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NACIN
INTRODUCCIN A LA ORGANIZACIN DE
ARCHIVOS
Instructor: Francisco O. Acevedo Gutirrez
ARCHIVO HISTRICO
Unidad responsable de
organizar, describir,
administrar y conservar a
perpetuidad los documentos
que despus de haber
concludo su vida semiactiva
y haber adquirido valores
tiles para la investigacin
histrica, cientfica, social,
etc. (evidencial e
informativo), constituyen la
memoria histrica de su
institucin productora.
Por lo dicho, sus fondos
estn constituidos de
documentos transferidos de
archivos precedentes.
ARCHIVO HISTRICO
Funciones bsicas:
Serie:
Conjunto homogneo de documentos producidos de
manera continuada o seriada como resultado de una
misma actividad, la cual tiende a repetirse
indefinidamente en el tiempo. Es equivalente a
tipologa documental.
Las series son el resultado de la aplicacin del
principio de orden original y responden al carcter
seriado de los documentos.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
Unidad documental compuesta (expediente):
Unidad organizada de documentos reunidos ya sea por
el productor o durante el proceso de organizacin
archivstica, porque se refieren al mismo tema,
actividad o asunto. En este sentido, constituye la
historia del asunto en cuestin, el testimonio del
proceso administrativo. El expediente es generalmente
la unidad bsica de la serie.
Algunas agrupaciones parecidas al expediente son:
Registro: Reunin de documentos que no tiene relacin
con el otro, sino que han sido agrupados slo por su
funcin de control. Ejemplo: los minutarios.
Dossier: Documentos agrupados en razn de un tema,
no por tramitacin de un asunto.
AGRUPACIONES
DOCUMENTALES
2 3 4 5 6 7
3 Nombre del responsable Nombre del servidor pblico designado como responsable del archivo de
trmite.
4 Cargo Cargo del servidor pblico designado como responsable del archivo de
trmite.
5 Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del servidor pblico designado como
responsable del archivo de trmite.
7 Correo electrnico Direccin electrnica del servidor pblico designado como responsable
del archivo de trmite.
Nota: Se anotarn todas y cada una de las unidades administrativas que conforman la dependencia o entidad.
RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
8 9 10 11 12
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
8 Nombre del responsable Nombre del servidor pblico designado como responsable del archivo de
concentracin.
9 Cargo Cargo del servidor pblico designado como responsable del archivo de
concentracin.
10 Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del servidor pblico designado como
responsable del archivo de concentracin.
11 Telfono Nmero telefnico y extensin, segn el caso, del servidor pblico designado
como responsable del archivo de concentracin.
12 Correo electrnico Direccin electrnica del servidor pblico designado como responsable del
archivo de concentracin.
RELACIN DE ARCHIVOS
ARCHIVO HISTRICO
13 14 15 16 17
ARCHIVO HISTRICO
13 Nombre del responsable Nombre del servidor pblico designado como responsable del
archivo histrico.
14 Cargo Cargo del servidor pblico designado como responsable del archivo
histrico
15 Domicilio Domicilio del lugar de trabajo del servidor pblico designado como
responsable del archivo histrico.
ARCHIVO DE TRMITE
2 3 4 5 6 7
ARCHIVO DE CONCENTRACIN
8 9 10 11 12
ARCHIVO HISTRICO
13 14 15 16 17
ELABOR VALID
Nombre 18 Nombre 20
cargo y firma 19 cargo y firma 21