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MS Excel 2013 Nivel I PDF
MS Excel 2013 Nivel I PDF
CAPITULO 1
1. Ingreso a la Ventana de Excel
2. La Hoja de Clculo
Barra de frmulas
Encabezados de Columna
Puntero de celda
Barra de
Desplazamiento
Encabezados de Fila
vertical
Barra de
Etiquetas de hoja Desplazamiento
horizontal
Botn Nueva hoja Barra de Zoom
Barra de Estado Botones de Vistas
d. El Puntero de Celda
Indica la celda activa donde se puede ingresar o modificar un dato.
Cuadro de Relleno
o de Autollenado
f. Ingreso de datos
Para escribir un nuevo dato en una celda o para reemplazar un dato all existente:
1.- Ubicar el puntero de celda en el lugar donde se desea escribir un dato
2.- Escribir el dato y luego presionar Enter o desplazar el puntero a otra celda
Nota: Cuando se est ingresando datos en una celda, observe que al lado izquierdo de la Barra de
Estado aparece el mensaje Introducir, y una vez escrito los datos en las celdas, al seleccionar
una de ellas, la barra de frmulas mostrar el contenido de esta celda.
g. Tipos de datos
En las celdas se pueden escribir los siguientes tipos de datos:
Nmeros.- Combinando dgitos del 0 al 9, el punto decimal, o la barra diagonal, y
los dos puntos para las fechas y horas, y el espacio en blanco para
nmeros fraccionarios.
Nota: No deben escribirse los nmeros con comas de millar ni con el signo monetario, pues estos
podrn ser agregados luego al dar formato a las celdas.
Textos.- Estos datos pueden combinar las letras del alfabeto y cualquier otro
carcter del teclado.
Ejemplos: Carlos Robles
Empresa Editora Florencia
15 aos
Almacn #24
28 de Julio del 2013
45+27+130-47
C3+7-A2
1er Trimestre
A fin de poner en prctica lo que hasta aqu estamos aprendiendo, realizaremos a continuacin
un ejercicio en la hoja de clculo.
Nota: Observe que algunas frmulas utilizan parntesis para agrupar algunas operaciones. Esto se
debe a que las operaciones se realizan segn su jerarqua. Esto se ver ms adelante cuando
se explique el uso de los operadores.
3er Pago.- Es la resta de toda la deuda menos los dos pagos anteriores.
1.- En E4 escribir la frmula =B4-C4-D4 y presionar Enter
2.- Luego seleccionar el rango de celdas D4:E4 y hacer doble clic en el cuadro de
relleno de la seleccin para copiar simultneamente las dos frmulas hacia abajo.
Doble
Clic Aqu
Si los clculos son correctos, entonces la hoja deber quedar como se aprecia en el
siguiente cuadro. Si fuera el caso, los resultados son mostrados con tantos decimales
como quepan en la celda. Luego se le dar formato a estos resultados para definir la
cantidad de decimales que se desean ver.
2.- Ubicar el puntero del Mouse al borde del rango de celdas seleccionado. El
puntero del Mouse deber verse como una flecha blanca con cuatro puntas de
flecha en su extremo.
3.- Si ahora desea Mover el rango solo tiene que arrastrarlo con este puntero del
Mouse hacia su destino. Si en cambio usted desea Copiar el rango, arrstrelo
tambin a su destino pero manteniendo presionada la tecla de Ctrl.
Nota: Este mtodo de arrastrar con el Mouse para mover o copiar rangos de celda es prctico y ms
rpido, pero solo si el rango es pequeo y si el sitio destino se encuentra visible en la pantalla.
Pero si el rango a mover o a copiar fuesen grande o si el sitio destino estuviese distante o en
otra hoja del Libro, entonces lo ms recomendable es utilizar el mtodo anterior.
Primero veremos cmo se copian aquellos datos que son considerados como
elementos de serie en Excel.
Nota: En el caso del mes de setiembre, el nombre del mes debe escribirse como Septiembre o Sep,
porque de otro modo no ser reconocida como elemento de una serie.
3.- Seguidamente escriba los siguientes datos y arrstrelos uno por uno con su
cuadro de relleno hacia abajo.
Los datos que combinan nmeros con texto, o los que combinan texto con nmeros
son copiados como series.
Los nmeros ordinales 1er, 2do, 3er o tambin 1ra, 2da. 3ra
Las fechas como 4/6/2011(en cualquiera de sus formatos: 4-Jun 4-Jun-11) y tambin las
horas, son consideradas como series de datos (3:15 sera copiado como 4:15, 5:15,
6:15etc)
Ahora veamos qu pasa cuando los datos que se copian no son considerados como
elementos de serie en Excel.
4.- En la fila 3 de la Hoja2 del libro actual, escriba estos datos y luego arrastre uno
por uno sus cuadros de relleno.
Como se puede ver, los textos simplemente no son elementos de series, y se copian
tan iguales como fueron escritos en la celda. (Excel no sabe que despus de la
primavera sigue el verano, el otoo y el invierno; ni reconoce los puntos
cardinales norte, sur, este y oeste; ni tampoco est enterado de los nombres de los
miembros de la Sagrada Familia: Jess, Mara y Jos.)
Los nmeros para Excel, tampoco son elementos de series y sern copiados en
forma idntica como puede verse en la columna D.
Clic
Aqu
9.- En las celdas A3 y A4 escriba los nmeros 3 y 6, luego seleccione ambas celdas y
arrastre su cuadro de relleno.
Se encargan de realizar operaciones con datos que necesariamente deben ser del tipo
numrico.
+ Suma
- Resta
Operadores de Relacin:
Las frmulas que usan operadores de relacin arrojan respuestas lgicas del tipo
Verdadero o Falso, segn como sea evaluada la comparacin. Los datos a comparar
pueden ser numricos o de texto
<> Diferente
Nota.- Dentro de las frmulas, como puede verse en los ejemplos anteriores, los textos, las fechas y
las horas deben escribirse siempre entre comillas.
Operador de Texto:
Este operador se encarga de unir textos de diferentes celdas para formar frases. Los
datos que se concatenan pueden ser del tipo texto o tambin numrico, pero el
resultado de estas frmulas son datos del tipo texto.
Operadores de Referencia:
Los operadores de referencia se utilizan en las frmulas para indicar qu se debe hacer
con las celdas o los rangos de celdas.
Los dos puntos escritos entre dos coordenadas de celdas permiten hacer referencia a
un grupo de celdas dispuestas en forma rectangular.
La coma (o punto y coma) permite separar las celdas o rangos de celdas que se desean
unir para una operacin determinada.
El espacio en blanco escrito entre dos rangos de celdas indica que se desea realizar una
operacin solamente con la interseccin de ambos rangos, y no con todas las celdas en
conjunto.
b. Frmulas
Son datos que deben empezar a escribirse con el signo igual, y procesan los datos
escritos en las celdas realizando operaciones entre ellas con ayuda de los operadores.
Por ejemplo, para escribir tradicionalmente una formula algebraica, lo haramos as:
H 7 B3
2
25 C 4
C4 D 9
3
( F 7 10) 3 1
4
Pero en Excel, teniendo en cuenta el orden de la jerarqua de las operaciones, la misma
frmula anterior la tendramos que escribir de la siguiente manera:
=C4+((H7+B3)/(D9^2)-25+C4)/((F7-10)^3+1 3/4)
De este modo se podrn escribir entonces todos los clculos que uno desee utilizando
para ello las frmulas de Excel.
Sin embargo, si estas frmulas son muy comunes en nuestros clculos, o si stas llegan
a ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso de las
funciones, que es un mtodo abreviado para escribir frmulas.
CAPITULO 2
1. Formato de Celdas
a. La Ficha Inicio
El solo obtener correctamente los resultados en nuestros cuadros de Excel no es
suficiente; tambin es necesario que estos cuadros tengan una apariencia que haga
fcil su lectura y entendimiento. Para esto existe la posibilidad de cambiar la
apariencia del contenido de las celdas con ayuda de la ficha Inicio y los botones de
herramientas que se encuentran en los grupos Fuente, Alineacin, Nmero, Estilos y
Celdas:
Minibarra de Herramientas
Men contextual
Si se tiene el puntero del mouse sobre las celdas y se hace un clic derecho con l, aparecern
la Minibarra de Herramientas, y adems el men Contextual, con diversas opciones cada
uno para hacer ms fcil el dar formato a las celdas que se hayan seleccionado.
1.- Seleccione el rango A1:F1 y utilice el botn Combinar y centrar, para poner el
titulo Cuadro de Pagos al centro del cuadro. Luego aumente el tamao de fuente
a 14 puntos, y subryelo.
2.- Seleccione los ttulos de la fila 3 y pngalos Negrita, Centrado, dele Color de
Fuente y Color de Relleno, luego coloque borde a cada una de sus celdas con la
opcin Todos los bordes.
Color de Fuente
Centrar
Negrita
3.- Finalmente seleccione las celdas con nmeros y dele el formato Estilo millares
para separar con comas en cada millar y redondearlos a 2 decimales. De forma
similar dele formato a las dems celdas del cuadro (ver figura).
Nota: Para que la puntuacin numrica de los datos que escriba en las celdas muestren coma de
millar y punto decimal, es importante que se verifique la Configuracin Regional de Windows,
la cual deber estar en el formato: Espaol Per.
Para definir la Configuracin Regional haga usted lo siguiente:
1. En el botn Inicio de Windows ingrese a Panel de Control y elija Reloj, Idioma y regin; y luego
Configuracin regional y de idioma.
2. En la siguiente ventana, en la casilla desplegable Formato, seleccione Espaol (Per), y luego clic
en Aceptar. Finalmente cierre la ventana de Panel de Control.
Escritas las formulas, el cuadro deber verse con los siguientes resultados:
12. A la celda con la palabra METRO pintarla el fondo de color amarillo y las letras de
color verde. Adems darle el tamao de fuente de 14 puntos.
13. Pintar el relleno de las celdas de las filas 5 y 6 del color que usted crea
conveniente.
14. Pintar el relleno de las celdas A10:B10 de color negro, y las letras de color blanco.
Con todo esto ya tendramos calculado el monto total del pedido del primer cliente
Metro. Pero adems de Metro, tenemos otros 3 clientes ms: Wong, Plaza Vea, y
Tottus; a los cuales tambin vamos a calcularles en monto de sus pedidos.
Para calcular los pedidos de los dems clientes, seleccione el rango C3:D10 y arrastre
su cuadro de relleno hacia la derecha hasta la columna J.
Luego cambie los nombres de los clientes y pntelos del color que corresponde a cada
tienda. Seguidamente ingrese las cantidades de pedido de cada producto para cada
cliente.
CAPITULO 3
1. Funciones en Excel: frmulas simplificadas
a. Cuando utilizar las Funciones
Cuando las frmulas que necesitamos se vuelven algo extensas y de uso muy
frecuente, lo ms prctico es recurrir al uso de las Funciones de Excel, que no son sino
un mtodo abreviado para escribir esas frmulas. Pero para escribir una funcin es
necesario cumplir con ciertas reglas de sintaxis. La sintaxis, es la forma estricta en que
debe escribirse una funcin.
=Nombre de funcin(Argumentos)
De las 339 funciones que ya existan en Excel 2007, la versin 2010 ha agregado 69
funciones ms, y la versin 2013 agreg 42 ms, haciendo un total de 450 funciones,
las cuales se clasifican ahora en las siguientes categoras:
Categora Cantidad
Funciones de compatibilidad (con 2007) 40
Funciones de cubo 7
Funciones de base de datos 12
Funciones de fecha y hora 24
Funciones de ingeniera 54
Funciones financieras 55
Funciones de informacin 20
Funciones lgicas 9
Funciones de bsqueda y referencia 19
Funciones matemticas y trigonomtricas 75
Funciones estadsticas 105
Funciones de texto 27
Funciones Web 3
TOTAL 450
He aqu algunos ejemplos de las primeras funciones que veremos en este manual:
=SUMA(A3:A20)
=PROMEDIO(H4:J15)
=MAX(C2:C30)
=MIN(C2:C30)
=CONTAR(C2:C30)
=CONTARA(C2:C30)
=ENTERO(A3+3.1416)
=REDONDEAR(A3+3.1416)
=SI(E4>=0,RCUAD(E4),No tiene Raz)
=MES(28/7/14)
El comenzar a usar funciones, al principio puede parecer algo complicado. Como que
esto de usar el Excel se estuviera volviendo cada vez ms difcil, pero; muy por el
contrario, el disponer de funciones en la hoja de clculo en realidad es de una gran
ayuda; sino, mrelo de este modo:
Suponga que usted en su trabajo diario tiene que obtener regularmente la raz cuadrada
de varios nmeros cada vez. De seguro que no se pondr a realizar estos clculos
manualmente con lpiz y papel (adems dudo que se acuerde como se extrae la raz
cuadrada si es que alguna vez lo aprendi en la poca de colegio) sino, que para ello
recurrir a una calculadora de esas sencillas que tienen una teclita para calcular la raz
cuadrada; as que nada ms escribe el numero en la calculadora, presiona dicha tecla y
listo!. De este modo para nadie es difcil hoy en da obtener la raz cuadrada de
cualquier nmero.
Pues, algo as es la utilidad que nos brindan las funciones de Excel; usted no tiene que
saber de memoria como se realizan los diversos y tediosos clculos que son necesarios
obtener da a da en la empresa donde trabaja; sino que cada vez que necesite un
clculo determinado (de cualquier ndole) pues, escribe la respectiva funcin o
combinacin de funciones, seguidas de sus argumentos, y Excel se encargar de
darnos el resultado que esperbamos.
La Funcin SUMA
Suma de las edades de todos los pacientes:
=SUMA(B4:B11) Rpta: 39
Esta funcin considera solo las celdas con datos numricos(ignora las celdas B7 y B8)
La Funcin PROMEDIO
Promedio de edades de todos los pacientes:
=PROMEDIO(B4:B11) Rpta: 6.5
No se considera en el clculo la celda B6 pues su contenido no es numrico
La Funcin MAX
Edad mxima de un paciente:
=MAX(B4:B11) Rpta: 11
Encuentra el mximo valor numrico del rango mencionado
La Funcin MIN
Edad mnima de un paciente:
=MIN(B4:B11) Rpta: 2
Encuentra el mnimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del beb porque no es
un dato numrico)
La Funcin CONTAR
Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada
=CONTAR(B4:B11) Rpta: 6
Esta funcin cuenta cuntas celdas tienen datos numricos(las fechas son nmeros)
La Funcin CONTARA
Cantidad Total de pacientes
=CONTARA(B4:B11) Rpta: 7
Esta funcin en cambio cuenta cuntas celdas en total estn ocupadas sin importar el
tipo de datos
La Funcin ENTERO
Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales:
=ENTERO(PROMEDIO(B4:B11)) Rpta: 6
La funcin Entero trunca la parte decimal del resultado
La Funcin REDONDEAR
Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales:
=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1) Rpta: 6.5
=REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0) Rpta: 7
La funcin Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor
calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear el
resultado.
=REDONDEAR(E4/F$2,2)
=REDONDEAR(E5/F$2,2)
=REDONDEAR(E6/F$2,2)
=REDONDEAR(E7/F$2,2)
En la coordenada F$2 del ejercicio anterior, el signo de $ situado antes del nmero de
fila hace que este nmero 2 permanezca constante al copiarse la formula hacia abajo.
En cambio, si alguna frmula en otra ocasin tuviese que ser copiada, no hacia abajo,
sino hacia la derecha; entonces habra que escribir el signo $ antes de la letra de la
coordenada: $F2 para que al copiarse la frmula, la letra F permanezca constante, de
otro modo la letra aumentara alfabticamente a G, H, I etc.
A estas frmulas as escritas con el signo de $, se las conoce como frmulas con
coordenadas absolutas.
En conclusin entonces, una coordenada puede escribirse de varias formas segn sea
el caso:
F2 coordenada relativa
F$2 coordenada con nmero de fila absoluta
$F2 coordenada con letra de columna absoluta
$F$2 coordenadas de fila y columna absolutas totalmente
Nota.- Si una frmula no va a ser copiada a ningn lado, entonces no es necesario que tenga
coordenadas absolutas de ningn tipo.
Ejemplo:
=$C4+F$2/$E$3-25
=$C4+F$2/$E$3-25
Copie la formula con el cuadro de relleno hacia abajo. Como ver, los nmeros de las
coordenadas de celda que no tienen dlar, han aumentado. (el nmero 25 no es una
coordenada de celda, por esto permanecer siempre constante)
=$C4+F$2/$E$3-25
=$C5+F$2/$E$3-25
=$C6+F$2/$E$3-25
=$C7+F$2/$E$3-25
Ahora veamos otro ejemplo donde ser necesario utilizar funciones que se encarguen
de tomar decisiones por cuenta propia para ayudarnos a realizar clculos utilizando
para ello ciertos criterios de razonamiento lgico.
El siguiente es una Tabla de Sueldos de varios empleados de una empresa, donde se
desea aumentar de diferentes formas los sueldos de estos empleados. La labor de
modificar sueldos matemticamente hablando, es una tarea relativamente sencilla si se
dispone de herramientas de clculo y de los criterios ya establecidos para saber a
quines y en qu forma se aumentaran los sueldos. El problema est en que los
aumentos por lo general no son para todos por igual de manera uniforme, sino que
unos tienen ms aumento que otros en base a decisiones estudiadas de antemano, y
que ahora nosotros debemos llevar a cabo dichos clculos, y si son muchos los
empleados y adems cada empleado tiene una manera diferente de calcular su aumento
de sueldo, entonces la labor se volvera muy tediosa si no fuera que podemos contar
con la ayuda de las funciones lgicas de Excel.
=D4*10%
Nota.- Para escribir el titulo Aumento Enero en dos filas de una sola celda, escriba primero la
palabra Aumento, presione Alt+Enter, y escriba Enero; luego presione Enter.
La Funcin SI
La sintaxis de la funcin es la siguiente:
=SI(Condicin lgica, Accin1, Accin2)
V
F
Donde:
Condicin lgica Es una expresin que contiene un operador de relacin (>, <, >=,
<=, =,<>).
Accin1 y Accin2 Son cualquier tipo de dato vlido para escribirse en una celda
Usar la funcin SI, es como tener la posibilidad de escribir 2 datos diferentes en una
misma celda, pero solo uno de los datos ser el resultado de la funcin. Si la expresin
lgica resulta ser Verdadera, entonces la accin1 es la respuesta de la funcin, en
caso contrario si es Falsa entonces la accin2 sera la respuesta de la funcin.
Aumento 2.- Todos los que tengan un sueldo menor a 1500 tendrn un
aumento del 10%, sino el aumento ser solo del 5%..
En la celda F4 escribir y copiar la siguiente frmula:
=SI(D4<1500,D4*10%,D4*5%)
Los aumentos de este caso entonces seran los que se aprecian en el siguiente cuadro:
Aumento 3.- Los que tengan un sueldo menor a 1500, o los que tengan el
cargo de Vendedor; tendrn un aumento del 10%. Y los que
no cumplan ninguna de las condiciones anteriores, entonces
para ellos el aumento ser solo del 5%..
En la celda G4 escribir y copiar la siguiente frmula:
=SI(O(D4<1500,C4=Vendedor),D4*10%,D4*5%)
Esta frmula tiene ahora que realizar previamente una doble comparacin
lgica. Primero verifica si el sueldo es menor que 1500 y tambin verifica
si el cargo es Vendedor. Ambas comparaciones estn encerradas entre
parntesis y se le antepone la letra O, lo que significa que bastar con
que una de las 2 condiciones se cumpla (no es necesario que ambas sean
verdaderas) para que se efecte el primer clculo del 10% de aumento; y si
ninguna de las 2 condiciones se cumple entonces se ejecutara el segundo
clculo del 5% de aumento. Como puede verse, cuando la funcin O se
antepone a las dos condiciones lgicas, entonces no es necesario que
ambas sean verdaderas, es suficiente con que una de ellas sea cierta para
que se ejecute la accin1.
Nota.- Si en una frmula hay que escribir un texto, como es el caso de la palabra Vendedor, esta
palabra deber estar entre comillas, y adems deber escribirse de igual modo como est
escrito en la tabla de sueldos, es decir, si en la tabla se escribi la palabra sin acento entonces
tampoco hay que ponerlo, o quizs en la tabla si tena acento o estaba en plural o en singular,
entonces en la formula tambin deber escribirse del mismo modo. Las maysculas o
minsculas no se toman en cuenta.
F
V
=SI(D4<1500,D4*20%,SI(D4<2000,D4*15%,D4*10%))
V
F
Nota.- En todas las frmulas de Excel cada vez que se abre un parntesis debe haber otro que lo
cierre. Observe que en la formula anterior, al haber 2 funciones SI anidadas, al final es
necesario cerrar con 2 parntesis.
Como hemos podido ver, los clculos en la tabla de sueldos han sido calculados en cada mes
por una sola frmula, a pesar que los aumentos individuales para cada empleado eran
distintos. Pero la funcin SI se encarg por nosotros de tomar las decisiones de cmo obtener
estos aumentos y sin importar cuantos empleados tenga la empresa.
A continuacin vamos a ver cmo se puede extraer la informacin de una tabla como la que
hemos obtenido. Por ejemplo, cmo haramos para averiguar en la tabla cual es el sueldo que
gana Luisa, o cual fue el aumento que ella recibi en Marzo. Tenga en cuenta que Luisa puede
ser una de los cientos de empleados que existen en la tabla, y se desea encontrar esta
informacin en forma rpida.
Para casos de bsqueda de datos como los descritos en el prrafo anterior, existen varias
funciones; y una de ellas es la que vamos a ver a continuacin, la funcin BUSCARV.
Como ya hemos visto, las frmulas y las funciones en muchas ocasiones hacen
mencin a celdas o tambin a rangos de celda. Bueno; cuando una celda o un rango de
celdas es mencionado muchas y veces en nuestras formulas, entonces lo ms prctico
es darle un nombre a este rango, y de all en adelante en vez de escribir las
coordenadas de celda, mejor se escribe el nombre de rango que le hemos dado. Para
nosotros ser ms fcil recordar el nombre de rango que las coordenadas de celda de
ese rango.
Para nombrar un rango de celdas existen dos maneras de hacerlo, y ambas se pueden
usar por igual.
Primera forma:
1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.
2.- En la ficha Formulas/ Nombres definidos, elegir la opcin Asignar nombre a un
rango.
Escribir aqu el
nombre que desea
darle al rango
3.- En la ventana de dilogo que aparece escribir el nombre que se le quiere dar al
rango (lo recomendable es que el nombre sea de una sola palabra, no importa en
maysculas o minsculas)
4.- Finalmente hacer clic en el botn Aceptar.
Segunda forma:
1.- Seleccionar el rango de celda que se desea nombrar.
2.- Hacer un clic en el casillero de Cuadro de Nombres que se encuentra en la parte
izquierda de la barra de frmulas sobre los encabezados de columna.
Un vez nombrado un rango, este podr ser usado de all en adelante en cualquier
frmula o en cualquier orden de men de Excel cada vez que se tenga que hacer
referencia a ese rango.
Ejemplo:
Suponga que se tiene un cuadro con la relacin de los montos de pago de varios
clientes y al rango B4:B16 se le ha dado el nombre de rango PAGOS.
Este rango
se llama
PAGOS
Entonces
Si se deseara calcular la suma de todos los pagos, podramos utilizar la funcin
autosuma:
Antes se tena que escribir la formula as:
=SUMA(B4:B16)
Ahora que B4:B16 tiene el nombre PAGOS, la formula podra escribirse as:
=SUMA(PAGOS)
El libro del ejercicio anterior que calculaba aumentos de sueldo posee dos hojas:
Remuneraciones.- Contiene la relacion de los empleados de la empresa con sus
cargos, sueldos y aumentos.
Boleta.- Contiene un modelo simple de boleta de remuneraciones.
La Funcin BUSCARV
La sintaxis de la funcin es la siguiente:
=BUSCARV(Dato,Rango de Tabla,# Columna,Orden)
Donde:
=BUSCARV(B$3,SUELDOS,4,0)
=BUSCARV(B$3,SUELDOS,5,0)
=BUSCARV(B$3,SUELDOS,6,0)
=BUSCARV(B$3,SUELDOS,7,0)
=BUSCARV(B$3,SUELDOS,8,0)
=BUSCARV(B$3,SUELDOS,9,0)
Nota.- Una manera de evitarse el trabajo de escribir manualmente los numero de columna en cada
una de las formulas, seria escribiendo en la celda B5 la siguiente formula y luego copiarla en
el rango B6:B12 con el cuadro de relleno:
=BUSCARV(B$3,SUELDOS,FILA(A2),0)
La funcin FILA da como resultado el nmero de fila de una celda escrita dentro de la
funcin. Como lo que se desea para obtener el cargo del empleado es que el tercer argumento
de la funcin BUSCARV sea el numero 2 entonces se ha escrito en vez del 2 la funcin
FILA(A2) cuya respuesta es 2 justamente, pero igual hubiera sido si se hubiera escrito
FILA(M2) o FILA(P2) con tal que sea una celda de la fila 2. Cuando se copie la formula hacia
abajo la celda A2 se convierte en A3, A4, A5, etc. dando como respuesta el nmero 3, 4, 5, etc.
que era lo que se deseaba en cada formula.
CAPITULO 4
1. Listas de Datos: ordenamiento y bsqueda
a. Qu es una Lista de Datos
Es un grupo de varias columnas consecutivas de celdas ocupadas con datos en su
interior, y donde cada columna tiene un tipo homogneo de datos. Por ejemplo:
Para entender mejor el manejo de listas de datos, vamos a llevar a cabo un nuevo
ejercicio en el cual se desea llevar el control de los pedidos de artefactos de varios
clientes.
En una Hoja de clculo se tiene una lista de Precios, y una lista de Pedidos de
artefactos elctricos.
El cuadro de pedidos en realidad llega hasta la fila 100, o sea que existen 90 pedidos
en total. Pero como se ve, an falta calcular el monto total de cada uno de los pedidos,
as como los precios de cada artculo pedido; para lo cual primeramente vamos a
escribir las frmulas que nos ayuden a obtener estos datos faltantes.
=INDIRECTO(E11) INDIRECTO(F11)
La Funcin INDIRECTO
Esta funcin le dice a Excel que no debe utilizar la celda escrita en la referencia
misma, sino el nombre de rango que est escrito dentro de la referencia.
Ordenar listas
Filtrar datos
Obtener Subtotales mltiples
Crear Tablas dinmicas
Consolidar mltiples cuadros
Una vez realizado el ejercicio anterior, la lista de pedidos estara completa, pero si se
desea analizar cuantos pedidos deben ser entregados mensualmente, o a que clientes, o
que artculos y cual vendedor atendi el pedido, entonces la labor es muy complicada
debido a que la lista se encuentra totalmente desordenada.
Veamos ahora un mtodo ms completo para ordenar listas de datos.
d. El Comando Datos/Ordenar
Nota: Si el rango de la lista que se desea ordenar tiene los ttulos de las columnas en la primera fila:
Mes, Tienda, Distrito, etc., entonces en la ventana de dilogo, en la opcin El rango de datos
tiene fila de encabezamiento hay que verificar que est marcado el botn de opcin Si, pues
de otro modo la fila de ttulos tambin se ordenara como si fuese un registro ms.
Ordenar la lista para que lo use el que realiza la entrega con el camin:
Una vez cargados todas las cajas de productos en el camin, el conductor deber realizar las
entregas de los pedidos a cada uno de los clientes que se encuentran en diferentes distritos de
la ciudad, los cuales estn indicados en la lista, pero para esta ocasin, no estn ordenados
como se deseara.
Ahora, vamos a realizar un nuevo ordenamiento, y para este caso se debern ordenar los
pedidos en base a los lugares de entrega y a los clientes, tal como se observa en la siguiente
ventana de dilogo:
Entonces el cuadro de pedidos ser fcil de usar para ir de distrito en distrito y realizar
ordenadamente la entrega segn los clientes que haya en cada lugar.
El Cuadro se vera como se muestra en la siguiente figura:
e. El Comando Datos/Filtro
el distrito de San Miguel fueron vendidos por el vendedor Salazar. Y as por el estilo,
se pueden necesitar realizar diferentes consultas a la lista.
Esto se puede lograr con la ayuda del comando Datos/Filtro; y se procede de la
siguiente forma:
1.- Seleccionar una celda cualquiera del Cuadro de Pedidos.
2.- En la ficha Datos hacer clic en el comando Filtro, entonces el cuadro de pedidos
se vera as:
Clic aqu
Observe que al elegir el comando Filtro, los ttulos en la fila 10 del cuadro ahora muestran
unos botones de lista desplegable. Estos son los botones de filtro, que se van a utilizar para
realizar las consultas a la lista.
A continuacin vamos a realizar diversas consultas sobre los pedidos de los clientes:
.
Como se observa, existen entonces 6 pedidos que cumplen con la condicin que se
haba solicitado: (Televisor Daewoo para Enero)
Nota: Cuando se realiza el filtrado de una lista, los encabezados de fila muestran los nmeros de fila
de color azul, as como tambin aparecen unos iconos de embudo en los botones de aquellos
ttulos en los cuales se ha realizado una eleccin de filtro.
La Funcin SUBTOTALES
Esta funcin posee dos argumentos y permite obtener no solo la suma de un rango de
celdas, sino 11 diferentes operaciones de clculo:
Donde:
Cuntos pedidos de Carsa para Enero tienen un monto entre 500 y 1000 soles?
1.- Hacer clic en el botn de filtro del ttulo Monto y elegir Filtros de nmero/Filtro
Personalizado.
2.- En la ventana de dilogo elegir las opciones que se ven en la figura y luego hacer
clic en Aceptar.
Hasta ahora, hemos podido ver como los filtros nos permiten obtener reportes depurados
en base a diferentes criterios. Sin embargo; por ejemplo en el caso de querer averiguar
cuanto fue el acumulado vendido por cada uno de los vendedores de un determinado
articulo; los filtros y la funcin Subtotales si nos dan esa respuesta, pero; sta solucin no
nos permite comparar simultneamente las ventas de todos los vendedores al mismo
tiempo, sino que los va mostrando uno por uno a medida que cada uno de estos
vendedores es filtrado.
O sea que si queremos averiguar quin es nuestro mejor vendedor del mes, lo que habra
que hacer es filtrar las ventas del primer vendedor y anotar el monto de sus ventas
obtenido por la funcin Subtotales al final de la lista, luego filtrar al segundo vendedor y
anotar tambin su resultado y as sucesivamente hasta tener los resultados de todos los
vendedores calculados. Bueno, esto no es muy difcil de hacer si solamente son tres
vendedores como en nuestra lista de ejemplo, pero; imagnense que tenemos 15, o 100, o
tal vez muchos ms vendedores; en este caso, averiguar quin es el mejor vendedor se
convertira en una tarea muy ardua y tediosa.
Para poder comparar varios resultados de subtotales al mismo tiempo existe otra
herramienta en el manejo de listas; esta es la opcin del comando Datos/Subtotal que
veremos a continuacin. Pero antes vamos a retirar de la lista los botones de filtro y las
frmulas de Subtotales de la fila 101.
1.- Seleccionar todas las frmulas de Subtotales que se encuentran en la fila 101 y
brrelas con la tecla Suprimir.
2.- En la ficha Datos elegir el comando Filtro.
Desaparecern los botones de Autofiltro de nuestra lista de pedidos y la lista se
ver entonces como en su forma original, y estarn nuevamente visibles los 90
pedidos.
e. El Comando Datos/Subtotal
Para averiguar quin es el mejor de nuestros Vendedores
1.- Seleccione una de las celdas con el nombre de un vendedor, y haga clic en el
botn de herramientas Ordenar de A a Z.
Esto har que los pedidos se ordenen alfabticamente por vendedor
2.- En la ficha Datos elegir el comando Subtotal
Clic aqu
Elegir Vendedor
Elegir Suma
Verificar que se
encuentren marcadas con
un check las opciones
Cantidad y Total.
Botones de Agrupar y
Esquema
4.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de los vendedores y hacer un clic en
el comando Ordenar de Z a A.
Entonces los subtotales de los vendedores se ordenarn de mayor a menor, con lo
cual tendremos una lista de vendedores ordenada segn su record de ventas. Con
esto sabremos no solamente quien es el mejor vendedor sino tambin quin es el
que menos ha vendido.
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CAPITULO 5
1. Grficos en la Hoja de Clculo
Los grficos son el mtodo ms til y prctico para analizar de manera ms objetiva los
resultados numricos que pueden obtenerse en nuestros cuadros. Adems que en Excel la
creacin de los grficos es una labor muy sencilla y relativamente rpida.
2.- Escriba Produccin del Ao 2014 como ttulo principal en el grfico y tambin
Miles de Paquetes como ttulo del eje vertical. Luego seale la tabla de datos y
cuando aparezca el mensaje tabla de datos haga un clic para seleccionarla; y
luego en la ficha Inicio cambie el tamao de Fuente a 8 puntos.
2.- Ahora vamos a poner la produccin mensual una encima de otra. En la ficha
Diseo/Cambiar tipo de grafico aparecer una ventana de dialogo en la cual deber
elegir la figura Columna 3D apilada como se muestra en la figura, y luego Aceptar.
Al lado derecho del grafico aparecen tres botones de diseo rpido. Estos botones son
los siguientes: Elementos de grfico, Estilos de grfico, y Filtros de grfico.
8.- Haga un clic en el botn de diseo rpido Elementos de Grafico y marque las
opciones Etiqueta de datos, Leyenda, y desactive la opcin Tabla de datos, tal como
se muestra en la figura.
9.- Haga un clic en una de las columnas y en la barra de tarea de la derecha elija
Opciones de serie, y en Ancho del intervalo dele el valor de 60% tal como se
muestra en la siguiente figura.
10.- Ahora de va a agregar al grafico los meses Abr, May y Jun. Seleccione el rango
E3:G9 y presionar Ctrl+C. Luego seleccione el grafico con un clic dentro de l, y
presione las teclas Ctrl+V.
Finalmente el grafico deber verse as:
5.- Seleccione uno de los sectores del grfico y separe del grafico el sector
correspondiente a la produccin de Scott arrastrndolo con el mouse radialmente
hacia atrs. El grafico deber verse como se muestra a continuacin.
PRODUCCIN DE ABRIL
Roll
Scott
8%
22%
Familia
27%
Kotex
24%
Huggies Suave
14% 5%
Grfico de Lneas:
En esta ocasin vamos a crear un nuevo grfico, con las producciones de las 3
primeras marcas de productos.
1.- Seleccionar el rango A3:G6.
2.- Ficha Insertar/Grafico de lneas/Lneas con marcadores, tal como se muestra en
la figura siguiente:
3.- Mueva el grafico arrastrando el borde del mismo para ubicarlo debajo de los 2
anteriores grficos, y luego cambie su tamao como se muestra en la figura
siguiente:
2.- Seleccionar este tercer grfico y con el botn de formato rpido Estilos de grafico
elija el Estilo9, y con el botn Elementos de grafico marcar: Ttulos de ejes y
Etiquetas de datos, como se aprecia en las siguientes figuras:
6.- En el rango K4:K9, escribir y copiar la siguiente frmula para el clculo del
porcentaje: =I4/SUMA(I$4:I$9), y luego darle el formato de porcentaje.
2.- Seleccione el rango C3:D3 y en la Ficha Inicio elija Combinar y Centrar, luego
Alinear a la izquierda y Aumentar sangra una vez. Repita este procedimiento
para el rango C4:D4.
3.- En la celda B7 escribir la frmula: =10*A7+150, y luego copiar esta frmula
hacia abajo.
4.- En la celda C7 escribir la frmula: =3*A7^2+5, y luego copiar tambin esta
frmula hacia abajo.
15. Seleccionada aun la leyenda en la Ficha Formato, en los botoncitos Abc Abc, elegir
uno de los modelos de la primera fila (fondo blanco con borde de color).
16. Seleccionar ahora el ttulo del grfico, y con el mouse haga clic en la barra de
frmulas y escriba all el signo igual, y luego haga clic en la celda A1, aparecer
=Hoja1!$A$1; finalmente presionar Enter. El grafico deber verse entonces as:
300
250
200
150
100
50
0
-15 -10 -5 0 5 10 15
CAPITULO 6
1. Inmovilizar ttulos en filas y columnas
Si se tiene un documento de muchas filas y columnas, que no caben en la pantalla, cmo
hacer para poder mirar los datos en las filas y columnas sin perderse dentro de ellas?, y
esto es as; ya que los ttulos de las columnas no seran visibles si nos movemos muy
abajo; y si nos vamos hacia la derecha sobre las ultimas columnas del cuadro, de igual
modo ya no veramos a quien pertenecen esos datos pues las primeras columnas se
habran ocultado en la pantalla.
Para solucionar este problema en Excel existe la posibilidad de inmovilizar los ttulos en
filas y columnas, y la manera de lograrlo se explica a continuacin:
Como puede verse, si nos desplazamos en la hoja hacia abajo, ya no veramos los ttulos
de la fila 7, y de igual manera si nos movemos hacia la derecha para ver los dems rubros
de pago, ya no veramos de cual obrero son esos datos.
La solucin es la siguiente:
1. Acomodar las columnas y filas del cuadro a fin de que estn visibles los ttulos que
deseamos inmovilizar en la pantalla, tal como se observa en la figura anterior
2. Luego ubicar el puntero en la celda C8.
3. Llamar a la Ficha Vista/Inmovilizar/Inmovilizar paneles.
4. De este modo, le hemos indicado a Excel que todas las filas que se encontraban
encima del puntero de celda (filas de la 1 a la 7), y las columnas situadas a la
izquierda del puntero de celda (columnas A y B) se queden inmviles, y ya no se
escondan al movernos en el cuadro. Entonces podremos irnos a cualquier parte del
cuadro, y siempre veremos los ttulos de la fila 7 y los cdigos y nombres de los
obreros, como puede verse en la siguiente figura:
3. Luego estando el puntero en la seccin inferior desplazar esta hacia abajo para
mostrar en ella el cuadro de crditos bancarios del ao 2013, tal como se aprecia en
la siguiente imagen.
3. Manejo de ventanas
Cuando se tenga un documento de Excel donde se hayan utilizado varias hojas del libro,
quizs se desee ver simultneamente varias de estas hojas en la pantalla; all es donde se
hace necesario crear mltiples ventanas en Excel para ver el contenido de las diferentes
hojas de un mismo documento. A continuacin pasamos a describir como se realiza la
creacin de ventanas en Excel.
Si tuviera abiertos otros libros de Excel, al elegir la opcin Organizar Todo, entonces
tambin estos otros archivos de Excel se mostraran simultneamente con las ventanas del
libro anterior.
Si uno no desea ver otros archivos de Excel abiertos, sino solo las ventanas del libro
actual; entonces al organizar las ventanas, marque en la ventanita de dialogo Organizar
ventanas, la casilla de la opcin Ventanas del libro activo.
Si se abriesen dos archivos en dos ventanas verticales, estas se podran poner en paralelo
y luego sincronizarlas para poder comparar los datos que cada archivo tenga en sus
respectivas listas. Para esto se utilizaran los comandos de la ficha Vista/Ver en paralelo,
y luego Vista/Desplazamiento sincrnico.
CAPITULO 7
1. Imprimir la Hoja de Clculo
Una vez terminado el trabajo en la hoja de clculo, hay la necesidad de imprimir nuestro
trabajo. Esto puede consistir en imprimir todo el contenido de las hojas de clculo o
quizs solo se desee imprimir parte de l, o nicamente imprimir los grficos. A
continuacin pasamos a describir como se realiza la impresin de documentos en Excel.
3. Luego de ser necesario cambiar el tamao de papel Carta por el tamao de papel
A4.
4. Ahora con el mouse haga clic en la opcin Configurar pgina situado en la parte
inferior, y en la ventana que aparece, en la ficha Mrgenes, en la opcin Centrar en
la pgina de la parte inferior activar las casillas: Horizontalmente y Verticalmente.
Luego Aceptar.
El documento estar entonces listo para ser impreso. Solo bastara con elegir cuantas
copias desea imprimir y luego haga clic en el botn Imprimir.
Ahora vamos a imprimir el grafico de coordenadas cartesianas por separado en una hoja
de papel.
1. En la hoja de clculo, seleccionar el grafico que se desea imprimir haciendo un clic
dentro de l.
2. Elija la Ficha Archivo/Imprimir. Aparecer la siguiente imagen en la pantalla:
3. Como se ver, y sin importar de qu tamao o tipo haya sido el grafico elegido, este
grafico ya estar listo y centrado para ser impreso. Solo tendr que hacer clic en el
botn de imprimir.
Mostrar mrgenes
Avanzar y retroceder pginas
Para lograr que se repita en todas las pginas los ttulos del Cuadro de Pedidos, se debe
hacer lo siguiente:
6. Salir del modo vista preliminar presionando la tecla Esc.
7. En la Ficha Diseo de pgina/Imprimir ttulos, aparecer nuevamente la ventana de
Configurar pgina.
8. En la ficha Hoja, hacer un clic en la casilla de texto Repetir filas en extremo superior
y con el mouse seleccionar en la hoja de clculo las filas 8, 9 y 10. Finalmente hacer
un clic en Aceptar.
9. Solo bastar con hacer clic en el botn Imprimir, para enviar el documento a la
impresora e imprimir todas las pginas del cuadro de pedidos.
Libro de Excel 97- .xls Es el antiguo formato de archivo binario (BIFF8) de Excel
Excel 2003 97 - Excel 2003.
Cuando en Excel 2013 se abren archivos de versiones anteriores, estos archivos mostrarn en
el ttulo de la ventana el mensaje: [Modo de compatibilidad], indicando as que si el archivo
est guardado en el antiguo formato xls, entonces no se podrn guardar en l las nuevas
opciones de la versin Excel 2013.
una frmula
CTRL+SHIFT+A Insertar los nombres de argumentos y los parntesis de una funcin,
despus de escribir un nombre de funcin en una frmula
F7 Mostrar el cuadro de dilogo Ortografa
Para insertar, eliminar y copiar una seleccin
CTRL+C Copiar la seleccin
CTRL+X Cortar la seleccin
CTRL+V Pegar la seleccin
SUPR Borrar el contenido de la seleccin
CTRL+GUIN Eliminar celdas
CTRL+Z Deshacer la ltima accin
CTRL+SHIFT+SIGNO MS Insertar celdas vacas
Para moverse dentro de una seleccin
ENTRAR Moverse de arriba a abajo dentro de la seleccin (abajo), o bien moverse en
la direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men Herramientas,
comando Opciones)
SHIFT+ENTRAR Moverse de abajo a arriba dentro de la seleccin (arriba), o bien
moverse en la direccin que se haya seleccionado en la ficha Edicin (men
Herramientas, comando Opciones)
TAB Ir de izquierda a derecha dentro de la seleccin o desplazarse una celda hacia
abajo si slo se ha seleccionado una columna
SHIFT+TAB Ir de derecha a izquierda dentro de la seleccin o desplazarse una celda
hacia arriba si slo se ha seleccionado una columna
CTRL+PUNTO Desplazarse en el sentido de las agujas del reloj hasta la siguiente
esquina de la seleccin
CTRL+ALT+FLECHA DERECHA Desplazarse hacia la derecha entre selecciones no
adyacentes
CTRL+ALT+FLECHA IZQUIERDA Desplazarse hacia la izquierda entre selecciones
no adyacentes
Para seleccionar celdas, columnas o filas
CTRL+SHIFT+* (asterisco) Seleccionar la regin actual alrededor de la celda activa
(la regin actual es un rea de datos ubicada entre filas y columnas en blanco)
SHIFT+tecla de direccin Ampliar la seleccin una fila o columna
CTRL+SHIFT+tecla de direccin Ampliar la seleccin a la ltima celda que no est en
blanco de la misma columna que la celda activa
SHIFT+INICIO Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la fila
CTRL+SHIFT+INICIO Ampliar la seleccin hasta el comienzo de la hoja de clculo
CTRL+SHIFT+FIN Ampliar la seleccin hasta la ltima celda utilizada en la hoja de
datos (esquina inferior derecha)
CTRL+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la columna
SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la fila
CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Seleccionar toda la hoja de clculo
SHIFT+RETROCESO Seleccionar slo la celda activa cuando estn seleccionadas
varias celdas
SHIFT+AV PG Ampliar la seleccin una pantalla hacia abajo
SHIFT+RE PG Ampliar la seleccin una pantalla hacia arriba
CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA Con un objeto seleccionado, seleccionar
todas las celdas de una hoja
CTRL+6 Alternar entre ocultar objetos, mostrarlos o mostrar marcadores de los
objetos