AUDITORIA DE EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO

Esta partida controla el disponible representado por los medios de pago en

efectivo con dinero (billetes y moneda), cheques, as como los depsitos
existentes en bancos y en otras instituciones financieras. La cuenta Efectivo y
equivalentes de efectivo es una de las ms importantes dentro del panorama de
los estados financieros, por cuanto controla precisamente el dinero en efectivo o
cheques, los mismos que por su propia naturaleza conlleva a riesgos en su
manejo y control. Esta partida generalmente se relaciona con todos los ciclos de
transacciones, por lo que en la revisin debe considerarse su interrelacin con
otras cuentas, ya sea de la Situacin Financiera o del Estado de Resultados
Integrales, siendo de este ltimo muchas veces por donde se inicia la operacin.
Hay muchas empresas que no reflejan saldos importantes en Efectivo y
equivalentes de efectivos a fin de aos; sin embargo, sus movimientos de
cobranza y desembolsos han sido muy significativos durante el ao. Es as, que
Efectivo y equivalentes de efectivo se relaciona directamente con las cobranzas y
pagos, lo primero generado bsicamente por las ventas y cuentas por cobrar
(Caja - egresos). Es importante recordar la importancia que tiene el control interno
en el rea de tesorera, que es donde se desarrolla principalmente las operaciones
de este componente. La importancia tambin se extiende a todas las dems reas
relacionadas con operaciones de los dems componentes de los estados
financieros, las que necesariamente tenemos que evaluar. Si bien es cierto, que el
propsito principal de la evaluacin del control interno por el auditor en una
auditora financiera es para determinar la naturaleza, el alcance y la oportunidad
de los procedimientos de auditora, los clientes se sienten muy satisfechos cuando
el auditor como consecuencia de la evaluacin de control les hace llegar una serie
de recomendaciones para fortalecer sus controles internos y le previenen de
fraudes y errores. La experiencia nos ha demostrado que es muy frecuente
encontrar deficiencias como las que se enuncian a continuacin:
- Falta de directivas internas que contengan normas y procedimientos para
el manejo y control de los fondos.
- No se depositan los ingresos recaudados en forma intacta y de inmediato
en bancos.
- No se acostumbra como medida de seguridad y de control interno efectuar
todos los pagos con cheques y los gastos menudos con dinero en efectivo
de un fondo fijo renovable.
- No se cuida la separacin de funciones entre el que ejerce las funciones de
cobranza y prepara los depsitos al Banco de quien realiza la
contabilizacin.
 - No se cuida la separacin de funciones entre el que realiza y aprueba las
conciliaciones bancarias del que realiza las funciones del manejo de
ingresos y egresos de fondos.
- No se practica arqueos sorpresivos de fondos por alguna persona distinta
del que maneja y registra las operaciones de ingresos y egresos de fondos.
- No se adopta medidas de seguridad para la custodia de los fondos y los
cheques en blanco, etc. Por lo expuesto, de acuerdo al conocimiento que
obtenga el auditor sobre las actividades de la empresa, aplicara su
evaluacin del control interno a travs del mtodo ms conveniente.

OBJETIVO Y FINALIDAD DEL EXAMEN DE AUDITORIA

- Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre

ellos los de fraude
La medicin del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las
normas de auditora de general aceptacin, es por ello que se pretenden
mostrar algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla en
este sentido y las posibles salidas que tiene al encontrar fallas en el manejo
del disponible.
El riesgo de control y el riesgo inherente es grande en esta rea por que se
tiene el manejo directo del disponible el cual es importante para la gestin
que realiza el administrador financiero de las fuentes de financiacin en el
corto plazo.
Existe el riesgo de originar exageraciones en las cifras, lo mismo que
subestimaciones. Como por ejemplo registrar un pago de proveedores a
una cifra superior a la debida y luego el desembolso de diferencia se desvi
a otra cuenta.

- Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo.

La clasificacin de riesgo inherente despus de hacer el anlisis puede
clasificarse como: alto, medio o bajo, segn el anlisis el auditor tomar las
medidas de control interno necesarias para ajustar los rubros del disponible
a los objetivos propuestos en el programa de auditora.
Estas buscan obtener evidencia sobre los procedimientos de control interno,
en los que el auditor encontrara confianza sobre el sistema para determinar
si estn siendo aplicados en la forma establecida.

- Evaluar el riesgo de control y disear ms pruebas de controles y

pruebas sustantivas del efectivo.
El auditor buscar asegurarse de la existencia del control, de la
efectividad con la que se desempea dicho control y de determinar si
 los controles han sido aplicados continuamente durante todo el
periodo.

Realizar ms pruebas de los controles que los auditores planean incluir en

su evaluacin del riesgo de control.

- Verificar la existencia del efectivo registrado.

Las protecciones fsicas del efectivo en caja es indispensable para un
manejo adecuado se debe Incrementar las pruebas de saldos para verificar
la integridad de los mismos.

- Determinar si la empresa tiene derechos sobre el efectivo y sus

equivalentes registrados

- Establecer la precisin numrica de los registros auxiliares del

componente.

- Determinar si la presentacin y revelacin son apropiadas.

Dentro de las Aserciones

- Veracidad
Los saldos de caja y bancos representan efectivo en mano o entregado en
depsito a terceros, los saldos acreedores representan sobregiros.

- Propiedad
Verificar que los saldos corresponden a efectivo y sus equivalentes y estn
de disponibles para la Entidad.
Verificar que los saldos de las cuentas corrientes pertenecen a la Entidad.

- Integridad
Comprobar que todas las operaciones de ingreso y salida de dinero han
sido registradas de manera adecuada e ntegramente.

- Valuacin
Corroborar los saldos en moneda extranjera se encuentran valuados al tipo
de cambio apropiado

- Contabilizado
Revisar que todos los saldos de la cuenta de efectivo se encuentran
debidamente contabilizados.
 - Presentacin y revelacin
Constatar que se revela la informacin apropiadamente clasificndolo
(corriente / no corriente) y demostrar que el efectivo en la caja y bancos se
presenta y revela de manera adecuada

CONTROLES

Ambiente de control
La mayora de las organizaciones prestan especial atencin al manejo de fondos
teniendo en cuenta lo perjuicios econmicos y financieros que tre aparejado la
falta de control de los montos de transacciones que conforman el componente sin
embargo, existe entes donde se detectan irregularidades como consecuencia de
un dbil ambiente de control, sealndose a continuacin algunas pautas que
revelan potenciales errores.
- Descentralizacin excesiva de las operaciones
- Falta de identificacin de ingresos y egresos inusuales
- Inexistencia de claras polticas sobre administracin de fondos
- Falta de consideraciones de mtodos alternativos para las cobranzas o
desembolsos en moneda extranjera
- No utilizacin de anlisis o proyecciones del flujo de fondos como tcnicas
de administracin de fondos
- Desarrollo de nuevas operaciones con sistemas existentes no adecuados

Controles Directos
La revisin del componente bajo anlisis debe vincularse con las tareas de
auditora efectuadas para los subcomponente de cobranza y desembolso. En
estos ltimos se habrn analizado los controles y funciones de procesamiento que
permiten el proceso de tales operaciones. Por lo tanto, para completar la visin de
los controles directos, aplicables al componente de caja y bancos, se describirn
los controles gerenciales, independientes y par salvaguardar activos

Controles gerenciales y controles independientes

A continuacin se enuncian diversos controles gerenciales e independientes que
pueden estar presentes en el componente y una referencia a la afirmacin
vinculada..
- Utilizacin de presupuestos y estados financieros interinos para realizar
comparaciones de los saldos reales con los montos planificado para
corroborar la veracidad e integridad de la caja y bancos
- Preparacin de informes gerenciales y de excepciones para controlar entre
otros, saldos de caja y bancos, cuentas bancarias sobregiradas, flujo de
fondos, desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos
 - Conciliaciones de los extractos bancarios con el mayor general para
verificar la integridad de los saldos bancarios
- Aprobacin de las transferencias de fondos por un funcionario del nivel
apropiado para comprobar la veracidad de las operaciones
- Realizacin de arqueos peridicos de efectivo y valores por parte de los
funcionarios del ente y el posterior anlisis y justificacin de las diferencias
detectadas para verificar la veracidad e integridad de los saldos de cierre.

Controles para salvaguardar activos

Se trata de controles que garantizan la veracidad de las transacciones
involucradas en el componente como
- Las cuentas bancarias solamente pueden ser abiertas o cerradas por
resolucin de directorio u grupo autorizado de funcionarios
- Los firmantes de los egresos de fondos solo son designados por el
directorio u otro grupo autorizado de funcionario
- Los fondos se guardan en cajas de seguridad o son custodiados por
terceros
- Los cheques en blanco son guardados bajo llave

Controles Generales
Una adecuada segregacin de funciones incompatibles en el rea de caja y
bancos se manifiesta especficamente si..
- Las funciones de cobranzas y preparacin de los depsitos estn
segregadas de la s de contabilizacin de dichos conceptos
- Las funciones de preparacin y aprobacin de las conciliaciones bancarias
estn segregadas de todas las dems funciones de ingresos y egresos de
fondos.
- Las funciones de caja y la contabilizacin de dichas transacciones estn
debidamente segregadas.

FACTORES DE RIESGO

Factores de riesgo inherentes

Aunque la intencin del auditor esta normalmente concentrada en las reas de
mayor riesgo, siempre debe analizarse la posibilidad de reducir el alcance de
auditora en las reas de menor riesgo. Algunos de los factores de riesgo
inherentes y sus implicancias para el componente son las siguientes.

- El ente realiza cambios frecuentes de cuentas bancarias o de firmas

autorizadas.
 - El volumen, tipo y valor de los ingresos y egresos de fondos fluctan
significativamente.
- Se ha realizado ingresos o egresos de fondos significativos de efectivo.
- Lo movimientos entre bancos son frecuentes o inusualmente significativos,
posiblemente en relacin con un sistema de administracin de fondos.
- Son frecuente las transferencias electrnicas de fondos.
- Se han realizado transacciones de fondos significativas en fechas cercanas
a los cierres de periodo
- Las restricciones de cambio tienen un impacto significativo sobre el flujo de
fondos derivado de operaciones en moneda extranjera
- El banco con el cual opera el ente parece financieramente dbil, lo cual
puede afectar la disponibilidad de lo depsitos

Factores de riesgo de control

Entre los riesgos de control que pueden existir en una entidad se debe considerar
las siguientes consideraciones
- Las protecciones fsicas del efectivo en caja no son adecuadas
- Las conciliaciones bancarias no se realizan con regularidad o no son
adecuadamente revisadas
- Los cheques pendientes y los depsitos en trnsito no son adecuadamente
controlados
- Las cobranzas significativas en diversos establecimientos no son
inmediatamente transferidas a las cuentas centralizadas
- No existen lmites estrictos de aprobacin de egresos de fondos
- Egresos significativos de fondos son procesados fuera del sistema normal
- Las transferencias de fondos no son revisadas para asegurar un corte
adecuado

Fraudes normales en el efectivo:

- Intercepcin de los ingresos de efectivo antes de registrarlos se ve siempre

cuando se realizan ingresos y egresos de fondos significativos, en este
caso se debera de hacer un anlisis detallado de la operaciones
relevantes.
- Pago de materiales no recibidos, efectuar desembolsos de supuestos
recursos q son indispensables pero nunca llegan a su destino.
- Duplicacin y pago a trabajadores inexistentes es cuando se realiza pagos
dobles sin justificacin y cuando se cancela nomina a empleados no
vigentes.
 - Pagos por gastos personales de funcionarios o partes relacionadas,
por ejemplo cuando se cancelan viticos ficticios.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA

Los procedimientos de contabilidad y auditora difieren entre las compaas e

industrias, pero los procedimientos de auditora para el efectivo son similares. El
auditor debe obtener una seguridad razonable de que los balances de efectivo de
la compaa estn establecidos de forma precisa y lo hace utilizando
principalmente procedimientos estndar. Conocer los procedimientos de auditora
para el efectivo puede eliminar cualquier sorpresa para la compaa alrededor del
tiempo de auditoras.

Cuando un porcentaje significativo de las operaciones corresponde a un nmero

reducido de entidades bancarias o cuando se trata de un nmero reducida de
operaciones, los procedimientos analticos resultaran ms efectivos para obtener
satisfaccin de auditora.
Efectuar un anlisis comparativo entre los montos del ao corriente, ao anterior y
los presupuestados y explicar movimientos e investigar relaciones inesperadas o
inusuales con respecto
- Saldo de caja
- Saldes de bancos por entidad o cuenta
- Cuentas bancarias sobregiradas
- Flujo de fondos
- Desviaciones de las proyecciones de flujo de fondos
Para llevar a cabo estos anlisis comparativos pueden emplearse programas
computarizados para el anlisis de las cajas y los bancos, por ejemplo
- Pruebas de acumulacin de saldos de caja y bancos
- Preparacin de informes de fondos inactivos excesivos
- Informes de cheques pendientes y su seguimiento
Revisar las conciliaciones de los listados auxiliares de Caja Bancos con la cuenta
control del mayor general
La reconciliacin entre los registros auxiliares y la cuenta de control del mayor
general puede ser llevada a cabo por funcionarios de la sociedad, o bien en caso
de no realizarlas, por el auditor. Si el auditor realiza esta prueba debe considerar
que cualquier partida conciliatoria que se presenta indica potenciales problemas.
El anlisis y seguimiento de las partidas conciliatorias est en funcin de los
conceptos en ellas involucrados.
Dadas las caractersticas del componente bajo anlisis, se deber verificar la
existencia de partidas que pueden compensarse parcialmente, teniendo un distinto
tratamiento contable con el consiguiente impacto en la informacin financiera. De
otra forma, los saldos deudores se expondrn en el activo y los acreedores en el
pasivo

Arqueo

El arqueo es el principal procedimiento aplicable al examen de los efectivos y

consiste en efectuar un recuento fsico de los mismos.
Al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes
recomendaciones:
a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fcil realizacin
(incluso las cobranzas del da) conviene establecer un control simultneo de todos
ellos, ya sea arquendolos al mismo tiempo o suspendiendo sucesivamente las
operaciones de los que se vayan revisando.
b) En todos los casos debe solicitarse la presencia de un funcionario que ratifique
la actuacin del auditor y atienda las aclaraciones o las dudas que surjan durante
el arqueo.
c) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para
compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo,
cuando sean necesarias.
d) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que
quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera
conformidad.
Por lo general, los fondos incluyen vales, recibos, facturas y otros comprobantes
de erogaciones realizadas pendientes de reembolso y que, por lo mismo, se
consideran parte del fondo. En estos casos el auditor debe tener cuidado de
cerciorarse de la autenticidad de dichos comprobantes vigilando: que sean de
fecha reciente; que estn debidamente autorizados para su pago; que sean por
importes razonables al fondo y que su pago est definido en los objetivos del
fondo relativo (es decir, que el fondo se haya creado para hacer esos pagos). En
estricta teora, un fondo de efectivo slo debe estar constituido por dinero, por ello
se debe vigilar que todos estos comprobantes queden debidamente reembolsados
al cierre del ejercicio que se examina, en caso contrario deber proponerse el
ajuste de auditora! relativo para mostrar como efectivo en caja y bancos slo
aquello que sea realmente efectivo.
En el caso de que en el arqueo se determine diferencia entre lo contado
fsicamente y el saldo segn libros, sta debe hacerse del conocimiento inmediato
de un funcionario de jerarqua y, en conjunto, proceder a su aclaracin. La
importancia de la diferencia es determinante en la actitud que debe asumir el
auditor, en todo caso debe informarse a la Direccin y comunicar las explicaciones
relativas recibidas.
Confirmacin Bancaria

Este procedimiento puede proporcionar una confirmacin independiente de los

saldos y transacciones individuales y puede proporcionar evidencia de la
efectividad de los sistemas de control. La confirmacin generalmente es requerida
en todas las auditorias, estos resultados se utilizan frecuentemente en relacin
con las pruebas sobre conciliacin de saldos bancarios.
Para poder probar la confirmacin, los auditores le piden a los banqueros de la
compaa que verifiquen el balance de las cuentas bancarias directamente,
mediante formularios; las respuestas son enviadas nicamente a los auditores.
Los banqueros requieren peticiones de confirmacin electrnicas.
El proceso de confirmacin tambin tiene un beneficio sin intencin. Cuando se
enva la peticin de confirmacin, los auditores comnmente preguntan a la
compaa si tienen algn prstamo con el banco tambin. Esto ayuda a descubrir
cualquier responsabilidad no registrada que este presente.
El numero de cuentas bancarias a confirmar depende de los diversos factores,
como por ejemplo..
- La cantidad y tipo de cuentas.
- La significatividad y riesgo asociado a los saldos bancarios.
- La evaluacin de la efectividad de los sistemas de informacin y control.

Conversin de moneda extranjera

Para las compaas que tienen efectivo denominado en monedas extranjeras,.

Para poder probar la conversin, el auditor calcula de forma independiente el
balance de efectivo usando la tasa de intercambio en efecto para el 31 diciembre.
Si la conversin est materialmente cerca el clculo de la compaa, el auditor
documenta este descubrimiento y contina con la victoria. Si hay una diferencia en
la tasa utilizada que da como resultado una diferencia de materiales, el auditor
debe determinar si la tasa de la compaa es razonable.

Prueba de reconciliacin

Como parte de la prueba de efectivo, los auditores tambin prueban el proceso de

reconciliacin bancario. Examinando las confirmaciones de efectivo, los auditores
ganan seguridad sobre el balance del banco. Sin embargo, pueden existir
diferencias entre el balance bancario correcto y el balance de efectivo del libro
correcto. Regularmente estas diferencias estn relacionadas con los depsitos en
trnsito y los cheques actuales. Recalcular y probando la informacin subyacente
en las reconciliaciones bancarias de la compaa, los auditores pueden cerrar la
grieta entre el libro y el balance b Por lo general, los saldos no coinciden por:
a) Diferencias en las fechas de contabilizacin (depsitos y cheques en trnsito).
b) Por desconocimiento de parte de la empresa de movimientos operados por el
banco (cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranzas,
comisiones, intereses, etctera).
c) Por movimientos errneos.
En los dos ltimos casos procede la investigacin y el ajuste para establecer las
partidas de conciliacin correctas. En cualquier caso, dichas partidas se verifican
estudiando el movimiento que muestran los estados de cuenta bancarios
posteriores (que estn operados los depsitos o cobrados los cheques
pendientes) o bien recurriendo a la documentacin original en la pliza de registro
de la partida (fichas de depsito, copias de cheques y facturas anexas, etctera).

Clasificacin

Los auditores tambin pueden necesitar la prueba de la clasificacin correcta de

efectivo. Algunos balances de efectivo, tales como los que estn restringidos del
uso debido a los acuerdos contractuales o los equivalentes de efectivo que han
sido acomodados como colaterales, tienen reglas complicadas relacionadas con la
revelacin y clasificacin. En algunos casos, estos balances no pueden ser
enlistados como efectivo en la hoja de balance y pueden necesitar ser enlistados
como inversiones o efectivo restringido. Si tu negocio est sujeto a una auditora y
tienes cualquier obligacin contractual relacionada con el efectivo colateral,
asegrate de examinar estos acuerdos para asegurar la clasificacin apropiada.