Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Trabajo de Proyecto de Investigacion Alternativoo
Trabajo de Proyecto de Investigacion Alternativoo
PROFESIONAL TCNICO EN
SECRETARIADO EJECUTIVO
PRESENTADO POR:
PRADA QUISPE, CINTHIA ELIZABETH
PUCALLPA-PER
2016
1
AO DE LA CONSOLIDACIN DEL MAR DE GRAU
Cinthia_sweet_16@hotmail.com
Cel. #944989779
2
DEDICATORIA:
3
AGRADECIMIENTO:
4
INDICE
INDICE ................................................................................................................................................... 5
RESUMEN EJECUTIVO ..................................................................................................................... 7
EXECUTIVE SUMMARY .................................................................................................................... 8
I. PROBLEMA.................................................................................................................................. 9
1.1. DIAGNOSTICO: ................................................................................................................... 9
1.2. Ficha Tcnica ...................................................................................................................... 9
1.3. Enunciado Del Problema................................................................................................ 10
1.3.1. Antecedentes ............................................................................................................ 10
1.3.2. Enunciado del Problema ........................................................................................ 11
1.3.3. Causas y consecuencias del problema ............................................................. 11
II. JUSTIFICACIN:....................................................................................................................... 12
III. OBJETIVOS............................................................................................................................ 13
3.1. Objetivo General: ............................................................................................................. 13
3.2. Objetivos Especficos: .................................................................................................... 13
IV. META ....................................................................................................................................... 13
4.1. Beneficios Directos ......................................................................................................... 13
4.2. Beneficios Indirectos ...................................................................................................... 14
V. MARCO REFERENCIAL .......................................................................................................... 14
5.1. Marco Contextual ............................................................................................................. 14
5.1.1. Contexto: .................................................................................................................... 14
5.1.2. Recursos: ................................................................................................................... 14
5.2. Marco Terico ................................................................................................................... 15
5.2.1. Gestin Documental ................................................................................................ 15
5.2.2. Antecedentes ............................................................................................................ 15
5.2.3. Correspondencia Empresarial .............................................................................. 17
5.2.4. Tcnicas de Redaccin .......................................................................................... 24
5.2.5. Tipos de Redaccin ................................................................................................. 25
5.2.6. Aspectos Importantes para la Redaccin de Textos ...................................... 25
5.2.7. Recomendaciones Bsicas para Redactar ....................................................... 27
5.2.8. Estrategias para Redactar ..................................................................................... 29
5.3. Marco Conceptual ............................................................................................................ 30
5.3.1. Variable: ...................................................................................................................... 30
5.3.2. Definicin de la Variable: ....................................................................................... 30
VI. METODOLOGA .................................................................................................................... 31
6.1. Tipos de Investigacin.................................................................................................... 31
5
6.2. Diseo de la Investigacin ............................................................................................ 31
6.2.1. Unidad de Estudio.................................................................................................... 32
6.3. Mtodos de Investigacin .............................................................................................. 32
6.3.1. Mtodo terico .......................................................................................................... 32
6.3.2. Mtodo Emprico ...................................................................................................... 32
6.3.3. Mtodo Estadstico .................................................................................................. 32
6.4. Tcnicas de Investigacin ............................................................................................. 33
6.5. Observacin ...................................................................................................................... 33
6.6. La Encuesta ....................................................................................................................... 33
I. PRESUPUESTO ........................................................................................................................ 34
II. FINANCIAMIENTO .................................................................................................................... 34
III. RESULTADOS ....................................................................................................................... 34
VII. CONTINUIDAD Y SOSTENIBILIDAD DEL PROYECTO ............................................... 42
CONCLUSIONES .............................................................................................................................. 43
RECOMENDACIONES ..................................................................................................................... 44
REFERENCIA BIBLIOGRFICA .................................................................................................... 45
6
RESUMEN EJECUTIVO
7
EXECUTIVE SUMMARY
Each time the number of secretaries that require the business field, since a
secretary is vital in all sectors of development is greater. But just as there are great
jobs for secretaries, also it expected of them high competitive level, which can only be
achieved with the training of these. The secretary should know about certain subjects
that allow perform their duties with due professional effectiveness.
In office the rapid advance of computer makes the computer is the most basic
tool in office work, therefore all secretary must know how to use programs procedures
texts spreadsheets, presentations, design between others.
Knowledge and skills in drafting documents at the forefront of today have been
digitized through the computer that are necessary for success in most current
professional disciplines and secretary is no exception, if that's what this profession is
. The spectrum of use of computing has evolved and suggested that secretaries have
the necessary foundation for success and require computer skills.
More software packages used today are those of Microsoft Office, are the
packages that can be found in most offices today, and it is very important that a
secretary should know and handle it perfectly. Formative self-assessment of the
Secretary in drafting documents mediantes computer software has been a tool used
by some authors as to measure and assess the level of knowledge and skills.
8
I. PROBLEMA
1.1. DIAGNOSTICO:
La Municipalidad Provincial de Coronel Portillo es la entidad que representa a
la Provincia de Coronel Portillo y sus
pobladores; para el desarrollo de sus
actividades y funciones laborales.
Institucin de gobierno local que tiene la
funcin de administrar los ingresos
econmicos y desarrollar labores en beneficio
y progreso de la comunidad local.
9
1.3. Enunciado Del Problema
1.3.1. Antecedentes
En toda institucin pblica o privada del pas, la principal va de
comunicacin empleada por sus colaboradores es el medio escrito, siendo
el oficio el documento de mayor circulacin entre las reas jerrquicas de
las mismas. Los principales actores que se encargan de gestionarlos
(redactarlos, enviarlos, archivarlos) son las secretarias quienes llevan gran
cantidad de trabajo en sus labores cotidianas y sus respectivos directivos
que se encargan de verificar, firmar, controlar y darle seguimiento a dichas
comunicaciones. Cada servicio brindado dentro de la institucin requiere
que el manejo de oficios obtenga respuestas oportunas, teniendo las
secretarias que dedicar tiempo y esfuerzo para satisfacer las necesidades
de cada solicitante, reduciendo la eficiencia en las dems actividades que
deben realizar dentro de sus roles, situacin que se da dentro de la
Municipalidad Provincial de Coronel Portillo
Haciendo una investigacin exhaustiva, dentro de la Municipalidad
Provincial de Coronel Portillo, se puede comprobar que el mtodo de
administracin de oficios empleado es deficiente debido a que se asisten
de cuadernos y programas de oficina, pero no aprovechan al mximo las
caractersticas que les brindan estas herramientas de escritorio tales como
Microsoft Word y Excel, por lo que el seguimiento de oficios se vuelve lento
y difcil de entender por las distintas caligrafas de cada secretaria.
Otra situacin que se presenta es que no se puede llevar un seguimiento
de los oficios enviados a su destinatario, lo cual hace que no haya un control
de los trmites en cuestin de lmites de tiempo para procesarlos, por
diferentes motivos como olvidos, confusin de documentos, prdida del
oficio o dicho trmite queda paralizado hasta por meses en el escritorio de
la persona encargada, provocando demoras en las actividades de vital
importancia para el normal desenvolvimiento de la unidad acadmica.
Tambin notamos que el nmero de secuencia de los oficios podra ser
alterado por repeticin, muchas veces los errores no son solo del tipo
semntico y sintctico, sino que tambin son involuntarios, causado por
interrupciones y cansancio mental, por ejemplo repetir el nmero
10
secuencial del oficio produce molestias al momento de realizar el
seguimiento por parte de los actores involucrados.
La existencia de este sistema manual impide contar con la informacin
exacta y precisa para llevar un control del estado de los oficios recibidos
y/o enviados.
11
con un cuaderno donde se registra la fecha y hora en que el
destinatario lo recibe.
Archivo digital del documento: El documento digital se lo crea en
Microsoft Word al inicio de cada ao y va incrementando su tamao
a medida que el usuario va emitiendo nuevos oficios o se puede
llegar a manejar varios archivos por tipo de oficio. El mismo sirve
tambin para bsquedas y referencia del nmero secuencial del
ltimo oficio emitido.
Adicionalmente, al elaborar oficios se valen de herramientas de
oficina tales como Microsoft Word y Excel que les ha sido de mucha
ayuda en su da a da para manejarlos, pero no aprovechan al
mximo las caractersticas que les brindan estas herramientas, como
es la elaboracin de plantillas, por la habilidad que requiere su
manejo, y aunque se invierte en capacitaciones, existe una
resistencia al cambio y no ponen en prctica lo aprendido.
Dice un viejo adagio El tiempo vale oro y ste no se est
aprovechando con la forma manual de trabajar en la Secretara de la
Municipalidad Provincial de Coronel Portillo, las bsquedas se hacen
tediosas al momento de revisar en el cuaderno que tiene cada
secretaria, luego ir a los archivos y sacar una carpeta pesada y difcil
de manipular. Adems, se complica el seguimiento y control de las
peticiones u rdenes que contiene cada documento que son de vital
importancia para el normal desenvolvimiento de las actividades
administrativas de la Entidad.
II. JUSTIFICACIN:
12
Otro punto a considerar dentro de la investigacin es la redaccin y
conocimientos que tienen las secretarias sobre los oficios que se manejan en
el rea, como la elaboracin de memorndum, Oficios mltiples, solicitudes,
etc. Es el poco conocimiento que tienen para la elaboracin de las mismas,
pese a tener a la mano el internet, no se hace buen uso de ella, y en los
institutos superiores, se llevan estas prcticas, pero no lo ponen en prctica en
el mbito laboral.
Con este proyecto pretendemos analizar a la Municipalidad Provincial de
Coronel Portillo, como es el uso de la redaccin y estilos de gestin de
documentos usando la tecnologa Microsoft, para agilizar los procesos de
documentacin en la entidad regional de nuestra ciudad.
III. OBJETIVOS
IV. META
4.1. Beneficios Directos
Interfaz amigable.
13
Fcil de usar
Creacin de plantillas.
Control y seguimiento de los oficios enviados y recibidos.
Reduccin de costos de materiales de oficina.
Consultar informacin sobre los oficios desde cualquier lugar a travs
de la Web.
Optimizacin del tiempo de bsqueda de oficios.
Organizacin de las plantillas por categoras.
Uso de tecnologas actuales.
Aprovechamiento del Espaol a nivel Escrito
V. MARCO REFERENCIAL
5.1. Marco Contextual
5.1.1. Contexto:
Local : Municipalidad Provincial de Coronel Portillo
Poblacin : 100
Muestra :6
5.1.2. Recursos:
Recursos Humanos
Recursos Econmicos
Recursos Materiales
14
5.2. Marco Terico
5.2.2. Antecedentes
Durante siglos, la gestin documental en las organizaciones fue el
dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyas
herramientas manuales bsicas eran los libros de registro, las carpetas,
archivadores, cajas y estanteras en que se guardan los documentos de
papel (y ms tarde los audiovisuales y los documentos en soportes
magnticos u pticos), los ficheros o krdex que permiten hacer
15
referencias cruzadas y una larga lista de tcnicas de recuperacin de
informacin mediante sistemas de codificacin y clasificacin.
El uso del computador en la gestin documental se inicia en la prctica
a partir de las grandes bibliotecas nacionales anglfonas, la Biblioteca
del Congreso de los Estados Unidos de Amrica y la British Library, que
en los aos 60 del siglo XX crean programas de bases de datos
conocidos como MARC (Machine Readable Cataloguing) o
Catalogacin leble por computador. Poco despus se comienza
tambin a usar registros computarizados para inventariar
documentacin administrativa en soporte papel.
Cuando el uso de las tecnologas de informacin y comunicacin se hizo
comn en la administracin pblica y privada, con el inicio de las bases
de datos y la aparicin de los procesadores de textos y otras
aplicaciones ofimticas, y sobre todo con la llegada del correo
electrnico, surgi la necesidad de capturar y conservar tambin
documentos que nacen, viven y mueren en formato electrnico.
Conseguir esto represent un nuevo salto en la complejidad y
exigencias a los sistemas informatizados y en la forma de pensar de los
administradores y archiveros.
En la actualidad, existen en el mundo los ms diversos sistemas de
gestin documental: desde el simple registro manual de la
correspondencia que entra y sale, hasta los ms sofisticados sistemas
informticos que manejan no slo la documentacin administrativa
propiamente tal, venga ella en papel o en formato electrnico, sino que
adems controlan los flujos de trabajo del proceso de tramitacin de los
expedientes, capturan informacin desde bases de datos de produccin,
contabilidad y otros, enlazan con el contenido de archivos, bibliotecas,
centros de documentacin y permiten realizar bsquedas sofisticadas y
recuperar informacin de cualquier lugar.
a) Oportunidades
Las oportunidades de la gestin documental para las empresas son
mltiples, la principal sin duda es la oportunidad de mejorar su
productividad en el ejercicio de sus actividades y servicios hacia sus
16
clientes. La optimizacin y organizacin de los documentos son una
oportunidad de aligerar la estructura de costos, permitiendo una
mayor agilidad y control sobre los gastos de la empresa, permitiendo
as una mejora del alojamiento de sus recursos y de los servicios
ofrecidos.
a. Gestin y Control Efectivo: Sencillez, rapidez y ahorro de
una forma sencilla, la organizacin tiene acceso instantneo a
toda la documentacin necesaria para su actividad de negocio,
con las ventajas aadidas de la eliminacin de
desplazamientos, reduccin de tiempo de consultas y tareas
de archivo, ahorro de espacio fsico, resolucin del problema
de localizacin de documentos.
17
Todos los escritos dirigidos a instancias pblicas deben atenerse a
normas comunes, tanto formales como de contenido, que facilitan el
manejo la lectura y la conservacin.
La redaccin de textos oficiales se articula segn modelos ms rgidos
que los de la comunicacin con otras empresas y debe seguir los
formulismos escrupulosamente. Se evitar tanto el carcter personal de
la correspondencia como la improvisacin y frases coloquiales.
Antes de redactar un documento oficial, es imprescindible informarse
exactamente de la persona a quien va dirigido y del departamento o la
entidad que ha de recibirlo. La comunicacin es como la imagen de una
preparacin del individuo. Muchas personas tienen estudios, e incluso
ttulos universitarios, pero lamentablemente no existe una buena
facilidad de comunicacin es cada uno de ellos. A continuacin se
ofrece algunos documentos para orientar la elaboracin y manejo a de
la correspondencia escrita.
18
cuenta pendiente. comunicar ofertas especiales (bonificaciones,
descuentos, cupones de sorteo); realizar contactos comerciales;
presentar agradecimientos, reclamos o quejas; brindar informacin,
respuestas o soluciones varias; informar acerca de los movimientos
internos de la empresa; invitar a un acto o actividad; felicitar por algn
logro obtenido o por alguna fecha en particular; solicitar empleo; entre
otras. Cabe mencionar enseguida, cada una de las partes que
componen el esquema de la carta comercial:
Membrete.
Lugar y Fecha.
Destinatario.
Saludo
Texto o cuerpo de la carta.
Despedida.
Antefirma.
Firma.
Anexos.
Iniciales
19
Para otorgar crditos: En la carta de otorgamiento de
crditos, se debe determinar sobre qu bases y sujeto a qu
consideraciones y cumplimientos se otorga. As mismo se
debe resaltar la importancia de los pagos en la fecha prevista.
Todo esto utilizando un tono cordial.
Para comunicar envos de mercancas: En ellas se
especifica lo que se est enviando, la cantidad y la forma de
transporte. Esto con la finalidad de dejar constancia de las
condiciones relacionadas con la remesa.
Para hacer participaciones: A travs de ellas se comunican
informaciones de tipo general tales como las relacionadas con
las negociaciones normales de la empresa.
Para relaciones pblicas: Son aquellas que se envan con
motivo de alguna ocasin especial. Pueden referirse a:
felicitaciones, agradecimientos, psames, invitaciones, etc.
20
lo cual deber utilizarse un tono corts pero conducente a que
el deudor cancele la deuda. Las cartas de cobro pueden ser:
o Aisladas: las cuales se redactan en una forma sencilla,
breve y precisa, que lleve a la solucin satisfactoria del
asunto planteado.
Regularmente esta serie de cartas se inicia con una
notificacin del tiempo de vencimiento de la cuenta;
seguidamente se habr de preguntar por qu no hubo
respuesta a la carta previa, y finalmente el tono del mensaje
ser algo ms insistente y deber informrsele al deudor que
el asunto pasar a manos del Departamento Legal de la
empresa para que proceda por la va judicial.
Para reclamos: Una carta de reclamo se origina por los
siguientes hechos:
o Demora o mala intencin en la prestacin de un
servicio.
o Defectos o baja calidad del producto y errores o
equivocaciones.
Independientemente de la causa que origina el reclamo, se debe
mantener un tono que mantenga la armona en las relaciones
comerciales. En la redaccin de este tipo de cartas se deben
tener en cuenta los siguientes elementos:
Diplomacia.
Detalles especficos sobre la situacin que origin el reclamo
Sugerencias que conduzcan al arreglo de la situacin, de
modo que el cliente se tranquilice.
21
carta en las oficinas del gobierno y en ciertas instituciones como:
sociedades, sindicatos, clubes y otras.
El oficio se diferencia de la carta, o sea de la forma usada en la
correspondencia comercial, en los siguientes puntos:
En el asunto, que sintetiza el contenido del oficio, para facilitar a las
personas que expiden o reciben este documento, enterarse
rpidamente del contenido del mismo. Por tanto, la sntesis que se
hace en el asunto debe ser clara precisa y breve, pues la falta de
estas cualidades lo invalida, y no llena el objetivo a que est
destinado.
En el vocativo, generalmente el saludo es ms formal y respetuoso
que en el carta.
En la despedida, se escribe el lema oficial de la institucin respectiva,
el cual puede ser escrito todo con letras maysculas o si es muy
extenso entre maysculas y minsculas.
a. Estructura y Distribucin
Los mrgenes generalmente empleados en los oficios pueden ser
de 4 cm margen izquierdo y 3 cm. para los mrgenes superior,
derecho e inferior. En cuanto a los mrgenes interlineales, estos
dependern de la extensin del documento, es decir ms
aumentarlos si en texto corto y disminuirlos si ste es extenso. No
sufren variacin los mrgenes interlineales de la direccin interior,
vocativo y texto, que siempre sern solamente dos.
1) Memorando.- En la correspondencia el memorndum es la
comunicacin breve que se utiliza para recordar un asunto o
dar indicaciones simples. El nombre comn de este escrito es
memorndum, pero se acepta el trmino memorando. Es
informal y nunca se debe utilizar para sancionar a una persona.
La mayora de las oficinas, ordenan la impresin de su formato
en tamao media carta. Algunos de los asuntos rutinarios que
se tratan el memorndum pueden ser las indicaciones de
tareas para un subordinado, nota de asuntos a tratarse en
reuniones de trabajo, anotacin de compromisos,
22
recordatorios de las actividades a realizarse durante el da, y
dems. Los elementos de memorndum son los siguientes:
Membrete
La palabra memorndum centrada
Asunto; que es un breve resumen de lo que contiene el
texto
Fecha
Direccin
Texto
Despedida
Antefirma y Firma
Referencias finales.
23
Direccin; nombre o designacin de los destinatarios.
Texto
Despedida
Antefirma
Firma
Referencias finales
La circular puede ser interna y externa.
24
mismo sucede cuando, por evitar un lenguaje rebuscado, se cae en una
simplicidad escrita que evidencia una pobreza de vocabulario y un toque
inspido en el texto.
25
Los circunloquios, son los rodeos de palabras para dar a entender
algo que podra explicarse brevemente.
Las digresiones son las interrupciones que se hacen del hilo de
una exposicin para hablar de cosas que no tienen ntima relacin
con el asunto principal que se quiere expresar.
26
La armona.- Es armonioso el lenguaje cuando produce una
impresin grata y agradable al odo.
27
prrafo es una idea diferente, pero dependiente del prrafo
anterior.
28
apenas nexos y se omiten algunos verbos, el ritmo ms veloz y
espontneo, como el caso del texto radiofnico.
29
Palabras Clave.- Es muy til para ampliar informacin, a partir de
dos o tres palabras clave acerca del tema pueden ampliar la
redaccin inicie con una palabra y a partir de ella proporcione ms
informacin, es decir describa ms acerca del tema segn la palabra
clave. Luego una todas la oraciones, pero puliendo la redaccin en
todo sentido, como gramtica, organizacin de ideas, coherencia,
ortografa y puntuacin.
VI. METODOLOGA
6.1. Tipos de Investigacin
Para el desarrollo de este trabajo se utiliz la investigacin descriptiva. Ya
que por medio del estudio y anlisis se describi la realidad actual en cuanto
a los conocimientos tcnicos y estilos de redactar con que cuentan las
secretarias de la Municipalidad Provincial de Coronel Portillo de la
comunicacin escrita y la Gestin de Documentos u Oficios mediante la
tecnologa Microsoft.
El estudio descriptivo facilit la recoleccin y anlisis de datos sobre el
ambiente interno y externo de la Municipalidad, esta informacin determin
la situacin actual, para definir las fortalezas y debilidades referentes a la
redaccin y gestin de documentos, se detectaron adems las falencias,
errores ortogrficos, uso de frases coloquiales y pasadas de moda ms
reglas generales que se deben considerar para redactar textos, con este
direccionamiento se fij el inters sobre los puntos ms importantes,
positivos o negativos, los mismos que dieron va al desarrollo del manual de
redaccin comercial que se propone incorporar a la empresa para el mejor
desarrollo de la documentacin y la comunicacin escrita de una manera
gil y elegante.
31
6.2.1. Unidad de Estudio
La investigadora crey necesario tomar en cuenta una parte de todo
el universo, debido a que en la actualidad la municipalidad cuenta con
100 Secretarias. Sin embargo nicamente se ha trabajado con un
grupo reducido de seis personas, quienes forman parte del
departamento administrativo de la municipalidad, siendo ellos los
directos involucrados que ayudaron con la informacin necesaria para
lograr los objetivos propuestos en la investigacin.
Por tal razn para el desarrollo del presente trabajo no es necesario
encontrar el tamao de la muestra ya que el universo en el que se va
a trabajar es pequeo y suficiente para contribuir con los datos
necesarios.
6.5. Observacin
Esta tcnica consiste en observar fijamente el fenmeno, hecho o
situacin, tomar datos y la informacin necesaria para registro y anlisis
futuro. La observacin es un mecanismo fundamental de todo proceso
investigativo; en ella se apoya el investigador para obtener el mayor
nmero de datos. La mayor parte de los conocimientos que forman la
ciencia han sido adquiridos por medio de la observacin. Permite detectar
directamente el problema, desde el inicio que se presenta el problema,
durante el desarrollo y hace posible mirar el futuro de la investigacin
dentro del campo investigativo; es decir; dentro de la Municipalidad
Provincial de Coronel Portillo.
6.6. La Encuesta
Esta tcnica permite la recoleccin de datos e informacin mediante la
conversacin directa con otra persona, se considerada una herramienta
externa.
En la aplicacin de esta tcnica intervinieron el entrevistado quien ofreci
respuestas oportunas ante diferentes preguntas plantadas, para lo que
usaron sus conocimientos o experiencia para facilitar las respuestas y el
entrevistador que es la persona que busca informacin sobre el tema,
busca cumplir con sus objetivos o cubrir las dudas ante las interrogantes
que se emplearon.
La investigadora consider que con la aplicacin de estas tcnicas se
consigui las bases fundamentales que sirven de sustento para el buen
desarrollo de este trabajo y con las respuestas ms el apoyo oportuno del
personal de Secretara se recaud informacin substancial y relevante
33
para complementar las herramientas necesarias para la buena ejecucin
de la investigacin.
I. PRESUPUESTO
Rubros Monto en S/.
Infraestructura:
- S/. 0.00
Equipos:
- Cmara de Celular (propio) S/. 0.00
- Computadora (propio)
Capital de Trabajo:
- Humanos (Gasto Fsico) S/. 50.00
- Materiales
Otros:
- Pasajes S/. 30.00
- Impresiones
TOTAL S/. 80.00
II. FINANCIAMIENTO
Fuentes Monto en s/.
Prstamos familiares: SI S/. 50.00
Ahorro personal: SI S/. 20.00
Institucin Financiera: NO S/. 0.00
Otros: S/. 0.00
TOTAL S/. 70.00
III. RESULTADOS
34
100%
83%
80%
60%
40%
17%
20%
0%
SI NO
60%
50%
50%
40% 33%
30%
20% 17%
10%
0%
35
Al evaluar esta interrogante 3 personas es decir el 50% han detectado
expresiones caducas en los comunicados, dos personas que representan el
33% afirman que la repeticin de trminos tambin est presente, la ltima
persona opinan que los contenidos son tediosos, estos inconvenientes
muestran la dificultad que las personas tienen al momento de expresarse por
escrito. Es innegable la evidencia de aspectos negativos que se presentan en
los escritos de la Municipalidad Provincial de Coronel Portillo, ante lo cual es
importante dotar a las secretarias de herramientas tcnicas que mejoren la
comunicacin escrita.
100%
83%
80%
60%
40%
17%
20%
0%
SI NO
36
comunicacin tanto oral como escrita, adems de digital, y no se han podido
capacitarse razones que motivan a ofrecer a las secretarias una gua que las
instruya en sta rea.
100% 87%
80%
60%
40%
20% 13%
0%
SI NO
37
Pregunta 5. Conoce usted sobre tcnicas de redaccin comercial, que
permitan mejorar la comunicacin escrita dentro de la institucin?
100% 87%
80%
60%
40%
20% 13%
0%
SI NO
38
100%
83%
80%
60%
40%
17%
20%
0%
SI NO
60%
50%
50%
40%
30%
20%
10%
0%
0%
39
De las 6 personas a quienes se aplic la encuesta, 3 de ellas o el 50% aporta
diciendo que una de las ventajas de contar con un manual de tcnicas de
redaccin comercial es el ahorro de tiempo y recursos, mientras que para el
otro 50% es decir 3 personas una de las ventajas es el mejoramiento de la
comunicacin dentro y fuera de la empresa.
Como se puede observar todo las secretarias son consciente de las diversas
ventajas de contar con una gua que mejore sus funciones en beneficio de las
relaciones comerciales de la empresa.
80%
60%
40%
17% 17%
20%
0%
El 67% del grupo de Secretarias es decir 3 personas, opinan que dentro de este
manual debe existir expresiones modernas que cambien el tpico dialecto de
siempre por una expresin elegante y moderna, 1 persona es decir el 17%, en
cambio considera que los formatos preestablecidos ayudaran notoriamente
sus labores, para el 17% restante un buen apoyo es el incluir reglas
ortogrficas, para resolver ciertas dudas que se presentan en el diario laboral.
Las sugerencias de cada una de las personas tienen su razn, es por eso que
se considerarn todas con el afn de brindar alternativas acorde a las
40
necesidades, con esto nace el compromiso de que a travs de esta propuesta
se cubra las expectativas del rea administrativa de la Municipalidad Provincial
de Coronel Portillo.
120%
100%
100%
80%
60%
40%
20%
0%
0%
SI NO
41
Pregunta 10. Considera usted que la aplicacin del manual de redaccin
comercial en la empresa mejorar la gestin administrativa y dar apertura a
nuevas relaciones comerciales?
100%
83%
80%
60%
40%
17%
20%
0%
SI NO
42
CONCLUSIONES
43
RECOMENDACIONES
Modificar los formatos ms pequeos, normando que todos sean del tamao
mnimo de media hoja A4, con el fin de agilizar los procesos, optimizar recursos
y ahorrar tiempo.
44
REFERENCIA BIBLIOGRFICA
45
ANEXOS
46
47
48
49