APLICACIN DE DIRECCIN DE

PRYECTS A RGANIZACINES SIN

FINES DE LUCR

Este programa es un esfuerzo conjunto entre la Fundacin Educacional (PMIEF) del Project
Management Institute (PMI) y la Nonprofit Resource Network (NRN) de la Universidad de
Millersville

Este manual tiene que ser usado en el seminario llamado APLICACIN DE DIRECCIN DE
PROYECTOS A ORGANIZACIONES SIN FINES DE LUCRO1 Este seminario es un esfuerzo conjunto
entre la Nonprofit Resource Network (NRN) de Millersville y la Fundacin Educacional del Project
Management Institute.

1
En especial, aprenders:

Conceptos Bsicos de la Direccin de Proyectos

El Proceso (Los Cinco Grupos de Procesos)
El Rol del Director de Proyecto
Lecciones Clave Aprendidas

Traduccin proporcionada por Mnica Gonzlez, MBA, PMP

Documento Actualizado por PMI Guatemala Chapter

Otto Block y Rodrigo Urizar

1
Este seminario fue diseado en base a la Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos
(Gua del PMBOK) Cuarta Edicin, del Project Management Institute. Actualizado a la Quinta
Edicin por PMI Guatemala Chapter

2
 TABLA DE CONTENIDO

ANTECEDENTES ................................................................................................................................... 4
CONCEPTOS BSICOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS ........................................................................ 5
EJERCICIO 1.......................................................................................................................................... 6
Qu es la Direccin de Proyectos? .................................................................................................... 7
Proyecto vs Trabajo Operacional ........................................................................................................ 7
Qu es un Programa? ........................................................................................................................ 8
Qu Es el xito de un Proyecto? ........................................................................................................ 8
El Tringulo del Proyecto .................................................................................................................... 8
Ciclo de Vida de un Proyecto .............................................................................................................. 9
Marco de Referencia Bsico ................................................................................................................ 9
FASES DE UN PROYECTO ................................................................................................................... 10
GRUPOS DE PROCESOS ..................................................................................................................... 11
Grupo de Procesos: Iniciacin ........................................................................................................... 12
EJERCICIO 2........................................................................................................................................ 13
Grupo de Procesos: Planificacin ...................................................................................................... 14
EJERCICIO 3........................................................................................................................................ 15
Grupo de Procesos: Ejecucin ........................................................................................................... 16
Grupo de Procesos: Monitoreo y Control ......................................................................................... 17
Grupo de Procesos: Cierre ................................................................................................................ 18
El ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTO ................................................................................................ 19
LECCIONES CLAVES APRENDIDAS ...................................................................................................... 20
EJERCICIO 4........................................................................................................................................ 21
PLANTILLAS........................................................................................................................................ 22
Acta de Constitucin de un Proyecto ................................................................................................ 23
Matriz de Impacto de Riesgos ........................................................................................................... 25
Informe de Lecciones Aprendidas ..................................................................................................... 26

3
 ANTECEDENTES

La era moderna de la Direccin de Proyectos comenz en los aos 50s pero las tcnicas de la
Direccin de Proyectos se pueden encontrar tan atrs como los das de las pirmides.

Por los aos 1950s, negocios tales como GE y DuPont se dieron cuenta que lograban beneficios
organizando el trabajo por proyectos y fue necesaria la comunicacin a travs de varios
departamentos o unidades funcionales. Haba un nmero de tcnicas y herramientas informales
en uso, los proyectos se servan de herramientas propias tales como los diagramas de Gantt
Henry Gantt (1861-1919) pero, mientras estuvieron en uso los diagramas de Gantt no fueron
suficientes para asegurar un adecuado control y asegurar que los proyectos se completaran en el
plazo requerido y segn el presupuesto.

Durante este perodo de tiempo, se desarrollaron dos modelos matemticos de programacin de

proyectos:

"Mtodo del Camino Crtico (CPM)

"Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (PERT)

Estas herramientas y tcnicas as como otras se difundieron rpidamente a medida que los
negocios buscaban nuevas formas de dirigir grandes y complejas actividades involucradas en la
direccin de proyectos, tal como las que conocemos hoy en da.

En 1969, cinco voluntarios fundaron el Project Management Institute (PMI). Su meta era:

Establecer estndares para la direccin de proyectos,

Conducir la investigacin sobre direccin de proyectos, y
Proveer a los directores de proyectos una va educacional.

En 1987, el PMI comenz publicando Una Gua de los Fundamentos para la Direccin de Proyectos
(Gua del PMBOK), que describe las prcticas de direccin de proyectos que son comunes a la
mayora de los proyectos, la mayora del tiempo. La quinta edicin fue publicada en el 2013.

Hay un nmero de metodologas formales y diferentes pero todas ellas siguen los mismos
principios bsicos. Esta sesin seguir el enfoque delineado en la Gua del PMBOK, 5 edicin.

4
 CONCEPTOS BSICOS DE DIRECCIN DE PROYECTOS

Qu es un Proyecto?

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un
principio y un final definidos

(Del PMBOK 5a Edicin)

Proyecto

Objetivos/
Inicio Fin
Entregables

Criterios que los proyectos tienen en comn:

Duracin predeterminada
Inicio y fin claramente definidos
Presupuesto fijo
Entregables especficos (producto, servicio, o resultado)
Tareas Interrelacionadas
Personas involucradas

5
 EJERCICIO 1

Cules son algunas de las iniciativas sin fines de lucro que podran seguir una Metodologa de
Direccin de Proyectos?

6
 Qu es la Direccin de Proyectos?

La Direccin de Proyectos es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas

a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo. Se logra mediante la
aplicacin e integracin adecuadas de los 47 procesos de la direccin de proyectos, agrupados de
manera lgica, categorizados en 5 grupos de procesos.

(Del PMBOK 5a Edicin)

La Direccin de Proyectos es un grupo interrelacionado de procesos que si son seguidos permite

al equipo de proyecto lograr un proyecto exitoso.

Una definicin mucho ms simple:

Es un mtodo establecido para gestionar y controlar un proyecto.

Proyecto vs Trabajo Operacional

El propsito de las tareas operacionales es llevar a cabo las actividades del da-a-da y sostener el
negocio mientras que el propsito de un proyecto es lograr objetivos especficos.

7
 Qu es un Programa?

Un Programa se define como un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades

de programas, cuya gestin se realiza de manera coordinada para obtener beneficios que no se
obtendran si se gestionaran de forma individual.

(PMBOK 5a Edicin)

Qu Es el xito de un Proyecto?

El Tringulo del Proyecto

Si alguno de los tres factores (tiempo, recursos, alcance) cambia, es probable que al menos uno de
los otros factores cambie.

La Calidad es un Resultado.

8
 Ciclo de Vida de un Proyecto
El ciclo de vida del proyecto lo componen la serie de fases que atraviesa un proyecto desde su
inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales y sus nombres y nmeros se
determinan en funcin de las necesidades de gestin y control de la organizacin u organizaciones
que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su rea de aplicacin.

(PMBOK 5a Edicin)

Marco de Referencia Bsico

Para Dirigir el Proyecto.

(PMBOK 5aEdicin)

9
 FASES DE UN PROYECTO

Proyecto de Una Sola Fase

Pre-Campaa Cultivo

Campaa de Recaudacin de Fondos

Proyecto con Fases Secuenciales

Solicitud Cumplimiento

Campaa de Recaudacin de Fondos

Proyecto Con Fases Superpuestas

10
 GRUPOS DE PROCESOS

Hay 5 grupos de procesos de la direccin de proyectos.

Grupo de Procesos de Inicio: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva
fase de un proyecto existente al obtener la autorizacin para iniciar el proyecto o fase.

Grupo de Procesos de Planificacin: Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del
proyecto, refinar los objetivos y definir el curso de accin requerido para alcanzar los objetivos
propuestos del proyecto.

Grupo de Procesos de Ejecucin: Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido
en el plan para la direccin del proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control: Aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y
regular el progreso y el desempeo del proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera
cambios y para iniciar los cambios correspondientes.

Grupo de Procesos de Cierre: Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a
travs de todos los Grupos de Procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del
mismo.

(PMBOK 5a Edicin)

11
 Grupo de Procesos: Iniciacin

Aquellos procesos realizados para definir un nuevo proyecto o nueva fase de un proyecto
existente al obtener la autorizacin para iniciar el proyecto o fase.

(PMBOK 5a Edicin)

Conceptos Clave

Crear el Acta de Constitucin del Proyecto

Identificar a los interesados

12
 EJERCICIO 2

Healthy Care Plus, una empresa sin fines de lucro local, est comenzando un nuevo programa para
ser lanzado en el 3er trimestre del ao. Este programa est dirigido a jvenes con sobrepeso en
reas de bajos recursos.

Matt, el Director Ejecutivo, ha solicitado a Mary, que es responsable de Marketing, sea la Directora
del Proyecto para una actualizacin de su sitio web actual de 3 pginas.

El objetivo del nuevo programa es educar a los jvenes en hbitos de comida saludable. Sern
provistos de clases de entrenamiento in-situ, sesiones de asesoramiento individual as como
materiales didcticos. Estos materiales incluirn planes de alimentacin y es necesario que estn
disponibles para ser bajados del sitio web. Los jvenes deben registrarse para las clases en forma
online. Algunas clases sern gratuitas; otras requerirn una contribucin muy baja.

El financiamiento para las clases ser provisto por donaciones y subvenciones. Uno de los
miembros del directorio va a donar los fondos para el desarrollador del sitio web, y en
contrapartida Healthy Care Plus debe encontrar financiamiento para el diseador grfico y el
redactor.

Matt ha solicitado a Mary hacerse cargo del nuevo logo para Healthy Care Plus.

Mary se da cuenta que debe asegurarse que entiende el proyecto. Su primer paso es crear un Acta
de Constitucin del Proyecto.

Tu Tarea: Crear el Acta de Constitucin del Proyecto

Ver Plantilla de Acta de Constitucin del Proyecto en la pgina 23.

13
 Grupo de Procesos: Planificacin

Aquellos procesos requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y
definir el curso de accin requerido para alcanzar los objetivos propuestos del proyecto.

(PMBOK 5a Edicin)

El plan incluye todas las actividades y tareas necesarias para lograr los objetivos. Este incluye:

Identificar y Programar Actividades y Duraciones Asociados

Planificar Recursos Humanos
Estimar Costos y Presupuestos,
Identificar y Gestionar Riesgos,
Planificar las Comunicaciones,
Planificar la Calidad
Planificar las Adquisiciones y
Participacin de los interesados

El resultado es un plan de proyecto integral.

Conceptos Clave

Identificar Actividades
Cronograma de Recursos
Identificacin de Riesgos

14
 EJERCICIO 3

Para apoyar el esfuerzo del sitio web, Mary necesita contratar a un diseador grfico, un redactor,
y una imprenta. Mary quiere producir el nuevo material tan rpido como sea posible, pero quiere
ser cuidadosa para no incurrir en riesgos adicionales.

Cules son algunos de los posibles riesgos que Mary podra incurrir?

Ver Plantilla de Impactos de Riesgos en Pgina 25.

15
 Grupo de Procesos: Ejecucin

Aquellos procesos realizados para completar el trabajo definido en el plan para la direccin del
proyecto a fin de satisfacer las especificaciones del mismo.

(PMBOK 5a Edicin)

Conceptos Clave

Adquirir, Desarrollar, Dirigir el Equipo de Proyecto

Efectuar las Adquisiciones

16
 Grupo de Procesos: Monitoreo y Control

Aquellos procesos requeridos para rastrear, revisar y regular el progreso y el desempeo del
proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios y para iniciar los cambios
correspondientes.

(PMBOK 5a Edicin)

El Seguimiento incluye:

Recopilar,
Medir, y
Distribuir informacin sobre el desempeo, as como el anlisis de tendencias para
efectuar mejoras al proceso.

El Control incluye:

Identificar acciones correctivas o preventivas o replanificar, y

Revisar la ejecucin de los planes de accin.

Conceptos Claves

Informes de desempeo (Informes de Estado)

Solicitudes de Cambio

17
 Grupo de Procesos: Cierre

Aquellos procesos realizados para finalizar todas las actividades a travs de todos los Grupos de
Procesos, a fin de cerrar formalmente el proyecto o una fase del mismo.

(PMBOK 5a Edicin)

Durante el proceso de cierre, el equipo de proyecto:

Actualiza la documentacin del proyecto, los informes y registros relevantes.

Los resultados son comparados respecto de las expectativas del cliente y de las partes
interesadas.
Asegura que los requerimientos del proyecto y los beneficios fueron logrados, y
Se recibe la aceptacin Formal debidamente Firmada.

Normalmente se mantienen reuniones de Cierre.

Conceptos Claves

Informe de Lecciones Aprendidas

Informe Final del Proyecto

18
 El ROL DEL DIRECTOR DE PROYECTO

Responsabilidades claves:

Desarrollar el plan para la direccin del proyecto

Mantener el proyecto encaminado, en el cronograma y presupuesto
Identificar, dar seguimiento y responder a los riesgos
Proporcionar informes precisos y oportunos
Responsable de la comunicacin con todos los interesados

Entregar el alcance (trabajo) a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo las especificaciones
de calidad.

Habilidades Clave:

Conocimiento sobre Direccin de Proyectos

Conocimiento del rea de aplicacin
Entendimiento del ambiente del proyecto
Habilidades y competencias generales de gestin
Habilidades interpersonales

Factores Clave de xito:

Comunicar
Organizar
Resolver Problemas y Toma de Decisiones
Conformar y Dirigir Equipos
Mantener el proyecto Centrado en el Resultado Requerido (Beneficio)
No dejarse llevar por las emociones

19
 LECCIONES CLAVES APRENDIDAS

Lecciones Clave Aprendidas

El xito global de un proyecto depende en gran medida del rol cumplido por el director del
proyecto.

20
 EJERCICIO 4

Basado en la conversacin de hoy, escriba algunas de las potenciales lecciones o cambios que
encontr respecto de un proyecto de su organizacin.

Ver Plantilla de Lecciones Aprendidas en Pgina 26.

21
PLANTILLAS

22
 Acta de Constitucin de un Proyecto

1. Nombre del Proyecto: (Cul es el nombre del proyecto?)

2. Director del Proyecto: (Quin es el Director de Proyecto para este proyecto?)

3. Patrocinador: (Quin es el Patrocinador del Proyecto?)

4. Descripcin: (Proporcione una breve descripcin del proyecto)

5. Justificacin: (Cul es el propsito del proyecto? Describa los beneficios deseados de este
proyecto. Los Beneficios podran ser financieros, operacionales, u organizacionales.)

6. Objetivos: (Cules son los objetivos especficos necesarios a ser logrados a fin de alcanzar
estos beneficios? Cmo se medir el xito?)

23
7. Entregables: (Qu resultados necesita entregar/proporcionar ste proyecto a fin de que se
cumplan los objetivos?)

8. Limitaciones/Supuestos: (Qu riesgos de alto nivel podran impedir que el proyecto se

complete dentro del plazo y del presupuesto establecido?)

9. Resumen de Metas en cuanto a Cronograma y Presupuesto: (Metas tentativas fechas lmites y

presupuesto inicial estipulado)

10. Requisitos de Aprobacin: Qu constituir el xito del proyecto y quin decide y/o firma la
aprobacin del proyecto?)

Firma de Aprobacin del Proyecto (Aprobacin de la persona que autoriza el proyecto. Puede ser o
no el patrocinador)

Nombre________________________________________ Fecha_______________

24
 Matriz de Impacto de Riesgos

Nombre del Proyecto: ___________________________________

Riesgo Probabilidad Impacto Mitigacin del Riesgo

(A, M, B)

A =Alto | M = Medio | B = Bajo

25
 Informe de Lecciones Aprendidas

Nombre del Proyecto: ___________________________________

Lo que hicimos bien. (Por ejemplo, lderes claves que apoyaron este proyecto y se involucraron en
la toma de decisiones cuando fue necesario. El equipo completo se comprometi con el proyecto y
trabajaron muy bien juntos).

Lo que podra mejorarse. (Por ejemplo, si tuviramos que hacer este proyecto de nuevo, qu
cosa cambiaras? Cules fueron los principales cuellos de botellas del proyecto que se podran
haber cambiado y mejorado?

Lo que deberamos continuar haciendo. (Por ejemplo, crear un sitio de reunin para la
comunicacin del equipo y el almacenamiento de documentos. Reuniones con el equipo al inicio
para asegurar que todos entendieran los objetivos y entregables del proyecto.)

26