Descripcin del procedimiento de un operador logstico para la

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CAPITULO I

1. LA EMPRESA

1.1 . RAZON SOCIAL DE LA EMPRESA.-

La empresa es un Operador Logstico con ms de 35 aos de experiencia

en Operaciones Logsticas de productos no perecibles a nivel nacional e
internacional.

1.2. OBJETO SOCIAL.- La empresa se dedica a brindar los siguientes

servicios:

1.2.1. LOGSTICA DE ENTRADA:

Administracin Logstica y control de inventarios.

Compras nacionales e importadas.
Importaciones.
Nacionalizacin de la mercadera.

La Logstica de Entrada enmarca las actividades necesarias para

cumplir con el abastecimiento de sus productos, dejndolos
disponibles para su transformacin o venta. Esto implica
actividades de Gestin de Inventarios, Planificacin y Compras,
Polticas de Stocks, Niveles de Rotacin, y la correcta planificacin
de sus necesidades de abastecimiento de insumos y/o productos
terminados.
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La empresa le permite canalizar a sus clientes todos sus

requerimientos desde cualquier parte del mundo, pues cuenta con
relaciones comerciales en todos los continentes. Asimismo, en el
Per, un equipo de profesionales realiza la Gestin de compras
bajo parmetros proporcionados originalmente por sus clientes.

En suma, el servicio comprende desde el Seguimiento a la Orden

de Compra del cliente en el pas de origen, el Agenciamiento de
Carga Internacional y de Aduanas, Transporte y Almacenaje en el
Centro de Distribucin y el Control de Inventarios; estas etapas,
son medidas mediante Indicadores de Gestin que peridicamente
le proporcionan a sus clientes.

Controlar la operacin de Logstica de Entrada resulta sencillo con

el sistema IN HOUSE como un servicio de informacin va
Internet, que permite consultar en lnea a sus clientes el estado de
su Orden de Compra en todas sus etapas.

1.2.2. GESTION DE STOCKS:

Almacenamiento y custodia de mercadera

Las instalaciones cuentan con una estructura fsica suficiente para albergar
a sus clientes.

Asimismo, de acuerdo a los requerimientos de cada cliente cuenta con

reas de expansin.
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Cuenta con un Sistema de Inventario Cclico que les permite garantizar a

los clientes la exactitud (ERI) 1 en sus inventarios (los cuales en la
actualidad alcanzan el 100%) y el mantenimiento de su mercadera en
estado de uso. El software de inventarios les permite trabajar con
Inventarios Cclicos, Cdigo de Barras, Multilocaciones, compatibilidad
entre Items, Volmenes, Lotes, fechas de Vencimiento, Fifo, Trazabilidad e
Informacin diaria, semanal y mensual, sobre los Indicadores de Gestin de
sus clientes para la toma de decisiones.

1.2.3. LOGISTICA DE SALIDA:

Produccin o fraccionamiento de pedidos.

Despacho
Reparto
Liquidacin documentaria.
Exportacin.

Con la empresa de tecnologa ms importante del pas como socio

estratgico, logran una transmisin, recepcin y procesamiento de
informacin requerida por sus clientes durante las 24 horas del da. Son
Despachados ms de 10,000 pedidos diarios a 156,000 destinos a nivel
nacional, abasteciendo as, a los requerimientos de demanda en menos
de 24 horas en Lima y 72 horas al punto ms lejano en provincias, a los
diferentes canales de distribucin tales como: Autoservicios,
distribuidores, mayoristas, instituciones y el canal horizontal de
minoristas.

1
ERI, Ver Definicin de Trminos, Pgina 75
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Un staff de profesionales en Comercio Exterior, maneja los despachos al

exterior de sus clientes a diversos destinos alrededor del mundo.

Adems, el Servicio de Atencin al Cliente, est constantemente

evaluando las operaciones y coordinando reuniones peridicas para
reportar las mismas, de acuerdo a las mediciones de los Indicadores de
Gestin.
La empresa brinda tambin a sus clientes el servicio de transformaciones
como son el armado de promociones en empaques termoencogibles, el
armado de canastas e impresiones inkjet entre otros.

1.2.4. LOGISTICA INVERSA:

Reingreso por devoluciones de pedidos.

Anulaciones.
Canjes.

El retorno al centro de Distribucin, de los pedidos anulados y

devoluciones de mercadera, por cambios de presentacin, vencimientos
u otros motivos, constituye toda una Operacin Logstica.

Las devoluciones en algunas compaas superan el 5% de sus ventas.

Por ello, mediante la optimizacin de procesos, la empresa ayuda a
disminuir estos indicadores. Si el pedido de sus clientes por algn motivo
no pudo ser entregado, sern reprocesados en el mismo centro de
Distribucin para ser enviados al da siguiente o en las fechas que el
cliente indique, evitando as perder la venta. Asimismo, dichas
devoluciones seguirn un estricto control de calidad, en base a las
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especificaciones que el cliente otorgue, para ingresarlas a inventario, o

designarlas a Destruccin.

El cliente podr visualizar permanentemente la disminucin de sus

devoluciones consultando los Indicadores de Gestin, gracias a la
optimizacin de procesos que la empresa le ofrece.

1.2.5. INTELIGENCIA DEL NEGOCIO:

Indicadores de Gestin.
Reportes.
Informacin detallada.

La Inteligencia del Negocio es el despliegue de los Conocimientos

Operativos y del Mercado en la Toma de Decisiones.

La empresa le permite a sus clientes aprovechar las experiencias en el

manejo de sus operaciones para plantear rumbos de accin, enmarcados
en el contexto actual del entorno y de sus tendencias.

Mediante el anlisis de los movimientos de rdenes, pedidos y artculos,

utilizando conceptos de Datawarehouse, se pueden identificar las causas
a problemas que existen dentro del flujo de materiales en la cadena de
suministros. En este sentido, la empresa le brinda a sus clientes la
informacin de su operacin logstica en el momento adecuado a travs
de reportes e indicadores de gestin, lo que le permitir tener una base
objetiva para la Toma de Decisiones.
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1.1. LOCALIZACIN.- La oficina administrativa se ubica en el distrito de Jess

Maria, Lima 11 - Per. El centro de distribucin se ubica en Los Olivos.
Lima-Per.

1.2. INFRAESTRUCTURA PRODUCTIVA

1.2.1. PLANTA.- La Planta es compartida por 3 empresas pertenecientes

a un mismo grupo. (Ver distribucin de planta en Anexo N1) Siendo
el operador logstico y especficamente el rea de almacenes de
esta la que mayor extensin ocupa. El rea utilizada por los
almacenes esta distribuido de la siguiente manera:

Exportaciones
Materias Primas
Bijouterie.
Productos terminados
Tintes
Regalos
Colonias
Shampoo
Talcos
Maquillaje
Envases
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1.3. ESTRUCTURA ORGANICA Y ASPECTOS ADMINISTRATIVOS.-

1.3.1. ESTRUCTURA ORGANICA.- El operador logstico pertenece a un

Grupo Corporativo el cual cuenta con un directorio que dirige las 3
empresas que conforman dicho grupo y cada empresa est
administrada por un Gerente General (Ver organigrama en Anexo N2)

El Operador logstico cuenta con 493 empleados entre operarios y

personal administrativo, repartidos en 15 centros de costo siendo
estos:

Administracin central, 18 empleados

Recepcin, 15 empleados
Control de Calidad, 19 empleados
Fraccionamiento, 183 empleados
Semifraccionado, 72 empleados
Exportaciones, 31 empleados
Compras, 9 empleados
Almacenes, 15 empleados
Almacenes Productos Terminados, 4 empleados
Almacenes Materia Prima, 2 empleados
Almacenes Bojouterie, 5 empleados
Almacn Regalos y Textiles, 38 empleados
Despachos y Trafico, 56 empleados
Transformaciones, 22 empleados
rea Comercial, 4 empleados
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1.3.2. FUNCIONES ADMINISTRATIVAS.-

Las principales Funciones Administrativas son:

Gerente General
Misin o Propsito de puesto
Dirigir la Unidad de Negocios Operador Logstico, optimizando los
procesos integrados logsticos y buscando la mxima satisfaccin
del cliente.
Funciones
1. Mantener y desarrollar la cartera de clientes de la Unidad de
Negocio Operador Logstico.
2. Definir, aprobar y velar por el cumplimiento de los planes
estratgicos de su unidad de negocio
3. Aprobar el plan de inversiones de la Unidad de Negocio
Operador Logstico.
4. Delegar responsabilidades para el cumplimiento de los planes
estratgicos de la Unidad de Negocio.
5. Aprobar y controlar los flujos de caja de la Unidad de Negocio.

Asistencia de Gerencia
Misin o Propsito de puesto
Brindar apoyo en toda las actividades de la gerencia pudiendo ser
administrativas y operativas.
Funciones
1. Elaborar informes y documentos concernientes a la Gerencia.
2. Realizar el arqueo de caja chica (verificacin de fondos versus
documentos de caja: Supervisin, transporte, lima) en forma
semanal.
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3. Programar pagos en el sistema de la empresa versus las

facturas pendientes de pago de los repartidores,
Transportistas y proveedores en forma quincenal.
4. Verificar los vales de consumo de gasolina versus facturas de
grifos y realizar el trmite a Contabilidad en forma semanal
5. Recoger y enviar la correspondencia a la Gerencia General de
forma diaria.
6. Recepcionar, organizar y archivar documentos varios.
7. Llevar la agenda del Gerente General.
8. Atender llamadas telefnicas y coordinar reuniones de trabajo
y visitas.
9. Verificar las facturas de telfonos y su trmite a Contabilidad

Cajero
Misin o Propsito de puesto
Realiza la administracin y la liquidacin del dinero proporcionado
para gastos propios del rea y de terceros.
Funciones
1. Manejo de 4 cajas chicas, 3 del Operador Logstico y 1 del
Cliente Empresa de productos de Belleza.
2. Recepcionar el dinero y cancelar a las personas previo V B
del Jefe.
3. Liquidar el dinero mediante reembolsos al Operador Logstico
y al cliente empresa de productos de Belleza.
4. Envo de las facturas de los transportistas y/o repartidores al
Cliente Empresa de productos de belleza para su cancelacin
respectiva.
5. Realizar cobranza y/o deposito en los Bancos.
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6. Digitar e Imprimir el pago de pedidos y fuera de pedidos

(regalos) por repartidor (Lima - Provincia) Cliente Empresa
productos de belleza a los controles de despacho.
7. Entregar las consistencias de reparto a los Supervisores
Provincia y Repartidores de Lima.
Sub Gerente
Misin o Propsito de puesto
Planificar, dirigir, evaluar y controlar las operaciones logsticas de
la empresa, para satisfacer y sobrepasar las expectativas del
cliente.
Funciones
1. Aprobar mediante firma documentos que se requieran para
realizar las operaciones logsticas.
2. Administrar el personal de la organizacin, autorizar
contratacin de personal, programar vacaciones, descansos,
permisos, bonificaciones, etc.
3. Reemplazar al Gerente General, realizando el seguimiento de
los proyectos asignados.
4. Reemplazar al Gerente General en reuniones pactadas con
los clientes.
5. Apoyar al Jefe General de Proceso Lnea B, Jefe de Logstica
de Entrada, Jefe de Logstica de Salida, Jefe de Gestin de
Stock ante cualquier eventualidad.
6. Apoyar en visitas y presentaciones a nuevos clientes, cuando
se requiera.

Jefe Comercial
Misin o Propsito de puesto
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Disear y ejecutar la estrategia comercial de la compaa y lograr

los objetivos cuantitativos planteados
Funciones
1. Elabora el presupuesto de ventas de la compaa a 18 meses
y actualizarlo mensualmente, segn el comportamiento del
mercado
2. Elaborar el presupuesto de gastos del rea comercial
3. Realizar visitas y presentaciones a clientes, sobre los servicios
que brinda la compaa.
4. Mostrar a los posibles clientes, las instalaciones, el equipo de
ejecutivos y el soporte tecnolgico
5. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, el seguimiento y
metodologa de los levantamientos de informacin a empresas
que cotizan con el operador Logstico
6. Revisar y aprobar con el personal a su cargo, las propuestas
tcnico-econmicas que se presentan a los clientes.
7. Elaborar el convenio de servicios con los clientes
8. Revisar las clusulas del contrato de servicios con los clientes
9. Planificar la mudanza la implementacin con un nuevo cliente
10. Planificar y gestionar con los clientes actuales, la factibilidad
de manejar sus operaciones en otros pases
11. Gestionar la participacin en Eventos relacionados a publicitar
los servicios del Operador Logstico
12. Coordinar con Demanda, Finanzas y la Gerencia General, las
variaciones en el pronstico de ventas, paga actualizarlo
segn el ciclo de ventas y operaciones
13. Controlar que se ejecute normalmente la facturacin de la
compaa.
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14. Buscar permanentemente que otros servicios se pueden

brindar a los clientes actuales.

Jefe Logstica de Entrada

Misin o Propsito de puesto
Asegurar el abastecimiento de insumos en la cantidad y fecha
solicitada por los clientes. As como mantener los niveles de
inventarios de acuerdo a las polticas establecidas por los
clientes.
Funciones
1. Planificar el abastecimiento de insumos nacionales e
importados.
2. Autorizar pagos a proveedores.
3. Evaluar niveles de inventarios y sus variaciones.
4. Disear estrategias de abastecimiento.
5. Evaluar y seleccionar los proveedores (Agencias de aduanas,
Embarcadores)
6. Representar a los clientes ante Aduanas.
7. Negociar con proveedores precios y condiciones de pago.
8. Resolver problemas de abastecimiento.
9. Supervisar saldos de admisin temporal y nacionalizaciones.
10.Preveer nuevas necesidades de nuestros clientes.

Jefe Gestin de Stocks

Misin o Propsito de puesto
Desarrollar un 'expertise' en almacenes para Yobel que muestre
el desarrollo en infraestructura a la par con la Logstica
Inteligente.
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Funciones
1. Evaluar la demanda de necesidades de los almacenes en
base a los estimados de ingresos de insumos y produccin de
productos terminados en todas las lneas de procesos y
clientes.
2. Identificar y disear las alternativas para satisfacer las
demandas del cliente interno y externo.
3. Planificar para el corto y mediano plazo las actividades para
conseguir dotar los almacenes de la infraestructura equipos y
herramientas determinadas en el diseo.
4. Auditar y controlar la situacin de los almacenes de manera
peridica.
5. Organizar los recursos del rea para facilitar la
polifuncionalidad el mejoramiento continuo.
6. Elaborar y controlar el presupuesto del rea de Gestin de
Stock.
7. Hacer cumplir las normas de Seguridad e Higiene industrial en
los diferentes almacenes del Grupo en Per y en otros pases.
8. Brindar soporte al rea Comercial en la elaboracin de
propuestas a clientes.

Jefe Logstica de Salida

Misin o Propsito de puesto
Planear, organizar, dirigir y controlar todas las operaciones y
actividades con el despacho y reparto a nivel nacional e
internacional de todos los productos que comercializan los
diferentes clientes de la empresa.
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Funciones
1. Formular las estrategias del rea para el logro de los objetivos
2. Dirigir y controlar la ejecucin de planes y programas
pendientes a lograr los objetivos de la empresa.
3. Dirigir y controlar las actividades de las diferentes reas
funcionales y supervisar la aplicacin de las acciones
correctivas necesarias, cuando se tengan desviaciones a los
planes y programas establecidos.
4. Asegurar la continuidad del servicio de procesamiento de
datos y procurar su desarrollo.
5. Planear, dirigir y controlar en forma coordinada con la
Gerencia y RRHH la dotacin de empleados, remuneraciones,
capacitacin y otros beneficios del personal.
6. Elaboracin de presupuestos y rendir cuentas de los gastos,
progresos y operaciones del rea.
7. Participacin en el plan de ventas y operaciones del Operador
Logstico.
8. Mantener y conservar los activos, mobiliario y equipos a su
cargo.
9. Conocer, cumplir y hacer cumplir los documentos normativos
de carcter. General y los especficos del mbito de su
competencia, as como asegurar su conocimiento y
cumplimiento por parte del personal a su cargo.

Jefe de Procesos
Misin o Propsito de puesto
Administra y equilibra los recursos humanos en toda la Cadena
de Abastecimiento desde la Recepcin hasta la entrega de los
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pedidos al rea de Logstica de Salida. Mantener el ERI en 98%

de exactitud.
Funciones
1. Responsable del buen funcionamiento de los procesos.
2. Responsable del orden de los almacenes
3. Responsable del ERI de los procesos.
4. Responsable de productividades en cada proceso
5. Responsable de la exactitud del picking
6. Responsable de la eficiencia de la mano de obra en cada
proceso de transformacin
7. Responsable de los presupuestos de los procesos
8. Hace auditoras de rutas
9. Mide los procesos de junta revisora de materiales
10. Responsable de la optimizacin de Picking en todos los
procesos
11. Responsable de la automatizacin en lneas de Sacado.
12. Responsable de la Programacin Maestra

Jefe de Aseguramiento de Calidad

Misin o Propsito de puesto
Asegurar el funcionamiento del Sistema de Gestin de la Calidad,
mediante la organizacin, planificacin, direccin, control y
medicin peridica de los procesos en las Cadenas de
Abastecimiento para la mejora continua.
Funciones
1. Capacitar al personal operativo en los conceptos de normas y
aseguramiento de calidad en cada una de sus actividades.
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2. Planificar, organizar, dirigir y controlar del Sistema de

Aseguramiento de Calidad.
3. Realizar el seguimiento a los resultados de los procesos:
reacondicionamientos, secciones, control de pedidos,
auditorias a los ingresos.
4. Normalizar los procedimientos de control y realizar el
seguimiento a su cumplimiento.
5. Determinar los parmetros y polticas de control.
6. Definir los parmetros de tolerancias.

1.4. VISION, MISIN Y PRINCIPIOS DE LA EMPRESA

1.4.1. VISION:

Desarrollo continuo optimizando la cadena de abastecimiento de los

clientes.

1.4.2. MISIN:

Es una empresa lder en el desarrollo continuo a travs de la

optimizacin de las operaciones en la cadena de abastecimiento.
Trabajamos con pasin, alegra, integridad y lealtad.

Tenemos una gran capacidad de adaptacin y flexibilidad.

Promovemos el mejoramiento continuo para exceder las expectativas
de nuestros clientes.
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1.4.3. PRINCIPIOS:

Integridad
Madurez
Amplitud mental
Comunicacin
Organizacin
Trabajo en equipo
Relaciones interpersonales