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UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMÁ Administración
UNIVERSIDAD LATINA DE PANAMÁ Administración
Luego de hacer esto y en la hora del almuerzo Scott expuso una preocupacin que lo
aquejaba. Esto haba sido a nivel personal y a nivel grupal seria totalmente distinto. El Infoman
le avisa que ya tena ese problema premeditado y resuelto. El haba escrito una gua corta de
4 pasos a seguir:
LOS CUATRO PASOS SENCILLOS PARA DEFINIR FACTORES CLAVE DE XITO.
Paso 1
CONOZCA SUS RELACIONES IMPORTANTES
Paso 2
DEFINA SUS AREAS DE XITO DESDE DIFERENTES PUNTOS DE VISTA
Paso 3
IDENTIFIQUE LOS FACTORES CLAVE DE XITO PARA CADA AREA DE XITO
Paso 4
DETERMINE DONDE ENCONTRAR EL STATUS DE CADA FACTOR CLAVE DE XITO
Luego de discutir en la oficina estos puntos, termino la cita y pasamos a nuestro siguiente
capitulo.
ANALISIS
En esta primera parte del libro los autores nos introducen a la situacin ficticia y a los
personajes principales de esta. El Infoman vendra siendo la parte cognoscitiva de la
administracin, es quien nos enseara por el resto del libro el proceso de la administracin en
una pgina.
En este capitulo se introduce el proceso de recopilacin de informacin preeliminar.
El primer paso es preguntarse a si mismo que es el xito para si mismo con respecto a la
empresa que se este llevando a cabo. Luego se especifica cuales son los factores clave del
xito, estos son hechos que al darse sern indicadores de xito, con lo que nos enteraremos
cada vez que nos acerquemos a nuestras metas.
Despus hay que buscar cual es el Status actual de la empresa en razn a las metas que
queremos alcanzar, este es el estado de cada factor de xito en la empresa en la actualidad.
Despus sacar la informacin personal se necesita rehacerse esta pregunta del xito pero
esta vez con respecto al punto de vista de nuestras relaciones. Estas son el contratista, el jefe
y los clientes. Entonces se vuelve a escribir lo que es el xito pero con respecto a satisfacer a
cada relacin. Y a cada rea de xito se le asignaran sus propios factores clave del xito.
Segunda Parte
ADMINISTRACION EN UNA PGINA
En este segundo capitulo se nos introduce mas a un personaje, Tom Brown, el director de
produccin de Xcorp. Pero por ahora continuemos donde quedamos la vez pasada.
Era jueves por la maana y Brian Scott esperaba al Infoman, como haban acordado su cita.
Este apareci rebozante de energa y lleno de entusiasmo como siempre. El trato era que en
esta ocasin el Infoman le mostrara a Scott como hacer el primer informe de una pagina, el
Informe de Enfoque, basado en la informacin preeliminar que antes haban recopilado. Luego
de varias explicaciones y borradores as quedo este primer informe.
Posicin en la industria 5 5 2 1 -
% participacin de mercadeo 10 12 15 20 M
Incremento en el valor
agregado ($ Mil) -0.5 5 10 15 M
% crecimiento en la base de
clientes 1 1 3 5 M
% crecimiento en activos
producidos 4.2 4.0 6.0 8.0 M
% obsolescencia del
producto 45 50 30 10 -
En este informe cada rea de xito esta basado en los distintos puntos de vista segn las
relaciones del individuo. La primera columna representa los factores clave de xito en cada
rea, la segunda el status actual de la compaa. Las 3 siguientes columnas son metas que se
explican as:
Meta mnima: esta es la mnima requerida para ser aceptable.
Meta satisfactoria: esta es la meta con la que puede comenzar a celebrarse, ya que se va en
buen camino y es un xito el mtodo utilizado en dicho proyecto.
Meta de nivel destacado: esta es la meta a buscar, la que nos seguir impulsando a tener un
mejor desempeo.
Por ultimo la 5ta columna representa nuestra opinin con respecto al desempeo actual de los
proyectos en el informe, la M es por mal progreso y la B es por buen progreso (ntese que en
esta primera plantilla no hay ninguna B).
Luego de elaborar el primer informe de Scott le dijo que tenia que comenzar a hacer que sus
colaboradores aplicaran la administracin en una pagina tambin.
Culmino la cita del Infoman y Scott.
Nuestro personaje principal se puso a meditar por donde comenzar a aplicar la administracin
de una pagina. Se le ocurri que en produccin, as que cito a Tom Brown, el director de
produccin.
Al principio este estuvo muy en desacuerdo con la idea de Scott, deca que deban darle
prioridad a otras cosas. Luego fue su esposa quien lo convenci.
As sigue este segundo capitulo relatndonos todo el proceso de cmo Brown junto a su
equipo elaboran sus Informes de Enfoque. Luego de terminado este ya todos estaban
contentos con la idea de la administracin de una pgina. Despus se hace una reunin entre
Brown, el Infoman y Scott.
En esta reunin el Infoman muestra a ambos como hacer el segundo informe. El informe de
retroalimentacin. Esta consista en dividir en dos una hoja y poner en la parte de arriba lo que
el Infoman llamaba puntos positivos y abajo los negativos.
Lo que se hacia es que se seleccionaba del primer informe de una hoja los puntos que hasta
el momento hubiesen pasado la meta satisfactoria y ponerlos arriba. Y luego elegir los que no
llegaban a la meta mnima y ponerlos abajo. De esta manera nos mantenamos al tanto de lo
que estaba excelente y debamos celebrar, y lo que debamos prestarle ms atencin y
creatividad.
Aqu termino la reunin y quedaron en que iban a implementar en la compaa el sistema.
Durante los siguientes 3 meses Scott y Brown se implantaron la administracin en una pagina,
el problema de que haban muchos subordinados se resolvi siguiendo 2 mtodos que el
Infoman les enseo. El primero era que ellos hicieran los informes de enfoque para sus
colaboradores y el segundo era que los colaboradores mismos lo hicieran personalmente.
Luego se pusieron de acuerdo entre las metas implantadas por ellos y las de los
colaboradores mismos que resultaron ser muy similares para el futuro de la compaa.
Xcorp haba adoptado la administracin en una pgina de una manera exitosa y luego de
pasados 3 meses Scott recibi la llamada del Infoman, a quien puso al corriente de cmo iban
las cosas. Este estaba complacido y decidi acordar la prxima cita con Brian Scott. Esta seria
para el prximo jueves.
ANALISIS
En el segundo capitulo nos introducen mas dentro del personaje de Tom Brown, y su relacin
con Scott con respecto a la idea de la administracin de una pagina. El fin de esto es
comprender el papel del administrador al querer expandir la idea y darnos datos clave de
cmo hacerlo.
Primero que nada el capitulo nos indica como crear el primero de los tres informes de una
pgina, el informe de enfoque. Este consiste en la informacin que recopilamos en el capitulo
uno, los factores y reas clave del xito.
Consiste en algunos pocos pasos, primero rescribimos nuestras reas de xito con sus
respectivos factores claves. Alado de los factores clave pondremos 5 columnas, cada columna
tiene si fin especifico.
En la primera columna ira escrito el Status o estado actual de cada factor clave en la empresa
en relacin al rea de xito a alcanzar.
En las siguientes 3 columnas se establecern las metas. No una, sino 3. La primera vendra
siendo la meta mnima, este es el punto mnimo aceptable que debe alcanzar el status del
factor clave, si se llegase a bajar de ah entonces hay que prestarle atencin a dicho punto. La
segunda meta es la meta satisfactoria, esta es la meta a la que debemos llegar para satisfacer
el factor clave y poder alcanzar las distintas reas de xito. La tercera es la meta de meta
sobresaliente, este es el nivel que, luego de alcanzar el satisfactorio, vamos a trabajar para
alcanzar.
Por ultimo en la quinta columna vamos a colocar una letra o un guin. Las letras son B y M. la
B la pondremos cuando el desarrollo de los factores clave vaya avanzando a un buen ritmo, y
la M cuando no lo este haciendo. El guin lo pondremos cuando simplemente es aceptable
pero no esta ni bien, ni mal.
Despus de crear el primero de los 3 informes de una pgina es til comenzar a expandir
dentro de la empresa la idea de la administracin de una pgina. As se ganara tiempo y los
siguientes pasos se harn mas sencillos ya que tendremos grupos para crearlos.
Despus de esto vamos a crear el segundo informe de una pagina, este es el informe de
retroalimentacin, este hace el papel de informarnos a nosotros mismos a que puntos
debemos dar prioridad y que puntos deben darnos regocijo. En si este es un perfil personal de
nuestro trabajo y nuestro medidor de tareas.
Consiste en dividir una hoja a la mitad. En la parte de arriba pondremos los puntos positivos
de los factores clave de xito. En esta se incluirn exclusivamente los factores clave que
dentro de las 3 metas en el informe anterior haya alcanzado o rebasado la segunda meta, la
meta satisfactoria. En la parte de abajo entonces pondremos los puntos negativos, aqu se
incorporan los factores clave de xito que no han llegado a alcanzar dentro de las 3 metas la
primera de ellas, la meta mnima. Todos los factores clave que estn en el medio de la primera
y segunda meta son simplemente aceptables y no tienen la necesidad de aparecer en un
informe por ahora. Los informes de retroalimentacin deben hacerse en lapsos de tiempo, ya
sean semanales, mensuales o la eleccin que tome la empresa en si.
Al terminar este segundo paso, tambin lo expandiremos por la empresa y de esta manera
cada ejecutivo y colaborador llevara un control de sus tareas y labores ms certero.
Tercera Parte
LA CONCATENACION DE LOS INFORMES DE UNA PGINA
Era jueves en la maana y Scott pensaba en como haba dado un giro drstico el sistema de
administracin en una pagina a la compaa. Pronto apareci el Infoman.
Scott le cont una historia de una colaboradora de varios niveles debajo de el. Su nombre era
Lucy Lake. Ella se encargaba de control de calidad, y gracias a los informes de
retroalimentacin su rea mejoro muchsimo. Se convirti en el rea de mejor calidad con
respecto a productos que los clientes devolvan. Era un rea ejemplo.
Pronto Lucy (que era subordinada de Brown) fue ascendida. Aplico tambin la administracin
de una pgina a su vida personal, perdiendo peso considerablemente.
El Infoman se senta complacido al escuchar la historia. Y luego le pregunto a Scott que como
la haba escuchado el. Brian Scott entonces le dijo que era un tema que se comento en una
reunin en algn momento. Infoman entonces propuso que era posible enterarse de todas las
grandes mejoras en los trabajos de cualquier colaborador de la compaa mediante el 3er
informe de una pgina, el informe de administracin.
Luego de venderle la idea a Scott y discutirla termino por mostrarle el esquema, que lucia as: