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Second Street, Suite 30 San Francisco, California 94105, USA
GLPI
Autores:
Jorge Mario Cortes Cortes

Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento
Tutor Investigacin: Alejandro Bolivar Bolivar
Coordinadores: Leydi Diana Rincn Rincn

Brayan Ricardo Rojas Ormaza
Coordinador Servicios Web: Miguel Ibaez
Analista de Infraestructura
y Comunicaciones: Alejandro Bolivar Bolivar
Analista de Sistemas de
Informacin: Mesias Anacona
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES
BOGOT D.C.
I-2008
GLPI
Director Unidad Informtica: Henry Martnez Sarmiento
Tutor Investigacin: Alejandro Bolivar Bolivar
Auxiliares de Investigacin:
Alvaro Esneyder Roncancio Jorge Alexander Ceron Sanchez
Amanda Patricia Ruiz Ortiz Jorge Mario Cortes Cortes
Andres Almed Yate Bejarano Jose Fernando Moreno Gutirrez
Andres Felipe Perez Murcia Jose Luis Garcia Zapata
Andres Mauricio Arias Toro Juan Carlos Pea Robayo
ngela Mara Araujo Juan Felipe Reyes Rodrguez
Benjamin Eduardo Venegas Jurley Sosa Camacho
Cristian Camilo Ibaez Aldana Luis Alejandro Pico Silva
Daniel Hernn Santiago Romero Mara Ins Garca Ramrez
David Alberto Montao Fetecua Mara Paula Gandur Ronseria
Eliana Paola Fandio Herrera Rodrigo Acosta Sarmiento
Elkin Giovanni Caldern Sergio Fernando Garzn Rincn
Erika Zuley Guerrero Cortes Viviana Marcela Martnez Garcia
Gustavo Alejandro Ospina Yelitza Barbosa Ascanio
Javier Elicer Pirateque Nio Zareth Manzon Garnica
Jersson Arnulfo Guerrero Nova
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el

equipo perteneciente a la Unidad de Informtica.
Se prohbe la reproduccin parcial o total de este

documento, por cualquier tipo de mtodo fotomecnico
y/o electrnico, sin previa autorizacin de la
Universidad Nacional de Colombia.

BOGOT D.C.
I-2008
GLPI
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO...................................................................................................................3
1. RESUMEN .......................................................................................................................................7
2. ABSTRACT.....................................................................................................................................7
3. INTRODUCCIN........................................................................................................................8
3.1. QU ES GLPI? .......................................................................................................................8
3.1.1. Caractersticas Generales............................................................................................8
3.1.2. Requerimiento Tcnico................................................................................................9
3.2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI................................................................9
3.3. UTILIDAD DE LA APLICACIN................................................................................... 10
3.4. ACTUALIZACIONES........................................................................................................ 10
3.5. DEMO ................................................................................................................................... 11
3.6. INTERFAZ............................................................................................................................ 12
3.6.1. Opciones de Interfaz ................................................................................................. 12
3.6.2. Interfaz previa para la UIFCE ................................................................................... 13
3.6.3. Autenticacin automtica ......................................................................................... 14
3.7. PRUEBA PRCTICA CON DATOS DE LA UIFCE................................................... 15

3.7.1. Recursos informticos inventariados ..................................................................... 15
3.7.2. Actualizacin de la informacin con la aplicacin abierta en equipos distintos
18
3.7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados.................................................. 18
3.7.4. Solicitudes de soporte (mesa de ayuda)................................................................ 19
3.7.4.1. Soporte de algn elemento inventariado...................................................... 19
3.7.5. Recepcin de solicitudes va email.......................................................................... 20
3.7.5.1. Ticket generado y/o solicitud de soporte..................................................... 21

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3.7.5.1.1. Notificaciones de seguimientos a los servicios va email.......................... 22
3.7.6. Perfiles establecidos para fines de la investigacin.............................................. 23
3.7.6.1. Administrador ..................................................................................................... 23
3.7.6.2. Usuario FCE ........................................................................................................ 24
3.7.6.3. Tcnico ................................................................................................................. 25
3.8. CONEXIN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS .................................. 25
3.9. GLPI vs. SIFI y WEBSIUI.................................................................................................... 27
3.9.1. Fortalezas con GLPI ................................................................................................... 27
3.9.2. Debilidades con GLPI ................................................................................................ 29
3.10. ETAPA DE IMPLEMENTACIN ................................................................................ 31
3.10.1. Perfiles definidos con fines de implementacin ............................................... 31
3.10.1.1. Usuario bsico..................................................................................................... 32
3.10.1.2. Soporte tcnico .................................................................................................. 32
3.10.1.3. Coordinacin ...................................................................................................... 33
3.10.1.4. Inventarios ........................................................................................................... 33
3.10.2. Lo que viene para II-2008 ..................................................................................... 33
3.11. GUIA DE INSTALACIN............................................................................................ 34
3.11.1. CMO INSTALAR GLPI...................................................................................... 34
3.11.2. Comienzo de la instalacin .................................................................................. 34
3.11.3. Pasos posteriores a la instalacin ....................................................................... 35
3.11.3.1. Obtener la informacin .................................................................................... 35
3.11.3.2. Ingreso de ttulos................................................................................................ 36
3.11.3.3. Ingreso de empresas.......................................................................................... 37
3.11.3.4. Ingreso de modelos ........................................................................................... 37
3.11.3.5. Introduccin de los datos................................................................................. 37
3.12. GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI).................................................................... 38
3.12.1. Inventarios................................................................................................................ 38
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3.12.1.1. Pasos previos....................................................................................................... 39
3.12.1.1.1. Gestin de perifricos internos de los computadores........................... 40
3.12.1.1.2. Gestin de conexiones directas .................................................................. 40
3.12.1.1.3. Gestin de software ....................................................................................... 40
3.12.1.1.4. Gestin de ports de red................................................................................ 41
3.12.1.2. Computadores.................................................................................................... 41
3.12.1.2.1. Plantillas............................................................................................................. 42
3.12.1.2.2. Opciones de visualizacin ............................................................................. 43
3.12.1.2.3. Bsquedas y Ordenacin por criterios ...................................................... 44
3.12.1.2.4. Modificar o Suprimir....................................................................................... 48
3.12.1.3. Monitores............................................................................................................. 49
3.12.1.4. Software, Redes, Perifricos, Impresoras, Cartuchos, Insumos y
Telfonos 49
3.12.1.5. Estados.................................................................................................................. 49
3.12.2. Soporte ..................................................................................................................... 49
3.12.2.1. Help Desk ............................................................................................................ 51
3.12.2.1.1. Resolver un problema al enviar una solicitud (Mesa de ayuda)............ 51
3.12.2.1.2. Cmo comunicar un problema tcnico ..................................................... 51
3.12.2.2. Efectuar seguimientos a las solicitudes.......................................................... 53
3.12.2.2.1. Planificar seguimientos ................................................................................... 54
3.12.2.2.2. Estados de los seguimientos ......................................................................... 55
3.12.2.3. Planificacin ......................................................................................................... 56
3.12.2.4. Estadsticas ........................................................................................................... 58
3.12.2.4.1. Globales............................................................................................................. 58
3.12.2.4.2. Servicios ............................................................................................................ 60
3.12.2.4.3. Ttulos................................................................................................................ 60
3.12.2.4.4. Material.............................................................................................................. 61

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3.12.3. Gestin ..................................................................................................................... 63
3.12.3.1. Agregar contratos .............................................................................................. 63
3.12.4. tiles ......................................................................................................................... 64
3.12.4.1. Reservar un material ......................................................................................... 64
3.12.5. Administracin ........................................................................................................ 66
3.12.6. Configuracin .......................................................................................................... 67
3.12.6.1. Modificar los parmetros personalizados de la aplicacin ........................ 68
3.12.6.2. Notificaciones y opciones de configuracin para envos va email.......... 68
3.12.6.3. Salir del sistema .................................................................................................. 69
3.13. USUARIOS ....................................................................................................................... 70
3.13.1. Tipos de Perfiles ..................................................................................................... 70
3.13.1.1. Normal ................................................................................................................. 70
3.13.1.2. Post-only .............................................................................................................. 70
3.13.1.3. Admin.................................................................................................................... 70
3.13.1.4. Super admin......................................................................................................... 71
3.13.2. Creacin y/o modificacin de perfiles ............................................................... 71
3.13.3. Introducir nuevos usuarios................................................................................... 72
4. GLOSARIO.................................................................................................................................. 73
5. CONCLUSIONES...................................................................................................................... 76
6. BIBLIOGRAFIA ........................................................................................................................... 78

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GLPI
1. RESUMEN
GLPI es un aplicativo completo que permite la administracin de recursos informticos y

de software, con el cual se puede tener un mayor y mejor control sobre los elementos
que se poseen, tambin trae incorporado mesa de ayuda, soporte, seguimiento y
planificacin con lo cual se puede atender los distintos requerimientos de los usuarios y
solucionar inconvenientes de variada ndole de una manera ms eficaz y eficiente; adems
el programa es software libre.
2. ABSTRACT
GLPI is a complete application that enables management of computing resources and

software, which can have a greater and better control over the elements records, also it
offers help desk, support, monitoring and planning which would can meet the various
requirements of users and solve all types more effectively and efficiently as well the
program is free software.

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GLPI
3. INTRODUCCIN
3.1. QU ES GLPI?
GLPI (Gestionnaire libre de parc informatique) que traducido al espaol dice algo as
como administrador libre de recursos informticos; es un aplicativo que permite
administrar inventarios de computadores, perifricos, equipos de red, software.
Adicionalmente trae, gestin de mesa de ayuda para solicitar solucin a problemas,
directorio de contactos y empresas, base del conocimiento, reservas para prstamos de
recursos informticos. Adems, es un software libre distribuido bajo GNU GPL licencia
versin 2.
El autor de la aplicacin es el francs: Jean-Mathieu Doleans.
3.1.1. Caractersticas Generales
De acuerdo con el GLPI-wiki las siguientes son las caractersticas ms relevantes de la

aplicacin:
Permite la administracin de Multi-usuario,

Sistema de Autenticacin Mltiple (local, LDAP, Active Directory, POP/IMAP, CAS);
Sistema de permisos,
Sistema de paginacin,
Administracin Multilinge (en 14 idiomas disponibles),
Mdulo de bsqueda,
Posibilidad de configurar los campos mostrados en los listados,
Sistema de exportacin a PDF y SLK (hoja de clculo),
Mdulo de Almacenamiento/Restauracin de la base de datos a formato SQL,

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GLPI
Exportacin de la base de datos a formato XML,
Listas de despliegue configurables,
Sistema de chequeo de actualizaciones,
Interfase UTF8, y
Compatibilidad HTML 4.01.
3.1.2. Requerimiento Tcnico
La aplicacin requiere de las siguientes tecnologas:

PHP4 o PHP5
Base de datos: MySQL superior a la versin 4.1.3
HTLM para las pginas web
CSS para las hojas de estilo

XML para la generacin de reportes
3.2. FUNCIONALIDADES GENERALES DE GLPI
Las principales funcionalidades de la aplicacin son:
1) El inventario exacto de todos los recursos tcnicos. Todas sus caractersticas se

almacenarn en una base de datos.
2) La gestin y la historia de las acciones de mantenimiento y procedimientos de los

sujetos. Esta aplicacin es dinmica y est conectada directamente a los usuarios que
pueden enviar solicitudes de los tcnicos. Una interfaz de este modo autoriza a este
ltimo si es necesario con la prevencin de los servicios de mantenimiento y de la
indexacin de un problema con uno de los recursos tcnicos a los que tengan acceso.

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GLPI
3.3. UTILIDAD DE LA APLICACIN
Posee una serie de recursos con el nimo de hacer las labores del administrador
ms fcil, y dentro de las cuales tenemos: programar, solicitar tareas, realizar
seguimiento de las mismas, adems de enviar emails para comunicaciones.
Como uso adicional, se tiene que proporciona un completo inventario de los

recursos tcnicos (las caractersticas de estos recursos son almacenadas en la base
de datos), su manejo y su historia.
La construccin y diseo de mtodos para formar bases de datos con la topologa

de la red.
Con GLPI usted puede crear una base de datos para mantener un inventario para
su organizacin de distintos recursos informticos, como por ejemplo:
computadores, impresoras y software, entre otros.
Gracias a su interfaz, se mueve por un escenario dinmico que permite estar en

contacto directo con los usuarios, quienes pueden enviar solicitudes al
departamento tcnico para la solucin ms oportuna del problema.
3.4. ACTUALIZACIONES
De acuerdo con la pgina oficial del programa, ellos plantean que cada 6 meses, por lo
general, desarrollan una versin mucho ms elaborada a travs de un plan de desarrollo
que se encuentra en el siguiente link: http://glpi-project.org/spip.php?article93. Dicho plan
se formula con el nico fin de ser informativo y puede modificarse en funcin del tiempo
disponible de los desarrolladores del proyecto.
Elementos significativos de cada tipo de versin:

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GLPI
Versin 0.6: Importacin de datos de OCS Inventory NG1
Versin 0.7: Inclusin de administracin de permisos ms detallados.
3.5. DEMO
Dentro de la pgina oficial se encuentra un link especial que permite acceder a un demo
interactivo con el nimo de observar las funcionalidades ms importanes del programa. En
el siguiente enlace se encuentra a disposicin de los usuarios la presentacin demo de
GLPI: http://glpidemo.sp2mi.univ-poitiers.fr/
Por razones de seguridad algunas opciones no se tienen disponibles (administracin de

usuarios, cambios de contraseas, copia de respaldo y restauracin de la base de datos),
no obstante con ella se podr formar una buena idea de lo que es GLPI.
En tal link se puede acceder con tres tipos de usuarios:
Como administrador:
Id. De usuario: admin._es
Constrea: admin.
Como usuario normal:
Id de usuario: normal_es
Contrasea: normal.
Como usuario para usar nicamente el servicio de mesa de ayuda:
Id de usuario: post-only_es
Contrasea: postonly.
1
Este es otro tipo de aplicacin que tambin permite la administracin de inventarios.
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GLPI
3.6. INTERFAZ
GLPI cuenta con una interfaz muy fcil de ser manejada por cualquier persona sin que
esta disponga de conocimientos avanzados en informtica. Para ingresar basta con
introducir el nombre de usuario y la clave correspondiente.
3.6.1. Opciones de Interfaz
La aplicacin permite modificar la visualizacin de GLPI en el sistema, pero para ello se

requiere disponer de mayor dominio del programa, por ende es objeto de estudio ms
adelante en la investigacin, pero se ofrece una serie de ejemplos de cmo se vera la
interfaz si es modificada de su forma original.

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GLPI
3.6.2. Interfaz previa para la UIFCE

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GLPI
Las modificaciones de color e imagen se hacen a travs de la carpeta imagen (es) del
paquete de GLPI instalado en el servidor.
Lo correspondiente al texto se modific por el mdulo de configuraciones ingresando a

general y en la pestaa de configuracin de despliegue
Se hace la modificacin en el campo: personalizacin
Dado que esta aplicacin es software libre se puede modificar de acuerdo con la
pertinencia del programa en la investigacin y la importancia para la Unidad.
3.6.3. Autenticacin automtica
GLPI permite a sus usuarios identificarse en la aplicacin sin necesidad de reintroducir su

usuario y contrasea, las autenticaciones externas permiten utilizar fuentes alternativas de
autenticacin con el nimo de evitar introducir manualmente los usuarios, con lo que
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GLPI
facilita la tarea para aquellas empresas y/u organizaciones que manejan demasiados
registros de personas con derechos de acceso a este tipo de sistema. La primera forma
es usar un servidor de email. Para ello se debe definir correctamente en la primera
seccin el servidor a utilizar dirigindose al link provisto en php.net. En este se presentan
bastantes ejemplos como: localhost:110/pop3; localhost:993/imap/ssl, entre muchos ms.
El segundo parmetro define el dominio de email utilizado que va ha servir para
reemplazar automticamente las direcciones de email de los respectivos usuarios. Si un
usuario tiene por nombre: tato su direccin de email ser entonces tato@dominio_mail
3.7. PRUEBA PRCTICA CON DATOS DE LA UIFCE
Con el nimo de mostrar a manera de ejemplo prctico el funcionamiento de la aplicacin

GLPI, se procedi a recopilar datos referentes a tres equipos de cmputo de la Unidad
con sus respectivos elementos asociados para ser incorporados en el mdulo de
inventarios, se introdujo el mayor nmero de datos que aparecen disponibles y otros no,
dado que cierta informacin no se puede obtener porque no se encuentra disponible y no
se tiene el permiso para destapar los equipos. Se recuerda que slo algunos perfiles de
usuarios son los que tienen permisos para ejecutar tales acciones, para nuestro caso
prctico se utiliz los usuarios: administrador para la gestin de los datos, servicios y las
autorizaciones para reservas de material; el usuario de usuario FCE para solicitar servicios,
seguimientos y reservas de elementos inventariados.
3.7.1. Recursos informticos inventariados
Se tomo para la prueba la informacin de los siguientes equipos:
Econos001adm, Econos002adm, Econos3-01pub y Econos3-03pub, adems de 2 telfonos

(uno ubicado en coordinacin y el otro de la sala 3 de informtica), la impresora lser y
los dispositivos que acompaan a cada uno de los computadores.
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GLPI
Inventario resumen Computadores:
Inventario resumen Monitores:
Inventario resumen Software:

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GLPI
Inventario resumen Perifricos:
Inventario resumen Telfonos:

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GLPI
3.7.2. Actualizacin de la informacin con la aplicacin abierta en
equipos distintos
No se generan conflictos con la informacin introducida en un mismo espacio y al mismo

tiempo desde dos o ms equipos dado que prevalecer la ltima suministrada, adems esta
se actualiza cada vez que se le da indicacin en el botn correspondiente de
actualizacin/modificacin o en el momento en que se accede a otra seccin del sistema.
3.7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados
Al momento de ingresar la informacin de cada elemento en la pestaa de Reservas se

puede dar la autorizacin para hacer el material reservable o no, ejemplo:
Vamos al mdulo inventarios y seleccionamos monitores, luego escogemos el que

queremos hacer disponible para reserva, el sistema nos arrojar los datos principales de
dicho elemento, despus hacemos click en la pestaa reservas, y en la parte inferior
autorizamos el prstamo. Lo anterior permitir que en la seccin tiles el equipo sea
visualizado para que los otros usuarios puedan pedirlo en prstamo.
Los pasos para realizar una reserva se mencionan en la seccin 3.12.4.1.
Si vamos ya tenemos elementos registrados con permiso de reserva y queremos que

puedan ser pedidos en prstamo de una manera ms rpida y eficiente, lo que hacemos es
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GLPI
acceder al mdulo tiles y en la parte de Reservas aparece el listado de todos estos
recursos, entonces en la parte derecha de la columna Tipo de material damos click en el (-)
para hacerlo reservable, desactivamos (+) para lo contrario.
Y junto a los signos (+) o (-) aparecen canecos de basura y su funcin es retirar
definitivamente el permiso de prstamo. Si por error u omisin se ejecut tal accin, la
manera de reversarlo es ir al mdulo inventario y repetir los pasos descritos
anteriormente.
3.7.4. Solicitudes de soporte (mesa de ayuda)
3.7.4.1. Soporte de algn elemento inventariado
A travs del mdulo de inventario se puede gestionar solicitudes que brinden soporte a
cada recurso o equipo inventariado en el sistema, lo que se tiene que hacer es ingresar al
mdulo y a la seccin en donde se encuentra el elemento registrado,
Damos clic aqu

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GLPI
Para la prueba utilizamos como recurso la impresora inventariada; pero se puede hacer de
la misma manera para los dems recursos inventariados.
Clic aqu para

acceder a los datos
Luego se da click al recurso y se escoge la pestaa Servicios, despus damos click en el

link que dice: Nuevo servicio para este item, y all realizamos la solicitud de soporte para
este material; la ventana que se visualiza es la misma para cuando ejecutamos Soporte,
Mesa de ayuda. (Ver seccin 3.12.2.1.2)
En esta pestaa accedemos para

solicitar soporte
Luego,
Clic aqu para agregar

un servicio al recurso.
3.7.5. Recepcin de solicitudes va email
Con GLPI se pueden procesar solicitudes de mesa de ayuda y soporte para las
necesidades que el sistema permite realizar (que son descritas en la seccin 3.12.2), para
la prueba prctica se hicieron varios tipos de solicitudes con la opcin de seguimiento por
correo electrnico, y se presenta la manera en que funciona el modelo, adems, al finalizar
el procedimiento se encontr como resultado que por cada modificacin hecha a alguno

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GLPI
de los seguimientos, el programa automticamente enva al correo electrnico indicado la
notificacin o ticket de la respectiva novedad.
3.7.5.1. Ticket generado y/o solicitud de soporte
Cuando se efectu la operacin de soporte, se pidi seguimiento va email, por tanto al

correo respectivo que se indic en tal solicitud debe haberse enviado la informacin
correspondiente al nuevo servicio solicitado con copia al email que se utiliza como puente
de emisor (esto se explico anteriormente).
Ejemplos de recepcin de emails: (por cada cambio en los seguimientos o de estado, se

genera envo automtico de la nueva situacin al correo respectivo)
En el sistema (GLPI) se puede observar el registro de tal solicitud ingresando al mdulo

Soporte y accediendo a Seguimiento.
Se tiene: el Estado de la solicitud, que de acuerdo con los colores que los identifican, est
en estado de nuevo; a medida que se haga los respectivos seguimientos por parte de los
encargados, este cuadro ir cambiando de color. Fecha en que fue creada, la prioridad de
la solicitud, a quien es solicitado para que atienda el hecho, la persona que fue asignada, el
material inventariado que requiere de atencin de soporte, y el ttulo que se ingresa al
momento de realizar la peticin.

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GLPI
Aqu se presentan los dems cambios

o modificaciones hechas a la solicitud.
Cuerpo del mensaje del email enviado solicitando soporte a la impresora:
Acceso directo a GLPI
Cantidad de
seguimientos
efectuados por la
persona autorizada
Firma automtica de
los mensajes
3.7.5.1.1. Notificaciones de seguimientos a los servicios va email

Inmediatamente que el administrador o la persona con el perfil requerido para realizar
seguimientos efecta uno de stos, al correo del solicitante llega un mensaje electrnico
con el mismo cuerpo del primer mensaje recibido adicionado con la novedad ejecutada o

22
GLPI
llevada a cabo por el administrador.
Por cada cambio que el administrador o persona responsable haga a un servicio, se genera
una descripcin de la modificacin, la fecha en que fue realizado, la duracin, planificacin,
y autor; a continuacin se muestra el ejemplo.
Click aqu para efectuar un seguimiento Ac se muestra la

descripcin del
servicio
3.7.6. Perfiles establecidos para fines de la investigacin
Los usuarios creados a manera de ilustracin y para fines de la investigacin son los que se
describen a continuacin:
3.7.6.1. Administrador
Tiene los derechos de Super admin.; la clave de acceso es: glpiunal. Visualizacin cuando
un usuario de este tipo ingresa:

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GLPI
3.7.6.2. Usuario FCE
Posee los derechos post-only, la clave de acceso es: usuario
La visualizacin al momento de ingresar:
Est determinada para que ingrese directamente a la mesa de ayuda. Aunque en la seccin
de configuracin se puede optar por otra interfaz principal al ingresar, se recuerda que
esta opcin slo puede ser modificada por aquellos usuarios con perfiles de admin. y
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GLPI
super-admin.
Como se mencion en una seccin anterior, este usuario est limitado a las secciones de
mesa de ayuda, servicios, reservas y el acceso a una FAQ (preguntas frecuentes), esta
ltima es elaborada por la organizacin para que los usuarios tengan la posibilidad de
solucionar sus dudas o inquietudes acerca del manejo de las opciones disponibles.
En el link superior: preferencias el usuario tiene la posibilidad de modificar datos referentes

a su nombre, apellidos, idioma, email, password, telfono, etc. Tal libertad representa en
ciertos aspectos una desventaja y por otros fortaleza, en el sentido de que dejar al antojo
del usuario modificar sus nombres, el idioma y telfono, puede llevar a introduccin de
informacin falsa que puede ir en detrimento de la seguridad y control de los elementos
inventariados en el sistema.
3.7.6.3. Tcnico
Este usuario tiene derechos de admin.; la clave de acceso es: tecnicounal.
3.8. CONEXIN Y ENLACE CON OTRAS BASES DE DATOS
Como se mencion en una seccin anterior, en GLPI existe la posibilidad de importar

bases de datos, como una elaborada bajo lenguaje MySQL y de otro programa como OCS
inventory; adems puede ser guardada en bajo este mismo lenguaje y en .xml.
Para la investigacin se pregunto va telefnica a la Direccin Nacional de inventarios si

GLPI es compatible con el SIFI, pero la respuesta fue negativa, puesto que la informacin
contenida en la base de datos central es de uso exclusivo de ellos y no permiten la
modificacin de la misma por terceros ajenos; adems slo se permite observar los
registros all consignados como consulta, ms no realizar cambios a la base de datos;
aunque se aclara que GLPI puede se configurado por ODBC, pero se requiere una
investigacin ms exhaustiva en programacin para poder ser ejecutado, y de la asesora

25
GLPI
de un ingeniero de sistemas que conozca de este tipo de programas (software libre). Tal
funcin puede llevarse a cabo desde el mdulo de Administracin ingresando a Gateway de
email, desde all se digitan los datos requeridos para hacer posible la conexin a la otra
red.
A continuacin se muestra la visualizacin de los datos requeridos por el sistema para

agregar un Gateway de email. En las opciones de conexin, se dispone de las siguientes:
IMAP, POP; SSL; NO-VALIDTE-CERT, VALIDATE CERT; TLS, NO-TLS
Cada una de estas se indican en el orden que aparecen de izquierda a derecha en cada una
de las listas desplegables.
Tambin, dado que en los prximos meses (desde julio de 2008 en adelante) toda la
gestin de los inventarios de la Universidad va a estar a cargo de la firma
PriceWaterHouseCoopers, esta organizacin trae su propio programa o sistema de
inventarios, por lo tanto, hasta no conocer que tipo y clase de software es, no se puede
afirmar si GLPI es compatible o no con tal aplicacin.
Sin embargo, lo que se conoce del programa de la PriceWaterHouseCoopers es que al

igual que GLPI, este se instala a travs de un espacio web y por ende, posee una direccin
a travs de red (http) que por otro lado, puede ser agregada como enlace externo en el

26
GLPI
mdulo de configuraciones de la aplicacin objeto de investigacin. Esto con el nimo
de que se tenga un acceso rpido cuando se est en el mdulo de inventarios, pero de esta
manera, no se puede traer datos de la otra base a GLPI.
3.9. GLPI vs. SIFI y WEBSIUI
Comparar estos sistemas permitir observar cual le genera ms valor agregado a la

organizacin, en el sentido de las ventajas, fortalezas y utilidades que presenta para el
manejo de los recursos inventariables de la UIFCE. Esto no significa que no se tenga en
cuenta las debilidades o fallas de cada uno.
3.9.1. Fortalezas con GLPI
Con este aplicativo se tiene la posibilidad de observar en una misma ventana y de manera
categorizada todos los materiales inventariados de acuerdo con lo requerido, ello permite
ver lo que buscamos de cada elemento. En cambio, con el SIFI no es posible que en un
solo pantallazo te describa los componentes de cada tipo de material del inventario.
Permite incorporar datos financieros correspondientes a cada equipo o elemento

inventariado, cosa que no se logra con SIFI y el mdulo de inventario del WEBSIUI.
Adems, se puede asociar documentos correspondientes a contratos con los proveedores
de dichos elementos, situacin que no permite los otros dos aplicativos.
Aunque no incluye inventario para activos fijos como mesas y escritorios, si posee la
seccin de insumos y este puede ser personalizado para aquellos elementos que no se
especifican en las otras secciones del mdulo inventarios.
La seccin Estados del mdulo de inventarios es muy til en cuanto facilita la identificacin
de aquellos elementos inventariados que se encuentran activos o inactivos con el nimo
de facilitar su identificacin para hacer ms eficaz las labores de los encargados del
inventario en la UIFCE.

27
GLPI
La interfaz que maneja es muy agradable a la vista y permite usar tanto el teclado como el
mouse para registrar, modificar y/o suprimir datos del sistema; cosa que no ocurre con el
SIFI, dado que este solo se maneja con el teclado.
Con respecto a las reservas, el sistema GLPI se puede utilizar de manera interna por los
integrantes de la UIFCE, que no requieran estrictos controles de responsabilidad con lo
que se presta, es decir, que se presume un grado elevado de honestidad de los mismos,
dada la cierta libertad en la forma que se reserva un material en particular.
Como GLPI es software libre de cdigo abierto existe la posibilidad de modificar sus
cdigos y programarlos a las necesidades requeridas, pero para ello se requiere de alguien
que conozca de lenguaje de programacin enfocado a este tipo de sistemas.
GLPI permite conectarse a otras redes (Gateway de email) y transformar la informacin

que recibe de las otras adaptndola al formato de paquete que utiliza para su
interpretacin y buen funcionamiento.
Se puede realizar reservas de materiales desde lapsos de tiempo pequeos hasta unos
relativamente grandes, que varan desde los 5 minutos hasta hablar de das, meses e
incluso aos enteros, y con una frecuencia de varias veces por da o semana. Tambin se
tiene la posibilidad de insertar comentarios de gran capacidad de contenido para cada
elemento o tipo de reserva que se lleve a cabo.
Tambin, por va email se puede informar sobre el estado de cartuchos, insumos y datos
financieros de los recursos inventariados por medio de alertas, que pueden ser
programadas por semanas o das.
Cada recurso inventariado y/o servicio solicitado se pueden asociar en el sistema con
algn documento, archivo, enlace externo o contrato, que contribuye a complementar la
informacin asociada a cada elemento.
El mdulo de gestin de GLPI permite incomporar archivos de multiples tipos y

relacionarlos con datos del inventario, ciertos servicios solicitados y ejecutados, e
informacin de proveedores.
28
GLPI
Es muy importante la herramienta de Estadsticas, puesto que permite disponer de datos y
grficas para ser comparados con los parmetros o indicadores implementados por el
sistema de gestin y de calidad buscando la contribucin de este aplicativo al
mejoramiento contino de la organizacin (UIFCE).
3.9.2. Debilidades con GLPI
Las siguientes son aquellas desventajas del sistema y de su utilizacin en la UIFCE:
Mantener actualizado los datos del inventario (real vs. lo registrado en el sistema) con una
frecuencia de tiempo muy recurrente implica tiempo por parte de la(s) persona(s)
encargadas del mismo y esto puede generar prdida de eficiencia y eficacia a la hora de
que la informacin del sistema corresponda con lo real. Aunque con el SIFI, la
informacin puede que no sea tan real, dado que la Central (inventario central de la
universidad) no lleva a cabo un seguimiento o levantamiento regular de los equipos
inventariados.
La libertad que el sistema ofrece a los usuarios, en especial los que no poseen derechos
de administrador o tcnico, la posibilidad de modificar ciertos datos primordiales y de
gran importancia que genera falsedades y conduce a la inseguridad en cuanto al nivel de
control sobre los elementos inventariados bajo el sistema. Tal situacin se da en la
modificacin de preferencias, que se ubica en la parte superior de la interfaz.
La base de datos de la Seccin Inventarios y Almacn (SIFI) y el mdulo en el Websiui

abarcan activos fijos, mientras que GLPI solo aplica para activos informticos (hardware y
software).
El departamento de inventarios de la Universidad aprueba como poltica el uso de SIFI

como el aplicativo con el cual ejecutar el levantamiento de inventarios en todas las
dependencias del campus universitario.

29
GLPI
En cuanto a las reservas, no existe una especie de control en el que se asigne el material
reservado de acuerdo con un parmetro establecido, dado que se otorga de acuerdo al
que primero realice la reserva por el sistema, o sea que dicho usuario dispone del
elemento porque fue el primero que hizo la gestin de reserva; por lo tanto otro usuario
no puede disponer del mismo material para una misma fecha y hora en que lo solicit el
otro. El hecho es que no hay un filtro, permiso o sancin que pueda impedir a un usuario
tomar o no en prstamo un equipo, ni un mecanismo que permita ver que este usuario
realmente est utilizando el mismo. De acuerdo con lo anterior, el mdulo de reservas
del Websiui es ms eficiente y eficaz dado el mayor nmero de controles que posee en la
asignacin del material para todos los miembros de la Facultad.
Adems, la gestin para cancelar la reserva no es sencilla si se realizaron demasiadas,

puesto que se debe eliminar directamente del calendario de reservas el prstamo haciendo
clic en la fecha y hora que se desea eliminar y luego en el botn de suprimir, y as con cada
una de las programaciones de cada elemento pedido.
El calendario que posee el sistema abarca fechas pasadas, que a la hora de la verdad no
son tiles cuando se va ha realizar una solicitud o reserva y por diseo o apariencia visual.
Por defecto, el sistema trae un horario programado desde las 8:00 horas hasta las 20:00
horas, por lo que para la Unidad sera recomendable uno desde las 7:00 am hasta las 22:00
horas, ya que es el horario oficial de clases de la Facultad y de las clases programadas en
horas nocturnas por dependencias como el PEC (Programa de Educacin Continuada).
No se dispone de un campo que asocie directamente todos los elementos relacionados

con un documento, enlace u otro por el estilo, por tanto la tarea se debe realizar de uno
en uno.
La actualizacin de la informacin no se da de manera automtica como si ocurre con el

sistema del WEBSIUI que a cada minuto est actualizado. La manera para que se actualice
es dndole la orden o accediendo a otro link del que nos encontremos.
En GLPI no se pueden cargar archivos de ms de 2MB (megabites).

30
GLPI
3.10. ETAPA DE IMPLEMENTACIN
Dada la utilidad que representa el aplicativo para la Unidad en cuanto a funcionalidad y

automatizacin de procesos, en especial las ventajas que ofrece al equipo de
mantenimiento y soporte tcnico, se obtuvo por parte de la directiva el visto bueno para
su implementacin y posterior uso. Por lo tanto, actualmente se viene trabajando con el
IT de sistemas de informacin (Mesias Anacona) para adaptar y dar el aspecto necesario y
requerido a las necesidades especficas de los usuarios que van hacer uso del programa.
En primera instancia se consult a los directamente implicados con la aplicacin

(Mantenimiento y soporte, Inventarios y Coordinacin) sobre sus perspectivas acerca de
GLPI, ello con el propsito de establecer unos roles temporales para que ejecuten cierto
tipo de pruebas con el fin de evaluar qu requerimientos o elementos deben ser
modificados y/o eliminados, y brinden ayuda en la definicin final de sus permisos de
acceso y las herramientas del sistema tiles y pertinentes a sus labores respectivas.
Adems, el IT de sistemas de informacin est en la tarea de autenticacin y validacin de

usuarios y contrasea ELAP, para que los usuarios finales manejen una misma contrasea
de acceso del SIA con la de ingreso a GLPI.
3.10.1. Perfiles definidos con fines de implementacin
A continuacin se relacionan aquellos perfiles establecidos en perodo de prueba con el

nimo de implementar la aplicacin en la Unidad de informtica, estos se irn modificando
de acuerdo con los requerimientos y necesidades de los usuarios respectivos.
Se dejaron los predeterminados de Admin y Super-Admin, y se crearon 4 nuevos.

31
GLPI
3.10.1.1. Usuario bsico
Dirigido para aquellas personas que requieren la atencin a un problema o la solicitud de
un servicio, y ver los cambios o modificaciones respectivas a sus requerimientos
(seguimientos). Posee tres (3) mdulos nicamente: Mesa de ayuda (slo para indicar el
problema o solicitud de servicio), Servicios (solo se muestra aquellos solicitados por el
usuario respectivo y los seguimientos que le fueron asignados) y FAQ (para facilitar al
usuario la utilizacin del sistema).
Este tipo de usuario tiene por interfaz directa la mesa de ayuda.
3.10.1.2. Soporte tcnico

Dirigido para el personal de la UIFCE encargado de realizar el soporte y mantenimiento a
los equipos de la Facultad de Ciencias Econmicas. Dispone de 3 mdulos: Soporte
(Seguimiento, mesa de ayuda y planificacin), Gestin (documentos) y tiles (notas y base
de conocimiento). Ingresa directamente a la consola central como se muestra en seguida.

32
GLPI
3.10.1.3. Coordinacin
Diseado para el personal de coordinacin de la UIFCE. Este perfil dispone de cinco
mdulos: Inventarios (con los cuales puede llevar control sobre los estados de inventario),
Soporte (para controlar y llevar registro de las actividades que debe ejecutar el personal
de soporte y mantenimiento), Gestin (Ingresar contactos, proveedores y documentos),
tiles (Notas y base de conocimiento), y Administracin (usuarios). Al igual que el perfil
anterior, ingresa directamente a la consola central.
3.10.1.4. Inventarios
Establecido para las necesidades del IT de inventario y el grupo correspondiente. Dispone
de 5 mdulos: Inventario, Soporte (segumientos, mesa de ayuda), Gestin (contactos,
proveedores y documentos), tiles (notas y base de conocimiento), y configuracin
(ttulos y componentes). Ingresa al igual que los anteriores a la consola central.
3.10.2. Lo que viene para II-2008

Para el segundo semestre de 2008 se espera:
Que con base en los resultados obtenidos con la revisin por parte de los directamente
implicados de la aplicacin, se proceda a la definicin final de perfiles y los usuarios que
harn uso del programa, luego se tiene previsto establecer un link dentro del WEBSIUI
para que los usuarios con acceso a este puedan navegar en la herramienta y usarla
adecuadamente, para aquellos usuarios que no disponen de tal acceso, se buscar un
espacio dentro de la pgina oficial de la facultad para que puedan navegar en el aplicativo y
llevar a cabo sus requerimientos.

33
GLPI
3.11. GUIA DE INSTALACIN
3.11.1. CMO INSTALAR GLPI
Para poder trabajar con GLPI es necesario tener instalados en el equipo un servidor
APACHE2 y MySQL3, ambos con soporte para PHP. Si no dispone de un servidor web,
entonces proceda a instalar alguno de estos dos programas recomendados: Easyphp o
xxamp los cuales viene integrado Apache, MySQL y PHP o tambin se pueden instalar por
separado; que se pueden conseguir en la red. Dichos programas le permitirn de forma
fcil instalar GLPI en un servidor web.
Despus se procede a obtener el archivo comprimido que se encuentra en la pgina oficial

de GLPI, http://glpi-project.org/. Luego debe descomprimir el archivo y copiar este
directorio en el servidor web. A continuacin, usar el navegador para obtener la raz de
GLPI. Ahora puede configurar GLPI utilizando la interfaz grfica. Despus de este puede
utilizar GLPI y comenzar a trabajar.
El manual de usuario de la aplicacin se consigue despus de haberlo instalado. La forma

de acceder a la interfaz GLPI para la UIFCE se realiza a travs del navegador de Internet,
en la siguiente direccin: http://168.176.16.11 accediendo en la carpeta glpi; no cualquiera
puede acceder al mismo, dado que est en prueba, y las claves de acceso son de
exclusividad para los investigadores del mismo.
3.11.2. Comienzo de la instalacin
Lo que falta de la instalacin se llevar a cabo todo en lnea, por ende deber usar su
2
Servidor ms ampliamente disponible en Internet que soporta los lenguajes PERL y PHP.
3
Conocido gestor de bases de datos de libre distribucin que corre bajo lenguaje PHP.
34
GLPI
navegador para acceder a la raz de GLPI, que como indicamos anteriormente es
http://168.176.16.11/glpi. En la primera parte de la conexin, se iniciar el proceso paso
por paso; y como lo hemos reiterado bastante, la interfaz es amigable y de hecho slo
deber digitar la informacin que le solicita.
o Seleccin de su idioma favorito (Choose your favorite language)
Escoja el idioma original de su procedencia o el ms entendible para usted, luego presione

siguiente u OK.
o Instalar o Actualizar (Install or Update)
Como es nueva la instalacin se escoge instalar.
o Chequeo de compatibilidad para utilizar GLPI (Compatibility checks to use GLPI)

Se llevarn a cabo todas aquellas pruebas pertinentes que proporcionarn la
compatibilidad necesaria.
o Mensaje de error
En el caso de que aparezca dicho mensaje, no se podr continuar con la instalacin debido
a que algo no ocurri correctamente y por tanto, se deber hacer todos los ajustes
necesarios para corregir el problema.
o Si todo esta bien, usted podr presionar Continuar
3.11.3. Pasos posteriores a la instalacin
Luego de haber instalado la aplicacin lo primero que tendr que hacer es modificar o
borrar los usuarios predeterminados que trae el programa, esta parte se explica en la
seccin del trabajo correspondiente a USUARIOS.
3.11.3.1. Obtener la informacin
Antes de que empiece a ingresar el inventario, es indispensable que consiga la mayor

35
GLPI
cantidad de datos que sern tiles durante la carga. Por ejemplo:
Datos tcnicos:
Sobre el hardware o material,

Sobre el software o programas,
Sobre las redes
Datos contables y financieros:
Valor de compra
Fecha de compra
Fecha de puesta en servicio
N de inventario
Plazo de amortizacin
Datos comerciales:
Proveedores (direcciones de ubicacin, telfono,)
Fabricantes
3.11.3.2. Ingreso de ttulos
Estos hacen referencia a las caractersticas de los recursos informticos y que por su uso
generalizado se encuentran disponibles en listas desplegables, y tiene como fin evitar la
repeticin de los mismos datos, cada vez que llevemos a cabo el ingreso de un nuevo
elemento o la modificacin, actualizacin o borrado del mismo.
Tales datos se introducen ingresando por el men Administracin luego a configuracin /

ttulos
Por ejemplo: lugares sala x, edificio xxx, saln xxx, etc.
Tipo de mquina equipo de escritorio, porttil, MAC, etc.
Tipo de red hub, router, entre otros.

36
GLPI
3.11.3.3. Ingreso de empresas
Para poder asignar un fabricante a un material, se debe haber creado de antemano la

empresa correspondiente.
Estas informaciones deben ser ingresadas en el men Gestin - Proveedores -

Agregar
3.11.3.4. Ingreso de modelos
La utilidad de disponer modelos previos permitir evitar las tareas repetitivas sobre
materiales o software que sean similares. Esta funcionalidad es muy prctica cuando el
material que se tiene es homogneo.
Para tal aspecto, se recomienda preparar de antemano todos aquellos datos recurrentes
como son: tipo, lugar, responsable tcnico, sistema operativo, fabricante, entre otros;
luego si proceda a elaborar su plantilla
Ejemplo para el inventario de software: vaya al men Inventario:
Click sobre software
Gestin de plantillas
Agregar una plantilla
Luego ingrese el nombre del modelo o plantilla, y despus ingrese los datos comunes que
fueron recopilados previamente.
3.11.3.5. Introduccin de los datos
Luego de elaborado las plantillas necesarias, se empieza ha introducir los datos de todo el
material inventariable de la organizacin de acuerdo con las necesidades e indicaciones
que ms delante se dan.

37
GLPI
.
3.12. GUIA DE USO (MODULOS DE GLPI)
El programa posee seis (6) mdulos dinmicos que le permitirn usar la aplicacin de la
manera ms fcil posible, a continuacin se describen de manera general y detallada:
3.12.1. Inventarios
En tal seccin se pueden listar y consultar todo el inventario de hardware y software de la

organizacin, para nuestro caso el de la UIFCE. Dicho listado comprende en un solo lugar
todo lo pertinente del parque informtico, lo cual ofrece una gran ventaja y beneficio a
nuestra entidad, puesto que podemos dar una amplia descripcin y concepto de todos los
elementos informticos que se poseen, a diferencia de otros sistemas que solo permiten
inventariar unos pocos recursos tangibles.
Adems, contamos con la posibilidad de efectuar bsquedas parametrizadas y ordenadas,

sobre alguno de los tipos de inventario, ya sea computadores, material de red, impresoras,
cartuchos, monitores, perifricos externos, software y reparaciones.
La seccin permite desplegar la ficha de cada elemento inventariado, esto con el fin de
reconocer sus detalles particulares o para agregar un nuevo elemento. Luego tenemos la
posibilidad de modificar o eliminar cada elemento, esto segn las circunstancias y
necesidades en la Unidad.
En cada ficha de informacin, se tienen pestaas disponibles para obtener una visin ms
legible de los diversos datos. Podemos elegir mostrar todos los datos haciendo click sobre
la pestaa Todos.
Las pestaas y nos permiten navegar dentro de los elementos del inventario
desplazndonos respectivamente al elemento anterior y al siguiente de acuerdo a la
manera elegida de organizar los elementos (por tipo, nombre, cdigo de referencia, ID,
etc).

38
GLPI
Adems, se puede realizar las siguientes acciones:
Importar la informacin desde un inventario de OCS Inventory NG,, si lo tiene;

inventariar los computadores con administracin de los dispositivos conectados y
administracin TCO.
Realizar el inventario de:
Los monitores con su respectiva administracin de las conexiones a los equipos; los
componentes de la red con administracin de las conexiones a los dispositivos (IP, MAC
Address, VLANs). Las impresoras con administracin de sus conexiones a los
computadores y administracin de los consumibles (cartuchos), con alarmas programadas
por el nivel de consumo. Los dispositivos externos (Scanners, tablecs graficadoras,
quemadores) con administracin de las conexiones a los computadores. Los telfonos con
administracin de las conexiones a los computadores respectivos. Las Licencias de
Software, con administracin de sus fechas de expiracin.
Tambin, la asignacin de hardware por reas geogrficas (pisos, cuartos, salas, edificios)
La administracin de:
La informacin Financiera y Comercial como la fechas de compra, garantas, extensiones,

costos, etc; los elementos que abandonan o son retirados del inventario por alguna razn;
los distintos estados en que se encuentran los materiales (en reparacin, en pedido); los
monitores y perifricos asociados a los equipos; enlaces hacia otras aplicaciones (que
puede ser la direccin de la ubicacin de la base de datos central de inventario: SIFI); y la
historia de las modificaciones de los elementos del inventario.
El manejo del estado en que se encuentra el hardware. Y la administracin por tipos de

modelos, agilizando el proceso de insercin de equipos similares.
3.12.1.1. Pasos previos
Antes de utilizar introducir datos para el inventario, como se mencion en una seccin
anterior, se recomienda generar los modelos con los cuales podamos crear los nuevos
39
GLPI
elementos y nos permitan administrar y establecer las configuraciones estndar de los
recursos informticos, con lo que nos dar mayor simplicidad al momento de ingresar
nuevos elementos de caractersticas similares.
3.12.1.1.1. Gestin de perifricos internos de los computadores
Cuando tengamos la necesidad de incorporar nuevos elementos que hagan parte interna o
especial del computador, GLPI permite aadir tantos elementos como sean necesarios, tal
procedimiento lo podemos llevar a cabo accediendo al mdulo Configuracin en la seccin
correspondiente a perifricos internos.
Al listar ciertos tipos de perifricos internos se tiene la posibilidad de darles una

caracterstica especfica, por ejemplo, la capacidad de un tipo especial de disco.
3.12.1.1.2. Gestin de conexiones directas
En GLPI una conexin directa tiene que ver con la relacin que tiene cierto recurso
informtico con otro, es decir, entre la unidad central de un computador con sus
componentes exteriores, por ejemplo, la conexin entre un Mouse y el computador, o
este ltimo con la impresora.
Las conexiones o desconexiones se realizan desde la ficha del computador o desde la ficha
del material ligado a el.
3.12.1.1.3. Gestin de software
El software se relaciona con una cierta cantidad de licencias, y estas a su vez, se asocian
con su nmero de serie respectivo y la fecha de expiracin. La instalacin de software se
lleva a cabo desde la ficha del computador; y a medida que se instala nuevo software, el
nmero de licencias disponibles para tal software disminuye.
Cuando no se disponen de ms licencias, no cabe la posibilidad de instalar nuevo software,

aunque si puede ser instalable si se indica la palabra free en lugar de escribir un nmero
de serie al momento de agregar una licencia al software.

40
GLPI
Tambin se puede indicar la palabra clave global si se posee software con licencias
globales o site licenses. Adems, en una sola vez es posible agregar varias licencias, el
nmero de la serie y la fecha en que expira, que sern los mismos para cada una de dichas
licencias.
3.12.1.1.4. Gestin de ports de red
En la mayora de las configuraciones, las conexiones se harn entre un port presente en

un computador, un perifrico o una impresora, y un port presente sobre un material de
red (hub, switch).
Cuando se conectan dos materiales, los datos como la direccin IP y la boca de red son
actualizadas para cada uno de los dos ports involucrados. Para cada material, es posible en
todo momento agregar uno o varios ports.
3.12.1.2. Computadores
(Visualizacin de la seccin)

41
GLPI
En este mdulo podemos introducir todo el inventario de computadores

correspondientes a la UIFCE y listar los equipos de acuerdo con algn criterio
preestablecido.
3.12.1.2.1. Plantillas
Si se cuenta con una base de datos ya preestablecida en MySQL, entonces debe indicarle
al sistema que importe su base de datos. Aunque en el momento de instalar el programa
GLPI, en uno de sus pasos debi haberle pedido si quera traer su base de datos. Pero
como la aplicacin est en modo de prueba para la Unidad, entonces no se cuenta con
alguna base disponible, y por ende se debern crear a partir de los conos agregar
gestin de plantillas.
Si se dio click en el ltimo icono, por defecto debe aparecernos lo siguiente.

42
GLPI
Como no hay plantillas existentes, entonces agregamos una nueva; en el caso de existir
plantillas previas, estas se deben visualizar con el nombre correspondiente.
A travs del formato anterior en GLPI podemos crear nuestro listado de equipos
disponibles y pertenecientes a la unidad, o que estn bajo la responsabilidad de la misma.
Por ende, podemos notar la facilidad con que se puede llevar a cabo esta funcin sin
necesidad de conocimiento informtico avanzado, solo basta con llenar los datos
requeridos y oprimir agregar.
Bajo esta misma modalidad trabajan las otras plantillas establecidas para las dems
secciones del mdulo inventarios.
3.12.1.2.2. Opciones de visualizacin
El programa trae la ventaja de poder visualizar el listado de nuestros equipos en formato

de archivos PDF, formato SLK y View CSX export. Lo anterior tambin aplica para los
dems elementos inventariados bajo GLPI.

43
GLPI
3.12.1.2.3. Bsquedas y Ordenacin por criterios
En lo concerniente a bsquedas, estas se pueden realizar a travs de dos maneras, la

primera es escribiendo directamente el objeto u elemento a buscar en la parte superior
derecha de la aplicacin, de tal forma que el sistema examinar todo el parque
informtico inventariado. La segunda, es accediendo al mdulo inventarios y escribir el
elemento objeto de bsqueda en la seccin con los iconos en amarillo (+), que
corresponden respectivamente a agregar criterio de bsqueda y agregar un criterio
global de bsqueda, luego dados click en buscar.
Con respecto a organizar los elementos de acuerdo con algn criterio, lo podemos
realizar en la parte correspondiente a Ordenado por, tal organizacin se puede dar por:
Caractersticas propias, Componentes de cada equipo en particular, Red a la que
pertenecen, Asistencia, Datos financieros y Registro; a su vez dentro de cada uno de ellos
se tienen ciertos parmetros que facilitan la bsqueda, los cuales se presentan a
continuacin:
Por sus Caractersticas:
Nombre (denominacin del equipo y que corresponde al establecido para cada

equipo, por ejemplo: econos1003adm, econos3-00pub, etc.)
ID (la preestablecida en el momento de adquisicin del equipo)
Lugar: ubicacin del computador en la Unidad o en otra parte de la Universidad.
Tipo
Modelo
Estado
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GLPI
OS (Sistema Operativo)
Version OS
Service Pack
Origen de actualizacin
OS Serial
OS Product ID
Nmero de serie
Nmero de inventario
Comentarios (los realizados al equipo por diversas situaciones especficas o

especiales relativas al mismo que no corresponde a un criterio estndar para los
dems).
Contacto
Contacto nmero
Usuario
Grupo
ltima modificacin
Red
Dominio
Fabricante
Responsable tcnico
Entidad
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GLPI
Por sus Componentes:
CPU
CPU MHZ
Tipo de RAN
Cantidad de RAM
Interfaz de red
Placa de sonido
Placa grfica
Motherboard
HD tipo
Tamao HD
De acuerdo con la Red:
IP
MAC
Mscar
Subred
Gateway
Network point
Por la Asistencia dada:
Cantidad de servicio

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GLPI
Por los Datos financieros:
Nombre contacto
Nmero contacto
Nmero de inhibicin
Nmero de pedido
Remito de entrega
Nmero de factura
Fecha de compra
Fecha de puesta en servicio
Presupuesto
Duracin de garanta
Proveedor
Valor
Valor de extensin de garanta
Duracin de amortizacin
Tipo de amortizacin
Coeficiente de amortizacin
Alertas por email
Comentarios-datos
De acuerdo con el Registro:

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GLPI
Registro: calve/val
Registro: OCS name
3.12.1.2.4. Modificar o Suprimir
Para eliminarlos se lleva a cabo seleccionando el (los) elemento(s) que vamos a suprimir y
dar la opcin borrar , tal icono lo encontramos al lado del botn buscar; o tambin
haciendo click sobre el objeto y dirigindonos en la nueva pgina que se abre al botn
suprimir.
Para las modificaciones, realizamos el ltimo paso indicado anteriormente, con la

excepcin de que introducimos los nuevos datos y en vez de ir a suprimir oprimimos
actualizar.
Los pasos anteriores son idnticos para las otras secciones de inventarios del mdulo.

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GLPI
3.12.1.3. Monitores
En tal seccin llevamos registro de todas las pantallas correspondientes a cada equipo, o
que se encuentren hurfanas, haciendo claridad en las caractersticas de estas, como el
tipo, es decir si son monitores CRT, de cristal lquido u otro.
Opera de manera semejante al inventario de computadores, por ende no es necesario

volver a repetir los pasos.
3.12.1.4. Software, Redes, Perifricos, Impresoras, Cartuchos,

Insumos y Telfonos
Aqu escribimos todos los recursos informticos referentes a cada pestaa con el fin de
tener un mayor control del mismo a travs del uso del inventario. Como se mencion
anteriormente, no es necesario repetir los pasos del manejo de cada seccin, dado que no
vara mucho al explicado para los computadores.
3.12.1.5. Estados
Esta seccin tiene por objetivo listar de manera ms rpida todo el recurso informtico
inventariado y clasificarlo de acuerdo con su nombre, estado en que se encuentra y tipo
de material. Todo ello va dirigido ha detectar que elemento presenta problemas o fallas y
poder solucionar el mismo, sin importar su lugar de ubicacin, clase de objeto o nombre.
3.12.2. Soporte
En esta seccin se permite mantener un adecuado nivel de servicio para mltiples

opciones, como la solucin de inconvenientes o problemas con los recursos informticos;
Tal mdulo maneja cuatro secciones: Seguimiento, Mesa de ayuda, Planificacin y Estadsticas.
Se pueden realizar bsquedas de servicios a partir de una identificacin ID o de una breve

descripcin. Tal mdulo implementado en la Unidad proporcionara una rpida y eficaz
49
GLPI
atencin a todos aquellos servicios ms relevantes que se prestan a los varios usuarios en
la facultad.
Una fortaleza de tal sistema es que va programado por tiempos, lo que permite identificar
en cuanto tiempo se logr atender la solicitud, adems se puede reconocer: su estado
(nuevo o viejo), el nmero de identificacin (ID),la fecha de apertura y de cierre, el nivel
de prioridad, el autor de la solicitud de trabajo, la persona a quien ha sido asignado el
servicio, el material involucrado, la categora del servicio, la descripcin de la solicitud de
trabajo y los datos disponibles sobre el seguimiento del servicio.
Todo lo anterior permitira un mayor control en los procesos, eficiencia y eficacia a la

hora de prestar el soporte requerido por los diversos usuarios (profesores, estudiantes,
personal administrativo, etc)
Otra utilidad es que se puede clasificar los servicios en categoras utilizando la lista
descolgable prevista para este efecto. Para agregar o modificar las categoras de
seguimientos, vaya a la seccin Configuracin.
Una ventaja adicional es que se puede modificar la prioridad de un servicio si sta cambia
mientras el servicio est en marcha, utilizando la lista de prioridades. Esto para la situacin
de los servicios terminados. Es posible recuperar aquellos servicios terminados borrados,
solamente es necesario hacer clic en info y despus en restaurar. Y si se quiere es
suprimir dichos servicios, entonces se procede a marcar el casillero Estado e indicar en
el botn Suprimir que se encuentra en la lista de servicios. Es posible suprimir servicios
terminados si no deseamos conservarlos ms en la base. Para esto basta marcar el
casillero Estado y hacer click sobre el botn Suprimir en la lista de servicios.
La funcin de helpdesk es usada para ingresar solicitudes de servicios de los distintos

usuarios que tienen acceso al sistema, y aplica para los distintos tipos de cuentas. En tal
pestaa se consigue especificar el nivel de prioridad de los problemas, el nmero de

50
GLPI
identificacin (ID) del material o software involucrado, y el tipo de servicio solicitado.
Todo ello implica una organizacin que facilita la identificacin del tcnico requerido para
tal problema y su posible solucin lo ms rpida posible.
Los seguimientos va email son posibles gracias a la configuracin de GLPI, que dispone de
un campo adicional para ingresar all la direccin de correo electrnico del solicitante y de
esta manera estar informado sobre el proceso del problema o servicio solicitado.
3.12.2.1. Help Desk
Con este usted puede resolver algunas inquietudes relacionadas con este mdulo en lo
concerniente a solicitudes y seguimiento de las mismas, reservas de material, etc.
3.12.2.1.1. Resolver un problema al enviar una solicitud (Mesa

de ayuda)
En el rincn superior derecho de la pantalla hay un cono de FAQ (Preguntas Frecuentes).

Con l usted tiene acceso a las varias preguntas y soluciones que la persona a cargo de los
recursos informticos ha puesto a su disposicin. Adems dispone de la generacin de
tickets a travs de la comunicacin de los problemas tcnicos.
3.12.2.1.2. Cmo comunicar un problema tcnico
1) Seleccione el nivel de urgencia de su problema (por defecto es Medio).
2) Indique el nmero de su computador.
Si no conoce el nmero del material involucrado haga click sobre el cono del smbolo de
pregunta?:

51
GLPI
Se abrir un formulario donde podr indicar las primeras letras de su nombre, el
nombre del tem involucrado o su nmero serial. Luego pulse el botn de
Bsqueda.
En la lista que aparecer, encontrar el tem buscado. Bastar entonces con hacer
click sobre la lnea correspondiente para que se cargue ese dato en el formulario.
Si no aparece su nombre, por favor contacte a la persona a cargo de los elementos

informticos.
Para un servicio de tipo general, no se requiere nmero.
3) Describa su problema
Sea lo ms preciso posible en su descripcin. El tratamiento ser ms rpido.
4) Seguimiento por email
Es posible que aparezcan otros dos campos en el formulario:
El campo Infrmenme del seguimiento. Si contesta afirmativamente en este

campo, recibir notificacin por email cada vez que un tcnico agregue un mensaje
o accin de seguimiento a su solicitud.
El campo Mi email que lo habilitar a especificar una direccin de correo

electrnico donde recibir estos seguimientos.
Una vez correctamente llenado este formulario haga click sobre Enviar mensaje.
Tambin puede agregar una nueva solicitud de control haciendo click sobre el botn
Agregar un nuevo servicio que figura en el rincn superior derecho de la pantalla.
A continuacin se puede observar el formato como aparece en el programa la

comunicacin y soporte para un problema de tipo tcnico o de otra situacin de atencin
primaria.

52
GLPI
3.12.2.2. Efectuar seguimientos a las solicitudes
Slo los usuarios con perfil predeterminado de admin y super-admin tienen permiso para
administrar esta funcin, a menos que exista un perfil creado que tenga derechos para la
misma; los dems solo pueden elaborar solicitudes sobre problemas o ayudas por medio
del mdulo de Soporte o a travs de la seccin de mesa de ayuda, de acuerdo con los otros
perfiles establecidos para el usuario. Se puede realizar o seguir la evolucin de sus
solicitudes abiertas o terminadas. Para ello se hace click sobre el cono de Seguimiento
de servicios en el rincn derecho de la pantalla del cuadro o frame central.
Aparecer la lista de todas sus solicitudes en curso o terminadas. Para obtener ms

informacin sobre cada solicitud haga click sobre el enlace de Infos. Al ingresar por
este enlace se conoce con detalle el orgen de la solicitud, la descripcin, el estado, la
prioridad, la duracin total del servicio y los logs de los seguimientos efectuados a la
fecha, la persona que requiri la solicitud y a quin fue asignado. Tambin, se autoriza el
envo del seguimiento por email y asociar documentos de cualquier tipo sin que sobrepase
la capacidad de 2 MB.
53
GLPI
A travs de la pestaa de agregar nuevo seguimiento se introduce la descripcin, se indica
si es privado o no, y se efecta la planificacin respectiva, esto ltimo se explica ms
adelante.
3.12.2.2.1. Planificar seguimientos
Cuando a un seguimiento se le efecta una o varias planificaciones, entonces en la pantalla

se visualiza un campo o cuadro adicional en la imagen anteriormente presentada as como
el que se muestra en seguida:
En esta parte se indica la persona que realiza la misma, el horario en que se llevar a cabo
el servicio que atienda tal solicitud y el estado en que se encuentra. Luego se da clic en
agregar para que el sistema tome el cambio efectuado, o en Agregar y cerrar para que
guarde y salga del seguimiento.

54
GLPI
A continuacin se muestra la visualizacin de un seguimiento:
Estados o niveles de
seguimiento
En esta seccin se presentan todos los cambios

ocurridos en el seguimiento
En la parte inferior aparece el histrico con la cantidad de veces en que se han realizado
distintos seguimientos, las fechas en que se han hecho, la descripcin del cambio al nuevo
estado, el usuario que los ha efectuado, la planificacin ejecutada y la duracin en la
atencin de la solicitud; esto ocurre con cada uno de ellos que la persona responsable
realice.
3.12.2.2.2. Estados de los seguimientos
En la misma seccin se logra crear una lista de servicios en funcin de ciertos criterios,
dentro de los cuales se pueden visualizar:
o Todos los servicios activos
o Todos los servicios que no han sido cerrados.

o Solamente los servicios que nos han sido asignados.

55
GLPI
o Los servicios ha los que hemos sido afectados.
o Solamente los servicios no asignados.
o Los servicios an por asignar a un tcnico.
o Solamente los servicios terminados
o Los servicios que han sido cerrados.
Y de acuerdo con el tipo de servicio y seguimiento se asigna un estado con su respectivo

ID, los siguientes colores relacionan dichos estados:
3.12.2.3. Planificacin
En esta parte se presenta una especie de calendario u horario con todos los das de la
semana, y en l se relacionan todos aquellos seguimientos o servicios que fueron
planificados por la(s) persona(s) responsable(s) de los mismos, en este caso nos referimos
a los usuarios que tienen el perfil para acceder y modificar estos datos (por defecto el
sistema tiene admin. y super-admin.
Adems, se pueden organizar de acuerdo con: el usuario, la fecha de creacin: por

semana, da o mes, y por grupo. Tambin dispone de dos links, uno para descargar
calendario en formato Ical, y otro para sincronizacin Webcal.
En el primer link (descargar calendario en formato ical) que es un calendario de Internet;

si se hace click en tal enlace, descarga un ejecutable que se conecta con el Microsoft
56
GLPI
Outlook, y con nuestra cuenta personal se ingresa directamente al calendario. Por ende,
se puede conectar al calendario de seguimientos de GLPI y conjugarlo con el del Outlook,
tal como se muestra en la imagen siguiente.
Lo azul corresponde al calendario propio del Outlook y la pestaa en verde planning.ica(1)

corresponde al de GLPI. Por lo tanto es una ventaja para la persona encargada de los
seguimientos tener un solo calendario conjunto, aunque desde el Outlook no se puede
realizar modificaciones al calendario GLPI, dado que es de solo consulta.
En el segundo link, se genera la actualizacin del calendario con el del correo del Outlook
procediendo con el ingreso al Microsoft Outlook. Aunque desde que se inicia sesin en
este ltimo la actualizacin es automtica simplemente acceda al calendario y verifquelo.

57
GLPI
3.12.2.4. Estadsticas
Aqu se presenta tanto de manera grfica como descriptiva las estadsticas de ciertas
caractersticas como son: los servicios, los seguimientos, el material inventariado y otras
de carcter ms global.
3.12.2.4.1. Globales
Se presentan de manera grfica y por fechas. Este elemento es muy til para la UIFCE
dado que el programa realiza una serie de estadsticas que agrupan los principales datos
sobre los servicios en el mes, ao y en general de:
La cantidad total de servicios ofrecidos

La cantidad de servicios resueltos oportunamente
El promedio o media de demora en la resolucin de problemas
La demora mxima en resolver tales inconvenientes o problemas
La duracin real media de servicios
La duracin mxima de atencin y resolucin real de dichos inconvenientes
La demora mnima de notificacin de servicios
Y la media o promedio de demora en notificar los servicios.
Otras estadsticas:
Por tcnico
Estas estadsticas proveen un estado de la actividad de los tcnicos para un perodo dado:

58
GLPI
La cantidad de servicios asignados
La cantidad de servicios resueltos
La duracin media de apertura
La duracin real media del servicio
La duracin real total de intervenciones
La demora media de notificacin de servicio
Por Rubros
Estadsticas de servicios por Lugar, Tipo de computador, OS o sistema operativo, CPU,

Tipo HD, Placa grfica, Motherboard, sobre un perodo dado:
La cantidad de servicios demandados

La duracin media de apertura
La demora media de notificacin de servicio
Por usuario
Estadsticas de servicios de acuerdo con el usuario sobre un perodo dado:
La cantidad de servicios demandados

La curacin media de apertura
La demora promedio de notificacin de servicio

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GLPI
3.12.2.4.2. Servicios
Se pueden visualizar tanto descriptivas como grficas y organizadas de acuerdo con ciertos
criterios: rango de fechas, caractersticas de los servicios, la persona que los solicita y el
asignado a.
Como ejemplo se muestra la imagen siguiente, en donde se observa estadsticas

descriptivas segn el origen de la solicitud entre ciertos lapos de tiempo (fechas).
Clic ac para
ver grficas
En la visualizacin podemos notar que se detalla la cantidad de servicios solicitados segn

el origen del mismo, el nmero de los mismos que se completaron y fueron cerrados, y
las estadsticas descriptivas ya mencionadas antes.
Para ver grficamente los datos arrojados, se debe dar click en el botn como se
indica en la imagen anterior, las grficas presentadas son del mismo formato a las que ms
adelante en esta seccin se muestran.
3.12.2.4.3. Ttulos
Se dan con la misma estructura explicada para los servicios, solo que aplica para los
componentes internos de cada computador como la Tarjeta madre, la memoria RAM, el
disco duro, entre otros; y por Tipo, Modelo, OS y Lugar de ubicacin.

60
GLPI
3.12.2.4.4. Material
No presenta datos estadsticos abundantes, dado que lo nico que cambia en la pantalla es
que aparece el listado de aquellos materiales que fueron indicados para tener soporte y/o
servicio as como se puede observar en la figura; la aplicacin lista aquellos elementos por
nombre y cantidad de servicios solicitados, su limitante es que no dispone de ms
estadsticas para esta seccin, puesto que dando click en alguno de ellos se accede a los
datos inventariados del recurso correspondiente.
A continuacin se presentan tres grficos (de los varios que se generan) a modo de
ejemplo que el programa elabor a partir de la prueba prctica llevada a cabo con datos
de la Unidad. Se aclara que cada grfico puede ser visualizado de acuerdo con las fechas
que el usuario establezca como rango en la seccin, tal como se presenta en el siguiente
grfico para aclarar el paso:

61
GLPI
Aqu se puede ver la cantidad de servicios solicitados desde el 22 de mayo de 2007 hasta
el 22 de mayo de 2008 organizado por meses.
Esta grfica relaciona el promedio de demora en horas en que se atendi con diligencia los
servicios solicitados a travs de la mesa de ayuda y/o seguimientos. Para la UIFCE es til
esta herramienta para evaluar y contrastar los indicadores de gestin y de calidad en el
tratamiento de los servicios prestados.
Esta ltima grfica relaciona el nmero de servicios que cumplieron las seis fases del
proceso de seguimiento y fueron cerrados con xito.

62
GLPI
3.12.3. Gestin
En tal modulo podemos realizar la gestin de contactos, empresas o proveedores de

servicios, documentos y de contratos, lo que evitara el papeleo fsico constante y posible
extravo de los mismos, puesto que se posee un mayor control real y disponible en un
solo lugar bajo la aplicacin GLPI.
Se tiene la posibilidad de introducir todos los contactos requeridos y modificarlos cuando

sean necesarios, adems se pueden asociar con las empresas con las cuales se tengan
relacin, ya de forma directa o indirecta; se puede gestionar el conjunto de contratos de
diversa ndole que estn ligados a los materiales o implementos que se utiliza en la
Unidad, as como otro tipo de informacin relacionada con estos contratos.
En lo pertinente a documentos, la seccin permite almacenar documentos sobre el

servidor GLPI, permite adems asociar un documento con todos aquellos materiales o
software del inventario y clasificarlos de acuerdo a algn apartado. Tambin se pueden
agregar nuevos documentos, pero para ello debe dirigirse a la seccin de Administracin
y Configuracin, bajo la opcin de Tipos de documentos.
3.12.3.1. Agregar contratos
GLPI permite llevar control sobre los contratos que se tengan, en el sentido de que se
pueden mantener organizados en archivos magnticos sin la necesidad de utilizar papel.
En la siguiente imagen se muestra la plantilla en donde deben ser incorporados:

63
GLPI
3.12.4. tiles
En esta parte podemos realizar reservas de todos aquellos materiales, implementos u

objetos disponibles para ser utilizados por los usuarios, tal seccin no se limita a prestar
equipos de cmputo, va ms all, dado que permite a nuestros clientes pedir en prstamo
distintos aparatos de hardware y software que sean reservables como los monitores, el
software, redes, perifricos, impresoras y telfonos.
Se pueden agregar comentarios al material reservable. Para hacerlo, basta hacer con hacer
click sobre el botn modificar comentario. Para hacer reservable un material, vaya a la
ficha de datos del mismo y haga click sobre la opcin Autorizar el prstamo.
Otro gran uso es el permitir incorporar un manual FAQ (respuestas a preguntas

frecuentes) con el nimo de brindar un mayor apoyo a las necesidades y dudas de los
usuarios con lo cual se logre, de manera autnoma, la solucin de los problemas sin tener
que requerir la asesora de un tcnico.
3.12.4.1. Reservar un material
Es posible reservar materiales que estn disponibles para prstamo. Para ello haga click
sobre el cono Reservas, arriba a la derecha de la pantalla.
64
GLPI
Si existen materiales disponibles para prstamo, aparecer su listado. Puede hacer click en
aquellos que le interesen. Entonces ver el calendario de reservas. Bastar con hacer click
sobre el cono Reservar y especificar los parmetros de su reserva: comienzo, final,
periodicidad y comentarios.
Cuando se hace una reserva, cada usuario puede visualizar una especie de calendario en el
que se presenta las horas y los das en que fue reservado cierto material, y esto brinda la
facilidad para el que solicita el prstamo saber con certeza y seguridad las fechas que
requiere un elemento en particular, y de esta manera evitar confusiones y evitar tratar de
reservar un mismo material ya reservado por otro usuario por la misma persona. Esto
aplica en especial cuando se trata de prstamos de largo plazo y constantes.
A modo de prueba con el inventario hecho a ciertos equipos y dispositivos de la Unidad, a

continuacin se presenta una visualizacin de tal calendario:
Como se observa, el Usuario FCE realiz una reserva del computador econos3-01pub los
das 19 y 26 de mayo de 2008 para las 12:05 pm hasta la 1:00 pm (13:00 horas). De igual
forma se puede hacer para los dems equipos o elementos objeto de prstamo.
65
GLPI
3.12.5. Administracin
Este mdulo funciona de igual forma que lo hace el de inventario para la gestin de
usuarios. Y en este su puede agregar, modificar o suprimir usuarios, grupos y entidades,
de acuerdo con lo requerido por cada entidad que use este software. Las otras secciones
del mdulo hacen referencia a secciones de: reglas, perfiles, datos y Logs.
Seccin Reglas: hace referencia a comandos que con ciertos parmetros permiten al
sistema ser ms eficiente en sus operaciones y se maneja gran parte de la funcionalidad
especfica del servidor GLPI que con cualquier modificacin inapropiada puede malograr
los objetivos de la aplicacin, por ende no se realiz ninguna operacin en esta parte dado
que se requiere manejar lenguaje de programacin aplicado a este sistema.
Seccin Perfiles: en este podemos agregar o eliminar cada clase de caractersticas (perfil)
que identifica a cada grupo de usuarios; en la seccin 3.13.1 se hace nfasis en este tema.
En la seccin de datos podemos realizar el backup de la base de datos en dos formatos;

SQL y XML, de acuerdo con las necesidades de los operadores del sistema y encargados
del inventario; esto permite evitar prdidas de datos y corrupcin en los mismos.
Seccin Logs: se tiene el registro de actividad del sistema en forma de tabla con el fin de
ver que acciones se llevan a cabo en la plataforma y as analizar la informacin del trfico
del sitio. Los logs con los que trabaja GLPI buscan guardar incidencias, errores, accesos
de usuarios y otras modificaciones que se hagan. Estas se pueden organizar por fecha,
66
GLPI
(item) ID, servicio, nivel y mensaje.
3.12.6. Configuracin
La configuracin general de la aplicacin permite definir establecer una serie de

parmetros:
- El camino de instalacin: este se detecta automticamente en el momento en que se da

inicio a la instalacin o la actualizacin. No se debera tener la necesidad de realizar
modificaciones.
- El nivel de log: la cantidad de eventos a visualizar corresponde al nmero de lneas de log

presentes sobre la pgina de acceso a la central.
- El tiempo de conservacin de los logs: si los guardamos durante demasiado tiempo

nuestra tabla puede contener una gran cantidad de datos.
- Mostrar los servicios al conectarse: visualizar los servicios activos sobre la pgina de
acceso a la central, o no.
- Cantidad de elementos a mostrar por pgina (vlido para todas las listas de elementos
visualizados: seguimientos, computadores, etc.).
- Cantidad mxima de caracteres para cada elemento de la lista: reducir el tamao de las
cadenas de caracteres para obtener una visualizacin legible.
- Permitir helpdesk.html : activar o no las solicitudes de servicio annimas a travs del

archivo helpdesk.html.
Se tiene como complemento la posibilidad de agregar o modificar los tipos de

documentos autorizados a ser gestionados por GLPI. Los datos a proveer son: - Nombre
del tipo de documento. - Extension, ejemplo: .txt - Nombre del archivo para el cono del
documento deseado. Ubicaremos los archivos de conos en el subdirectorio pics/icones

67
GLPI
bajo el rbol de GLPI. - El tipo MIME si es necesario. - Autorizacin de subida de este tipo
de archivo (s o no). c) Preferencias, entre otros.
Esta parte del mdulo se permite el cambio de nuestra palabra clave, definir el orden por
defecto utilizado en la presentacin de los servicios y definir el idioma con el cual se
presenta la interfaz. d) Datos (Backup/restauracin)
Esta zona nos permite crear resguardos de la base de datos (Guardar SQL). Tambin
podemos borrar los archivos de respaldo, restaurarlos o descargar los archivos SQL. Y
podemos generar un resguardo en formato XML de la base de datos (Guardar XML).
3.12.6.1. Modificar los parmetros personalizados de la aplicacin
Puede seleccionar otro idioma en el cual desee ver la interfaz de la aplicacin. Para esto
seleccione Elija su idioma, y luego recuerde hacer click en Modificar.
Para modificar su clave haga uso del formulario al tope de la pantalla.
3.12.6.2. Notificaciones y opciones de configuracin para envos va

email
Se accedi a la seccin de notificaciones y obtuvieron los datos requeridos para la

configuracin de la opcin de envo de emails para el seguimiento de los servicios
solicitados y aquellos problemas relacionados con el parque informtico, adems de la
generacin de tickets, con el nimo de formar un tipo de reportes que incrementen la
eficiencia y eficacia al momento de acudir o resolver un servicio o problema requerido
por algn usuario en particular; por ende es relevante este aspecto puesto que beneficiaria
a la Unidad en cuanto a su imagen y calidad.
En el mdulo de Configuracin y en la pestaa de Notificaciones se indica en la lista

desplegable la opcin de utilizar los seguimientos por email, como se debe evaluar tal
funcionalidad se seleccion que s; luego se escribe el email de la persona que ser el
remitente virtual de los mensajes enviados desde la aplicacin, es decir que GLPI utiliza
un correo en particular como puerta de comunicacin hacia las otras direcciones de
68
GLPI
correo electrnico a los cuales se envan mensajes (seguimientos, tickets, avisos, etc).
A los mensajes se tiene la posibilidad de agregarles una firma, para la prueba prctica se ha
utilizado el nombre de la Unidad de Informtica y Comunicaciones, Facultad de Ciencias
Econmicas, Universidad Nacional de Colombia. Otra opcin que se tiene es mandar con el
mensaje un enlace directo a GLPI para facilitar el ingreso inmediato al sistema si la
persona no dispone de tiempo y quiere ahorrar pasos.
Para la prueba se utiliz en Host SMTP el del correo oficial de la Universidad:

unmtaout.unal.edu.co; en Puerto del Servidor SMTP el programa coloc por defecto 25.
En Login SMTP y Contrasea SMTP, se debe utilizar el que corresponda al escrito en mail del
administrador. Para nuestro caso, el IT de infraestructura de redes nos colabor para el
ejemplo.
3.12.6.3. Salir del sistema
Si desea desconectarse de la aplicacin GLPI, haga click sobre el botn Desconexin en

la parte superior derecha.
Click aqu

69
GLPI
3.13. USUARIOS
El instalador de GLPI crea usuarios por defecto, y lo recomendable es modificarlos para

personalizar el sistema a nuestras necesidades o requerimientos, para ello se debe ir al
men Administrador y en la parte correspondiente a usuarios realizamos los cambios
pertinentes, ya sea agregando nuevos usuarios o modificando ciertas caractersticas de los
existentes. Cabe anotar, que los usuarios preinstalados por GLPI no son objeto de
modificacin total, en especial helpdesk, que desde el momento de la instalacin se hace la
advertencia de no borrarlo. Dependiendo del tipo de usuario, la aplicacin le permitir
acceder a ciertos mdulos autorizados, esto quiere decir, que no todos los usuarios van a
disponer de manera completa los mdulos explicados anteriormente.
3.13.1. Tipos de Perfiles
3.13.1.1. Normal
Estos usuarios pueden acceder a los datos de nuestro parque informtico en modo de
slo lectura, por ende, no pueden modificar, agregar o borrar los datos all consignados.
Este usuario va dirigido para aquellos que tienen necesidad de conocer estadsticas o
informes.
3.13.1.2. Post-only
Son usuarios que pueden anotar sus solicitudes de trabajo a travs del helpdesk.
3.13.1.3. Admin.
Los usuarios admin. tienen los mismos derechos que un usuario de tipo normal, pero con
la ventaja de que si pueden agregar, modificar o borrar los elementos contenidos en la
aplicacin GLPI, por consiguiente, tal usuario se ajusta para aquellas personas que
trabajan cotidianamente con el programa, como por ejemplo los tcnicos y
70
GLPI
administradores de sistemas.
3.13.1.4. Super admin.
Estos usuarios son los que, adems de poseer los mismos derechos que un usuario de
tipo admin., pueden configurar la aplicacin, elaborar y/o modificar los backups de la base
de datos, entre otras funciones. Este tipo de usuario corresponde ms al jefe de servicios
informticos y/o responsables del programa que tendrn los derechos sobre la misma.
3.13.2. Creacin y/o modificacin de perfiles
Se realiza ingresando a Administracin, luego en perfiles, y dando clic en el smbolo de

(+) se agrega los nuevos perfiles de acceso y permiso.
En la imagen que se muestra en seguida es cmo se visualiza la seccin para introducir los
parmetros que se definan a los perfiles que usarn la aplicacin.

71
GLPI
3.13.3. Introducir nuevos usuarios
Como forma de acatar lo establecido al momento de instalar GLPI, se procedi a

modificar los usuarios preestablecidos por unos nuevos.
Accedemos a la pestaa Administracin y en ella vamos al link usuarios, all damos la opcin
de agregar usuario
Luego, introducimos los datos que nos solicitan y que son requeridos para el
funcionamiento adecuado del sistema. Se pueden crear tantos usuarios como sean
requeridos y a cada uno de ellos asignarles uno o ms perfiles, todo ello de acuerdo con
lo requerido o lo necesario segn el tipo de organizacin que utilice el aplicativo.

72
GLPI
4. GLOSARIO
Firmware: Es el "software que est dentro del hardware". Se refiere a los

programas grabados en memorias ROM. Software que se almacena y ejecuta desde
la memoria de solo-lectura ( ROM ) del computador. Su grado de fijacin al equipo
puede ser absoluto, como en el caso de los programas implantados va circuitos
trazados, o relativo, como en el caso de los ROM reprogramables ( EPROM ).
Gateway: Puerta de Acceso. Dispositivo que permite conectar entre si dos redes
normalmente de distinto protocolo o un Host a una red. En una red de
ordenadores, es un dispositivo que se encarga de conectar dos redes de distinto
tipo, y que es incluso capaz de transformar la informacin, adaptando el formato
de paquetes de la primera red al que necesita la segunda. La mayora de las veces
se implementan por software. Trabajan a nivel de transporte (nivel 4 del estndar
OSI) o superior.
IMAP4: Siglas de "Internet Message Access Protocol", junto al POP3, es uno de los
protocolos cliente/servidor ms comunes para recibir y descargar los e-mail del
servidor de correo electrnico.
Logs5: Un log es un registro de actividad de un sistema, que generalmente se

guarda en un fichero de texto, al que se le van aadiendo lneas a medida que se
realizan acciones sobre el sistema. Se utiliza en muchos casos distintos, para
guardar informacin sobre la actividad de sistemas variados.
Tal vez su uso ms inmediato a nuestras actividades como desarrolladores del
web sera el log de accesos al servidor web, que analizado da informacin
4
Extrado de http://www.monografias.com/trabajos22/diccionario-informatico/diccionario-informatico.shtml
5
Extrado de http://norktimes.wordpress.com/2008/04/04/borrado-de-logs-en-los-servidores/
73
GLPI
del trfico de nuestro sitio. Cualquier servidor web dispone de un log con los
accesos, pero adems, suelen disponer de otros log, por ejemplo, de errores. Los
sistemas operativos tambin suelen trabajar con logs, por ejemplo para guardar
incidencias, errores, accesos de usuarios, etc. A travs de los log se puede
encontrar informacin para detectar posibles problemas en caso de que no
funcione algn sistema como debiera o se haya producido una incidencia de
seguridad.
MIME6: Multipurpose Internet Mail Extensions. Protocolo de envo de informacin

no codificada en cdigo ASCII. Norma de extensin de correo electrnico que
permite enviar mensajes con ficheros de audio, vdeo, grficos o texto.
Network point: en espaol es puerto de red, y es el punto en el que se conecta

el cable de red ubicado en la parte trasera o posterior de los PCs.
PHP: es un lenguaje de programacin usado usualmente para la creacin de

contenido para sitios web. Hyper Text Pre-Prosessor / Personal Home Pages),
Lenguaje de programacin de licencia libre, embebido dentro del HTML y
ejecutado en el servidor antes de ser enviado al navegador, usado para crear
paginas dinmicas (datos dinmicos).
Root7: es el nombre convencional de la cuenta de usuario que posee todos los

derechos en todos los modos (mono o multi usuario). root es tambin llamado
superusuario. Normalmente esta es la cuenta de administrador. El usuario root
puede hacer muchas cosas que un usuario comn no, tales como cambiar el dueo
de archivos y enlazar a puertos de numeracin pequea. No es recomendable
utilizar el usuario root para una simple sesin de uso habitual, ya que pone en
6
Extrado de http://www.nocturnabsas.com.ar/forum/sistemas-operativos/184686-diccionario-informatico-
basico.html
7
Extrado de http://es.wikipedia.org/wiki/Root
74
GLPI
riesgo el sistema al garantizar acceso privilegiado a cada programa en ejecucin. Es
preferible utilizar una cuenta de usuario normal y utilizar el comando su para
acceder a los privilegios de root de ser necesario.
Ports de red: Un port de red permite modelizar la salida de una interfaz de red
sobre un material dado.
Servidor SMTP: Servidor que se ocupa de enviar los mensajes que escriben sus
usuarios.
SMTP: Protocolo simple de transferencia de correo (Simple Mail Transfer

Protocol). Un protocolo utilizado para enviar correo electrnico en Internet,
definido en STD 10, RFC 821.
Tags8: En sentido informtico un tag es un conjunto de caracteres que se aade a

un elemento de los datos para identificarlo. Una etiqueta (o tag) es una marca con
tipo que delimita una regin en los lenguajes basados en XML. Tambin puede
referirse a un conjunto de juegos informticos interactivos que se aade a un
elemento de los datos para identificarlo (Oxford English Dictionary). Esto ocurre,
por ejemplo, en los archivos mp3 que guardan la informacin sobre la cancin y el
artista. Como ocurre en otros casos, a menudo se emplea la palabra inglesa, a
pesar de que etiqueta es perfectamente adecuada. Con la llegada de la World
Wide Web ha habido una invasin de tags. La Web se basa en el HTML, o
"lenguaje de marcado de hipertexto", que est basado en el uso de etiquetas. Las
etiquetas (entre otras muchas cosas) le dicen al programa visualizador de pginas
web (o browser) en qu juego de caracteres est la pgina, de qu tipo es cada
uno de los fragmentos de texto que contiene (por ejemplo, encabezamiento, texto
normal, etc.), si estn alineados a un lado o centrados, en qu tipo de letra est el
8
Extrado de http://luisf.wikispot.org/Conceptos
75
GLPI
texto (cursiva, negrita, etc.), si hay tablas, de qu anchura son, etc. Es decir: le dan
las instrucciones para que nos presente la pgina en pantalla.
5. CONCLUSIONES
GLPI es una aplicacin de gran funcionalidad para distintos requerimientos en lo

relacionado con el manejo de inventarios y la atencin de soporte, mesa de ayuda y
generador de ciertas estadsticas bsicas que contribuyen a evaluar la eficiencia y eficacia
en que se da solucin oportuna a las varias solicitudes que se reportan. Puesto que el
sistema opera bajo un espacio web, se tiene el fcil acceso al mismo por parte de los
usuarios siempre y cuando se disponga de un computador con acceso a red (en este caso
intranet), sus mayores fortalezas radican en el mdulo de soporte, inventarios y
configuraciones.
Bajo el mdulo de soporte ste permite generar solicitudes para la atencin de soporte
de mltiples tipos y relacionadas con los objetos inventariados, se puede realizar el
seguimiento a los mismos con lo que se generan tickets que pueden ser reportados va
email a la persona que indic la necesidad de ayuda (usuario), facilitando con ello la
comunicacin y eficiencia de los servicios. Adems, en el mismo se encuentra la seccin
de estadsticas que se establecen como posibles controles para evaluar la gestin en la
atencin y seguimiento a los mismos, esto para la UIFCE se convierte de gran utilidad para
cumplir a cabalidad con el plan de calidad establecido.
El mdulo de inventarios agrega datos de varios recursos informticos y de software, y de

otros establecidos como insumos, tal vez su limitante es que no tiene una seccin
especfica para activos fijos, pero se puede solucionar si se incorporan en el de insumos.
En el mdulo de configuraciones se pueden realizar todos aquellos cambios que permitan

mejorar la apariencia y funcionalidad del sistema, dado que es software libre, se tiene la

76
GLPI
posibilidad de realizar modificaciones en el cdigo y adaptarlas a las necesidades de la
UIFCE, aunque de modo predeterminado (tal como se descargo originalmente) es muy
til para la dependencia. En la seccin de gateways de email se puede entablar conexiones
con otras bases de datos, esto en caso de que la empresa encargada del manejo general
de los inventarios de la Universidad Nacional lo permita.
De acuerdo con los objetivos propuestos se consigui en la primera y segunda etapa con
satisfaccin la identificacin de las principales funciones del programa y su forma de
operar, se logr realizar la instalacin en el servidor Web, con lo cual se procedi a
observar sus principales herramientas y sus posibles ventajas como modelo de apoyo para
la Unidad de Informtica.
El programa ofrece una serie de ventajas y fortalezas que pueden permitir a la Unidad un
manejo ms adecuado de su parque informtico, dentro de las cuales est la interfaz
grfica con la que opera, dado que es muy fcil de operar la aplicacin y no requiere de
comandos para su uso. Es decir, cualquier persona puede moverse bajo la plataforma
GLPI sin que requiera conocimientos avanzados en sistemas o manejo de sistemas
operativos complejos.
En la primera etapa de investigacin se encontr que ciertos mdulos ofrecen gran

utilidad para la UIFCE, dentro de los cuales tenemos el administrador de inventarios, y el
de tiles. Ya que permite tener una base de datos completa y en un solo lugar de
elementos hardware y software. Adems de otorgar soporte tcnico a los posibles
inconvenientes de los usuarios de los elementos hardware y software que dispone la
Unidad al servicio de los mismos.
En la segunda y tercera etapa se indag ms acerca del sistema y se llev a cabo la

recopilacin de informacin de ciertos equipos para ejecutar una prueba prctica con el
mdulo de inventario de GLPI y de esta forma verificar la manera en que opera. Adems
de descubrir las ventajas y fortalezas que presenta frente a la seccin de inventarios del
Websiui y la base de datos del departamento de inventario de la Universidad (SIFI).
En conclusin general, este aplicativo es un gran recurso que brinda mucha ayuda si se
77
GLPI
implementa en la Unidad de informtica para el cumplimiento del procedimiento de
calidad de atencin a soporte primario y como medio alterno y completo en el inventario
de los recursos informticos y de software que se disponen.
6. BIBLIOGRAFIA
INTERNET:
Pginas del portal GLPI
http://glpi-project.org . Visitado durante el trascurso del semestre I de 2008. Pgina oficial

en idioma francs con opcin de ser visualizada en otros idiomas.
http://glpi-project.org/spip.php?article87
http://glpi-project.org/article.php3?id_article=17
http://glpi-project.org/wiki En tal seccin se accede al manual general de uso, aunque se
especifica sobre la limitada documentacin del mismo.
http://glpi-project.org/spip.php?rubrique28
Otras pginas visitadas:
http://www.mysql.com
http://www.monografias.com/trabajos22/diccionario-informatico/diccionario-
informatico.shtml. Visitada el 20 de junio de 2008, contiene trabajo: Pequeo
Diccionario Informtico.
http://www.google.com
Este motor de bsqueda se utiliz frecuentemente para bsqueda de definiciones; a travs
de la indicacin defina: XXX.

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Jorge Mario Cortes Cortes

Tutor Investigacin: Alejandro Bolivar Bolivar

Coordinadores: Leydi Diana Rincn Rincn

Coordinador Servicios Web: Miguel Ibaez

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Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el

Se prohbe la reproduccin parcial o total de este

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3.7. PRUEBA PRCTICA CON DATOS DE LA UIFCE

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No se generan conflictos con la informacin introducida en un mismo espacio y al mismo

3.7.3. Autorizar reservas de elementos inventariados