Formulacin y evaluacin de proyectos

La Formulacin y Evaluacin de Proyectos es el procedimiento general para recopilar,

crear y sistematizar la informacin que permita identificar ideas de negocios y medir
cuantitativamente los costos y beneficios de un eventual emprendimiento comercial.1
La Formulacin y Evaluacin de Proyectos es una materia inter-disciplinaria, ya que durante la
elaboracin de un estudio de este tipo intervienen disciplinas como estadstica, investigacin
de mercados, investigacin de operaciones, ingeniera de proyectos, contabilidad en varios
aspectos (ya sean costos, balance general, estado de resultados, etctera), distribucin de la
planta, finanzas, ingeniera econmica y otras.2

Qu es formular y evaluar un proyecto?

La formulacin es la etapa centrada en el diseo de las distintas opciones del proyecto, lo que
significa sistematizar, un conjunto de posibilidades tcnicamente viables, para alcanzar los
objetivos y solucionar el problema que motiv su inicio.
A travs de la formulacin de proyectos se orienta el proceso de producir y regular la informacin
ms adecuada, que permita avanzar de manera eficaz, en su ejecucin. Implica adecuarse a una
presentacin o formato que se exija para tal fin, contentivo de toda la informacin necesaria, para
su posterior gestin o ejecucin.

Por su parte, la evaluacin es un proceso de estimacin, valorizacin y revisin detallada de los

logros, a partir de los objetivos propuestos. Permite organizar de manera sistemticas las
actividades, consolidar la participacin de los involucrados, y reflexionar acerca de la necesidad de
efectuar cambios, para tomar decisiones, que conduzcan a la mejora y posterior concrecin del
mismo.

La formulacin y la evaluacin son dos procesos interdependientes, en el que uno sirve de marco
de referencial para el otro.

Existen dos tipos de evaluacin segn el momento en que se realiza y los objetivos trazados:
* La evaluacin ex-ante, la cual se realiza antes de la operacin. Tiene como objetivo, estimar los
costos, el impacto, alcances de los objetivos, viabilidad y factibilidad del proyecto, en definitiva
diagnosticar el contexto.
* La evaluacin ex-post, se lleva a cabo en la etapa de ejecucin y finalizacin del proyecto. Tiene
como objetivo decidir si se debe continuar con el proceso, establecer formulaciones similares,
orientar el proceso, adaptar y cambiar condiciones, reprogramar.

* El monitoreo, es una gestin administrativa, que se realiza peridicamente y en distintos niveles,

para realizar un seguimiento y conocer los insumos, las actividades, los procesos, los productos
relacionados con el tiempo, la cantidad, la calidad y los costos. Permite verificar el desarrollo de las
actividades programadas, medir los resultados de la gestin y optimizar los procesos.
Al igual que la evaluacin ex-post se realiza durante la operacin, se diferencian en que el
monitoreo se preocupa del anlisis de los distintos componentes de la gestin interna, en trminos
de eficacia, eficiencia y focalizacin, mientras que la evaluacin ex-post, centra su inters en la
relacin entre los productos y el logro de los objetivos, es decir en lo externo, (efectos, impacto,
poblacin, objetivos).

De lo expuesto anteriormente se puede concluir que la evaluacin hace posible establecer un

proceso de retroalimentacin, que busca la mejora de los procesos en funcin de acciones futuras
y promover el bienestar de los participantes.
EFICACIA: relacin de volumen de produccin, la cantidad de productos que genera y distribuye el
proyecto, en un perodo determinado, es decir a mayor produccin mayor es la eficacia,
proporcionalidad directa.

EFICIENCIA.: relaciona el volumen de produccin con los recursos utilizados para ello, la eficiencia
incluye la eficacia y la asocia a alguna unidad de recurso, dinero, tiempo, personal.

IMPACTO: la evaluacin por impacto identifica los resultados no esperados que surgen luego de la
implementacin del proyecto, sta no guarda relacin con los objetivos planteados inicialmente.

INDICADORES: los indicadores son un aspecto, que permiten medir el nivel de cumplimiento de
las actividades y objetivos para relacionarlos con los resultados que se quieren obtener, facilitan un
anlisis objetivo de los resultados.
Qu es un proyecto? Es un esfuerzo temporal que se emprende con el objetivo de crear un
producto o servicio nico. Una iniciativa de este tipo requiere de una planificacin, orientada al
largo plazo, donde se disee el modo en que se utilizarn los recursos de la organizacin para
alcanzar las metas planteadas. En este sentido, puede determinarse que todo proyecto tiene un
principio y un final, recursos definidos y unos objetivos.

Qu es un proyecto: elementos principales

No es posible conocer qu es un proyecto si no se tienen nociones sobre cules son sus
principales elementos, los que lo definen, los que personalizan su configuracin y sin los que no
se puede partir de un punto para llegar a otro.
Son los siguientes:

1. Planificacin estratgica: respaldada por una visin y una misin, revela el propsito
y alcance del proyecto, desgranando a modo de cronograma, la sucesin de actividades,
las distintas tareas, fases y eventos que componen el ciclo de vida del proyecto,
determinando necesidades, limitaciones, riesgos, roles y responsabilidades.
2. Desarrollo de producto: suele coincidir con la etapa de ejecucin aunque, por
supuesto, siempre requiere de un esfuerzo previo de diseo y uno posterior de pruebas.
A esta fase se asocia tambin la produccin de la documentacin necesaria en las
condiciones establecidas para ello.
3. Comunicacin: es vital para mantener los niveles de informacin y actualizacin
necesarios para la toma de decisiones y, a la vez, imprescindible para garantizar la buena
salud de las relaciones entre los distintos grupos de inters.
4. Recursos: desde los temporales a los materiales, incluyendo equipos, herramientas,
instalaciones, presupuesto y, por supuesto, tambin a las personas, el activo ms valioso
y determinante para la consecucin de cualquier proyecto.

Qu es un proyecto: fases
Al plantearse qu es un proyecto es imprescindible visualizar las fases de que se compone.
Independientemente del tipo de proyecto, estas etapas siempre son las mismas:
 1. Iniciacin.
2. Planificacin.
3. Ejecucin y Monitorizacin.
4. Finalizacin.

Conoces cules son las etapas de un

proyecto?

Para convertirte en un excelente gestor, tendrs que dominar tus proyectos de principio a fin.
Aunque durante tu vida como Project Manager no siempre sers responsable de tus proyectos
desde el principio por ejemplo, puedes empezar a hacerte cargo cuando el proyecto ya se
encuentra en fase de ejecucin en sustitucin de otra persona es importante que tengas claras
cules son todas las etapas por las que, necesariamente, pasa un proyecto.
Dividir la montaa en granos de arena
Los proyectos comienzan siendo ideas. Ideas que provienen de clientes o que la empresa
les ofrece. Estas ideas evolucionan, adquieren una forma ms concreta, se definen. Cuando la
definicin ha sido consolidada y todas las partes estn de acuerdo, comienza la verdadera
gestin de proyecto. Aunque cada proyecto vara en diferentes aspectos, como la complejidad,
la duracin o la temtica, todos ellos tienen fases en comn. Reconocer estas fases te ayudar
a establecer metas y objetivos concretos, as como a controlar la duracin y los costes de tu
proyecto. Para hacerte una primera idea de las fases de un proyecto.
Es el viejo truco de dividir la gran montaa en pequeos granos de arena para poder hacerla
manejable. Al terminar cada etapa, puedes establecer controles de calidad y realizar una
evaluacin del grado de xito alcanzado y de los aspectos mejorables en ella. Adems, puedes
extraer lecciones que te servirn para gestionar las etapas siguientes un grado mayor de
satisfaccin para todos los involucrados en ella. As, de cada fase surgirn unos resultados, en
forma de documentos, productos u otro tipo de entregables.
Etapas de un proyecto
Las etapas de un proyecto suelen completarse secuencialmente, aunque en algunos momentos
puntuales pueden coexistir. Habitualmente se suelen distinguir cuatro principales, aunque segn
la naturaleza de tu proyecto puedes aadir o eliminar fases. Lo importante es que la estructura
en etapas te ayude a la gestin.
1. Inicio: implica las tareas de definicin del proyecto, que consisten en acotar su alcance y
realizar los procedimientos necesarios a nivel administrativo para abrir el proyecto de forma
oficial dentro de la compaa.
2. Planificacin: consiste en establecer las acciones que se llevarn a cabo durante el
proyecto y su calendarizacin en el tiempo, as como los objetivos que se pretenden
conseguir y los recursos de los que se dispone, tanto humanos como materiales. Lo ms
comn es realizar una matriz en la que para cada accin que hay que realizar se establece
un responsable y una fecha en la que dicha accin debe estar finalizada. De esta manera,
durante la siguiente etapa de ejecucin se puede realizar el seguimiento del proyecto de
forma sencilla.
3. Ejecucin y monitorizacin: una vez el proyecto est planificado, la ejecucin consiste
en que cada miembro del equipo tomar la matriz definida y realizar las tareas que le han
sido asignadas. La misin del gestor aqu es doble; por un lado vigilar que la planificacin
se cumple con la mayor precisin posible, tanto en tiempo como en esfuerzo (para que no
aumenten los costes), por otro, coordinar al equipo y facilitar la solucin a los problemas
que vayan surgiendo al equipo para desatascar posibles cuellos de botella. Como gestor,
irs realizando modificaciones en tu planificacin para reajustarla, adelantndote a los
riesgos y comunicando el estado del proyecto a tus interlocutores (jefes y clientes).
4. Cierre del proyecto: esta fase es meramente administrativa pero muy importante.
Implica concluir oficialmente el proyecto, de manera que todos los implicados entienden
que las tareas planificadas se han ejecutado y se puede realizar una valoracin final del
xito del proyecto.