MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

Universidad de Antioquia
Facultad Nacional de Salud Pblica
Hctor Abad Gmez
AUTORES

AUTORES
Rubn Daro Gmez Arias. MD, MSP, DSP
Profesor Titular Facultad Nacional de Salud Pblica
Carlos Enrique Yepes Delgado. MD, MSP
Profesor Facultad de Medicina
Candidato a Doctor en Epidemiologa por la Facultad Nacional
de Salud Pblica
Fabio Len Rodrguez Ospina. EASS, MSP
Profesor Facultad Nacional de Salud Pblica
Piedad Roldn Jaramillo. Nutricionista, MSP
Profesora Facultad Nacional de Salud Pblica
William Velsquez Vlez. Psiclogo, DGP
Grupo Gestin de Proyectos
Facultad Nacional de Salud Pblica
Jaime Lopera Villa. MD, MSP
Profesor Facultad Nacional de Salud Pblica
Ana Orfilia Martnez Ruiz. Enfermera, MSP
Profesora Facultad Nacional de Salud Pblica
Gilma Stella Vargas Pea. Enfermera, MCA
Profesora Facultad Nacional de Salud Pblica
Nelson Armando Agudelo Vanegas. GESIS, MIS
Profesor Facultad Nacional de Salud Pblica
Sandra Milena Agudelo Londoo, TG GESIS
Joven Investigadora, Grupo de Epidemiologa Facultad Nacional
de Salud Pblica
 RUBN DARO GMEZ ARIAS
Mdico. Magster en Salud Pblica. Doctor en Salud Pblica por la Universidad
de Alicante. Profesor universitario con experiencia, desde 1982, en gestin de
polticas, programas, proyectos y servicios de salud pblica, tanto en el mbito
local como en el nacional. Experiencia administrativa en niveles de direccin,
consultora nacional e internacional. Formacin en Epidemiologa, Gestin
sanitaria y docencia universitaria. Profesor titular del Grupo de Epidemiologa
de la Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad de Antioquia
(reconocido por Colciencias como el mejor grupo de investigacin de Colombia
en 2006). Coordinador de la Lnea de Anlisis de la situacin de salud de la
Facultad Nacional de Salud Pblica. Secretario Ejecutivo de la red Colombiana
de Investigacin en Polticas y Sistemas de Salud desde 2006. Consultor en
gestin de polticas pblicas en salud.

CARLOS ENRIQUE YEPES DELGADO

Mdico de la Universidad de Antioquia (1991), Especialista en Administracin
(1997), Magster en Salud Pblica (2000) y actualmente candidato a Doctor en
Epidemiologa. Gerente de hospitales pblicos por 10 aos; profesor invitado
a diferentes universidades nacionales en programas de pre y postgrado, e
internacionales en programas de Maestra. Asesor en la formulacin, gestin
y evaluacin de proyectos de investigacin e intervencin social en reas de
Salud Pblica, Planificacin, Seguridad Social, Administracin, para entidades
pblicas y privadas. Con experiencia en Marco lgico y ZOPP adquirida en
Alemania con la DSE y la GTZ. Vinculado como profesor de tiempo completo
en la Facultad de Medicina de la Universidad de Antioquia, en la cual fue
Jefe del Departamento de Medicina Preventiva y Salud Pblica. Actualmente
investigador en evaluacin de intervenciones en Salud Pblica.

FABIO LEN RODRGUEZ OSPINA

Gerente de Sistemas de Informacin en Salud. Magster en Salud Pblica,
Universidad de Granada, Espaa. Diplomado en investigacin de polticas
pblicas y salud. Diplomado en gestin de proyectos de promocin y prevencin
en salud. Experiencia como Docente en la Facultad Nacional de Salud Pblica en
las reas de estadstica e informtica, bioestadstica y sistemas de informacin.
Coordinador de prcticas acadmicas y del diplomado en gestin de proyectos
de promocin y prevencin en salud.
 PIEDAD ROLDAN JARAMILLO
Nutricionista - Dietista, Especialista en Administracin de Servicios de Salud
y Magister en Salud Pblica de la Universidad de Antioquia. Se desempea
hace cinco aos como docente investigadora del grupo de epidemiologa de la
Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad de Antioquia en la lnea
de trauma y violencia como coordinadora tcnica del Programa de prevencin
de la violencia y otras conductas de riesgo. Su experiencia docente ha sido
bsicamente en el rea de planificacin en salud, polticas pblicas y gestin
de proyectos. Anteriormente ocup cargos de administracin acadmica en la
Universidad Catlica de Manizales como decana de la facultad de nutricin y
diettica, Vicerrectora de investigacin y directora de postgrados.

WILLIAM VELSQUEZ VLEZ

Psiclogo. Docente universitario. Diplomado en Gestin de proyectos de Salud
mental. Diplomado en docencia universitaria. Facilitador y coordinador de
los cursos de gestin de proyectos y de metodologa de la investigacin en
polticas pblicas de la Facultad Nacional de Salud pblica.

JAIME LOPERA VILLA

Mdico cirujano y Magster en Salud Pblica de la Universidad de Antioquia,
con Estudios en Gerencia Social, Planificacin de Servicios de Salud y Gestin
de Proyectos. Se ha desempeado como Director en Antioquia de la Red de
Solidaridad Social, Jefe de Atencin Mdica del Instituto de Seguros Social
en Antioquia, Jefe de Atencin Mdica y Coordinador tcnico de Metrosalud.
Gerente y actualmente Coordinador del Grupo Asesor de Salud Siglo XXI SA.
Miembro de la Junta Directiva y Asesor de las fundaciones: La Barca, Lucerito,
y Solidaridad y Compromiso. Desde 1994, profesor de ctedra de la Facultad
Nacional de Salud Pblica en las reas de Gerencia de Servicios de Salud, Salud
Ocupacional, Ergonoma, Auditora en Salud y Gestin de Proyectos.

ANA ORFILIA MARTNEZ RUIZ

Enfermera. Magster en Salud Pblica. Diplomados en MBA. Diplomado en
Gestin de Polticas Pblicas y Gerencia Social y Diplomado en Investigacin
en Polticas y Sistemas de Salud, con experiencia como enfermera de Salud
Pblica en Direcciones Departamentales de salud, en planeacin del desarrollo
territorial, gestin de polticas, planes, programas, proyectos de salud y de
Desarrollo Institucional. Docente universitaria en programas de posgrado en
salud pblica en la Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad de
Antioquia y Universidad del SINU.

GILMA STELLA VARGAS PEA

Enfermera. Especialista en Epidemiologa, Especialista de la Seguridad Social,
Maestra en Ciencias Administrativas, Diploma como Asesora ISO 9000-2000.
Experiencia docente en la Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad
de Antioquia y en las Universidades CES, Pontificia Bolivariana, Cooperativa de
Colombia y Santiago de Cali. Ex funcionaria del Departamento de Antioquia -
Direccin Seccional de Salud. Experiencia en la planeacin del desarrollo territorial
e institucional, en la organizacin de Redes de Servicios de Salud, Gestin de
programas de salud, Gestin de la Seguridad Social, Gestin de proyectos de
salud, de la Calidad y de procesos de auditora e interventora en salud.

NELSON ARMANDO AGUDELO VANEGAS

Profesional en Gerencia de Sistemas de Informacin en Salud. Magister en
Ingeniera de Sistemas. Se desempea como Profesor universitario desde 1997 y
como Coordinador del Area acadmica de desarrollo tecnolgico de la Facultad
Nacional de Salud Pblica. Diplomado en Fundamentacin pedaggica docente
y didctica universitaria, al igual que en cursos virtuales sobre tutores para el
aprendizaje en red y diseo de material educativo virtual con la Organizacin
Panamericana de la Salud OPS-. Investigador en diferentes proyectos de la
Universidad Nacional de Colombia y experiencia como docente de ctedra en
la Universidad Catlica del Norte (tutor virtual), Universidad Minuto de Dios
(tutor virtual), Universidad Cooperativa de Colombia, Universidad Pontificia
Bolivariana y la Fundacin Universitaria de Ciencia y Desarrollo.

SANDRA MILENA AGUDELO LONDOO

Estudiante en trabajo de grado de la carrera profesional en Gerencia de
Sistemas de Informacin en Salud de la Facultad Nacional de Salud Pblica de la
Universidad de Antioquia. Joven Investigadora de la Lnea Anlisis de Situacin
de Salud ASIS- del Grupo de Investigacin en Epidemiologa de la Facultad
Nacional de Salud Pblica desde 2007. Experiencia en asesora estadstica e
informtica en proyectos de investigacin desarrollados en la Universidad de
Antioquia en colaboracin con organismos como la Organizacin de Estados
Americanos OEA- y la Alcalda de Medelln.
 GESTIN DE PROYECTOS
ENFOQUES Y MTODOS:
El enfoque ZOPP para la gestin de proyectos
 2
CAPTULO

EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

Hola!
En este mdulo se revisar el Enfoque ZOPP, el cual ser asumido por el
curso como eje metodolgico.

2.1 QU ES EL ZOPP?
El enfoque ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung = Planificacin de Proyectos
Orientada por Objetivos) es un conjunto de principios, tcnicas e instrumentos
diseados para facilitar la gestin de los proyectos, caracterizado por el nfasis
que hace en la participacin de los involucrados, la concrecin de las acciones
en productos verificables y la transparencia de las decisiones.
Sus principios y tcnicas pueden ser especialmente tiles cuando el analista
requiere:
! Analizar y organizar informacin disponible en relacin con sus reas de
inters.
! Tomar decisiones que involucren diferentes intereses y puntos de vista.
! Disear proyectos.
! Controlar y evaluar la ejecucin de los proyectos.
! Comunicar y explicar el proyecto a otras personas.

2.2 DE DNDE VIENE EL ZOPP?

Los antecedentes del ZOPP se remontan a 1975 cuando se cre la GTZ (Deutsche
Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit) como ente privado, con la intencin
de flexibilizar y mejorar la eficiencia de la cooperacin tcnica, mediante la
adopcin de herramientas actuales de gestin. Para ese entonces ya se conoca
internacionalmente el Enfoque de Marco Lgico (Logical Framework Approach
LFA), herramienta de gestin con un uso especial en formulacin, desarrollo
y evaluacin de proyectos. Apoyndose en este enfoque, la firma PCI (Practical
 EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

Concepts Incorporated) dise la Matriz de Estructura Lgica (o Matriz de Marco

Lgico o matriz de planificacin del proyecto) que fue rpidamente adaptada
por la GTZ y el BID para administrar sus actividades de cooperacin. Entre 1980
y 1981, la GTZ decidi incorporarle algunos elementos nuevos como el anlisis
de involucrados, el anlisis de problemas y el anlisis de objetivos.
Los ajustes fueron puestos a prueba por medio de trabajos realizados en equipos
interdisciplinarios en los cuales participaban los representantes de la GTZ, las
organizaciones solicitantes y los grupos beneficiarios. La aplicacin formal del
ZOPP se inici en 1983 como propuesta organizacional y ya en 1987 se convirti
en regla empresarial, incorporada al ciclo de los proyectos adelantados por la
GTZ, que la expandi entre su personal interno, sus contratistas y los miembros
de las entidades cooperantes.
Los programas de capacitacin permitieron a la GTZ afinar la metodologa,
definir el perfil de los facilitadores que moderaban el trabajo de los equipos y
aprovechar la tcnica de visualizacin por tarjetas. Todo lo anterior dio como
resultado el desarrollo y difusin del enfoque ZOPP.
A principio de los aos noventa, algunos de los participantes en los talleres
argumentaron que perciban el ZOPP como una propuesta excesivamente
esquemtica, y como un ritual que no se adecuaba a los contextos especficos
de cada proyecto, haciendo de los participantes actores pasivos. Estas crticas
sugeran que se estaban desconociendo los principios fundamentales del
enfoque. La GTZ acord entonces flexibilizar an ms el ZOPP, para superar la
rigidez prescriptiva que se vena observando, mejorar la concertacin con los
involucrados en los proyectos y acercar el mtodo a su finalidad social.

2.3 PRINCIPIOS DEL ZOPP

El enfoque ZOPP se caracteriza por los siguientes principios:
! La participacin. Supone que el xito del proyecto no es posible sin la
participacin de todos los actores importantes involucrados en su gestin.
! El consenso. Asume que los actores involucrados en una situacin tienen
siempre, por naturaleza, diferentes intereses en la situacin y en la solucin.
El gestor de proyectos debe buscar el consenso en las decisiones cruciales.
! La transparencia. Considera que todos los actores deben estar igualmente
enterados de los anlisis y de los criterios aplicados al tomar las decisiones.
! La sistematicidad de la toma de decisiones. El proceso de planificacin
debe darse por pasos sucesivos, donde algunos momentos, son requisitos
insalvables para realizar otros.

50
MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

! La flexibilidad. A pesar de su sistematicidad y aparente rigidez formal, el

enfoque ZOPP propone que el razonamiento lgico del analista es ms
importante que los instrumentos y los formularios; por ello, propende por
la flexibilizacin de los mtodos e instrumentos, los cuales debern estar
siempre al servicio del proyecto y no a la inversa.

2.4 APLICACIN DEL ZOPP

El ZOPP no pretende ser un recetario que abarque las diversas posibilidades en
la gestin de proyectos, ni la ltima palabra en cuanto a planificacin operativa.
Su insistencia en la participacin de los involucrados obliga a quienes lo aplican
a convertirse en retroalimentadores de experiencias y a poner en comn sus
puntos de vista, acortando la distancia entre teora y prctica. El enfoque
resalta tambin la necesidad de decisiones realistas y creativas, mejorando la
comunicacin y cooperacin de los participantes y teniendo en cuenta que su
xito depende de la dinmica asumida por el grupo que utiliza el mtodo.

2.5 TCNICAS DEL ZOPP

El ZOPP se apoya en cuatro tcnicas bsicas:

! La organizacin exitosa de las reuniones.

! La visualizacin de las discusiones.
! La instrumentalizacin de los anlisis.
! La documentacin de las decisiones.

2.5.1 LA ORGANIZACIN EXITOSA DE LAS REUNIONES

El ZOPP asume que la complejidad de los proyectos slo puede abordarse
con xito si se trabaja en equipo. Resolver problemas exige interactuar en
grupos integrados por personas con diversidad de intereses, experiencias y
comportamientos.
Para lograr un resultado efectivo, los grupos deben organizarse de forma que
sus integrantes se motiven para ser protagonistas del proyecto y promuevan
consensos que faciliten la solucin a los problemas, an bajo situaciones de
presin. Durante la planificacin y ejecucin de proyectos, es comn encontrar
dificultades que pueden poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos.
La seleccin de alternativas de solucin para contrarrestar estos problemas,
demanda entonces una excelente coordinacin por parte de los grupos
involucrados en el proyecto.

51
 EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

Al conformar el grupo, el proyectista debe promover el desarrollo de destrezas

en cada uno de sus integrantes para que -cuando ello se requiera - cualquiera de
ellos est en capacidad de coordinar el funcionamiento del equipo de trabajo.
A esto justamente hace alusin la tcnica de la coordinacin de grupos, cuyo
propsito es promover la capacidad de cada uno de los integrantes para
aprovechar al mximo la participacin de los dems miembros, en favor de los
objetivos comunes, coordinando los diferentes roles y generando un ambiente
de confianza que permita el auto-reconocimiento del equipo de trabajo. La
eficacia de la coordinacin se ver reflejada en el proceso de toma de decisiones,
que es realmente el momento crucial de la gestin del proyecto.
Se espera que una buena moderacin:
! Genere en el equipo un clima tal, que se facilite la expresin de los intereses
y la gestin de los conflictos.
! Aproveche al mximo el conocimiento de cada uno de los miembros del
grupo y lo convierta en el conocimiento colectivo.
! Logre un mayor grado de informacin que facilite la comunicacin entre
los integrantes del grupo, hacindola ms libre y creativa.
! Permita reconocer las diferentes competencias entre los miembros del
grupo y as limite los posibles efectos que alteran su desempeo colectivo.
! Facilite al grupo la identificacin de las tareas, lo que genera, a su vez, una
mayor identidad de equipo.
! Ofrezca a los miembros del grupo un escenario de formacin personal
permanente.
! Invite persistentemente a una actitud comunicativa, como punto de partida
de la construccin colectiva.
Una buena moderacin definir los objetivos de forma colectiva, tomar
decisiones por consenso, definir sus planes con la participacin de los
involucrados y har evaluacin con el nimo de retroalimentar el proceso.

2.5.2 LA VISUALIZACIN DE LAS DISCUSIONES

La visualizacin de las ideas por medio de tarjetas de cartulina que se fijan
en un panel a la vista del grupo, es una tcnica de participacin que permite a
los integrantes estar permanentemente atentos al desarrollo de la discusin y
facilita la consecucin de acuerdos. Cada participante debe precisar sus ideas
y escribirlas en tarjetas que se fijarn con alfileres o tachuelas a un panel de

52
MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

corcho o materiales afines. El panel estar recubierto de papel donde se puedan

adherir (con pegante o cinta) las tarjetas al terminar la discusin.
Cada tarjeta debe contener slo una idea, expresada de la forma ms clara y precisa
posible, con el fin de que sea comprendida por cualquiera de los participantes sin
necesidad de explicacin adicional. La discusin se realiza alrededor de las ideas
que figuran en el panel, redefiniendo y completando su significado, agrupndolas
y separndolas de acuerdo con los objetivos de la reunin.
Una vez la tarjeta aparece en el panel, deja de pertenecer a alguien en
particular, para convertirse en propiedad de todo el grupo, cuyos integrantes
pueden agregar nuevas ideas a las que han sido presentadas (nuevas tarjetas),
fusionarlas o suprimirlas por consenso. Cualquier modificacin a las ideas
reflejadas en el panel se considera competencia y responsabilidad del grupo.
La visualizacin por tarjetas es una tcnica democrtica que promueve
la participacin igualitaria de los integrantes, independientemente de su
capacidad de expresin oral, o de su grado de poder al interior del grupo.
En principio, todas las tarjetas tienen igual importancia, aun aquellas que
expresan puntos de vista minoritarios, lo cual evita que se descalifique o pierda
alguna contribucin. Este principio permite al grupo centrar sus discusiones en
las ideas y no en las personas.
La visualizacin de las ideas en las tarjetas, ofrece varias ventajas, entre ellas:

! Es una tcnica dinmica, simple, gil y econmica que

hace agradable el trabajo.
! Facilita el abordaje colectivo de temas complejos.
! Promueve y facilita la participacin de los miembros
del grupo.
! Confiere transparencia a las discusiones y decisiones.
! Promueve la obtencin de consensos.
! Reduce las divagaciones.
! Democratiza las decisiones, neutralizando los ncleos
de poder que puedan darse al interior del grupo.

2.5.3 LA INSTRUMENTALIZACIN DE LOS ANLISIS

El ZOPP ha desarrollado principios y tcnicas que facilitan la realizacin de
los anlisis y la toma de decisiones. Entre ellos se destacan los siguientes
instrumentos, cuyo contenido se estudiar en detalle ms adelante: la matriz
de anlisis de involucrados, el rbol de problemas, el rbol de medios-fines, la
matriz de marco lgico y la matriz de planificacin operativa.

53
 EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

2.5.4 LA DOCUMENTACIN DE LAS DECISIONES

Para cumplir con sus principios de transparencia y eficiencia, el ZOPP considera
que cada sesin de trabajo debe documentarse.
La documentacin se apoya en la visualizacin por tarjetas. A medida que se
da la discusin, las tarjetas se reorganizan en el panel con alfileres. Una vez
concluye la discusin, las tarjetas se fijan al forro de papel que cubre el panel,
el cual se retira, se transcribe y se hace llegar a todos los participantes.
La documentacin de la sesin puede apoyarse asimismo en otros medios
(magntico o fotogrfico).

2.6 MOMENTOS DEL ZOPP

2.6.1 INTRODUCCIN
El xito de un proyecto depende en gran parte del grado de compatibilidad
que se logre entre las condiciones estructurales del entorno y el proceso de
planificacin del proyecto. Lo anterior implica que antes de definir los objetivos
del proyecto, se deba tener un completo conocimiento de las condiciones
del contexto en el cual ser ejecutado. Los proyectos son especficos para un
tiempo y un espacio concretos, lo que implica que la planificacin se debe
sustentar en un detallado anlisis de la situacin.
Desde el comienzo de la planificacin se requiere, de manera imprescindible,
asegurar la participacin de las personas, instituciones u organizaciones que de
una u otra forma estn involucrados con el proyecto, sea porque hagan parte
del problema o de la solucin; este principio de inclusin se aplica tambin a
las personas o instancias que deben participar en la ejecucin o sostenibilidad
del proyecto. Los involucrados son fundamentales no solamente en el anlisis
de la situacin, sino tambin durante el diseo del proyecto, pues ello facilita
la generacin de consensos en torno a los objetivos, resultados y actividades
del proyecto, as como la definicin de los roles requeridos para la ejecucin
del mismo.
El ZOPP formula los proyectos en ocho momentos secuenciales pero ntimamente
relacionados entre s:
! Anlisis de la situacin.
! Anlisis de involucrados.
! Anlisis del problema.
! Anlisis de objetivos o de medios fines.

54
MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

! Anlisis de alternativas.
! Diseo del proyecto.
! Formulacin del plan operativo.
! Monitoreo y evaluacin.
A continuacin se revisa de forma general cada uno de estos momentos. En los
captulos siguientes se har nfasis en sus aspectos especficos y en la segunda
parte del manual se revisarn algunas guas e instrumentos que pueden serte
de utilidad en cada etapa.

2.6.2 ANLISIS DE SITUACIN

Es un momento donde los actores que estn involucrados en el problema
y sus solucin analizan el contexto en que surge el proyecto, con la tarea
de seleccionar y priorizar los asuntos ms relevantes. Reviste especial
importancia porque permite a los proyectistas formarse una idea general
acerca del contexto donde ocurre el problema y esta perspectiva les ayudar
luego a identificar las mejores soluciones y a descartar otras. Al principio el
anlisis de la situacin puede enfrentar a los proyectistas a un escenario tan
amplio y complejo que parezca insoluble. Esta imagen amplia y general de
la problemtica deber precisarse en momentos siguientes del proceso. La
interaccin de los actores sociales que intervienen en este momento puede
facilitarse por la utilizacin de diversas herramientas de anlisis que aparecen
en la segunda parte del manual.

2.6.3 ANLISIS DE INVOLUCRADOS

Este anlisis no ocurre en un momento aislado del proyecto, sino de manera
continua desde el inicio y durante todo su desarrollo, pues los actores suelen
cambiar a lo largo del proceso, y de su compromiso, dependen la viabilidad y
el xito. El anlisis de involucrados apuntar, en primera instancia, a identificar
a las personas, grupos e instituciones que se relacionen con el proyecto,
precisando sus intereses, potencialidades y limitaciones; tomando atenta nota
de las implicaciones de estos anlisis sobre el proyecto mismo. Ms adelante,
al disear el proyecto, se tendrn en cuenta los intereses y condiciones de
cada uno de los involucrados, para fijar sus funciones y responsabilidades
en el proceso. El anlisis de los involucrados debe generar, por parte de los
proyectistas, decisiones y acciones especficas para con cada uno de ellos, con
el fin de asegurar el efectivo cumplimiento del rol asignado y, por ende, del
xito del proyecto.

55
 EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

2.6.4 ANLISIS DEL PROBLEMA

Este momento comprende la aplicacin de una serie de tcnicas, realizadas
con participacin de los involucrados, con el fin de analizar una situacin
problemtica. En el contexto de esta situacin se identifican progresivamente
los problemas principales, entre los cuales ser escogido un problema central
que dar origen al proyecto. Para facilitar la comprensin del problema,
el enfoque ZOPP se apoya en una tcnica grfica donde los problemas se
describen en tarjetas que se organizan sobre el panel conformando un
rbol, donde para cada manifestacin del problema (tronco) se identifican
y representan las causas (races) y las consecuencias (ramas). El anlisis del
problema estar listo cuando los participantes consideren que estn de
acuerdo en su formulacin y que comprenden adecuadamente cmo surge
y cmo se perpeta. En la segunda parte del manual se incluyen las guas
metodolgicas para realizar el inventario de problemas y formular el rbol
de problemas.

2.6.5 ANLISIS DE OBJETIVOS O DE MEDIOS FINES

Es un conjunto de tcnicas utilizadas para describir aquella situacin futura
que se espera lograr al resolver el problema. Los objetivos deben ser no slo
deseables sino tambin realizables en la prctica.
En el enfoque ZOPP, la formulacin de los objetivos se apoya en el anlisis de
problemas. Mediante una conversin sucesiva de las situaciones adversas en
situaciones favorables esperadas (negativo en positivo) se va estructurando un
nuevo rbol, denominado rbol de medios fines o rbol de objetivos. En el
anlisis de la posible solucin, las relaciones entre un nivel y otro ya no sern
de causa- efecto sino de medios- fines. En esta fase, el ZOPP identifica posibles
alternativas para resolver el problema central.

2.6.6 ANLISIS DE ALTERNATIVAS

Es un conjunto de tcnicas propuestas por el ZOPP con la intencin de identificar
soluciones alternativas a partir de diferentes combinaciones de medios fines,
que pudieran llegar a convertirse en estrategias del proyecto. No todas las
estrategias son igualmente ventajosas; una vez se han formulado las diferentes
estrategias que podran ser tiles para resolver el problema, se aplican criterios
de seleccin, para priorizarlas segn las necesidades y las capacidades de los
interesados. El anlisis de alternativas termina en la seleccin de la estrategia o
principio de accin que ser adoptada por el proyecto.

56
MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

2.6.7 DISEO DEL PROYECTO

Como se ha podido comprender hasta ac, un proyecto es una sucesin
compleja de mltiples decisiones que se apoyan unas en otras. La complejidad
de las decisiones involucradas en cada fase obliga al proyectista a formalizar el
proceso comprometindolo con un planteamiento o diseo del proyecto. La
matriz de planificacin del proyecto MPP o Matriz de Marco Lgico MML es una
herramienta que organiza la informacin ms importante sobre el impacto que
se quiere alcanzar (objetivos) y los medios que se van a utilizar para lograrlo
(actividades y resultados). En su forma original se trata de una matriz de 4 x 4
(16 casillas), las cuales contienen los elementos bsicos del enfoque de gestin
por objetivos, para la ejecucin de proyectos.
La informacin y las decisiones se organizan en cuatro columnas, siguiendo una
estructura lgica, la cual conserva tanto una lgica horizontal como una lgica
vertical entre sus componentes.
La primera columna de la izquierda contiene la estrategia del proyecto,
planteamiento que en principio es realmente una hiptesis de trabajo que se
refinar con el tiempo. La componen en orden de arriba abajo: el objetivo global,
el objetivo del proyecto, los resultados y las actividades. La segunda columna
contiene los indicadores objetivamente verificables para el objetivo superior,
el objetivo del proyecto y los resultados. En la tercera columna se escriben las
fuentes de verificacin para los diferentes indicadores mencionados. La cuarta
columna contiene los supuestos que se deben cumplir en cada uno de los niveles.
Se debe recordar que todos los elementos de la matriz guardan una estrecha
relacin y si se cambia uno de los elementos, se deben ajustar los dems.
! El objetivo global, denominado por algunos el fin o la finalidad del proyecto,
se refiere al beneficio general que obtendr el grupo meta no slo gracias
al proyecto sino tambin a otro tipo de acciones que afectan a la poblacin
desde el entorno. El ZOPP supone que el proyecto contribuir a este
objetivo global, aunque no es capaz por si mismo de garantizar su alcance
completo. De esta consideracin se desprende que el objetivo global no
es completamente gobernable por el proyectista. Al formular su objetivo
global, el proyectista deber precisar la poblacin que se beneficiar con
los resultados del proyecto.
! El objetivo del proyecto es el efecto directo, atribuido al proyecto y se
expresa como el beneficio especfico que se espera conseguir en la poblacin
seleccionada. Lograr con xito el cambio esperado es la responsabilidad
directa del proyecto y de los proyectistas. En los proyectos de inversin
social este resultado puede ser una situacin intangible y difcil de medir

57
 EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

directamente, que suele medirse indirectamente a travs de los productos

tangibles generados por el proyecto.

Tabla 2. Matriz de marco lgico. Versin original

Aspectos operativos

! Los resultados son los productos concretos generados por el proyecto.

Se expresan siempre como hechos tangibles y cuando no lo son por s
mismos, se transforman en situaciones cuyo cumplimiento o entrega
pueda verificarse empricamente. El anlisis supone que los resultados son
el mejor indicador del alcance y del grado de cumplimiento del objetivo
del proyecto.
! Las actividades son aquellas acciones y tareas que realiza el proyecto para
alcanzar los resultados. Para cada resultado habr una o ms tareas. Para
resolver esta casilla, el proyectista debe precisar y distribuir los recursos.
! Los indicadores objetivamente verificables son criterios que especifican,
en trminos precisos, la cantidad y calidad del cumplimiento alcanzado
por cada uno de componentes; por esta razn constituyen la base para el
monitoreo y evaluacin del proyecto.
! En las fuentes de verificacin se especifican las personas, instituciones
o bases de datos de donde se obtendr la informacin para constatar el
cumplimiento de los indicadores.
! Los supuestos son factores externos al control del proyecto, que podran
condicionar su fracaso, por lo que deben ser cuidadosamente identificados
y analizados antes de comenzar a ejecutar el proyecto.

58
MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

Cada uno de los componentes incluidos en la Matriz de Marco Lgico se detalla

en el captulo 6 de este manual.
! Supuestos del enfoque de Marco Lgico:
El enfoque de Marco Lgico se fundamenta en los siguientes supuestos:
! Debido a que los proyectos se realizan en condiciones sociales complejas
y cambiantes, el proyectista nunca tendr la plena certeza de que sus
intencionalidades se cumplan, independientemente del mtodo de
planificacin que utilice.
! La planificacin fundamentada en buena informacin y en anlisis
apropiados, puede reducir la incertidumbre.
! La confianza en lograr los objetivos previstos depende de varios niveles de
previsin cuyo nivel de incertidumbre aumenta de manera progresiva en la
medida en que escapa a la gobernabilidad del proyectista, quien supone que:
Si los insumos estn disponibles, entonces las actividades se realizarn,
si las actividades se realizan, entonces se producirn los resultados.
Si se producen los resultados, entonces se lograr el objetivo especfico.
Si el objetivo especfico se logra, a mediano plazo se alcanzar el
objetivo del proyecto y se contribuye al objetivo global.

2.6.8 FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO

Una vez se han tomado las decisiones generales, el ZOPP da comienzo a la
planificacin operativa, una etapa donde define en detalle los recursos requeridos
(personal, equipamiento y presupuesto) y el tiempo necesario para realizarlos.
La planificacin operativa se apoya en una herramienta denominada plan
operativo, constituido por un grupo de instrumentos que permiten definir
los tiempos, personal, equipos, materiales, insumos y recursos financieros
requeridos para ejecutar las actividades del proyecto.
La planificacin operativa define, en forma concreta, qu tantos recursos se
requieren para lograr los productos esperados, cunto tiempo es necesario para
realizar las actividades previstas y cmo distribuir los recursos en el tiempo.
Implica, entonces, definir lo relacionado con el personal, el equipamiento, el
presupuesto y el cronograma.
La planificacin operativa est en estrecha relacin con el diseo del proyecto
y sus resultados se resumen en la casilla aspectos operativos, de la Matriz del
Marco Lgico MML.

59
 EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

2.6.9 MONITOREO Y EVALUACIN

La evaluacin es una funcin bsica de la gestin de proyectos dirigida a
garantizar su xito. Comprende diferentes actividades dirigidas a observar y
analizar ciertos aspectos crticos del proyecto con la intencin de facilitar el
cumplimiento de los objetivos, establecer oportunamente los correctivos, y
aprender de la experiencia para futuras empresas. La evaluacin y el monitoreo
deben ir de la mano con el sistema de informacin que soporta la gestin, el
cual debe generar informacin confiable y oportuna para la comparacin y la
toma de decisiones.
Adems de mantener la ejecucin del proyecto en estrecha relacin con la
planificacin, la evaluacin examina el desarrollo de la estrategia del proyecto
desde sus diferentes componentes; especial importancia revisten para la
evaluacin el cambio observado en el problema, la afectacin del grupo meta y
los recursos consumidos.
Con base en el seguimiento, el proyectista deber ajustar la estrategia del
proyecto cada que sea necesario.
La evaluacin ocurre en tres momentos:
! Evaluacin exante: dirigida a establecer si el proyecto es merecedor de
apoyo y respaldo.
! Monitoreo: dirigida a garantizar que el proyecto genere los resultados
previstos con la mayor eficiencia y eficacia posibles.
! Evaluacin expost. Dirigida a valorar qu tanto se logr con el proyecto y
cmo se aplicaron los recursos.
Desarrollar su sistema de evaluacin exigir al proyectista establecer un
sistema de informacin confiable y oportuno, que responda a las condiciones
del proyecto.

2.7 FASES DE LA FORMULACIN DEL PROYECTO

Para formular un proyecto, el ZOPP propone varias actividades que, con fines
didcticos, se pueden agrupar en seis fases:
1. La caracterizacin de la intencionalidad que mueve al proyectista.
Comprende a su vez dos momentos complementarios:
a). La caracterizacin del mismo proyectista
b). El anlisis de los involucrados

60
MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

2. La caracterizacin del problema: Es un conjunto de actividades dirigidas a

precisar el problema. Comprende los siguientes anlisis:
a). La caracterizacin de la problemtica en su contexto
b). La priorizacin de problemas al interior de la problemtica
c). La definicin y delimitacin del problema prioritario
d). El anlisis causal del problema prioritario.
3. El anlisis de las soluciones posibles. Incluye dos actividades dirigidas a
examinar y comparar las diferentes posibilidades de solucin:
a). La formulacin de objetivos
b). El anlisis de alternativas
4. El diseo del marco lgico del proyecto. Comprende los anlisis dirigidos a
precisar los alcances de la solucin elegida en la fase anterior.
a). La formulacin del objetivo, el propsito, los resultados y las actividades
b). La definicin de indicadores
c). La definicin de fuentes de verificacin.
d). El anlisis de supuestos
5. La planeacin operativa del proyecto. En esta fase se definen y valoran, en
trminos monetarios, los recursos requeridos para adelantar el proyecto.
Incluye el plan de recursos y presupuesto y el cronograma de actividades.
6. La viabilidad y factibilidad del proyecto. Comprende un conjunto de
actividades dirigidas a generar y garantizar los recursos y el respaldo social
a la propuesta, producto de las acciones que el proyectista lleve a cabo
segn el anlisis de involucrados.
Las fases anteriores van dirigidas a generar una propuesta viable y factible que
el proyectista pueda ejecutar con las mayores posibilidades de xito.
Los procedimientos que se han revisado no son estrictamente secuenciales;
con frecuencia, a medida que va realizando sus anlisis, el proyectista se ve
obligado a devolverse y ajustar decisiones previas. El ajuste permanente de
decisiones anteriores es la expresin de que su proyecto est creciendo, y que
en este proceso de desarrollo, aquellas decisiones que antes eran ajustadas le
quedan ahora pequeas.

61
 EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

2.8 BIBLIOGRAFA
1. Helming S, Gbel M. Planificacin de proyectos orientados a objetivos ZOPP.
Alemania: GTZ Eschborn; 1998. (consulta enero 2002). Disponible en: http://www.
gtz.de/pcn/download/spanisch/zopp_s.pdf
2. OPS. Planificacin Local Participativa Serie Paltex # 41. Washington.1999.
3. Hermann & Hermann. Planificacin como Instrumento de Gestin y Direccin de
Proyectos. ZOPP.. Disponible en: URL:http//www.zopp2001.com. Acceso:14-06-2001
y en: http//www.geocities.com/jeanshermann/planning.html (consulta 14-06-2001)
4. Ortegn E, Pacheco JF, Prieto A. Metodologa del Marco Lgico para la planificacin,
el seguimiento y la evaluacin de proyectos y programas ILPES. Santiago de Chile:
CEPAL; 2005. 92p. Serie manuales.
5. Comisin Econmica de las Comunidades Europeas. Manual de Gestin del ciclo de
un proyecto. Enfoque integrado y Marco Lgico. Ginebra, Suiza: Serie Mtodos e
Instrumentos para la gestin del ciclo de un proyecto No.1; Febrero de 1993
6. Haugland C, Gjos T, Hagen S, Ronning A, Samset K, Sletten E, et al. Enfoque del Marco
Lgico como herramienta para planificacin y gestin de proyectos orientados por
objetivos. Grupo de Trabajo de NORAD sobre Metodologa. Madrid: Agencia de
Noruega para la Cooperacin para el Desarrollo (NORAD); 1993

62