuadro de dilogo haga los
mismos pasos en la opcin Resaltar.
3. Revisar las tareas o recursos para analizar la extensin de los costos por
encima del presupuesto.
4. Cuando termine, si desea mostrar todas las tareas de nuevo, deber dar clic en
la pestaa Vista, luego dirigirse a y seleccione Sin filtro.
163
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Para el desarrollo del ejercicio, primero debe Establecer una Lnea Base, luego
usted desea visualizar algunas variaciones de costos, para ello siga lo que se pide
en los siguientes enunciados y responda a las preguntas:
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
164
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
3. Utilizando la vista Diagrama de Gantt con la Tabla Costo, filtrar las tareas
usando el filtro Costo Mayor que el presupuestado y responder Cul es
la Variacin de Costo de las tareas Reunin revisin de plan preliminar
(lmite de 2 horas) (Fila 15) y Llevar a cabo reunin de revisin final
(lmite de 2 horas) (Fila 22)?
_____________________________________________________________
_____________________________________________________________
MS Project contiene 4 tablas de Valor Ganado que puede usar para comparar sus
costos esperados con sus costos reales y son: Valor Acumulado para las tareas,
Indicadores de costo de Valor Acumulado, Indicadores de programacin del Valor
Acumulado y Valor Acumulado para los recursos.
Estas 4 tablas lo ayudan a evaluar la relacin entre el trabajo y los costos. Puede
usar las tablas de Valor Acumulado para pronosticar una tarea que terminar
dentro del presupuesto; un pronstico est basado en la comparacin de los costos
reales incurridos en la tarea hasta la fecha con los costos previstos.
Para generar informacin de Valor Ganado, tendr que tener los siguientes
elementos:
Una Lnea Base guardada.
Recursos asignados a las tareas.
Los costos asociados con los recursos asignados.
La informacin de progreso real.
Para revisar la informacin de Valor Ganado, haga lo siguiente:
1. Visualice el diagrama de Gantt o cualquier otra vista de tareas, luego haga clic
en la pestaa Vista grupo Datos Tablas Ms tablas.
165
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
166
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
167
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
168
TLS012 Taller de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos
Sesin 06 - Material de Lectura v1
Ahora, con este cambio, se le pide a usted revisar el nuevo estado del presupuesto
usando las tablas Indicadores de Costo de Valor Acumulado e indicador de
programacin del Valor Acumulado, y responder lo siguiente:
169