Departamento de Organizacin y

Mtodos
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1st Flix A. Morales Bueno

Abstract

PRIMERA PARTE DEPARTAMENTO DE ORGANIZACIN Y METODOS DEFINICIN La Organizacin y

Mtodos, conocida como O y M, es una funcin especializada conformada por un conjunto de tcnicas que
tienden a aumentar la eficiencia de los sistemas de informacin, procedimientos administrativos y el control de
operaciones dentro de una organizacin. IMPORTANCIA La organizacin y mtodos, a travs dela aplicacin
de diferentes tcnicas, permite simplificar los procedimientos en los sistemas administrativos, procurando
ahorrar en tiempo, energa, materiales y movimientos, logrando, por lo tanto, mayor eficiencia en la operacin
del sistema (algunos autores dicen que son tcnicas de simplificacin del trabajo). La O y M nace mucho
antes que el estudio de los sistemas de informacin Computarizados, desde el inicio de la administracin
cientfica. O y M se encargaba del estudio de los sistemas de informacin de las organizaciones. El desarrollo
de los sistemas de informacin computarizados no excluye ni elimina el estudio de la parte manual de los
sistemas de informacin, muy por el contrario, un sistema de informacin computarizado que no sea
desarrollado en forma armnica con la parte manual que lo alimenta y a la cual proporciona informacin, no
puede funcionar eficientemente. OBJETIVOS El objetivo bsico de la O y M es aumentar la eficiencia del
trabajo administrativo, a travs de la simplificacin de las operaciones y eliminacin de aquellas actividades
que se consideran innecesarias, reduciendo el esfuerzo requerido para realizar el conjunto de las mismas.
ENFOQUE DE SISTEMAS COMO APOYO A O Y M La rpida expansin de la aplicacin de las tcnicas del
anlisis y diseo de sistemas y la instrumentacin de sistemas d procesamiento de datos (PED) no han sido
aparejadas con el desarrollo de la interaccin entre sistemas y O y M en muchas organizaciones se
instrumentan sistemas electrnicos de procesamiento de datos (PED) y sin embargo la parte manual de las
actividades a desarrollar (elaboracin y distribucin de memoranda, verificaciones y firmas, archivos
manuales, etc.) no son revisadas actualizadas ni compatibilizadas con el PED. El resultado frecuente es que
el sistema total no funciona como se esperaba y las ineficiencias continan; la evolucin del PED hacia
sistemas de informacin general (SIG), o los actuales sistemas de soporte para decisiones gerenciales
(SSDG). No han mejorado la situacin. Se contina pensando en muchas organizaciones que O y M y
sistemas son dos disciplinas separadas y que deben trabajar separadas. No podemos estudiar un sistema y
computarizarlo en forma aislada del sistema total del cual forma parte. El enfoque de sistemas, en el que la
organizacin es considerada como un conjunto de partes que interactan para el logro de un objetivo.
Establecer que el sistema manual y el computarizado interactivo. Esto significa que existe existe un conjunto
de relaciones entre ellos y cuando uno de los dos se altera el otro tambin se ve afectado, por tal motivo es
necesario estudiar ambos sistemas en conjuntos o aun mejor estudiar el conjunto como un solo sistemas. LAS
FUNCIONES INHERENTES AL AREA DE O Y M SON LAS SIGUIENTES 1. Anlisis del sistema general de
informacin. 2. Estudio de los Procedimientos. 3. Anlisis de las funciones. 4. Elaboracin de Manuales. 5.
Diseo, evaluacin y administracin informacin. 6. Anlisis y diseo de los sistemas de informacin (especial
los archivos manuales). 7. Estudio de la estructura organizada. 8. Ordenamiento o distribucin de oficinas
(aplicacin de nuevas tecnologas ). 9. Participacin en estudios sobre automatizacin de oficinas. 10.
Participacin en estudios de Calidad Total. 11. Estudios de Servuccin. 12. Planificacin de la grupomtica.
Estudiaremos cada una de estas funciones en detalle. ANLISIS DEL SISTEMA DE INFORMACIN implica
los siguientes aspectos o campos de desarrollo: a) Levantamiento o determinacin del sistema de informacin
general. b) Diseo del nuevo sistema. c) Establecer un sistema de informacin contable compatible con el
sistema general de informacin y orientado a la toma de decisiones. d) Anlisis de los medios de
procesamiento de datos. e) Revisin, adaptacin y diseo de los procedimientos a utilizar en funcin del
esquema general. ESTUDIO DE LOS PROCEDIIENTOS Los aspectos a estudiar dentro de esta funcin son:
a) Consideraciones de las interacciones entre diferentes procedimientos dentro de un sistema de informacin,
sealando superposiciones, interrupciones, etc, esto se facilita a travs de la modularidad del anlisis
estructurado. b) Revisin de procedimientos vigentes y proposicin de las modificaciones necesarias para
aumentar la eficacia (cumplimiento del objetivo) y eficiencia (cumplirlo con economa de recursos). c) Estudio
de procedimientos nuevos par aquellas unidades administrativas que se creen, o para satisfacer nuevos
objetivos o funciones. Con el actual boom de la Calidad Total (CT), es necesario hacer notar que una de
las premisas bsicas de la CT es el mantener la fluidez de los procesos ,bien, esta es una de las funciones
de O y M que debe ser cumplida a travs de la revisin constante de los procedimientos organizacionales.
ANLISIS DE FUNCIONES El estudio de las funciones comprende: A) Anlisis y determinacin de las
funciones de los rganos o unidades actuales y de aquellas que se vayan a crear. B) Descripcin de los
cargos necesarios para cumplir las actividades y tareas. C) Establecer las actividades y tareas necesarias
para llevar a cabo las funciones. D) Fijar las relaciones entre cada cargo y los dems y con el exterior de la
organizacin. En este aspecto la caracterstica modular del anlisis estructurado facilita la tarea. Esta funcin
es muy importante en la actualidad ya que cada vez que se sustituye un procedimiento manual por uno
computarizado, se estn pasando funciones (conjunto de actividades) del hombre a la mquina, esto presenta
problemas tales como: d.1 Eliminacin de funciones y/o cargos. d.2 Aparicin de nuevas funciones y cargos
(manejo de equipos, transcripcin de datos, responsable de sistemas, etc.) d.3 Variaciones en los manuales
de organizacin y cargos. ELABORACIN DE MANUALES An cuando este punto se estudia en detalle en
otro mdulo, es conveniente indicar que la funcin correspondiente a manuales se concreta en los siguientes
aspectos: a) Preparacin de manuales que contienen disposiciones sobre: estructura, funciones,
procedimientos, normas, operaciones, comunicacin, legislacin, sistemas, etc. Los manuales pueden ser
especficos sobre uno de los tpicos o generales, que contienen varios tpicos simultneamente. b) Anlisis
de los manuales existentes para verificar su coherencia interna, grado de vigencia, intensidad de uso y
adecuacin a la organizacin. c) Recopilacin y sistema de distribuicin y/o divulgacin de los manuales
aprobados y en vigencia dentro de la organizacin y en todos aquellos que se sancionen en el futuro. d)
Proponer diferentes formas de elaboracin y consulta de manuales con uso de la tecnologa disponible (bases
de procedimientos, manuales en medios magnticos, etc.) DISEO Y ADMINISTRACIN DE
FORMULARIOS Es necesario tener en cuenta como parte de la funcin: a) La fijacin de reglas para diseo
de los mismos. b) Proponer las modificaciones necesarias. c) Compatibilidad entre formularios que intervienen
en procesos manuales en procesos electrnicos de datos. d) Elaboracin, mantenimiento y actualizacin de
los diagramas de procedimientos o flujos de formularios (Flow Charts). e) Determinar los lugares de
mantenimiento, respaldo, mtodos de archivo, procedimientos de control y reimpresin de todos los
formularios que se usan en la organizacin (o al menos en el sistema). f) Estudio y recomendacin para la
sustitucin de las formas pre-impresas por las llamadas formas inteligentes (o formas con inteligencia
agregada o formas con inteligencia aadida). SISTEMA DE ARCHIVOS Sobre los archivos magnticos y su
organizacin tendrn injerencia directa los especialistas en PED, pero siempre deber ser una accin conjunta
con la organizacin de los archivos manuales, de modo que se establezcan claramente aspectos tales como:
a) Sistemas de codificacin validos para toda la organizacin. b) Pautas acerca de la conservacin,
mantenimiento y purga de archivos. c) Pautas acerca de la desincorporacin, codificacin, etc., de los
llamados archivos muertos. d) Mtodos tcnicas y lineamientos para el respaldo de documentos. e)
Lineamientos y operaciones para seguridad de los archivos. f) Entrenamiento del personal que maneje
archivos manuales sobre clasificacin, codificacin, almacenamiento y recuperacin de documentacin.
ESTUDIOS DE LA ESTRUCTURA Cada cambio estructural, ya sea por crecimiento vertical u horizontal de la
organizacin, o por simple modificacin o cambio de ubicacin de unidades, implica aspectos tales como: a)
Cambio de funciones b) Aparicin de nuevas funciones c) Desaparicin de funciones d) Creacin, eliminacin
o ajustes en los cargos e) Modificacin de las relaciones entre las unidades existentes. f) Estudio, anlisis y
evaluacin de las variables que afectan a la estructura. Todos estos aspectos son atinentes a la Organizacin
y Mtodos. ORDENAMIENTO DE OFICINAS En la actualidad al disear un sistema de informacin es
necesario tener en cuenta: a) La distribucin espacial de las oficinas, equipos, centros de recepcin de
documentos. b) Ubicacin de archivos y centro de procesamiento, flujos de documentos dentro de las
unidades y entre las unidades. c) Tipos de documentos que circularan y tipos de documentos que se
almacenaran y recuperaran por terminales de computacin, microfilms, microfichas, etc. d) Porcentaje de
variabilidad de la disposicin de muebles peridicamente, modularidad de los equipos y facilidad de
disposicin en los espacios. e) Utilizacin de secretarias individuales, colectivas, por jerarquas a los llamados
pules (pools) de secretarlas. Todos estos aspectos estn orientados a procurar: a) La reduccin de
demoras. b) Eliminacin de cuellos de botellas. c) Reducir el ciclo de tiempo para completar un circulo
administrativo. d) Mejorar el control de las operaciones. e) Mejorar las comunicaciones. f) Reducir las
llamadas telefnicas internas y los memorandos de la misma naturaleza. g) Optimizar el uso de maquinas y
equipos. h) Maximizar el uso de iluminacin natural. i) Disminuir los niveles de ruido. j) Otros.
PARTICIPACIN EN ESTUDIOS SOBRE AUTOMATIZACIN DE OFICINAS Deber tratar aspectos como:
a) Niveles d mecanizacin: a.1. Una sola operacin? a.2. Varias Operaciones? a.3. Subsistemas o
procedimientos? b) Cules subsistemas conviene mecanizar o automatizar?. c) Organizacin de los flujos de
informacin. d) Centralizacin o descentralizacin? En cada uno de estos aspecto deber tomar parte la
unidad o departamento de O y M ya que su interaccin con los analistas de sistemas permitir una buena
instrumentacin o puesta en marcha de los sistemas y procedimientos que se elaboren. UBICACIN DE
UNIDAD DE ORGANIZACION Y METODOS En organizaciones pequeas generalmente las labores de O y M
recaen sobre los gerentes (Dueos), los administradores, o sobre cualquier persona del cuerpo administrativo.
Lo mas comn es que nadie se ocupe de estas funciones y tareas, sino que todo lo referente a estructura,
formularios, procedimientos, manuales ( si existen), etc., surja y se lleve a cabo de manera casual, anrquica
y con prdidas de beneficios para la organizacin. A medida que las organizaciones crecen, se complican, y
de pronto un jefe de nivel medio, y en algunos casos un gerente al nivel mximo comiencen a preocuparse
por el desorden, las tensiones y contraten o designen a alguien para que se ocupe d los manuales de
procedimientos o de los formularios, o de disear sistemas parciales. En las grandes organizaciones debe
existir una unidad encargada de las funciones de O y M, la cual tiene caractersticas de Staff o asesora, y
puede estar ubicada dentro de una gerencia o divisin de servicios a la cual le compete todo lo referente a
investigacin de operaciones, procesamiento de datos, estudio del trabajo y la organizacin y mtodos. Otra
forma de ubicacin es dentro del rea de planificacin. En las instituciones educativas de nivel superior, por
ejemplo, es recomendable que la oficina de O y M forme parte de la direccin de planificacin y sta a su vez
sea un rgano asesor del nivel estratgico. De esta forma el mbito de accin es toda la organizacin y no
una parcela o conjunto de funciones de la misma. O y M Nunca debe concebirse la unidad de O y M como
dependiente de un rgano directivo que no tenga competencia sobre todos los aspectos y mbitos de la
organizacin, ni como una unidad ejecutora o deliberante. En cualquier caso la unidad de O y M debe estar
ntimamente relacionada con aquellas que desempean funciones de planificacin, organizacin y desarrollo e
implementacin de sistemas. Es muy comn en las organizaciones modernas, ubicar la unidad de
organizaciones y Mtodos como una parte de la unidad de informtica. SISTEMAS PROGRAMACION P.E.D.
EJERCICIOS 1. Identifique los principales problemas que e identifican en la actualidad en el tratamiento de los
sistemas manuales y/o computarizados. 2. Seale y explique y presente ejemplos de las funciones de O y M
3. Seale y explique y presente ejemplos de las funciones de O y M y la calidad Total? 4. Defina y de
ejemplos de eficacia y eficiencia. 5. Explique cul debe ser la ubicacin de la unidad de O y M dentro de una
organizacin. 6. Describa cada una de las funciones de O y M. 7. Explique la relacin entre O y M y el diseo
general de sistemas de informacin.

https://www.researchgate.net/publication/27293187_Departamento_de_Organizacion_y_Metod
os

necesidad Oy M.

https://es.scribd.com/doc/46347119/Unidad-de-Organizacion-y-metodos

http://www.monografias.com/trabajos13/oym/oym.shtml

http://www.ehu.eus/lia/lia99/video2/OYM2LIA.pdf

https://www.gestiopolis.com/estudio-de-organizacion-y-metodos/

https://prezi.com/roclet3ckaka/organizacion-metodos-y-sistemas/

http://www.bivica.org/upload/organizacion-metodos.pdf

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