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Curso - Taller
Redaccin de
Informes Tcnicos
y Administrativos
Caracas, 2011
Redaccin de Informes Tcnicos
INTRODUCCIN
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Para redactar utilizamos el lenguaje, cualidad o atributo del Ser Humano el cual consiste
en un conjunto de sonidos articulados que permiten una forma de comunicacin entre las
personas. El lenguaje cumple esencialmente la funcin de comunicarse con los dems y
esta comunicacin puede tener un carcter individual y/o social.
Parece algo simple, no obstante, en muchas ocasiones el hecho de tener que presentar un
informe puede convertirse en un problema si la persona no cuenta con los conocimientos
y destrezas adecuadas para tal fin. En algunos casos se carece de conocimientos
gramaticales, otras veces de prctica y, tambin se presentan fallas relacionadas con la
redaccin. Redactar bien es expresarse con idoneidad y esto se logra dominando ciertas
reglas, pasos y tcnicas que son de fcil adquisicin y que slo requieren de prctica y
deseos de expresarse correctamente.
Usted tiene en sus manos una herramienta que lo ayudar en esta til y fructfera labor.
Cordialmente,
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DESCRIPCIN GENERAL
Objetivo General: Proporcionar a los y las participantes las tcnicas y normas de redaccin
y presentacin para elaborar informes que promuevan la comprensin y solucin de
problemas y faciliten la toma de decisiones, a la vez que optimicen la comunicacin en la
empresa.
Objetivos Especficos:
Contenido programtico:
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Informacin; Informe
Caractersticas del informe
Ventajas de los informes escritos
Informes: comunicativos, examinadores, analticos
Finalidad de los informes; grado de formalidad, informes tcnicos
Partes del informe: Ideas principales; Ideas secundarias, complementos
El arte de tachar
El estilo conciso
La coherencia
Las reglas de ortografa
Errores y vicios del lenguaje
Redundancias
Barbarismos
Frases gastadas
Frases ambiguas
Fases en la elaboracin del Informe
Planificacin; Elaboracin; Recoleccin de material complementario
Construcciones de enlace
Reglas de oro para redactar
Duracin: 16 horas.
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OBJETIVO N 1. DEFINIR: INFORMACIN E INFORME Y DESCRIBIR LAS CARACTERSTICAS
DE STE Y OTROS DOCUMENTOS
Informacin:
Informe:
Informe Tcnico:
5- Los prrafos son caractersticamente cortos y concisos, sin intencin artstica. Muchas
veces se adaptan frmulas expresivas ya elaboradas por la tradicin, que deben
respetarse.
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OBJETIVO N 2. IDENTIFICAR REGLAS Y VENTAJAS DEL INFORME ESCRITO.
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OBJETIVO N 3. REVISAR LOS TIPOS DE INFORME Y SU CLASIFICACIN SEGN SU
FUNCIONALIDAD.
Otros documentos:
Carta comercial
La carta comercial sirve como medio de comunicacin entre dos empresas o bien una
empresa con un particular, o viceversa. Su contenido suele ser formal, oficial y/o
confidencial.
Actas
Ensayo
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Es el gnero que desarrolla un tema o una tesis elaborados por el autor desde una
perspectiva netamente personal y que exige la participacin del lector, incitndolo a
pensar por cuenta propia.
Cualquier tema puede ser motivo de un ensayo: conocimientos y experiencias del autor,
razonamientos propios o ajenos, observacin directa de la realidad, siempre que el
desarrollo sea original y subjetivo.
Solicitud
Tipos de informes
Se dice que un informe es corto si su extensin no pasa de ocho a diez cuartillas, tamao
carta a espacio y medio, o a dos espacios, escrita a mquina o computadora. Es largo si su
extensin sobrepasa las diez cuartillas.
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Segn su funcin: Comunicativos, examinadores y analticos.
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Ejercicio N 1. Redacte un pequeo informe sobre algo que desea comunicar a algn
compaero de trabajo o a su jefe.
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OBJETIVO N 4. DESCRIBIR LA ESTRUCTURA DEL INFORME TCNICO.
Este tipo de informe generalmente alude a informes que versan sobre procesos de
produccin, mantenimiento industrial, computacin, servicios especiales, etc. Para
elaborarlos se requiere de cierto dominio sobre el rea del conocimiento a la que hace
referencia. Hay autores que sealan que no hace falta colocarle la palabra tcnico
porque de hecho, todo informe lo es.
Es importante aclarar que parte del objetivo de este taller es describir la estructura de un
informe, pero no se pretende establecer reglas absolutas y determinantes, pues cada
persona encargada de realizar un informe adoptar la estructura ms idnea a su objetivo
y a sus circunstancias, por supuesto, tomando como gua lo sealado ac.
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Estos contenidos suelen agruparse segn las normas de la institucin dentro del cual
circula el informe, aunque sin embargo la estructura y esquema ideal y completo de un
informe debera organizarse en la siguiente forma:
Cubierta o portada
Tabla de Contenido
Cuerpo
Apndices
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C ubierta o portada:
- El ttulo: que debe dar una indicacin clara del tema con el menor nmero posible de
palabras.
- El nombre: del autor o del organismo, la empresa, unidad, etc. donde se origina el
informe.
- La fecha de elaboracin.
T abla de Contenido.
- ndice
Debe aparecer tras la portada y no al final del informe, como a veces se hace
en otro tipo de documentos. En el ndice se consignan los captulos y secciones del
informe. Tambin se indica la pgina donde aparecen. El ndice es la mejor expresin de la
estructura de un informe. Si los ttulos de los captulos y las secciones estn redactados
cuidadosamente, el ndice puede dar al lector una buena idea del contenido y naturaleza
del informe.
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- Introduccin
Su misin es dar cuenta, en unas pocas pginas, del contenido del informe. Por ello, debe
redactarse en ltimo lugar, una vez que ya sepamos cual es el contenido del cuerpo
principal del informe y, en su caso, de los anexos.
Acerca de la introduccin.-
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Propsito - Mtodo o procedimiento -Hechos - Anlisis y discusin - Conclusiones,
recomendaciones o solicitud.
El cuerpo principal es la parte del informe que primero se debe redactar, ya que las otras
partes (introduccin, conclusiones, portada) dependen lgicamente de l. Slo los
apndices guardan cierta autonoma en relacin con el cuerpo principal. La forma
concreta en que se organiza el cuerpo principal del informe depende, obviamente, del
asunto que all se trate.
C
uerpo principal
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Los informes largos, pueden dividirse en subttulos para facilitar su lectura, comprensin y
recordacin. Cuando las divisiones y subdivisiones son muchas dentro de un texto, suelen
utilizarse normalmente dos tipos de series de designacin o numeracin:
I, A, 1, a, (1) y (a)
o Con nmeros
1. 1. 1.1.1 1.1.2
1. 2. 1.2.1 1.2.2
Conclusiones.
- Las conclusiones propiamente dichas, esto es, las que se derivan de lo expuesto con
anterioridad en el cuerpo principal del informe. El resto de las principales apreciaciones o
juicios de valor realizados por el autor a partir de lo ya expuesto.
A
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pndices
Resumen Ejecutivo
El resumen ejecutivo es un resumen del informe, que incluye informacin de cada seccin
del informe. El objetivo del resumen ejecutivo es permitir que el lector sepa las ideas
principales y conclusiones sin necesidad leer el informe entero. Generalmente un
resumen ejecutivo se escribe despus de que el informe est terminado y es
aproximadamente el 10 % de la longitud del informe completo (es decir de 1 pgina para
un informe de 10pginas).
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Resumen o abstract en informes cientficos o acadmicos
Un abstract tiene por objetivo permitir a los lectores identificar el contenido bsico del
documento rpida y fielmente, con el fin de determinar la relevancia del mismo para sus
intereses y, por tanto, para decidir si necesitan leer el documento en su totalidad. Suele ir
en la primera pgina y es normalmente lo primero que se lee de un trabajo; por eso es
muy importante que est bien escrito. Describe los objetivos del estudio, la metodologa
usada, los resultados principales del trabajo y sus conclusiones fundamentales. Casi
siempre es un nico prrafo, compuesto por menos de 250 palabras, segn la institucin
o evento en el cual se presenta. Va acompaado de unos descriptores o palabras claves
que refieren los puntos neurlgicos del tema investigado.
Legibilidad
- No utilizar palabras vacas, que lo que hacen es disminuir el inters y la calidad del
escrito. Se pueden emplear giros y trminos tcnicos necesarios, pero siempre de una
forma clara y simple, pensando en quien va a recibir el escrito.
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Fuente (tipo de letra)
El tipo de letra que se usa frecuentemente, es Times New Roman, Arial u otra fuente de
igual aspecto. Si bien, en este sentido no se exige tanto, debe predominar la legibilidad
por encima de la esttica. El tamao de la letra para el cuerpo es de 11 o 12. Debe evitar
usar fuentes de diversos colores sino, negro o azul oscuro. Los ttulos se colocan en un
nmero mayor.
Con respecto al tipo de hoja, en todos los casos debern ser blancas, tamao carta u
oficio.
Ttulos
Se suele distinguir entre ttulos, que encabezan los captulos, y subttulos, que encabezan
las secciones. Hay mltiples mtodos grficos para diferenciar a los ttulos de los
subttulos y a ambos del resto del texto (subrayado, letra cursiva, etc.). Lo ms habitual es:
- Escribir los ttulos en maysculas. Si es posible, se utilizar adems la letra negrita. LAS
PALABRAS ESCRITAS EN MAYSCULAS NO DEBEN SUBRAYARSE ni escribirlos con letra
cursiva.
Interlineado
Al decidir si utilizar un interlineado de uno, uno y medio o dos espacios hay que considerar
la longitud y la finalidad del informe. Los borradores se suelen mecanografiar a doble
espacio para poder hacer correcciones y cambios.
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Para informes largos se recomienda un espacio, porque as se reduce el nmero de
pginas. Sin embargo con el interlineado a un solo espacio hay que procurar que los
prrafos sean bastante cortos y que haya dos espacios entre ellos. Esto le da un aspecto
atractivo a la pgina, aunque la escritura sea densa. Para informes de extensin media o
pequea, digamos de menos de veinte o treinta pginas, se recomienda espacio y medio.
Grficos y diagramas
Mrgenes
Numeraciones
Siempre se debe hacer la numeracin de las pginas. Tambin se debern enumerar los
captulos y las secciones.
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OBJETIVO N 5. ANALIZAR LA IMPORTANCIA DE LAS REGLAS DE ORTOGRAFA, LA
REDACCIN Y EL ESTILO PARA REALIZAR UN INFORME.
Ortografa
Gramtica
Elementos de la redaccin
Los elementos de la redaccin son el fondo y la forma. El fondo lo conforman las ideas
que utiliza el autor para desplegar el tema objeto de estudio. La forma es la manera
personal que el autor tiene para emitir sus ideas, y se relaciona tambin con la
presentacin. Sin embargo, aunque el estilo es algo personal, hay procedimientos que se
deben considerar para tener un mejor estilo: claridad, precisin, sencillez y naturalidad.
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Elementos bsicos de la redaccin:
- El lenguaje se utiliza en forma clara y precisa, se debe prestar atencin a las reglas
gramaticales y se deben evitar las oraciones de difcil comprensin.
- El tema se expresa sin desviarse de la idea principal, por lo cual, hay que tener los
datos suficientes para soportar la conjetura.
- Es muy importante el uso de los signos de puntuacin para que el lector haga pausas,
subordinaciones y pueda leer la idea fluidamente. Tambin es importante el uso de
las maysculas y la correcta aplicacin de las abreviaturas y los trminos tcnicos.
- Es importante considerar todas las normas que se refieren a las citas, comillas,
abreviaturas, notas al pie de pgina.
- Todos los autores utilizados para la comprensin y elaboracin del trabajo deben
estar reseados en la bibliografa.
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OBJETIVO N 6. EXPLICAR LOS ERRORES Y VICIOS MS COMUNES AL REALIZAR UN
INFORME.
a) La claridad es la redaccin sin lagunas, anfibologas (doble sentido de una palabra), etc.,
de suerte que cualquier lector comprenda sin confusiones ni rodeos el sentido de nuestras
frases y vocablos.
b) La propiedad es la calidad del estilo que consiste en escribir voces, frases y oraciones
de manera correcta y pertinente, tanto por su apego a las normas gramaticales como por
sus implicaciones de matiz.
Los barbarismos acaban a veces siendo aceptados por los rganos reguladores normativos
ya que su uso se generaliza por personas cultas e incluso por escritores de renombre; v.g.
control, hoy aceptado y antiguamente barbarismo. Ejemplos de barbarismo son:
narizn, que normativamente es narign, etc. Otros ejemplos:
Otros barbarismos seran en el caso de palabras que deben escribirse separadas, como por
ejemplo la expresin osea que debe escribirse o sea.
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Aunque en la bsqueda de la precisin tambin se evitan impropiedades y confusiones, la
tarea especfica en este punto es encontrar la palabra justa y la oracin irreprochable para
transmitir exacta y estrictamente lo que queremos decir. Un anlisis minucioso de las
palabras, concepto, clusulas, ideas y datos es indispensable.
d) La brevedad, que, como se dice, redobla la calidad del buen escrito, es de capital
importancia. La brevedad es el arte de sintetizar lo escrito/sin embargo, no debe
confundirse con el laconismo (brevedad) telegrfico, ni preocuparse si al hacerlo pierde el
texto precisin, propiedad o claridad.
f) Originalidad: Cuando se redacta, como norma general conviene evitar toda muestra de
automatismo, copia o actitud indiferente. Escribir sin pensar en los trminos empleados,
en su mejor distribucin o funcionalidad expresiva, no es saber redactar. A veces se logra
originalidad simplemente recurriendo a la naturalidad y sencillez del habla cotidiana, en
terrenos en que la mayora se empantana entre frmulas rimbombantes y frases
amoldadas por mentalidades de otra poca.
Evitar la cacofona, la rima, el sonsonete; combinar frases cortas con largas, y procurar la
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armona dosificando melodiosamente la acentuacin y las pausas.
i) Adecuacin: Es una virtud clave en todo acto de relacin humana: Cada cosa en su
lugar, con su por qu. No conviene dirigirse a todos de idntica manera, salvo el caso de
situaciones grupales. El mismo tema tratado en un informe cientfico, un escrito
protocolar, un artculo periodstico o una carta familiar, requiere de una redaccin
distinta, adecuada a cada cosa.
Frases gastadas: Hace referencia a aquellas frases que han sido usadas por mucho tiempo
y se han vuelto tan comunes que ya su uso se vuelve chocante. Algunos ejemplos de estas
frases son: A la tierna edad; brazo largo de la ley; cada fibra de su ser; de ms est decir;
deja mucho que desear; brindarle un sincero reconocimiento; todos y cada uno de
nosotros.
Frases ambiguas:
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Una frase ambigua es aquella que puede tener ms de una interpretacin.
(No se sabe si prohibi que se fumara en la junta, o bien si en la junta estableci dicha prohibicin).
Omisin: consiste en dejar de decir por olvido, mal criterio o intencionadamente, algo
importante o simplemente necesario para la cabal comprensin del mensaje. Se evita
recordando que toda informacin completa debe contener respuesta a las preguntas
clsicas: quin?, qu?, dnde?, cundo?, por qu? y cmo?
Redundancia: es la repeticin innecesaria de una idea ya expuesta, lo cual alarga sin razn
el texto y cansa al lector. Sin embargo, no toda repeticin es forzosamente redundante y
se la admite slo cuando se la emplea para reforzar la expresin.
Confusin: las oraciones y los prrafos deben estar organizados y construidos con total
claridad y nitidez, de manera que el pensamiento transmitido resulte cristalino. Los
prrafos largos y las intercalaciones conspiran contra este criterio. Cada prrafo debe
encerrar una sola idea importante o general, a lo sumo dos.
Fuente: Balestrini, Mirian: Metodologa par a la elaboracin de informes. BL Consultores. Caracas. 20001
EN SNTESIS:
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La estructura -conformacin bsica-de un escrito tiene dos fases:
3.- Elegir el asunto general que tratar, con los temas y subtemas relacionados.
1.- Ordenar el material pensado, de acuerdo con el plan del escrito (elaborado con miras
funcionales).
2.- Escoger y utilizar las formas del lenguaje apropiadas para esa comunicacin.
3.- Cuidar de que las expresiones traduzcan el tono intencional que quiere dar al escrito.
a nivel de en
en base a basndonos en
posicionarse situarse
preveer prever
preveyendo previendo
2.- Fjese siempre un objetivo, esto ayuda a redactar con precisin y claridad; piense
siempre antes de escribir.
4.- Escriba frases cortas; pero que den una idea completa y clara.
6.- No haga uso de palabras que tenga duda, ni haga repeticiones. No utilice dos palabras
con el mismo significado. Evite palabras innecesarias.
7.- Utilice sinnimos cuando est hablando del mismo tema. Consulte un buen diccionario.
8.- Nunca corte un nombre propio, cifras, ni siglas al final del rengln (o margen derecho).
BIBLIOGRAFA
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Metz, M.: Redaccin y estilo. Una gua para evitar los errores ms frecuentes. Editorial
Trillas. Mxico. 2002.
Quesada Castillo, Roco. Gua del Estudiante. Cmo preparar un informe escrito. Ed.
Limusa, Mxico. 2000.
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ANEXO
2.- Evite frases que aburran y que cansen al lector antes de llegar al asunto.
a.- Quin?
b.- Cundo?
c.- Cmo?
d.- Dnde?
e.- Por qu?
8.- Sea seguro al escribir, evite palabras como: creo que, quiz, tal vez...
9.- Incluya dentro de la carta u oficio prrafos que sean de mayor inters,
para que no parezca demasiado comn, montono o sin sentido.